Rapports ERP : comment se concentrer sur les données les plus utiles

Ces rapports sont conçus pour présenter les principales données ERP liées aux indicateurs clés de performance (KPI) et aux autres tendances importantes identifiées grâce à vos solutions ERP. Par exemple, les directeurs financiers (CFO) utilisent souvent les rapports ERP pour identifier les tendances financières qui vont au-delà des informations générales fournies par un compte de résultat ou un bilan. 

La création de rapports ERP peut fournir des informations plus détaillées sur les tendances récentes liées aux revenus ou aux dépenses, et peut être utilisée par le directeur financier pour produire des prévisions financières fondées sur les conditions actuelles de l’entreprise.

Avantages d’une création de rapports ERP appropriée

Disposer de davantage d’informations est toujours une bonne chose. Mais la manière dont vous utilisez ces informations peut faire toute la différence.

Les informations tirées des données par une stratégie de création de rapports ERP bien conçue peuvent aider votre entreprise à réduire les coûts inutiles et les autres inefficacités qui passeraient autrement inaperçues au sein de votre organisation. Voici quatre façons dont l’ERP peut être bénéfique à toute entreprise :

1. Données centralisées constituant une source unique de vérité

Lorsqu’un système ERP est correctement mis en œuvre, il centralise toutes les données de l’organisation dans un référentiel centralisé. La création de rapports ERP peut ensuite utiliser ces informations pour élaborer des rapports à partir de données exactes, fournissant ainsi des rapports complets qui ne sont pas perturbés par des silos de données ou des données contradictoires provenant de différents services.

Plutôt que de parcourir des montagnes de données, un directeur financier pourrait utiliser les informations ERP pour évaluer rapidement et précisément les dépenses, les informations sur la génération de revenus et d’autres données financières dans l’ensemble de l’organisation.

2. Audit et création de rapports automatisés en matière de conformité

À mesure que les organisations se développent, relever le défi consistant à garantir la conformité peut devenir extrêmement chronophage. Si vous disposez d’un système solide de création de rapports ERP, cette charge est considérablement réduite.

Les systèmes de création de rapports ERP peuvent utiliser des enregistrements vérifiables ainsi qu’une création de rapports automatisée fondée sur des règles pour garantir un suivi et un contrôle étroits de la conformité. 

Dans un secteur tel que l’industrie manufacturière ou l’aviation, où la gestion de la main-d’œuvre humaine peut être strictement réglementée pour des raisons de sécurité, la création de rapports ERP peut générer des journaux d’activité automatisés qui documentent cette activité et alertent l’organisation en cas de non-conformité potentielle.

3. Informations en temps réel

Les données générées par un système ERP peuvent être collectées dans un emplacement centralisé et traitées en temps réel via des tableaux de bord de rapports. Les niveaux de stock, la consommation d’énergie et la production manufacturière ne sont que quelques exemples de domaines dans lesquels les organisations peuvent utiliser des informations à jour pour orienter leurs décisions commerciales.

Une consommation d’énergie élevée peut inciter l’organisation à réduire son activité et à examiner la cause possible de cette augmentation, mais, bien sûr, vous ne changerez rien si personne n’en est informé.

4. Réduction des coûts à long terme

Les rapports ERP peuvent générer des informations et soutenir les prévisions stratégiques qui aident les dirigeants à mieux utiliser et gérer leurs ressources internes. 

La main-d’œuvre humaine, la consommation d’énergie, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et les flux de travail des processus peuvent tous bénéficier d’une meilleure gestion et d’une optimisation rendues possibles par la création de rapports ERP. Les dirigeants peuvent examiner l’ensemble de l’organisation afin d’identifier et de corriger les opérations inefficaces, les dépenses excessives et les autres formes de gaspillage.

Au fil du temps, la création de rapports ERP peut aider votre organisation à atteindre une gestion des dépenses plus efficace sur le plan des coûts, à améliorer ses marges bénéficiaires et à assurer des opérations durables.

Qui participe au processus de production de rapports ERP ?

Du personnel chargé de produire les rapports aux décideurs, un système solide de production de rapports ERP nécessite la participation et l’adhésion de plusieurs rôles clés.

Voici l’équipe que vous devez réunir pour tirer pleinement parti de la production de rapports ERP au sein de votre organisation :

Responsable des rapports ERP (cadre dirigeant)

Cette personne — qui est souvent le directeur financier, mais peut également être un chef de projet spécial désigné par le directeur financier — est le principal responsable du système de production de rapports ERP. La personne qui occupe ce rôle définit les objectifs stratégiques du système de rapports, supervise directement les analystes et communique avec les dirigeants afin de les guider dans l’interprétation des rapports. 

Au fil du temps, cette personne sera également chargée d’adapter la stratégie de production de rapports ERP en fonction des besoins de l’organisation.

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Direction générale (C-Suite)

Les dirigeants de la direction générale participeront directement à l’évaluation des rapports ERP et intégreront ces informations à leur prise de décision stratégique. Ils collaboreront également avec le responsable du système de rapports pour définir les KPI et préciser l’objectif des rapports ERP. 

Analyste de données ERP

Les analystes travaillent en première ligne de la production de rapports ERP, en veillant à ce que les données soient correctement transmises aux outils de création de rapports, puis converties en rapports lisibles. Ce rôle participe activement à la création des rapports utilisés par les dirigeants et les autres parties prenantes.

Ces analystes doivent comprendre les objectifs de la production de rapports ERP, en commençant par les points de données qui sont prioritaires pour votre organisation.

Assistance informatique

Selon les besoins liés aux logiciels, à la sécurité et à d’autres aspects informatiques, plusieurs membres du personnel informatique peuvent participer à la mise en place et à la maintenance du système de production de rapports ERP. Ces personnes joueront un rôle plus important dans la configuration du système de rapports et le paramétrage de tous les logiciels et outils afin d’extraire et de traiter correctement les données ERP. 

Utilisateurs finaux

Bien que les dirigeants utilisent les rapports ERP pour orienter la prise de décision stratégique, plusieurs fonctions au sein d’une organisation peuvent consulter régulièrement ces rapports afin d’éclairer leurs activités quotidiennes.

• Les professionnels de la chaîne d’approvisionnement peuvent utiliser les rapports ERP pour surveiller et gérer les chaînes d’approvisionnement de l’entreprise. 
• Les superviseurs de la production peuvent utiliser les rapports pour surveiller les conditions de travail, notamment la consommation d’énergie et la sécurité sur le lieu de travail. 
• Les professionnels de la conformité, y compris les organismes de réglementation externes, peuvent consulter les audits afin d’évaluer la conformité à diverses réglementations.

Comment créer une stratégie de production de rapports ERP

Vous comprenez les objectifs et avez identifié les rôles clés nécessaires à votre stratégie de production de rapports. Il est maintenant temps de passer à des conseils pratiques sur la manière de mettre en place votre processus de production de rapports ERP pour garantir sa réussite.

Voici ce que vous devez faire :

1. Définir les KPI et les autres objectifs

Un périmètre restreint donnera les meilleurs résultats, en particulier lorsque vous commencez tout juste à mettre en place votre stratégie de production de rapports ERP. 

Identifiez les KPI et les autres objectifs clairs que vous souhaitez atteindre grâce à vos rapports ERP, et assurez-vous de bien comprendre comment ces indicateurs s’inscriront dans votre stratégie commerciale globale.

Orienter votre organisation vers une meilleure maîtrise des coûts

Supposons que votre organisation souhaite améliorer sa maîtrise des coûts, notamment face à une conjoncture économique de plus en plus difficile. La production de rapports ERP est un excellent moyen d’y parvenir, à condition d’utiliser cet objectif pour orienter votre stratégie. 

Communiquez avec toutes les parties prenantes afin de garantir leur alignement sur cet objectif et concentrez-vous sur l’extraction des données et des tendances qui s’y rapportent.

2. Définir les attentes concernant la participation des parties prenantes

Donnez à vos parties prenantes les moyens de réussir et assurez-vous que chacun comprend l’importance de son rôle. Chaque partie prenante doit clairement comprendre sa contribution à la réussite du système de rapports et savoir exactement ce qu’elle est censée faire.

Devenir le chef d’orchestre

Travaillez directement avec chaque partie prenante afin de définir des attentes claires concernant le calendrier de ses obligations et la fréquence des communications. 

Dans la plupart des cas, ces attentes devront également être conciliées avec les responsabilités existantes. Il est donc important de définir des attentes réalistes tout au long du processus.

3. Choisir et intégrer un outil de reporting ERP

Certaines plateformes ERP proposent déjà les outils dont vous avez besoin pour créer un système de reporting ERP. Dans d'autres cas, vous pourriez vouloir choisir un outil de reporting externe.

Assurer une intégration logicielle fluide

Si vous souhaitez connecter un outil de reporting à votre ERP existant, votre personnel informatique devra s'assurer que cet outil est correctement intégré et configuré avec votre plateforme ERP existante. Travaillez avec votre personnel informatique pour valider cette intégration avant d'aller plus loin dans le processus.

4. Valider les données et votre processus d'extraction des données

Des données de qualité constituent le fondement d'une solide stratégie d'analyse ERP. Vos analystes du reporting doivent soumettre le système de reporting à rude épreuve — autrement dit, effectuer une validation des données, un nettoyage des données ainsi que d'autres tests pertinents — afin de s'assurer que votre système est configuré pour collecter et traiter correctement les données ERP.

Mettre de l'ordre dans la gouvernance et la propriété des données

Le processus de validation peut révéler des problèmes liés à la propriété et à la gouvernance des données qui doivent être résolus avant la mise en service du système de reporting ERP. Travaillez avec l'équipe d'analyse pour identifier ces problèmes et clarifier au préalable toute question relative à la propriété, afin de garantir que toutes vos données ERP  sont validées, exactes et fiables.

5. Élaborer des modèles de rapports

Simplifiez le rendu et la diffusion des rapports en créant des modèles dans lesquels les données ERP extraites peuvent être facilement importées et présentées sous forme visuelle. Cela sera particulièrement utile lors de la création de rapports devant être consultés en temps réel ou générés par un déclencheur automatisé.

Visualisation des données pour les prévisions financières

Un modèle de rapport peut être un excellent moyen d'intégrer les données les plus récentes sur les performances financières dans un rapport de prévisions alimenté par l'ERP. Ce modèle peut continuer à être mis à jour au fil du temps, à mesure que de nouveaux chiffres sont disponibles. 

6. Prévoir des itérations et une optimisation au fil du temps

Les objectifs et les besoins en matière de reporting ERP changeront presque certainement à mesure que votre entreprise se développe. De même, les parties prenantes peuvent identifier de meilleures approches pour évaluer l'ERP en cohérence avec les objectifs de reporting que vous avez définis. 

Créer une attente d'amélioration continue

Dans l'un ou l'autre des scénarios mentionnés ci-dessus, les entreprises doivent disposer de la flexibilité nécessaire pour adapter leur système de reporting au fil du temps en fonction de l'évolution de leurs besoins et de leurs objectifs. 

En intégrant cet aspect à votre stratégie dès le départ, vous pouvez expliquer aux parties prenantes que le reporting ERP n'est jamais un produit fini. Surveillez l'utilité de vos rapports ERP et travaillez avec les parties prenantes pour optimiser continuellement votre stratégie de reporting.

Quand modifier votre stratégie de reporting

Les petits ajustements de votre stratégie de reporting sont faciles à mettre en œuvre. Mais compte tenu des efforts nécessaires pour modifier les objectifs de reporting, ajuster les priorités en matière de données, reconfigurer les intégrations de reporting et modifier les modèles de rapports… les changements de grande ampleur apportés à votre stratégie de reporting ERP sont souvent éprouvants et chronophages.

Si vous essayez de mettre au point le processus de reporting avant la mise en place de votre système…

1. Bravo à vous. Vous êtes bien plus organisé que la plupart des gens !
2. Trouvez un partenaire de mise en œuvre ERP qui peut vous aider à établir une bonne stratégie de reporting dès le départ.

Si vous avez déjà configuré votre système, un consultant ERP peut vous aider à déterminer si des changements de stratégie de reporting sont nécessaires et vous aider à les mettre en œuvre de la manière la plus efficace possible en termes de coûts et de temps. En général, il convient d'envisager des changements de stratégie de reporting si l'une ou plusieurs des situations suivantes se produisent :

• Vous modifiez l’objectif organisationnel de votre stratégie de reporting ERP ;
• Votre entreprise connaît des changements importants en matière de technologies métier, de canaux de reporting des données et/ou d’exigences de reporting ;
• Vous êtes soumis à de nouvelles exigences réglementaires en matière de reporting ;
• Votre entreprise connaît une restructuration organisationnelle.

Les principales erreurs de reporting ERP à éviter

Avant de vous lancer dans la création d’une stratégie de reporting ERP pour votre entreprise, voici un aperçu rapide des pièges les plus courants à éviter au cours de ce processus :

1. Voir trop grand

La quantité considérable de données offertes par les systèmes ERP oblige les organisations à faire preuve de sélectivité lorsqu’elles identifient les données à prioriser dans le reporting. Si vous essayez de couvrir un périmètre trop large, vous risquez de produire un reporting de données trop volumineux et varié, mais dépourvu de direction et impossible à maintenir.

Utilisez vos objectifs de reporting pour limiter votre champ d’action aux données les plus pertinentes possible. À mesure que votre stratégie de reporting gagne en maturité et que toutes les parties prenantes se familiarisent avec ce processus, vous pourrez réévaluer l’opportunité d’étendre votre reporting afin d’intégrer des sources de données supplémentaires.

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2. Créer des rapports à partir de données de mauvaise qualité

Le processus de validation des données est essentiel pour garantir que les données ERP sont exactes et utiles. Les incohérences, les lacunes dans les données et les autres problèmes de qualité limiteront fortement la valeur de vos rapports. Il est donc impératif de bien configurer les choses dès le départ.

3. Ne pas informer les parties prenantes de leurs rôles

Les bonnes parties prenantes doivent être identifiées, mais elles doivent également être correctement formées à l’exercice de leurs rôles. 

Pour les dirigeants, cela signifie leur expliquer comment définir des objectifs et comment utiliser les données pour éclairer la prise de décision. Pour les utilisateurs finaux, cela signifie fournir une formation adéquate sur tout logiciel ERP, d’Acumatica à Sage, qu’ils sont censés utiliser lorsqu’ils intègrent le reporting à leurs activités professionnelles. 

4. Créer des rapports à partir de données qui n’appartiennent pas à votre entreprise

Si vos données ERP contiennent des données appartenant à une autre entité, vous pourriez engager la responsabilité de l’entreprise en incluant ces données dans vos propres rapports. 

Un solide programme de gouvernance des données peut contribuer à clarifier les questions de propriété des données et à éviter ce problème.

Bien démarrer le reporting ERP

La réussite d’une stratégie de reporting ERP dépend largement des efforts consacrés à l’élaboration d’une stratégie et à la mise en œuvre d’un cadre pour un reporting continu au sein de votre organisation. 

Les directeurs financiers doivent faire preuve de rigueur tout au long du processus d’élaboration de ce programme. Faites vos recherches avant de lancer cette initiative afin de vous assurer de disposer de bases solides. Si vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement spécialisé, faites appel à un consultant ERP pour vous aider à mettre en œuvre ce programme.

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