Préparer votre ERP : Liste de vérification avant la mise en œuvre

Une évaluation de la préparation à l’ERP examine l’état actuel de votre entreprise pour vous aider à identifier les changements à effectuer avant d’implémenter un système ERP. Une telle évaluation prend en compte :

• Les problèmes auxquels votre entreprise est confrontée
• Si un système ERP peut aider à résoudre ces problèmes
• Si votre organisation est prête à implémenter un ERP ; sinon, ce que vous devez changer pour vous préparer

Les systèmes ERP sont excellents pour accroître l’efficacité d’une organisation, mais il est nécessaire de s’assurer que votre société dispose des ressources humaines, financières et technologiques adéquates pour accueillir ce nouveau système.

Comme l’a dit l’inventeur du téléphone : « Avant toute chose, la préparation est la clé du succès »

Faire appel à du renfort

Si vous ne pouvez pas dégager assez de ressources humaines pour réaliser ces étapes, la solution n’est pas de les contourner. Il convient plutôt de solliciter un partenaire d’implémentation ou, si vous en êtes encore à l’étape de choix du système, un architecte ERP.

Pourquoi la préparation à l’ERP est-elle importante ?

Il existe plusieurs avantages à réaliser une évaluation de la préparation à l’ERP. En réalité, la préparation à l’ERP doit être la première étape de votre stratégie ERP si vous souhaitez mener ce projet à bien sans gaspiller de temps, d’énergie et—surtout—d’argent.

En priorisant cette évaluation, vous éliminez les difficultés rencontrées par 75 % des entreprises non préparées en clarifiant les points suivants :

1. Les problèmes que vous comptez résoudre avec un ERP
2. Les systèmes qui deviendront obsolètes
3. Si vous disposez d’une infrastructure technologique adéquate
4. Le rôle et les responsabilités des employés
5. Le coût total et le retour sur investissement attendu
6. Les causes potentielles de résistance

Le plus important : une évaluation de la préparation vous aide à déterminer les changements à mettre en place afin d’être prêt pour l’ERP avant de gaspiller de précieuses ressources dans une mise en œuvre de l’ERP inefficace.

Liste de contrôle pour la préparation à l’ERP

Place à la pratique : parcourez cette liste de contrôle pour savoir si vous êtes prêt à implémenter, ou s’il vaut mieux attendre un peu.

Voici à quoi ressemble la liste de contrôle dans les grandes lignes :

1. Problèmes actuels de l’entreprise
2. Objectifs de mise en œuvre
3. Ressources de l’organisation
4. Préparation des équipes
5. Préparation à la migration des données
6. Faut-il faire appel à un consultant ERP ?

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1. Comprendre les défis actuels auxquels votre entreprise est confrontée

Avant tout, vous devez déterminer si vous essayez de résoudre les bons problèmes en mettant en place une solution ERP. Tout comme une voiture de sport ne règle pas (en général) une crise de la quarantaine, un ERP n’est pas une recette miracle.

Parmi les problèmes les plus fréquents que les systèmes ERP peuvent aider à résoudre, on trouve :

• Mauvaise gestion financière
• Manque de données adéquates pour la prise de décision
• Trop de travail manuel
• Mauvais acheminement des fournitures au sein de votre chaîne d'approvisionnement
• Mauvaise coordination entre les différents départements
• Incapacité à faire évoluer vos opérations commerciales
• Mauvaise fonctionnalité des systèmes existants

• Rapports en temps réel retardés
• Gestion incohérente des relations clients

2. Définissez vos buts et objectifs

Si vous voulez que votre stratégie de déploiement ERP réussisse, vous devez clairement définir les buts et objectifs de votre entreprise. 

Si vous avez pris le temps de véritablement comprendre les défis que votre entreprise pourrait résoudre grâce à un système ERP — comme le demandait l'étape 1 — alors votre travail est déjà fait.

Mais voilà : cette étape ne peut pas se faire en solitaire. Tous les décideurs concernés doivent participer à la définition des buts et objectifs de votre système ERP afin de minimiser le temps perdu en débats et modifications plus tard.

Pour simplifier les choses, demandez à vos parties prenantes concernées de remplir le questionnaire suivant :

Considération	Réponse
Quels sont les principaux buts et objectifs que vous souhaitez atteindre avec un système ERP ?
Quels sont les principaux résultats à obtenir avec la mise en place de l’ERP ?
Toutes les parties prenantes sont-elles conscientes des attentes liées à la stratégie de déploiement de l'ERP ?
Toutes les parties prenantes comprennent-elles et sont-elles d'accord avec les buts et les résultats attendus ?
Combien de temps la stratégie prendra-t-elle ?

Une fois que chacun a fait son travail, réunissez-vous et discutez des objectifs. Lorsque tout le monde est aligné, vous pourrez déterminer le type de système ERP qui conviendrait le mieux, puis passer à l’étape suivante.

3. Tenez compte de votre budget et de vos ressources

Demandez-vous si vous disposez des ressources adaptées pour soutenir ce projet ERP.

Par exemple, si votre équipe de déploiement ne compte qu’1 ou 2 membres, ils risquent de ne pas respecter les échéances par manque de temps, ce qui vous obligera à ajouter d’autres membres à l’équipe.

Et bien sûr, vous devez tenir compte des ressources financières nécessaires à la réussite du projet. Si vous n’êtes pas certain d’avoir — ou si vous n’êtes pas capable de mobiliser — suffisamment de liquidités pour aller jusqu’au bout, votre déploiement risque d’échouer dès le départ.

4. Évaluez la préparation de vos équipes

À ce stade, la direction doit déjà être engagée, alors votre rôle est de vous assurer que toutes les autres équipes et les utilisateurs potentiels sont prêts à accueillir cette nouvelle technologie.

Il ne s’agit pas de demander individuellement à chaque salarié s’il a hâte d’avoir un nouveau système (pouvez-vous imaginer si c’était vraiment mon conseil ?). 

Il s’agit de réfléchir aux personnes et processus qui seront concernés par le déploiement et de voir comment s'adapter au mieux à ces changements.

Par exemple :

1. Si vous faites souvent appel à des prestataires indépendants dans vos processus, réfléchissez aux documents ou vidéos de formation à créer pour les mettre à niveau, ainsi qu’aux personnes chargées de les préparer.
2. Si de nombreux salariés utiliseront le système ERP au quotidien, envisagez d’organiser un atelier ou une formation formelle pour leur permettre de prendre en main l’outil.

5. Préparez la migration des données

Avant d’installer un ERP, préparez-vous à migrer les données entre les différents systèmes vers le nouveau. 

Désignez un membre de votre équipe de déploiement ERP responsable de la migration des données afin qu’il contacte les référents de vos systèmes actuels… car cela peut vite s’avérer complexe.

Pour éviter les retards côté fournisseurs, demandez à la personne responsable de prendre les dispositions nécessaires et d’obtenir leur engagement à l’avance.

Pour réussir la migration des données, il est important de comprendre les éléments suivants :

• Comment vous allez migrer les données : plus complexe qu’il n’y paraît, cette étape nécessite une planification minutieuse.
• Les risques potentiels auxquels votre entreprise peut être confrontée lors de la migration, ainsi que les actions pour limiter leur probabilité et y répondre si besoin.

6. Déterminez si vous avez besoin d’un consultant ERP

Si vous ne pouvez pas vous permettre de mobiliser les ressources nécessaires pour une mise en œuvre correcte, sollicitez l’aide professionnelle d’un consultant ERP. 

Un consultant ERP est un professionnel possédant une connaissance approfondie des systèmes ERP, et il est parfaitement équipé pour prendre en charge la plupart de ces processus fastidieux à votre place.

Je suis du genre à tout faire moi-même, mais même moi, j’envisagerais de confier ce projet à un expert, vu les montants en jeu (et tous les potentiels casse-têtes).

Problèmes à résoudre avant la mise en œuvre d’un ERP

Il y a des choses universelles : la crainte d’avoir laissé le four allumé, la joie de tomber amoureux, et le fait que les entreprises semblent vraiment peiner à mettre en place un système ERP.

Voici 5 des problèmes les plus courants rencontrés lors de la mise en œuvre d’un ERP qui, bonne nouvelle pour vous cher lecteur, sont la plupart couverts dans la liste de contrôle ci-dessus.

1. Choisir le bon fournisseur ERP

Avant d’implémenter un système ERP, vous devez choisir un fournisseur fiable. Mais, puisque le secteur des ERP est très compétitif, la plupart des dirigeants peinent à sélectionner le bon prestataire.

Vous pouvez résoudre ce défi en collaborant avec un consultant ERP pour obtenir son avis, ou bien en trouvant une liste des meilleurs systèmes ERP sur le marché, en comparant leurs avantages avec vos objectifs, et en discutant avec un conseiller logiciel.

Pratique, non ?

2. Budgétisation inadéquate

Selon ERP Focus, le coût moyen de l’implémentation d’un système ERP est de 7 200 $. Cependant, comme toujours, ce montant peut varier en fonction de la taille de votre organisation.

La plupart des entreprises n’arrivent pas à finaliser la mise en place de leur ERP après avoir lancé le processus. La raison la plus courante ? Une mauvaise budgétisation. 

1. Passez en revue la liste de contrôle de préparation
2. Obtenez des devis auprès des fournisseurs
3. Assurez-vous d’avoir réfléchi à chaque étape du processus, et 
4. Prévoyez une marge pour les dépenses imprévues

3. Mauvaise gestion de projet

Lors de l’implémentation d’un ERP, le projet se déroule en plusieurs phases. Ces phases comprennent :

• Découverte et planification
• Conception
• Développement
• Migration des données
• Tests
• Mises à jour post-lancement

Pour réussir chaque étape du projet, il vous faut une équipe de mise en œuvre solide et compétente—espérons-le, avec au moins un bon chef de projet dans l’équipe.

4. Faible implication des employés dans le projet

Une erreur courante commise par de nombreux chefs d’entreprise est de ne pas impliquer ni informer les employés lors de l’implémentation de l’ERP.

Concrètement, informez les employés concernés sur les fonctionnalités et les avantages du nouvel ERP durant la phase de pré-implémentation, puis aidez-les à effectuer leur transition et à s’adapter au nouveau système.

5. Penser que l’implémentation est un événement ponctuel

Pensiez-vous qu’il suffisait d’installer le système une fois pour toute ? J’aimerais que ce soit aussi simple, mais malheureusement ce n’est pas le cas.

Comme pour tout système, il faudra l’entretenir. Lorsqu’il s’agit d’un système aussi vaste, vous avez besoin de quelqu’un pour véritablement en prendre la responsabilité.

Désignez un responsable produit pour votre ERP, puis aidez-le à collaborer avec votre équipe projet et à organiser des audits périodiques afin de résoudre des problèmes et d’intégrer de nouveaux modules au fur et à mesure du développement de votre entreprise.

Après tout, si vous ne planifiez pas… vous planifiez d’échouer.

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