Toiminnanohjausjärjestelmän liiketoimintatiedon hyödyntäminen: kattava opas
ERP-liiketoimintatiedustelu (ERP BI) yhdistää toiminnanohjausjärjestelmien keskitetyt tiedot liiketoimintatiedustelun analyyttisiin ominaisuuksiin ja muuttaa raakainformaation hyödynnettäväksi tiedoksi nopeampia ja parempia päätöksiä varten.
Olen nähnyt omakohtaisesti, kuinka ERP BI:stä on tullut yksi johtajien työkalupakin kysytyimmistä ja puhutuimmista työkaluista. Tässä selitän, mitä ERP BI on, esittelen sen keskeiset hyödyt, kerron kriteerini oikeiden työkalujen valintaan ja annan käytännölliset puitteet sen arvon maksimoimiseksi organisaatiossasi.
Mikä ERP on?
ERP (toiminnanohjaus) -järjestelmä on ohjelmistotyyppi, joka yhdistää keskeiset liiketoimintaprosessit – kuten taloushallinnon, henkilöstöhallinnon, varaston ja hankinnan – yhtenäiseksi alustaksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
⬇️ Tässä on nopea katsaus siihen, miten eri toimialat käyttävät ERP-ohjelmistoja:
Asianmukaisen ERP-integraation avulla tiimisi voi keskittää tietoaineistot ja vähentää hankalia tietosiiloja sekä viime kädessä sujuvoittaa liiketoimintaprosesseja.
Mutta edes kunnianhimoisten ERP-käyttöönottoa koskevien suunnitelmien kanssa et ole vielä maalissa. Tässä astuu kuvaan liiketoimintatiedustelu, dataohjautuvan ja strategisen päätöksenteon toinen avain.
Mitä liiketoimintatiedustelu on?
Liiketoimintatiedustelu (BI) tarkoittaa työkaluja ja prosesseja, joiden avulla voit tarkastella, analysoida ja esittää liiketoimintatietoja tarkkaa päätöksentekoa varten. Se yhdistää historialliset ja reaaliaikaiset tiedot ennakoivaan analytiikkaan, joten se sopii erinomaisesti trendien tunnistamiseen ja luottavaiseen suunnitteluun.
BI-työkalut – kuten Tableau, Power BI ja Looker – ottavat ERP-järjestelmien sisältämät tietoaineistot ja muuttavat ne hyödynnettäväksi tiedoksi, jota voit käyttää välittömästi. Ne mahdollistavat sujuvan tietojen visualisoinnin ja tarjoavat itsepalveluominaisuuksia, joten analytiikka on jopa teknisesti vähiten suuntautuneiden käyttäjien saatavilla.
BI-järjestelmien tarjoamia käytännön esimerkkejä ovat:
- Mukautetut koontinäytöt tiimisi KPI-mittareiden seurantaan (tilausten toimitusasteet, asiakastyytyväisyyspisteet, kannattavuus).
- Raportointityökalut, jotka tuovat esiin asiakaskäyttäytymisen trendejä ja markkinoiden muutoksia.
- Älykkäät ennustemallit ja budjetointityökalut tehokkaaseen kassavirran hallintaan.
ERP:n ja BI:n keskeiset erot
Vaikka ERP-järjestelmät ja BI ovat jossain määrin samankaltaisia, tarkempi tarkastelu tuo esiin niiden keskeisiä eroja, alkaen niiden tarkoituksesta:
ERP-liiketoimintatiedustelun kasvu ja kehitys
ERP:n ja BI:n nousu
Ennen ERP-järjestelmiä ja BI-ohjelmistoja yritysten oli edelleen suunniteltava, seurattava ja hallittava toimintojaan, mutta ne tekivät sen manuaalisesti ja usein tehottomasti. Monimutkaisista taulukkolaskentataulukoista aina valmistusteollisuudessa käytettyjen materiaalitarvesuunnittelun (MRP) järjestelmien käyttöönottoon asti resurssienhallinta oli työlästä ja hidasta.
Onneksi teknologinen innovaatio vauhditti ERP-ratkaisujen nousua, ja ERP-järjestelmät siirtyivät pelkästä valmistukseen keskittymisestä kattamaan myös laskentatoimen, taloushallinnon ja myynnin 1990-luvulla.
Tänä aikana BI-ohjelmistotkin yleistyivät laajalti. Aluksi analyytikot ja johtajat käyttivät niitä pääasiassa historiallisten tietojen tarkasteluun, mutta BI:stä tuli keskeinen osa ERP:n laajentumista massadatan alueelle. Nykyään sekä ERP että BI ovat juurtuneet eri toimintojen välisten tiimien päivittäiseen päätöksentekoon kokonaisissa organisaatioissa.
ERP:n ja BI:n risteyskohtaan saapuminen
Vaikka voit käyttää ERP- ja BI-järjestelmiä erikseen, useimmissa nykyaikaisissa ERP-järjestelmissä on sisäänrakennettuja BI-toimintoja tai ne mahdollistavat integroinnin.
Kun synkronoit BI-ohjelmiston ERP-järjestelmääsi, et ainoastaan seuraa toimintojasi. Sen sijaan analysoit niitä, opit niistä ja muutat raakadataa päätöksentekoa ohjaavaksi tiedoksi.
Digitaalisten ohjelmistojen asiantuntijana keskustelen päivittäin talousjohtajien ja toimitusjohtajien kanssa erilaisista ratkaisuista. Kun kysyin heidän näkemyksiään ERP:n liiketoimintatiedosta, tässä ovat heidän jakamansa parhaat ERP:n ja liiketoimintatiedon integroinnin käyttötapaukset:
- Tietojen analysointi: Liiketoimintatiedon koontinäytöillä on paremmat analysointiominaisuudet kuin tavallisilla ERP-järjestelmillä, joten voit analysoida suuria tietoaineistoja eri osastojen välillä ilman SQL-kyselyitä tai datatieteen tutkintoa.
- Raportointityökalut: ERP:n liiketoimintatietotyökalut voivat luoda raportteja pyynnöstä, joten sidosryhmien ei tarvitse odottaa päiviä tarvitsemiensa tietojen saamiseksi.
- Koontinäyttöjen luominen: BI-ohjelmiston avulla voit luoda mukautettuja koontinäyttöjä, joissa ERP-tietoihisi suoraan yhdistetyt reaaliaikaiset KPI-mittarit (varastotasot, kassavirta, asiakaspoistuma, tilausten viivästykset ja paljon muuta) ovat nähtävissä yhdessä paikassa.
- Ennustaminen: Yhdistä historialliset tietoaineistot ja suorita ennakoivia malleja tulevasta myynnistä, kysynnästä ja henkilöstötarpeista ERP- ja liiketoimintatietoalustojen avulla.
- Tietojen integrointi: Keskitetty ERP- ja BI-koontinäyttösi yhdistää eri toimintojen tiimien monimutkaiset tiedot, minkä ansiosta voit tehdä perusteltuja liiketoimintapäätöksiä oikea-aikaisesti.
💡 Yhteenvetona voidaan todeta, että ERP:n liiketoimintatieto auttaa havaitsemaan liiketoimintaprosessien puutteita, tekemään parempia päätöksiä ja reagoimaan nopeammin markkinatrendien muutoksiin.
Miten ERP:n liiketoimintatieto voi vaikuttaa liiketoimintaasi
ERP:n yhdistäminen liiketoimintatietoon voi mullistaa eri toimialojen yrityksiä. Tässä on kolme selkeää esimerkkiä eri alojen liikkeenjohdon edustajilta sekä siitä, miten ERP:n liiketoimintatieto vaikuttaa heidän yrityksiinsä:
Teollisuus
Monument Tools, brittiläinen käsityökalujen valmistaja, päivitti teollisuuden ERP-järjestelmänsä integroimalla sen Phocas BI:hin. Tämä yhteys tarjosi heille selkeät reaaliaikaiset koontinäytöt varaston kiertonopeuden, toimitusketjun viivästysten ja tuotantokustannusten seuraamiseen.
Toimitusjohtaja Jonathon Collierin sanoin:
Phocas tuo kaikki tiedot saatavillesi. Ne on mukautettu tuotteen, päivämäärän, kustannusten ja katteen mukaan. Kunhan tiedät, mitä etsit, se löytyy täältä.
Tämän ERP-liiketoimintaintegraation avulla he paransivat seuraavia osa-alueita:
- Varastonhallinta
- Operatiivinen tehokkuus
- Hyödynnettävät oivallukset
SaaS
Keystone Business Services, mukautettujen ERP-ratkaisujen SaaS-palveluntarjoaja, auttaa yrityksiä ottamaan käyttöön ohjelmistoja, joihin on upotettu roolikohtaista liiketoimintatietoa. Nämä järjestelmät tarjoavat myynnistä varastoon ja johtoon ulottuville tiimeille mukautetut koontinäytöt, jotka tuottavat päivittäin reaaliaikaisia oivalluksia.
ERP:n ja BI:n integroinnin avulla useimmat Keystonen asiakkaat pystyvät:
- Luomaan tekoälyn tuottamia yhteenvetoja asiakastiedoista, keskeisistä trendeistä tai poikkeavien tapahtumien luetteloista
- Tarkastelemaan liiketoiminnan suorituskykyä, taloudellisia oivalluksia, varastotietoja ja myyntimittareita reaaliajassa
- Kasvattamaan liiketoimintaansa menestyksekkäästi
Perustajan ja omistajan Eric Jozwiakin mukaan ERP ja BI ovat erottamattomat:
Tehokas BI-työkalu edellyttää puhdasta ja jäsenneltyä dataa, joten tehokas ERP-järjestelmän käyttöönotto on BI-työkalun edellytys. Tämä on yhä tärkeämpää, sillä myös tekoäly on erittäin riippuvainen puhtaasta datasta, mikä puolestaan edellyttää asianmukaisesti määritettyä ERP-järjestelmää.
Yhdessä esittelemässään käyttötapauksessa hän kertoi työstään Meeting Tomorrow -yrityksen, AV- ja teknologiakumppanin, kanssa. Heidän ERP-järjestelmänsä käyttöönoton jälkeen he pystyivät skaalaamaan liiketoimintaprosessejaan nopeasti ja samalla säilyttämään BI:n hallinnan omissa käsissään.
Entä hänen oma liiketoimintansa? Kehut jatkuivat:
Päivittäin seuraamani mittarit liittyvät kassasaldoon, kuluvan kuukauden keskeneräiseen työhön, myyntisaamisiin ja ostovelkoihin. Näiden mittareiden avulla tiedän kassatilanteeni seuraavien 60 päivän ajalta. Sovelluksessa on myös kassavirtaennustesovellus, joka näyttää nämä tiedot graafisesti erillisellä sovelluksen sivulla, mutta näen ne joka kerta kirjautuessani sisään. Pyrimme toimimaan itsekin niiden periaatteiden mukaisesti, joita suosittelemme muille, ja se on keskeinen osa liiketoimintamme DNA:ta.
Rahoitus
Toinen huomionarvoinen käyttöönotto koskee Bank of Americaa. Yritys käyttää SAP BusinessObjectsia integroituna SAP ERP -järjestelmäänsä tarjotakseen skaalautuvaa analytiikkaa kymmenille tuhansille käyttäjille eri konttoreissa ja toiminnoissa.
ERP-järjestelmän tuottamaan talousdataan yhdistettynä BI-kerros mahdollistaa käyttäjille eri puolilla maailmaa standardoitujen ja roolipohjaisten raporttien käytön esimerkiksi konttoreiden suorituskyvyn, riskien, sääntelyn noudattamisen ja kassavirran alueilla.
Tämän integraation tuloksena saavutettiin:
- Yhdenmukainen yritysraportointi tuhansille työntekijöille
- Riskien ja sääntelyn noudattamisen parempi näkyvyys
- Tietosiilojen väheneminen, mikä mahdollisti nopeammat ja tarkemmat havainnot
Kuten Bank of American talousjohtaja Milton Jones toteaa:
Yrityksemme kasvaessa myös teknologiainfrastruktuurimme koko ja monimutkaisuus ovat lisääntyneet. SAP auttaa virtaviivaistamaan ja yksinkertaistamaan talousjärjestelmiämme, tukee oikea-aikaista analytiikkaa ja tarjoaa parempaa näkyvyyttä prosesseihin tehokkaampien liiketoimintapäätösten tekemiseksi.
ERP-liiketoimintatiedon kuusi tärkeintä hyötyä
Kun ERP- ja BI-järjestelmät integroidaan asianmukaisesti, ne tekevät muutakin kuin parantavat näkyvyyttä; ne vaikuttavat suoraan suorituskykyyn, päätöksentekoon ja liiketoiminnan kasvuun. Näin:
1. Lisää mukautettavuutta
ERP-järjestelmissä on erilaisia moduuleja, mutta kun ne integroidaan BI-ohjelmistoon, voit mukauttaa datan näyttämistä, suodattamista ja käyttöä.
Esimerkiksi talous seuraa kassavirtaa, operatiivinen toiminta valvoo toimitusketjun tehokkuutta ja henkilöstöhallinto seuraa työvoiman kehityssuuntia. Tämän tasoinen mukautettavuus antaa sidosryhmille mahdollisuuden keskittyä vain oman toimintonsa kannalta tärkeisiin mittareihin, mikä parantaa selkeyttä ja päätöksentekoa.
2. Reaaliaikaiset päätökset
Useimmat ERP-ohjelmistot keräävät tietoja jatkuvasti, mutta BI-työkalut tekevät reaaliaikaisista tiedoista näkyviä ja hyödynnettäviä.
Kuukausittaisten raporttien sijaan tiimisi voivat seurata myyntiä, tuotannon viivästyksiä ja varaston vaihteluita sekä reagoida välittömästi. Tämä vähentää käyttökatkoja, ehkäisee menetettyjä myyntimahdollisuuksia ja tukee nopeampaa, tietoon perustuvaa päätöksentekoa.
3. Tietojen yhdistäminen ja analysointi
ERP-järjestelmät tallentavat paljon liiketoimintatietoja, taloustietoja, asiakastilauksia, henkilöstötiedostoja ja toimitusketjun päivityksiä, mutta tiedot sijaitsevat usein erillisissä siiloissa.
BI-integraatio hakee tietoja useista lähteistä ja kokoaa ne yhteen paikkaan, jossa voit tehdä data-analyysiä koko organisaation laajuudelta. Voit verrata aiempaa ja nykyistä suorituskykyä, tutkia kehityssuuntia ja arvioida päätösten vaikutuksia puhtaiden, keskitettyjen tietoaineistojen avulla.
4. Parempi tehokkuus
Ilman BI:tä ERP-tietojen analysointi tarkoittaa yleensä laskentataulukoiden vientiä, kenttien siistimistä ja raporttien manuaalista rakentamista. BI-ratkaisut automatisoivat suuren osan tästä työstä. Saat ajastetut raportit, automaattisesti päivittyvät koontinäytöt ja helpomman yhteistyön.
Tämä tarkoittaa vähemmän aikaa tietojen keräämiseen ja enemmän aikaa niiden hyödyntämiseen liiketoimintaprosessien optimoimiseksi ja operatiivisen tehokkuuden parantamiseksi.
5. Parempi raportointi
ERP-järjestelmät tarjoavat sisäänrakennettuja raportteja, mutta ne ovat usein jäykkiä tai niistä puuttuu visualisointi. BI-ohjelmiston avulla voit luoda interaktiivisia ja helppokäyttöisiä raportteja, joissa on dynaaminen tietojen visualisointi.
Voit mukauttaa näkymiä eri käyttäjille ja jakaa raportteja osastojen välillä. Tämä helpottaa päätöksentekijöiden tarvitsemien oivallusten löytämistä ilman, että heidän tarvitsee tukeutua analyytikoihin.
Tavoitteena on muuttaa data tiedoksi ja tieto oivallukseksi.
6. Paremmat ennakointimahdollisuudet
BI-työkalut käyttävät ERP-järjestelmästäsi saatavia historiatietoja ennuste- ja ennakoivan analytiikan mallien rakentamiseen.
Voit esimerkiksi ennakoida varastotarpeita myyntimallien perusteella tai ennustaa henkilöstötarpeita kausittaisten työprosessien perusteella. Näiden hyödynnettävien oivallusten avulla voit mukautua markkinatrendeihin, vähentää riskejä ja suunnitella ennakoivasti reagoivan toimintatavan sijaan.
Sopivan ERP BI -ohjelmiston valinta
Markkinoilla on monia ERP-integraatioon tarkoitettuja BI-työkaluja, mutta mikään niistä ei ole kaikille sopiva ratkaisu. Yrityksellesi paras ERP BI -ohjelmisto riippuu työprosesseistasi, tietolähteistäsi, käyttäjien taitotasoista ja pitkän aikavälin tavoitteistasi.
Jokaisen tiimin tulisi arvioida seuraavat keskeiset kriteerit ennen ERP BI -alustan valitsemista:
| Kriteerit | Esitettävät kysymykset |
|---|---|
| Integraatio | Integroituvatko BI-ohjelmistot natiivisti ERP-järjestelmäämme? Tukevatko molemmat toimittajat integraatiota? |
| Tietojen visualisointi | Voimmeko mukauttaa koontinäyttöjä eri käyttäjille ja osastoille? Onko niitä helppo tulkita? |
| Tietojen käyttö | Tarjoaako järjestelmä reaaliaikaiset tietopäivitykset ERP-järjestelmästämme, vai onko päivityksissä viivettä? |
| Helppokäyttöisyys | Voivatko käyttäjät, joilla ei ole teknistä taustaa, tutkia tietoja itsenäisesti (itsepalveluna)? Onko käyttöliittymä intuitiivinen? |
| Ennustamisominaisuudet | Sisältääkö se ennakoivan analytiikan ja tukeeko se skenaarioiden mallintamista? |
| Skaalautuvuus | Tukeeko työkalu tietotarpeitamme liiketoimintamme kasvaessa (enemmän käyttäjiä, enemmän tietolähteitä)? |
| Tietoturva & hallinta | Tarjoaako alusta tietohallinnan työkaluja arkaluonteisten ERP-tietojen suojaamiseen? |
| Raportointityökalut | Voiko raportteja mukauttaa ja jakaa? Voimmeko automatisoida raporttien toimituksen? |
| Kustannukset ja lisensointi | Mikä on hinnoittelumalli? Liittyykö moduuleihin tai käyttäjiin piilokustannuksia? |
| Asiakastuki | Tarjoaako toimittaja tukea ERP-järjestelmän käyttöönoton ja BI-integraation aikana? |
ERP:n BI ja tulevaisuuden trendit
Mitä ERP:n liiketoimintatiedon hallinnassa siis tapahtuu seuraavaksi? Oman tutkimukseni perusteella asiat muuttuvat vain älykkäämmiksi ja nopeammiksi. Tässä on täsmälleen se, mihin uskon kehityksen olevan menossa ja mitä voit odottaa:
- Tekoäly ja koneoppiminen: Yhä useammat BI-ratkaisut hyödyntävät koneoppimista sellaisten ERP-tietojen sisältämien mallien tunnistamiseen, jotka saattaisivat jäädä sinulta manuaalisesti huomaamatta. Tähän kuuluvat älykkäämpi ennustaminen, reaaliaikainen poikkeamien havaitseminen ja älykkäät suositukset.
- Luonnollisen kielen kyselyt: Käyttäjät voivat yhä useammin esittää kysymyksiä ja saada dataan perustuvia vastauksia välittömästi.
- Nopeampi reaaliaikainen tietojen käyttö: Kun pilvipohjaisesta ERP:stä tulee standardi, odotettavissa on nopeampi ja jatkuva tietojen synkronointi ERP- ja BI-työkalujen välillä. Tämä on ihanteellista reaaliaikaiseen päätöksentekoon ja viiveen vähentämiseen suurten tietomäärien ympäristöissä.
- BI:n vahvempi integrointi ulkoisiin työkaluihin: Tulevaisuuteen valmiit ERP BI -alustat tarjoavat paremmat API-rajapinnat CRM-, toimitusketju- ja asiakastukijärjestelmiin integrointia varten. Tämä mahdollistaa paremmin yhdistetyt tietolähteet ja yhtenäiset liiketoiminnan koontinäytöt.
- Enemmän painotusta tietohallintaan ja laatuun: Liiketoimintatietojen määrän kasvaessa myös virheiden riski kasvaa. Odotettavissa on enemmän sisäänrakennettuja työkaluja tietojen laadun valvontaan, päällekkäisyyksien vähentämiseen ja hallintakäytäntöjen automaattiseen noudattamisen varmistamiseen.
Liity saadaksesi lisää dataan perustuvia oivalluksia
Oliko tästä hyötyä ja haluatko lisää vastaavaa sisältöä? Tilaa uutiskirjeemme. Jaamme hyväksi todettuja talousneuvoja, työkaluja ja strategioita maailmanluokan yritysten rakentamiseen ja kasvattamiseen.
