Elegir el software de automatización de cuentas por cobrar adecuado puede transformar la forma en que gestiona la facturación y los cobros. No solo ahorra tiempo, mejora la precisión y garantiza el cumplimiento normativo, sino que también se traduce en un mejor rendimiento de la inversión. Pero ¿qué ocurre si elige la herramienta equivocada? ¿Qué sucede entonces? Y ¿cómo encuentra exactamente la herramienta adecuada?
Esta guía está dirigida a cualquier persona que busque optimizar sus procesos de gestión de cuentas por cobrar, tanto si es propietario de una pequeña empresa como si forma parte de un equipo financiero más grande. En ella, le ayudaré a analizar las opciones y evitar los errores habituales para que pueda tomar una decisión informada.
9 aspectos que debe buscar al elegir software de automatización de cuentas por cobrar
Al evaluar un software de automatización de cuentas por cobrar, céntrese en los factores que afectarán directamente a la eficiencia y precisión de su equipo. Estos son algunos de los aspectos principales que deben guiar su decisión:
1. Flexibilidad del plan
La flexibilidad del plan le permite ajustar fácilmente el uso del software a medida que cambian sus necesidades. Con el tiempo, su empresa puede crecer o cambiar, lo que puede requerir más o menos funciones esenciales, pero con algunos proveedores, estos cambios pueden generar costes adicionales.
Asegúrese de buscar proveedores que ofrezcan planes escalables. Durante una demostración, pregunte por el proceso para subir o bajar de plan y si se aplica un cargo adicional por eliminar o añadir funciones.
2. Acceso a los datos y generación de informes
El acceso a los datos y la generación de informes en tiempo real le ofrecen información sobre sus procesos de cuentas por cobrar y ayudan a tomar decisiones estratégicas. Por ello, es importante asegurarse de que el software elegido ofrezca opciones de generación de informes personalizables y un acceso sencillo a las métricas y los datos financieros. A menudo puede probar estas funciones durante un periodo de prueba.
3. Integración con su conjunto tecnológico
Como ocurre con cualquier software, es fundamental que su software de cuentas por cobrar se conecte con su conjunto tecnológico actual. Con una integración adecuada, puede garantizar un flujo de información fluido y reducir la introducción manual de datos y los errores en los procesos de tesorería.
Al probar soluciones, compruebe si el software se integra con su software de contabilidad, soluciones de tarjetas de crédito, CRM, sistemas ERP y otras herramientas basadas en IA. Además, asegúrese de solicitar una lista de las integraciones existentes para verificar la compatibilidad con sus sistemas.
4. Incorporación y asistencia
Una buena incorporación y asistencia garantizan una transición fluida y un apoyo continuo. Sin ellas, su equipo podría tener dificultades para aprovechar plenamente el software.
Por ello, busque proveedores que ofrezcan formación avanzada y asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para optimizar los índices de adopción. Póngase en contacto con su equipo de asistencia durante el periodo de prueba para evaluar su capacidad de respuesta y la experiencia general del cliente.
5. Permisos basados en roles
Los permisos basados en roles le permiten controlar quién accede a cada elemento dentro del software. Esto mejora la seguridad y agiliza las operaciones al garantizar que los usuarios solo vean la información pertinente.
Asegúrese de que la solución de automatización de AR permita personalizar los roles de usuario. Pruebe esta función configurando distintos roles durante una demostración.
6. Cumplimiento específico del sector
Las funciones de cumplimiento garantizan que tus procesos de AR cumplan con los estándares y las normativas del sector. Esto es fundamental para evitar multas y mantener la credibilidad.
Verifica que la solución de gestión de AR sea compatible con las normativas específicas de tu sector. Después, solicita documentación o estudios de casos que demuestren dicho cumplimiento.
7. Opciones de personalización
Las opciones de personalización te permiten adaptar el software a las necesidades específicas de tu empresa, mejorando en última instancia la eficiencia y la satisfacción de los usuarios.
Busca plataformas que permitan personalizar la interfaz, las plantillas y los flujos de trabajo para tus equipos de AR. Después, durante la demostración, intenta personalizar un flujo de trabajo para comprobar lo intuitivo que es el proceso.
8. Funciones de automatización
Las funciones de automatización reducen el trabajo manual, disminuyen los cuellos de botella y minimizan los errores humanos, agilizando considerablemente tus tareas de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Esto también supone un beneficio del software de cuentas por pagar.
Lo mejor es asegurarse de que el software ofrezca funciones de automatización detalladas, como recordatorios automáticos, previsiones del flujo de caja, recordatorios de pago para acelerar los pagos de los clientes, procesos de cobro y generación de facturas. De este modo, puedes estar seguro de que ayudará a aumentar la productividad en lugar de obstaculizarla.
9. Compatibilidad móvil o con varias ubicaciones
La compatibilidad móvil y con varias ubicaciones permite que tu equipo acceda al software desde cualquier lugar. Esto es esencial para las empresas con equipos remotos o varias sucursales.
Comprueba si el software ofrece aplicaciones móviles o acceso basado en la nube. Durante una prueba o demostración, intenta acceder desde distintos dispositivos para asegurarte de que funciona correctamente.
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Cómo elegir un software de automatización de cuentas por cobrar: un marco de 5 pasos
Elegir el software adecuado de automatización de cuentas por cobrar puede hacer que tus informes sean más precisos y que tu equipo sea más eficiente. Estos son los cinco pasos para encontrar la mejor solución para tu empresa:
Paso 1: identifica tus necesidades
Empieza por comprender qué necesita tu equipo de un software de automatización de cuentas por cobrar. Lo más probable es que necesite una combinación de días de ventas pendientes, gestión de facturas vencidas, gestión de cobros y creación de facturas.
Así puedes identificar qué es esencial para tu equipo y tu empresa:
Recopila las opiniones de las partes interesadas
Antes de comprar un software de automatización de AR, habla siempre con las partes interesadas clave, como los equipos de finanzas, TI y dirección, para obtener información actualizada. Cada departamento puede tener requisitos diferentes, lo que puede ayudarte a tomar y orientar tu decisión.
Por ejemplo, el departamento de finanzas puede necesitar informes detallados y procesamiento de facturas, mientras que TI se centra en la seguridad. Crea una lista de necesidades a partir de estas conversaciones para asegurarte de que se escuchen todas las opiniones.
Enumera y prioriza los puntos débiles
A continuación, identifica los puntos débiles del sistema actual preguntando a tu equipo cuáles son sus desafíos diarios. ¿Los procesos manuales les ralentizan? ¿Pueden recopilar los datos financieros de forma rápida y eficiente? ¿Necesitan una mayor visibilidad mediante paneles y portales de clientes, o una funcionalidad general más completa?
Enumera estos problemas y priorízalos según su impacto, asegurándote de abordar primero los obstáculos de mayor impacto.
Alinear con las políticas y los objetivos
Una vez que hayas recopilado las necesidades de todos, es importante asegurarse de que la solución de software también se ajuste a las políticas internas y a los requisitos normativos. Ten en cuenta los protocolos de seguridad y las preferencias respecto a los proveedores.
Por ejemplo, si trabajas en el sector sanitario, probablemente necesitarás una solución de cuentas por cobrar que cumpla con HIPPA, así como con los PCGA y las NIIF. Este tipo de alineación ayuda a evitar conflictos con los organismos reguladores y garantiza un proceso de implementación fluido.
Funciones imprescindibles frente a funciones convenientes
Durante este paso, también es necesario diferenciar entre las funciones esenciales y las opcionales. Las funciones imprescindibles son aquellas que resuelven tus principales problemas, como la facturación automatizada, las opciones de cobro, la reducción de la introducción manual de datos y el aumento del volumen de transacciones.
Las funciones convenientes, como el seguimiento de pagos, el aprendizaje automático y un portal de autoservicio, pueden mejorar la comodidad, pero no son totalmente necesarias. Defínelas claramente de antemano para simplificar la toma de decisiones.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué quejas u obstáculos aparecen con mayor frecuencia?
- ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
- ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales problemas?
- ¿Qué ROI esperas obtener de esta inversión?
- ¿Cómo ayudará este software a cubrir nuestras necesidades de cumplimiento normativo?
Paso 2: Investiga proveedores de software de automatización de cuentas por cobrar
A continuación, investiga y compara proveedores de software de automatización de cuentas por cobrar para encontrar la opción que mejor se adapte a tus necesidades:
Analiza a los proveedores
Empieza analizando a los proveedores mediante sitios de reseñas, clasificaciones y casos prácticos. Busca software que reciba comentarios positivos de forma constante y presta especial atención a la satisfacción de los usuarios, las relaciones con los clientes y los casos de éxito. Esto te ayudará a crear una lista reducida de proveedores que se ajusten a tus necesidades.
Compara en función de tus necesidades
Cada empresa es diferente. Compara siempre las herramientas en función del tamaño de tu empresa, las integraciones necesarias y de si quieres externalizar el servicio o desarrollarlo internamente.
Por ejemplo, las pequeñas empresas pueden dar prioridad a la facilidad de uso y la atención al cliente, mientras que las empresas más grandes pueden necesitar capacidades de integración más fluidas u opciones de pago más rápidas. Decide qué se adapta mejor a tu configuración actual para evitar cambios costosos en el futuro.
Identifica los factores diferenciadores clave
Otra forma de reducir las opciones es identificar qué distingue a cada proveedor. Busca funciones únicas, como asistencia para la implementación, autoservicio, experiencia de usuario o flexibilidad para casos de uso específicos.
Por ejemplo, si necesitas informes personalizados, elige un proveedor conocido por ofrecer esta función, como Xero, QuickBooks o FreshBooks. Este tipo de factores diferenciadores puede ayudarte a encontrar una herramienta que ofrezca un valor añadido.
Documenta tus conclusiones
Durante todo el proceso de compra del software, asegúrate de hacer un seguimiento de tu investigación documentando los puntos clave. Un buen punto de partida es crear una tabla comparativa que incluya las funciones, los precios y los comentarios de los usuarios.
Esto facilita la evaluación y el análisis de las opciones con tu equipo, al tiempo que ayuda a garantizar que no pases por alto requisitos específicos, como los portales de pago en línea o los recordatorios de pago automatizados.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué hace mejor cada herramienta?
- ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu conjunto de herramientas?
- ¿Qué asistencia y documentación están disponibles?
- ¿Cómo se compara la experiencia de usuario?
- ¿Qué funciones únicas se ofrecen?
Principales opciones de software de automatización de cuentas por cobrar que debes considerar
¿Sigues atascado? ¿O buscas una opción rápida? Esta es mi lista de las mejores opciones de software de automatización de cuentas por cobrar disponibles, para ayudarte a iniciar tu búsqueda:
Paso 3: Prepara una lista de opciones de software de automatización de cuentas por cobrar y ponte en contacto
Ahora es el momento de reducir tus opciones y comenzar a conversar con posibles proveedores. Estos son algunos de mis consejos y trucos:
Selecciona entre 2 y 4 proveedores
Según tu investigación, selecciona entre 2 y 4 proveedores que se ajusten mejor a tus necesidades. Ten en cuenta factores como las funcionalidades, las integraciones y los comentarios de los usuarios. En última instancia, esta lista debe incluir a los proveedores que más se ajusten a los requisitos de tu empresa.
Envía una RFI o RFP
Considera enviar una Solicitud de información (RFI) o una RFP de software de automatización de cuentas por cobrar para obtener información detallada. Una RFP puede revelar aspectos específicos como los precios, la asistencia y las opciones de personalización, y es una forma oficial de recopilar datos coherentes. Esta estrategia puede ayudarte a comprender la oferta de cada proveedor y cómo se adapta a tus necesidades.
Programa demostraciones y haz preguntas
Programa demostraciones con los proveedores seleccionados para ver las herramientas de automatización de cuentas por cobrar en acción. Prepara preguntas concretas para hacer durante estas sesiones, como cómo gestiona el software determinados problemas y si ofrecen programas de formación personalizados.
Durante la demostración o el periodo de prueba, no dudes en solicitar una explicación detallada de las funcionalidades relevantes para tu equipo. De este modo, podrás seleccionar las opciones que mejor se adapten a las necesidades de tu equipo.
Utiliza criterios de evaluación coherentes
Asegúrate de aplicar los mismos criterios a todos los proveedores para realizar una comparación justa. Esto puede incluir la facilidad de uso, las opciones de asistencia y el conjunto de funcionalidades. Gracias a esta coherencia, podrás evaluar objetivamente cada opción y tomar una decisión general con mayor facilidad.
Haz estas preguntas:
- ¿Puedes explicarme un caso real de un cliente similar a nosotros?
- ¿Qué recursos de asistencia o incorporación ofrecéis?
- ¿Qué funcionalidades requieren una actualización?
- ¿Cómo gestionáis la seguridad de los datos?
- ¿Cuál es vuestro tiempo medio de implementación?
Paso 4: Prepara el caso de negocio
Una vez que tengas toda la información que necesitas, es el momento de convertir tu investigación sobre los proveedores en un caso de negocio convincente para tu equipo directivo:
Resume los problemas y los resultados
Expón claramente los problemas a los que se enfrenta tu equipo y los resultados esperados de la implementación del software. Utiliza ejemplos concretos, como reducir los errores en las facturas o acelerar los ciclos de procesamiento de pagos, y destaca cómo estos cambios beneficiarán a la empresa. Esto hace que la propuesta de valor sea clara y fácil de relacionar, al tiempo que la vincula con los objetivos generales de la empresa.
Presenta estimaciones de costes y plazos
Recopila estimaciones básicas de costes y plazos de implementación a partir de tu investigación sobre los proveedores, incluidos los costes iniciales, las tarifas recurrentes y cualquier posible cargo oculto. Siempre es mejor presentar esta información junto con un calendario realista de implementación para ofrecer una visión general completa.
Explicar el ROI y los riesgos
Explica el retorno de la inversión, las mejoras de eficiencia y los riesgos de no hacer nada. Cuantifica también los posibles ahorros de tiempo y dinero; por ejemplo, podrías mostrar cómo la automatización podría reducir los costes laborales o mejorar la gestión del flujo de caja y la aplicación de pagos.
Durante esta parte, es importante analizar los riesgos operativos de mantener el statu quo, como el aumento de los índices de errores manuales o los problemas de cumplimiento, para que la dirección pueda comprender plenamente los inconvenientes y beneficios de la automatización de las cuentas por cobrar desde un punto de vista operativo.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué problema empresarial resolverá?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son las ventajas financieras y operativas?
- ¿Cómo afectará esto a nuestros procesos actuales?
- ¿Cuál es el periodo de recuperación previsto?
Paso 5: Implementa tu software de automatización de cuentas por cobrar e incorpora a tus usuarios
Por último, debes garantizar un proceso de incorporación fluido para tu nuevo software de automatización de cuentas por cobrar. Te explicamos cómo:
Comunica el plan de implementación
Asegúrate de comunicar claramente el plan de implementación a todos los usuarios. Comparte los plazos, los hitos clave y lo que debe hacer cada miembro del equipo, y utiliza reuniones o correos electrónicos para garantizar que todos comprendan su función. Una comunicación clara desde el principio evita confusiones y establece las expectativas para el futuro.
Asigna responsables internos
Asigna responsables internos y personas de contacto para el proyecto. Estas personas gestionarán la implementación y actuarán como enlace con el proveedor. Lo ideal es elegir a personas con los conocimientos necesarios y capaces de resolver dudas para agilizar aún más el proceso.
Garantiza la formación y la adopción
Asegúrate de que tu equipo complete la formación y adopte la herramienta de manera coherente. Organiza sesiones de formación, utiliza los recursos proporcionados por el proveedor, registra la asistencia y realiza un seguimiento con quienes necesiten apoyo adicional. Cuanto más sólido sea tu proceso de incorporación, más fácil será para tu equipo adoptar la solución.
Crea ciclos de comentarios
Crea ciclos de comentarios durante la implementación para recopilar las opiniones de los usuarios. Anima a los miembros del equipo a compartir sus experiencias y dificultades, y utiliza los recursos del proveedor para resolver los problemas rápidamente.
¿Fue fácil completar las operaciones financieras estándar? ¿Pudieron adaptar las opciones de pago y los recordatorios de pagos atrasados según fuera necesario? ¿Se integró bien con otros sistemas contables? Con comentarios periódicos, puedes ayudar a mejorar la adopción y resolver cualquier problema desde el principio.
Hazte estas preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es responsable de la implementación?
- ¿Cómo se medirá el éxito inicial?
- ¿Qué recursos de formación se necesitan?
- ¿Cómo se recopilarán y utilizarán los comentarios?
Qué hacer a continuación:
Si estás investigando software de automatización de cuentas por cobrar, ponte en contacto con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones gratuitas.
Rellenas un formulario y mantienes una breve conversación en la que se profundiza en los detalles de tus necesidades. Después recibirás una lista breve de programas para revisar. Además, te ayudarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.
