Qu’est-ce qu’un rapport de dépenses ? Guide complet
Un rapport de dépenses comprend une liste d’articles que vos employés ont payés en votre nom. C’est un document simple qui énumère les dépenses d’un employé, mais le processus d’approbation peut être fastidieux et coûteux.
Un processus de déclaration de dépenses rationalisé peut vous faire économiser beaucoup d’argent (et quelques maux de tête également). Voici les bases d’un rapport de dépenses ainsi que quelques-uns de mes conseils pour gérer les rapports de dépenses à grande échelle.
Les bases d’un rapport de dépenses
Rédiger un rapport de dépenses n’est pas compliqué — c’est une liste de frais engagés.
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La partie difficile consiste à surveiller les violations de la politique de remboursement, vérifier et approuver les dépenses à grande échelle, et accélérer le traitement des rapports de dépenses.
Avant d’aborder ces questions, voyons rapidement les bases.
Qu’est-ce qu’un rapport de dépenses ?
Un rapport de dépenses est un résumé des dépenses remboursables engagées par vos employés sur vos comptes de dépenses.
L’argent dépensé par les employés pour un repas lors d’un déplacement professionnel, du carburant pour la voiture de l’entreprise, ou des fournitures de bureau apparaît dans un rapport de dépenses.
Bien sûr, votre politique de remboursement détermine quelles dépenses sont remboursables.
Les équipes financières demandent aux employés des rapports de dépenses pour :
- Suivre les dépenses : Les rapports de dépenses facilitent le suivi des frais, surtout si vous avez accès à un logiciel de suivi des dépenses utilisant la ROC (reconnaissance optique de caractères). La ROC peut scanner les rapports de dépenses et saisir ces données dans votre système comptable, vous faisant économiser un temps précieux.
- Rembourser les dépenses approuvées : Vérifier que toutes les dépenses incluses sont remboursables selon votre politique. Il faut quand même contrôler les éventuelles violations.
- Contrôle financier : Les systèmes de rapport de dépenses dotés d’analyses intégrées peuvent aider à analyser les habitudes de dépense et à signaler les anomalies. Si un employé a dépensé excessivement lors de dîners pendant des déplacements professionnels, vous voudrez le savoir rapidement.
Composants d’un rapport de dépenses
Voici ce qu’un rapport de dépenses typique inclut :
- Date : La date de la dépense.
- Description de la dépense : Description de l’objet de la dépense.
- Catégorie de dépense : Les catégories peuvent inclure les déplacements, les repas, le carburant, etc. Calculez un sous-total spécifique par catégorie et un total général pour toutes les dépenses.
- Fournisseur : Le nom du fournisseur. Cette section est d’autant plus importante si votre politique exige d’acheter auprès de fournisseurs spécifiques.
- Montant : Le montant de la dépense.
- Client ou projet : Le client ou projet concerné par la dépense.
- Documents justificatifs : Justificatif, facture ou relevé de carte bancaire pour valider la dépense.
- Notes : Toute information supplémentaire va ici.
Lorsque vous traitez des rapports de dépenses, faites attention aux règles de déductibilité de l’IRS.
Par exemple, Section 1.274-5(c)(2)(iii)(B) précise que l’IRS ne considère une preuve documentaire comme suffisante que si elle comprend des informations sur le montant, la date, le lieu et la description de la dépense.
Ainsi, lors de l’utilisation d’un reçu d’hôtel pour réclamer une déduction fiscale, celui-ci doit indiquer le nom, l’emplacement, la date et ventiler les montants pour les frais d’hébergement, de repas, ou tout autre type de prestation.
L’importance dans le secteur technologique
Les rapports de dépenses ne servent pas uniquement au remboursement. Ils offrent une vue sur le comportement de dépenses de votre entreprise et vous aident à prendre des décisions informées par les données — qu’ils soient intégrés à un logiciel de comptabilité ou simplement consignés sur un tableur Excel.
Approfondissons un peu la manière dont les rapports de dépenses ont de la valeur, au-delà de leur fonction première.
Rôle dans le suivi financier
Les notes de frais vous indiquent combien vos employés dépensent, où ils dépensent, et quelle catégorie de dépense nécessite un meilleur contrôle.
Vous pouvez utiliser les données des notes de frais comme une source en temps réel pour l’élaboration de budgets et la catégorisation des dépenses afin de prendre des décisions plus judicieuses.
Budgétisation
La budgétisation consiste à prévoir les dépenses pour les périodes à venir. Si votre équipe logicielle a dépensé 10 000 $ lors de son voyage à l’événement annuel SaaStr, vous pourriez prévoir un budget de 15 000 $ pour l’année suivante (en tenant compte d’une légère croissance de l’équipe et de l’inflation qui fera augmenter les prix).
S’ils n’ont dépensé que 7 000 $ alors que vous aviez prévu un budget de 10 000 $, vous pourriez réaffecter une partie de ces fonds ailleurs.
Les données des notes de frais aident également à identifier les écarts. Si vous aviez un budget de 10 000 $ pour l’équipe commerciale et qu’ils ont engagé une dépense de 16 000 $, il y a un écart défavorable de 6 000 $ qu'il vaut la peine d’examiner.
Catégorisation des dépenses
Sur quoi les employés dépensent-ils le plus lors de leurs déplacements professionnels ? Quelles sont les factures de téléphone mobile de l’équipe commerciale et passer à un logiciel VoIP serait-il moins cher ?
Ces informations ne sont disponibles que si vous disposez d’une ventilation par catégorie des dépenses des employés.
Les employés peuvent sélectionner des catégories lors de la création d’une note de frais, et un logiciel de gestion des notes de frais peut automatiquement créer une vue affichant les dépenses par catégorie.
Même si vous êtes un petit entrepreneur, un logiciel a de la valeur. Il peut automatiser le processus afin que vous puissiez consacrer vos ressources humaines (c’est-à-dire votre temps et votre énergie) à d’autres tâches plus importantes sans besoin de levier opérationnel supplémentaire.
Reporting en temps réel
La génération de rapports en temps réel offre une valeur à votre équipe de plusieurs façons, en particulier si vous êtes une jeune start-up ou une petite entreprise à court de liquidités. Voici des exemples de la façon dont le reporting en temps réel peut aider :
- Visibilité financière accrue : Le reporting en temps réel vous donne une visibilité immédiate sur les habitudes de dépense. Cela vous permet de surveiller le montant dépensé par chaque service et l’objet des dépenses.
- Contrôle du budget : Vous pouvez surveiller les plafonds de dépenses. Si un employé est sur le point d’atteindre sa limite pour une catégorie spécifique, vous pouvez prendre des mesures proactives pour l’aider à rester dans le budget.
- Optimisation de la trésorerie : Si un dépassement de budget semble inévitable, le reporting en temps réel vous garantit d’avoir suffisamment de temps pour prévoir l’obtention de fonds supplémentaires avant d’être à court de liquidités.
- Gestion efficace des dépenses : Le reporting en temps réel permet de réduire les erreurs et d’accélérer les remboursements en diminuant le temps entre la dépense et sa déclaration.
Le guide du CFO pour un reporting des dépenses efficace
Une procédure standardisée rationalise le processus de gestion des notes de frais. Vous devez normaliser trois éléments du flux de gestion des notes de frais pour le rendre plus efficace : la soumission, la révision et le versement.
Au sein de ces trois éléments, divers autres facteurs sont à prendre en compte. Par exemple, vous pouvez faciliter les soumissions en investissant dans un logiciel de suivi des dépenses. Toutefois, vous devez tout de même examiner les rapports pour vous assurer qu’ils respectent bien la politique de dépenses avant d’en approuver le remboursement.
Voyons comment vous pouvez mettre en place un processus efficace de gestion des notes de frais.
Comment mettre en place un workflow de gestion des notes de frais
Voici un processus en quatre étapes pour mettre en place un workflow de notes de frais :
Étape 1 : Communiquer la politique de dépenses
La communication de votre politique de dépenses peut faciliter toutes les étapes de votre workflow.
Anticipez toutes les questions potentielles que pourraient avoir vos employés concernant les dépenses remboursables, les fournisseurs agréés, les plafonds de dépense, les moyens de paiement et tout autre aspect pertinent de votre politique.
Une fois que vous avez rédigé un processus clair et l'avez mis à jour pour traiter les questions soulevées par les employés, vous devez le conserver à un endroit accessible et demander aux nouveaux employés de le consulter. Si de nouvelles questions apparaissent à l’avenir, il vous suffit de mettre à jour votre document de politique pour y répondre.
Lorsque tout le monde comprend la politique, vous constaterez moins d’erreurs et de violations dans les notes de frais, ce qui permettra à son tour de les examiner plus rapidement.
Étape 2 : Créer un modèle de note de frais
Les modèles facilitent la demande de remboursement pour les employés.
Vous n’avez pas forcément besoin de créer un modèle manuellement. De nombreux logiciels de gestion des dépenses incluent des modèles intégrés, et vous pouvez en trouver davantage en ligne. Les employés n’ont qu’à remplir les champs nécessaires et appuyer sur le bouton pour soumettre leur demande.
Lorsqu’un employé soumet un rapport, le logiciel avertit la personne chargée de l’examiner.
Vous pouvez aussi créer un modèle manuellement à l’aide de Microsoft Excel. Ajoutez des colonnes pour tous les détails requis dans les rapports de dépenses — date, heure, montant, catégorie, etc.
Certaines solutions de gestion des dépenses offrent l’avantage d’éliminer le besoin de créer des rapports. En réalité, c’est l’approche adoptée par les grandes entreprises pour la gestion des dépenses.
Mark Hawkins, Directeur des Opérations chez Puma, partage dans une étude de cas Zoho combien il apprécie que Zoho Expense puisse scanner les reçus et renseigner automatiquement les rapports de dépenses.
« Le fait que l’application mobile puisse prendre un reçu scanné, recueillir les données pertinentes et renseigner tout ou la plupart des champs nécessaires représente un gain de temps considérable. »
Étape 3 : Définir la hiérarchie et la séquence d’approbation
Définissez les niveaux d’approbation en fonction du montant et des types de dépenses.
Il est acceptable que le supérieur hiérarchique immédiat approuve les petites dépenses. Cependant, les dépenses plus importantes doivent être soumises à la direction du service ou à la direction générale pour approbation.
Vous avez deux éléments spécifiques à définir ici :
- Dépenses nécessitant une approbation distincte : Définissez les critères pour lesquels le supérieur hiérarchique immédiat ne peut pas accorder l’approbation. Vous pourriez exiger une approbation spéciale pour les dépenses dépassant un certain montant, appartenant à une catégorie spécifique ou étant payées à un nouveau fournisseur.
- Séquence d’approbation : Si le supérieur hiérarchique immédiat ne peut pas approuver une dépense, qui doit-il solliciter pour la validation ? Déterminez les approbateurs selon la hiérarchie de l’organisation et accordez-vous l’autorité finale.
Étape 4 : Automatiser les remboursements
Les remboursements manuels peuvent être très chronophages.
Ils sont également peu pratiques si vous traitez des milliers de factures par mois — pouvez-vous vous imaginer en train de calculer les montants de remboursement et de vérifier le respect de la politique sur un millier de factures ? Probablement pas.
Configurez le logiciel de gestion des dépenses pour effectuer automatiquement les paiements dès qu’ils sont approuvés. Si vous utilisez un système d’automatisation des comptes fournisseurs, voyez s’il peut être intégré à la solution de gestion des dépenses. Vous économiserez ainsi du temps et vos employés apprécieront la rapidité du versement.
Bonnes pratiques pour l’approbation des dépenses
Mettre en place un workflow automatisé de rapports de dépenses n’est que la moitié du travail. Suivre ces bonnes pratiques est essentiel pour assurer le succès de votre processus :
- Politique de dépenses claire : Assurez-vous que votre politique de dépenses est détaillée et claire. Précisez quelles dépenses sont remboursables, le plafond de dépenses par catégorie, le(s) justificatif(s) requis, le processus de validation et le délai entre la soumission et l’approbation.
- Soumission et approbation rapides : Encouragez les employés à soumettre leurs rapports de dépenses rapidement après avoir engagé une dépense. De la même façon, votre équipe doit examiner, approuver et rembourser les dépenses dès que possible.
- Justificatifs : Demandez un justificatif pour chaque dépense. Des contrôles doivent être en place afin de vérifier l’authenticité du document.
- Logiciel adapté au mobile : Utilisez des applications mobiles de suivi des dépenses pour permettre aux employés d’ajouter des dépenses à un rapport en déplacement. Avec la plupart des logiciels, les employés peuvent même soumettre un rapport depuis l’application mobile et obtenir une approbation en quelques minutes.
- Séparation des fonctions : Séparez les fonctions d’approbation et d’audit des rapports de dépenses entre deux collaborateurs. C’est un contrôle interne essentiel pour prévenir la fraude.
Conseils avancés pour les entreprises en croissance
À mesure que votre entreprise se développe et embauche davantage de personnes, vous devez traiter de plus en plus de notes de frais. Gérer et approuver ces notes à grande échelle peut rapidement devenir accablant pour le service financier.
Si vous êtes confronté à cette situation ou sur le point de l’être, j’ai des conseils à vous donner.
Automatisez la gestion des notes de frais
Facile, non ? Il suffit de laisser le logiciel s’occuper des notes de frais.
Des solutions comme SAP Concur vous offrent un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur les dépenses tout en simplifiant votre flux de travail : vous pouvez appliquer et modifier les politiques de dépenses, capturer automatiquement la documentation et l’intégrer à votre système comptable.
Bien sûr, il existe de nombreuses autres options, telles que Pleo, Expensify et Fyle.
L’IA a rendu la gestion des notes de frais bien moins chronophage. Les systèmes d’intelligence artificielle peuvent automatiquement catégoriser les dépenses et signaler les anomalies.
Cependant, il est tout de même nécessaire d’auditer régulièrement les notes de frais auto-approuvées par souci de conformité.
La fraude est un problème majeur. J’ai entendu parler d’employés réclamant les dépenses les plus absurdes — ma préférée reste la statue de poulet avec un haut-de-forme. Même Jim Harrick a falsifié des reçus sur ses notes de frais.
La bonne nouvelle : les logiciels d’IA peuvent détecter les anomalies dans les notes de frais.
Prenons l’exemple de Yokoy. Cet outil basé sur l’IA automatise presque toutes les étapes de votre gestion des dépenses et aide à prévenir la fraude en vous permettant de fixer des limites de dépenses individuelles, d’associer les paiements par carte aux notes de frais pour repérer les doublons et de détecter les manquements à la politique de dépense en temps réel.
Les systèmes automatisés offrent un gain de productivité considérable, mais il y a quelques points à garder à l’esprit :
- La supervision humaine reste essentielle. Les systèmes automatisés ne sont pas efficaces à 100 % pour détecter les anomalies ; il est donc nécessaire de vérifier certains éléments manuellement. Essayez de trouver un équilibre entre automatisation et contrôle humain : planifiez des contrôles réguliers pour vous assurer que les employés ne glissent pas de dépenses personnelles dans leurs notes de frais.
- Des solutions trop complexes ne sont pas une solution. Les logiciels à l’interface complexe sont peu adoptés. Non seulement vos collaborateurs hésiteront à les utiliser, mais vous devrez aussi en payer le prix fort. Sans parler du risque d’erreurs dues à une mauvaise utilisation de l’outil.
- L’intégration avec des systèmes existants est délicate. Les solutions modernes ne s’intègrent pas toujours avec les anciens systèmes, ce qui peut entraîner la création de silos de données. Si votre logiciel de gestion de notes de frais ne s’intègre pas à votre logiciel de comptabilité, vous devrez transférer manuellement les données de dépenses dans votre système comptable. Ce qui serait plutôt pénible.
Exploitez l’analyse de données
Les logiciels de gestion des notes de frais utilisant l’IA génèrent également des rapports pertinents en temps réel pour vous aider à prendre de meilleures décisions et à identifier les points de blocage ou les axes d’amélioration.
Voici quelques techniques d’analyse que vous pouvez utiliser pour extraire des informations à partir des données de notes de frais :
- Modélisation prédictive : Il s’agit d’utiliser des données historiques pour prévoir les dépenses futures à l’aide d’algorithmes de machine learning et d’analyses de régression. Par exemple, un modèle prédictif peut estimer le coût d’un futur déplacement en se basant sur la durée du voyage, la destination, le mode de transport, le type d’événement et les dépenses passées.
- Détection d’anomalies : La détection d’anomalies consiste à repérer les valeurs extrêmes dans les habitudes de dépenses. Des modèles statistiques ou des algorithmes de machine learning comme le clustering ou les forêts d’isolation permettent de créer des détecteurs d’anomalie qui analysent chaque rapport au fil de l’eau. Dès qu’une donnée sort des paramètres et seuils du modèle, votre équipe en est alertée.
- Planification de scénarios : Comme son nom l’indique, la planification de scénarios permet de simuler des situations de dépenses probables pour évaluer leur impact sur votre budget et vos résultats. Par exemple, si vous envisagez un partenariat avec une chaîne hôtelière pour réduire vos frais d’hébergement, vous pouvez simuler l’effet des tarifs négociés sur vos destinations les plus fréquentes.
FAQ des CFO : Approfondissez les rapports de dépenses
Quelles sont les conséquences fiscales d'une mauvaise déclaration des dépenses ?
Des dépenses mal déclarées peuvent entraîner le refus de certaines déductions et augmenter votre revenu imposable. Cela peut aussi causer des erreurs dans le calcul des versements de la taxe de vente. Les autorités peuvent infliger des amendes ou décider d’auditer votre entreprise pour vérifier d’autres erreurs, la conformité à la taxe de vente et la fraude fiscale.
Comment puis-je intégrer les rapports de dépenses à ma stratégie financière globale ?
Voici comment vous pouvez intégrer les rapports de dépenses à votre stratégie financière globale :
- Examinez les dépenses et analysez si elles aident votre entreprise à générer plus de revenus, à réduire les coûts ou à augmenter la rentabilité.
- Utilisez les rapports de dépenses pour anticiper les charges lors de l’élaboration du budget pour la prochaine période.
- Étudiez les rapports de dépenses pour identifier les domaines où les employés ont dépassé les budgets et élaborez une stratégie pour maîtriser ces coûts.
- Servez-vous des rapports de dépenses pour comprendre l’impact des différentes catégories de dépenses sur votre entreprise et prendre des décisions fondées sur les données.
- Les informations contenues dans le rapport de dépenses peuvent vous indiquer si vos politiques doivent évoluer. Analysez les données pour savoir si vos plafonds de dépenses doivent être ajustés ou si vous pouvez négocier de meilleures conditions avec un autre fournisseur.
Validation du rapport
Simplifier le processus des rapports de dépenses fait toute la différence — cela permet aux employés d'être remboursés rapidement et fait gagner un temps précieux à votre équipe. De plus, les rapports de dépenses constituent une véritable mine d'or d'informations. L’analyse mensuelle des rapports de dépenses peut vous aider à identifier les principaux facteurs de coût ainsi que les pistes pour réduire les sorties de trésorerie.
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