Kuukauden päättämisen tarkistuslista: 3-vaiheinen opas (+ ilmainen lataus)
Kuukauden lopun päätösten tarkistuslistasta oli minulle paljon enemmän hyötyä kuin osasin odottaa. Kuukauden lopun päätösprosessi varmistaa, että taloudelliset tulokset ovat oikea-aikaisia ja tarkkoja, auttaa löytämään liiketoiminnan kulutuksen parannuskohteita ja pitää kaikki keskittyneinä liiketoiminnan kannalta tärkeisiin asioihin.
Tässä artikkelissa olen käsitellyt päätösprosessin A:sta Ö:hön ja antanut sinulle kuukauden lopun päätösten tarkistuslistan, jota käytän tällä hetkellä mallina, jota voit soveltaa omaan liiketoimintaasi.
Ilmainen kuukauden lopun päätösten tarkistuslistasi
Aloitetaan tärkeimmästä: tässä on tarkistuslista, jonka voit ladata ja ottaa käyttöön.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Myöhemmin tässä artikkelissa kerron oletuksistani ja liiketoimintani erityistarpeista, joten jatka lukemista, jos haluat mukauttaa tämän mallin vastaamaan täydellisesti omaa liiketoimintaasi.
Kuukauden lopun päätösten merkitys
Kuukauden lopun päätösprosessin merkitys on yllättävän suuri. Sen avulla voit ottaa etäisyyttä päivittäisiin toimintoihisi ja arvioida viime kuukauden vaikutusta liiketoimintaasi, mikä auttaa sinua:
- Luomaan perustan tulevalle taloussuunnittelulle
- Tuomaan taloudelliset poikkeamat esiin mahdollisimman nopeasti
- Vähentämään tulevia toiminnallisia ja oikeudellisia ongelmia
Tilanteen tarkastelu vähentää merkittävästi taloudellisten virheraportointien ja epätarkkuuksien riskiä.
Täsmällinen kuukauden lopun päätösprosessi muodostaa luvuista, saldoista ja tilinpäätöksistä kertomuksen, joka luo perustan strategisille liiketoimintapäätöksille. Se tuo kirjanpitojärjestelmän suunnitelmallisen tarkastelun osaksi prosessia ja antaa hyvän syyn arvioida kokonaissuoriutumista.
Riippumatta siitä, millaisia tunteita kirjanpito sinussa herättää, toivon, että tämän artikkelin luettuasi näet vahvan kuukauden lopun päätösprosessin arvon.
Kuukauden lopun päätöksiin valmistautuminen
Kuukauden lopun päätösten onnistuminen alkaa jo ennen tilikauden päättymistä. Se edellyttää ennakointia, suunnittelua ja oikeiden mekanismien käynnistämistä, jotta päätösprosessi on sujuva, tarkka ja tehokas.
Tässä on, mitä sinun tulee tehdä:
1. Aseta selkeät tavoitteet
Selkeät tavoitteet ja toimintaperiaatteet ohjaavat kuukauden lopun päätösprosessia ja varmistavat, että jokainen toimenpide tukee yrityksen taloudellisia tavoitteita.
Tavoitteet voivat vaihdella esimerkiksi "tuloslaskelman raportoinnin tarkkuuden varmistamisesta" aina "kuukausittaisen päätösprosessin sujuvoittamiseen".
Selkeästi määritellyt tavoitteet yksinkertaistavat prosessia ja tarjoavat vertailukohdan kirjanpito-osastosi mittaamiseen.
2. Tunnista keskeiset mittarit
Kuukauden lopun päätöksen aikana seurattavien keskeisten mittareiden tunnistaminen on paras tapa parantaa työnkulkua. Näihin mittareihin voivat kuulua:
- Taloudellinen tarkkuus
- Prosessitehokkuus
- Vaatimustenmukaisuusaste
- Kuukausipäätösprosessin loppuun saattamiseen kuluva aika
- Suoritettavien tilitäsmäytysten määrä
- Pankkitileilläsi olevan pikkukassan keskimääräinen saldo jokaisen kuukausipäätöksen yhteydessä
Keskeisillä mittareilla arvioidaan kuukausipäätösprosessin tehokkuutta ja tarkkuutta, mikä varmistaa, että sinä ja tiimisi kehitätte sitä jatkuvasti.
3. Laadi aikataulu
Aika on ratkaisevan tärkeää kuukausipäätöksessä. Selkeän ja realistisen aikataulun laatiminen jokaiselle tehtävälle on olennaista, sillä se ohjaa prosessia ja varmistaa tehtävien valmistumisen ajoissa.
Esimerkiksi asetan aikataulun kuukausipäätöksen saattamiseksi päätökseen 10 työpäivää ennen kuukauden loppua.
Muiden yritysten on ehkä suoritettava enemmän (tai vähemmän!) prosesseja niiden toimintojen ja tilien mukaan. Jos esimerkiksi:
- Varastoit tuotteita, teet todennäköisesti kuukausittaiset varastokirjaukset varmistaaksesi oikeat arvot.
- Sinulla on kehittyneempi maksujenhallintaprosessi, hallinnoit ostovelkoja (eli maksamme laskut 30 päivän kuluessa).
- Tarjoat käyttämättömien lomapäivien korvauksia, tee kuukausittainen oikaisu lomakertymään.
- Maksat palkat kahdesti kuukaudessa, tarvitset ylimääräisen palkkakertymän oikaisun jokaisen kuukauden lopussa.
Kuukausipäätösprosessin toteuttaminen
On aika ryhtyä toimeen.
Tässä on käyttämäni kuukausipäätöksen tarkistuslista; voit ladata sen ja mukauttaa sitä yrityksesi tarpeisiin.
Tilien päättäminen
- Dokumentoi kaikki Yhdysvaltain luottokorttikirjaukset (CC)
- Dokumentoi kaikki Kanadan CC-kirjaukset
- Dokumentoi kaikki muun valuutan CC-kirjaukset
- Dokumentoi kaikki Yhdysvaltain käteiskirjaukset
- Dokumentoi kaikki CAD-käteiskirjaukset
Kuukauden lopun kirjaukset
- Maksa kuukausittainen veron ennakkomaksu
- Päivitä käyttöomaisuuskirjanpitotiedosto
- Oikaise kuukausittainen käyttöomaisuuskirjaus
- Päivitä ennakkoon maksettujen kulujen kirjanpitotiedosto
- Oikaise ennakkoon maksettujen kulujen kirjaus
- Päivitä kuukausittaisten jaksotusten kirjanpitotiedosto
- Oikaise kuukausittainen jaksotuskirjaus
- Kirjaa kaikki kuluvaan kuukauteen liittyvät muut kuin käteismaksut kolmansille osapuolille (esim. ostovelat, hankitut mutta laskuttamattomat palvelut jne.)
- Oikaise kuukausittaiset palkkakirjaukset kustannusluokkiin ja divisiooniin
- Peruuta bonusjaksotus (tarvittaessa)
- Syötä kuukausittainen bonusjaksotuksen oikaisu
Raportointi
- Rahoita EOR-tili
- Hyväksy EOR-maksu
- Päivitä kassavirtadokumentti
- Täsmäytä ulkopuoliset maksupalveluntarjoajat, kuten PayPal, Wise, Bill.com jne.
- Täsmäytä USD-käteinen
- Täsmäytä CAD-käteinen
- Täsmäytä USD CC
- Täsmäytä CAD CC
- Täsmäytä muun valuutan CC
- Syötä taloustiedot sisäiseen raportointidokumenttiin (mukaan lukien kuukausitulokset, budjetin ja toteuman vertailu sekä muut sidosryhmien kannalta merkitykselliset tiedot).
- Oikaise sisäistä raportointidokumenttia (tarvittaessa)
Viestintä
- Viesti muiden osastojen edellyttämistä tehtävistä
- Lähetä kassavirran tuloksia koskeva sähköposti asiaankuuluville sidosryhmille
- Lähetä taloudellisia tuloksia koskeva sähköposti asiaankuuluville sidosryhmille
- [Nykyinen kuukausi] Talousluvut suljettu
Parhaiden käytäntöjen huomioiminen
Olen koonnut yllä olevasta kuukauden lopun sulkemisen tarkistuslistasta seuraavia huomioita.
Ensinnäkin toimin maailmanlaajuisesti toimivassa kanadalaisessa media- ja teknologiayrityksessä BWZ. Saatat haluta mukauttaa tätä niin, että tilisi ovat yhdysvaltalaisia.
Suosittelen lisäämään tähän luetteloon myös muita parhaita käytäntöjä:
- Liitä jokaiseen luettelon kohtaan määräpäivä, jotta prosessi järjestelmällistyy ja sulkeminen valmistuu ajallaan. Aluksi nämä päivämäärät voivat auttaa muistamaan tehtävien järjestyksen ja ylläpitämään edistymistä.
- Tiimin kasvaessa ja prosessien monimutkaistuessa jaa tehtäviä useammille tiimin jäsenille. Määräpäivät estävät pullonkauloja ja pitävät raportoinnin johdonmukaisena.
- Nimeä jokaiselle tehtävälle vastuuhenkilö. Sen sijaan, että kirjoittaisit vain henkilön nimen, suosittelen rakentamaan tarkistuslistan tehtävienhallintaohjelmistoon, jotta siihen voidaan reagoida reaaliaikaisesti.
Mitä muuta mukaan
Mukaan on todennäköisesti tarpeen sisällyttää myös muita asioita, joita en ole maininnut, kuten:
- Käyttöomaisuuden poistot,
- Tilien täsmäytykset,
- Kirjanpitoviennit,
- Fyysisen varaston muutokset,
- Emoyhtiön ja tytäryhtiöiden tilien konsolidointi,
- Valuuttakurssioikaisut,
- Ja kaikki muut käytössäsi olevat kirjanpitomenettelyt.
Muista, että tämä on sinua varten; älä epäröi eritellä tehtäviäsi yksityiskohtaisesti liiketoimintasi tarpeiden mukaan.
Muutoksia koskevat kommentit
Luetteloon sisältyy sisällöllisesti, mutta ei sanamuodoltaan, muutoksia koskevat kommentit.
Lisään joka kuukausi kommentit tileistä, joilla on merkittäviä kuukausien välisiä muutoksia tai olennaisia budjetin ja toteuman välisiä eroja (sekä niiden syistä). Tämä tehdään sekä kassavirran että taloudellisten tulosten raportointia varten.
Jos esimerkiksi saat rahoitusta pääomasijoittajilta etkä ole vielä voitollinen, kassan kulumisasteesta tulee kriittinen mittari, jota sijoittajasi seuraavat. Sinun on sisällytettävä mukaan analyysi kuluvan kuukauden kassan kulumisasteesta suhteessa budjettiin, arvio kassan kulumisasteen kehityksestä sekä herkkyysanalyysi tästä arviosta (muiden asioiden ohella).
Prosessien dokumentointi
Suuremmassa yrityksessä saatat haluta dokumentoida jokaisen kuukauden lopun sulkemiseen liittyvän prosessin, kuten urakoitsijoiden ja palkanlaskennan jaon.
Lasken ja teen nämä itse, mutta suurempi yritys saattaa haluta säilyttää näistä tiedoista täysin erillisen työkirjan tai harkita ulkoistettuja kirjanpitopalveluja erikoistuneita tehtäviä varten.
Työtehtävien eriyttäminen
Suuret yritykset voivat sisällyttää mukaan todisteet valmistelijasta ja tarkastajasta. Tämä työtehtävien eriyttäminen on melko yleistä suuremmissa yrityksissä; noin vuoden kuluttua siirrän todennäköisesti kuukauden lopun sulkemiseen liittyvät prosessit toiselle tiimin jäsenelle ja toimin itse tarkastajana, jotta valvontaa ja luottamusta virheettömään työhön voidaan lisätä.
Raportoinnin tarkkuus
Taloudellisen raportoinnin 100-prosenttinen tarkkuus on tietenkin tavoitteena, mutta keskity siihen, mikä on liiketoimintasi kannalta olennaista.
Jos taloutesi on vakaalla pohjalla ja huomaat pieniä poikkeamia, kuten tililtä puuttuvan 30 dollaria, et käy koko malliasi uudelleen läpi löytääksesi sitä. Vaikka tavoitteena on täydellinen tarkkuus, keskity muodostamaan tärkeille sidosryhmillesi selkeä kokonaiskuva ja viestimään nopeasti.
Olet arvokkaimmillasi, kun annat päätöksentekijöille täsmällistä ja olennaista tietoa, jonka avulla he voivat tehdä yrityksen kannalta parhaat päätökset.
Säännösten ja standardien noudattaminen
Tilinpäätösstandardien ja sääntelyvaatimusten noudattaminen on välttämätöntä. Säännösten noudattaminen ylläpitää lainmukaisuutta sekä taloudellisen eheyden ja läpinäkyvyyden periaatteita.
Olipa kyseessä US GAAP, IFRS, ASPE tai mikä tahansa yrityksesi käyttämä paikallinen tilinpäätösstandardi, niiden noudattaminen varmistaa yhdenmukaisen, läpinäkyvän ja vertailukelpoisen talousraportoinnin.
Teknologian hyödyntäminen
Oikean teknologian käyttö voi tehostaa kuukauden päättämisprosessia.
Olipa kyse myyntisaamisten tai ostovelkojen automaation työkaluista tai kirjanpito-ohjelmistosta, joka varmistaa raportoinnin vaatimustenmukaisuuden ja tarkkuuden, teknologialla on ratkaiseva rooli.
Kyse on yrityksellesi sopivien työkalujen löytämisestä, jotta elämäsi helpottuu laadusta tinkimättä. Olet yrityksesi tulostaulun pitäjä; sinun on varmistettava, että pisteet ovat oikein.
Jos tutkit edelleen kirjanpito-ohjelmistoja, anna minun auttaa. Teknologia-analyytikkotiimimme mukaan nämä ovat markkinoiden parhaat kirjanpitoratkaisut tällä hetkellä:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Tulosten analysointi
Kuukauden päättämisen jälkeen on aika tarkastella ja analysoida tuloksia.
Raporttiesi taloustiedot kertovat tarinan, joka koostuu seuraavista osatekijöistä:
Taloudelliset oivallukset
Kuukauden päättäminen on enemmän kuin rutiinitehtävä; se voi tarjota runsaasti taloudellisia oivalluksia.
Kyse on lukujen analysoinnista, suuntausten ymmärtämisestä ja mallien tunnistamisesta. Kuukauden päättämisestä saadut taloudelliset oivallukset auttavat arvioimaan yrityksesi taloudellista tilannetta, kassavirtaa, kannattavuutta ja vakavaraisuutta.
Näissä oivalluksissa ei ole kyse vain nykyhetken ymmärtämisestä, vaan myös tulevaisuuden ennustamisesta riippumatta siitä, syötätkö nämä luvut ennustemalliin vai et.
Ne tukevat budjetointia, taloussuunnittelua ja ennustamista, minkä ansiosta yrityksesi voi tehdä tietoon perustuvia taloudellisia päätöksiä. Lisäksi nämä luvut tarjoavat vertailukohdan yrityksesi tulevan taloudellisen suorituskyvyn mittaamiseen.
Kukapa ei rakastaisi ennätyksellisen suurta liikevaihtoa?
Suorituskykymittarit
Keskeiset suorituskykymittarit, kuten kassankierron sykli, käyttöpääoman tehokkuus ja kustannustenhallinnan tehokkuus, tarjoavat selkeän ja objektiivisen arvion yrityksesi suorituskyvystä. Kiinnitä näihin mittareihin erityistä huomiota päättäessäsi kirjanpidon kuukauden lopussa.
Suorituskykymittarit auttavat tunnistamaan kehityskohteita. Ne tuovat esiin pullonkaulat, tehottomuudet ja parannusmahdollisuudet.
Menestyäksesi strategisena talousjohtajana ja luodaksesi arvoa ylimmälle johdolle sinun on mitattava suorituskykyä vertailuarvoja vasten, ymmärrettävä puutteet ja pyrittävä jatkuvaan parantamiseen.
Jatkuva parantaminen
Taloushallinnon toimintaympäristö muuttuu nopeasti, ja niin pitäisi myös kuukauden lopun sulkemisprosessin. Jatkuva parantaminen ei ole kertaluonteinen tehtävä, vaan kulttuuri ja sitoutuminen erinomaisuuteen, tehokkuuteen ja vaikuttavuuteen kuukauden lopun sulkemisprosessissa.
Prosessin arviointi
Käytä laatimaani tarkistuslistaa lähtökohtana ja lisää tai korvaa tehtäviä sen mukaan, kun tunnistat, mikä on organisaatiosi kasvun kannalta tärkeintä.
Parantamisen varaa on aina. Tehtäväsi on ottaa askel taaksepäin, arvioida prosessia kokonaisuutena ja ymmärtää kokonaiskuva.
Sulkemisprosessin ja sen tulosten arviointi auttaa ymmärtämään nykyisten prosessien tehokkuutta, talousraportoinnin tarkkuutta ja teknologian tehokkuutta. Näin saat käytännönläheisiä näkemyksiä prosessin virtaviivaistamiseen, tarkkuuden parantamiseen ja tehokkuuden lisäämiseen.
Uusien teknologioiden käyttöönotto
Älä epäröi kokeilla uusia asioita tässä prosessissa. Uusien teknologioiden käyttöönotto voi parantaa tehokkuutta, tarkkuutta ja vaatimustenmukaisuutta. Olipa kyse kirjanpidon automaatiotyökaluista nopeampaa rahojen kotiuttamista varten tai yrityksen suorituskyvyn hallinnan työkaluista reaaliaikaiseen seurantaan ja analysointiin, uusien teknologioiden hyödyntäminen voi muuttaa toimintaa merkittävästi.
Uudet teknologiat voivat vähentää kuukauden lopun sulkemiseen tarvittavaa aikaa ja vaivaa, jolloin sinä ja taloushallinnon tiimi voitte keskittyä strategisempiin ja enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin.
Tarkista kuitenkin oman etusi vuoksi uuden työkalusi tekemä työ.
On aika sulkea kirjanpito
Kuukauden lopun prosessin hallitseminen on jatkuva huolellisuuden, analyysin ja kehittämisen matka. Seuraat edistymistä ja asetat tavoitteita sille, mitä parannetaan seuraavaksi, mikä auttaa yritystäsi kehittymään joka ikinen kuukausi.
Onnistunut kuukauden lopun sulkeminen perustuu valmisteluun, toteutukseen ja analyysiin. Kyse on oikean perustan luomisesta, sujuvan prosessin varmistamisesta ja kokemuksesta oppimisesta tulevien tulosten parantamiseksi.
Seuraavaksi? Suuri katsaus: tilikauden lopun sulkeminen.
Tilaa uutiskirjeemme saadaksesi päivityksen heti, kun julkaisen sen, sekä lisää talousalan johtajien asiantuntevia neuvoja, oppaita ja näkemyksiä teknologia-alaa muovaavilta talousjohtajilta.
