ERP-ohjelmiston onnistunut käyttö: täydellinen opas
Valitettavasti luit oikein – Gartnerin mukaan ”55–75 % ERP-projekteista epäonnistuu tai ei saavuta niille asetettuja tavoitteita.”
Kun otetaan huomioon ERP:n käyttöönottoon käytetty aika ja pääoma sekä ERP-ohjelmiston yrityksille tarjoamat hyödyt, tämä on valtava (ja pettymyksen aiheuttava) tilastotieto.
Siksi ERP-ohjelmiston käytön oppiminen on ratkaisevan tärkeää talousalan ammattilaisille ja johtajille. Talousjohtajana toiminnanohjausjärjestelmä on yksi tehokkaimmista työkaluistasi. Automaattisen tapahtumien uudelleensyötön, reaaliaikaisten tietojen ja mukautettavien koontinäyttöjen yhdistelmän avulla voit hyödyntää kattavaa ymmärrystä yrityksesi taloudellisesta tilanteesta ja tarpeista.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä ERP-ohjelmisto on?
ERP:n keskeinen tavoite on tarjota integroitujen ja keskitettyjen sovellusten järjestelmä, joka kattaa kaikkien tärkeimpien osastojesi olennaiset liiketoimintatarpeet. Esimerkiksi talousjohtajana voit hyötyä eniten tietyn ratkaisun sisältämistä kirjanpidon, analytiikan ja yleisen taloushallinnon moduuleista.
Et kuitenkaan ole ainoa, joka päätyy tyytyväiseksi; myös muut osastot hyötyvät merkittävästi ERP:n käyttöönotosta. Useimmat ERP-ohjelmistot sisältävät esimerkiksi henkilöstöhallinnon, toimitusketjun hallinnan ja muiden osastojen tarpeisiin tarvittavia keskeisiä ominaisuuksia.
ERP-ohjelmistot jaetaan yleensä yhteen kolmesta tasosta niiden laajuuden ja ihanteellisten käyttötapausten perusteella.
- Taso 1: Nämä ERP-järjestelmät sopivat parhaiten suurille ja monimutkaisille monikansallisille organisaatioille. Tason 1 ERP-järjestelmien käyttäjillä on yleensä yli 1 000 työntekijää ja vähintään $500 miljoonan vuotuiset tulot. Tason 1 järjestelmät ovat kalliita, mutta ne tarjoavat myös erittäin kattavia ratkaisuja ja määrityksiä, jotka sopivat useimpiin liiketoimintatilanteisiin. Tunnetuimpia tason 1 ERP-järjestelmiä ovat SAP ja Microsoft Dynamics 365.
- Taso 2: Keskitason ja kasvaville yrityksille tason 2 ERP-järjestelmät voivat olla hyvä ratkaisu. Ne voidaan ottaa käyttöön nopeammin kuin tason 1 ratkaisut, ja niiden hinta on myös edullisempi. Oracle NetSuite ja Sage Intacct ovat tason 2 ratkaisuja, jotka voivat sopia yrityksille, joissa on alle 1 000 työntekijää ja rajallinen maantieteellinen toiminta-alue.
- Taso 3: Aiempiin ERP-tasoihin verrattuna tason 3 ratkaisut on suunniteltu ratkaisemaan hyvin kapeiden toimialojen, kuten elintarviketuotannon tai lääketeollisuuden valmistuksen, ongelmia. Näissä ratkaisuissa on yleensä vähemmän joitakin toimintoja, kuten projektinhallintaa, ja ne keskittyvät asioihin, joita nämä yritykset eniten tarvitsevat. Niiden käyttöoikeudet ovat yleensä edullisempia kuin ylempien tasojen. Quickbooks on esimerkki tason 3 ratkaisusta.
Mihin ERP-järjestelmää tulisi käyttää?
ERP-järjestelmille on monia käytännön käyttötapauksia, joiden avulla voit esimerkiksi:
- Automatisoida työläitä rutiinitehtäviä ajan säästämiseksi.
- Parantaa yrityksesi liiketoiminnan suorituskykyä kehittämällä organisaation käytäntöjä ja työkaluja.
- Sujuvoittaa työnkulkuja tukemalla parempaa viestintää ja yhteistyötä sekä varmistamalla, että kaikilla on tarvitsemansa työkalut tehtäviensä tehokkaaseen suorittamiseen.
- Kasvattaa kannattavuutta säästämällä aikaa ja hyödyntämällä kirjanpito-ohjelmiston parempia ominaisuuksia.
- Saada yksityiskohtaisempia tietoja hankintojen, ennusteiden, materiaalitarvesuunnittelun ja muiden osa-alueiden tueksi.
- Parantaa liiketoiminnan skaalautuvuutta kasvun mahdollistamiseksi (erityisesti pienissä yrityksissä).
- Hallita varastoa tehokkaasti ja sujuvoittaa liiketoiminnan toimintoja.
- Parantaa päätöksentekoa, liidien keräämistä ja liidien konvertointia myynnissä ja markkinoinnissa.
- Parantaa henkilöstöhallintoa yhdistämällä työntekijätietokannan muihin raportointi- ja toiminto-ominaisuuksiin.
- Hyödyntää liiketoimintatiedon hallintaa tietoon perustuvien päätösten tekemiseksi tärkeissä aiheissa.
On kuitenkin tärkeää huomata, että toiminnanohjausjärjestelmä ei ratkaise kaikkia yrityksesi ongelmia. ERP ei auta vaikeuksissa olevaa yritystä nopeasti pois alijäämästä. Itse asiassa vaikutus voi olla päinvastainen. Lisenssikustannukset voivat olla yli 20 000 dollaria vuodessa (hintahaitarin edullisemmassa päässä), ja useimmat käyttöönottoprojektit edellyttävät erikoistuneiden ja kalliiden yritysten apua.
Millaisia ERP-järjestelmiä tulen kohtaamaan?
Voit valita kolmesta mahdollisesta ERP-järjestelmän isännöintityypistä, joista jokaisella on omat etunsa ja haittansa. Näitä ovat paikallinen, pilvipohjainen ja hybridi-ERP.
Paikallinen ERP
Paikalliseen ERP-järjestelmään liittyy suuri etukäteinen lisenssimaksu ja jatkuvia ylläpitokustannuksia. Lisäksi tarvitset tarvittavan laitteiston, koska nämä ERP-järjestelmät toimivat omissa tietokoneissasi ja palvelimissasi omissa toimitiloissasi. Näiden toiminnanohjausjärjestelmien etuna on mahdollisimman laaja muokattavuus ja vertaansa vailla oleva tietoturva. Ne eivät kuitenkaan ole kaikkien yritysten ulottuvilla, ja ne edellyttävät erittäin pätevää yrityksen sisäistä teknistä henkilöstöä.
Pilvipohjainen ERP
Pilvipohjaiset ERP-järjestelmät perustuvat puhtaasti ohjelmisto palveluna (SaaS) -malliin, jossa maksat käyttöoikeudesta tilausmaksun tietyn ajanjakson ajan (kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain). Ohjelmisto sijaitsee palveluntarjoajan tietokoneilla, ja yrityksesi käyttää sitä verkossa.
Vaikka pilvipohjaisilla ERP-järjestelmillä on monia etuja — niiden alhaisempi alkuhinta on yksi niistä — niiden pitkän aikavälin kustannuksia on vaikeampi laskea, eikä niiden tietoturva välttämättä ole yhtä vahva.
Hybridi-ERP
Hybridi-ERP yhdistää pilvipohjaisten ja paikallisten ERP-ratkaisujen ominaisuuksia. Edut ja haitat vaihtelevat sen mukaan, mitä osa-alueita kustakin isännöintityypistä käytetään.
ERP-ohjelmiston käyttö
Valitusta tyypistä riippumatta ERP-ohjelmiston hankinta on yrityksellesi merkittävä investointi sekä ajallisesti että taloudellisesti — investointeja, joita sinulla ei ole varaa hukata. Jotta saisit ERP-ohjelmistosta suurimmat hyödyt, sinun kannattaa tietää, miksi tarvitset sitä ja miten sitä käytetään tehokkaasti.
Seuraamalla alla olevia vaiheita saat uudesta ERP-järjestelmästäsi mahdollisimman merkittävät hyödyt.
Liiketoimintaprosessien tarkastelu
Kun laadit ERP-strategiaa, tämä on ensimmäinen asia, jota sinun tulee harkita. Mitkä liiketoimintaprosessit tarvitsevat eniten parannuksia? Mitä ongelmia yrität ratkaista ottamalla ERP-alustan käyttöön yrityksessäsi? Nämä ovat ratkaisevan tärkeitä kysymyksiä, joita kannattaa pohtia, kun valitset yrityksellesi sopivaa ERP-järjestelmää.
Voit vastata näihin kysymyksiin tekemällä kattavan katsauksen yrityksesi nykyiseen liiketoiminnan johtamiseen, prosesseihin ja mittareihin (sekä koko yrityksen että yksittäisten osastojen tasolla). Kun olet tunnistanut mahdolliset kehittämistä vaativat heikkoudet, laadi raportti, johon voit palata myöhemmin arvioidaksesi valitsemasi uuden ERP-järjestelmän toimivuutta.
Tietojen laatuun keskittyminen
Uusi ERP-ohjelmistosi tarjoaa paljon arvokasta tietoa, jonka avulla voit tehdä paremmin perusteltuja liiketoimintapäätöksiä. Jotta tiedot olisivat täysin tarkkoja, sinun on kuitenkin käytettävä aikaa uuden järjestelmäsi tuottamien tietotyyppien hienosäätöön. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää talousraportoinnin osioon.
Varmista myös, että yrityksesi muut osastot määrittävät tietojensa asetukset asianmukaisesti. On hyvä järjestää johtoryhmän kokous, jossa keskustellaan siitä, miltä tarkkojen tietojen parametrit näyttävät, ennen kuin aloitat. Tietoparametrien määrittäminen on paljon helpompaa kuin niiden korjaaminen virheen jälkeen.
ERP-ohjelmiston mukauttaminen
Ellet ole päättänyt käyttää täysin räätälöityyn ERP-järjestelmään tarvittavia varoja, edessäsi on valmis ratkaisu tai käyttöönottoprosessi, jossa voit valita useista erilaisista moduuleista.
Sinun kannattaa analysoida mukana olevat moduulit, päättää, mitä niistä käytät, ja mukauttaa sitten moduulien asetukset yrityksesi ainutlaatuisten tarpeiden mukaan. Talousjohtajana sinun kannattaa keskittyä erityisesti laskutus-, kirjanpito-, varastonhallinta- ja hankintamoduuleihin. Olen laatinut alle tarkistuslistan tärkeimmistä asioista, jotka tulee hoitaa ennen ERP-järjestelmän ensimmäistä käyttökertaa.
Laskutus
- Määritä laskutusvaihtoehdot (ja muista mukauttaa yrityksesi laskut vastaamaan brändiäsi).
- Jos toimit verkkokaupan alalla, varmista, että yrityksesi verkkosivusto on yhdistetty laskutusjärjestelmääsi.
- Varmista, että kaikilla asianmukaisilla taloushallinnon työntekijöillä on pääsy laskutus- ja maksutietoihin.
- Automatisoi rutiinitehtävät, kuten laskujen seurantaviestit tai toistuvat veloitukset.
Kirjanpito
- Mukauta ostoreskontraosio tarpeen mukaan.
- Hienosäädä taloustietojasi ja talousanalytiikan raportointia.
- Tarkista yrityksesi tilinpäätökset varmistaaksesi, että ne sisältävät kaikki tarvittavat tiedot ja ovat GAAP- tai IFRS-standardien mukaisia.
Varasto
- Päätä, haluatko käyttää ERP-integraatiota yhteyden muodostamiseen nykyiseen varastonhallintaohjelmistoosi vai haluatko ERP-järjestelmän korvaavan kyseisen ohjelmiston.
- Mukauta tilaustenhallinnan koontinäyttö.
- Mukauta laskentataulukoiden tuottamistapa, kun ne haetaan tarkasteltaviksi.
- Jos kyseessä on verkkokauppayritys, varmista, että nykyinen varastotilanne on yhdistetty reaaliaikaisiin myynteihin.
Ostot
- Varmista, että toimittajien seuranta on määritetty, ja mukauta kenttiä tarpeen mukaan.
- Varmista, että ostot sisällytetään toimintakustannusraportteihin.
- Jos myyt fyysisiä tuotteita, yhdistä varastonhallinta ja ostot, jotta tiedät tarkalleen, milloin tarvittavat ostot on tehtävä.
ERP:n käytön parhaat käytännöt
Jos olet noudattanut yllä olevia vaiheita, luot kattavan ERP-järjestelmän, joka hyödyttää tiimiäsi. Sinun on kuitenkin varmistettava, että myös järjestelmän käyttöönotto, omaksuminen ja pitkäikäisyys otetaan huomioon.
Seuraavassa on joitakin tärkeimpiä asioita, joita kannattaa seurata, jos haluat varmistaa ERP-järjestelmän pitkäaikaisen menestyksen.
Varmista ERP-ohjelmistosi tulevaisuudenkestävyys
Yrityksesi tänään tarvitsema ERP-järjestelmä ei välttämättä ole sama kuin se, jota tarvitset 5 vuoden kuluttua. Siksi sinun kannattaa etsiä toiminnanohjausjärjestelmää, joka kasvaa ja muuttuu yrityksesi mukana — eikä pysy muuttumattomana ja vanhene.
Helpoin tapa selvittää, onko ERP-ohjelmistosi tulevaisuudenkestävä, on esittää kysymyksiä ennen ensimmäistä hankintaa. Keskustele toimittajan edustajan kanssa ja kysy seuraavat kysymykset:
- Mitä uusia ominaisuuksia suunnitellaan tai kehitetään? Milloin voin odottaa näiden uusien ominaisuuksien julkaisua?
- Miltä toimittajan lähiajan etenemissuunnitelma näyttää? Entä pitkän aikavälin?
- Kuinka usein ohjelmistoa päivitetään?
- Aikooko toimittaja lisätä tulevaisuudessa uusia integraatioita tai mukautusvaihtoehtoja?
Hyvän ERP-toimittajan pitäisi pystyä vastaamaan näihin kysymyksiin yksityiskohtaisesti. Haluat kuulla, että toimittajalla on suunnitteilla lukuisia tulevia parannuksia. Haluat myös käyttää ERP-järjestelmää, jonka ohjelmisto päivitetään säännöllisesti vaatimustenmukaisuuden ja tietoturvan varmistamiseksi.
Integroi nykyisiin järjestelmiin
Jos aiot jatkaa joidenkin järjestelmien käyttöä ERP-järjestelmän käyttöönoton jälkeen, varmista, että ne voidaan integroida. Jos et esimerkiksi korvaa niitä kokonaan ERP-järjestelmälläsi, saatat haluta integroida nykyisen asiakkuudenhallintajärjestelmäsi (CRM), toimitusketjun hallintajärjestelmäsi tai markkinointiohjelmistosi.
Tee järjestelmästä helppokäyttöinen
Yksi erinomainen tapa tehdä ERP-järjestelmästä helppokäyttöinen on hyödyntää mobiilisovelluksia. Nykyään ihmiset haluavat kaiken käden ulottuville — sekä työ- että henkilökohtaiseen käyttöön. Kun varmistat, että ERP-ohjelmistoa voidaan käyttää mobiililaitteilla, kaikkien asianomaisten sidosryhmien on helpompi käyttää sitä.
Määritä muut sidosryhmät
Koulutus on asia, jota sinulla ei ole varaa laiminlyödä (vaikka monet yritykset tekevät niin). Järjestä koulutus hierarkkisesti siten, että tunnistat eri osastojen keskeiset sidosryhmät ja koulutat heidät, jotta he voivat kouluttaa kaikki muut työntekijät.
Seuraa kustannussäästöjä ja sijoitetun pääoman tuottoa
Talousjohtajana haluat analysoida uusien teknologioiden käyttöönoton tuomia taloudellisia säästöjä järjestelmällisesti, ja uudesta ERP-järjestelmästäsi louhittu data voi auttaa tässä. Tutki ennen käyttöönottoa kerättyjen tietojen avulla, kuinka monta työtuntia ja kuinka paljon resursseja tiettyjen tehtävien suorittamiseen käytettiin. Vertaa tätä ERP-järjestelmän käyttöönoton jälkeiseen ajankäyttöön selvittääksesi, kuinka paljon aikaa on säästetty ja siten, kuinka suurta jatkuvaa rajahyötyä yrityksesi voi saavuttaa.
Saa ERP-ohjelmisto toimimaan puolestasi
ERP-ohjelmiston asianmukainen käyttöönotto voi vauhdittaa liiketoimintaasi ja viedä sen kohti tulevaisuutta, jossa tasainen kasvu ja kasvavat voitot ovat todellisuutta. Yrityksesi voi hyötyä kustannussäästöistä, voittojen kasvusta, sujuvammista prosesseista, paremmasta viestinnästä, tehokkaammasta yhteistyöstä ja paljon muusta.
