Rapports ERP : Comment se concentrer sur les données les plus utiles
Les systèmes de planification des ressources d’entreprise contiennent d’énormes quantités de données précieuses collectées à travers un large éventail de fonctions et de départements de l’entreprise, y compris la finance, les opérations, le marketing, les ressources humaines, et plus encore. Mais cette intelligence d’affaires n’est utile que lorsque vous disposez d’un processus de reporting ERP solide pour extraire, organiser et présenter ces données afin d’éclairer et d’améliorer vos processus de prise de décision.
Des meilleures pratiques aux pièges courants à éviter, poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur l’élaboration d’une stratégie de reporting ERP efficace.
Si vous souhaitez entrer directement dans le détail du processus, voici les étapes du processus de reporting ERP :
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- Définir les KPI
- Définir les attentes
- Choisir un outil de reporting
- Valider vos données
- Développer des modèles de rapport
- Itérer
Qu’est-ce que le reporting ERP ?
Le reporting ERP est un processus au cours duquel les données de la base de données ERP de votre organisation sont extraites, traitées et présentées sous forme de graphiques, de diagrammes et d’autres outils de visualisation de données facilement compréhensibles par les principaux décideurs et parties prenantes de votre organisation.
Ces rapports sont conçus pour présenter les données clés de l’ERP liées aux indicateurs clés de performance (KPI) et à d’autres tendances importantes identifiées via vos solutions ERP. Par exemple, les directeurs financiers (CFO) utilisent souvent les rapports ERP pour identifier des tendances financières qui vont au-delà des informations de haut niveau d’un compte de résultat ou d’un bilan.
Le reporting ERP peut fournir des analyses plus détaillées concernant les tendances récentes liées aux revenus ou aux dépenses, et peut être utilisé par le CFO pour produire des prévisions financières basées sur les conditions commerciales actuelles.
Avantages d’un reporting ERP efficace
Disposer de plus d’informations est toujours un avantage. Mais la manière dont vous utilisez ces informations fait toute la différence.
Les analyses offertes par une stratégie de reporting ERP bien conçue peuvent aider votre entreprise à réduire des coûts inutiles et d’autres inefficacités qui, autrement, passeraient inaperçues au sein de votre organisation. Voici quatre façons dont l’ERP peut profiter à toute entreprise :
1. Centralisation des données : source unique de vérité
Lorsqu’un système ERP est correctement mis en œuvre, il centralise toutes les données organisationnelles dans un référentiel unique. Le reporting ERP peut alors utiliser ces informations pour générer des rapports à partir de données exactes, offrant ainsi une vue complète qui n’est pas perturbée par les silos de données ou les informations contradictoires provenant de différents départements.
Au lieu de devoir analyser une quantité massive de données, un CFO peut utiliser les informations issues de l’ERP pour évaluer rapidement et précisément les dépenses, les données sur la génération de revenus et d’autres indicateurs financiers à travers l’ensemble de l’entreprise.
2. Audit et reporting de conformité automatisés
À mesure que les organisations se développent, garantir la conformité peut devenir particulièrement chronophage. Si vous disposez d’un solide système de reporting ERP, ce fardeau est considérablement réduit.
Les systèmes de reporting ERP peuvent utiliser des enregistrements vérifiables et des rapports automatisés basés sur des règles afin de s’assurer que la conformité est rigoureusement surveillée et contrôlée.
Dans une industrie telle que la fabrication ou l’aviation, où la gestion de la main-d’œuvre peut être strictement réglementée pour des raisons de sécurité, le reporting ERP peut générer des journaux d’activité automatisés qui documentent cette activité et alertent l’organisation sur des possibles cas de non-conformité.
3. Analyses en temps réel
Les données générées par un système ERP peuvent être collectées dans un lieu centralisé et traitées par des tableaux de bord de reporting en temps réel. Le niveau des stocks, la consommation d’énergie et la production industrielle ne sont que quelques exemples où les organisations peuvent utiliser des informations actualisées afin d’orienter leurs décisions d’affaires.
Une consommation d’énergie élevée peut inciter l’organisation à réduire l’activité et à enquêter sur la cause possible de cette augmentation mais, bien sûr, vous ne changerez rien si personne n’est au courant.
4. Réductions des coûts à long terme
Les rapports ERP peuvent générer des analyses et contribuer à des prévisions stratégiques qui aident les dirigeants à mieux exploiter et gérer leurs ressources internes.
La main-d'œuvre humaine, la consommation d'énergie, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et les flux de travail des processus peuvent tous bénéficier d'une meilleure gestion et d'une optimisation rendues possibles par les rapports ERP. Les dirigeants exécutifs peuvent avoir une vue d'ensemble de l'organisation pour identifier et résoudre les opérations inefficaces, les dépenses excessives et d'autres formes de gaspillage.
Au fil du temps, les rapports ERP peuvent aider votre organisation à atteindre des dépenses plus rentables qui améliorent les marges bénéficiaires et permettent des opérations durables.
Qui est impliqué dans le processus de reporting ERP ?
Des personnes chargées de la production des rapports aux décideurs, un solide système de reporting ERP nécessite la participation et l'adhésion de quelques rôles clés.
Voici l'équipe que vous devez réunir pour exploiter toute la valeur du reporting ERP au sein de votre organisation :
Responsable du reporting ERP (Cadre dirigeant)
Cette personne—souvent le directeur financier, mais il peut également s'agir d'un chef de projet spécial désigné par le directeur financier—est le responsable du système de reporting ERP. La personne occupant ce poste définit les objectifs stratégiques du système de reporting, supervise directement les analystes et communique avec les dirigeants pour fournir des orientations sur l'interprétation des rapports.
Au fil du temps, cette personne sera également chargée d'adapter la stratégie de reporting ERP en fonction des besoins de l'organisation.
Direction exécutive (C-Suite)
Les dirigeants du comité exécutif seront directement impliqués dans l'évaluation des rapports ERP et l'intégration de ces informations dans leurs prises de décision stratégique. Ils collaboreront également avec le responsable du système de reporting pour définir les indicateurs clés de performance (KPI) et préciser les finalités des rapports ERP.
Analyste de données ERP
Les analystes interviennent en première ligne du reporting ERP, veillant à ce que les données soient correctement transmises aux outils de reporting puis traduites en rapports lisibles. Ce rôle prend une part active dans la réalisation des rapports utilisés par les dirigeants et les autres parties prenantes.
Ces analystes doivent comprendre les objectifs du reporting ERP, en commençant par les points de données les plus prioritaires au sein de votre organisation.
Support informatique
Selon les besoins logiciels, de sécurité et autres exigences informatiques, plusieurs membres du service informatique peuvent être impliqués dans la mise en place et la maintenance du système de reporting ERP. Ces personnes joueront un rôle déterminant pour installer le système de reporting et configurer tous les logiciels et outils afin d'extraire et de traiter correctement les données ERP.
Utilisateurs finaux
Alors que les dirigeants utiliseront les rapports ERP pour orienter la prise de décisions stratégiques, de nombreux rôles au sein d'une organisation peuvent consulter ces rapports régulièrement afin d'informer leurs activités quotidiennes.
- Les professionnels de la chaîne d'approvisionnement peuvent utiliser les rapports ERP pour surveiller et gérer les chaînes d'approvisionnement de l'entreprise.
- Les superviseurs de production peuvent utiliser les rapports pour surveiller les conditions de travail, y compris la consommation d'énergie et la sécurité sur le lieu de travail.
- Les professionnels de la conformité, y compris les régulateurs externes, peuvent consulter les audits afin d'évaluer la conformité à diverses réglementations.
Comment créer une stratégie de reporting ERP
Vous comprenez les objectifs et avez identifié les rôles clés nécessaires à votre stratégie de reporting. Il est maintenant temps de passer à des conseils pratiques pour assurer la réussite de votre processus de reporting ERP.
Voici ce que vous devez faire :
1. Définir les KPI et autres objectifs
Un périmètre restreint donnera les meilleurs résultats—surtout lorsque vous débutez votre stratégie de reporting ERP.
Identifiez des KPI clairs et d'autres objectifs que vous souhaitez cibler à travers vos rapports ERP, et ayez une compréhension précise de la manière dont ces indicateurs se traduisent dans votre stratégie globale d'entreprise.
Orienter votre organisation vers plus d'efficacité coûts
Supposons que votre organisation souhaite améliorer son efficacité au niveau des coûts, en particulier dans des périodes économiques plus difficiles. Le reporting ERP est un excellent moyen d'y parvenir, à condition que cet objectif guide votre stratégie.
Communiquez avec toutes les parties prenantes pour assurer une convergence autour de cet objectif, et concentrez-vous sur l'extraction des données et des tendances pertinentes pour cet enjeu.
2. Fixer des attentes pour l'implication des parties prenantes
Donnez aux parties prenantes les moyens de réussir—et assurez-vous que chacun connaît l'importance de son rôle. Chaque partie prenante doit parfaitement comprendre la manière dont elle contribue au succès du système de reporting et savoir exactement ce qu'elle doit faire.
Devenez le chef d'orchestre
Travaillez directement avec chaque partie prenante pour définir des attentes claires quant au calendrier de leurs obligations et à la fréquence des communications.
Dans la plupart des cas, ces attentes devront également être conciliées avec les responsabilités existantes, il est donc important de fixer des attentes réalistes tout au long du processus.
3. Choisissez et intégrez un outil de reporting ERP
Certains progiciels de gestion intégrés (ERP) offrent déjà les outils nécessaires pour créer un système de reporting ERP. Dans d'autres cas, vous voudrez peut-être sélectionner un outil de reporting externe.
Assurer une intégration logicielle sans faille
Si vous souhaitez connecter un outil de reporting à votre ERP existant, il sera nécessaire que votre équipe informatique veille à l'intégration et à la configuration appropriée de cet outil avec votre plate-forme ERP. Collaborez avec votre équipe informatique pour valider cette intégration avant de poursuivre le processus.
4. Validez les données et votre processus d’extraction de données
Des données de qualité sont la base d’une stratégie solide d’analytique ERP. Vos analystes de reporting doivent soumettre le système à une série de tests : validation des données, nettoyage des données et autres processus de contrôle pertinents pour garantir que votre système est configuré pour collecter et traiter correctement les données ERP.
Éclaircir la gouvernance et la propriété des données
Le processus de validation peut faire ressortir des problèmes liés à la propriété des données et à leur gouvernance, qu’il convient de régler avant la mise en service du système de reporting ERP. Collaborez avec les analystes pour identifier ces problèmes et lever toute ambiguïté sur la propriété des données en amont, afin que toutes vos données ERP soient validées, précises et fiables.
5. Développez des modèles de rapports
Accélérez l’élaboration et la livraison des rapports en créant des modèles dans lesquels les données ERP extraites pourront être facilement importées et présentées visuellement. Cela s’avérera particulièrement utile pour les rapports générés en temps réel ou déclenchés automatiquement.
Visualisation des données pour les prévisions financières
Un modèle de rapport peut être une excellente façon d’insérer les dernières données de performance financière dans un rapport prévisionnel alimenté par l’ERP. Ce modèle pourra être actualisé au fil du temps à mesure que de nouvelles données chiffrées sont disponibles.
6. Prévoyez d’itérer et d’optimiser dans le temps
Les objectifs et besoins en reporting ERP évolueront presque inévitablement à mesure que votre entreprise grandit. De même, les parties prenantes pourront identifier de meilleures approches pour évaluer l’ERP en accord avec vos objectifs de reporting.
Créer une attente d’amélioration continue
Dans l’un ou l’autre des scénarios précédents, les entreprises ont besoin de flexibilité pour adapter leur système de reporting au fil du temps, selon l’évolution des besoins et des objectifs.
En intégrant cette approche dans votre stratégie dès le départ, vous pouvez informer les parties prenantes que le reporting ERP n’est jamais un produit fini. Surveillez l’utilité de vos rapports ERP et collaborez avec les parties prenantes pour optimiser en continu votre stratégie de reporting.
Quand changer votre stratégie de reporting
Il est facile d’apporter de petits ajustements à votre stratégie de reporting. Cependant, vu l’effort à fournir pour modifier les objectifs de reporting, re-prioriser les données, réinitialiser les intégrations et modifier les modèles… les changements majeurs de stratégie de reporting ERP sont souvent lourds et chronophages.
Si vous essayez de finaliser le processus de reporting avant la mise en place de votre système…
- Bravo ! Vous êtes bien plus organisé que la plupart des gens !
- Trouvez un partenaire d’implémentation ERP qui pourra vous aider à définir une bonne stratégie de reporting dès le début.
Si votre système est déjà en place, un consultant ERP pourra vous aider à déterminer si des changements stratégiques de reporting sont nécessaires, et vous permettra d’adopter la démarche la plus efficace en temps et en coût. En général, il faut envisager des changements de stratégie de reporting si l’une ou plusieurs des situations suivantes se présentent :
- Vous changez l’objectif principal de votre stratégie de reporting ERP ;
- Votre entreprise connaît d’importants changements en matière de technologie métier, de canaux de reporting des données et/ou d’exigences de reporting ;
- Vous êtes soumis à de nouvelles obligations réglementaires en matière de reporting ;
- Votre entreprise subit une restructuration organisationnelle.
Les plus grandes erreurs à éviter dans le reporting ERP
Avant de vous lancer dans l’élaboration d’une stratégie de reporting ERP pour votre entreprise, voici un rapide résumé des pièges les plus courants à éviter dans ce processus :
1. Vouloir en faire trop et trop vite
Les vastes données offertes par les systèmes ERP obligent les organisations à être sélectives lorsqu'elles identifient les données à prioriser dans les rapports. Si vous tentez d'être trop large, vous risquez d'avoir un volume et une variété de rapports de données qui manquent de focus et deviennent intenables.
Utilisez vos objectifs de reporting pour affiner votre attention et ne retenir que les données les plus pertinentes. À mesure que votre stratégie de reporting mûrit et que tous les acteurs deviennent à l'aise avec ce processus, vous pouvez réévaluer s'il convient d'élargir le reporting pour intégrer d'autres sources de données.
2. Créer des rapports à partir de données de mauvaise qualité
Le processus de validation des données est essentiel pour garantir que les données de l'ERP sont précises et utiles. Les incohérences, les lacunes et autres problèmes de qualité limiteront fortement la valeur de vos rapports, il est donc impératif de mettre les choses en place correctement dès le début.
3. Négliger d'informer les parties prenantes sur leurs rôles
Il est nécessaire d'identifier les bonnes parties prenantes, mais aussi de les former efficacement à l'exercice de leurs fonctions.
Pour les dirigeants, cela implique de les guider dans la définition des objectifs et dans l'utilisation des données pour éclairer la prise de décision. Pour les utilisateurs finaux, cela revient à leur fournir une formation adéquate sur tout logiciel ERP—d'Acumatica à Sage—qu'ils sont censés utiliser pour intégrer les rapports dans leurs missions.
4. Créer des rapports à partir de données qui n'appartiennent pas à votre entreprise
Si les données de votre ERP contiennent des données appartenant à une autre entité, vous pouvez créer un risque juridique pour l’entreprise en intégrant ces données à vos propres rapports.
Un solide programme de gouvernance des données peut aider à clarifier les questions de propriété des données et à éviter ce problème.
Lancez le reporting ERP sur de bonnes bases
Le succès d'une stratégie de reporting ERP dépend en grande partie des efforts menés pour élaborer une stratégie et mettre en œuvre un cadre pour le reporting continu au sein de votre organisation.
Les directeurs financiers doivent faire preuve de rigueur dans le développement de ce programme. Faites vos recherches avant de lancer cette initiative afin de vous assurer d'un démarrage solide. Si vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement d’expert, faites appel à un consultant ERP pour vous aider à mettre en place ce programme.
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