Cómo Usar Intuit QuickBooks Workforce para Dar Acceso a Recibos de Sueldo y Formularios Fiscales a los Empleados
Otro empleado acaba de enviar un correo electrónico solicitando un talón de pago, alguien más necesita su formulario W-2 para los impuestos, y ahora RR. HH. está buscando nuevamente en los registros de nómina para reenviar documentos manualmente.
A medida que los equipos crecen, atender las solicitudes de documentos de nómina una por una rápidamente se vuelve repetitivo y lleva mucho tiempo. Intuit QuickBooks Workforce ayuda a simplificar esto al dar a los empleados acceso seguro a sus propios talones de pago, W-2s e información de nómina a través de un portal de autoservicio.
Esta guía explica cómo configurar el acceso de empleados en QuickBooks Workforce para que tu equipo pueda acceder a sus documentos de nómina por sí mismos, reduciendo el trabajo manual de ida y vuelta.
¿Pueden los empleados acceder a talones de pago y formularios de impuestos en QuickBooks Workforce?
Sí. Los empleados pueden acceder a sus talones de pago y formularios de impuestos, incluidos los W-2s, a través de QuickBooks Workforce una vez que han sido invitados y han terminado de configurar su cuenta de Workforce.
Luego los empleados pueden ver los documentos de nómina tanto en el portal web Workforce como en la app móvil.
Cómo invitar a empleados a QuickBooks Workforce para ver sus talones de pago y formularios de impuestos (W-2s)
A continuación te mostramos cómo puedes invitar empleados a Workforce y configurar el acceso para ellos dentro de QuickBooks Payroll.
Paso 1: Confirma que la información del empleado esté completa
Antes de enviar invitaciones de Workforce, confirma que cada perfil de empleado tiene:
- Nombre y apellido
- Dirección de correo electrónico
- Fecha de contratación
- Información del perfil de nómina
Las direcciones de correo electrónico de los empleados deben ser correctas, ya que las invitaciones de Workforce se envían por correo electrónico.
Paso 2: Ejecuta la nómina antes de invitar a los empleados
Los empleados sólo pueden ver talones de pago e información de nómina que ya hayan sido procesados a través de QuickBooks Payroll. Ejecutar primero la nómina asegura que los empleados puedan acceder de inmediato a los registros de nómina después de configurar Workforce.
Paso 3: Envía las invitaciones de Workforce
Ve a Nómina → Empleados, luego selecciona al empleado que quieras invitar. Dentro del perfil del empleado, elige Invitar a Workforce para enviar el correo electrónico de invitación.
Los empleados recibirán instrucciones para crear o iniciar sesión en su cuenta Intuit, para que puedan acceder a Workforce y ver sus talones de pago, W-2s y documentos de nómina en línea. Si necesitas invitar a varios empleados a la vez, QuickBooks también permite invitaciones masivas.
Paso 4: Configura los permisos de autoservicio para empleados
Ve a Configuración → Configuración de Nómina → Configuración de Workforce para gestionar qué funciones de autoservicio pueden usar los empleados dentro de Workforce.
Los administradores pueden permitir que los empleados vean talones de pago, W-2s e información de nómina del año hasta la fecha, y también decidir si los empleados pueden actualizar ellos mismos los datos de depósito directo, la información de retenciones en W-4 y sus datos personales de contacto.
Paso 5: Habilita el acceso digital a los W-2
Los empleados que quieran recibir los W-2 en formato digital deben dar su consentimiento para la entrega electrónica durante la configuración de Workforce.
Una vez habilitado, los empleados pueden acceder a:
- W-2s
- Formularios W-2c
- Documentos de impuestos
a través del portal Workforce durante la temporada de impuestos.
Los empleados que no acepten seguirán recibiendo los formularios W-2 en papel por correo.
Paso 6: Ayuda a los empleados a completar la configuración de Workforce
Los empleados recibirán una invitación por correo electrónico con instrucciones para:
- Crear o iniciar sesión en su cuenta Intuit
- Acceder a Workforce por la web o la app móvil
- Ver talones de pago y W-2s
Los empleados que ya tengan una cuenta de Intuit deben usar la dirección de correo electrónico correcta asociada con su invitación a Workforce.
Paso 7: Reenviar invitaciones cuando sea necesario
Si un empleado no recibe o acepta su invitación, los administradores pueden reenviar la invitación de Workforce directamente desde la sección de gestión de empleados dentro de QuickBooks Payroll.
También puedes actualizar la dirección de correo electrónico del empleado antes de reenviar la invitación si es necesario.
Paso 8: Revisa el estado de acceso del empleado
Después de enviar las invitaciones, monitorea el estado de invitación y acceso de los empleados a través de Nómina → Empleados. Esto permite a los administradores confirmar qué empleados han aceptado sus invitaciones e identificar a quienes aún pueden necesitar asistencia de seguimiento.
Cosas a tener en cuenta cuando los empleados acceden a sus recibos de nómina y W-2 en QuickBooks Workforce
A continuación se presentan algunos problemas comunes de configuración, mejores prácticas y expectativas que debes tener en cuenta cuando los empleados acceden a recibos de nómina y W-2 a través de QuickBooks Workforce.
Problemas comunes de configuración
Es posible que los empleados no reciban invitaciones a Workforce si la dirección de correo electrónico registrada es incorrecta o está desactualizada. Algunos empleados también pueden iniciar sesión accidentalmente usando una cuenta de Intuit diferente a la vinculada a su invitación de Workforce.
Mejores prácticas
Ejecuta la nómina antes de enviar las invitaciones de Workforce para que los empleados puedan acceder inmediatamente a sus recibos de nómina después de la configuración. También ayuda recordarles que opten por la entrega sin papel de sus W-2 durante la creación de la cuenta.
Cómo se ve el éxito
Una vez que Workforce esté completamente configurado, los empleados deberían poder acceder a sus recibos de nómina y W-2 de manera independiente sin tener que contactar repetidamente al departamento de RR. HH. o a los administradores de nómina para obtener documentos de nómina.
Pensamientos finales
Configurar el acceso de los empleados a sus recibos de nómina y W-2 en QuickBooks Workforce puede ayudar a reducir solicitudes repetitivas de nómina y facilitar el acceso a estos documentos durante todo el año.
Si deseas que los empleados accedan a los documentos de nómina desde dispositivos móviles, también puedes explorar la aplicación QuickBooks Workforce. Para más recursos sobre nómina y gestión empresarial, no dudes en explorar QuickBooks y el resto de su centro de recursos empresariales. Te deseamos mucho éxito en la configuración de Workforce y el lanzamiento de la nómina para empleados.
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