Qu’est-ce qu’un rapport de dépenses ? + Pourquoi c’est important pour votre équipe

Voici les bases d'un rapport de dépenses et quelques-uns de mes conseils pour gérer les rapports de dépenses à grande échelle.

Les bases d’un rapport de dépenses

Établir un rapport de dépenses n’est pas compliqué — c’est une liste de dépenses.

La partie difficile est de surveiller les violations de la politique de remboursement, de contrôler et d’approuver les dépenses à grande échelle, et d’accélérer le traitement des rapports de dépenses.

Avant d’aborder ces questions, clarifions brièvement les bases.

Qu’est-ce qu’un rapport de dépenses ?

Un rapport de dépenses est un récapitulatif des dépenses remboursables engagées par vos employés sur vos comptes de dépenses.

L’argent dépensé par des employés pour un repas lors d’un voyage d’affaires, du carburant lors de la conduite d’une voiture de société, ou des fournitures de bureau apparaît sur un rapport de dépenses.

Évidemment, votre politique de remboursement des frais détermine quelles dépenses sont remboursables.

Les équipes financières demandent des rapports de dépenses aux employés pour :

• Suivre les dépenses : Les rapports de dépenses facilitent le suivi des dépenses, surtout si vous disposez d’un logiciel de suivi des dépenses qui utilise la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères). L’OCR peut scanner les rapports de dépenses et intégrer ces données à votre système comptable, vous faisant ainsi gagner beaucoup de temps.
• Rembourser les dépenses approuvées : Déterminez que toutes les dépenses incluses sont remboursables conformément à votre politique. Il faut tout de même vérifier les violations.
• Contrôle financier : Les systèmes de rapports de dépenses dotés d’outils d’analyse intégrés permettent d’analyser les tendances de dépenses et de signaler les anomalies. Si un employé a dépensé de l’argent lors de dîners somptueux pendant un déplacement professionnel, il vaut mieux le savoir tôt que tard.

Éléments d’un rapport de dépenses

Voici ce que contient généralement un rapport de dépenses :

• Date : La date de la dépense.
• Description de la dépense : Description de ce qui a été acheté ou payé.
• Catégorie de dépense : Les catégories de dépenses peuvent inclure le transport, les repas, le carburant, etc. Calculez un sous-total pour chaque catégorie et un total général pour toutes les dépenses.
• Fournisseur : Le nom du fournisseur. Cette section est d’autant plus importante si votre politique d’entreprise impose d’acheter auprès de certains fournisseurs spécifiques.
• Montant : Le montant de la dépense.
• Client ou projet : Le client ou le projet auquel la dépense est associée.
• Pièces justificatives : Reçu, facture ou relevé de carte de crédit permettant de valider la dépense.
• Notes : Toute information supplémentaire à préciser ici.

Lors du traitement des rapports de dépenses, prêtez attention aux règles de déductibilité de l’IRS.

Par exemple, la Section 1.274-5(c)(2)(iii)(B) indique que l’IRS ne considère comme preuve documentaire valable que les justificatifs contenant le montant, la date, le lieu et la description de la dépense.

Ainsi, lorsque vous utilisez une facture d’hôtel pour réclamer une déduction fiscale, celle-ci doit mentionner le nom, le lieu, la date et détailler les sommes pour l’hébergement, les repas ou tout autre frais.

Importance dans l’industrie technologique

Les notes de frais ne se limitent pas aux remboursements. Elles offrent une vue sur les comportements de dépenses de votre entreprise, vous aidant à prendre des décisions fondées sur des données—qu’elles soient saisies dans un logiciel comptable ou consignées dans un tableau Excel.

Plongeons un peu plus en profondeur pour voir comment les notes de frais apportent de la valeur au-delà de leur fonction première.

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Rôle dans le suivi financier

Les notes de frais vous indiquent combien vos employés dépensent, où ils dépensent et quelle catégorie de dépenses nécessite un meilleur contrôle. 

Vous pouvez utiliser les données issues des notes de frais comme information en temps réel pour la budgétisation et la catégorisation des dépenses afin de prendre des décisions plus éclairées.

Budgétisation

La budgétisation consiste à anticiper les dépenses des périodes à venir. Si votre équipe technique a dépensé 10 000 $ lors de son déplacement à l’événement annuel SaaStr, vous pourriez prévoir un budget de 15 000 $ pour l’année suivante (en supposant une légère croissance de l’équipe et une hausse des prix liée à l’inflation).

S’ils n’ont dépensé que 7 000 $ alors que le budget initial était de 10 000 $, vous pouvez réallouer une partie de ces fonds ailleurs.

Les données des notes de frais permettent également de détecter les écarts. Si vous aviez prévu un budget de 10 000 $ pour l’équipe commerciale et qu’elle en a dépensé 16 000 $, il y a un écart négatif de 6 000 $ qui mérite d’être analysé.

Catégorisation des dépenses

Sur quoi les employés dépensent-ils le plus lors de leurs déplacements professionnels ? Quel est le montant des factures de téléphone mobile de l’équipe commerciale, et basculer vers un logiciel VoIP serait-il moins cher ?

Ce type d’informations n’est accessible que lorsque vous disposez d’une ventilation détaillée des dépenses de vos employés par catégorie.

Les employés peuvent sélectionner des catégories lors de la création d’une note de frais, et un logiciel de gestion des notes de frais peut automatiquement produire une vue catégorisée des dépenses.

Même si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, le logiciel est utile. Il peut automatiser le processus afin que vous puissiez consacrer vos ressources humaines (c’est-à-dire votre temps et votre énergie) à d’autres tâches plus essentielles, sans nécessiter de levier opérationnel supplémentaire.

Rapports en temps réel

Les rapports en temps réel offrent de multiples avantages à votre équipe, en particulier si vous êtes une startup en phase de lancement ou une petite entreprise disposant de peu de liquidités. Voici quelques exemples de l’utilité des rapports en temps réel :

• Visibilité financière accrue : Les rapports en temps réel offrent une vision immédiate des habitudes de dépense. Cela vous permet de suivre, en temps réel, combien chaque département dépense et où.
• Contrôle du budget : Vous pouvez surveiller les limites de dépenses. Si un employé approche du plafond pour une catégorie spécifique, vous pouvez agir de manière proactive afin de rester dans le budget.
• Optimisation de la trésorerie : En cas de dépassement imminent, les rapports en temps réel vous assurent d’avoir suffisamment de temps pour réunir les liquidités nécessaires avant qu’elles ne s’épuisent.
• Gestion efficace des dépenses : Les rapports en temps réel aident à réduire les erreurs et accélèrent les remboursements en diminuant le délai entre la dépense et son rapport.

Le guide du CFO pour une gestion efficace des notes de frais

Une procédure standardisée fluidifie la gestion des notes de frais. Il faut normaliser trois éléments clés du processus pour le rendre plus performant : la soumission, la vérification et le versement.

Dans chacun de ces trois éléments, divers autres facteurs sont à prendre en compte. Par exemple, vous pouvez faciliter la soumission en investissant dans un logiciel de suivi des dépenses. Cependant, il reste indispensable de réviser les notes avant d’approuver les remboursements afin de s’assurer de leur conformité avec votre politique interne.

Voyons comment mettre en place un processus efficace de gestion des notes de frais. 

Comment mettre en place un processus de gestion des notes de frais

Voici un processus en quatre étapes pour instaurer une gestion des notes de frais :

Étape 1 : Communiquer la politique de dépenses

La communication de votre politique de dépenses peut simplifier toutes les étapes du processus.

Adressez tous les points que vos employés sont susceptibles de se poser concernant les dépenses remboursables, les fournisseurs agréés, les plafonds de dépenses, les modes de paiement acceptés et les autres aspects pertinents de votre politique.

Une fois que vous avez rédigé un processus clair et l’avez actualisé pour répondre aux questions déjà soulevées, veillez à le stocker dans un endroit facilement accessible et informez les nouveaux employés qu’ils doivent le consulter. Si de nouvelles questions apparaissent, il vous suffit de mettre à jour le document pour y répondre.

Lorsque tout le monde comprend bien la politique, vous constaterez moins d’erreurs et de violations dans les rapports de dépenses, ce qui vous permettra à votre tour d’examiner les rapports plus rapidement.

Étape 2 : Créez un modèle de rapport de dépenses

Les modèles facilitent la demande de remboursement pour les employés.

Il n’est pas forcément nécessaire de créer un modèle manuellement. De nombreux logiciels de gestion des dépenses proposent des modèles intégrés, et vous pouvez en trouver d’autres en ligne. Les employés n’ont qu’à remplir les informations et cliquer sur le bouton d’envoi.

Lorsqu’un employé soumet un rapport, le logiciel avertit la personne en charge de sa validation.

Vous pouvez aussi créer un modèle manuellement avec Microsoft Excel. Ajoutez des colonnes pour tous les détails que vous souhaitez voir figurer dans les rapports de dépenses : date, heure, montant, catégorie, et toute autre information pertinente.

Certains logiciels de gestion des dépenses permettent d’éliminer complètement la nécessité de créer des rapports. En fait, c’est l’approche des grandes entreprises en matière de gestion des dépenses.

Mark Hawkins, directeur des opérations chez Puma, partage dans une étude de cas Zoho combien il apprécie que Zoho Expense puisse scanner les reçus et renseigner automatiquement les rapports de dépenses.

« Le fait que l’application mobile prenne un reçu scanné, recueille les données pertinentes et renseigne tous ou la plupart des champs nécessaires est un énorme gain de temps. »

Author's Tip

Si vous optez pour la méthode manuelle, mon guide sur la création de rapports de dépenses peut vous aider à démarrer.

Étape 3 : Déterminez la hiérarchie et la séquence d’approbation

Définissez les niveaux d’approbation en fonction du montant et du type de dépenses.

Il est acceptable que le superviseur direct approuve les petites dépenses. En revanche, les dépenses plus importantes doivent être validées par le chef de service ou la direction.

Il y a ici deux points spécifiques à définir :

• Dépenses nécessitant une approbation séparée : Précisez les critères concernant les dépenses que le superviseur direct ne peut pas approuver. Vous pouvez exiger une approbation spéciale pour les dépenses dépassant un certain montant, appartenant à une catégorie spécifique ou payées à un nouveau fournisseur.
• Séquence d’approbation : Si le superviseur direct ne peut pas approuver une dépense, qui doit-il solliciter pour l’examen ? Déterminez les approbateurs en fonction de la hiérarchie de l’organisation et gardez-vous l’autorité finale.

Étape 4 : Automatisez les remboursements

Les remboursements manuels prennent beaucoup de temps.

Ils sont également peu pratiques si vous traitez des milliers de factures chaque mois : pouvez-vous vous imaginer calculer les montants à rembourser et vérifier la conformité sur un millier de factures ? Probablement pas.

Configurez le logiciel de gestion des dépenses pour que les paiements soient automatiquement versés dès qu’ils sont approuvés. Si vous utilisez un système d’automatisation des comptes fournisseurs, vérifiez si vous pouvez l’intégrer à votre solution de gestion des dépenses. Vous gagnerez du temps et vos employés apprécieront la rapidité des versements.

Meilleures pratiques pour l’approbation des dépenses

Mettre en place un flux de travail automatisé pour les rapports de dépenses n’est qu’une partie du défi. Suivre ces meilleures pratiques est essentiel pour la réussite de votre processus :

• Politique de dépenses claire : Assurez-vous que votre politique de dépenses est complète et facilement compréhensible. Précisez quelles dépenses sont remboursables, les plafonds de dépense pour chaque catégorie, les justificatifs requis, le processus d’approbation et les délais de soumission et de validation.
• Soumission et approbation rapides : Incitez les employés à soumettre leurs rapports de dépenses rapidement après avoir engagé la dépense. De même, votre équipe doit examiner, approuver et rembourser les employés aussi vite que possible.
• Documentation : Exigez des justificatifs pour toutes les dépenses. Des contrôles doivent être mis en place pour authentifier la validité des documents.
• Logiciel adapté au mobile : Utilisez des applications de suivi des dépenses compatibles mobile pour permettre aux employés d’ajouter des dépenses à un rapport, même en déplacement. Avec la plupart des logiciels, les employés peuvent même envoyer leurs rapports depuis l’application mobile et les faire approuver en quelques minutes.
• Séparation des tâches : Séparez les responsabilités liées à l’approbation et à l’audit des rapports de dépenses entre deux employés. C’est un contrôle interne essentiel pour prévenir la fraude.

Conseils avancés pour les entreprises en croissance

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vous embauchez davantage de personnes, vous devez traiter plus de notes de frais. Gérer et approuver les notes de frais à grande échelle peut rapidement devenir accablant pour le service financier.

Si vous êtes dans une situation similaire ou que vous vous dirigez dans cette direction, j'ai quelques conseils pour vous.

Automatisez la gestion des notes de frais

Facile, non ? Laissez simplement le logiciel s'occuper des notes de frais.

Des solutions comme SAP Concur vous offrent plus de contrôle et de visibilité sur les dépenses tout en fluidifiant votre flux de travail : vous pouvez appliquer et modifier des politiques de dépense, capturer automatiquement les justificatifs et l'intégrer à votre système comptable.

Bien sûr, il existe de nombreuses autres options, telles que Pleo, Expensify ou Fyle.

L'intelligence artificielle a grandement simplifié la gestion des notes de frais. Les systèmes basés sur l’IA peuvent catégoriser automatiquement les dépenses et signaler les anomalies.

Cependant, il est toujours nécessaire d’auditer périodiquement les notes de frais approuvées automatiquement, par souci de diligence raisonnable.

La fraude est un problème majeur. J'ai entendu parler d’employés réclamant des dépenses des plus absurdes—ma préférée étant la statue de poulet avec un haut-de-forme. Même Jim Harrick a falsifié des justificatifs dans ses notes de frais.

La bonne nouvelle : les logiciels à base d’IA peuvent détecter les anomalies dans les notes de frais.

Prenez Yokoy par exemple. Cet outil basé sur l’IA automatise presque toutes les étapes de votre gestion des dépenses et aide à prévenir la fraude en vous permettant d’appliquer des limites individuelles de dépenses, d’associer les paiements par carte aux dépenses pour repérer les doublons, et de détecter les violations de politiques de dépenses en temps réel.

Les systèmes automatisés offrent un réel gain de productivité, mais il y a quelques points à surveiller :

• La surveillance humaine est essentielle. Les systèmes automatisés ne détectent pas toutes les anomalies, il faut donc parfois vérifier manuellement. Essayez de trouver le juste équilibre entre automatisation et supervision humaine—planifiez des examens réguliers pour vous assurer que les employés n’insèrent pas de dépenses non professionnelles dans leurs notes de frais.
• Des solutions trop complexes ne sont pas une solution. Les logiciels à l’interface complexe sont peu adoptés. Non seulement vos employés hésiteront à utiliser ces solutions, mais vous en paierez le prix fort. Sans compter le risque d’erreurs lors d’une mauvaise utilisation.
• L’intégration avec les systèmes existants est délicate. Les solutions modernes peuvent ou non s’intégrer avec les systèmes existants, ce qui peut créer des silos de données. Si votre logiciel de gestion des dépenses n’est pas compatible avec votre logiciel comptable, vous devrez transférer les données manuellement dans votre système de comptabilité. Et c’est franchement pénible.

Utiliser l’analyse de données

Les logiciels de gestion des notes de frais utilisant l’IA génèrent également des rapports pertinents en temps réel pour vous aider à prendre de meilleures décisions. Vous pouvez les analyser afin d’identifier les points de blocage et les axes d'amélioration.

Voici quelques techniques d’analyse que vous pouvez utiliser pour extraire des informations à partir des données de notes de frais :

• Modélisation prédictive : Il s'agit d'un modèle utilisant des données historiques pour anticiper les dépenses futures, au moyen d’algorithmes d’apprentissage automatique et de régressions. Par exemple, un modèle prédictif peut anticiper les coûts futurs d’un voyage à partir de la durée du déplacement, de la destination, du mode de transport, du type d’événement, et des dépenses passées.
• Détection d’anomalies : La détection d’anomalies consiste à identifier les valeurs aberrantes dans les habitudes de dépense. Les modèles statistiques ou les algorithmes d'apprentissage machine comme le clustering ou les forêts d’isolation servent à construire des détecteurs d’anomalies qui analysent les rapports dès leur arrivée. Lorsqu’une donnée du rapport dépasse les seuils et paramètres du modèle, votre équipe est alertée.
• Planification de scénarios : Cherchez exactement ce que cela signifie—la planification de scénarios consiste à simuler des situations de dépenses probables pour évaluer leur impact sur votre budget et vos résultats. Par exemple, si vous envisagez de collaborer avec une chaîne d’hôtels pour réduire les frais d’hébergement, vous pouvez lancer une simulation en utilisant les tarifs négociés de l’hôtel pour vos destinations les plus fréquentes.

FAQ du CFO : Approfondissez les rapports de dépenses

Quelles sont les conséquences fiscales d'une déclaration incorrecte des dépenses ?

Des dépenses mal déclarées peuvent entraîner le rejet de déductions et augmenter votre revenu imposable. Cela peut également provoquer des erreurs dans le calcul des remises de taxe de vente. Les autorités peuvent imposer des amendes ou décider d’auditer votre entreprise pour repérer d’autres erreurs, vérifier la conformité à la taxe de vente et détecter une évasion fiscale.

Comment puis-je intégrer les rapports de dépenses à ma stratégie financière globale ?

Voici comment vous pouvez intégrer les rapports de dépenses à votre stratégie financière globale :

• Analysez les dépenses pour vérifier si elles contribuent à générer plus de revenus, réduire les coûts ou augmenter la rentabilité de votre entreprise.
• Utilisez les rapports de dépenses pour prévoir les dépenses lors de la budgétisation de la période suivante.
• Étudiez les rapports de dépenses afin d’identifier les postes où les employés ont dépassé le budget et élaborez une stratégie pour contrôler ces coûts.
• Servez-vous des rapports de dépenses pour comprendre l’impact des différentes catégories de dépenses sur votre entreprise et prenez des décisions basées sur les données.
• Les informations présentes dans le rapport de dépenses peuvent indiquer si vos politiques doivent changer. Utilisez les données des rapports de dépenses pour réévaluer les plafonds de dépenses ou envisager de négocier de meilleures conditions avec un autre fournisseur.

Validation du rapport

Simplifier le flux de travail de vos rapports de dépenses porte ses fruits : cela permet aux employés d’être rapidement remboursés et fait gagner beaucoup de temps à votre équipe. De plus, les rapports de dépenses regorgent d’informations précieuses. L’analyse mensuelle de ces rapports peut vous aider à identifier les principaux postes de dépenses et à trouver des opportunités de réduire la sortie de trésorerie.

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