Kassajärjestelmäohjelmiston vaatimukset: täydellinen ominaisuusopas

Seurasitpa myyntiä, hallinnoit kampanjoita tai jopa kirjaudut työvuoroon ja ulos työvuorosta, nämä järjestelmät varmistavat kaiken toimivan sujuvasti. 

Miksi POS-järjestelmän valinnalla on merkitystä

Kun POS-järjestelmäsi on otettu käyttöön, jokainen suuri tai pieni tapahtuma kulkee sen kautta. Hyvä POS-järjestelmä:

• Käsittelee myynnit välittömästi
• Seuraa varastoa reaaliajassa
• Hallinnoi asiakastietoja hyödyllisellä tavalla
• Tuottaa hyödyllisiä raportteja napin painalluksella
• Sujuvoittaa toimintoja asiakaspalvelutiloista taustatoimistoon

Kaikki POS-järjestelmät eivät kuitenkaan ole samanlaisia tai tarjoa samoja etuja. Jotkin ovat pelkistettyjä, kun taas toisissa on runsaasti ominaisuuksia, joita et ehkä koskaan käytä. Mikä on avainasia? Löytää sopiva ratkaisu, joka vastaa yrityksesi tarpeita. Tässä on katsaus joihinkin parhaista vaihtoehdoistani.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Square — Paras käyttöönoton ja käytön helppouteen
2. 2. Stax — Paras B2B-myyjille
3. 3. Payment Depot — Paras eri alojen suurivolyymisille yrityksille
4. 4. KORONA POS — Paras reaaliaikaiseen varastonhallintaan
5. 5. Shopify POS — Sopii parhaiten verkkokauppayrityksille
6. 6. Lavu — Paras mukautettavuus
7. 7. ePOS — Parhaiten laitekokonaisuuksiin
8. 8. Helcim — Paras suuren volyymin yrityksille
9. 9. Clover — Paras kokonaisvaltainen järjestelmä pienyrityksille
10. 10. Merchant One — Paras suoraan luottokorttien käsittelyyn

Nykyaikaisia POS-järjestelmiä on kahta päätyyppiä: paikallisesti asennetut ja pilvipohjaiset. Paikallisesti asennetut järjestelmät toimivat paikallisessa verkossasi, kun taas pilvipohjaisiin työkaluihin pääsee mistä tahansa internetyhteyden avulla. Molemmissa on hyvät ja huonot puolensa, mutta pilvipohjaiset järjestelmät kasvattavat suosiotaan joustavuutensa ja skaalautuvuutensa ansiosta.

POS-ohjelmiston tärkeimmät ominaisuudet

Näitä järjestelmiä on saatavilla monenlaisina, mutta POS-ominaisuuksien moninaisuus on luultavasti tärkein tekijä hyvän järjestelmän löytämisessä. Tässä on, mitä sinun tulisi etsiä:

Vaatimustenmukaisuus ja tietoturva

Tietoturvasta ei voi tinkiä minkään ohjelmiston kohdalla, eikä POS-järjestelmä ole poikkeus. Järjestelmäsi käsittelee arkaluonteisia tietoja päivittäin, mikä tekee siitä kyberrikollisten ensisijaisen kohteen.

PCI DSS -vaatimustenmukaisuus on ensimmäinen puolustuslinjasi. Se on joukko tietoturvastandardeja, joilla varmistetaan, että kaikki luottokorttitietoja hyväksyvät, käsittelevät, tallentavat tai siirtävät yritykset ylläpitävät turvallista ympäristöä. Etsi POS-järjestelmiä, jotka ovat PCI DSS Level 1 -vaatimusten mukaisia — kyseessä on korkein tietoturvataso.

GDPR-vaatimustenmukaisuus on ratkaisevan tärkeää, jos sinulla on eurooppalaisia asiakkaita. Se säätelee henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä ja käyttöä. GDPR:n mukainen POS-järjestelmä auttaa sinua välttämään suuret sakot ja suojaamaan asiakkaidesi yksityisyyttä.

Päästä päähän -salaus toimii tietojesi henkivartijana. Se muuttaa tiedot lukukelvottomiksi niiden kulkiessa järjestelmäsi läpi, jolloin niiden lukeminen on mahdotonta kenelle tahansa, joka saattaisi siepata ne.

Tärkeimmät tietoturvaominaisuudet, joita POS-järjestelmästä kannattaa etsiä:

• Luottokorttitietojen tokenisointi
• Säännölliset automaattiset päivitykset
• Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta ja myöntäminen
• Monivaiheinen tunnistautuminen (2FA, MFA)
• Petosten havaitsemisalgoritmit

Jos et ajattele asiaa asiakkaidesi vuoksi, mieti ainakin sitä huonoa julkisuutta, jota tietoturvan laiminlyönnistä voisi seurata. Vuonna 2018 muotialan vähittäiskauppias Forever 21 joutui seitsemän kuukautta kestäneen tietomurron kohteeksi, koska salausta ei ollut otettu käyttöön joissakin POS-laitteissa. Tämä johti asiakkaiden maksukorttitietojen luvattomaan käyttöön tietyissä myymälöissä. Hyvästi, asiakkaat.

Sen on oltava ihmiset + ohjelmat

Älä luota turvallisuudessa pelkästään kassajärjestelmääsi. Kouluta henkilöstösi parhaisiin käytäntöihin, kuten siihen, ettei salasanoja saa koskaan jakaa ja että tietojenkalasteluyrityksiin on suhtauduttava varovasti.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Get Free Access

Have an account? Log In

Asiakkaiden ja kanta-asiakkuuden hallinta

Vankka asiakkuudenhallintaominaisuus (CRM) kassajärjestelmässäsi auttaa muodostamaan asiakkaistasi 360 asteen kokonaiskuvan.

Nykyaikaiset kassajärjestelmät mahdollistavat seuraavat toiminnot:

• Yksityiskohtaisten asiakasprofiilien luominen
• Ostohistorian ja mieltymysten seuranta
• Asiakkaiden ryhmittely ostokäyttäytymisen perusteella
• Kanta-asiakasohjelmien helppo hallinta

Todellinen hyöty riippuu kuitenkin siitä, miten käytät näitä tietoja. Huipputason kassajärjestelmät tarjoavat ennakoivaa analytiikkaa, jonka avulla voit ennakoida asiakkaiden tarpeita ja mukauttaa tarjontaasi niiden mukaisesti.

Kanta-asiakasohjelmat ovat tehokas työkalu asiakkaiden säilyttämiseen. Etsi kassajärjestelmä, joka pystyy:

• Luomaan porrastettuja palkitsemisjärjestelmiä
• Tarjoamaan pisteitä ostoista
• Tarjoamaan helposti lunastettavia palkintoja

Starbucksin mobiilisovellus on heidän kassajärjestelmänsä jatke ja todellinen kanta-asiakkuuden mestarinäyte. Sen avulla asiakkaat voivat tehdä tilauksia etukäteen, kerätä tähtiä (pisteitä) ja lunastaa palkintoja. Tämä integraatio on ollut keskeinen tekijä heidän menestyksessään: mobiilitilaukset muodostivat viime vuonna 31 % kaikista Yhdysvaltojen yhtiön omistamien toimipaikkojen tapahtumista.

Henkilöstön hallinta

Tehokas henkilöstön hallinta voi parantaa tuottavuutta ja asiakaspalvelua sekä viime kädessä kasvattaa kannattavuutta.

Keskeisiä henkilöstöön liittyviä kassajärjestelmän ominaisuuksia ovat:

• Työajan seuranta ja työvuorosuunnittelu: Näe, kuka työskentelee ja milloin, luo ja muokkaa työvuorolistoja, seuraa ylityötä työvoimakustannusten hallitsemiseksi ja anna työntekijöille mahdollisuus vaihtaa työvuoroja tai pyytää vapaata.
• Suorituskykymittarit: Tunnista parhaat työntekijäsi ja kehityskohteet. Keskeisiä suorituskykyindikaattoreita voivat olla esimerkiksi myynti tuntia kohden, tapahtuman keskiarvo, lisä- ja ristiinmyynti sekä tiettyihin työntekijöihin yhdistetty asiakaspalaute.
• Mukautettavat käyttöoikeustasot: Hallinnoi sitä, mitä tietoja ja toimintoja kukin työntekijä voi käyttää kassajärjestelmässä. Tämä parantaa turvallisuutta ja varmistaa, että henkilöstö näkee vain työtehtäviensä kannalta tarpeelliset tiedot.

Toast, suosittu ravintoloiden kassajärjestelmä, tarjoaa monipuoliset henkilöstönhallintaominaisuudet. Yksi heidän asiakkaistaan ilmoitti juomarahojen kasvaneen 10 % ja tarjoilijoiden tuottavuuden parantuneen merkittävästi sen jälkeen, kun Toastin henkilöstönhallintatyökalut otettiin käyttöön. Järjestelmän selkeät suorituskykymittarit auttoivat tarjoilijoita ymmärtämään kehityskohteitaan ja motivoitumaan.

Paranna suorituskykyä datan avulla

Hyödynnä kassajärjestelmäsi tietoja herättääksesi henkilöstön keskuudessa hieman hyväntahtoista kilpailua. Parhaasta myynnistä tai korkeimmista asiakastyytyväisyyspisteistä kertova tulostaulukko voi motivoida tiimiäsi ja parantaa yleistä suorituskykyä, mutta älä liioittele. Jos teet kilpailusta oudonn kilpailullista, se kääntyy itseään vastaan ja karkottaa ihmiset.

Varastonhallinta

Hyvä varastonhallinta ei tarkoita vain sitä, että tiedät, mitä sinulla on — vaan myös sitä, että oikeat tuotteet ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Hyvän kassajärjestelmän pitäisi poistaa varastonhallintaan liittyvä arvailu ja auttaa sinua tekemään dataan perustuvia päätöksiä. 

Keskeisiä varasto-ominaisuuksia, joita kassajärjestelmästä kannattaa etsiä, ovat:

• Varaston reaaliaikainen seuranta: tiedät tarkalleen, mitä varastossa on kulloinkin, estät yli- ja loppuunmyynnin, tunnistat hitaasti liikkuvat tuotteet ja havaitset varkaudet tai hävikin nopeasti.
• Automaattiset uudelleentilauspisteet: Aseta varaston vähimmäistasot, jolloin kassajärjestelmäsi voi ilmoittaa sinulle tai jopa luoda automaattisesti ostotilauksia varaston ollessa vähissä (tämä on myös ostotilausohjelmiston etu). Tämä voi säästää aikaa ja estää menetettyä myyntiä.
• Usean toimipaikan varastonhallinta: Etsi järjestelmä, jolla varastoa voi siirtää helposti myymälöiden välillä, joka näyttää varastotasot kaikissa toimipaikoissa ja joka tuottaa raportteja toimipaikoittain tai koko yrityksen tasolla.
• Toimittajahallinta: Tehosta yhteydenpitoa toimittajiisi suoraan POS-järjestelmän kautta, mikä helpottaa tilausten tekemistä ja seurantaa sekä toimittajasuhteiden hallintaa.

Maksujen käsittely

POS-järjestelmäsi on pystyttävä käsittelemään maksut nopeasti, turvallisesti ja joustavasti. Oikeat maksunkäsittelyominaisuudet voivat parantaa asiakastyytyväisyyttä ja kasvattaa liikevaihtoasi.

Tärkeimmät ominaisuudet, joita kannattaa etsiä:

• Useiden maksutapojen tuki: Nykyaikaiset kuluttajat odottavat maksuvaihtoehdoilta monipuolisuutta. POS-järjestelmän pitäisi käsitellä luotto- ja pankkikortteja, käteistä, mobiilimaksuja (Apple Pay, Google Pay jne.) ja lahjakortteja (yksi mobiilimaksusovellusten eduista on juuri tämä). Jotkin järjestelmät tukevat jopa kryptovaluuttamaksuja, mutta se tuntuu minusta oudolta, joten en perehdy siihen.
• Kontaktittomat maksuvaihtoehdot: Varmista, että järjestelmäsi tukee NFC-teknologiaa (lähikenttäviestintää) lähimaksukortteja ja mobiililompakoita varten.
• Maksujen jakamisominaisuus: Etsi järjestelmiä, joilla laskut voi jakaa helposti tai jotka hyväksyvät useita maksutapoja yhden maksutapahtuman yhteydessä.

• Maksujen käsittely offline-tilassa: Jos internetyhteytesi toimii epävakaasti, tämä on ehdottoman tarpeellinen ominaisuus. Sen avulla maksutapahtumat voidaan käsitellä internetyhteyden ollessa poissa käytöstä, jolloin myynti jatkuu yhteyden katketessakin.

Kyvykkyys ensin, sitten kustannukset

Vaikka haluat ehdottomasti pystyä tarjoamaan useita maksutapoja, älä innostu liikaa. Kustakin menetelmästä voi aiheutua erilaisia käsittelymaksuja, joten tarkista kustannusrakenteet ennen niiden kaikkien käyttöönottoa.

Myynnin raportointi ja analytiikka

Tehokas POS-järjestelmä hyödyntää maksutapahtumia tietojen analysointiin. Kattavat raportointi- ja analytiikkaominaisuudet voivat auttaa sinua tekemään tietoon perustuvia päätöksiä liiketoimintasi kasvattamiseksi. Tärkeimmät ominaisuudet, joita kannattaa etsiä:

• Reaaliaikaiset koontinäytöt
• Mukautettavat raportit
• Myyntitrendien analyysi
• Näkemykset asiakkaiden käyttäytymisestä
• Varaston kiertonopeusraportit

POS-järjestelmän pitäisi tarjota päivittäiset, viikoittaiset, kuukausittaiset ja vuosittaiset myyntiyhteenvedot, raportit parhaiten ja heikoimmin myyvistä tuotteista, työntekijöiden suorituskykymittarit sekä voittomarginaalien laskelmat.

Etsi järjestelmiä, joissa on intuitiiviset ja visuaaliset koontinäytöt. Niistä saat nopeasti yleiskuvan liiketoimintasi suorituskyvystä. Varmista lisäksi, että raportit ovat mukautettavia. Jokainen yritys on ainutlaatuinen, ja POS-järjestelmän pitäisi antaa sinun tarkastella yksityiskohtaisesti juuri niitä tietoja, jotka ovat sinulle tärkeimpiä.

Integrointiominaisuudet

POS-järjestelmäsi pitäisi pystyä viestimään saumattomasti muiden järjestelmien kanssa toimintasi tehokkuuden parantamiseksi. Näitä ovat esimerkiksi kirjanpito-ohjelmistot, verkkokauppa-alustat, CRM-järjestelmät, markkinointityökalut, varastonhallintaohjelmistot (IMS) ja henkilöstöhallinnon järjestelmät.

Hyvin integroitu POS-järjestelmä voi:

• Synkronoida myyntitiedot automaattisesti kirjanpito-ohjelmistosi kanssa
• Päivittää varastotiedot myymälä- ja verkkokanavissa
• Viedä asiakastiedot CRM-järjestelmääsi kohdennettua markkinointia varten
• Yhdistää sähköpostimarkkinointialustoihin automaattisia kampanjoita varten
• Integroitua ajanvarausohjelmistoon palvelupohjaisissa yrityksissä

Etsi POS-järjestelmiä, joissa on avoimet ohjelmointirajapinnat. Niiden avulla voit toteuttaa mukautettuja integraatioita, jos sinulla on erityistarpeita, joita valmiit ratkaisut eivät täytä.

Integraatiot – enemmän vai vähemmän?

Ennen POS-järjestelmän valintaa tee luettelo kaikista tällä hetkellä käyttämistäsi ohjelmistoratkaisuista. Varmista, että valitsemasi POS-järjestelmä voidaan integroida näihin työkaluihin, jotta nykyiset työnkulut eivät häiriinny… mutta tarkista samalla ohjelmistosi.

 

Vaikka integraatiot voivat olla tehokkaita, liian monet niistä voivat johtaa monimutkaiseen järjestelmään, jota on vaikea hallita. Keskity integraatioihin, jotka todella tuovat lisäarvoa liiketoimintasi toimintaan.

Skaalautuvuus ja joustavuus

Liiketoimintasi ei ole staattista, eikä POS-järjestelmäsikään pitäisi olla. Hyvä järjestelmä kasvaa kanssasi ja mukautuu kehittyviin tarpeisiisi. Tärkeät skaalautuvuusominaisuudet, joita kannattaa etsiä:

• Useiden myymälöiden hallinta
• Pilvipohjainen arkkitehtuuri
• Mukautettavat ominaisuudet
• Portaittaiset hinnoitteluvaihtoehdot
• API-käyttöoikeus mukautettua kehitystä varten

Skaalautuvan POS-järjestelmän pitäisi mahdollistaa uusien toimipaikkojen helppo lisääminen, käyttäjätilien määrän kasvattaminen tiimin kasvaessa, suurempien tapahtumamäärien käsittely ilman hidastumista sekä tuoteluettelon laajentaminen ilman rajoituksia.

Pilvipohjaiset järjestelmät tarjoavat parhaan skaalautuvuuden. Ne voivat nopeasti kohdentaa lisää resursseja ruuhka-aikoina, ja niiden päivittäminen on yleensä helpompaa.

Joustavuus on yhtä tärkeää. POS-järjestelmän pitäisi mukautua seuraaviin:

• Erilaiset myyntitavat (myymälässä, verkossa, mobiilisti)
• Erilaiset liiketoimintamallit (vähittäiskauppa, tilaukset jne.)
• Muuttuvat markkinatrendit (kuten lähimaksut)

Joustavuudella on merkitystä

Mieti, missä haluat liiketoimintasi olevan viiden vuoden kuluttua — merkitse muistiin tarvitsemasi mittakaava ja selvitä, pystyykö työkalusi tarjoamaan sen. Valitse POS-järjestelmä, joka tukee tätä visiota ja tarjoaa tarvitsemasi ominaisuudet silloin, kun niitä tarvitset. Etsi järjestelmiä, joissa on modulaarinen hinnoittelu ja joiden avulla voit lisätä toimintoja tarpeidesi mukaan.

Helppokäyttöinen käyttöliittymä

POS-järjestelmässä voi olla kaikki maailman ominaisuudet, mutta jos sitä ei ole helppo käyttää, se ei ole hyvä järjestelmä. Intuitiivinen käyttöliittymä on ratkaisevan tärkeä nopeiden maksutapahtumien ja tehokkaan toiminnan kannalta — erityisesti silloin, kun työntekijäsi käyttävät sitä sinun sijastasi. Helppokäyttöisen POS-käyttöliittymän keskeisiä ominaisuuksia:

• Selkeä ja pelkistetty ulkoasu
• Mukautettavat asettelut
• Nopean käytön painikkeet yleisiä tehtäviä varten
• Selkeä ja helposti luettava teksti ja kuvakkeet
• Responsiivisten kosketusnäyttöjen tuki

Etsi POS-järjestelmä, joka tarjoaa helpon tuotteiden haun ja viivakoodien skannauksen, yhden painalluksen hyvitykset ja vaihdot, yksinkertaisen alennusten soveltamisen sekä nopean vaihtamisen käyttäjien välillä. Parhaat käyttöliittymät ovat mukautettavia. Painikkeet, kategoriat ja ominaisuudet pitäisi voida järjestää liiketoimintaasi järkevällä tavalla.

Testaa vaikeimmassa kohdassa

Älä vain esittele POS-järjestelmää itse. Anna vähiten teknisesti taitavan työntekijäsi kokeilla sitä. Jos hän pystyy navigoimaan siinä helposti, olet oikealla tiellä.

Liikkuvuus ja pilvituki

Kiinteään päätelaitteeseen sitoutuminen ei ole aina käytännöllistä. Mobiili- ja pilvipohjaiset POS-ratkaisut tarjoavat joustavuutta ja saavutettavuutta, jotka voivat muuttaa toimintaasi. Tärkeät ominaisuudet, joita kannattaa etsiä:

• Mobiilisovellus älypuhelimille ja tableteille
• Pilvipohjainen tietojen tallennus ja käyttö
• Reaaliaikainen synkronointi laitteiden välillä
• Offline-tilan ominaisuudet
• Etähallintatyökalut

Mobiili POS-järjestelmän avulla voit:

• Käsittele maksutapahtumia missä tahansa myymälässäsi
• Vie liiketoimintasi tien päälle (esimerkiksi ruokarekkoihin tai pop-up-myymälöihin)
• Purkaa jonoja ruuhka-aikoina
• Käytä tietojasi mistä tahansa, missä on internetyhteys
• Lisää uusia maksupäätteitä helposti sesonkiaikoina

Pilvipalvelutuki varmistaa, että tietosi varmuuskopioidaan automaattisesti, niitä voi käyttää miltä tahansa laitteelta ja ne ovat aina ajan tasalla kaikissa toimipisteissä.

Asiakastuki ja koulutus

Helppokäyttöisimmässäkin POS-järjestelmässä voi ilmetä ongelmia. Siksi kattava asiakastuki ja monipuoliset koulutusmateriaalit ovat ratkaisevan tärkeitä POS-järjestelmää valittaessa. Tärkeitä huomioitavia asioita ovat:

• Asiakastuki saatavilla ympäri vuorokauden, vuoden jokaisena päivänä
• Useita tukikanavia (puhelin, sähköposti, chat)
• Kattava tietopankki ja opastusmateriaalit
• Alkukoulutus ja käyttöönoton tuki
• Säännölliset järjestelmäpäivitykset ja uudet ominaisuudet

Etsi POS-palveluntarjoajaa, joka tarjoaa:

• Nopeat vastausajat kiireellisissä ongelmissa
• Omat asiakkuuspäälliköt henkilökohtaista tukea varten
• Video-opastuksia ja vaiheittaisia ohjeita
• Paikan päällä tai virtuaalisesti järjestettäviä koulutustilaisuuksia
• Aktiivinen käyttäjäyhteisö tai keskustelufoorumeita

• Säännölliset yhteydenotot sen varmistamiseksi, että käytät järjestelmää tehokkaasti
• Ennakoivat ilmoitukset uusista ominaisuuksista tai päivityksistä

Testaa palveluntarjoajaa ovelasti

Kun arvioit POS-järjestelmiä, yritä ottaa yhteyttä niiden tukitiimiin epätavallisiin aikoihin. Heidän vastausaikansa ja avuliaisuutensa voivat antaa hyvän käsityksen siitä, mitä asiakkaana voit odottaa. Suhtaudu varauksella POS-palveluntarjoajiin, jotka veloittavat tuesta ylimääräistä tai rajoittavat tukipalveluiden aukioloaikoja.

More Articles

• 6 luottamaani kirjanpidon integrointityökalua yritykselleni
• 15 parasta finanssiteknologian puhujaa, jotka kannattaa varata tapahtumaasi vuonna 2026
• 11 parasta tekoälyn talousuutiskirjettä, joita kannattaa tilata vuonna 2026

Näin valitset oikean POS-järjestelmän

Oikean POS-järjestelmän valinta on yrityksellesi tärkeä päätös. Seuraavien käytännön vaiheiden avulla voit edetä prosessissa ja varmistaa, että valitset omia erityistarpeitasi vastaavan järjestelmän.

1. Arvioi tarpeesi. Aloita tarkastelemalla toimintaasi kriittisesti. Mitkä ovat suurimmat ongelmakohtasi? Ehkä kyse on varastonhallinnasta tai hitaista kassatoiminnoista. Tunnista kolme tärkeintä ominaisuutta, jotka ratkaisisivat nämä ongelmat. Näin voit keskittyä siihen, mikä todella merkitsee järjestelmiä arvioidessasi.
2. Ota budjettisi ja tapahtumamääräsi huomioon. Ole realistinen sen suhteen, mihin sinulla on varaa sekä alkuinvestoinnin että kuukausikustannusten osalta. Tutustu kassajärjestelmien keskimääräisiin kustannuksiin ja muista, että halvin vaihtoehto ei aina tarjoa parasta vastinetta rahalle.
3. Ryhty tutkijaksi. Kun tarpeistasi on selkeä kuva, on aika tehdä tutkimusta. Laadi lyhyt lista 3–5 kassajärjestelmätoimittajasta, jotka palvelevat toimialaasi ja yrityksesi kokoa (onko sinulla pk-yritys vai suuryritys?). Etsi käyttäjäarvosteluja näistä toimittajista.
4. Harkitse integraatioita. Tarkista jokaisen toimittajan integraatiokumppanit – toimivatko ne nykyisten työkalujesi kanssa?
5. Arvioi kassajärjestelmän laitteistoyhteensopivuus. Luettele nykyinen laitteistosi (kassalippaat, kuittitulostimet, viivakoodinlukijat). Tarkista, onko kassajärjestelmä yhteensopiva niiden kanssa vai tarvitseeko sinun varata budjetissa rahaa uusiin laitteisiin. Jos järjestelmä perustuu esimerkiksi iPadiin, huomioi iPad-telineiden ja kortinlukijoiden kustannukset.
6. Analysoi hinnoittelurakenteet. Vertaa kuukausimaksuja ja tapahtumamaksuja. Laske kokonaiskustannukset yhden ja kolmen vuoden ajalta. Etsi piilokuluja, kuten tukipalveluiden kustannuksia tai lisäominaisuuksien maksuja.
7. Kokeile järjestelmiä käytännössä maksuttomien kokeilujaksojen avulla. Älä luota pelkästään markkinointimateriaaleihin. Useimmat toimittajat tarjoavat 14–30 päivän kokeilujaksoja. Käytä tämä aika simuloidaksesi ”päivää elämässä” -tilannetta. Käsittele myyntejä, tee hyvityksiä ja laadi raportteja. Mittaa, kuinka kauan tavallisten tehtävien, kuten varaston lisäämisen, suorittaminen kestää.
8. Testaa jokaisen toimittajan tukipalvelun vastausaika. Asiakastuki voi ratkaista kassajärjestelmäkokemuksesi onnistumisen tai epäonnistumisen. Testaa heitä nimettömästi. Jos toimit tavanomaisten aukioloaikojen ulkopuolella, ympärivuorokautinen tuki on välttämätön. Arvioi myös tietopohjan ja opastusvideoiden kattavuus.
9. Ajattele tulevaisuutta. Jos laajentuminen häämöttää horisontissa, varmista, että järjestelmä pystyy hallitsemaan useita toimipaikkoja. Sen tulisi käsitellä vähintään kaksinkertainen määrä nykyisiin tapahtumamääriisi verrattuna ilman vaikeuksia.
10. Tietoturvasta ei voi tinkiä. Varmista PCI DSS -vaatimustenmukaisuus ja etsi ominaisuuksia, kuten päästä päähän -salausta ja tokenisointia. Petosten tunnistamiseen tarkoitetut työkalut ovat suuri etu.
11. Hanki palautetta samankaltaisilta yrityksiltä. Älä tee tätä päätöstä tyhjiössä. Ota yhteyttä muutamaan toimialaasi kuuluvaan yritykseen, jotka käyttävät harkitsemaasi kassajärjestelmää. Kysy heidän kokemuksistaan ja haasteistaan sekä siitä, valitsisivatko he saman järjestelmän uudelleen. Aina tällaisessa tilanteessa käännyn Redditin puoleen. Kummallista kyllä, se toimii.
12. Tee päätöksesi. Laadi päätösmatriisi tärkeimmistä kriteereistäsi. Pisteytä jokainen järjestelmä sen perusteella, kuinka hyvin se täyttää kunkin kriteerin. Huomioi kokonaiskustannukset, helppokäyttöisyys ja kasvupotentiaali

Yleiset virheet, joita kassajärjestelmää valittaessa kannattaa välttää

Tässä on luettelo pahimmista virheistä, joita ihmiset tekevät kassajärjestelmää valitessaan:

• Keskittyminen yksinomaan hintaan ja pitkän aikavälin arvon sivuuttaminen
• Skaalautuvuuden merkityksen unohtaminen tulevan kasvun kannalta
• Integraatiomahdollisuuksien ja nykyisten ohjelmistojen yhteensopivuuden huomiotta jättäminen
• Vankan asiakastuen tarpeen aliarvioiminen
• Järjestelmän valitseminen testaamatta sitä ensin perusteellisesti
• Yrityksen tarvitsemien toimialakohtaisten ominaisuuksien sivuuttaminen
• Henkilöstön osallistamatta jättäminen päätöksentekoprosessiin
• Tarpeettomien ominaisuuksien valitseminen, mikä vaikeuttaa päivittäistä toimintaa
• Järjestelmän helppokäyttöisyyden ja oppimiskäyrän laiminlyöminen
• Omistamisen kokonaiskustannusten, mukaan lukien laitteiston ja maksujen, huomiotta jättäminen

Kassajärjestelmän valitseminen on investointi yrityksesi tulevaisuuteen. Käytä aikaa, tee taustatyösi äläkä pelkää esittää vaikeita kysymyksiä. Oikea järjestelmä ei ainoastaan täytä nykyisiä tarpeitasi, vaan tukee myös sujuvaa kassajärjestelmän käyttöönottoa ja varmistaa, että se kasvaa yrityksesi mukana.

Vahvista yritystäsi oikealla kassajärjestelmällä

Oikean kassajärjestelmän valinnassa ei ole kyse vain hienon kassakoneen löytämisestä. Kyse on siitä, että yrityksesi saa käyttöönsä tehokkaan työkalun, joka auttaa sujuvoittamaan toimintaa, kasvattamaan myyntiä ja tuottamaan korvaamattoman arvokkaita näkemyksiä.

Tietoturvaominaisuuksista ja varastonhallinnasta maksujen käsittelyyn ja asiakaskokemuksen hallintaan jokaisella osa-alueella on ratkaiseva merkitys täydellisesti sopivan kassajärjestelmän löytämisessä.

Sanomattakin on selvää, että yhtä kaikille sopivaa ratkaisua ei ole. Sinulle paras POS-järjestelmä on sellainen, joka vastaa yrityksesi erityistarpeita, budjettia ja kasvusuunnitelmia. Käytä aikaa, tee taustatutkimusta äläkä epäröi pyytää esittelyjä ja kokeilujaksoja. Pysytkö ajan tasalla kaikesta POS-tiedosta käden ulottuvilla? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä suoraan sähköpostiisi.