Comment créer un rapport de dépenses : guide en 4 étapes d’un CMA
En moyenne, il faut 20 minutes pour remplir manuellement un rapport de dépenses. Multipliez cela par le nombre de rapports de dépenses que vous approuvez chaque mois et… vous passez beaucoup de temps de manière inefficace.
Voici comment établir un rapport de dépenses rapidement et facilement, sans perte de temps inutile.
Les bases des rapports de dépenses
Un rapport de dépenses est un résumé des dépenses catégorisées selon divers critères, tels que le projet, le service ou l’employé.
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Par exemple, supposons que votre employé se rende à Chicago depuis votre bureau de San Francisco. Cet employé engagera très probablement diverses dépenses, prévues ou non, pendant le déplacement professionnel — cela peut être des trajets en taxi ou un repas avec un collaborateur.
Vous devez demander à l’employé de créer un rapport de dépenses résumant les frais de déplacement professionnel afin que vous puissiez les vérifier, les approuver et rembourser l’employé concerné.
Il est recommandé d’intégrer ces frais de déplacement dans un logiciel afin que vous puissiez les suivre correctement et analyser leur impact sur votre résultat net. Si vous êtes coincé avec des rapports manuels, vous perdez énormément de temps et pourriez enfreindre les règles de déductibilité de l’IRS.
Comment choisir le bon outil pour les rapports de dépenses
Je ne recommande pas d’adopter « l’approche traditionnelle » en rassemblant les dépenses professionnelles dans une feuille Excel mais, si telle est malgré tout votre préférence, il existe tout de même quelques options.
Les feuilles Excel obligent à saisir manuellement chaque dépense au fur et à mesure. C’est lent et fastidieux, mais au moins cela évite d’investir dans un logiciel de gestion des dépenses. Si vous choisissez cette méthode, utiliser de bons modèles de rapports peut faire gagner du temps — voici quelques modèles trouvés :
- Modèles Microsoft Excel
- Modèles de rapports de dépenses de Smartsheet
- Modèle de rapport de dépenses de Vertex42
- Modèles de rapports de dépenses de ClickTime
Si vous gérez trop de rapports de dépenses ou souhaitez simplement moderniser vos systèmes, investir dans un logiciel de gestion des notes de frais peut être utile. Voici quelques logiciels intéressants à considérer :
Guide étape par étape pour créer un rapport de dépenses
Même si cela peut prendre du temps, les rapports de dépenses devraient être très simples à réaliser. Voici un processus en quatre étapes pour créer un rapport de dépenses :
Étape 1 : Collecte des justificatifs
La personne qui engage la dépense doit récupérer un justificatif. En plus de vérifier en interne les dépenses déclarées, le justificatif est nécessaire pour demander des déductions fiscales.
Par exemple, l’IRS exige que les entreprises conservent les justificatifs de toutes les dépenses engagées lors de déplacements professionnels en dehors du domicile, sauf pour les dépenses inférieures à 75 $ ou liées à l’hébergement, selon la Section 1.274-5(c)(2)(iii).
Étape 2 : Détaillez les dépenses et ajoutez les dates et autres informations
L’employé doit établir une liste détaillée des dépenses et les classer par date. Il faut aussi ajouter des colonnes pour la description, le code et d’autres renseignements pour chaque dépense détaillée.
Dans certains cas, il se peut que des informations spécifiques à la dépense soient requises. Par exemple, si la personne utilise un véhicule de l’entreprise pour un déplacement, il faut indiquer les relevés kilométriques de début et de fin à côté des frais de carburant.
Étape 3 : Catégorisez les dépenses
Catégoriser les dépenses facilite la déclaration de votre fiscalité. Vous pouvez demander aux employés de classer les dépenses dans différentes catégories, telles que :
- Assurance
- Publicité
- Dépenses de bureau
- Déplacements
- Loyer
- Salaire
Le rapport de dépenses doit afficher les sous-totaux pour chaque catégorie de dépense ainsi que le montant total pour tous les types de dépenses.
Étape 4 : Envoyer le rapport
Recommandez aux employés de vérifier les totaux avant de finaliser le rapport de dépenses. Demandez-leur de joindre les reçus au rapport pour pouvoir les utiliser comme référence lors de l’examen du rapport de dépenses.
Les reçus peuvent être soit des copies imprimées soit des copies numérisées. Une fois que tout est en ordre, les employés peuvent soumettre, envoyer par e-mail, ou imprimer et remettre en main propre le rapport de dépenses selon les pratiques de votre organisation.
Comment soumettre un rapport de dépenses
Si vous utilisez un logiciel, il doit normalement exister un processus clair qui vous informera automatiquement lorsqu’un employé soumet un rapport de dépenses.
Si vous n’utilisez pas de logiciel, votre équipe peut soumettre ses rapports de dépenses sous forme de fichier Excel ou Google Sheets. Les documents PDF et Word sont parfois utilisés mais bien moins courants (& pour de bonnes raisons).
Les membres de l’équipe peuvent envoyer ces rapports de dépenses à la personne concernée par e-mail, utiliser le canal Slack approprié, ou remettre une copie papier selon la politique de votre entreprise.
Vérification du rapport de dépenses
Voici deux étapes impliquées dans la vérification des dépenses dans un rapport de dépenses :
- Vérification des données de dépenses : Cela consiste à vérifier les montants, les données fiscales, et autres détails. Cela peut être difficile si vous devez approuver des centaines de rapports chaque semaine, donc donnez la priorité à ceux qui risquent davantage des erreurs, comme les frais de déplacement. Si un employé souhaite inviter à un dîner d’affaires, demandez-lui une liste d’invités, de préférence avant le dîner.
- Approbation par un responsable : Le responsable détermine la légitimité du rapport en vérifiant si les dépenses font partie de la mission de l’employé. Toutefois, il n’est pas rare qu’un propriétaire de petite entreprise approuve directement les rapports quand les équipes sont restreintes.
5 erreurs courantes lors de la soumission des rapports de dépenses
Créer des rapports de dépenses est simple, mais sujet à de nombreuses erreurs. Beaucoup d’entre elles peuvent être éliminées en automatisant le processus. Voici quelques erreurs fréquentes à retenir :
1. Ne pas réclamer une dépense
Il est facile d’oublier des dépenses en déplacement—cela peut arriver si l’employé est trop occupé, a payé en espèces, ou simplement s’il ne savait pas que cette dépense était remboursable.
Un logiciel de gestion des dépenses permet de suivre plus facilement ses dépenses. Les employés peuvent prendre une photo sur le moment pour enregistrer une dépense. Le logiciel leur rappelle également de soumettre les rapports de dépenses.
2. Ne pas tenir compte de la politique de dépenses de l’entreprise
Lire la politique de dépenses dans son intégralité et en posséder un exemplaire est essentiel. Lorsqu’un employé fait une erreur, le logiciel peut la détecter comme une activité frauduleuse.
Le logiciel de l’entreprise envoie également des notifications chaque fois que quelqu’un soumet une dépense hors politique ; idéalement, ces frais devraient être discutés avec le responsable voyages ou le chef de service avant paiement.
3. Perdre ses reçus
Ça nous est tous arrivé. Perdre les reçus de dépenses réglées en espèces signifie que l’employé risque de perdre de l’argent, car vous ne pouvez pas approuver la dépense sans reçu ou document justificatif.
Si votre société utilise une solution de gestion des dépenses adaptée aux mobiles, les employés peuvent photographier les reçus au fur et à mesure. Même s’ils perdent la version papier, la copie numérique servira de preuve.
4. Mélanger dépenses personnelles et professionnelles
Supposons qu’un employé ait eu une excellente réunion avec un client au restaurant. Il est resté après la réunion pour dîner avec des amis sans clôturer l’addition avant. Cela signifie que la note du restaurant de l’employé comprend tout ce qu’il a commandé, mêlant dépenses personnelles et professionnelles.
Bien que cela puisse sembler être un petit problème, cela peut rapidement dégénérer lorsque l’employé souhaite demander un remboursement. De tels actes peuvent être perçus comme de la négligence, voire comme de la malhonnêteté.
Utiliser des moyens de paiement distincts est une excellente façon d’éviter de mêler dépenses personnelles et professionnelles. Par exemple, les cartes intelligentes d’entreprise peuvent empêcher les employés d’utiliser leur propre argent, ce qui facilite la séparation des dépenses.
5. Dépenses dupliquées
Les dépenses dupliquées peuvent entraîner des écarts dans les états financiers de l’entreprise. L’entreprise pourrait même considérer cela comme une fraude et, dans les pires cas, devoir payer une amende.
L’un des principaux avantages des logiciels de gestion des dépenses est qu’ils permettent d’éviter en partie les doublons. De nombreuses solutions de gestion des dépenses peuvent détecter les duplicatas sur la base de règles prédéfinies ou à l’aide de l’IA. Elles délivrent une alerte en cas de doublon afin que vous puissiez confirmer ou supprimer la dépense.
Comment maintenir des pistes d’audit pour les notes de frais
Maintenir une piste d’audit vous aide à prévenir la fraude, rester en conformité et collecter les données nécessaires aux audits internes. Pour maintenir des pistes d’audit sur les notes de frais :
1. Facilitez la soumission de justificatifs
Laissez les personnes impliquées dans la transaction soumettre leurs justificatifs facilement.
Par exemple, vous pouvez permettre aux employés de remettre des copies numériques ou de saisir directement les données dans un logiciel au lieu d’exiger des factures papier. De nombreuses entreprises fournissent des cartes de crédit professionnelles afin de pouvoir suivre toutes les dépenses sur un seul relevé (et bénéficier de récompenses spécifiques aux cartes de crédit).
Vous pouvez encore simplifier les choses en automatisant le processus à l’aide d’un logiciel de gestion des notes de frais qui s’intègre à votre banque et enregistre automatiquement les dépenses.
2. Numérisez la piste d’audit
La numérisation des pistes d’audit facilite la tâche aussi bien pour les personnes qui soumettent les notes de frais que pour celles qui les approuvent.
Lors de l’approbation des notes de frais, le stockage numérique permet d’appliquer des filtres et de rechercher facilement une information, au lieu de devoir trier une pile de papiers. Vous traitez ainsi les notes de frais plus rapidement et avec une meilleure assurance de n’avoir rien omis.
3. Rendez le processus sans erreur
Enregistrer manuellement les dépenses dans une note de frais est une opération sujette à l’erreur. Un employé peut mal saisir un chiffre ou oublier une ligne.
Les solutions de gestion automatisée des dépenses peuvent résoudre bon nombre de ces problèmes. Par exemple, une solution de suivi des dépenses dotée d’OCR (reconnaissance optique de caractères) peut scanner les reçus physiques et remplir automatiquement les détails des dépenses dans le logiciel.
4. Utilisez une solution unique
Utiliser une seule solution pour collecter les reçus, enregistrer les dépenses et effectuer les rapprochements de factures permet de conserver toutes les pistes d’audit au même endroit.
Garder toutes les données requises pour un audit à un seul endroit vous assure de ne pas avoir à chercher loin les informations nécessaires quand vous en aurez besoin.
Bien que le faible coût de certains logiciels spécialisés soit tentant, essayez d’anticiper vos besoins futurs lorsque vous évaluez un logiciel de gestion des dépenses ou un logiciel de gestion d’audit pour rester simple.
Simplifiez la gestion des notes de frais
Les entreprises modernes qui réussissent le mieux se concentrent sur l’automatisation des tâches répétitives de leur organisation, de la comptabilité à la gestion des frais professionnels.
Lorsque vous automatisez cela, vous constaterez que, même si les validations nécessitent toujours un certain travail manuel, vous réalisez beaucoup plus de tâches, de façon bien plus fiable, et en beaucoup moins de temps.
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