Comment créer un rapport de dépenses : guide en 4 étapes d’un CMA

Par exemple, supposons que votre employé se rende à Chicago depuis votre bureau de San Francisco. Il est probable que l’employé engage différentes dépenses, prévues ou non, lors de ce déplacement professionnel : cela peut être des courses en taxi ou un repas avec un associé.

Vous avez besoin que l’employé établisse un rapport récapitulant les dépenses du voyage d’affaires afin que vous puissiez les vérifier, les approuver et rembourser l’employé concerné.

Il est préférable de saisir ces frais de déplacement dans un logiciel pour les suivre correctement et évaluer leur impact sur votre résultat net. Si vous restez sur des rapports manuels, vous perdez énormément de temps et vous enfreignez potentiellement les règles de déductibilité de l’IRS.

Choisir le bon outil pour la gestion des rapports de dépenses

Je ne recommande pas d’adopter « l’approche traditionnelle » qui consiste à rassembler les frais professionnels dans un fichier Excel mais, si c’est votre méthode de prédilection, il existe tout de même des options.

Les fichiers Excel exigent de saisir manuellement chaque dépense au fur et à mesure qu’elle est engagée. C’est lent et fastidieux, mais au moins vous n’aurez pas à investir dans un logiciel de gestion des dépenses. Si vous optez pour cette méthode, de bons modèles peuvent vous faire gagner du temps : voici quelques modèles que j’ai trouvés :

• Modèles Microsoft Excel
• Modèles de rapport de dépenses de Smartsheet
• Modèle de rapport de dépenses de Vertex42
• Modèles de rapport de dépenses de ClickTime

Si vous devez traiter trop de rapports de dépenses ou si vous souhaitez simplement moderniser vos systèmes, investir dans un logiciel de gestion des rapports de dépenses peut être utile. En voici de très bons à considérer :

• Oracle NetSuite ERP
• SAP
• Xero
• FreshBooks
• Quickbooks

Guide étape par étape pour créer des rapports de dépenses

Même si cela peut sembler chronophage, les rapports de dépenses doivent rester simples. Voici un processus en quatre étapes pour les rédiger :

Étape 1 : Collecte des reçus

La personne qui engage la dépense doit conserver le reçu. En plus de vérifier les frais déclarés en interne, les reçus sont également nécessaires pour bénéficier des déductions fiscales.

Par exemple, l’IRS exige que les entreprises conservent une trace de toutes les dépenses engagées lors d’un déplacement professionnel, à l’exception de celles inférieures à 75 $ ou des frais d’hébergement, conformément à la Section 1.274-5(c)(2)(iii).

Étape 2 : Détailler les dépenses et ajouter des dates et d’autres informations

L’employé doit établir une liste détaillée des dépenses et les classer par date. Il lui faut ajouter des colonnes pour la description, le code et d’autres détails pour chaque dépense identifiée.

Dans certains cas, il pourrait être nécessaire d’ajouter des informations spécifiques à certains frais. Par exemple, s’il utilise une voiture de société lors d’un déplacement, il doit mentionner les relevés de compteur de départ et d’arrivée à côté des frais de carburant.

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Étape 3 : Catégoriser les dépenses

La catégorisation des dépenses facilite les démarches au moment de la déclaration fiscale. Vous pouvez demander à vos employés de classer les dépenses dans diverses catégories, telles que :

• Assurance
• Publicité
• Dépenses de bureau
• Déplacements
• Loyer
• Salaires

Le rapport de dépenses doit présenter les sous-totaux pour chaque catégorie de dépense ainsi que le montant total pour tous les types de dépenses.

Conseil de l’auteur :

Prenez en compte tout trop-perçu ou sous-paiement dans la feuille de dépenses avant d’effectuer les remboursements aux employés.

Étape 4 : Envoyer le rapport

Recommandez aux employés de vérifier soigneusement les totaux avant de finaliser le rapport de dépenses. Demandez-leur de joindre les justificatifs au rapport afin que vous puissiez les utiliser comme référence lors de l’examen du rapport.

Les justificatifs peuvent être des copies imprimées ou numérisées. Une fois que tout est en ordre, les employés peuvent soumettre, envoyer par e-mail, imprimer et remettre en main propre le rapport de dépenses, en fonction des pratiques de votre organisation.

Comment soumettre un rapport de dépenses

Si vous utilisez un logiciel, il devrait y avoir une procédure assez claire, qui vous avertira automatiquement lorsqu’un employé soumet un rapport de dépenses.

Si vous n’utilisez pas de logiciel, votre équipe peut soumettre les rapports de dépenses sous forme de fichier Excel ou Google Sheets. Les documents PDF et Word sont parfois utilisés mais sont beaucoup moins courants (et ce n’est pas sans raison).

Les membres de l’équipe peuvent envoyer ces rapports de dépenses à la personne concernée par e-mail, utiliser le canal Slack approprié ou remettre une copie papier conformément à la politique de votre entreprise.

Vérification du rapport de dépenses

Voici deux étapes impliquées dans la vérification des dépenses dans un rapport de dépenses :

1. Vérification des données de dépenses : Cela consiste à vérifier les montants, les données fiscales et autres détails. Cela n’est pas toujours possible si vous devez approuver des centaines de rapports de dépenses par semaine ; privilégiez alors les rapports susceptibles de contenir des irrégularités, comme les frais de déplacement. Si un employé souhaite engager des frais pour un dîner d’affaires, demandez-lui la liste des invités, de préférence avant le dîner.
2. Approbation par un manager : Le manager détermine la légitimité du rapport de dépenses en vérifiant si les frais étaient associés à la fonction de l’employé. Il n’est cependant pas rare qu’un propriétaire de petite entreprise approuve directement les rapports lorsque les équipes sont restreintes.

5 erreurs courantes lors de la soumission des rapports de dépenses

Créer des rapports de dépenses est simple mais sujet à de nombreuses erreurs. Vous pouvez en éviter beaucoup en automatisant le processus. Voici quelques erreurs fréquentes à garder à l’esprit :

1. Ne pas déclarer une dépense

Il est facile d’oublier certaines dépenses en déplacement—cela peut arriver si l’employé est trop occupé, a réglé en espèces ou ignorait simplement que la dépense était remboursable.

Un logiciel de gestion des frais peut faciliter le suivi des dépenses. Les employés peuvent prendre une photo sur le moment pour enregistrer la dépense. Le logiciel leur rappelle également de soumettre leurs rapports de dépenses.

2. Ne pas respecter la politique de dépenses de l’entreprise

Lire l’intégralité de la politique de dépenses, et en garder une copie à portée de main, est essentiel. Lorsqu’un employé commet des erreurs, le logiciel peut détecter l’opération comme frauduleuse.

Le logiciel de votre entreprise envoie aussi des notifications dès que quelqu’un soumet des dépenses hors politique ; idéalement, ces frais devraient donc être discutés avec le responsable des voyages ou le chef de service avant le paiement.

3. Perdre des reçus

Nous avons tous connu ça. Perdre les justificatifs pour des dépenses réglées en espèces peut signifier que l’employé perd de l’argent, car vous ne pouvez pas approuver la dépense en l’absence d’un reçu ou d’un justificatif.

Si votre société utilise une solution de gestion des frais adaptée au mobile, les employés peuvent photographier les justificatifs au fur et à mesure. Même s’ils égarent la version papier, ils disposent d’une copie numérique comme preuve.

4. Mélanger dépenses personnelles et professionnelles

Supposons qu’un employé ait eu une bonne réunion avec un client au restaurant. Il est resté après pour dîner avec des amis, sans clôturer l’addition. Cela signifie que le reçu de l’employé pour le restaurant comprend tout ce qui a été commandé, mêlant ainsi dépenses professionnelles et personnelles.

Bien que cela puisse sembler être un problème mineur, cela peut devenir un véritable casse-tête lorsque l’employé souhaite demander un remboursement. De tels actes peuvent être perçus comme de la négligence, voire de la malhonnêteté.

Utiliser des moyens de paiement séparés est un excellent moyen d’éviter de mélanger dépenses personnelles et professionnelles. Par exemple, les cartes intelligentes d’entreprise peuvent empêcher les employés de dépenser de l’argent de leur poche, ce qui facilite la distinction des dépenses.

5. Dépenses en double

Les dépenses en double peuvent entraîner des écarts dans les états financiers de l’entreprise. La société pourrait même considérer ce comportement comme frauduleux et, dans les pires cas, elle pourrait finir par devoir payer une amende.

Un logiciel de gestion des dépenses peut aider à éviter les doublons dans une certaine mesure. De nombreuses solutions de gestion des dépenses peuvent détecter les doublons en fonction de règles prédéfinies ou grâce à l’intelligence artificielle. Elles déclenchent une alerte dès qu’une dépense en double est détectée afin que vous puissiez la confirmer ou l’éliminer.

Comment maintenir des pistes d’audit pour les notes de frais

Maintenir une piste d’audit vous aide à prévenir la fraude, respecter la conformité et rassembler les données nécessaires aux audits internes. Pour maintenir des pistes d’audit sur les notes de frais :

1. Facilitez la soumission des preuves

Permettez aux personnes impliquées dans la transaction de soumettre facilement une preuve.

Par exemple, vous pouvez autoriser les employés à transmettre des copies numériques ou à saisir directement les données dans un logiciel au lieu d’exiger des factures papier. De nombreuses entreprises fournissent des cartes de crédit professionnelles afin de pouvoir suivre toutes les dépenses sur un seul relevé (et bénéficier au passage des avantages spécifiques aux cartes de crédit).

Vous pouvez simplifier davantage les choses en automatisant le processus grâce à un logiciel de gestion des notes de frais qui s’intègre avec votre banque et enregistre automatiquement les dépenses.

2. Dématérialisez la piste d’audit

La dématérialisation des pistes d’audit facilite la tâche aussi bien pour les personnes qui soumettent les notes de frais que pour celles qui les approuvent.

Lors de l’approbation des notes de frais, le stockage numérique permet d’appliquer des filtres et de rechercher facilement des informations, au lieu de devoir fouiller dans une pile de papiers. Cela vous permet de traiter plus rapidement les notes de frais avec la certitude de ne rien oublier.

3. Rendez le processus sans erreur

La saisie manuelle des dépenses dans une note de frais est source d’erreurs. Un employé peut saisir un chiffre incorrect ou oublier une ligne.

Les solutions de gestion automatisée des dépenses peuvent répondre à bon nombre de ces problèmes. Par exemple, une solution de suivi des dépenses dotée d’une technologie de ROC (reconnaissance optique de caractères) peut scanner les reçus papier et remplir automatiquement les détails dans le logiciel.

4. Utilisez une solution unique

Utiliser une seule solution pour collecter les reçus, enregistrer les dépenses et rapprocher les factures permet de conserver toutes les pistes d’audit en un seul endroit.

Rassembler toutes les données nécessaires à un audit au même endroit garantit que vous n’aurez pas à chercher loin les informations dont vous avez besoin. 

Même si les prix attractifs de logiciels spécialisés peuvent paraître séduisants, essayez d’anticiper vos besoins futurs lorsque vous évaluez un logiciel de gestion des dépenses ou un logiciel de gestion d’audit afin de simplifier les choses.

Simplifiez la gestion des notes de frais

Les entreprises modernes les plus performantes se concentrent sur l’automatisation des tâches routinières de leur flux de travail, de la comptabilité aux notes de frais.

Lorsque vous automatisez ce processus, vous constaterez que, même si les validations nécessitent encore une intervention humaine, vous en ferez bien plus — avec une bien meilleure précision — en beaucoup moins de temps.

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