Miten valita kirjanpito-ohjelmisto

9 asiaa, joita taloushallinnon ohjelmistoa valittaessa kannattaa etsiä

Kun etsit uutta taloushallinnon ohjelmistoa, on tärkeää arvioida ensin jokainen vaihtoehto keskittymällä keskeisiin tekijöihin, jotka vastaavat yrityksesi tarpeita ja tavoitteita. Ota nämä näkökohdat huomioon varmistaaksesi, että valitset tiimillesi sopivan työkalun:

1. Sopimuksen joustavuus

Sopimuksen joustavuuden ansiosta voit mukauttaa ohjelmistotilaustasi yrityksesi kasvaessa tai muuttuessa. Tämä on arvokasta kaikenkokoisille yrityksille, mutta erityisesti startup-yrityksille, pienyritysten omistajille ja freelancereille (lue lisää freelancereille suunnatun taloushallinnon ohjelmiston hyödyistä täältä).

Parhaalla taloushallinnon ohjelmistolla voit helposti vaihtaa laajempaan tai suppeampaan pakettiin ilman kassavirtaan kohdistuvia seuraamuksia. Muista myös kysyä toimittajilta heidän sopimusehdoistaan ja siitä, miten he käsittelevät tilauksen muutoksia. 

2. Tietojen käyttö ja raportointi

Tietojen käyttö ja raportointi ovat olennaisia tietoon perustuvien päätösten tekemisessä. Talousjohtajana tarvitset taloushallintojärjestelmän, joka tarjoaa reaaliaikaisia tietoja ja mukautettavia raportteja talousraportointia varten. 

Tarkista, mahdollistaako ohjelmisto tietojen viennin eri muodoissa. Varmista lisäksi, tukeeko se hallintapaneeleja ja millaisia raportointiominaisuuksia on saatavilla. Tämä ei ainoastaan helpota FP&A-tehtäviä, vaan myös tavanomaista kirjanpitoa ja projektinhallintaa.

3. Integrointi teknologia-ympäristöösi

Integrointi nykyiseen teknologia-ympäristöösi varmistaa sujuvan toiminnan. Taloushallinnon ohjelmistosi pitäisi yhdistyä muihin työkaluihin, kuten CRM-järjestelmiin, ostovelkojen ja myyntisaamisten järjestelmiin tai palkanmaksuratkaisuihin. Tämä säästää aikaa ja vähentää virheitä.

Varmista aina, onko ohjelmistossa rajapintoja tai valmiita integraatioita. Jos kokeilet ohjelmistoa esittelyn kautta, testaa, miten se voidaan yhdistää jo käyttämiisi työkaluihin, jotta vältät myöhemmät ongelmat.

4. Käyttöönotto ja tuki

Käyttöönotto ja asiakastuki voivat ratkaista uuden ohjelmiston käyttökokemuksen onnistumisen. Kun toimittaja tarjoaa hyvää käyttöönoton tukea, tiimisi pääsee nopeasti vauhtiin. 

Etsi palveluntarjoajia, jotka tarjoavat koulutusmateriaaleja ja nopeasti reagoivaa tukea, ja tiedustele heidän tukiaikojaan ja yhteydenottokanaviaan yhteydenottosivun kautta. 

5. Roolipohjaiset käyttöoikeudet

Roolipohjaiset käyttöoikeudet määrittävät, kuka voi käyttää mitäkin ohjelmistoratkaisussa. Tämä on tärkeää turvallisuuden ja yksityisyyden ylläpitämiseksi, erityisesti taloustietojen ja henkilökohtaisten pankkitilien osalta. 

Varmista, että ohjelmistossa voi määrittää rooleja ja asettaa käyttöoikeuksia helposti. Kun keskustelet edustajan kanssa, kysy, kuinka tarkasti näitä hallinta-asetuksia voi määrittää ja miten niitä voidaan muokata vastaamaan paremmin yrityksesi tarpeita.

6. Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus

Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus varmistaa, että ohjelmistosi täyttää lakisääteiset ja sääntelyyn liittyvät standardit. Tämä on olennaista sakkojen välttämiseksi ja luottamuksen ylläpitämiseksi. Tarkista, tukeeko ohjelmisto toimialallasi merkityksellisiä vaatimustenmukaisuusstandardeja, erityisesti jos toimit tiukemmin säännellyillä aloilla, kuten terveydenhuollossa tai rahoitusalalla. 

7. Mukautusvaihtoehdot

Mukautusvaihtoehtojen avulla voit sovittaa ohjelmiston yrityksesi tarpeisiin. Tämä voi parantaa tehokkuutta ja käyttäjätyytyväisyyttä. Jos esimerkiksi toimit vähittäiskaupan alalla, saatat tarvita kirjanpito-ohjelmiston, joka tarjoaa myös varastonhallinta- ja varastonseurantaominaisuuksia. 

Etsi ohjelmisto, jonka kenttiä, työnkulkuja ja käyttöliittymiä voi mukauttaa. Muista, että mukauttamisesta voi aiheutua lisäkustannuksia. Kysy aina mukautusvaihtoehdoista ja käyttäjämaksujen määrästä etukäteen ensimmäisen toimittajan kanssa käytävän keskustelun aikana.

8. Automaatio-ominaisuudet

Automaatio-ominaisuudet voivat säästää tiimisi aikaa vähentämällä manuaalisia kirjanpitotehtäviä. Etsi ohjelmisto, joka automatisoi toistuvia prosesseja, kuten laskutusta, kulujen seurantaa tai manuaalista tietojen syöttämistä. Näin tiimisi voi keskittyä strategisempiin tehtäviin ja parantaa liiketoiminnan toimintoja. 

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Get Free Access

Have an account? Log In

9. Mobiili- tai usean toimipaikan tuki

Mobiili- tai usean toimipaikan tuki on tärkeää, jos tiimisi työskentelee etänä tai eri toimipaikoissa. Varmista, että ohjelmistossa on mobiilisovellus tai internetyhteys, joka toimii hyvin eri laitteilla ja auttaa pitämään tiimisi yhteydessä ja tuottavana. 

Harkitse lisäksi valitsemasi kirjanpitoratkaisun rajoitusten ja esteettömyysominaisuuksien tarkistamista testauksen aikana. 

Kirjanpito-ohjelmiston valinta: 5-vaiheinen viitekehys

Oikean yrityksen kirjanpito-ohjelmiston valinta edellyttää muutakin kuin peruskirjanpito-ominaisuuksien vertailua – ohjelmisto on myös sovitettava yhteen yrityksesi tavoitteiden ja tiimisi tarpeiden kanssa. 

Noudata tätä vaiheittaista opasta, kun valitset seuraavaa kirjanpito-ohjelmistoasi, jotta löydät ihanteellisen ratkaisun, joka täyttää kaikki tarpeesi:

Vaihe 1: Tunnista tarpeesi

Et voi valita ratkaisua tietämättä, mitä haluat sen tekevän. Olipa kyse verotuksen valmistelusta, taloustietojen hallinnasta tai yksinkertaisesti helppokäyttöisyydestä, aloita määrittelemällä tiimisi vaatimukset, jotta voit ohjata kirjanpito-ohjelmiston etsintääsi:

Sidosryhmien näkemysten kerääminen

Ota keskeiset sidosryhmät, kuten talous-, henkilöstö- ja IT-osastot sekä johto, mukaan jo varhaisessa vaiheessa, sillä kullakin osastolla on erilaiset näkökulmat ja kirjanpitotarpeet. 

Harkitse kokousten järjestämistä tai kyselyjen lähettämistä heidän näkemystensä keräämiseksi ja kysy nykyisistä haasteista sekä toivotuista parannuksista. Näin voit varmistaa, että ohjelmisto vastaa kaikkien erityistarpeita.

Ongelmakohteiden luetteleminen ja priorisointi

Tunnista seuraavaksi nykyiseen järjestelmääsi liittyvät toiminnallisuusongelmat. Laadi luettelo tiimisi kohtaamista ongelmakohdista tai esteistä, kuten taloustietojen ylläpidosta, verosäännösten noudattamisesta ja ajan seurannasta. Aseta nämä sitten tärkeysjärjestykseen niiden toimintasi ja taloutesi kannalta aiheuttaman vaikutuksen perusteella. 

Keskity löytämään ratkaisu, joka auttaa ratkaisemaan tärkeimmät ongelmakohdat ensin tehokkuuden ja tyytyväisyyden parantamiseksi.

Käytäntöjen ja tavoitteiden yhteensovittaminen

Yhtä tärkeää on varmistaa, että ohjelmisto vastaa sisäisiä käytäntöjänne ja tavoitteitanne. Ota huomioon toimittajiin liittyvät mieltymykset, tietoturvaprotokollat ja sääntelyvaatimukset. Tähän kuuluu tietoturvan varmistaminen ja toimialan standardien noudattaminen talousraportoinnissa. 

Välttämättömien ja hyödyllisten ominaisuuksien erottaminen toisistaan

Kirjanpito-ohjelmistoa tarkasteltaessa erottele aina välttämättömät kirjanpito-ominaisuudet valinnaisista ominaisuuksista. 

Välttämättömät ominaisuudet vastaavat tärkeimpiin ongelmakohtiin ja vaatimustenmukaisuustarpeisiin, kun taas hyödylliset lisäominaisuudet tuovat lisäarvoa, mutta eivät ole välttämättömiä. Näin voit keskittyä ensin ydinvaatimukset täyttävään ohjelmistoon ja samalla välttää vaatimusten hallitsematonta laajenemista.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä valituksia tai esteitä ilmenee useimmin?
• Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
• Mitkä ominaisuudet ratkaisisivat kolme tärkeintä ongelmakohtaanne?
• Millaista sijoitetun pääoman tuottoa odotatte tältä investoinnilta?
• Kuinka hyvin ohjelmisto vastaa tietoturvaprotokolliamme?

Vaihe 2: Tutki kirjanpito-ohjelmistojen toimittajia

Kun olet kerännyt tiimin näkemykset, tutki ja vertaile kirjanpito-ohjelmistojen toimittajia löytääksesi tarpeisiisi parhaiten sopivan vaihtoehdon. 

Pidä mielessä, että kirjanpito-ohjelmistoja on useita eri tyyppejä. Näin voit karsia vaihtoehtojasi ja pysyä budjetissa:

Toimittajien alustava kartoittaminen

Aloita yleiskatsauksella hyödyntämällä arvostelusivustoja, vertailuja ja tapaustutkimuksia. Nämä lähteet tarjoavat tietoa toimittajien maineesta ja käyttäjäkokemuksista. Etsi arvosteluista toistuvia teemoja tunnistaaksesi yleiset kehut tai valitukset ja karsiaksesi jatkotarkasteluun sopivat toimittajat.

Työkalujen vertailu

Vertaile työkaluja liiketoimintasi tarpeiden, kuten koon, skaalautuvuuden ja integrointimahdollisuuksien, perusteella. Kannattaa myös pohtia, tarvitsetko ulkoistamiseen sopivan ratkaisun vai suositko yrityksen sisäistä mallia, etenkin jos etsit pienyrityksille tarkoitettua kirjanpito-ohjelmistoa (lue täältä kirjanpito-ohjelmistojen hyödyt startup-yrityksille). 

Etsi sen jälkeen ohjelmisto, joka sopii nykyiseen teknologiapinoosi ja on helppokäyttöinen. Tämä varmistaa sujuvan integroinnin ja mahdollisimman vähäiset häiriöt.

Tärkeimpien erottavien tekijöiden tunnistaminen

Tunnista, mikä erottaa kunkin toimittajan muista. Keskity esimerkiksi käyttöönoton tukeen, käyttäjäkokemukseen ja joustavuuteen erityistapauksissa. Jotkin toimittajat, kuten QuickBooks Online ja FreshBooks, tarjoavat esimerkiksi henkilökohtaista tukea tai ainutlaatuisia ominaisuuksia. Näiden erottavien tekijöiden tunteminen auttaa tekemään intuitiivisemman ja tietoon perustuvan päätöksen.

Havaintojen dokumentointi

Dokumentoi tutkimuksesi tulokset helppoa vertailua varten. Luo taulukko, johon kirjaat kunkin toimittajan ominaisuudet, hinnat sekä hyvät ja huonot puolet. Järjestelmällinen lähestymistapa helpottaa päätöksentekoprosessia. Se auttaa myös esittelemään havaintosi sidosryhmille.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä kukin työkalu tekee parhaiten?
• Sopiiko se tiiminne kokoon, budjettiin ja teknologiapinoon?
• Millaista tukea ja dokumentaatiota on saatavilla?
• Kuinka joustava ohjelmisto on erityistapauksissa?
• Mitkä ovat käyttäjien yleiset kehut tai valitukset?

Parhaat harkitsemisen arvoiset kirjanpito-ohjelmistot

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Paras nopeasti kasvaville yrityksille
2. 2. Dext — Sopii parhaiten ennakkokirjanpidon tietojen poimintaan
3. 3. QuickBooks Online — Paras pienyrityksille
4. 4. Striven — Paras kokonaisvaltaiseen yrityksen hallintaan
5. 5. Ramp — Paras automatisoituun kulujenhallintaan
6. 6. Patriot Accounting — Paras joustaviin kirjanpitomenetelmiin
7. 7. InvoiceBerry — Paras nopeaan laskujen luomiseen
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Paras keskisuurille yrityksille
10. 10. ZipBooks — Paras voittoa tavoittelemattomille organisaatioille

Vaihe 3: Tee kirjanpito-ohjelmistojen esikarsinta ja ota yhteyttä

Seuraavaksi haluat rajata toimittajavaihtoehtojasi ja aloittaa keskustelut mahdollisten kumppaneiden kanssa. Toimi näin:

Toimittajien esikarsinta

Valitse 2–4 toimittajaa aiemman tutkimuksesi perusteella. Keskity niihin, jotka vastaavat parhaiten tarpeitasi ja prioriteettejasi. Ota arviointiprosessissa huomioon esimerkiksi ominaisuudet, hinnoittelu ja käyttäjäpalaute. Näin voit keskittää työsi lupaavimpiin vaihtoehtoihin.

RFI:n tai RFP:n lähettäminen

Lähetä tietopyyntö (RFI) tai kirjanpito-ohjelmistoa koskeva RFP saadaksesi yksityiskohtaisia tietoja. Tämä muodollinen prosessi auttaa sinua ymmärtämään kunkin toimittajan tarjontaa ja toimintatapaa, ja se on erityisen hyödyllinen monimutkaisten tarpeiden tai suurten tiimien tapauksessa. Käytä sitä selvittääksesi mahdolliset kysymyksesi tai huolenaiheesi. 

Esittelyjen varaaminen

Varaa esittelyt esikarsittujen kirjanpito-ohjelmistotoimittajien kanssa. Esitä kohdennettuja kysymyksiä integraatioista, lisäosavaihtoehdoista, tietoturvasta ja muusta. Voit myös hyödyntää tämän tilaisuuden nähdäksesi ohjelmiston käytännössä ja arvioidaksesi sen käytettävyyttä. 

Muista valmistella kysymyksiä tiimisi kannalta olennaisista erityisominaisuuksista tai tilanteista. Näin voit arvioida, kuinka hyvin ohjelmisto vastaa tarpeitasi.

Yhdenmukaisten arviointikriteerien käyttäminen

Sovella yhdenmukaisia arviointikriteerejä kaikkiin toimittajiin. Luo tarkistuslista tai pisteytysmalli, jonka avulla arvioit jokaisen vaihtoehdon keskeisten tekijöiden perusteella ja varmistat reilun vertailun. Pidä tiimisi prioriteetit mielessäsi koko prosessin ajan.

Esitä nämä kysymykset:

• Voitteko kertoa meille samankaltaisen tosielämän asiakastarinan?
• Millaista tukea tai käyttöönottokoulutusta tarjoatte?
• Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä?
• Miten ohjelmistonne käsittelee tietojen siirron?
• Mikä on tyypillinen käyttöönottoprosessin aikataulu?

Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelu

Nyt on aika muuttaa toimittajia koskeva tutkimuksesi liiketoimintaperusteluksi, jonka johtoryhmäsi ymmärtää ja jota se tukee:

Ongelmakohteiden tiivistäminen

Tiivistä ongelmakohdat, joita tiimisi kohtaa, sekä tulokset, joita odotat uudelta ohjelmistolta. Korosta, miten ohjelmisto ratkaisee tiettyjä ongelmia ja parantaa toimintaa. Listaa ongelmakohdat ja odotetut hyödyt luettelomerkeillä. Tämä auttaa osoittamaan investoinnin arvon selkeästi.

Kustannusarvioiden esittäminen

Selvitä ja esitä perustason kustannusarviot sekä käyttöönottoprosessin aikataulut. Käytä toimittajien tarjouksia ja tutkimustietoa tarkkojen lukujen esittämiseen. Ota huomioon sekä alkuvaiheen kustannukset että jatkuvat kulut ja tutustu kirjanpito-ohjelmistojen hinnoitteluun saadaksesi yksityiskohtaisemman kuvan. Esitä tiedot sitten selkeästi esimerkiksi taulukon tai kaavion muodossa, jotta ne on helppo hahmottaa.

Sijoitetun pääoman tuoton ja riskien kuvaaminen

Kuvaa sijoitetun pääoman tuotto, tehokkuushyödyt ja toimimatta jättämisen riskit, jotta perustelusi ovat vakuuttavia. Selitä, miten ohjelmisto säästää aikaa, sujuvoittaa prosesseja, vähentää virheitä tai parantaa tuottavuutta. 

Muista lisäksi tuoda esiin taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt sekä ohjelmiston käyttöönoton laiminlyönnin mahdolliset haitat, kuten jatkuva tehottomuus tai vaatimustenmukaisuuteen liittyvät riskit.

Esitä nämä kysymykset:

• Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
• Mitä riskejä toimettomuudesta aiheutuu?
• Mitä taloudellisia ja toiminnallisia hyötyjä tästä saadaan?
• Kuinka pian voimme odottaa näkevämme sijoitetun pääoman tuoton?
• Mitkä ovat arvioidut kokonaiskustannukset ja aikataulut?

Vaihe 5: Ota kirjanpito-ohjelmisto käyttöön ja perehdytä käyttäjät

Kun olet saanut hyväksynnän, voit alkaa suunnitella sujuvaa käyttöönottoprosessia. Seuraavat vinkit auttavat tekemään siitä onnistuneen:

Käyttöönottosuunnitelmasta viestiminen

Viestikää käyttöönottosuunnitelmasta selkeästi kaikille käyttäjille. Jakakaa aikataulut, tärkeät virstanpylväät ja kunkin tiimin jäsenen tehtävät sähköpostitse, kokouksissa tai sisäisillä alustoilla. On myös tärkeää pitää viestintä avoimena, jotta kaikki ymmärtävät prosessin ja muut odotukset.

Sisäisten vastuuhenkilöiden nimeäminen

Nimeä käyttöönotolle sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt. He vastaavat kysymyksiin ja koordinoivat toimintaa toimittajan kanssa. Valitse henkilöitä, jotka tuntevat ohjelmiston ja osaavat ratkaista ongelmia, jotta siirtyminen sujuu helpommin ja käyttäjät saavat tarvitsemansa tuen.

Koulutuksen ja käyttöönoton varmistaminen

Varmista, että tiimisi suorittaa koulutuksen ja ottaa työkalun johdonmukaisesti käyttöön. Järjestä koulutustilaisuuksia ja tarjoa pääsy resursseihin, kuten webinaareihin tai oppaisiin. 

Kannusta myös säännöllisiin seurantakeskusteluihin kysymysten käsittelemiseksi ja edistymisen seuraamiseksi. Muista, että työkalun johdonmukainen käyttö tehostaa toimintaa ja parantaa loppukäyttäjien tyytyväisyyttä.

Palautekanavien luominen

Luo palautekanavia käyttöönoton ajaksi ja hyödynnä myös toimittajan resursseja. Useimpien uusien ohjelmistojen käyttöön liittyy oppimiskäyrä. Kannusta käyttäjiä jakamaan kokemuksensa ja kohtaamansa ongelmat ja hyödynnä sitten tätä palautetta mukautusten tekemiseen ja prosessin parantamiseen. 

Tee lisäksi yhteistyötä toimittajan kanssa teknisten ongelmien ratkaisemiseksi tai ominaisuuksien optimoimiseksi paremmin sopivia käyttötapauksia varten.

Esitä nämä kysymykset:

• Mikä on muutosjohtamisen suunnitelma?
• Kuka vastaa käyttöönotosta?
• Miten seuraatte varhaista onnistumista?
• Mitä koulutusresursseja on saatavilla?
• Miten keräätte käyttäjäpalautetta?

Mitä seuraavaksi:

Jos parhaillaan kartoitat kirjanpito-ohjelmistoja, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan ja saat maksuttomia suosituksia.

Täytät lomakkeen ja käyt lyhyen keskustelun, jossa tarpeidesi yksityiskohdat käydään läpi. Sen jälkeen saat tarkasteltavaksesi lyhyen listan ohjelmistoista. He tukevat sinua jopa koko ostoprosessin ajan, mukaan lukien hintaneuvottelut.