Miten työntekijöiden lomakertymä oikaistaan oikein
Vuosilomakertymän säätämisen osaaminen on ratkaisevan tärkeää; vaikka yhdysvaltalaiset työntekijät haluavat mahdollisuuden palkalliseen vapaaseen (PTO), monet eivät käytä kaikkia lomapäiviään.
Pew Research Centerin vuonna 2023 tekemässä kyselyssä 62 % työntekijöistä sanoi, että PTO oli heille erittäin tärkeää, mikä tekee siitä yhden halutuimmista henkilöstöeduista. Näistä työntekijöistä 46 % ei kuitenkaan käytä kaikkea PTO-vapaataan.
Tässä artikkelissa selitän vaihe vaiheelta, miten vuosilomakertymää säädetään. Selitän myös, miten palkankorotukset ja sapattivapaat vaikuttavat kertyneeseen lomapalkkaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kertyneen vuosiloman kirjanpitokäsittely
Työntekijät voivat käyttää loma-aikaa vuosilomaan, sairauslomaan tai muihin tarkoituksiin lomakäytännön mukaisesti. Kun työntekijät eivät kuitenkaan käytä loma-aikaansa, he ovat oikeutettuja saamaan siitä korvauksen. Siksi kertynyt vuosiloma näkyy taseessa, kunnes se maksetaan.
ASC 710:n mukaan työnantajien on kirjattava velka tulevia poissaoloja varten (kirjanpidollinen termi vielä käyttämättömälle lomalle), jos seuraavat ehdot täyttyvät:
- Työntekijä on jo suorittanut palvelut, jotka ovat tarpeen tulevia poissaoloja koskevan korvauksen ansaitsemiseksi.
- Velvoite liittyy oikeuksiin, jotka syntyvät tai kertyvät. Oikeuksien on säilyttävä, vaikka työntekijä päättäisi työsuhteensa — oikeudet eivät saa riippua tulevasta palveluksesta. Yksinkertaisesti sanottuna työnantajalla ei saa olla käytä tai menetä -käytäntöä, ja kertyneen lomapalkan on siirryttävä seuraaville vuosille.
- Korvauksen maksamisen on oltava todennäköistä.
- Määrä voidaan arvioida kohtuullisen luotettavasti.
Työntekijöille käyttämättömästä lomasta kuuluva määrä näkyy velkana taseessa, kunnes se maksetaan. Määrä näkyy myös tuloslaskelmassa kuluna sillä kaudella, jonka aikana se erääntyi maksettavaksi.
Kun maksu on suoritettu, velka poistuu taseesta ja kertynyt lomamäärä näkyy rahavirtalaskelmassa rahavarojen vähennyksenä.
On tietysti tilanteita, joissa kertyneestä lomasta ei tarvitse maksaa. Esimerkiksi lomapalkkaa ei tarvitse kerryttää, jos käytössä on käytä tai menetä -käytäntö.
Käytä tai menetä -käytäntö
Käytä tai menetä -käytäntö edellyttää, että työntekijät menettävät käyttämättömän loma-aikansa ennalta määrätyn päivämäärän jälkeen.
Oletetaan, että yhdellä työntekijöistäsi, Fredillä, on kertynyt 30 tuntia lomaa. Käytä tai menetä -käytäntösi voi edellyttää, että Fred käyttää nämä 30 tuntia seuraavan kalenterivuoden ensimmäisen neljänneksen loppuun mennessä tai menettää loma-ajan.
Mutta tähän liittyy yksi rajoitus: kaikilla yrityksillä ei ole mahdollisuutta käyttää käytä tai menetä -käytäntöä.
Osavaltioiden lait määrittävät, voitko poistaa työntekijältä loma-aikaa sen jälkeen, kun hän on ansainnut sen.
Esimerkiksi Nebraskan yritykset eivät voi muuttaa lomakäytäntöään siten, että työntekijöiltä poistetaan loma-aikaa sen jälkeen, kun he ovat suorittaneet loma-ajan ansaitsemiseen vaaditut palvelut. Tämä tarkoittaa, etteivät nebraskalaiset yritykset voi käyttää käytä tai menetä -käytäntöä.
Milloin lomakirjaus tehdään suoriteperusteisessa kirjanpidossa
Useimmat yritykset kirjaavat lomakertymät kerran kalenterivuodessa. Muita yleisiä ajankohtia käyttämättömien lomien kirjaamiseen ovat kerran tilikaudessa tai työntekijän palvelukseenottopäivänä. Maksut kirjataan silloin, kun ne suoritetaan.
Jokaisesta kertyneeseen loma-aikaan oikeutetusta työntekijästä tarvitaan kahdenlaisia kirjauksia:
- Kirjaus erääntyneen lomapalkan määrän kirjaamiseksi
- Kirjaus maksun kirjaamiseksi
Kertyneen vuosiloman laskeminen
Ennen päiväkirjamerkinnän tekemistä sinun on laskettava kertyneen vuosiloman määrä jokaiselle työntekijälle, jolla on käyttämättömiä lomapäiviä.
Tässä on kaava kertyneen vuosiloman laskemiseen:
Kertynyt vuosiloma = (Kertyneen loma-ajan tuntimäärä x työntekijän tuntipalkka)
Kerää tarvittavat tiedot ja laske kertynyt vuosiloma noudattamalla tätä vaiheittaista prosessia:
- Määritä edellisen palkanmaksukauden käyttämätön loma-aika vähentämällä kyseisen kauden käytettyjen lomatuntien määrä kyseisellä kaudella ansaittujen lomatuntien kokonaismäärästä.
- Kerro kertyneiden lomatuntien määrä työntekijän tuntipalkalla.
- Lisää tämä määrä aiemmilta kausilta siirtyneeseen kertyneiden lomien määrään.
Yleisimmät kertyneiden lomien käsittelyyn käytettävät ohjelmistotyökalut
Kaksi yleisesti käytettyä ohjelmistotyökalua kertyneiden lomien laskemiseen ja kirjaamiseen ovat palkanlaskenta- ja kirjanpito-ohjelmistot.
Palkanlaskentaohjelmisto auttaa laskemaan ansaitun loma-ajan tietyn tilikauden aikana. Vaihtoehtoisesti voit pyytää palkanlaskentapalveluntarjoajaasi jakamaan työntekijöiden loma-aikatiedot tietyltä ajanjaksolta.
Kun sinulla on tarvittavat tiedot kertyneiden lomien laskemista varten, käytä kirjanpito-ohjelmistoa päiväkirjavientien kirjaamiseen. Kirjanpito-ohjelmistosi päivittää automaattisesti tuloslaskelman, taseen ja rahavirran.
Parhaat kirjanpito-ohjelmistoratkaisut tarjoavat sisäänrakennettuja ominaisuuksia lomien kertymisen käsittelyyn. Kun syötät lomapäiväsaldon, kertymisasteen ja työntekijän tuntipalkan, ohjelmisto päivittää lomakertymien saldot automaattisesti.
Esimerkki lomakertymän oikaisemisesta
Oletetaan, että John Smith on ansainnut jo 40 tuntia kertyneitä lomia. Lomakäytäntösi mukaan John Smith saa viisi tuntia lomaa kuukaudessa eli yhteensä 60 tuntia vuodessa.
Edellisen tilikauden aikana John Smith käytti 40 tuntia loma-aikaa. Tilikauden lopussa John Smithillä on jäljellä 60 tuntia kertynyttä loma-aikaa, joka lasketaan seuraavasti:
[40 tuntia kertynyttä loma-aikaa + (60 tuntia edellisen vuoden loma-aikaa - 40 tuntia käytettyä loma-aikaa)] = 60 tuntia
John Smith ansaitsee $30 tunnilta.
Tässä on John Smithin kertyneiden lomien määrä tilikauden lopussa:
60 tuntia x $30 tunnilta = $1,800
Huomaa, että $1,800 pitäisi olla John Smithin kertyneiden lomien tilin saldo, ei päiväkirjavientiin kirjattava muutosmäärä. Vientiin kirjattavan määrän tulee olla:
($1,800 - Tilin saldo edellisen tilikauden lopussa)
Koska John Smithillä oli 40 tuntia kertynyttä loma-aikaa, edellisen tilikauden lopun saldo voidaan laskea seuraavasti:
(40 tuntia x $30 tunnilta) = $1,200
Päiväkirjavientiin kirjattava määrä olisi:
($1,800 - $1,200) = $600
Asiaankuuluvat päiväkirjaviennit
Nyt kun tiedät kertyneiden lomien päiväkirjavientien kirjaamiseen tarvittavat laskelmat, käytetään samoja esimerkkejä ja katsotaan, millaisia päiväkirjavientejä tulee tehdä.
Lomakertymän lisääminen
Esimerkissämme muutosmäärä on $600. Yksinkertaisesti sanottuna John Smithillä on $600:n arvosta edelliseltä vuodelta siirtynyttä ylimääräistä käyttämätöntä loma-aikaa.
Muodostettava päiväkirjavienti näyttää tältä:
| Tili | Debet | Kredit | Muistiinpanot |
|---|---|---|---|
| Lomakulut | $600 | - | Kertyneen loma-ajan kirjaaminen kuluksi. Tämä luku näkyy tuloslaskelmassa. |
| Lomapalkkavelka | - | $600 | Kertyneen lomavelan kirjaaminen. Tämä luku näkyy taseessa, kunnes työntekijä käyttää loma-aikaa tai määrä maksetaan. |
Työntekijöiden käyttämä loma
Oletetaan, että John Smith haluaa käyttää 50 tuntia loma-aikaa seuraavan tilikauden alussa. Hänellä on tällä hetkellä 60 tuntia kertynyttä loma-aikaa.
Kun John Smith käyttää 50 tuntia loma-aikaa, tee seuraava päiväkirjavienti lomakertymän määrän oikaisemiseksi:
| Tili | Debet | Kredit | Muistiinpanot |
|---|---|---|---|
| Lomapalkkavelka | $600 | - | Lomapalkkavelan saldon pienentäminen. |
| Käteinen | - | $600 | Käteissaldon pienentäminen työntekijälle maksetun kertyneen lomapalkan määrällä. |
Miten palkankorotukset vaikuttavat kertyneeseen lomapalkkaan
Palkankorotukset kasvattavat kertynyttä lomavelkaasi.
Lomapalkka lasketaan työntekijän viimeisimmän palkkatason perusteella. Kun korotat työntekijän palkkaa, sinun on lisättävä lomapalkan muutosmäärä kertyneeseen lomavelkaan.
Oletetaan esimerkiksi, että John Smithillä on 60 tuntia kertynyttä lomaa. Hänen tuntipalkkansa nousee 30 dollarista 35 dollariin.
Hänen kertyneen lomansa määrä kasvaa palkankorotuksen jälkeen 300 dollarilla (60 tuntia x 5 dollaria tunnilta). Tässä on päiväkirjamerkintä lomakertymän oikaisemiseksi:
| Tili | Debet | Kredit | Huomautukset |
|---|---|---|---|
| Lomakulut | $300 | - | Lomakulujen kasvattaminen |
| Lomapalkkavelka | - | $300 | Kertyneen lomavelan kasvattaminen |
Sapattivapaat ja niiden vaikutus
EITF Abstract 06-02 käsittelee sapattivapaan kirjanpitoon liittyvää epäselvyyttä. Kannanoton mukaan:
- Sapattivapaata ei kerrytetä, kun sitä pidetään tutkimusta tai yhteiskunnallista palvelua varten, joka parantaa työnantajan mainetta tai hyödyttää työnantajaa muulla tavoin. Työntekijä suorittaa käytännössä palveluja yritykselle, ja hänelle maksetaan niistä korvaus.
- Sapattivapaata kerrytetään, kun sapattivapaa on rajoittamatonta vapaata ja se myönnetään aiemmin suoritettujen palvelujen korvauksena.
Voivatko kertyneet lomatunnit tai -dollarit olla negatiivisia?
Kyllä, tietyn työntekijän kertyneet lomatunnit tai lomadollarit voivat olla negatiivisia.
Negatiivisia lomataseita syntyy, kun työnantajat maksavat enemmän lomadollareita tai sallivat työntekijöiden pitää enemmän lomaa kuin he ovat ansainneet.
Kertynyt lomatase muuttuu aikanaan positiiviseksi, kun lomatunteja kertyy edelleen.
Lomakertymän oikaiseminen helposti
Lomakertymän oikaiseminen on helppoa, kun ymmärrät, miten kertymän lisäys ja päiväkirjamerkinnät lasketaan. Useimmissa tapauksissa sinun tarvitsee tehdä vain kaksi merkintää: käyttämättömän loma-ajan lisääminen ja työntekijöille maksaminen heidän käyttäessään lomaa.
Jos haluat saada viikoittain artikkeleita aiheista, jotka auttavat SaaS-yritysten talousjohtajia hallinnoimaan teknologiayrityksen taloustiimiä tehokkaasti, tilaa The CFO -uutiskirje.
