Comment suivre les dépenses professionnelles (en 5 étapes faciles)
Tout savoir sur les dépenses professionnelles: Les dépenses professionnelles sont les coûts quotidiens du fonctionnement de votre activité. Elles sont classées dans les charges d’exploitation ou d’achats de biens et sont souvent fiscalement déductibles.
Suivez chaque centime : c’est rentable: Un suivi précis des dépenses permet de rester organisé, de surveiller efficacement la trésorerie et d’obtenir une vision claire de la santé financière ainsi que de la répartition des coûts.
Comptabilité de caisse ou d’engagement ? Choisissez votre méthode: Qu’il s’agisse d’une comptabilité de caisse ou d’engagement, adopter une méthode cohérente aide à suivre les dépenses de l’entreprise efficacement, garantissant des registres financiers fiables et bien organisés.
Comment Suivre les Dépenses d’Entreprise (Voici les 5 étapes faciles)
Nous savons à quel point il est important de suivre les dépenses de l’entreprise. Mais quelle est la meilleure façon de s’y prendre ? Ces cinq étapes faciles vont aider votre petite entreprise en matière de comptabilité et de suivi des dépenses, afin que vous puissiez consacrer le temps ainsi économisé à des tâches plus impactantes.
Étape 1 : Mettre en Place un Système de Suivi des Dépenses
Si vous stockez encore tous vos reçus dans une vieille boîte à chaussures, il est temps de vous en débarrasser — de la boîte, pas des reçus — et d’envisager un système de suivi des dépenses. Vous pouvez aussi utiliser un tableur tel que Microsoft Excel ou Google Sheets.
Mon conseil professionnel ? Pour la gestion des dépenses, la mise en place d’un système centralisé et puissant de suivi des dépenses professionnelles est préférable, car il vous donne accès à des fonctionnalités utiles comme la numérisation des reçus et le stockage digital. Il existe de nombreux autres avantages, que j’aborderai sous peu.
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Le système que vous choisirez dépendra de la taille et la complexité de votre société, des compétences et capacités de vos salariés, ainsi que de vos préférences.
Principales Étapes de Sélection et de Mise en Œuvre :
- Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise (prenez votre temps et soyez précis)
- Obtenez des devis et des démonstrations auprès des fournisseurs de solutions
- Évaluez les fonctionnalités et le fonctionnement du système
- Sélectionnez une solution conviviale adaptée à ces besoins
- Documentez, testez, pilotez et implémentez la solution
- Formez les utilisateurs à son utilisation
- Assurez-vous que l’assistance est en place
Nos Outils de Suivi des Dépenses Préférés
L’équipe du CFO Club a analysé des milliers de logiciels financiers — voici ceux qui se distinguent pour le suivi des dépenses :
Étape 2 : Créer des Catégories de Dépenses
Avant de saisir des dépenses dans votre nouveau système de suivi, il est essentiel de définir clairement les catégories de dépenses pour garantir la cohérence et faciliter le suivi.
Organiser vos dépenses en catégories et sous-catégories propres à votre entreprise (ou à votre secteur) vous permet d’identifier et d’analyser rapidement les tendances de dépenses. Cela permet aussi de repérer rapidement les postes à optimiser ou réduire.
Voici quelques-unes des catégories générales utilisées par la plupart des entreprises :
- Fournitures de bureau
- Dépenses de déplacement
- Coûts publicitaires
- Général et administratif
Étape 3 : Utiliser un Système de Gestion des Reçus
L’un des défis du suivi des dépenses professionnelles concerne le stockage et la gestion des reçus. Les systèmes de classement physiques ne sont pas idéaux et peuvent poser problème en cas de catastrophes ou d’incidents imprévus.
Mais, comme mentionné plus haut, la plupart des systèmes de suivi des dépenses intègrent déjà la gestion des reçus pour vous permettre de les numériser, stocker et centraliser facilement. Cela garantit leur accessibilité et une organisation efficace pour un accès rapide, où que vous soyez et à tout moment.
Comment fonctionne la gestion des reçus :
- Numérisez les reçus papier (ou recevez-les électroniquement)
- Stockez les reçus au format numérique
- Catégorisez le type de dépense
- Laissez le système faire son travail
- Cliquez sur une ligne de dépense pour récupérer, voir ou partager une copie du reçu
Étape 4 : Enregistrez et catégorisez régulièrement les dépenses
La régularité est la clé pour le suivi des dépenses d'entreprise. J'utilise généralement une liste de contrôle des opérations de clôture de fin de mois pour rester organisé. Sur cette liste ? Quand c'est possible, saisissez vos dépenses dès qu'elles surviennent. Cette pratique garantit un reporting ponctuel et précis en évitant l'accumulation de dépenses non enregistrées — aussi appelé dans le milieu médical « j'ai-oublité ».
Prenez le temps d'attribuer chaque dépense à la bonne catégorie dès le départ, pour éviter d'avoir à les reclasser ultérieurement. Inscrivez toutes les dépenses dans la catégorie la plus adéquate pour des états financiers précis, le reporting, les déclarations fiscales et la conformité.
Sauvez les stagiaires !
Lors de mon premier poste après l’université, mon patron m’a demandé d’organiser et de classer chaque reçu, parce qu’il ne l’avait pas fait au début. Je confirme : ça fera que votre nouveau jeune employé impressionnable ne vous appréciera pas.
Étape 5 : Rapprochez et vérifiez les dépenses
Ayant travaillé en comptabilité et en reporting financier, je sais qu'il est tentant de passer à autre chose une fois que vous avez complété les étapes de votre cycle comptable. Mais examiner et analyser vos dépenses mensuelles vous permet de :
- Analyser les habitudes de dépenses
- Identifier toute anomalie ou erreur
- Isoler les domaines de surdépense
- Découvrir des possibilités d'économies
- Identifier toute activité frauduleuse potentielle ou tout débit non autorisé
- Avoir plus de contrôle pour rester compétitif
Contrôlez vos dépenses mieux que vos concurrents. C'est là que vous trouverez toujours l'avantage concurrentiel.
Sam Walton
À quoi ressemble le rapprochement des dépenses une fois terminé :
- En générant votre compte de résultat, vous devriez rapidement voir quelle catégorie de dépenses paraît inhabituelle par rapport aux mois précédents.
- Vous devrez ensuite analyser les dépenses pour déterminer si les montants plus élevés sont justifiés ou si certaines dépenses sont dans la mauvaise catégorie.
- Si ce n'est pas la bonne catégorie, reclassez-la (déplacez-la) dans la bonne catégorie.
- Générez à nouveau le compte de résultat, en analysant et en validant encore les résultats.
- Avant la clôture de fin de mois, toutes les dépenses du même type sont regroupées dans la catégorie la plus appropriée.
Je sais, ça a l'air super ennuyeux, mais savez-vous ce qui se passe quand vous ne prenez pas le temps de vérifier les détails ? Votre nouveau directeur financier flamboyant débarque en limousine alors qu'il n'a absolument pas les moyens. Enfin, soi-disant.
Quand un logiciel de comptabilité devient-il nécessaire ?
Que votre entreprise soit grande ou petite, le suivi manuel des dépenses peut s’avérer fastidieux et inefficace. Un logiciel de comptabilité peut vraiment tout changer.
La plupart des logiciels de comptabilité offrent une gamme de fonctionnalités qui simplifient et automatisent le processus de suivi des dépenses, quelle que soit la taille de votre entreprise. Ces outils peuvent importer automatiquement les transactions depuis les comptes bancaires professionnels et les cartes de crédit d’entreprise, catégoriser les dépenses, générer des rapports et vous offrir une visibilité en temps réel sur la gestion et la santé financière de votre société. Cela vous fait gagner un temps précieux, vous évite beaucoup d’efforts et vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : gérer votre entreprise.
Lorsque vous évaluez les logiciels de comptabilité, recherchez une solution en adéquation avec les besoins et la taille de votre entreprise. Parmi les facteurs à prendre en compte :
- Facilité d’utilisation
- Évolutivité
- Le type de logiciel de comptabilité qui vous intéresse
- Intégration avec d’autres logiciels
- Tarification (les abonnements Software-as-a-Service ou SaaS sont des options très abordables)
- Le type de plateforme (sur site ou dans le cloud)
Ou, si vous préférez, laissez-nous les évaluer pour vous.
| 💡Astuce : De nombreux fournisseurs de logiciels de comptabilité proposent des démonstrations et des essais gratuits. Profitez-en pour tester les fonctionnalités avant de vous engager à acheter. |
Quand un système de comptabilité est-il inutile ?
Peut-être que vous suivez vos dépenses d’entreprise à la main et que tout va bien — mais, est-ce vraiment suffisant ? J'ai travaillé dans des entreprises de toutes tailles, dans différents secteurs, et j’ai possédé plusieurs TPE. Je peux vous assurer que le suivi des dépenses n’est jamais une perte de temps, quelle que soit la taille de l’entreprise. Même les freelances doivent surveiller où et comment ils dépensent leur argent.
Pourquoi ? Deux raisons :
- Si vous êtes dirigeant de petite entreprise, le temps et l’argent sont limités. Vous ne pouvez pas vous permettre de les gaspiller. Vous devez surveiller chaque euro et chaque minute afin de rester compétitif et rentable.
- Les systèmes de comptabilité sont très abordables et faciles à mettre en œuvre.
Qu’est-ce qu’une dépense professionnelle ?
Les dépenses professionnelles regroupent toutes les choses sur lesquelles vous dépensez de l’argent pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise — comme le loyer, les salaires, les logiciels, le matériel de bureau, la publicité ou les déplacements. Si cela vous aide à travailler, cela compte sûrement comme dépense.
Généralement, ces coûts se répartissent en deux catégories : les frais d’exploitation (comme le marketing ou la facture internet) et le coût des biens vendus (comme les matières premières ou la main-d'œuvre nécessaire pour fournir votre produit ou service).
Vous pouvez suivre vos dépenses professionnelles avec deux modèles : la comptabilité de caisse ou la comptabilité d’engagement.
Avantages d’un suivi rigoureux des dépenses d’entreprise
Un suivi efficace des dépenses professionnelles vous apporte bien plus que de l'organisation. Voici quelques bénéfices remarquables que j’ai pu observer au fil des années :
Une meilleure clarté financière
Tenir des registres précis, surtout si vous êtes dirigeant d’une petite entreprise, vous permet de comprendre la véritable santé financière de votre structure. Cette clarté m’a personnellement aidé à :
- Prendre des décisions plus avisées et réfléchies
- Identifier les axes d’amélioration
- Planifier le futur à court et à long terme
Une meilleure optimisation des coûts
Passer en revue régulièrement les dépenses m'a aidé à identifier les postes à réduire ou à supprimer. En analysant les habitudes de dépense et en évaluant la rentabilité de chaque poste, j’ai pu prendre de meilleures décisions stratégiques qui améliorent la rentabilité.
Ceci est particulièrement important si votre entreprise est petite et que les fonds sont très limités.
Gestion améliorée de la trésorerie
Vous vous concentrez peut-être sur vos états de profits et pertes, mais il est important de reconnaître l’importance de surveiller votre tableau des flux de trésorerie. Le suivi des dépenses m'a permis de :
- Surveiller la trésorerie plus fréquemment
- S’assurer que je dispose de fonds suffisants pour les opérations quotidiennes et hebdomadaires
En suivant de près vos dépenses professionnelles, vous pouvez renseigner sereinement un état des flux de trésorerie, savoir dans quelle situation se trouve votre entreprise et voir où il faut réduire les coûts (ou même les éliminer).
Nous étions toujours concentrés sur notre compte de résultat. Mais la trésorerie n'était pas un sujet abordé régulièrement. C'était comme si nous roulions en ne regardant que le compteur de vitesse, alors que nous étions en train de tomber en panne sèche.
Michael Dell
Meilleure conformité fiscale
Le fisc n’a pas besoin de votre argent — mais il le prendra si vous facilitez les choses. – Moi
Un bon suivi des dépenses m’a permis de respecter plus aisément la réglementation fiscale et de réduire le risque de pénalités ou de contrôles. Cela a aussi permis à mon entreprise de :
- Demander les exonérations et crédits d’impôt auxquels elle avait droit
- Garder plus de trésorerie disponible
Croyez-moi : pendant la période fiscale, vous serez soulagé de disposer d’une solution de suivi des dépenses professionnelles.
Contrôles et rapports financiers réussis
Si votre entreprise a des actionnaires et est cotée en bourse, la réputation est essentielle. Des registres de dépenses constamment bien documentés offrent transparence et crédibilité en cas d’audit ou d’exigence en matière de reporting financier. Ils permettent à votre société d’éviter les sanctions et de bâtir des relations de confiance.
La confiance est la colle de la vie. C’est l’ingrédient le plus essentiel de la communication efficace. C’est le principe fondamental qui régit toutes les relations.
Stephen Covey
Ai-je mentionné que l’un des plus grands avantages d’un logiciel de suivi des dépenses d’entreprise, c’est qu’il simplifie tous vos processus et réduit considérablement le travail fastidieux manuel ?
Meilleures pratiques pour le suivi des dépenses
Pour améliorer mon processus de suivi des dépenses, j’ai mis en place ces bonnes pratiques :
1. Ouvrir un compte uniquement professionnel
Ouvrir un compte courant professionnel pour suivre vos revenus et dépenses professionnels peut vous aider à comprendre votre situation de trésorerie à tout moment. Avoir des comptes professionnels garantit également que vous ne suivez que les transactions de l’entreprise, et non vos transactions personnelles.
2. Mettre en place des politiques de dépenses claires
Je mets en place des politiques de dépenses claires et je les communique à tous les employés. Ces politiques doivent préciser :
- Vos attentes concernant l’utilisation des fonds de l’entreprise
- Quelles dépenses sont éligibles au remboursement
- La documentation exigée
- Le processus de validation
3. Mettez régulièrement à jour vos catégories de dépenses
À mesure que mon entreprise évoluait, mes catégories de dépenses aussi. À chaque changement opérationnel important, j’examinais et mettais à jour les catégories pour qu’elles reflètent fidèlement les nouveaux besoins de mon activité.
4. Sauvegardez toutes les données
Des données fiables et précises sont essentielles pour les décisions à venir. J’accorde une grande importance à la sauvegarde régulière des données pour prévenir toute perte ou corruption potentielle. Les solutions de stockage cloud offrent un moyen sûr, pratique et économique de stocker les données à tout moment et en tout lieu, en temps réel.
5. Analysez régulièrement vos rapports
Je passais en revue mes rapports mensuels de dépenses pour repérer les tendances, les anomalies ou les domaines pouvant faire l’objet de réductions de coûts. Cette analyse m’a aidé à prendre des décisions éclairées pour améliorer mes décisions futures.
6. Réconciliez régulièrement vos écritures comptables
Je rapprochais mes relevés de carte de crédit et mes relevés bancaires chaque mois afin d'assurer l'exactitude, d'identifier toute anomalie ou erreur, et de les corriger rapidement si nécessaire. Cela me permettait d'analyser les tendances de dépenses et d'identifier des pistes de réduction des coûts.
7. Formez votre équipe
Si vous avez des employés ou des freelances, n'hésitez pas à rédiger ces procédures formelles et écrites — et assurez-vous qu'ils les lisent également.
Erreurs à éviter
Comme tous les autres chefs d’entreprise, j’ai commis ma part de petites erreurs… Enfin, d’accord, aussi quelques grosses bourdes. Je suis humain, d’accord ?
Votre mission est d’apprendre de mes erreurs — et de celles des autres — pour ne pas être condamné à les répéter. Voici quelques-unes des plus courantes et pernicieuses :
Négliger les petites dépenses
Méfiez-vous des petites dépenses. Une petite fuite peut couler un grand navire.
Benjamin Franklin
Une erreur courante des entreprises est de négliger le suivi des petites dépenses. Même si votre entreprise est de grande taille et que ces frais semblent individuellement insignifiants, ils peuvent s’accumuler avec le temps et impacter la santé financière globale.
Je veille à enregistrer même les plus petites dépenses pour avoir une vision complète et précise de la situation financière de mon entreprise.
Mélanger dépenses personnelles et professionnelles
Même si votre entreprise est une véritable passion, évitez autant que possible de mélanger vos dépenses professionnelles à vos dépenses personnelles. C’est une erreur très fréquente, notamment chez les entrepreneurs individuels.
Je sépare les dépenses professionnelles pour plus de clarté. Cela est particulièrement important lors de la déclaration de revenus et des déductions fiscales.
Catégorisation incohérente
Si vous ou votre équipe catégorisez les dépenses de manière incohérente, cela peut entraîner des confusions dans vos analyses et rapports financiers. Veillez à définir et documenter des règles claires concernant les types de dépenses et leur codification dans votre plan comptable.
Des dépenses bien catégorisées facilitent et accélèrent l'analyse des comptes pour le budget et la maîtrise des coûts.
Tenue de registres incomplète
Ne pas conserver des relevés complets des dépenses est une grave erreur. Une tenue de registres incomplète peut entraîner, entre autres, les problèmes sérieux suivants :
- Visibilité réduite
- Paiements manqués
- Mauvaises relations avec les fournisseurs
- Problèmes de trésorerie
- Déductions oubliées
- Confiance des investisseurs réduite
- Mauvaise gestion financière
- Contrôles financiers échoués
S'il y a une chose que j'ai apprise en mettant en place des systèmes comptables, c'est que la fiabilité des registres dépend d'une technologie bien conçue et intégrée aux autres systèmes utilisés.
Rapprochements de comptes irréguliers
Négliger de rapprocher régulièrement les relevés de dépenses peut entraîner des écarts, des erreurs et une vision limitée de la situation financière de votre entreprise.
À la fin de chaque mois, je prends le temps de rapprocher les dépenses professionnelles avec les relevés bancaires et de carte de crédit, afin d'identifier les écarts et m'assurer que toutes les dépenses sont bien enregistrées. Cela en vaut la peine.
En adoptant des méthodes efficaces de suivi des dépenses, en respectant les bonnes pratiques et en évitant les erreurs courantes, vous serez en mesure de prendre de meilleures décisions financières, d'augmenter la rentabilité et de gérer votre trésorerie.
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