Les 6 composants ERP les plus courants & comment chacun fonctionne
Les systèmes ERP peuvent être la clé d'une meilleure gestion d'entreprise… mais seulement si vous comprenez comment chaque élément s'articule. Voici les 6 composants ERP les plus courants et comment ils fonctionnent ensemble pour vous aider à gérer votre organisation.
Quels sont les composants d’un système ERP ?
Les composants d’un système ERP sont les différentes parties — appelées modules — qui composent un logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP), chacun étant conçu pour gérer un aspect précis des opérations d’une entreprise, comme la comptabilité ou les ressources humaines.
Vous pouvez considérer chaque module comme un employé numérique doté de sa propre fiche de poste. Ils fonctionnent indépendamment pour gérer leur propre domaine d’activité, mais œuvrent ensemble pour fournir des outils et fonctionnalités permettant de rationaliser les processus, collecter des données et soutenir la prise de décision.
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6 composants les plus courants d’un système ERP
Les 6 composants suivants sont parfois appelés les composants « de base », car ce sont ceux que l’on retrouve le plus fréquemment dans tous les types de systèmes ERP.
1. Gestion de la relation client (CRM)
La survie de toute entreprise dépend de la gestion de prospects et de clients existants. Le CRM est un composant principal du système ERP qui collecte et analyse des données client essentielles, comme les informations professionnelles, les données géographiques, et les détails comportementaux relatifs au contact.
Avec le composant CRM d’un système ERP, vos équipes commerciales et marketing peuvent accéder à des données clients en temps réel, ce qui permet de mieux comprendre le comportement des clients et les tendances de ventes.
Les données provenant du composant CRM de votre ERP peuvent être transmises à d’autres modules — comme la gestion financière et la gestion des commandes — vous permettant d’utiliser un point central pour visualiser toutes les informations pertinentes, par exemple pour savoir si le client est à jour dans ses paiements ou s’il commande plus souvent que d’habitude vos produits.
2. Gestion des stocks
La gestion des stocks dans un système ERP aide les entreprises à suivre toutes les activités liées à la production et à la livraison des produits finis. Chaque processus de production a deux points communs :
- Il commence par l’approvisionnement en matières premières auprès des fournisseurs et se termine par la livraison finale aux clients ou partenaires de distribution ;
- Lorsque l’ensemble des activités de la chaîne d’approvisionnement n’est pas correctement géré, il est impossible de satisfaire les commandes.
Cependant, je simplifie un peu ici. Souvent, les systèmes ERP disposent de modules complets pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM), la fabrication, la logistique, et la gestion des stocks… mais comme la majorité de mes lecteurs dirigent des entreprises technologiques, nous pouvons regrouper tout cela ici.
Le composant de gestion des stocks permet aux entreprises de collecter des données en temps réel, d’adapter l’offre à la demande des clients, de réduire les coûts d’exploitation et de répondre rapidement à l’évolution des conditions commerciales. Comme les systèmes ERP stockent l’ensemble des données de l’entreprise dans une base de données unique, cela vous offre une vue unifiée de toutes les opérations liées aux produits, ainsi que l’intégralité des informations financières et procédurales pertinentes.
Au lieu de compter sur vos collaborateurs pour suivre les approvisionnements et achats, le composant de gestion des stocks automatise les tâches répétitives telles que le traitement des commandes en étant configuré pour commander automatiquement les fournitures lorsque certains seuils sont atteints.
3. Comptabilité et gestion financière
Le module de comptabilité et de gestion financière d’un système ERP est considéré comme le module le plus crucial — et je vous assure que ce n’est pas juste parce que ce site est axé sur la finance.
Ce composant garantit l’exactitude et la fiabilité des données financières, permettant ainsi la prise de décisions éclairées et la conformité réglementaire. Il regroupe les outils dont les entreprises ont besoin pour suivre, enregistrer et analyser différentes variables financières, telles que :
- Le grand livre
- Comptes fournisseurs (AP)
- Comptes clients (AR)
- Budgets
- Prévisions
Ce composant comprend aussi souvent des fonctionnalités avancées, comme la gestion des taxes, la gestion des immobilisations, et la réconciliation multi-devises, bien que ce soit parfois un peu moins répandu.
4. Informatique décisionnelle (BI)
Le composant BI simplifie le processus de collecte et d’analyse des données au sein du système ERP, vous assurant de prendre des décisions fondées sur les données pour votre entreprise. Au-delà de ses capacités analytiques, la BI vous aide à donner du sens aux données en les simplifiant sous forme de chiffres, de tableaux et de rapports visuels.
En intégrant les données entre les départements, la BI fait tomber les silos d’information, offrant une vue holistique de l’organisation et vous aidant à prendre des décisions plus rapides et plus avisées pour votre entreprise.
Avec la fonctionnalité IA devenant la norme, de nombreux systèmes vous permettront simplement de demander à votre outil ERP de prévoir les scénarios les plus probables auxquels votre entreprise sera confrontée, sur la base des données historiques. Même s’il est évident que vous devrez prendre ces informations avec précaution, elles peuvent vous donner un point de vue impartial sur ce qui pourrait arriver, compte tenu de ce qui s’est déjà produit.
5. Gestion des ressources humaines
Le module de gestion des ressources humaines du système ERP aide à gérer des fonctions essentielles telles que le recrutement, l’intégration des employés, la sortie d’entreprise, le suivi du temps et l’évaluation des performances.
Dans certains logiciels ERP, ce module peut aussi servir de logiciel de paie en automatisant les virements directs pour les employés, sur la base de vos données de paie, ce qui présente plusieurs avantages :
- Réduction des erreurs de saisie, comme un zéro de trop au bout d’un chèque de paie
- Gain de temps pour vous et votre équipe
Les modules RH rendent également la gestion de votre main-d’œuvre bien plus efficace. Tout comme un jeu d’arcade affiche les meilleurs scores de tous ses joueurs, votre module RH peut générer des rapports automatiques sur la performance des employés, accompagnés d’aides visuelles telles que des graphiques et des tableaux. Cela permet de repérer précocement les problèmes de performance et d’intervenir plus rapidement.
Enfin, ce composant assure aussi le suivi des heures travaillées, des congés payés et des arrêts maladie, garantissant l’exactitude des données et simplifiant les tâches administratives.
6. Gestion de projet
Les composants de gestion de projet (PM) d’un système ERP sont conçus pour aider les chefs de projet à planifier, exécuter et suivre les projets. Les logiciels de gestion de projet typiques offrent aux équipes des outils pour allouer des ressources, suivre l’avancement et collaborer avec d’autres utilisateurs du système sans réunions récurrentes.
Le composant PM aide les entreprises à gérer efficacement leurs projets, en garantissant leur réalisation dans le respect des budgets et des ressources alloués, tout en augmentant la visibilité et la réussite des projets.
Composants ERP secondaires les plus courants
Voici quelques composants ERP qui restent fréquemment utilisés, mais qui ne sont pas proposés dans tous les systèmes :
Gestion des risques
Le composant de gestion des risques des systèmes ERP identifie les risques pour votre entreprise et peut même suggérer des plans de continuité d’activité (PCA) pour les situations d’urgence.
Il ne vous dira pas que convertir toutes vos liquidités en crypto-monnaie est une mauvaise idée, mais bon, si c’était le cas, à quoi servirait le CFO ?
Gestion d’entrepôt
Si vous avez de nombreux produits à suivre, ceci est pour vous. Au sein d’un système ERP, le module de gestion d’entrepôt est conçu pour optimiser l’organisation, le stockage et le déplacement des produits dans vos entrepôts.
Cela inclut la gestion de facteurs clés tels que l’aménagement de l’entrepôt, les processus de manutention des matériaux et la productivité du personnel.
Si c’est tout ce dont vous avez besoin dans le système, mieux vaut envisager un WMS à la place.
Gestion des ressources marketing (MRM)
Cette solution ERP aligne les personnes, les processus et les outils pour renforcer les efforts marketing et délivrer des campagnes ciblées. Si vous investissez dans la notoriété, c’est une excellente option à considérer.
Gestion des commandes de vente
La gestion des commandes de vente rationalise l’ensemble du cycle de vie des commandes, de leur création à la facturation, réduisant ainsi le risque de rupture dans la chaîne de communication.
En savoir plus sur les systèmes ERP
Si vous débutez dans la découverte des systèmes ERP, restez avec nous. J’ai couvert le sujet en profondeur afin de vous apprendre tout ce qu’il faut savoir avant d’acheter. Cela inclut :
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- Le rôle d’un consultant ERP (& comment en tirer le meilleur parti)
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