Rapports ERP : comment se concentrer sur les données les plus utiles
Les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) contiennent d'énormes quantités de données précieuses recueillies à travers un large éventail de fonctions et de services de l'entreprise, y compris la finance, les opérations, le marketing, les ressources humaines, et bien plus encore. Mais cette intelligence d'affaires n'est utile que si vous disposez d'un processus de reporting ERP solide, capable d'extraire, d'organiser et de présenter ces données pour éclairer et améliorer vos processus décisionnels.
Des meilleures pratiques aux pièges courants à éviter, lisez la suite pour en savoir plus sur l’élaboration d’une stratégie de reporting ERP efficace.
Qu'est-ce que le reporting ERP ?
Le reporting ERP est un processus par lequel les données issues de la base de données ERP de votre organisation sont extraites, traitées et présentées sous forme de graphiques, de diagrammes et d’autres outils de reporting de données qui sont facilement compréhensibles par les principaux décideurs et parties prenantes de votre entreprise.
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Ces rapports sont conçus pour présenter des données ERP clés liées à des indicateurs clés de performance (KPI) et à d'autres tendances importantes identifiées grâce à vos solutions ERP. Par exemple, les directeurs financiers (CFO) utilisent souvent les rapports ERP pour identifier des tendances financières qui vont au-delà des informations générales d'un compte de résultat ou d'un bilan.
Le reporting ERP peut fournir des informations plus détaillées sur les récentes tendances liées aux revenus ou aux dépenses, et peut être utilisé par le CFO pour produire des prévisions financières basées sur les conditions actuelles de l'entreprise.
Avantages d’un reporting ERP efficace
Plus d’informations, c’est toujours utile. Mais la manière dont vous les exploitez fait toute la différence.
Les analyses de données issues d’une stratégie de reporting ERP bien conçue peuvent aider votre entreprise à réduire les coûts inutiles et d’autres inefficacités qui passeraient autrement inaperçus. Voici quatre façons dont l’ERP peut bénéficier à toute organisation d’envergure :
1. Une source centralisée et unique de données fiables
Lorsqu’un système ERP est correctement mis en place, il centralise toutes les données de l’organisation dans un référentiel unique. Le reporting ERP peut alors utiliser ces informations pour générer des rapports basés sur des données exactes, offrant ainsi une vision complète qui ne souffre pas des silos ou des incohérences entre services.
Plutôt que de trier d’énormes volumes de données, un CFO pourrait utiliser les informations de l’ERP pour évaluer rapidement et précisément les dépenses, les sources de revenus et d'autres points financiers à travers l'ensemble de l'organisation.
2. Audit et reporting de conformité automatisés
À mesure que les organisations grandissent, la gestion de la conformité peut devenir extrêmement chronophage. Si vous avez un système de reporting ERP solide, cette charge est considérablement réduite.
Les systèmes de reporting ERP peuvent utiliser des enregistrements audités et des rapports automatisés basés sur des règles pour garantir un suivi et un contrôle rigoureux de la conformité.
Dans des secteurs comme la fabrication ou l’aviation, où la gestion du travail humain peut être strictement réglementée pour des raisons de sécurité, le reporting ERP peut générer des journaux d’activité automatisés qui retracent ces actions et avertissent l’organisation en cas de non-conformité potentielle.
3. Informations en temps réel
Les données générées par un système ERP peuvent être collectées dans un emplacement centralisé et traitées via des tableaux de bord en temps réel. Les niveaux de stocks, la consommation d'énergie et la production industrielle ne sont que quelques exemples où les organisations peuvent utiliser des informations actualisées pour guider leurs décisions commerciales.
Une forte consommation d’énergie peut amener l’entreprise à réduire son activité et à examiner la cause possible de cette hausse mais, évidemment, rien ne changera si personne n’en est informé.
4. Réductions de coûts à long terme
Les rapports ERP peuvent générer des analyses et soutenir la prévision stratégique aidant les dirigeants à mieux utiliser et gérer leurs ressources internes.
Le travail humain, la consommation d'énergie, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et les processus opérationnels peuvent tous bénéficier d'une meilleure gestion et optimisation grâce au reporting ERP. Les dirigeants peuvent examiner l'ensemble de l'organisation pour identifier et corriger les opérations inefficaces, les dépenses excessives et autres sources de gaspillage.
Avec le temps, le reporting ERP peut aider votre organisation à atteindre des dépenses plus efficientes, augmentant ainsi les marges bénéficiaires et favorisant des opérations durables.
Qui est impliqué dans le processus de reporting ERP ?
Des responsables de la saisie des rapports aux décideurs, un solide système de reporting ERP nécessite la participation et l’adhésion de quelques rôles clés.
Voici l’équipe à réunir pour exploiter toute la valeur du reporting ERP au sein de votre organisation :
Responsable du reporting ERP (Cadre dirigeant)
Cette personne — souvent le directeur financier (CFO), mais qui peut aussi être un chef de projet spécial mandaté par le CFO — assume la gestion principale du système de reporting ERP. La personne à ce poste définit les objectifs stratégiques du reporting, supervise directement les analystes et communique avec les autres dirigeants afin de fournir des orientations sur l’interprétation des rapports.
Avec le temps, cette personne sera également responsable de l’adaptation de la stratégie de reporting ERP selon l’évolution des besoins de l’organisation.
Direction (Comité de Direction/C-Suite)
Les membres de la direction (Comité de Direction) sont directement impliqués dans l’évaluation des rapports ERP et l’intégration de ces informations dans leur prise de décisions stratégiques. Ces dirigeants collaborent également avec le responsable du reporting pour définir les KPIs et la finalité des rapports ERP.
Analyste de données ERP
Les analystes opèrent en première ligne du reporting ERP, veillant à ce que les données soient correctement partagées avec les outils de reporting puis traduites en rapports lisibles. Ce rôle prend concrètement en charge la création des rapports utilisés par les dirigeants et autres parties prenantes.
Ces analystes doivent comprendre les objectifs du reporting ERP, en commençant par les points de données prioritaires pour votre organisation.
Support informatique
Selon les besoins en logiciel, sécurité et autres aspects IT, plusieurs membres de l’équipe informatique peuvent être impliqués dans la mise en place et la maintenance du système de reporting ERP. Ces personnes joueront un rôle majeur lors de la configuration initiale du système et l’intégration des outils pour extraire et traiter correctement les données ERP.
Utilisateurs finaux
Si les dirigeants utiliseront les rapports ERP pour guider la stratégie, de nombreux autres rôles dans l’organisation peuvent consulter régulièrement ces rapports pour orienter leurs activités quotidiennes.
- Les professionnels de la chaîne d’approvisionnement peuvent utiliser les rapports ERP pour surveiller et gérer les chaînes d’approvisionnement de l’entreprise.
- Les superviseurs de production peuvent s’appuyer sur ces rapports pour suivre les conditions de travail, notamment la consommation d’énergie et la sécurité sur le lieu de travail.
- Les responsables conformité, y compris les contrôleurs externes, peuvent consulter les audits pour évaluer le respect des différentes réglementations.
Comment élaborer une stratégie de reporting ERP ?
Vous comprenez les objectifs, et vous avez identifié les rôles clés pour la mise en place de votre stratégie de reporting. Il est maintenant temps de passer à des conseils concrets pour réussir le déploiement du reporting ERP.
Voici les étapes à suivre :
1. Définir les KPIs et autres objectifs
Un périmètre restreint donnera les meilleurs résultats — surtout au démarrage de votre stratégie de reporting ERP.
Identifiez clairement les KPIs et autres objectifs que vous souhaitez cibler à travers vos rapports ERP, et assurez-vous de bien comprendre comment ces indicateurs s’intègrent dans la stratégie globale de l’entreprise.
Orienter votre organisation vers une meilleure maîtrise des coûts
Supposons que votre organisation souhaite améliorer son efficacité en matière de coûts, notamment dans un contexte économique plus difficile. Le reporting ERP est un excellent moyen d’y parvenir, dès lors que cet objectif guide votre stratégie.
Communiquez avec l’ensemble des parties prenantes pour garantir leur alignement sur cet objectif, et concentrez-vous sur l’extraction d’informations et de tendances pertinentes à cette fin.
2. Établir les attentes concernant l’implication des parties prenantes
Préparez vos parties prenantes à la réussite—et assurez-vous que chacun soit conscient de l’importance de son rôle. Chaque intervenant doit comprendre sa contribution au succès du système de reporting et connaître précisément ses responsabilités.
Jouez le chef d’orchestre
Travaillez directement avec chaque intervenant pour clarifier le calendrier de ses engagements ainsi que la fréquence des communications.
Dans la plupart des cas, ces attentes devront également s’articuler avec les responsabilités déjà existantes, il est donc important d’être réaliste dans la définition des engagements.
3. Choisir et intégrer un outil de reporting ERP
Certaines plateformes ERP offrent déjà les outils nécessaires pour créer un système de reporting ERP. Dans d’autres cas, vous pourriez préférer opter pour un outil de reporting externe.
Assurer une intégration logicielle fluide
Si vous souhaitez connecter un outil de reporting à votre ERP existant, votre équipe informatique devra s’assurer que cet outil est correctement intégré et configuré avec votre plateforme ERP actuelle. Travaillez avec vos informaticiens pour valider cette intégration avant d’aller plus loin dans le processus.
4. Valider les données et votre processus d’extraction de données
La qualité des données est la base d’une stratégie d’analytique ERP solide. Vos analystes de reporting doivent mettre le système de reporting à l’épreuve—c’est-à-dire une procédure de validation des données, de nettoyage, et d’autres tests pertinents—pour garantir que votre système est bien configuré pour collecter et traiter correctement les données ERP.
Améliorer la gouvernance des données et l’attribution des données
Le processus de validation peut révéler des problématiques liées à la propriété et à la gouvernance des données qu’il faudra résoudre avant de mettre en production le système de reporting ERP. Collaborez avec les équipes analytiques pour identifier ces problèmes et clarifier en amont toute question d’attribution, afin que toutes vos données ERP soient validées, précises et fiables.
5. Développer des modèles de rapports
Optimisez l’affichage et la diffusion des rapports en créant des modèles dans lesquels les données ERP extraites peuvent facilement être importées et présentées sous forme visuelle. Cela sera particulièrement précieux pour générer des rapports accessibles en temps réel ou déclenchés automatiquement.
Visualisation des données pour les prévisions financières
Un modèle de rapport peut grandement faciliter l’intégration des dernières données de performance financière dans un rapport de prévisions basé sur l’ERP. Ce modèle pourra être actualisé à mesure que de nouvelles données seront disponibles.
6. Prévoyez d’itérer et d’optimiser dans le temps
Les objectifs et besoins en matière de reporting ERP évolueront presque à coup sûr à mesure que votre entreprise grandit. De la même façon, les parties prenantes peuvent identifier de meilleures méthodes pour évaluer votre ERP selon vos objectifs de reporting définis.
Créer une culture d’amélioration continue
Dans tous les cas évoqués ci-dessus, les entreprises ont besoin de la flexibilité nécessaire pour adapter leur système de reporting au fil du temps, en fonction des évolutions de leurs besoins et objectifs.
En intégrant cette approche dès le départ dans votre stratégie, vous pouvez informer les parties prenantes que le reporting ERP n’est jamais un produit final. Surveillez l’utilité de vos rapports ERP et collaborez avec les parties prenantes pour optimiser continuellement votre stratégie de reporting.
Quand modifier votre stratégie de reporting
De petites améliorations à votre stratégie de reporting sont simples à mettre en œuvre. Mais compte tenu des efforts nécessaires pour modifier les objectifs de reporting, ajuster les priorités de données, réinitialiser les intégrations ou encore refondre les modèles… des changements majeurs de votre stratégie de reporting ERP sont souvent lourds et chronophages.
Si vous cherchez à définir le processus de reporting avant même la mise en place de votre système...
- Bravo à vous. C’est bien plus organisé que la majorité des gens !
- Trouvez un partenaire d’implémentation ERP qui pourra vous aider à mettre en place une bonne stratégie de reporting dès le départ.
Si vous avez déjà mis en place votre système, un consultant ERP pourra vous aider à déterminer si des évolutions dans votre stratégie de reporting sont nécessaires, et vous conseiller pour effectuer ces changements de manière économique et rapide. En règle générale, il faut envisager de faire évoluer votre stratégie de reporting si une ou plusieurs des situations suivantes surviennent :
- Vous modifiez l’objectif principal de votre stratégie de reporting ERP ;
- Votre entreprise connaît d’importants changements dans ses technologies métiers, ses canaux de reporting des données et/ou ses exigences de reporting ;
- Vous êtes soumis à de nouvelles obligations réglementaires en matière de reporting ;
- Votre activité subit une restructuration organisationnelle.
Les plus grandes erreurs à éviter en reporting ERP
Avant de vous lancer dans l’élaboration d’une stratégie de reporting ERP pour votre organisation, voici un résumé rapide des écueils les plus courants à éviter lors de cette démarche :
1. Vouloir trop en faire trop vite
La grande quantité de données fournies par les systèmes ERP oblige les organisations à être sélectives lorsqu'elles identifient les données à privilégier dans leurs rapports. Si vous essayez d’être trop large, vous risquez d’obtenir un volume et une variété de rapports de données qui manquent de focus et deviennent intenables.
Utilisez vos objectifs de reporting pour affiner votre focus sur les seules données les plus pertinentes. À mesure que votre stratégie de reporting mûrit et que tous les acteurs concernés s’habituent à ce processus, vous pourrez envisager d’élargir vos rapports pour intégrer des sources de données supplémentaires.
2. Produire des rapports à partir de données de mauvaise qualité
Le processus de validation des données est essentiel pour garantir que les données ERP sont exactes et utiles. Les incohérences, les lacunes dans les données et d'autres problèmes de qualité limiteront fortement la valeur de vos rapports ; il est donc impératif de bien tout mettre en place dès le départ.
3. Négliger de former les parties prenantes à leurs rôles
Il est important d’identifier les bonnes parties prenantes, mais il faut aussi les former correctement à l’exercice de leurs fonctions.
Pour les dirigeants, cela signifie les guider sur la manière de fixer des objectifs et d’utiliser les données pour éclairer la prise de décision. Pour les utilisateurs finaux, il s’agit de leur fournir une formation adéquate sur tout logiciel ERP—qu’il s’agisse d’Acumatica ou de Sage—qu’ils sont censés utiliser pour intégrer la production de rapports dans leur travail.
4. Créer des rapports à partir de données qui n'appartiennent pas à votre entreprise
Si vos données ERP contiennent des informations appartenant à une autre entité, vous pourriez engager la responsabilité de l’entreprise en incluant ces données dans vos propres rapports.
Un solide programme de gouvernance des données peut aider à clarifier les questions de propriété des données et à éviter ce problème.
Démarrer la production de rapports ERP sur de bonnes bases
Le succès d'une stratégie de reporting ERP dépend largement des efforts déployés pour élaborer une stratégie et mettre en place un cadre permettant un reporting continu au sein de votre organisation.
Les DAF doivent faire preuve de rigueur en suivant ce processus d’élaboration de programme. Préparez-vous avant de lancer cette initiative afin de garantir un démarrage solide. Si vous souhaitez un accompagnement d’expert, sollicitez un consultant ERP pour vous aider à mettre en place ce programme.
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