5 parasta maksujen hallintajärjestelmää + osto-opas
Maksujen hallinta on prosessi, jossa järjestetään, tehostetaan ja optimoidaan sitä, miten yrityksesi käsittelee kassavirtaa, maksuja ja taloushallinnon toimintoja. Nykyaikaisen maksujenhallintajärjestelmän avulla voit vähentää kustannuksia, parantaa tehokkuutta ja luoda yrityksellesi edellytykset kasvuun.
Tässä artikkelissa näytän tarkalleen, miten valitset yrityksesi yksilöllisiin tarpeisiin sopivan maksujenhallintaratkaisun ja pysyt taloudellisten haasteiden edellä.
Maksujenhallintajärjestelmän yleiskatsaus
Maksujenhallintajärjestelmä (PMS) on alusta, joka hallinnoi yrityksen rahaliikennettä, kuten kuluja, käteismaksuja ja muita kassanhallintaan liittyviä asioita. Ajattele sitä keskitettynä keskuksena, joka ei ainoastaan kata laskujen maksamista, vaan auttaa myös hallitsemaan koko maksujen elinkaarta maksun aloittamisesta täsmäytykseen asti. Siksi se on välttämätön työkalu kaikenkokoisille yrityksille.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
PMS-järjestelmä on yleensä pilvipohjainen, ja sen avulla voit optimoida maksuprosessejasi – hallita laskuja, seurata pyyntöjä ja hyväksyntöjä, raportoida havaintoja sekä automatisoida maksuja. Hyvä PMS auttaa parantamaan maksuturvallisuutta sekä maksujen näkyvyyttä ja valvontaa yrityksessäsi.
Maksujenhallintajärjestelmän vakiotoiminnot
Maksujenhallintajärjestelmää valittaessa on tärkeää huomioida toiminnot, jotka vastaavat parhaiten yrityksesi tarpeita. Tärkeitä huomioitavia toimintoja ovat muun muassa:
Laskujen hallinta
Hyvän PMS-järjestelmän tulisi hallita laskuja, jotta voit helposti luoda, muokata, lähettää ja seurata asiakaslaskuja. Tämä auttaa seuraamaan kaikkia myyntiin liittyviä rahoitustapahtumia ja varmistaa, että kaikista erääntyneistä ja vastaanotetuista maksuista jää merkintä.
Maksujen käsittely
Ilman tehokasta maksujen käsittelyä yritykset voivat kokea viivästyksiä maksujen vastaanottamisessa tai joutua käsittelemään hylättyihin maksutapahtumiin liittyviä ongelmia. Ihanteellisen maksujenhallintajärjestelmän tulisi tukea useita maksutapoja, kuten luottokortteja, pankkisiirtoja ja digitaalisia lompakoita. Merkittävä etu on mahdollisuus käsitellä useita valuuttoja ja integroitua suosittuihin maksuvälityspalveluihin (tämä on myös keskeinen mobiilimaksusovellusten etu).
Kaikki maksupalvelut eivät mahdollista saumattomia veloitustapahtumia. Etsi järjestelmä, joka käsittelee veloitukset tehokkaasti ja tarjoaa myös tietoa likviditeettiasemastasi, jotta kassavirtasi pysyy aina terveenä. ACH on myös olennainen pankkien välisissä suoraveloituksissa ja hyvityksissä. Varmista, että harkitsemasi järjestelmä tukee ACH-tapahtumia sekä ostovelkojen että myyntisaamisten käsittelyssä. Pelkkien maksutapahtumien lisäksi optimaalisen järjestelmän tulisi auttaa myös hankintaprosessissa tarjoamalla työkaluja, jotka tekevät ostamisesta ja maksujen käsittelystä yksinkertaista ja tehokasta.
Laskujen ja maksutapahtumien kirjaaminen ja seuranta
Haluat järjestelmän, joka tallentaa kaikki laskusi, maksutapahtumasi, kuittisi ja maksusi yhteen paikkaan helppoa seurantaa ja raportointia varten. Etsi PMS-järjestelmää, joka tarjoaa selkeän kuvan taloudellisesta tilanteestasi ja reaaliaikaiset päivitykset maksujen tilasta, automaattisen synkronoinnin pankkitilien kanssa sekä kulujen luokittelun. Sen tulisi myös helpottaa aiempien maksutapahtumien hakua ja tarkastelua päivämäärän, asiakkaan, summan ja muiden tietojen perusteella.
Kuittien luominen
Kuitit toimivat maksutapahtumien todisteina: yrityksille ne ovat verotukseen liittyvää dokumentaatiota ja asiakkaille ostotositteita. Etsi alusta, joka luo ja lähettää asiakkaillesi automaattisesti ammattimaiset kuitit maksun jälkeen. Mahdollisuus mukauttaa kuittipohjia, lisätä brändäystä ja lähettää kuitteja useiden kanavien kautta (esimerkiksi sähköpostilla tai tekstiviestillä) on hyödyllinen. Tämä toiminto säästää paljon aikaa ja vaivaa sekä parantaa asiakaskokemusta.
Raportointi
Raportointi- ja analytiikkatyökalut ovat välttämättömiä – haluat tietoa kassavirrastasi, liikevaihdostasi, avoimista laskuistasi ja maksutapahtumamaksuistasi. Raportointitoiminnon tulisi tarjota valikoima valmiita raportteja, kuten tuloslaskelmia, myynnin yhteenvetoja ja kuluerittelyjä, sekä mahdollisuus mukauttaa raportteja, määrittää ajanjaksoja ja visualisoida tietoja kaavioiden tai graafien avulla.
Maksujenhallintajärjestelmän hankintaa koskevat näkökohdat
Sinun ei pitäisi luottaa yksinomaan näihin vakiotoimintoihin, vaan ottaa järjestelmiä arvioidessasi huomioon myös joitakin tärkeitä ympäröiviä tekijöitä, kuten:
Liiketoiminnan tarpeet
Sinun on ensin määritettävä välttämättömät ominaisuudet, sillä ne ratkaisevat viime kädessä, millaisen ohjelmistoratkaisun valitset. Mieti esimerkiksi, millaisia maksuja haluat käsitellä, kuinka paljon maksuja käsitellään ja kasvaako määrä todennäköisesti merkittävästi seuraavien vuosien aikana. Jotkin järjestelmät soveltuvat paremmin suurten maksutapahtumamäärien käsittelyyn, kun taas toiset on suunnattu pienille yrityksille, joiden maksutapahtumamäärät ovat vähäisempiä. Maksumäärän kasvun ennustaminen auttaa sinua valitsemaan järjestelmän, joka skaalautuu tarpeidesi mukaan.
Kustannukset
Näiden järjestelmien kustannukset voivat vaihdella huomattavasti tarjottujen ominaisuuksien ja tuen tason mukaan. Jotkin järjestelmät veloittavat kuukausimaksun käsittelemiensi maksutapahtumien määrän perusteella. Toisissa on ominaisuuksiin ja toiminnallisuuteen perustuvat porrastetut hinnoittelusuunnitelmat. Jotkin palveluntarjoajat tarjoavat täysin maksuttomia peruspalveluita, joiden avulla pääset alkuun. Mieti nykyisiä ja tulevia tarpeitasi määrittääksesi, mikä taso sopii sinulle. Jos olet pieni startup-yritys, maksuton tai edullinen vaihtoehto voi riittää lyhyellä aikavälillä. Kun yrityksesi kasvaa, voit aina päivittää kattavampaan suunnitelmaan.
Maksutapahtumamaksut ovat myös yleisiä, ja ne ovat yleensä prosenttiosuus maksun kokonaissummasta lisättynä kiinteällä maksutapahtumakohtaisella veloituksella. Vertaile eri palveluntarjoajien maksuja varmistaaksesi, että ne vaikuttavat kohtuullisilta ja kilpailukykyisiltä. Jotkin palveluntarjoajat voivat luopua maksuista tai alentaa niitä voittoa tavoittelemattomilta organisaatioilta tai suuria maksutapahtumamääriä käsiteltäessä.
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
Vankka tietoturva on välttämätöntä. Etsi järjestelmää, jossa on vahva salaus, monivaiheinen tunnistautuminen ja roolipohjaiset käyttöoikeudet. Salaus muuttaa tietosi sellaiseen muotoon, että vain valtuutetut osapuolet voivat lukea niitä. Monivaiheinen tunnistautuminen lisää kirjautumisen turvallisuutta, sillä siinä puhelimeesi tai sähköpostiisi lähetetään usein koodi. Roolipohjaiset käyttöoikeudet rajoittavat työntekijöiden pääsyn vain niihin tietoihin ja toimintoihin, joita he tarvitsevat työtehtäviensä hoitamiseen.
Vaatimustenmukaisuuden osalta valitse järjestelmä, joka täyttää esimerkiksi luottokorttitietojen käsittelyä koskevan PCI DSS -standardin vaatimukset sekä HIPAA-vaatimukset, jos käsittelet terveydenhuoltoon liittyviä tietoja. Nämä sertifioinnit osoittavat, että järjestelmä täyttää tiukat tietoturvaa ja yksityisyyttä koskevat säännöt.
Maailmanlaajuinen maksujen kattavuus
Kansainvälisesti liiketoimintaa harjoittaville yrityksille maailmanlaajuisia maksutapoja ja valuuttoja tukeva järjestelmä on välttämätön. Valitse toimittaja, jolla on kokemusta rajat ylittävien maksujen käsittelystä ja joka tarjoaa yhteydet maksujärjestelmiin kaikkialla maailmassa. Sen pitäisi tukea kunkin alueen tärkeimpiä maksutyyppejä, kuten SEPAa Euroopassa, Faster Payments -järjestelmää Isossa-Britanniassa ja paikallisia korttibrändejä APAC-alueella.
Integraatiot ja yhteensopivuus
Haluat myös löytää PMS-järjestelmän, joka toimii saumattomasti muiden liiketoimintatyökalujesi, kuten taloushallinto-ohjelmistosi, CRM-järjestelmäsi, ERP-järjestelmäsi, verkkokauppa-alustasi ja muiden toimintasi kannalta keskeisten työkalujen kanssa. Muussa tapauksessa työnkulkujesi kokonaisuus muuttuu hajanaiseksi ja aiheuttaa enemmän ongelmia kuin kustannussäästöt ovat niiden arvoisia. Etsi vaihtoehtoja, jotka synkronoivat tiedot helposti järjestelmien välillä, jotta vältät tietojen manuaalisen syöttämisen ja varmistat tietojen tarkan kirjaamisen. Jotkin järjestelmät tarjoavat valmiit integraatiot tärkeimpiin alustoihin, kuten QuickBooksiin, NetSuiteen ja Shopifyhin. Muiden työkalujen kohdalla rajapintayhteys voi mahdollistaa mukautetun integraation rakentamisen.
Asiakaspalvelu
Älä jätä huomiotta kunkin toimittajan tarjoaman tuen tasoa. Etsi palveluntarjoajaa, jolla on näyttöä laadukkaasta asiakaspalvelusta ja joka auttaa sinua ottamaan maksujenhallintajärjestelmäsi käyttöön, hallitsemaan sitä ja optimoimaan sen. Vaihtoehtoihin voivat kuulua puhelin-, sähköposti- ja chat-tuki sekä koulutusmateriaalien käyttömahdollisuus. Vahva tuki varmistaa, että saat investoinnistasi parhaan mahdollisen hyödyn.
Vikasietoisuus ja käytettävyysaika
Monille teknologiayrityksille maksut ovat liiketoiminnan kannalta kriittisiä. Etsi järjestelmää, jossa on sisäänrakennettu vikasietoisuus, kuormantasaus ja vikasietoiseen varajärjestelmään siirtyminen korkean käytettävyyden takaamiseksi. Sen pitäisi tarjota vähintään 99,9 prosentin käytettävyysaika, jotta maksusi toimivat 24/7/365. Useat eri maantieteellisillä alueilla sijaitsevat palvelinkeskukset ovat ihanteellisia vikasietoisuuden kannalta.
Kokeilujaksot
Jotkin toimittajat tarjoavat kokeilujaksoja tietyksi määräksi päiviä, kun taas toiset antavat käyttöoikeuden testiympäristöön, jossa on esimerkkitietoja, jotta voit tutustua järjestelmään rauhassa. Tarkoituksena on testata työkalua ja ennakoida, miten järjestelmä käsittelee yrityksesi yksilöllisiä työnkulkuja ja käyttötapauksia. Ole varovainen – kokeilujakson aikana merkityksettömiltä vaikuttavat harmit voivat muuttua valtaviksi ongelmiksi sen jälkeen, kun olet sitoutunut järjestelmään. Varmista, että hankinta on kannattava ja että se sopii yrityksellesi.
Asiakasarvostelut
Kun arvioit maksujen hallintajärjestelmiä, älä luota vain yrityksen omaan sanaan, vaan selvitä, mitä muut sanovat. Katso, mitä nykyiset asiakkaat todella ajattelevat järjestelmästä ja palvelusta. Etsi arvosteluista toistuvia kehuja tai valituksia. Jos järjestelmä saa ylivoimaisesti kielteisiä arvosteluja, joissa mainitaan huono asiakaspalvelu, kömpelöt käyttöliittymät tai tärkeiden ominaisuuksien puuttuminen, se on suuri varoitusmerkki. Toisaalta runsas määrä neljän ja viiden tähden arvosteluja, joissa mainitaan helppo käyttöönotto, avulias tuki ja työtä helpottavat työkalut, ovat hyviä merkkejä siitä, että olet löytänyt voittajan.
5 parasta maksujen hallintaohjelmistoa
Jos etsit luotettavaa vaihtoehtoa, tässä on 5 suosittua PMS-järjestelmää, jotka kiinnittivät huomioni:
Stripe
Vuonna 2011 perustettu Stripe on kuin korttelin suosittu tyyppi, joka tunnetaan ensiluokkaisista maksunkäsittelyominaisuuksistaan. Tämä virtuaalinen maksuratkaisu hyväksyy yli 135 maailmanlaajuista valuuttaa, integroituu saumattomasti Drupalin, WooCommercen ja Magenton kaltaisiin verkkokauppa-alustoihin, tarjoaa kattavat raportointiominaisuudet ja tilausmaksujen hallintatyökalut sekä tunnetaan läpinäkyvästä hinnoittelustaan.
Kuukausimaksuja ei ole, sillä kaikki veloitukset perustuvat tapahtumiin. Verkkomyynnistä veloitetaan 2.9 % + 30 senttiä tapahtumaa kohden ja henkilökohtaisesti tapahtuvasta korttimaksujen käsittelystä 2.7 % + 5 senttiä tapahtumaa kohden. Kansainvälisistä maksuista ja valuutanvaihdosta veloitetaan lisäksi 1 %.
Braintree
Braintree, PayPalin tytäryhtiö, on teknisesti edistyksellinen maksunkäsittelyratkaisu, joka on saavuttanut alalla vahvan maineen. Sen huomionarvoisia ominaisuuksia ovat:
- Tapahtumakohtaiset kustannukset ovat 2.59 % + 49 senttiä
- Ohjelmisto hyödyntää PayPalin laajaa infrastruktuuria
- Tukee maksuja yli 130 valuutassa
- Integroituu PayPaliin ja Venmoon
- Mahdollistaa maailmanlaajuiset maksutapahtumat ja petostarkistukset
Braintree on ihanteellinen niille, jotka arvostavat suoraviivaista maksunkäsittelijää ja haluavat hyödyntää PayPalin resursseja.
FreshBooks
FreshBooks on kirjanpito-ohjelmisto, joka on suunnattu ensisijaisesti freelancereille, yksityisyrittäjille ja pienyrityksille. Sen tarkoituksena on auttaa järjestyksen ylläpitämisessä, maksujen hallinnassa ja laskujen lähettämisessä. Sitä voi luonnehtia pienyrityksille suunnitelluksi maksunkäsittelyohjelmistoksi, josta on saatavilla edullisia paketteja. Hinnat vaihtelevat 8.50 dollarista kuukaudessa 27.50 dollariin kuukaudessa, ja jokaiseen pakettiin sisältyy 30 päivän maksuton kokeilujakso.
Square
Square on tunnettu maksunkäsittely- ja myyntipisteratkaisu (POS), joka palvelee monenlaisia yrityksiä uusista startup-yrityksistä laajoihin, usean toimipisteen yrityksiin. Se on erityisen houkutteleva pienyrityksille ja startup-yrityksille budjettiystävällisen maksujärjestelmänsä ansiosta, joka mukautuu vaihteleviin tuloihin. Käyttäjät maksavat vain pienen prosenttiosuuden ja kiinteän maksun kustakin tapahtumasta.
Henkilökohtaisesti tapahtuvista korttimaksuista, mukaan lukien prepaid-lahjakortit, yleisimmät luottokortit ja Apple Payn kaltaiset mobiililompakot, Square veloittaa 2.6 % + 10 senttiä. Jos kortin tiedot syötetään manuaalisesti tai korttia käytetään virtuaalisesti, maksu on 3.5 % + 15 senttiä tapahtumaa kohden. Verkko-ostoista ja muista digitaalisista tapahtumista veloitetaan 2.9 % + 30 senttiä.
Tipalti
Tipalti on pilvipohjainen ostolaskujen käsittelyn automatisointiratkaisu, joka sujuvoittaa toimittajalaskutuksen prosesseja. Se sopii erinomaisesti kasvaville yrityksille, joilla on paljon laskujen käsittelytarpeita, erityisesti kansainvälisten toimittajien kanssa toimiville yrityksille. Keskeisiä ominaisuuksia ovat:
- Alustan kuukausimaksu alkaa 149 dollarista
- Tukee maksuja 196 maassa ja tarjoaa 120 valuuttavaihtoehtoa.
- Sopii yrityksille, joilla on lukuisia paikallisia ja kansainvälisiä toimittajia
- Integroituu suosittuihin kirjanpito-ohjelmistoihin, kuten QuickBooksiin, Sageen ja Xeroon
Muutama viimeinen vinkki
Pelko väärän valinnan tekemisestä ja usean vuoden sopimukseen jumittumisesta epäideaalisen kumppanin kanssa on todellinen. Miten voit selviytyä tästä?
Luota vaistoosi
Vaikka tekniset tiedot, turvallisuus ja kustannukset ovat tärkeitä, hyvän kumppanuuden arvoa ei pidä aliarvioida. Jos jonkin palveluntarjoajan tiimi vaikutti luotettavalta ja aidosti kiinnostuneelta menestyksestäsi, se kertoo paljon. Ihmisten ja yrityskulttuurin yhteensopivuudella on merkitystä.
Ajattele pitkällä aikavälillä
Kiiltävä uusi käyttöliittymä menettää viehätyksensä, mutta joustavuus, skaalautuvuus ja asiakastuki kestävät. Varmista, että harkitsemasi järjestelmä voi kasvaa liiketoimintasi mukana ja tarjota tulevaisuudessa tarvitsemasi integraatiot. Et halua kasvaa ratkaisun ohi vuodessa ja joutua käymään koko tätä prosessia uudelleen läpi.
Älä anna hinnan yksin vaikuttaa päätökseesi
Halpa tarjous ei merkitse paljoa, jos ratkaisu ei todellisuudessa vastaa tarpeitasi. Korkeampi hinta ei myöskään aina tarkoita parempaa laatua. Tarkastele kokonaiskustannuksia sopimuksen koko voimassaoloajalta, mukaan lukien tuesta, tapahtumista ja lisäosista perittävät lisämaksut. Alhaisin etukäteiskustannus voi pitkällä aikavälillä tulla sinulle kalliimmaksi.
Lue pienellä painettu teksti
Tiedän, sopimukset ovat suunnilleen yhtä jännittäviä kuin maalin kuivumisen katselu. Sinun on kuitenkin ymmärrettävä kaikki ehdot, määräykset ja sitoumukset ennen allekirjoittamista. Varmista, ettei mukana ole piilomaksuja tai rajoittavia ehtoja, jotka eivät vastaa tavoitteitasi. Jos jokin vaikuttaa epäilyttävältä, kysy siitä. Myyntiedustajasi pitäisi olla valmis selventämään kaikki hämmentävät juridiset termit.
Lopuksi, kun myyntiedustajat alkavat heitellä ilmoille muotisanoja, kuten "kitkaton", "tehostettu" tai "teknologialähtöinen"... sulje heidät hetkeksi mielestäsi. Keskity siihen, mikä on liiketoimintasi ja asiakkaidesi kannalta todella tärkeää.
Siinäpä se. Tässä oli nopea johdatus siihen, miten voit karsia maksujen hallintajärjestelmien joukosta tarpeisiisi sopivan ratkaisun.
Haluatko vahvistaa talousalan ammattilaisen osaamistasi? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä rahoitusalan johtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.
