Kuinka automatisoida kuluraportit kuudessa vaiheessa
Kuluraporttien hyväksyminen on työläs tehtävä, ja lupaan, etteivät työntekijäsi varsinaisesti riemastu niiden laatimisesta. Kulujen automatisointi voi auttaa sinua ja työntekijöitäsi pääsemään lopullisesti eroon tästä toistuvasta raportointi-hyväksyntäkierrosta.
Mitä kuluraporttien automaatio on?
Kuluraporttien automaatiossa käytetään kuluraporttiohjelmistoa tai vähintään hyviä standardoituja raportteja, joiden avulla voidaan nopeuttaa tai ohittaa työläitä toistuvia tehtäviä, kuten raporttien tarkistamista ja korvausten käsittelyä.
Nykyaikaiset kulujenhallintaratkaisut huolehtivat kuitenkin paljon muustakin kuin perusteista. Ne on suunniteltu automatisoimaan ja sujuvoittamaan lähes kaikki prosessin vaiheet, mukaan lukien korvattavien kulujen kirjaaminen, seuranta, hyväksyminen ja maksaminen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miksi kuluraportit kannattaa automatisoida?
Miksi investoida tähän teknologiaan ja suunnitella kulujen hyväksyntäprosessisi uudelleen? Jos et automatisoi korvausten hyväksyntätyönkulkua, menetät huomattavan määrän säästömahdollisuuksia. Puhutaanpa siitä, miksi kuluraportit kannattaa automatisoida:
- Vähemmän virheitä: Global Business Travel Associationin mukaan 19 % kaikista kuluraporteista sisältää virheitä. Raportissa kerrotaan myös, että yrityksiltä kuluu keskimäärin 18 minuuttia yhden virheen korjaamiseen. Se on valtavaa ajan, energian ja työvoimakustannusten tuhlausta. Kulujenhallintaohjelmiston hyötyihin kuuluu virheiden vähentyminen, mikä voi säästää tuhansia euroja erityisesti verokaudella.
- Nopeammat hyväksynnät: Esihenkilöt voivat hyväksyä kuluraportit yhdellä napsautuksella ilman aikaa vievien ja hankalakäyttöisten taulukkolaskentatiedostojen käsittelyä. Hyväksyntää varten ei myöskään tarvitse eriyttää tehtäviä, koska kaikki tiedot ovat saatavilla, mukaan lukien kuitit ja kuluraportin hyväksyneen henkilön nimi.
- Tehokkuuden paraneminen: Automaatio sujuvoittaa ja nopeuttaa koko prosessia raportin lähettämisestä sen hyväksyntään. Se poistaa useita manuaalisia tehtäviä, kuten tietojen syöttämisen raporttiin, kaikkien kulujen tarkistamisen sen varmistamiseksi, että ne ovat kulupolitiikan mukaisesti korvattavia, sekä korvausten maksamisen.
- Työntekijäystävälliset prosessit: Tietojen kopioiminen kuitista työraporttiin ei varsinaisesti lisää työtyytyväisyyttä. Arkipäiväisten tehtävien siirtäminen ohjelmiston hoidettaviksi vapauttaa työntekijöiden aikaa strategiatyöhön tai innovointiin, ja molemmat voivat parantaa työtyytyväisyyttä.
- Parempi näkyvyys kuluihin: Näkyvyyden puute on yleinen ongelma – johtajat eivät tiedä, mitä on käytetty, ennen kuin kuukausi on päättynyt. Kuten Embursen talousjohtaja Adriana Carpenter kertoi PYMNTSille:
Yrityksillä on haasteita saada näkyvyyttä työntekijöidensä tekemiin kuluihin. … Työntekijät tekevät 20–40 % kuluista itse, eivätkä ne kulje keskitetyn prosessin kautta
Reaaliaikainen näkyvyys kulutustottumuksiin auttaa talousjohtajia ja taloushallinnon tiimiä tekemään oikea-aikaisia, dataan perustuvia päätöksiä. Kulujenhallinnan automaatiojärjestelmät tarjoavat reaaliaikaisen näkymän. Kun työntekijät lähettävät kulutietoja, ohjelmiston analytiikkaominaisuus kokoaa nämä tiedot havainnollisiksi kaavioiksi ja raporteiksi.
Kuluraporttien automatisointi: vaiheittainen opas
Työntekijöiden kuluraporttien automatisointi on melko suoraviivaista. Tärkeintä tässä on käyttämäsi kuluraporttiohjelmisto, joten valitse se huolellisesti.
Kun järjestelmäsi on käytössä, seuraavat vaiheet ovat:
1. Määritä kulujen automaatio-ohjelmisto
Määritys tarkoittaa ohjelmiston konfigurointia hyväksyntätyönkulkujesi perusteella. Tässä vaiheessa järjestelmään syötetään myös kulupolitiikassasi mainitut säännöt ja rajat.
Kun kaikki on määritetty, anna asianmukaisille tiimin jäsenille heidän rooleihinsa perustuvat käyttöoikeudet.
2. Työntekijä kirjaa kulun
Aina kun työntekijä maksaa jotain omasta taskustaan, hän kirjaa kulun ohjelmistoon. Sen jälkeen ohjelmisto hakee tiedot suoraan kulutililtäsi.
On parasta käyttää mobiiliystävällistä ratkaisua, jotta työntekijät voivat kirjata kuluja liikkeellä ollessaan. Useimmissa ohjelmistoratkaisuissa työntekijät voivat ladata kuitista valokuvan kulua kirjatessaan, jolloin tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti.
3. Kulupolitiikan tarkistus (automatisoitu)
Parhaat kulujen automatisointiohjelmistot tarkistavat kulut automaattisesti kulukäytäntöä vasten ja tarkistavat säännöt ja raja-arvot, kuten korvattaviksi oikeuttavat kululuokat ja kulutusrajat.
Riippuen taloushallinnon osastorakenteestasi sinä, talouspäällikkösi tai muu tiimisi jäsen saa reaaliaikaisia ilmoituksia aina, kun kuluraportit läpäisevät tämän vaiheen.
4. Hyväksy kulujen korvaus
Ilmoituksen saatuaan tästä järjestelmästä vastaava henkilö tarkistaa kuluraportit, vertaa tietoja kuittiin ja hyväksyy ne yhdellä napsautuksella. Joissakin järjestelmissä tätä ei tarvitse tehdä lainkaan, jos kulu alittaa tarkistusrajasi, mikä automatisoi prosessia entisestään.
Työntekijät saavat rahansa, ja kaikki korvaukset kirjataan automaattisesti yrityksen kirjanpitojärjestelmään.
5. Tarkastusketju muodostetaan (automaattisesti)
Automaattiset kulujenhallintajärjestelmät ylläpitävät kattavaa tarkastusketjua jokaisesta työntekijällesi aiheutuvasta kulusta.
Järjestelmä säilyttää digitaalisen kopion kaikista asiaankuuluvista asiakirjoista, kuten kuiteista ja kuluraporteista, mikä helpottaa huomattavasti sisäisiä tarkastuksia kaikkien osapuolten kannalta.
6. Tarkista analytiikka ja raportit
Parhaat ohjelmistoratkaisut sisältävät sisäänrakennetut analytiikka- ja raportointiominaisuudet. Voit tarkastella esimerkiksi työntekijöiden kuluttamia summia ja poikkeamia budjetoiduista luvuista.
Nämä tiedot tarjoavat myös perustan liiketoiminnan kulujen ennustamiselle seuraavalla kaudella.
Löydä oikea kuluraporttien automatisointityökalu
Huomaatko, kuinka koko automatisoitu prosessi riippuu kulujen automatisointiohjelmistostasi?
Siksi on tärkeää valita ohjelmisto, joka tukee työnkulkuasi ja tarjoaa yrityksesi tarvitsemat ominaisuudet. Tässä on asioita, joita sinun kannattaa etsiä:
Erityisominaisuudet
Etsi ominaisuuksia, kuten määritettävät hyväksyntätyönkulut, käytäntöjen noudattamisen tarkistukset sekä analytiikka ja raportointi.
Nämä ominaisuudet säästävät runsaasti aikaa ja vähentävät prosessin virheitä. Esimerkiksi optinen tekstintunnistus (OCR) auttaa poimimaan tietoja kuiteista ja täyttämään ne automaattisesti raportteihin. Se säästää aikaa ja vähentää näppäilyvirheitä.
Helppo käyttöönotto
Jotkin työkalut ovat liian monimutkaisia. Vaikka ne tarjoavat runsaasti ominaisuuksia, kustannusten ja hyötyjen suhde voi kääntyä epäedulliseksi, jos ohjelmiston käyttöönotto kestää kuukausia ja sen hallintaan tarvitaan oma työntekijä.
Etsi ohjelmisto, joka on helppo ottaa käyttöön ja tarjoaa tarvitsemasi ominaisuudet.
Mobiilikäyttömahdollisuus
Työntekijöilläsi saattaa olla paljon tehtävää. Työntekijät voivat unohtaa kirjata kulut tai hukata kuitit ollessaan liikkeellä.
Mobiilisovellukset helpottavat kulujen kirjaamista — aina kun työntekijä suorittaa maksun, hän voi ottaa kuitista kuvan puhelimellaan ja ladata sen sovellukseen.
Mukautusmahdollisuudet
Kululaskujen automatisointiohjelmiston tulisi antaa sinun mukauttaa luokkia, tunnisteita ja muita asetuksia yrityksesi yksilöllisten tarpeiden mukaan.
Sovelluksen tulisi myös antaa sinun määrittää yksityiskohtaiset käyttäjäoikeudet, jotta voit hallita, kuka voi nähdä, muokata ja hyväksyä kuluja.
Asiakastuki
Kuinka nopeasti saat apua, kun tarvitset sitä? Lue palveluntarjoajan arvostelut ennen rekisteröitymistä varmistaaksesi, että tukitiimillä on oikea yhdistelmä resursseja ja että se reagoi nopeasti.
Integraatiot
Integroituko kulujen automatisointiohjelmisto ERP-järjestelmääsi tai muihin säännöllisesti käyttämiisi työkaluihin, kuten Slackiin?
Integraatio mahdollistaa tietojen vaihdon sovellusten välillä, mikä helpottaa automatisointia. Esimerkiksi integroidussa järjestelmässä, kun taloushallinto hyväksyy kulun korvattavaksi, kulujenhallintajärjestelmä välittää tämän tiedon kirjanpito-ohjelmistoon. Kirjanpito-ohjelmisto käyttää näitä kulutietoja päivittääkseen tilinpäätöslaskelmat (tuloslaskelman, taseen ja kassavirtalaskelman) sekä asiaankuuluvat pääkirjatilit.
Huomioitavaa ennen kuluraporttien automatisoinnin käyttöönottoa
Ennen kuin sitoudut ohjelmistopalveluntarjoajaan, pohdi haasteita, joita saatat kohdata matkan varrella. Näin voit hallita käyttöönottoprosessia paremmin ja vähentää viivästyksiä. Tässä on yleisiä asioita, joita kannattaa ottaa huomioon:
1. Yrityksesi tarpeet
Internetistä löytyy hienoimpia mahdollisia ohjelmistoja. Mutta tarvitseeko yrityksesi hienoa järjestelmää? Jos olet kasvava SaaS-yritys, helppokäyttöinen ratkaisu, joka sisältää kaikki olennaiset ominaisuudet, voisi olla järkevämpi vaihtoehto.
Sinun tulisi myös ottaa huomioon kulujen määrä ja monimutkaisuus, käyttäjien lukumäärä sekä ohjelmiston mukana tulevat valmiit integraatiot.
2. Budjetti ja sijoitetun pääoman tuotto
Automatisoiduilla järjestelmillä voi olla korkea hintalappu, eikä huomioon tarvitse ottaa pelkästään ostohintaa. Sinun on myös huomioitava koulutuksen, käyttöönoton ja ylläpidon kustannukset.
Sopivatko nämä kustannukset nykyiseen budjettiisi? Jos sopivat, tee nopea kustannus-hyötyanalyysi. Jos olet esimerkiksi pieni yritys, joka käsittelee vain muutamia kuluraportteja, kehittyneen järjestelmän kustannukset saattavat ylittää selvästi sen hyödyt.
3. Työntekijöiden käyttöönotto ja koulutus
Gartnerin kyselyn mukaan 60 % työntekijöistä turhautuu uuden ohjelmiston käyttöön. Jos työntekijät ovat tottuneet paperipohjaiseen prosessiin, digitaaliseen ratkaisuun siirtyminen voi tuntua ylivoimaiselta.
Ongelma on pienempi, jos ratkaisusi on melko helppokäyttöinen. Monimutkaisten järjestelmien kohdalla sinun on kuitenkin järjestettävä perusteellisia koulutustilaisuuksia, laadittava selkeät dokumentaatiot ja tarjottava jatkuvaa tukea muutoksen helpottamiseksi ja käyttöönoton edistämiseksi.
4. Muutoksenhallinta ja viestintä
Uuden kulujen hyväksyntätyönkulun käyttöönotto on merkittävä muutos. Käyttöönoton kiirehtiminen ja kuluraportointiprosessin radikaali muuttaminen voivat häiritä toimintaa.
Työntekijät voivat esimerkiksi tehdä virheitä ohjelmistoa käyttäessään, tai ohjelmisto ei välttämättä toimi saumattomasti, kun se integroidaan kirjanpitojärjestelmääsi. Näihin haasteisiin varautuminen ennen käyttöönottoa säästää paljon aikaa ja rahaa.
Entä virtuaaliset kortit?
Tarvitsetko todella kuluraportteja virtuaalisten korttien maailmassa? Virtuaaliset kortit ovat toki hyvä tapa välttää kuluraporttien käsittelyn vaiva, mutta vain 38 % yhdysvaltalaisista ja kanadalaisista yrityksistä käyttää virtuaalisia kortteja.
Virtuaalisen kortin käytöstä huolimatta tulee tilanteita, joissa työntekijöiden on ehkä luotava kuluraportti, ja sinun on hyväksyttävä ne.
Toimittaja ei esimerkiksi välttämättä hyväksy tiettyjä maksutapoja tai hyväksy ainoastaan käteistä. Työntekijällä ei ehkä ole pääsyä virtuaaliseen korttiin tai maksu epäonnistuu, kun hän käyttää korttia. Kaiken kaikkiaan ne ovat loistavia silloin, kun ne toimivat… ne eivät vain aina toimi.
Sano hyvästit manuaaliselle kulujenhallinnalle
Etkö pidä paperisten kuittien, manuaalisen tiedonsyötön ja luottokorttitiliotteiden hallinnasta? Käytä automatisoitua kulujenhallintaohjelmistoa ja sano hyvästit manuaalisille prosesseille. Kulujenhallinnan automatisoinnin käyttöönottoon liittyy ennakkokustannus, mutta se voi tuottaa huomattavasti hintaa suurempia säästöjä, jos valitset oikean työkalun.
Oletko valmis vahvistamaan talousjohtajan kyvykkyyksiäsi? Tilaa uutiskirjeemme ja saat talousalan johtajien asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä teknologia-alaa muokkaavilta talousalan johtajilta.
