Jos et ole vielä toteuttanut sitä, myyntisaamisten automatisointi on seuraava askel kohti tehokkaammin ja vaikuttavammin toimivaa talouskonetta.
Vähennä yleiskustannuksia, peri saatavasi tehokkaammin ja säästä työntekijäsi miljoonilta pieniltä harmoilta — tai siis seurantaviesteiltä — tämän prosessin avulla.
Mitä myyntisaamisten automatisointi on?
Myyntisaamisten automatisointi tarkoittaa teknologian hyödyntämistä laskutuksen, maksujen perinnän ja seurannan tehostamiseen — manuaalisen työn vähentämiseksi ja asiakasmaksujen perinnän tehokkuuden parantamiseksi.
Oletetaan esimerkiksi, että myyntisaamiesi saldo oli koko tammikuun ajan 20 000 dollaria. Olisit voinut sijoittaa tuon 20 000 dollaria pankkitalletukseen ja ansaita 50 dollaria korkoa. Lisäksi käytit 1 500 dollaria myyntisaamisten hallintaan ja perintään. Tässä tapauksessa sitoutuneen pääoman kustannuksesi olisi ollut 1 550 dollaria.
Miten myyntisaamisten automatisointi toimii?
Myyntisaamisten prosessi sisältää yleensä neljä keskeistä osa-aluetta:
Näin myyntisaamisten automatisointiratkaisut helpottavat kaikkia näitä osa-alueita:
1. Laskutus
Laskun luomiseksi voit laskea tilausmaksut, verot ja kokonaissumman manuaalisesti. Tai voit siirtää laskujen luomisen myyntisaamisten automatisointijärjestelmän tehtäväksi.
Myyntisaamisjärjestelmät voivat luoda automaattisesti sähköisiä laskuja, jotka sisältävät asiakaskohtaisia tietoja, kuten maksuehdot.
Asiakkaan tarvitsee syöttää tiedot vain kerran — ensimmäisen maksun yhteydessä. Pilvipohjaiset myyntisaamisjärjestelmät tallentavat kaikki tiedot asiakkaan tilille, joten tämän jälkeen laskutus toimii käytännössä automaattisesti.
2. Maksujen perintä
Monet myyntisaamisten automatisointijärjestelmät integroituvat suosittuihin maksunkäsittelyratkaisuihin. Tämä helpottaa verkkomaksujen vastaanottamista ja seurantaa. Parhaat myyntisaamisten automatisointiohjelmistot tarjoavat mahdollisuuden kannustaa ennenaikaisiin maksuihin alennuksilla tai muilla kannustimilla.
Myyntisaamisjärjestelmä voi seurata tarjoamiasi erilaisia maksuvaihtoehtoja, kuten ACH-maksuja ja luottokortteja, ja ilmoittaa sinulle aina, kun saat maksun.
Hyödynnä järjestelmän kaikki edut
Voit määrittää järjestelmän lähettämään automaattisen sähköpostin, joka sisältää eräpäivän ja maksettavan summan kaltaisia tietoja, kun maksut erääntyvät.
Myyntisaamistiimin on ehkä edelleen seurattava asiakkaiden laskuja, jos asiakkaat eivät vastaa, mutta automaattinen sähköposti säästää huomattavasti aikaa ja on hyvä tapa aloittaa.
Kun asiakas maksaa, myyntisaamisjärjestelmä voi päivittää kirjanpito- tai ERP-järjestelmän automaattisesti reaaliajassa.
3. Täsmäytys
Myyntisaamisjärjestelmät voivat hoitaa rutiinitehtäviä, kuten laskujen kohdistamisen — järjestelmä yhdistää kuitit automaattisesti myyntitilauksiin. Tämä poistaa tarpeen käyttää manuaalista työtä kassasuoritusten kohdistamiseen.
Have an account? Log In
4. Raportointi
Myyntisaamisohjelmisto voi myös luoda oivaltavia raportteja ajan mittaan keräämiensä tietojen perusteella. Esimerkiksi talousraportoinnin automatisointi voi auttaa optimoimaan tilauksesta kassasuoritukseen etenevää prosessia ja seuraamaan keskeisiä mittareita, kuten myyntisaamisten kiertoaikaa (DSO).
Tekoälypohjaiset ratkaisut voivat auttaa ennustamaan kassavirtoja ja selvittämään yleisimmät syyt siihen, miksi asiakkaat maksavat eräpäivän jälkeen.
Parhaat myyntisaamisten automatisointityökalut
Tiimimme analysoi parhaat työkalut tehtävän hoitamiseen — tässä ovat parhaat valintamme:
Myyntisaamisten suurimmat haasteet
Myyntisaamisten (AR) hallinta on paljon muutakin kuin laskujen lähettämistä – siinä on varmistettava, että jokainen lasku on oikea ja jokainen maksu saadaan ajallaan. Tämä prosessi on täynnä haasteita, jotka voivat vaikuttaa yrityksesi kassavirtaan ja toiminnan tehokkuuteen. Tässä ovat AR-ammattilaisten nykyisin kohtaamat keskeiset haasteet sekä strategioita niiden ratkaisemiseksi.
1. Laskujen oikeellisuus ja selkeys
Yksi AR:n kriittisimmistä osa-alueista on varmistaa, että jokainen lasku on laadittu oikein ja selkeästi sopimusehtojen mukaisesti. Laskutuksessa tehdyt virheet, kuten väärät summat, väärät vastaanottajat tai epäselvät ehdot, voivat aiheuttaa kiistoja ja viivästyttää maksuja.
Havaitset vain 75 % virheistäsi
Tutkimuksen mukaan, joka käsitteli laskutusvirheiden piileviä kustannuksia pohjoismaisissa yrityksissä, virheellisten laskujen korjaamiseen voi kulua jopa 31 päivää, ja 25 % laskutusvirheistä jää havaitsematta.
Automatisoitu AR-järjestelmä voi auttaa lieventämään näitä ongelmia hyödyntämällä tekoälyä laskutusprosessien sujuvoittamiseen ja inhimillisten virheiden vähentämiseen. Automaatio varmistaa, että laskut luodaan oikein ja lähetetään nopeasti, mikä minimoi kiistojen riskin ja nopeuttaa maksukiertoa.
2. Tehoton perinnän hallinta
Asiakkaiden saaminen maksamaan ajallaan voi olla haastavaa ja edellyttää usein järjestelmällistä ja johdonmukaista lähestymistapaa. Tehokas perinnän hallinta vaatii muutakin kuin muistutusten lähettämistä; tarvitaan selkeä strategia. Nelivaiheinen prosessi voi vaikuttaa merkittävästi:
- Vahvista laskun vastaanotto: Varmista, että asiakas on vastaanottanut laskun ja ymmärtää maksuehdot.
- Tunnista ja ratkaise kiistat varhain: Selvitä nopeasti, liittyykö laskuun ongelmia tai kiistoja, jotka voivat viivästyttää maksua.
- Sopikaa maksupäivästä: Sovi asiakkaan kanssa realistisesta maksupäivästä.
- Johdonmukainen seuranta: Ole säännöllisesti yhteydessä asiakkaaseen, kunnes maksu on suoritettu.
Näiden vaiheiden automatisointi voi auttaa AR-tiimejä ylläpitämään johdonmukaisuutta ja tehokkuutta perinnässä, vähentämään manuaaliseen seurantaan kuluvaa aikaa ja keskittymään enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin.
3. Ajan kuluminen arvoa tuottamattomiin tehtäviin
Manuaalisiin AR-prosesseihin liittyy usein puuduttavia ja toistuvia tehtäviä, kuten tietojen siirtämistä laskentataulukosta toiseen tai asiakkaiden manuaalista sähköpostittamista maksujen pyytämiseksi. Nämä tehtävät kuluttavat arvokasta aikaa ja resursseja aina työntekijöiden palkoista pilvitallennuksen kustannuksiin ja voivat johtaa huonoon asiakaskokemukseen. Kuvittele soittavasi yritykseen ja joutuvasi odottamaan ikuisuuden, kun he etsivät laskuasi ja maksutietojasi – se turhauttaa kaikkia osapuolia.
Automatisoidut AR-järjestelmät voivat keventää tätä taakkaa hoitamalla toistuvia tehtäviä, kuten myyntisaamisten hallintaa, perintää ja laskujen käsittelyä. Vaikka näiden järjestelmien käyttöönottoon ja työntekijöiden kouluttamiseen liittyy aluksi kustannuksia, AR:n automatisoinnin pitkän aikavälin hyödyt – kuten virheiden väheneminen, tehokkuuden paraneminen ja parempi asiakaskokemus – ovat huomattavasti näitä investointeja suuremmat.
4. Skaalautuvuuden puute
Yrityksesi kasvaessa myös laskujen ja maksujen määrä kasvaa. Manuaalisissa AR-prosesseissa tämä kasvu edellyttää lisähenkilöstöä, mikä nostaa kustannuksia ja rajoittaa skaalautuvuutta. Automatisoitu AR-järjestelmä puolestaan skaalautuu saumattomasti yrityksesi mukana ja käsittelee kasvavia työkuormia ilman uusien työntekijöiden palkkaamista. Tehtävät, kuten laskutus, perintä, täsmäytys ja raportointi, automatisoidaan, jolloin tiimisi voi keskittyä strategisiin ja arvoa tuottaviin toimintoihin.
AR:n haasteiden ratkaiseminen automaation avulla
AR:n haasteet oikeellisuuden varmistamisesta perinnän tehokkaaseen hallintaan voivat tuntua ylivoimaisilta. Oikeiden strategioiden ja työkalujen avulla näistä haasteista tulee kuitenkin kasvumahdollisuuksia. AR-prosessien automatisointi ei ainoastaan vähennä virheitä ja säästä aikaa, vaan antaa yrityksellesi myös mahdollisuuden skaalautua tehokkaasti ja parantaa tulostaan.
Automaation käyttöönoton myötä AR-tiimisi voi siirtää huomionsa yksitoikkoisista tehtävistä strategisempiin toimintoihin, mikä vahvistaa taloudellista tilannetta ja edistää parempia asiakassuhteita.
Miksi alan johtavat yritykset ottavat AR-automaation käyttöön
Myyntisaamisten automaatio-ohjelmisto suojaa tulojasi ja samalla myös tulostasi — mutta ennen kaikkea se voi säästää manuaalista työtä ja auttaa säilyttämään hyvät ammatilliset suhteet.
Jos asiakas ei esimerkiksi huomaa epäonnistunutta luottokorttimaksua, koska hänen postilaatikkonsa on täynnä maksumuistutuksia, tämä merkitsee suoraan menetettyjä tuloja. Ja ollaanpa rehellisiä: et halua käyttää aikaasi pienten asiakkaiden maksujen perimiseen, kun panoksesi olisi parempi suunnata muualle.
Yrityksille, joilla on paljon myyntisaamisia, kertyy myös korkeampia sitomiskustannuksia. Myyntisaamisten sitomiskustannus muodostuu niiden käteisvarojen hallussapitämättä jättämisen vaihtoehtoiskustannuksesta, jotka olet jo ansainnut, sekä myyntisaamisten hallinnoinnin kustannuksista.
Myyntisaamisten automaation avulla laskut voidaan luoda automaattisesti, lähettää asiakkaille maksumuistutuksia, kerätä maksutietoja kortille tallennettua automaattista veloitusta varten ja tehostaa perintäprosessia, mikä voi tuoda merkittäviä kustannussäästöjä ja vähentää luottotappioita. Lisäksi voit tällä tavoin keskittää voimavarasi todellisiin ongelmatapauksiin.
Myyntisaamisten automaation hyödyt
Olen käsitellyt monia syitä, mutta jätetään turha puhe sikseen. Tässä ovat automatisoitujen myyntisaamisjärjestelmien käyttöönoton suurimmat hyödyt:
Nopeus, tehokkuus ja helppous
Myyntisaamisten automaatio parantaa nopeutta, tehokkuutta ja tarkkuutta, koska järjestelmä voi luoda laskut automaattisesti ja lähettää ne asiakkaille.
Automaattisesti luodut laskut voivat nopeuttaa laskutusprosessia erityisesti yrityksissä, joiden laskutus perustuu muihin tekijöihin, kuten kulutukseen. Automaattinen myyntisaamisjärjestelmä voi laskea kulutuksen nopeammin ja tarkemmin.
Laskujen automaattinen luominen ja toimittaminen varmistavat, että laskut saavuttavat asiakkaasi nopeammin. Tämä auttaa pienentämään DSO:ta ja antaa sinusta hyvän kuvan, sillä hallitus ja toimitusjohtaja näkevät taseessa enemmän käyttöpääomaa.
Kyse ei ole vain sinun mukavuudestasi
Myyntisaamisten automaatio tuo hyötyjä myös asiakkaillesi. Sen lisäksi, että myyntisaamisten tarjoaminen antaa asiakkaille mahdollisuuden maksaa erissä, se mahdollistaa maksamisen myös heidän suosimillaan menetelmillä, kuten luottokortilla ja ACH-pankkisiirroilla.
Vaikka ACH-siirtojen käyttöönotto vaatii hieman enemmän työtä, koska sitä varten tarvitaan joitakin pankkitietoja, niiden avulla voit myös säästää maksutapahtumissa, sillä maksupalveluntarjoajat veloittavat yleensä vähemmän tämäntyyppisistä tapahtumista.
Kun he ovat määrittäneet tiedot ACH:n tai luottokortin kautta, he voivat ottaa toiminnon käyttöön ja unohtaa sen, eikä heidän tarvitse syöttää luottokortti- tai ACH-tietojaan manuaalisesti jokaisen erämaksun yhteydessä — toisin sanoen... maksut saapuvat automaattisesti ja ajallaan. Kuulostaa unelmalta, eikö?
Pienempi inhimillisten virheiden riski
Laskutusvirheet voivat olla kiusallisia. Tästä huolimatta laskutus on toistuva prosessi, jossa esiintyy helposti esimerkiksi kirjoitus-, päällekkäisyys- ja puuttumisvirheitä.
Myyntisaamisjärjestelmät pienentävät inhimillisten virheiden riskiä, koska ne hakevat tietoja tietokannoista ja täyttävät laskuihin tuotteiden ja hinnoittelun tiedot. Järjestelmä myös yhdistää laskut automaattisesti ostotilauksiin.
Nämä ominaisuudet auttavat ehkäisemään kiusallisia vuorovaikutustilanteita asiakkaiden kanssa.
Kassavirran ennustaminen
Kassavirran hallinta on yksi talousjohtajien tärkeimmistä prioriteeteista, erityisesti varhaisessa vaiheessa olevissa ja nopeasti kasvavissa SaaS-yrityksissä.
Myyntisaamisten automaatiojärjestelmät nopeuttavat laskusta käteiseksi -prosessia. Nopeammat maksut merkitsevät suurempaa kassavirtaa. Ne auttavat talousjohtajia myös ennustamaan kassavirtoja, mikä auttaa ylläpitämään optimaalista käyttöpääomaa ja parantamaan luotonhallintaa.
Esimerkiksi Yhdysvaltain EXIM Bankin mukaan asiakkaat Etelä-Afrikassa, Meksikossa ja Australiassa maksavat keskimäärin 26 päivää myöhässä, kun taas yhdysvaltalaiset asiakkaat maksavat laskunsa keskimäärin seitsemän päivää myöhässä. Haluat siis kiinnittää enemmän huomiota näihin asiakkaisiin kassavirran optimoimiseksi. Myyntisaamisten automaatio-ohjelmistosi voi auttaa seuraamaan asiakkaiden kassavirtaa ja maksuja maittain.
Pystyt analysoimaan perinnän kaavoja ja tunnistamaan kassavajeen etukäteen, jotta voit ryhtyä toimiin sen estämiseksi.
Informatiiviset raportit ja koontinäytöt
Myyntisaamisjärjestelmät tuottavat raportteja ja tarjoavat koontinäyttöjä, jotka kokoavat yhteen myyntisaamisiisi liittyvät keskeiset tiedot. Asetustesi perusteella raportit ja koontinäytöt voivat tiivistää laskusta käteiseksi -prosessin olennaiset yksityiskohdat.
Koontinäytön avulla voidaan esimerkiksi seurata erääntyneiden saatavien raportteja, myyntisaamisten kiertoa ja DSO:ta. Raportit voivat sisältää laajempia tietoja maksujen perinnän kaavoista, myöhästyneiden maksujen syistä ja virheasteista.
More Articles
Parempi tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
Tietoturva on ratkaisevan tärkeää käsiteltäessä luottamuksellisia asiakastietoja ja maksutapahtumia. Paperilaskut ja sähköpostit ovat alttiita tietoturvaloukkauksille ja petoksille. Hajautettujen tiimien kohdalla riski on vielä suurempi.
Tiedot on myös säilytettävä tulevia tarkastuksia varten ja paikallisten säädösten, kuten myyntiveroa ja sähköistä laskutusta koskevien määräysten, noudattamiseksi. Osavaltiossasi saattaa lisäksi olla erityisiä tietosuojaa koskevia säädöksiä, joita sinun on noudatettava.
Myyntisaamisten automaatio varmistaa, että asiakas- ja muut tiedot ovat päästä päähän salattuja, kun niitä siirretään toiselle tiimin jäsenelle. Lisäksi myyntisaamisten automaatiojärjestelmät käyttävät standardoitua prosessia, jossa tiedot arkistoidaan ja tallennetaan turvallisesti tulevia tarkastuksia varten.
Myyntisaamisten automaatioratkaisun käyttöönotto
Alla on muutamia kysymyksiä, joita kannattaa esittää tiimisi tarpeista, sekä vinkkejä, joiden avulla pääset alkuun.
Parhaat käytännöt ja käytännön vinkit
- Arvioi tarpeesi: Tunnista nykyisen myyntisaamisprosessisi ongelmakohdat määrittääksesi, mitä ominaisuuksia tarvitset eniten automaatiotyökaluilta.
- Valitse oikea ohjelmisto: Arvioi myyntisaamisten automaatioratkaisuja niiden integrointimahdollisuuksien, skaalautuvuuden ja helppokäyttöisyyden perusteella.
- Varmista tietojen paikkansapitävyys: Siivoa asiakastiedot ja varmista ennen käyttöönottoa, että kaikki tiedot ovat ajan tasalla.
- Kouluta tiimisi: Järjestä työntekijöille perusteellinen koulutus, jotta käyttöönotto sujuu ongelmitta ja vastarinta vähenee.
- Seuraa ja optimoi: Tarkastele myyntisaamisten mittareita säännöllisesti tunnistaaksesi kehityskohteet ja optimoidaksesi prosesseja niiden mukaisesti.
- Hyödynnä tekoälyä ja koneoppimista: Hyödynnä tekoälyä ennakoivaan analyysiin ja tehostettuun luottoriskin arviointiin. Tekoäly voi esimerkiksi auttaa havaitsemaan poikkeamia myyntisaamisprosesseissasi historiallisiin tietoihin perustuen, joten sinun ei tarvitse valvoa petoksia jatkuvasti.
- Automaatiotyökalujen vaihtoehdot: Jos et ole vielä valmis investoimaan täysimittaiseen automaatiotyökaluun ja olet valmis käyttämään aikaa työnkulkujen määrittämiseen, voit automatisoida myyntisaamiset ilman koodausta toimivilla automaatiotyökaluilla, kuten Zapierilla. Integraatiot voivat kuitenkin aiheuttaa ongelmia — Zapier ei välttämättä integroidu kaikkien yrityksesi työkalujen kanssa, mikä tarkoittaa, ettet voi automatisoida kaikkia prosesseja. Jos sinulla ei ole vahvaa teknistä tiimiä tai et halua teknisen tiimisi käyttävän aikaa Zapier-työnkulkujen määrittämiseen, myyntisaamisten automaatiojärjestelmä on paras vaihtoehto.
Näiden parhaiden käytäntöjen käyttöönotto auttaa tiimiäsi hyödyntämään myyntisaamisten automaation edut mahdollisimman tehokkaasti, parantamaan kassavirtaa ja vähentämään virheitä samalla, kun siirtyminen sujuu mahdollisimman saumattomasti.
Anna tiimillesi mahdollisuus menestyä ja ota käyttöön automatisoidut myyntisaamiset
Pienennä kustannuksia, kasvata toteutuneita tulojasi ja hoida automaattisesti arkiset tehtävät, kuten laskutus ja maksumuistutusten lähettäminen, ottamalla myyntisaamisten automaatio käyttöön jo tänään.
Haluatko vahvistaa osaamistasi talousalan ammattilaisena? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä talousalan johtajilta, jotka muovaavat teknologiateollisuutta.
