Se Préparer à un ERP : Votre Liste de Contrôle Pré-Implémentation
Félicitations d'avoir décidé de rationaliser les opérations de votre entreprise avec un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) : c'est une excellente première étape. Désormais, il est temps de vous assurer que votre société est prête pour l’ERP.
Voici ce que vous devez savoir pour vous préparer à la mise en œuvre d’un système ERP, accompagné d’une liste de contrôle pour valider votre préparation.
Qu’est-ce qu’être prêt pour l’ERP ?
Lorsque vous êtes « ERP ready », cela signifie que vous êtes entièrement prêt à installer et à utiliser un système ERP au sein de votre organisation. Plus précisément, être prêt pour l’ERP signifie que vous avez réalisé une évaluation de l’état de préparation à l’ERP et déterminé que vous êtes disposé à mettre en œuvre ce système.
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Une évaluation de l’état de préparation à l’ERP examine la situation actuelle de votre entreprise, vous aidant à identifier les changements à effectuer avant de mettre en place un système ERP. Cette évaluation porte sur :
- Les défis auxquels est confrontée votre entreprise
- Si un système ERP pourra aider à surmonter ces défis
- Si votre entreprise est prête à implémenter un système ERP ; sinon, ce que vous devez changer pour vous y préparer
Les systèmes ERP sont idéaux pour améliorer l’efficacité organisationnelle, mais il faut s’assurer que votre société dispose bien des ressources humaines, financières et technologiques adaptées pour accueillir ce nouvel ERP.
Comme l’a dit le célèbre inventeur du téléphone, « Avant toute chose, la préparation est la clé du succès ».
Pourquoi l’état de préparation à l’ERP est-il important ?
Il existe de nombreux avantages à réaliser une évaluation de préparation à l’ERP. En réalité, cette étape devrait être la première de votre stratégie ERP si vous souhaitez mener à bien le processus sans perdre du temps, de l’énergie et — peut-être surtout — de l’argent.
En donnant la priorité à une évaluation de la préparation à l’ERP, vous éliminez des difficultés auxquelles 75 % des entreprises non préparées se heurtent, en clarifiant les points suivants :
- Les défis que vous comptez résoudre avec un système ERP
- Les systèmes qui deviendront obsolètes
- Si votre infrastructure technologique est suffisante
- Les rôles et responsabilités des employés
- Le coût total et le retour sur investissement attendu
- Les causes potentielles de résistance
Plus important encore, une évaluation de préparation vous permet de déterminer les ajustements à effectuer pour être prêt pour l’ERP avant de gaspiller de précieuses ressources dans une mise en œuvre ERP laborieuse.
Liste de contrôle de préparation à l’ERP
Il est temps de passer à l’action : parcourez cette liste de contrôle pour savoir si vous êtes prêt à vous lancer ou s’il vaut mieux temporiser.
Voici un aperçu rapide de la liste :
- Défis actuels de l’entreprise
- Objectifs et finalités du projet
- Ressources organisationnelles
- Préparation de l’équipe
- Préparation à la migration des données
- Faut-il faire appel à un consultant ERP ?
1. Comprendre les défis actuels auxquels fait face votre société
Avant tout, vous devez déterminer si vous cherchez vraiment à résoudre les bons problèmes grâce à la mise en place d’une solution ERP. Tout comme les voitures de sport (généralement) ne résolvent pas une crise de la quarantaine, les systèmes ERP ne sont pas des solutions miracles.
Voici quelques-uns des problèmes les plus fréquents que les systèmes ERP peuvent contribuer à résoudre :
- Mauvaise gestion financière
- Manque de données adéquates pour la prise de décision
- Trop de travail manuel
- Mauvaise circulation des fournitures au sein de votre chaîne d'approvisionnement
- Mauvaise coordination entre les différents départements
- Incapacité à faire évoluer les opérations de votre entreprise
- Fonctionnalité insuffisante des systèmes existants
- Rapports en temps réel retardés
- Gestion de la relation client incohérente
2. Définissez vos buts et objectifs
Si vous souhaitez que votre stratégie de mise en place de l’ERP soit un succès, vous devez clairement définir les buts et objectifs de votre entreprise.
Si vous avez pris le temps de bien comprendre les défis que votre entreprise pourrait résoudre avec un système ERP—comme le voulait l’étape 1—alors votre tâche est déjà accomplie.
Mais voilà : cette étape ne peut pas être réalisée de manière isolée. Tous les décideurs concernés doivent participer à la définition des buts et objectifs de votre système ERP, afin de minimiser le temps passé à discuter et à changer les choses plus tard.
Pour simplifier les choses, demandez à vos parties prenantes concernées de remplir le questionnaire suivant :
| Considération | Réponse |
| Quels sont les principaux buts et objectifs que vous souhaitez atteindre avec un système ERP ? | |
| Quels sont les résultats principaux à atteindre avec la mise en place de l’ERP ? | |
| Toutes les parties prenantes sont-elles conscientes des attentes vis-à-vis de la stratégie de mise en place de l’ERP ? | |
| Toutes les parties prenantes comprennent-elles et sont-elles d’accord avec les objectifs et résultats attendus ? | |
| Combien de temps la stratégie prendra-t-elle ? |
Une fois que chacun a fait son devoir, rassemblez-vous pour discuter des objectifs. Une fois que tout le monde est aligné, vous pourrez déterminer le type de système ERP qui vous conviendra le mieux, puis passer à l’étape suivante.
3. Prenez en compte votre budget et vos ressources
Réfléchissez à la question de savoir si vous disposez des ressources adéquates pour soutenir ce projet ERP.
Par exemple, si votre équipe de mise en œuvre ne compte qu’1 ou 2 membres, ils pourraient ne pas réussir à respecter vos délais faute de temps ; il vous faudrait alors assigner plus de membres à l’équipe.
Et bien sûr, vous devez tenir compte des ressources financières requises pour mener ce projet à bien. Si vous n’êtes pas certain d’avoir—ou si vous n’avez pas la capacité de mobiliser—assez de liquidités pour aller jusqu’au bout, votre mise en œuvre sera condamnée d’avance.
4. Évaluez la préparation de votre équipe
La direction devrait déjà être engagée à ce stade ; votre mission est donc de vous assurer que toutes les autres équipes et les futurs utilisateurs sont prêts à accueillir cette nouvelle technologie.
Cela ne signifie pas que vous devez demander individuellement à chaque employé s’il est enthousiaste à l’idée d’avoir un nouveau système (pouvez-vous imaginer si c’était réellement mon conseil ?).
Cela veut plutôt dire que vous devez considérer les personnes et les processus qui seront affectés par la mise en œuvre, et réfléchir à la meilleure façon de s’adapter à ces changements.
Par exemple :
- Si vous recourez à des prestataires indépendants pour de nombreux processus, vous devrez réfléchir aux documents/vidéos de formation à créer pour les mettre à niveau, ainsi qu’à la personne responsable de ces ressources.
- Si bon nombre de vos employés deviendront des utilisateurs finaux de votre ERP, envisagez d’organiser un atelier de formation formel pour les mettre à niveau.
5. Préparez la migration des données
Avant d’installer un ERP, prenez vos dispositions pour la migration des données depuis les différents systèmes vers le nouveau.
Vous devriez désigner quelqu’un au sein de votre équipe de mise en œuvre ERP pour endosser le rôle de responsable de la migration des données et contacter vos interlocuteurs sur les systèmes existants… car cela peut être un vrai casse-tête.
Pour éviter les retards du côté des fournisseurs, demandez au responsable de prendre des dispositions à l’avance et d’obtenir l’adhésion des prestataires en amont.
Pour réussir la migration des données, il faut comprendre les points suivants :
- Comment vous procéderez à la migration des données—c’est plus complexe qu’il n’y paraît, cette étape requiert une attention particulière.
- Les risques potentiels que votre entreprise pourrait rencontrer lors de la migration des données, ainsi que les mesures prévues pour minimiser leur probabilité et y répondre le cas échéant.
6. Déterminez le besoin d’un consultant ERP
Si vous ne pouvez pas mobiliser les ressources nécessaires pour mener à bien la mise en œuvre de la bonne manière, sollicitez l’aide professionnelle d’un consultant ERP.
Un consultant ERP est un professionnel doté d’une connaissance approfondie des systèmes ERP, et il est parfaitement équipé pour prendre en charge la plupart de ces processus fastidieux à votre place.
Je suis du genre à tout faire moi-même, mais même moi, je songerais à confier cette tâche à un expert, compte tenu de l’argent (et des potentiels maux de tête) en jeu ici.
Problèmes à résoudre avant la mise en œuvre d’un ERP
Certaines choses semblent universelles : la peur d’avoir laissé le four allumé, la joie de tomber amoureux, et le fait que les entreprises semblent avoir vraiment du mal avec la mise en place des systèmes ERP.
Voici 5 des problèmes les plus courants rencontrés lors de la mise en œuvre de l’ERP qui, par chance pour vous cher lecteur, sont quasiment tous traités par la checklist ci-dessus.
1. Choisir le bon fournisseur ERP
Avant de procéder à l’implémentation d’un système ERP, il est indispensable de choisir un fournisseur fiable. Or, vu la forte concurrence dans le domaine de l’ERP, la majorité des dirigeants d’entreprise ont du mal à sélectionner le bon fournisseur.
Vous pouvez surmonter cette difficulté en travaillant avec un consultant ERP et en recueillant son avis, ou bien en trouvant une liste des meilleurs ERP sur le marché, en mettant en relation leurs avantages avec vos objectifs, puis en discutant avec un conseiller logiciel.
Pratique, non ?
2. Budgétisation inadéquate
Selon ERP Focus, le coût moyen de l’implémentation d’un système ERP est de 7 200 $. Cependant, comme toujours, ce montant peut varier en fonction de la taille de votre organisation.
La plupart des entreprises n’arrivent pas à finaliser l’implantation d’un ERP après avoir amorcé le processus. La raison principale ? Une mauvaise budgétisation.
- Parcourez la checklist de préparation
- Demandez des devis auprès des fournisseurs
- Assurez-vous d’avoir pensé à chaque étape du processus, et
- Prévoyez une marge pour les dépenses imprévues
3. Mauvaise gestion de projet
Lors de la mise en œuvre d’un ERP, il convient de réaliser le projet en plusieurs phases. Ces étapes comprennent :
- Découverte et planification
- Conception
- Développement
- Migration des données
- Tests
- Mises à jour post-lancement
Pour réussir à réaliser les activités attendues à chaque phase, il faut une équipe de mise en œuvre solide et compétente — idéalement, avec au moins un bon chef de projet dans le lot.
4. Faible engagement des employés dans le projet
Une erreur majeure que commettent la plupart des dirigeants consiste à ne pas informer et impliquer les employés lors de la mise en place de l’ERP.
Concrètement, informez les collaborateurs concernés des fonctionnalités et bénéfices du nouveau système ERP lors de la phase de pré-implémentation, puis accompagnez-les pour qu’ils s’adaptent à ce nouveau système.
5. Penser que la mise en œuvre est une opération unique
Vous pensiez installer le système et ensuite être tranquille à vie ? J’aimerais que ce soit le cas, mais la réalité n’est pas aussi simple.
Comme pour tout système, il faudra l’entretenir. Et pour un système de cette ampleur, il faudra quelqu’un pour vraiment prendre en charge la mission.
Désignez un responsable produit pour votre système ERP, puis accompagnez-le pour travailler en collaboration avec l’équipe projet et planifiez des audits périodiques afin de corriger les problèmes et intégrer de nouveaux modules au fur et à mesure de l’évolution de votre entreprise.
Après tout, qui ne planifie pas… planifie d’échouer.
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