Les 6 composants ERP les plus courants et leur fonctionnement
Les systèmes ERP peuvent être la clé d'une meilleure gestion de votre entreprise… mais seulement si vous comprenez comment chaque élément s'emboîte. Voici les 6 composants ERP les plus courants et comment ils fonctionnent ensemble pour vous aider à gérer votre organisation.
Quels sont les composants d’un système ERP ?
Les composants d’un système ERP sont les différentes parties — appelées modules — qui composent un logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP), chacun étant conçu pour gérer un aspect spécifique des opérations d’une entreprise, comme la comptabilité ou les ressources humaines.
Vous pouvez considérer chaque module comme un employé numérique, avec sa propre description de poste. Ils fonctionnent de façon indépendante pour gérer leur propre domaine, mais œuvrent ensemble afin de fournir des outils et des fonctionnalités permettant de rationaliser les processus, collecter des données et soutenir la prise de décisions.
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Les 6 composants d'un système ERP les plus courants
Les 6 composants suivants sont parfois appelés les composants « de base », car ils sont présents dans tous les types de systèmes ERP les plus courants.
1. Gestion de la relation client (CRM)
La survie de toute entreprise dépend de la gestion des prospects et des clients existants. Le CRM est un composant majeur du système ERP qui collecte et analyse les données essentielles des clients, telles que les informations liées à l’employeur, la localisation géographique et les comportements de contact.
Grâce au module CRM du système ERP, vos équipes de vente et marketing ont accès en temps réel aux données clients, ce qui leur permet de mieux comprendre les comportements d'achat et les tendances commerciales.
Les données du module CRM de votre ERP peuvent être transmises à d'autres composants – comme la gestion financière et la gestion des commandes – vous permettant d'accéder, depuis un point central, à toutes les informations pertinentes, comme le suivi des paiements ou les volumes de commandes inhabituels.
2. Gestion des stocks
La gestion des stocks dans un système ERP aide les entreprises à suivre toutes les activités qui interviennent dans la production et la livraison de produits finis. Tous les processus de production ont deux points communs :
- Ils démarrent par l’approvisionnement en matières premières auprès des fournisseurs et se terminent par la livraison finale aux clients ou aux partenaires de distribution ;
- Si toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement ne sont pas bien gérées, l’exécution des commandes devient impossible.
Cependant, je simplifie un peu ici. Souvent, les systèmes ERP intègrent des modules complets pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM), la gestion de la production et de la logistique, et la gestion des stocks… mais comme la plupart de mes lecteurs dirigent des entreprises technologiques, nous pouvons regrouper l’ensemble.
Le module de gestion des stocks aide les entreprises à recueillir des données en temps réel, à ajuster l’offre à la demande, à réduire les coûts d'exploitation et à réagir rapidement aux évolutions du marché. Comme les ERP stockent toutes les données dans une base unique, cela vous offre une vue unifiée de toutes vos opérations liées aux produits, avec l’ensemble des informations financières et procédurales pertinentes.
Au lieu de devoir compter sur vos équipes pour surveiller les stocks et les achats, le module de gestion des stocks permet d’automatiser les tâches répétitives, comme le traitement des commandes, en paramétrant par exemple un réapprovisionnement automatique dès qu’un seuil prédéfini est atteint.
3. Comptabilité et gestion financière
Le module de comptabilité et de gestion financière d’un système ERP est probablement le plus important — et ce n’est pas juste parce que ce site parle de finance !
Ce composant assure la fiabilité et l’exactitude des données financières, ce qui permet une prise de décision pertinente et la conformité réglementaire. Il regroupe les outils utilisés par les entreprises pour suivre, enregistrer et analyser différentes variables financières, telles que :
- Le grand livre général
- Les comptes fournisseurs (AP)
- Les comptes clients (AR)
- Les budgets
- Les prévisions
Ce module comporte aussi généralement des fonctionnalités avancées, comme la gestion fiscale, la gestion des immobilisations et la réconciliation multi-devises, même si ces dernières sont parfois moins répandues.
4. Informatique décisionnelle (BI)
Le composant BI simplifie le processus de collecte et d’analyse des données au sein du système ERP, vous assurant de pouvoir prendre des décisions éclairées et basées sur les données pour votre entreprise. Au-delà de ses capacités analytiques, la BI vous aide à donner du sens aux données en les simplifiant en chiffres, tableaux et rapports visuels.
En intégrant les données entre services, la BI brise les silos d’informations, offrant une vue d’ensemble de l’organisation et vous aidant à prendre des décisions plus rapides et intelligentes pour votre entreprise.
Avec la fonctionnalité d’IA qui devient monnaie courante, de nombreux systèmes vous permettront simplement de demander à votre outil ERP de prévoir les scénarios les plus probables auxquels votre activité sera confrontée, sur la base des données historiques. Bien entendu, vous devrez prendre ces informations avec précaution, mais elles peuvent vous offrir un point de vue impartial sur ce qui risque d’arriver, compte tenu de ce qui s’est déjà passé.
5. Gestion des ressources humaines
Le module de gestion des ressources humaines du système ERP aide à gérer des fonctions essentielles telles que le recrutement, l’intégration, la sortie des employés, la gestion du temps et l’évaluation des performances.
Dans certains logiciels ERP, ce module peut également faire office de logiciel de paie en automatisant les virements pour les employés, sur la base des informations de paie, ce qui présente plusieurs avantages :
- Réduction des erreurs administratives, comme un zéro ajouté par erreur sur un salaire
- Gain de temps pour vous et votre personnel
Les modules RH rendent également la gestion de votre personnel beaucoup plus efficace. Tout comme un jeu d’arcade affiche les meilleurs scores de chaque joueur, votre module RH peut générer automatiquement des rapports de performance des employés agrémentés d’éléments visuels comme des graphiques et des tableaux. Cela permet de détecter précocement les problèmes de performance et d’intervenir plus rapidement.
Enfin, ce composant suit aussi les heures de travail enregistrées, les congés payés ou maladies, garantissant l’exactitude et simplifiant les tâches administratives.
6. Gestion de projet
Les modules de gestion de projet (PM) dans un système ERP sont utilisés pour aider les chefs de projet à planifier, exécuter et suivre la progression des projets. Un logiciel de gestion de projet typique offre aux équipes des outils pour allouer les ressources, suivre l’avancement et collaborer avec d’autres utilisateurs du système sans multiplier les réunions.
Le composant PM aide les entreprises à gérer efficacement leurs projets, en en assurant la réalisation grâce aux budgets et ressources attribués, tout en renforçant la visibilité et la réussite des projets.
Composants secondaires d’un système ERP les plus courants
Voici quelques composants ERP qui restent fréquemment utilisés, mais qui ne sont pas présents sur tous les systèmes :
Gestion des risques
Le composant de gestion des risques du système ERP identifie les menaces pour votre entreprise et peut même suggérer des plans de continuité d’activité (PCA) en cas d’urgence.
Il ne vous dira pas que convertir toutes vos liquidités en crypto n’est pas une excellente idée, mais bon, s’il le faisait, à quoi servirait le CFO ?
Gestion d’entrepôt
Si vous avez beaucoup de produits à gérer, ce module est fait pour vous. Dans un système ERP, le module de gestion d’entrepôt est conçu pour optimiser l’organisation, le stockage et la circulation des produits dans votre ou vos entrepôts.
Cela comprend la prise en compte de facteurs clés comme l’agencement de l’entrepôt, les processus de manutention et la productivité de la main d’œuvre.
Si c'est tout ce dont vous avez besoin pour votre système, il serait préférable de vous intéresser à un WMS à la place.
Gestion des ressources marketing (MRM)
Cette solution ERP aligne les personnes, les processus et les outils afin d’optimiser les efforts marketing et de délivrer des campagnes ciblées. Si vous investissez dans la notoriété, c’est une excellente option à considérer.
Gestion des commandes de vente
La gestion des commandes de vente rationalise tout le cycle de vie des commandes de vente, de la génération à la facturation, réduisant ainsi la possibilité de pertes d’informations pendant le processus de communication.
En savoir plus sur les systèmes ERP
Si vous commencez tout juste à découvrir les systèmes ERP, restez avec nous. J’ai couvert le sujet en profondeur pour vous apprendre tout ce qu’il faut savoir avant d’acheter. Cela inclut :
- 75 % des entreprises échouent – Voici comment utiliser un logiciel ERP avec succès
- Ce que fait un consultant ERP (et comment en tirer le meilleur parti)
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