Liiketoimintaprosessien auditointi: 5-vaiheinen opas talousjohtajille

Liiketoimintaprosessien auditointien merkityksen ymmärtäminen

Liiketoimintaprosessin auditointi on pohjimmiltaan syvällinen katsaus yrityksesi tilaan. Siinä käydään läpi jokainen toiminto, tehtävä ja prosessi, huomioidaan se, mikä toimii, ja nostetaan esiin asiat, jotka saattavat kaivata hienosäätöä.

Auditointi tarkastelee perusteellisesti yrityksesi toimintaa ja tuo esiin mahdollisia kehityskohteita suorituskyvyn parantamiseksi sekä sen varmistamiseksi, että yrityksesi ja tiimisi toimivat saumattomasti.

Oletko koskaan huomannut, että osaston ensisijaisena ratkaisuna vaikuttaa usein olevan uuden henkilön palkkaaminen? Se saattaa toki auttaa. Useimmiten todella tarvitaan kuitenkin vain tuore näkökulma.

Tässä tarkastelussa ei ole kyse vain yhden kohdan ruksaamisesta. Se tarkoittaa aitoja keskusteluja tiimin jäsenten kanssa, ohjeistavien asiakirjojen tarkastelua ja päivittäisen toiminnan seuraamista. Se on kuin pysähtyisi ja katsoisi kokonaisuutta hieman kauempaa varmistaakseen, että suurempi kuva näyttää yhtä hyvältä kuin yksityiskohdat.

Koko prosessi voi selkeyttää yrityksen vahvuuksia ja kehityskohteita. Nämä hyödylliset havainnot voivat ohjata sinua kohti älykkäämpiä strategioita, sujuvampia muutoksia, tyytyväisempiä työntekijöitä ja sitä kautta myös entistä tyytyväisempiä asiakkaita.

Seuraavassa on joitakin säännöllisten auditointien tärkeimmistä hyödyistä:

• Puuttuu suoraan poikkeamiin ja virheisiin, tehostaa kassavirtaa ja varmistaa tietojen tarkan tallentamisen.
• Edistää jatkuvasti kehittyvää ajattelutapaa ja innostaa tiimejä hiomaan työnkulkuja sen sijaan, että ne tyytyisivät vallitsevaan tilanteeseen.
• Varmistaa, että jokainen tehtävä ja toiminto tukee yrityksen keskeisiä tavoitteita.
• Sujuvoittaa toimintoja ja parantaa tehokkuutta.
• Parantaa riskienhallintaa tuomalla esiin toimintojen ja työnkulkujen mahdolliset esteet.
• Tunnistaa liiketoiminnan kannalta keskeiset prosessit, joiden on oltava huippukunnossa yrityksen maksukyvyn varmistamiseksi.
• Uudet työntekijät siirtyvät intuitiivisempiin ja sujuvampiin työnkulkuihin, mikä nopeuttaa oppimista.
• Tarjoaa johtajille syvällisen ymmärryksen operatiivisesta toiminnasta ja auttaa ohjaamaan resursseja ja investointeja oikeisiin kohteisiin.
• Parantaa eri osastojen välistä ymmärrystä ja luottamusta sekä edistää parempaa tiimityötä.
• Auttaa tuomaan esiin henkilöstöön, toimintatapoihin tai teknologiaan liittyviä puutteita.

Sisäisten prosessien auditoinnin tarve

Nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä itsetyytyväisyys johtaa vääjäämättä konkurssiin; yritysten on sopeuduttava ja löydettävä keinoja kasvaa taloudellisen ja teknologisen toimintaympäristön muuttuessa. Kun epävarmuustekijöitä on kuitenkin niin paljon, uusien suunnitelmien tekeminen voi usein tuntua sokkelossa suunnistamiselta seinien siirtyessä. 

Liiketoimintaprosessien auditoinnit toimivat kompassina ja tarjoavat tarvittavat tiedot yrityksesi omaisuuden, maineen ja varojen suojaamiseen. Tehokkaat auditoinnit auttavat tunnistamaan hitaat manuaaliset tehtävät ja korvaamaan ne automatisoiduilla tehtävillä, jolloin tiimit voivat keskittyä tärkeisiin tehtäviin, kuten riskien ymmärtämiseen ja välttämiseen.

Tarkastellaan jalkinejätti Skechersin matkaa. Yrityksen arvo kasvoi huimasti 815 miljoonasta dollarista hämmästyttävään 4,5 miljardiin dollariin, ja sisäisen tarkastuksen varatoimitusjohtaja Ashwat Panchal saavutti vaikuttavia tuloksia. Hän ei ainoastaan säästänyt työntekijöiden arvokasta aikaa ja pienentänyt kustannuksia varmistaessaan samalla paikallisen vaatimustenmukaisuuden, vaan teki kaiken tämän kasvattamalla sisäisen tarkastuksen tiimiä vain kahdella jäsenellä. Tämän mahdollisti selkeä prosessi, eivät lisähenkilöt.

Sen lisäksi asianmukainen sisäisen tarkastuksen prosessi voi auttaa CFO:ita, kuten teitä, ja muita johtoryhmän jäseniä seuraavilla tavoilla:

• Liiketoiminnan suojaaminen: Säännölliset liiketoimintaprosessien auditoinnit arvioivat organisaatiosi perustaa ja tarkastelevat keskeisiä osa-alueita, kuten toimitusketjuja ja taloutta.

• Taloudellisten sääntöjen noudattaminen: On olennaista, että yrityksesi käytännöt, erityisesti ostovelkojen kaltaisilla alueilla, ovat linjassa sisäisten talousvalvontatoimien kanssa. Sarbanes–Oxley-lain (SOX) nojalla sinulla ja muilla ylimmillä johtajilla on lakisääteinen velvollisuus vakuuttaa talousraporttien paikkansapitävyys. Sisäiset auditoinnit tarjoavat tähän mielenrauhan ja varmistavat, että talousraportointi on asianmukaista. 

• Tukee selkeää strategiaa: Auditoinnit tarjoavat selkeän ja tosiasioihin perustuvan arvion siitä, miten haasteet ja riskit vaikuttavat liiketoiminnan eri osa-alueisiin aina operaatioista ja IT:stä talouteen ja kyberturvallisuuteen. Tämä selkeys luo perustan tietoon perustuvalle päätöksenteolle.
  
• Varmistaa hyvän tuoton: Liiketoimintaprosessien auditointien taloudellisten hyötyjen määrittäminen voi olla haastavaa, mutta niitä kannattaa ajatella pitkäaikaisena suojana riskejä vastaan. Deloitte on tuonut esiin, että sisäiset auditoinnit maksavat Fortune 500 -yrityksille yleensä 0,026–0,126 % liikevaihdosta. Koska niiden on todistettu tehostavan tuloksen parantamista, tämä on pieni hinta maksettavaksi. 

Liiketoimintaprosessien auditointimenetelmä 

Ajattele liiketoimintaprosessin auditointia kalastamisena yrityksesi toimintojen valtavalla merellä. Jokainen saalis – olipa se suuri tai pieni – kertoo oman tarinansa: se ylistää sitä, mikä toimii hyvin, ja osoittaa, mikä saattaa uida väärään suuntaan.

Aivan kuten kalastaja tarkistaa verkkonsa kestävyyden, auditointi sukeltaa yrityksesi ytimeen – sen sydämen sykkeeseen. Kyse ei ole vain siitä, mitä kirjanpidossa ja vaatimustenmukaisuudessa tapahtuu, vaan myös siitä, mitä tapahtuu kustannusten, laadun, nopeuden ja kokonaisproduktiivisuuden syvemmissä vesissä.

Mitä näissä auditoinneissa pitäisi siis erityisesti tarkastella?

Rakenne

Ovatko prosessi ja sen osallistujat samalla linjalla? Tarkastele työtehtävien kuvauksia, organisaatiokaavioita ja toimintaohjeita. Ilman selkeää rakennetta rooleihin, vastuualueisiin ja aikatauluihin liittyvä sekaannusriski kasvaa.

Infrastruktuuri

Mitkä IT-järjestelmät ja laitteet tukevat kutakin prosessia? Niiden vahvuuksien ja heikkouksien perusteellinen tarkastelu voi tuoda esiin mahdollisia ongelmia tai parannuskohteita. Ilman vahvaa infrastruktuuria sekaannusten riski kasvaa, mikä johtaa virheiden aiheuttamiin korkeampiin kustannuksiin.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Get Free Access

Have an account? Log In

Osaaminen

Onko työntekijöilläsi tarvittavat taidot tehtäviensä tehokkaaseen suorittamiseen? Auditoinneissa tulisi arvioida rekrytointi- ja koulutuskäytäntöjä. Työtä ei nimittäin voi tehdä, jos sen suorittamiseen ei ole koskaan saanut koulutusta.

Mittarit

Mitkä KPI-mittarit seuraavat prosessin onnistumista ajan mittaan? On tärkeää tuntea prosessin tavoitteet ja tietää, miten sitä valvotaan. Tehtävien ja niiden perimmäisten tarkoitusten välinen yhteyskatkos voi johtaa huomaamatta jääviin tehottomuuksiin.

Vastuuvelvollisuus

Kuka on ensisijainen yhteyshenkilösi? Yhden tiimin jäsenen on varmistettava, että toimintatapoja noudatetaan ja että auditoinnin aikana ilmenevät ongelmat ratkaistaan tehokkaasti. Tämän henkilön puuttuminen voi johtaa virheisiin ja selkeän etenemistavan puuttumiseen.

Tehokkaan liiketoimintaprosessien auditoinnin keskeiset osat

Perusteellinen liiketoimintaprosessien auditointi ei ainoastaan löydä tehottomuuksia, vaan tuo esiin myös mahdollisia kasvukohteita. Seuraavassa on joitakin onnistunutta auditointia tukevia keskeisiä tekijöitä.

• Yhteistyöhön perustuva osallistuminen: Auditoinnin tehokkuus riippuu suurelta osin auditointiryhmien, prosessinomistajien ja tiimin jäsenten välisestä yhteistyöstä. Auditointiryhmät tuovat arviointiin ja tarkasteluun asiantuntemusta, kun taas prosessinomistajilla on käytännön tuntemus päivittäisestä toiminnasta. Tiimin tavalliset jäsenet, jotka toteuttavat näitä prosesseja, tarjoavat korvaamattomia käytännön näkemyksiä. Yhdessä he kattavat koko liiketoimintasi kirjon ja varmistavat, ettei mikään jää huomaamatta.

• Työkalujen ja mallipohjien käyttö: Mallipohjat tarjoavat jäsennellyn muodon tietojen keräämiseen ja varmistavat, ettei mitään yksityiskohtia jää huomaamatta. Tietojärjestelmät puolestaan tarjoavat digitaalisen jäljen tapahtumista ja toiminnoista, mikä tekee auditoinneista tietopohjaisempia ja objektiivisempia. Toimialan standardien integrointi tuo auditointiin lisää uskottavuutta ja merkityksellisyyttä.
  
• ISO:n ja muiden johtamisjärjestelmien vaikutus: Kansainvälinen standardisoimisjärjestö (ISO) ja muut vastaavat johtamisjärjestelmät tarjoavat kriteerejä ja parhaita käytäntöjä erilaisiin liiketoimintaprosesseihin. ISO-standardeihin perustuva auditointi ei ainoastaan mittaa organisaatiota näihin parhaisiin käytäntöihin nähden, vaan valmistaa sitä myös mahdollisia ulkoisia auditointeja tai sertifiointeja varten. Lisäksi tällaisten tunnustettujen järjestelmien noudattaminen lisää sidosryhmien luottamusta ja vakuuttaa heidät siitä, että liiketoiminta täyttää kansainväliset standardit.

Auditointityypit ja niiden merkitys

Prosessiauditointeja voidaan toteuttaa eri tavoin, ja jokaisella tavalla on oma painopisteensä. Tässä ovat yleisimmät tyypit liiketoimintaprosessien auditoinneista puhuttaessa:

Liiketoimintaprosessien hallinta (BPM)

BPM tarjoaa panoraamanäkymän liiketoimintaympäristöön. BPM ei ole hyödyllinen ainoastaan ongelmien löytämisessä, vaan myös sen havaitsemisessa, mikä toimii, sen ymmärtämisessä, miksi se toimii, sekä prosessien parantamisessa näiden havaintojen perusteella. Tässä mielessä BPM on kokonaiskuvan tarjoava auditointi.

Liiketoimintaprosessien parantaminen (BPI)

BPI keskittyy jo käytössä olevien prosessien hienosäätöön. Sen tavoitteena on tehostaa toimintaa, tehdä siitä kustannustehokasta ja parantaa kokonaissuorituskykyä merkittävästi. Olipa kyse teknologian paremmasta hyödyntämisestä tai manuaalisen työn vähentämisestä, BPI:n tavoitteena on saada aikaan enemmän vähemmällä.

Liiketoimintaprosessien optimointi (BPO)

Tässä auditoinnissa tarkastellaan yksityiskohtaisesti tehtävien suorittamista yrityksen eri osastoilla. BPO tarjoaa suurennuslasin, jonka avulla voidaan tunnistaa tehottomuuden mahdolliset keskittymät. Jos esimerkiksi yhdellä osastolla on suhteettoman suuri työkuorma, se saattaa paljastaa tehottomuuksia, kuten ylimääräisten tehtävien kuormittamia työntekijöitä, mikä vaikeuttaa toimia siellä, missä niitä eniten tarvitaan.

Onnistuneen liiketoimintaprosessien auditoinnin 5 vaihetta

Jos haluat suorittaa onnistuneen liiketoimintaprosessien auditoinnin, sinun on noudatettava näitä viittä vaihetta:

Vaihe 1: Määritä tavoitteet

Liiketoimintaprosessien auditoinnilla voi olla useita tavoitteita, joista keskeisiä ovat esimerkiksi:

• Ylimmän johdon vision ja tavoitteiden mukainen toiminta.
• Riskien tehokas hallinta.
• Johtajille päätöksenteon tueksi aiempaa oivaltavamman tiedon tarjoaminen.
• Kattavan työntekijäkoulutuksen mahdollistaminen.
• IT-omaisuuden hyödyntämisen arviointi.
• Tuottavuuden parantaminen kokonaisuudessaan.

Vaihe 2: Suunnittele auditointi

Auditoinnin onnistunut toteuttaminen edellyttää vankkaa suunnitelmaa. 

Aloita valitsemalla tärkeimmät auditoitavat prosessit ja keskity merkittäviin liiketoimintatavoitteisiin, kuten asiakastyytyväisyyteen tai liikevaihtoon. Verkkokauppa voi esimerkiksi keskittyä tilausten toimitusprosessiin, koska se vaikuttaa suoraan asiakkaisiin. 

Kun olet määrittänyt kohteen, aloita tarvittavien asiakirjojen, kuten prosessikarttojen, suorituskykymittareiden ja vakiomenettelyjen, kokoaminen. Ne tarjoavat tietoa prosessien nykytilasta ja alueista, jotka saattavat tarvita parannuksia.

On tärkeää ottaa mukaan valittujen prosessien tuntevia sidosryhmiä. Eri tiimien esihenkilöiden osallistuminen varmistaa, ettei mitään jää huomaamatta. Kun esimerkiksi hankintaprosessia auditoidaan, mukaan kannattaa ottaa hankinnan, taloushallinnon ja varastonhallinnan asiantuntijoita. Määritä auditoinnin laajuus selkeästi, aseta realistiset aikataulut ja päätä, miten keräät tiedot – esimerkiksi kyselyillä, havainnoimalla tai jatkuvan arvioinnin työkaluilla.

Vaihe 3: Kerää tietoja

Tietojen kerääminen on keskeinen osa liiketoimintaprosessien auditointia. Aloita selvittämällä, mitä tietoja tarvitset. Ne voivat olla mittareita, ajoituksia, virheitä tai jopa palautetta auditoinnin painopisteen mukaan.

Jos esimerkiksi tarkastelet asiakaspalvelua, haluat tietoa siitä, kuinka nopeasti asiakkaiden kyselyihin vastataan ja ovatko asiakkaat tyytyväisiä. On myös tärkeää varmistaa tietojen oikeellisuus. Vakiomallien käyttö voi auttaa keräämään tietoja joka kerta samalla tavalla, ja tietojen tarkistaminen varmistaa, ettei niissä ole virheitä. 

Lopuksi kerättyjen tietojen älykäs järjestäminen joko laskentataulukoihin tai auditoinnin hallintaohjelmistoon helpottaa niiden myöhempää analysointia huomattavasti.

Vaihe 4: Analysoi havaintosi

Kun olet kerännyt tiedot liiketoimintaprosessien auditoinnista, on aika tarkastella niitä perusteellisesti. Tämä vaihe auttaa ymmärtämään tietoja, löytämään malleja ja havaitsemaan, onko prosesseissa ongelmia. Etsi toistuvia asioita tai toimintaa hidastavia tekijöitä. Esimerkiksi yhdessä vaiheessa voi olla poikkeuksellisen paljon virheitä tai jotkin tehtävät voivat kestää ruuhka-aikoina liian kauan. 

Vertaa tietojasi saatavilla oleviin toimialan standardeihin selvittääksesi, toimivatko prosessisi hyvin, ja vertaa niitä sen jälkeen tavoitteisiisi. Tilastollisten menetelmien avulla voit saada tarkempia tietoja sekä havaita malleja tai poikkeavia tuloksia. Tarkastelemalla esimerkiksi tehtävän tavanomaista kestoa voit löytää odottamattomia viiveitä. Kun olet tutkinut kaikki tiedot, selvitä, mitkä alueet tarvitsevat parannuksia. Keskity niihin, jotka vaikuttavat liiketoimintaasi eniten tai joita on helpointa parantaa.

More Articles

• 16 parasta riskienhallinnan uutiskirjettä vuonna 2026
• Ilman tehtävien eriyttämistä poltat rahaa: täydellinen opas
• Maksupetos: 3 strategiaa ja 10 taktiikkaa huijausten välttämiseksi

Vaihe 5: Esittele tulokset

Liiketoimintaprosessien auditoinnin päätyttyä on tärkeää jakaa auditoinnin tulokset ja muut olennaiset tiedot muiden johtajien ja tiimisi kanssa. Tee yhteenveto tärkeimmistä havainnoistasi ja tuo esiin mahdolliset ongelmat sekä alueet, joita voidaan parantaa. Osoita mahdolliset hidasteet, virheet tai muut ongelmat ja selitä, miten ne vaikuttavat esimerkiksi kustannuksiin, työn nopeuteen tai asiakastyytyväisyyteen. 

Voit käyttää havaintojesi esittämiseen esimerkiksi kaavioita, sillä ne helpottavat monimutkaisten tietojen ymmärtämistä. Esitä sitten suoraviivaisia ehdotuksia ongelmien korjaamiseksi. Listaa ne tärkeysjärjestyksessä sekä sen mukaan, kuinka helppoja ne ovat toteuttaa. Selitä, miksi kukin ehdotus on tarpeellinen ja miten se edistää yrityksen tavoitteita. Näin kaikki ymmärtävät seuraavat vaiheet ja sitoutuvat niihin parannusten tekemiseksi.

Automaation käyttöönotto liiketoimintaprosessien hallinnassa (BPM)

Signavion tai Appianin kaltainen BPM-työkalu tarjoaa sujuvan ja automatisoidun lähestymistavan auditointeihin, työnkulkujen kehittämiseen sekä hälytysten ja tietojen keräämisen kaltaisten tehtävien tehokkaaseen hoitamiseen. Automatisoimalla nämä keskeiset tehtävät liiketoimintaprosesseistasi tulee sujuvampia ja tehokkaampia. Ilman suurta määrää manuaalista työtä nämä työkalut:

• Tunnistavat huomattavasti resursseja kuluttavat prosessit, mikä auttaa havaitsemaan mahdolliset pullonkaulat.
• Suorittavat kattavia analyyseja ja tunnistavat tehottomuudet tinkimättä laadusta tai kustannustehokkuudesta.
• Auttaa tunnistamaan pullonkaulat ja ehdottaa merkittäviä tehokkuusparannuksia.
• Auttaa arvioimaan palvelutasosopimuksen (SLA) toteutumista, arvioimaan sen vaikutusta asiakastyytyväisyyteen ja tarjoamaan tietoa viivästyksistä.
• Tuottavat välittömiä raportteja, jotka tarjoavat tietoa toiminnan laadusta ja kehityskohteista. 

Korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen ja uusien prosessien käyttöönotto

Muista: millään tällä ei ole arvoa, jos et tee asialle jotain. 

Pelkkien prosessiauditointien suorittamisen lisäksi sinun on varmistettava, että havaitsemiesi tulosten parantamiseksi tehdään selkeitä ja päättäväisiä toimenpiteitä, kuten:

• Toistuvien tehtävien automatisointi tehokkuuden parantamiseksi ja työntekijöiden työajan vapauttamiseksi.
• Tuottavuustyökalujen käyttöönotto sekä säännöllisten tiimikokousten lisääminen (tai vähentäminen) osastojen välisen viestinnän vahvistamiseksi.
• Resurssien uudelleenarviointi ja harkittu kohdentaminen tuottavuuden maksimoimiseksi.
• Yhdenmukaisten toimintatapojen määrittäminen ja kaiken järjestelmällinen dokumentointi.
• Taitoaukkojen paikkaaminen kohdennetulla koulutuksella ja suorituskykyä korostavan oppimisympäristön edistäminen.

Taloudesta vastaavan johtajan rooli prosessien kehittämisessä

Yrityksen tulosten seuraajana ja harkitsevana toisena näkökulmana toimivalla talousjohtajalla on erityinen etuoikeus tuntea yrityksen suorituskyky ja mahdollisuus perehtyä sen eri osa-alueisiin. Tarttumalla tähän mahdollisuuteen pääset entistä lähemmäs sitä, että osoitat olevasi yrityksesi strateginen talousjohtaja, ja vahvistat arvoasi tänään ja tulevaisuudessa.

Uusimmat teknologiauutiset, laskentatoimen ja rahoituksen resurssit sekä talousalan johtajien näkemykset saat tilaamalla The CFO Clubin viikoittaisen uutiskirjeen.