Comment Suivre Les Dépenses D’Entreprise (En 5 Étapes Simples)
Pour suivre les dépenses de votre entreprise, vous devez enregistrer chaque achat, catégoriser vos dépenses et revoir régulièrement vos transactions. Utiliser des outils comme des feuilles de calcul ou des applications de suivi des dépenses simplifie ce processus et permet d’organiser vos finances. Garder le contrôle de vos dépenses vous aide à prendre de bonnes décisions d’affaires et à éviter les surprises financières à l’avenir.
Comment suivre les dépenses de votre entreprise (voici les 5 étapes simples)
Nous savons combien il est important de suivre les dépenses d’entreprise. Mais quelle est la meilleure façon de s’y prendre ? Ces cinq étapes faciles vont aider votre petite entreprise avec sa comptabilité et le suivi des dépenses pour que vous puissiez utiliser le temps ainsi libéré à des activités plus utiles.
Étape 1 : Mettez en place un système de suivi des dépenses
Si vous conservez encore tous vos reçus dans une vieille boîte à chaussures, il est temps d’en finir — avec la boîte, pas les reçus — et de penser à un système de suivi des dépenses. Vous pouvez également utiliser des outils comme Microsoft Excel ou Google Sheets.
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Mon conseil professionnel ? Pour une gestion optimale des dépenses, il est préférable de mettre en place un système centralisé et robuste de suivi des dépenses professionnelles, car il vous donne accès à des fonctionnalités utiles comme la numérisation des reçus et le stockage digital. Il y a de nombreux autres avantages dont je parlerai sous peu.
Le système que vous choisirez dépendra de la taille et de la complexité de votre entreprise, des compétences et capacités de vos employés, ainsi que de vos préférences.
Étapes clés de sélection et de mise en place :
- Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise (prenez votre temps et clarifiez-les)
- Demandez des devis et des démos aux fournisseurs de solutions
- Évaluez les fonctionnalités et l’ergonomie des systèmes
- Sélectionnez un système facile à utiliser qui réponde à ces besoins
- Documentez, pilotez, implémentez et testez la solution
- Formez les utilisateurs à son utilisation
- Assurez un support adéquat
Nos outils préférés pour le suivi des dépenses
L’équipe du CFO Club a analysé des milliers de solutions logicielles financières — voici celles qui se distinguent pour le suivi des dépenses :
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Étape 2 : Créez des catégories de dépenses
Avant de saisir vos dépenses dans votre nouveau système, il convient de définir des catégories de dépenses claires pour garantir la cohérence et faciliter le suivi.
Organiser vos dépenses par catégories et sous-catégories propres à votre entreprise (ou secteur d’activité) vous permet d’analyser rapidement les tendances de dépenses. Cela facilite aussi l’identification des postes à optimiser ou réduire.
Voici quelques grandes catégories utilisées par la plupart des entreprises :
- Fournitures de bureau
- Frais de déplacement
- Dépenses publicitaires
- Général et administratif
Étape 3 : Utilisez un système de gestion des reçus
L’un des défis du suivi des dépenses d’entreprise, c’est l’archivage et la gestion des reçus. Les systèmes de classement physiques ne sont pas idéaux et peuvent poser problème en cas de catastrophe naturelle ou d’incident malchanceux.
Cependant, comme mentionné précédemment, la plupart des solutions de suivi des dépenses intègrent une gestion des reçus permettant de numériser, stocker et gérer centralement ces petits bouts de papier. Ainsi, ils restent accessibles et bien organisés pour une recherche rapide, où que vous soyez, quand vous voulez.
Comment fonctionne la gestion des reçus :
- Scanner les reçus papier (ou les recevoir par voie électronique)
- Stocker les reçus au format numérique
- Catégoriser le type de dépense
- Laisser le système faire son travail
- Cliquez sur une ligne de dépense pour récupérer, consulter ou partager une copie du reçu
Étape 4 : Enregistrez et catégorisez régulièrement vos dépenses
La régularité est essentielle lorsque vous suivez les dépenses professionnelles. J’utilise généralement une liste de contrôle des opérations comptables de fin de mois pour rester organisé. Dans cette liste ? Dans la mesure du possible, enregistrez vos dépenses dès qu’elles surviennent. Cette pratique garantit des rapports opportuns et précis en empêchant l’accumulation de dépenses non enregistrées — aussi connues dans le jargon médical sous le nom de « j’ai oubli-ite ».
Prenez le temps d’assigner chaque dépense à la catégorie appropriée dès le départ, afin de ne pas avoir à les reclasser plus tard. Saisissez toutes les dépenses dans la catégorie la plus pertinente pour garantir l’exactitude des états financiers, des rapports, des déclarations fiscales et de la conformité.
Sauvez les stagiaires !
Pour mon premier emploi après l’université, mon patron m’a demandé d’organiser et de classer tous les reçus, parce qu’il ne l’avait pas fait dès le début. Je confirme : cela suffira à dégoûter votre jeune nouvelle recrue impressionnable de vous.
Étape 5 : Rapprochez et passez en revue vos dépenses
Travaillant en comptabilité et en reporting financier, je sais qu’il peut être tentant de passer à autre chose une fois que vous avez terminé les étapes de votre cycle comptable, mais examiner et analyser vos dépenses chaque mois vous aide à :
- Analyser les tendances de dépenses
- Identifier les anomalies ou erreurs
- Repérer les domaines de surdépenses
- Découvrir des possibilités de réduction de coûts
- Identifier toute éventuelle activité frauduleuse ou charge non autorisée
- Gagner en contrôle pour rester compétitif
Maîtrisez mieux vos dépenses que vos concurrents. C’est là que se trouve toujours l’avantage concurrentiel.
Sam Walton
À quoi ressemble le rapprochement des dépenses une fois terminé :
- Lors de l’exécution de votre compte de résultat, vous devriez rapidement voir quelle catégorie de dépenses semble inhabituelle par rapport aux mois précédents.
- Vous devrez alors analyser les dépenses pour déterminer si les montants plus élevés sont légitimes ou si certaines dépenses sont dans la mauvaise catégorie.
- Si c’est le cas, reclassifiez (déplacez) la dépense dans la bonne catégorie.
- Relancez le rapport de résultat, analysez et validez à nouveau les résultats.
- Avant la clôture de fin de mois, toutes les dépenses d’un même type sont regroupées dans la catégorie la plus appropriée.
Je sais, ça semble super ennuyeux, mais devine ce qui se passe quand tu ne prends pas le temps de vérifier les détails ? Ton nouveau DAF débarque en limousine alors qu’il n’a clairement pas les moyens de se l’offrir. Apparemment.
Quand un logiciel de comptabilité devient indispensable
Que votre entreprise soit grande ou petite, le suivi manuel des dépenses peut vite devenir fastidieux et inefficace. Un logiciel de comptabilité peut alors changer la donne.
La plupart des logiciels de comptabilité proposent un large éventail de fonctionnalités qui simplifient et automatisent le suivi des dépenses dans toute entreprise, quelle que soit sa taille. Ces outils peuvent importer automatiquement les transactions des comptes bancaires et des cartes professionnelles, catégoriser les dépenses, générer des rapports et offrir une visibilité en temps réel sur la gestion et la santé financière de l’entreprise. Cela vous fait gagner un temps considérable et vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire tourner votre entreprise.
Lorsque vous évaluez un logiciel de comptabilité, privilégiez les solutions qui correspondent à vos besoins et à la taille de votre structure. Les critères à prendre en compte sont :
- Facilité d’utilisation
- Évolutivité
- Le type de logiciel de comptabilité recherché
- Intégration avec d’autres outils
- Tarification (les abonnements SaaS, ou logiciels en tant que service, sont des options très abordables)
- Le type de plateforme (installée en local ou basée sur le cloud)
Ou, vous pouvez nous laisser faire le tri pour vous.
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Quand un système comptable est-il inutile ?
Peut-être que vous suivez vos dépenses manuellement et que tout se passe bien — mais est-ce « bien » tout ce que vous recherchez ? J’ai travaillé dans des entreprises de toutes tailles et secteurs, j’ai même possédé plusieurs petites entreprises, et je peux vous assurer que le suivi des dépenses n’est jamais une perte de temps, quelle que soit la taille de la société. Même les indépendants doivent surveiller ce qu’ils dépensent, et où.
Pourquoi ? Deux raisons :
- Si vous êtes entrepreneur — le temps et l’argent sont rares, vous ne pouvez pas vous permettre de gaspiller ni l’un ni l’autre. Vous devez garder un œil encore plus attentif sur chaque euro et chaque minute pour rester compétitif et rentable.
- Les systèmes comptables sont très accessibles et faciles à mettre en place.
Qu’est-ce qu’une dépense professionnelle ?
Les dépenses professionnelles, ce sont toutes les choses pour lesquelles vous dépensez afin d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise — loyer, salaires, logiciel, fournitures, publicité ou même déplacements. Si cela sert à faire tourner votre activité, cela compte généralement.
Ces coûts rentrent généralement dans deux catégories : les charges d’exploitation (comme le marketing ou la facture internet) et le coût des biens vendus (comme les matières premières ou la main-d’œuvre nécessaire à la livraison de votre produit ou service).
Vous pouvez suivre vos dépenses professionnelles en utilisant deux modèles — la comptabilité de caisse ou la comptabilité d’engagement.
Les avantages d’un suivi rigoureux des dépenses professionnelles
Un suivi efficace de vos dépenses professionnelles présente de nombreux bénéfices au-delà de la simple organisation. Voici quelques avantages concrets que j’ai pu constater au fil des années :
Une meilleure visibilité financière
Tenir des registres précis, surtout en tant que dirigeant de petite entreprise, permet de comprendre la vraie santé financière de votre société. Pour ma part, cette clarté m’a permis d’obtenir les avantages suivants :
- Prendre des décisions plus intelligentes et plus prudentes
- Identifier les domaines à améliorer
- Planifier pour le futur à court et à long terme
Meilleure optimisation des coûts
Examiner régulièrement les dépenses m’a aidé à identifier les postes où les coûts devaient être réduits ou éliminés. En analysant les habitudes de dépenses et en évaluant le retour sur investissement de différents postes, j’ai pu prendre de meilleures décisions stratégiques qui augmentent la rentabilité.
C’est particulièrement important si votre entreprise est petite et que les fonds sont très limités.
Gestion améliorée de la trésorerie
Vous vous concentrez peut-être sur vos états de profits et pertes, mais il est important de reconnaître l’importance de prêter attention à votre tableau de flux de trésorerie. Suivre mes dépenses m’a permis de :
- Suivre la trésorerie plus fréquemment
- S’assurer que je dispose de fonds suffisants pour les opérations quotidiennes et hebdomadaires
En suivant de près les dépenses de votre entreprise, vous êtes en mesure de compléter un tableau de flux de trésorerie en toute confiance, de savoir comment se porte votre entreprise et de voir où les coûts doivent être maîtrisés (ou supprimés totalement).
Nous étions toujours concentrés sur notre état des profits et pertes. Mais la trésorerie n’était pas un sujet régulièrement abordé. C’était comme si nous roulions en surveillant uniquement le compteur de vitesse, alors qu’en réalité nous étions à court d’essence.
Michael Dell
Meilleure conformité fiscale
Le fisc n’a pas besoin de votre argent – mais il le prendra si vous lui facilitez la tâche. – Moi
Un suivi rigoureux des dépenses m’a permis de respecter plus facilement les réglementations fiscales, réduisant ainsi le risque de pénalités ou de contrôles. Cela a également permis à mon entreprise de :
- Demander les déductions et crédits d’impôt auxquels elle a droit
- Maintenir une meilleure circulation de la trésorerie
Croyez-moi sur parole : pendant la période fiscale, vous serez soulagé(e) d’avoir une solution de suivi des dépenses professionnelles.
Réussir ses audits et ses rapports financiers
Si votre entreprise a des actionnaires et est cotée en bourse, la réputation est essentielle. Une documentation régulière et rigoureuse de vos dépenses apporte transparence et crédibilité lors d’un audit ou d’une requête de rapport financier, aidant votre entreprise à éviter les sanctions et à asseoir des relations de confiance.
La confiance est le ciment de la vie. C’est l’ingrédient essentiel d’une communication efficace. C’est le principe fondamental de toutes relations.
Stephen Covey
Ai-je mentionné que l’un des plus grands avantages de la mise en place d’un logiciel de suivi des dépenses professionnelles est qu’il rationalise vos processus et réduit considérablement la charge de travail manuel chronophage ?
Bonnes pratiques pour le suivi des dépenses
Pour améliorer encore mon processus de suivi des dépenses, j’ai mis en place les bonnes pratiques suivantes :
1. Ouvrir un compte dédié uniquement à l’entreprise
Ouvrir un compte professionnel pour enregistrer vos entrées et sorties d’argent d’entreprise peut vous aider à comprendre la situation de votre trésorerie à tout moment. Disposer de comptes professionnels garantit aussi que vous ne comptabilisez que les transactions de votre entreprise, et non celles de votre vie personnelle.
2. Établir des politiques de dépenses claires
Je définis des règles de dépenses claires et les communique à tous les employés. Ces règles doivent préciser les éléments suivants :
- Vos attentes concernant l’utilisation des fonds de l’entreprise
- Les dépenses qui peuvent être remboursées
- Les justificatifs requis
- Le processus d’approbation
3. Mettre régulièrement à jour vos catégories de dépenses
Au fil du développement de mon entreprise, mes catégories de dépenses ont aussi évolué. À chaque modification opérationnelle significative, j’ai revu et actualisé les catégories pour qu’elles reflètent fidèlement les nouveaux besoins de mon activité.
4. Sauvegardez toutes les données
Des données précises et fiables sont essentielles pour les décisions futures. Je crois qu'il est important de sauvegarder régulièrement les données pour éviter toute perte ou corruption potentielle. Les solutions de stockage Cloud offrent un moyen sécurisé, pratique et économique de stocker les données à tout moment et en temps réel, depuis n'importe où.
5. Analysez régulièrement les rapports
Je consulte mes rapports de dépenses professionnelles mensuels afin de repérer les tendances, les anomalies ou les domaines où les coûts pourraient être réduits. Cette analyse m’a aidé à prendre des décisions fondées sur les données pour améliorer mes choix futurs.
6. Rapprochez régulièrement les registres financiers
Je rapprochais chaque mois mes relevés de carte de crédit et de banque pour garantir l’exactitude des données, identifier toute divergence ou erreur, et les corriger rapidement si besoin. Cela m'a permis de revoir mes schémas de dépenses et de repérer les pistes d'économies.
7. Formez votre équipe
Si vous avez des employés ou des freelances, formalisez vos processus par écrit — et assurez-vous qu’ils les lisent aussi.
Erreurs à éviter
Comme tout autre chef d’entreprise, j’ai commis ma part de petites erreurs… Bon, oui, quelques grosses boulettes aussi. Je suis humain, d’accord ?
Votre rôle est d’apprendre de mes erreurs — et de celles des autres — afin de ne pas les répéter à votre tour. Voici quelques-unes des plus courantes et insidieuses :
Négliger les petites dépenses
Méfiez-vous des petites dépenses. Une petite fuite peut couler un grand navire.
Benjamin Franklin
Une erreur fréquente dans les entreprises est de négliger le suivi des petites dépenses. Même dans une grande entreprise, ces montants, bien qu’ils semblent individuellement insignifiants, peuvent s’accumuler au fil du temps et impacter la santé financière globale.
Je veille à enregistrer même les moindres dépenses afin d’avoir une vision complète et précise de la situation financière de mon entreprise.
Mélanger les dépenses personnelles et professionnelles
Même si votre entreprise est une passion, essayez de ne jamais mélanger vos dépenses professionnelles avec vos dépenses personnelles. C’est une erreur très courante, surtout chez les entrepreneurs individuels et travailleurs indépendants.
Je sépare les dépenses professionnelles pour plus de clarté. C’est particulièrement important lors de la période fiscale et des déductions.
Catégorisation incohérente
Si vous, ou votre équipe, catégorisez les dépenses de façon incohérente, cela entraîne de la confusion dans l’analyse et le reporting financiers. Assurez-vous de définir et documenter des consignes claires sur les types de dépenses et la manière de les enregistrer dans votre plan comptable.
Des dépenses correctement classées accélèrent et facilitent l’analyse des comptes, tant pour la budgétisation que pour le pilotage des coûts.
Tenue de registres incomplète
Négliger de conserver des registres complets des dépenses est une erreur majeure. Une tenue de registre incomplète peut conduire à ces problèmes, entre autres :
- Visibilité réduite
- Paiements oubliés
- Mauvaises relations fournisseurs
- Problèmes de trésorerie
- Déductions manquées
- Confiance des investisseurs amoindrie
- Mauvaise gestion financière
- Contrôles fiscaux échoués
Si j'ai appris une chose en mettant en place des systèmes comptables, c’est que la tenue de registres complète suppose une technologie bien conçue, intégrée avec les autres outils déjà en place.
Rapprochements de comptes irréguliers
Négliger de rapprocher régulièrement les registres de dépenses peut entraîner des écarts, des erreurs ainsi qu’une vision limitée de la santé financière de votre entreprise.
Après chaque fin de mois, je prends le temps de rapprocher les dépenses professionnelles avec les relevés bancaires et de carte de crédit, pour identifier d’éventuels écarts et assurer l’exactitude de toutes les dépenses. C’est un exercice utile.
En mettant en place des étapes de suivi des dépenses efficaces, en appliquant les bonnes pratiques et en évitant les erreurs courantes, vous pourrez prendre de meilleures décisions financières, augmenter votre rentabilité et piloter votre trésorerie.
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