El Marco de Automatización con IA en 3 Pasos para Equipos de FP&A: Una Guía
Como profesionales de finanzas, necesitamos aportar valor a nuestras empresas con nuestro conocimiento contable y financiero. Hoy en día, el panorama de nuestra profesión está evolucionando rápidamente con los avances tecnológicos, especialmente en el campo de la inteligencia artificial (IA).
Si no estamos buscando crear la integración de IA más eficiente en FP&A, seremos reemplazados por alguien que sí lo haga.
Debemos adaptarnos y comprender cómo la IA y otras tecnologías pueden ayudarnos a mejorar nuestra capacidad de analizar el negocio y llevarlo hacia un futuro mejor.
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Una manera de hacerlo es a través de la automatización.
El panorama de la automatización financiera es complejo, así que te daré 3 pasos para analizar eficazmente los procesos financieros y determinar cuáles pueden ser automatizados con IA.
Comencemos viendo este marco a través de una historia.
Una historia de automatización en FP&A
Angela es la jefa de FP&A y Contabilidad en la oficina principal de una nueva empresa Agri-Tech llamada BeetrootVitality AgriTech. Ella quiere automatizar sus procesos para aportar valor al negocio.
Paso 1 - Identificación
Organiza una ronda de 5 talleres con su equipo en los que utilizan técnicas de mapeo de procesos para examinar sus procesos de cierre de mes, previsión mensual y presupuestación anual.
Estos son los 3 grandes grupos dentro del alcance de FP&A y Contabilidad, ¡pero dentro de ellos tienen más de 35 procesos y rutinas!
Paso 2 - Análisis de Impacto
Cuantifican el impacto y el valor que la automatización puede aportar al negocio. Utilizan Excel para crear una tabla sencilla con los campos: Grupo, Proceso, Impacto en EBITDA (horas ahorradas x tarifa horaria promedio de FTE) y Esfuerzo (complejidad en una escala del 1-5 x incertidumbre en una escala del 1-5).
Para ello, formaron una alianza con los responsables de IT, Ingeniería de Datos, Analítica y Automatización de la compañía.
Paso 3 - Priorización y Creación
Visualizan sus hallazgos en esta matriz y priorizan los elementos en el cuadrante superior derecho: poco esfuerzo y alto impacto.
Llevarán a cabo su primer piloto en una de sus unidades de negocio, trabajando con un equipo “ágil” de 5 personas (1 experto en la materia, 1 responsable de producto de finanzas y 3 desarrolladores). Como usarán metodologías ágiles, mostrarán los avances en las revisiones de sprint cada 2 semanas, incluyendo el progreso con un prototipo funcional de su solución para que las personas puedan probarlo de inmediato y dar retroalimentación.
Si se hace correctamente, tendrán respuestas claras sobre qué procesos pueden y deben ser automatizados en poco tiempo.
Hazlo tú mismo: Guía para que sigas
Ahora describiré los 3 pasos de este marco y explicaré cada uno con mayor detalle para que puedas implementarlo en tu propia empresa.
Paso 1: Mapeo de procesos financieros
Para comenzar el análisis, los profesionales de FP&A deben mapear sus procesos financieros utilizando talleres y técnicas de mapeo de procesos.
Piénsalo respecto a quién puede aportar valor a estos talleres: pueden ser expertos en la materia, socios de negocio (de tu área y de otras) o trabajadores de áreas transversales.
En caso de que no estés familiarizado, el mapeo de procesos implica visualizar el flujo de actividades, los puntos de decisión e interacciones dentro de un proceso financiero. Este paso ayuda a los interesados a obtener una comprensión integral de los procesos actuales, sus interdependencias y las áreas con potencial de mejora.
Al documentar los procesos, los profesionales de FP&A pueden identificar redundancias, cuellos de botella y tareas manuales que pueden ser automatizadas utilizando programas de IA.
Paso 2: Cuantificando el impacto y el valor añadido
Después de mapear los procesos financieros, el siguiente paso es cuantificar el impacto y el valor que la automatización puede aportar al negocio.
Esto implica medir los beneficios que se pueden lograr mediante la automatización, como el ahorro de tiempo, el aumento de la rentabilidad y la mejora de la eficacia operativa. Algunas métricas clave a considerar incluyen:
- Tiempo ahorrado por la automatización
- Valor agregado al EBITDA (Beneficio antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones)
- Valor neto de ventas (NSV)
- Margen de contribución (CMA) resultante de la automatización
- Número de personas que se beneficiarán del proceso automatizado
Al mismo tiempo, es crucial cuantificar el esfuerzo requerido para la automatización. Esto se puede hacer evaluando la complejidad y la incertidumbre asociadas al proceso. Los factores de complejidad pueden incluir el número de pasos, fuentes de datos, puntos de decisión y el nivel de intervención humana necesario. Los factores de incertidumbre pueden abarcar la estabilidad de los datos de entrada, consideraciones de cumplimiento normativo y la necesidad de toma de decisiones basadas en el juicio.
Al igual que hizo Ángela en nuestro ejemplo, debes establecer alianzas con los departamentos de TI, Ingeniería de Datos, Analítica y Automatización de tu empresa para esta segunda parte.
Paso 3: Crear una Matriz de Impacto vs. Esfuerzo
Para priorizar las iniciativas de automatización, los profesionales de FP&A pueden crear una matriz de Impacto vs. Esfuerzo.
Esta matriz les permite ubicar cada proceso financiero según su impacto y el esfuerzo necesario para la automatización.
El impacto se puede representar en el eje vertical, mientras que el esfuerzo requerido para automatizar puede disponerse en el eje horizontal. Los procesos con alto impacto y bajo esfuerzo se consideran "frutos fáciles de recoger" y deben ser el foco inicial de los esfuerzos de automatización. A medida que estos procesos se automatizan, los profesionales de FP&A pueden avanzar gradualmente hacia procesos de mayor esfuerzo e impacto.
La visión global
Incorporar la IA en los procesos financieros puede revolucionar la manera en que los profesionales de FP&A operan, logrando una mayor eficiencia, precisión y valor estratégico. De hecho, la gran mayoría de la inversión en 2026 se está dirigiendo hacia compañías que usan o desarrollan IA de manera efectiva.
Al seguir un enfoque estructurado de mapeo de procesos, cuantificación de impacto y esfuerzo, y la creación de una Matriz de Impacto vs. Esfuerzo, los profesionales de FP&A pueden identificar los procesos más adecuados para automatizar.
A medida que el campo de la IA continúa avanzando, los profesionales de FP&A que adopten la automatización estarán bien posicionados para impulsar la innovación y contribuir significativamente al éxito de sus organizaciones en un mundo cada vez más orientado por los datos.
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