Comment créer une note de frais : le guide en 4 étapes d’une CMA
En moyenne, il faut 20 minutes pour remplir manuellement une note de frais. Multipliez ce chiffre par le nombre de notes de frais que vous approuvez chaque mois et... vous obtenez beaucoup de temps dépensé de manière inefficace.
Voici comment créer rapidement et facilement une note de frais, en gaspillant peu de temps.
Les bases des notes de frais
Une note de frais est un récapitulatif des dépenses classées selon différents critères, tels que le projet, le service ou le salarié.
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Par exemple, supposons que votre salarié se rende à Chicago depuis votre bureau de San Francisco. Il devra probablement engager diverses dépenses, prévues ou non, pendant ce déplacement professionnel : il peut s’agir de trajets en taxi ou d’un repas avec un associé.
Le salarié doit créer une note de frais récapitulant les dépenses du déplacement professionnel afin que vous puissiez les vérifier, les approuver et rembourser l’intéressé.
Il est recommandé d’intégrer ces frais de déplacement dans un logiciel afin de pouvoir les suivre correctement et d’évaluer leur impact sur votre résultat net. Si vous êtes contraint d’utiliser des rapports manuels, vous perdez énormément de temps et risquez potentiellement d’enfreindre les règles de déductibilité de l’IRS.
Choisir le bon outil pour les notes de frais
Je ne recommande pas d’adopter l’« approche traditionnelle » consistant à regrouper les dépenses professionnelles dans une feuille Excel, mais si c’est votre méthode préférée, vous avez tout de même plusieurs possibilités.
Les feuilles Excel vous obligent à saisir manuellement les dépenses au fur et à mesure qu’elles sont engagées. C’est lent et fastidieux, mais au moins vous n’aurez pas à investir dans un logiciel de suivi des dépenses. Si vous choisissez cette méthode, l’utilisation de bons modèles peut vous faire gagner du temps. Voici quelques modèles que j’ai trouvés :
- Modèles Microsoft Excel
- Modèles de notes de frais de Smartsheet
- Modèle de note de frais de Vertex42
- Modèles de notes de frais de ClickTime
Si vous devez gérer trop de notes de frais ou souhaitez simplement améliorer vos systèmes, investir dans un logiciel de gestion des notes de frais peut vous aider. Voici quelques solutions intéressantes à envisager :
Guide étape par étape pour créer des notes de frais
Bien qu’elles puissent prendre du temps, les notes de frais devraient être très simples à créer. Voici un processus en quatre étapes pour créer des notes de frais :
Étape 1 : Rassembler les justificatifs
La personne qui engage la dépense doit collecter un justificatif. En plus de permettre de vérifier les dépenses déclarées en interne, les justificatifs sont également nécessaires pour demander des déductions fiscales.
Par exemple, l’IRS exige des entreprises qu’elles conservent la trace de toutes les dépenses engagées lors de déplacements loin de leur domicile, à l’exception des dépenses inférieures à $75 ou des frais d’hébergement, conformément à la section 1.274-5(c)(2)(iii).
Étape 2 : Détail des dépenses et ajout des dates et autres informations
Le salarié doit créer une liste détaillée des dépenses et les classer par date. Il doit ajouter des colonnes indiquant la description, le code et les autres informations relatives à chaque dépense détaillée.
Dans certains cas, il peut être nécessaire d’ajouter des informations propres à la dépense. Par exemple, s’il utilise une voiture de fonction lors d’un déplacement, il doit indiquer les relevés de début et de fin à côté des dépenses de carburant.
Étape 3 : Catégoriser les dépenses
Catégoriser les dépenses facilite les choses au moment de remplir vos déclarations fiscales. Vous pouvez demander aux employés de trier les dépenses dans différentes catégories, telles que :
- Assurance
- Publicité
- Dépenses de bureau
- Déplacements
- Loyer
- Salaires
Le rapport de dépenses doit présenter les sous-totaux de chaque catégorie de dépenses, ainsi que le montant total de tous les types de dépenses.
Étape 4 : Envoyer le rapport
Demandez aux employés de vérifier les totaux avant de finaliser le rapport de dépenses. Demandez-leur de joindre les justificatifs au rapport afin que vous puissiez les utiliser comme référence lors de l’évaluation du rapport de dépenses.
Les justificatifs peuvent être des copies imprimées ou numérisées. Une fois que tout est en ordre, les employés peuvent envoyer, transmettre par e-mail, imprimer et remettre en main propre le rapport de dépenses, conformément aux bonnes pratiques de votre organisation.
Comment soumettre un rapport de dépenses
Si vous utilisez un logiciel, un processus relativement clair devrait être en place et vous avertir automatiquement lorsqu’un employé soumet un rapport de dépenses.
Si vous n’utilisez pas de logiciel, votre équipe peut soumettre les rapports de dépenses sous la forme d’un fichier Excel ou Google Sheets. Les documents PDF et Word sont parfois utilisés, mais ils sont beaucoup moins populaires (& pour de bonnes raisons).
Les membres de l’équipe peuvent envoyer ces rapports de dépenses par e-mail à la personne concernée, utiliser le canal Slack approprié ou soumettre une copie papier conformément à la politique de votre entreprise.
Vérifier le rapport de dépenses
Voici les deux étapes à suivre pour vérifier les dépenses figurant dans un rapport de dépenses :
- Vérification des données relatives aux dépenses : Il s’agit de vérifier les montants, les données fiscales et les autres informations. Cela peut s’avérer impossible lorsque vous approuvez des centaines de rapports de dépenses par semaine ; donnez donc la priorité aux rapports les plus susceptibles de contenir des irrégularités, comme les dépenses de déplacement. Si un employé souhaite dépenser de l’argent pour un dîner professionnel, demandez une liste des invités, idéalement avant le dîner.
- Approbation par un responsable : Le responsable détermine la légitimité du rapport de dépenses en vérifiant si les dépenses étaient liées à ses fonctions. Toutefois, il n’est pas rare qu’un propriétaire de petite entreprise approuve directement les rapports de dépenses lorsque les équipes sont limitées.
5 erreurs courantes lors de la soumission des rapports de dépenses
La création de rapports de dépenses est simple, mais elle est sujette à de nombreuses erreurs. Vous pouvez éliminer bon nombre de ces erreurs en automatisant le processus. Voici quelques erreurs courantes à garder à l’esprit :
1. Ne pas déclarer une dépense
Il est facile d’oublier certaines dépenses lors d’un déplacement — cela peut arriver si l’employé est trop occupé, a payé les dépenses en espèces ou ne savait tout simplement pas que la dépense était remboursable.
Un logiciel de gestion des dépenses peut faciliter le suivi de vos dépenses. Les employés peuvent prendre une photo lors de leurs déplacements afin d’enregistrer une dépense. Le logiciel leur rappelle également de soumettre leurs rapports de dépenses.
2. Ne pas prêter attention à la politique de dépenses de l’entreprise
Il est essentiel de lire l’intégralité de la politique de dépenses et d’en conserver une copie à portée de main. Lorsqu’un employé commet des erreurs, le logiciel peut les détecter comme une activité frauduleuse.
Le logiciel de votre entreprise envoie également des notifications chaque fois qu’une personne soumet des dépenses non conformes à la politique. Idéalement, ces dépenses doivent donc être discutées avec le responsable des déplacements ou le chef de service avant d’effectuer le paiement.
3. Perdre les justificatifs
Nous avons tous déjà vécu cette situation. Perdre les justificatifs de dépenses payées en espèces peut entraîner une perte d’argent pour l’employé, car vous ne pouvez pas approuver les dépenses tant qu’il n’a pas fourni un justificatif ou un document de dépense.
Si votre entreprise utilise une solution de gestion des dépenses adaptée aux appareils mobiles, les employés peuvent prendre des photos des justificatifs au fur et à mesure qu’ils les collectent. Même s’ils perdent la copie papier, ils peuvent utiliser la copie conservée dans le logiciel comme preuve.
4. Mélanger les dépenses personnelles et professionnelles
Supposons qu’un employé ait eu une excellente réunion avec un client dans un restaurant. Après la réunion, il est resté pour retrouver des amis autour d’un dîner, mais n’a pas fermé l’addition au préalable. Cela signifie que le reçu du restaurant de l’employé inclut tout ce qu’il a commandé, mélangeant dépenses personnelles et professionnelles.
Bien que cela puisse sembler être un problème mineur, la situation peut devenir compliquée lorsque l’employé souhaite demander un remboursement. De tels actes peuvent être considérés comme négligents, voire malhonnêtes.
Utiliser des moyens de paiement distincts est un excellent moyen d’éviter de mélanger les dépenses personnelles et professionnelles. Par exemple, les cartes intelligentes d’entreprise peuvent empêcher les employés de dépenser leur propre argent, ce qui facilite la séparation des dépenses.
5. Dépenses en double
Les dépenses en double peuvent entraîner des écarts dans les états financiers de l’entreprise. L’entreprise pourrait même considérer cela comme un comportement frauduleux et, dans les cas les plus graves, devoir payer une amende.
L’un des principaux avantages des logiciels de gestion des dépenses est qu’ils peuvent contribuer à éviter les doublons dans une certaine mesure. De nombreuses solutions de gestion des dépenses peuvent détecter les doublons à partir de règles prédéfinies ou grâce à l’intelligence artificielle. Elles déclenchent un avertissement dès qu’un doublon est détecté, afin que vous puissiez confirmer ou supprimer cette dépense.
Comment tenir à jour les pistes d’audit des notes de frais
La tenue d’une piste d’audit vous aide à prévenir la fraude, à rester en conformité et à collecter les données nécessaires aux audits internes. Pour tenir à jour les pistes d’audit des notes de frais :
1. Faciliter la transmission des justificatifs
Permettez aux personnes impliquées dans la transaction de transmettre facilement les justificatifs.
Par exemple, vous pourriez permettre aux employés de remettre des copies numériques ou de saisir directement les données dans un logiciel, au lieu d’exiger des factures papier. De nombreuses entreprises fournissent des cartes de crédit professionnelles afin de pouvoir suivre toutes les dépenses sur un relevé unique (et bénéficier des récompenses spécifiques aux cartes de crédit).
Vous pouvez encore simplifier les choses en automatisant le processus à l’aide d’un logiciel de gestion des notes de frais qui s’intègre à votre banque et enregistre automatiquement les dépenses.
2. Numériser la piste d’audit
La numérisation des pistes d’audit facilite les choses aussi bien pour les personnes qui soumettent des notes de frais que pour celles qui les approuvent.
Lors de l’approbation des notes de frais, le stockage numérique permet d’appliquer des filtres et de rechercher facilement des informations, plutôt que de trier une pile de documents papier. Vous pouvez ainsi traiter les notes de frais plus rapidement et avec la certitude accrue que rien n’a été oublié.
3. Éliminer les erreurs du processus
La saisie manuelle des dépenses dans une note de frais est propice aux erreurs. Un employé pourrait saisir un chiffre incorrect ou oublier un poste de dépense.
Les solutions automatisées de gestion des dépenses peuvent résoudre bon nombre de ces problèmes. Par exemple, une solution de suivi des dépenses dotée de la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) peut numériser les reçus papier et remplir automatiquement les détails des dépenses dans le logiciel.
4. Utiliser une solution unique
Utiliser une seule solution pour collecter les reçus, enregistrer les dépenses et effectuer les rapprochements de factures permet de conserver des pistes d’audit complètes au même endroit.
Conserver au même endroit toutes les données nécessaires à un audit vous évite de devoir chercher trop longtemps les informations dont vous avez besoin.
Bien que les tarifs peu élevés des logiciels dédiés à une tâche spécifique puissent être tentants, essayez d’anticiper vos besoins futurs lorsque vous évaluez un logiciel de gestion des dépenses ou un logiciel de gestion des audits, afin de conserver un processus simple.
Simplifier la gestion des notes de frais
Les entreprises modernes les plus performantes se concentrent sur l’automatisation des tâches courantes de leur flux de travail, de la tenue de la comptabilité aux notes de frais.
Lorsque vous automatisez ce processus, vous constatez que, même si les approbations nécessitent encore un certain travail manuel, vous accomplissez beaucoup plus de tâches — avec davantage de précision — en bien moins de temps.
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