11 Risques les Plus Courants lors de la Mise en Œuvre d’un ERP et Comment les Éviter
Connaître Vos Ennemis ERP: Comprendre les risques associés à la mise en œuvre d’un ERP peut aider les organisations à en minimiser l’impact et à mieux naviguer les écueils potentiels.
La Préparation est Essentielle: Planifier soigneusement le déploiement de l’ERP et anticiper les problèmes potentiels offre les meilleures chances de réussite.
La mise en place d’un nouveau système ERP peut être une entreprise colossale pour une société de toute taille. L’ensemble du processus peut durer de nombreux mois, les coûts initiaux sont importants et il existe un certain nombre de risques liés à l’implémentation d’un ERP qui vont de pair avec ce type de projet.
Mais le fait que près de la moitié des entreprises dans le monde utilisent une forme quelconque de solution ERP prouve que, si ces risques sont maîtrisés, l’effort en vaut probablement la chandelle.
11 risques liés à la mise en place d’un système ERP
La première étape pour limiter l’impact de ces facteurs de risque consiste à les comprendre. Cela permet de maximiser les chances de les éviter complètement, ou bien de savoir comment les gérer s’ils surviennent :
1. Coûts de mise en œuvre
Il n’y a pas moyen de l’éviter : mettre en place un ERP coûte cher.
Cela constitue un risque pour des raisons assez évidentes. Si cela est mal géré, il y a des chances que le projet dépasse le budget, ou qu’un montant important de capitaux soit alloué à une mise en œuvre ERP qui n’offrira pas un retour sur investissement suffisant.
Pourquoi
Ce risque survient lorsqu’il n’y a pas de périmètre clairement défini pour la mise en œuvre. Déployer un ERP sur la base d’idées vagues d’« efficacité » peut aboutir à un système qui n’est pas adapté pour générer un ROI suffisant pour les cas d’usage spécifiques de l’entreprise, ou à un processus de mise en œuvre désorganisé qui coûte beaucoup plus cher que prévu. Dans le pire des cas, cela peut aboutir à un « éléphant blanc » qui représente un énorme gaspillage de ressources.
Qui est responsable
- Chefs de projet
- Sponsor exécutif du projet
- Partenaires de mise en œuvre
Comment l’éviter
Établir une feuille de route claire sur la façon dont le nouveau système va améliorer l’efficacité et stimuler la croissance permettra d’obtenir des personnalisations mieux ciblées et d’éviter l’élargissement du périmètre et les dérapages de coûts.
Pour éviter que l’ERP ne devienne un énorme gaspillage de ressources, il faut veiller à ce que le projet soit bien cadré et bien budgétisé avant le début de la mise en œuvre.
Comment résoudre
Si les coûts commencent à dépasser le budget, les chefs de projet doivent intervenir. Cela peut signifier revoir la portée du projet, renégocier avec l’éditeur ERP ou passer à un déploiement progressif sur une période plus longue.
2. Délais de mise en œuvre
Si les coûts de mise en œuvre doivent être étroitement contrôlés, les délais sont tout aussi importants. Les PME mettent généralement 3 à 9 mois pour mettre en place un ERP, tandis que les entreprises multinationales peuvent mettre plusieurs années à l’implémenter entièrement.
Plus le processus s’éternise, plus les coûts s’envolent, mais aussi plus augmente le risque que le projet s’essouffle, que l’engagement des responsables faiblisse, ou que l’implémentation échoue purement et simplement.
Pourquoi
Comme pour les dérapages de coûts, les dépassements de délais résultent souvent d’échecs dans la structuration initiale du projet et dans sa gestion continue.
Qui est responsable
- Chefs de projet
- Partenaires de mise en œuvre
Comment l’éviter
La feuille de route initiale de la mise en œuvre doit être détaillée et bien élaborée pour éviter ce risque. Il faut prévoir des réunions fréquentes pour faire le point sur l’avancée par rapport au plan, avec de nombreux jalons d’objectifs intégrés à la feuille de route.
Comment résoudre
Si les jalons clés ne sont pas atteints, les chefs de projet et les membres de l’équipe projet doivent décider des priorités.
- Est-il acceptable de rallonger le calendrier ?
- Si oui, quelle est la tolérance et la durée maximale à consacrer au projet ?
- Si non, quels changements doivent être réalisés pour aligner l’implémentation sur le calendrier d’origine ?
3. Dérive du périmètre de personnalisation
L’une des caractéristiques fondamentales d’un ERP est sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Il peut être tentant de vouloir créer une plateforme totalement sur mesure, mais cela peut rapidement entraîner les deux premiers risques évoqués plus haut.
Qui est responsable
- Équipe de mise en œuvre
- Chefs de projet
- Responsables de la conduite du changement
Comment l’éviter
Les ERP comportent des modules préconfigurés dotés de leurs propres processus. Les décideurs doivent évaluer soigneusement si une personnalisation est véritablement indispensable ou s’il est plus pertinent sur le long terme d’adapter le processus métier pour coller au standard ERP.
Limiter les personnalisations permettra de réduire les coûts, tant initiaux que récurrents.
Comment résoudre
Trop de personnalisation peut être la cause principale des dépassements de coûts et de délais. Si cela est identifié, les équipes projet devront réévaluer s’il existe des personnalisations prévues pouvant être remplacées par des modules standard de l’ERP.
Il peut même être pertinent d’envisager de remplacer des modules déjà personnalisés par des modules standards, selon le coût attendu de la maintenance et du support des personnalisations sur la durée.
4. Sous-estimation des coûts récurrents
Les problèmes récurrents à long terme proviennent souvent de la manière dont l’ERP aura initialement été mis en place. Le coût total en est un parfait exemple, car les frais de mise en œuvre ne constituent qu’une partie du coût global d’un ERP.
Le coût moyen sur cinq ans d’un ERP peut s’élever à 9 000 $ par utilisateur. Cela représente une somme non négligeable à long terme et ne pas bien anticiper ces coûts lors de la phase d’implémentation peut placer une charge durable sur la santé financière de l’entreprise.
Pourquoi
Même si le projet ERP est géré de manière exemplaire côté budget et planning, il est facile de négliger les coûts de fonctionnement récurrents.
Par exemple, certains déploiements nécessiteront un accompagnement récurrent par des consultants tiers, et des systèmes très personnalisés peuvent générer beaucoup de dette technique qui devra être traitée régulièrement.
Qui est responsable
- Sponsor exécutif du projet
- Partenaires de mise en œuvre
- Équipe de mise en œuvre
Comment l’éviter
Les responsables projet doivent considérer le coût total sur la durée. Il ne s’agit pas seulement des frais de mise en place, mais aussi de l’impact des différents choix sur la complexité et les coûts récurrents du système.
Comment résoudre
Si les coûts de fonctionnement d’un ERP deviennent incontrôlables, il faudra procéder à des ajustements. Cela peut passer par le remplacement de modules personnalisés par des modules standards, la suppression d’intégrations peu utilisées, ou la renégociation des contrats avec l’éditeur ERP.
5. Problèmes de migration des données
L’un des principaux avantages de la mise en place d’un ERP est la possibilité de regrouper de nombreux logiciels sur une seule plateforme ; cela implique donc de migrer les données d’un système à l’autre. Cette étape comporte des risques de perte de données, de corruption ou de non-conformité accidentelle avec la réglementation (ex. CCPA, RGPD).
Pourquoi
Dès que des données sont transférées d’un environnement à un autre, il existe un risque que les paramètres du jeu de données d’origine ne correspondent pas à la nouvelle base de données. Cela peut créer des problèmes de données manquantes ou d’archives non différenciées (par exemple, les données d’anciens employés).
Qui est responsable
- Éditeur ERP
- Consultants externes spécialisés
Comment l’éviter
Il faut investir du temps en amont pour nettoyer les données à la source d’origine. Supprimer les données redondantes, normaliser les catégories et fusionner les doublons permet d’améliorer la qualité des données d’entreprise, tout en facilitant leur alignement sur le nouvel environnement lors de la migration.
De plus en plus d’entreprises ont recours à l’IA et au machine learning pour automatiser la correspondance des données et anticiper d’éventuels problèmes de migration avant qu’ils n’apparaissent.
Comment résoudre
Si un transfert de données échoue ou nécessite trop d’intervention manuelle, il peut être nécessaire de recommencer l’opération. Oui, c’est frustrant, mais une fois le problème identifié, les équipes d’implémentation peuvent améliorer la qualité des données sources pour satisfaire les exigences d’une migration réussie.
6. Dépendance au fournisseur
Il existe des inefficacités à utiliser plusieurs plateformes logicielles au sein d’une entreprise, comparé à l’utilisation d’un ERP unique. Cependant, cette diversification signifie également qu’une défaillance d’un fournisseur ou une baisse de qualité n’affectera que l’unité ou le secteur d’activité utilisant ce logiciel.
Avec un ERP, une entreprise devient dépendante de ce fournisseur pour sa planification d’entreprise. Cela représente un risque si le fournisseur ne répond pas aux attentes, et c’est particulièrement pertinent pour les ERP cloud sans sauvegarde locale.
Pourquoi
La dépendance à un fournisseur est différente des autres risques de cette liste ; c’est une caractéristique, et non un défaut. Consolider les plateformes logicielles sur une seule permet d’importantes efficacités, et l’un des compromis est une dépendance accrue à ce fournisseur.
Qui est responsable
- Parrain exécutif du projet
- Comité de pilotage
Comment l’éviter
Cela ne peut pas vraiment être évité, mais le risque peut être minimisé. Les cadres dirigeants et les chefs de projet doivent effectuer une importante diligence raisonnable avant de s’engager auprès d’un fournisseur, afin de s’assurer qu’ils choisissent le bon partenaire logiciel.
L’étude doit prendre en compte la stabilité financière du fournisseur, sa structure d’entreprise, sa position sur le marché, et les SLA contractuels relatifs à la livraison continue du produit et du support.
Comment y remédier
En cas d’inquiétude concernant la relation avec le fournisseur, il est vital d’adopter une approche proactive. Des évaluations régulières du fournisseur doivent être effectuées, et les équipes de gestion des risques doivent prévoir des plans pour sécuriser les données de l’entreprise et garantir la continuité du service en cas de problèmes sérieux avec la capacité du fournisseur à livrer.
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7. Résistance au changement des processus
La mise en place d’un ERP ne concerne pas que le logiciel. Il s’agit aussi des personnes. Même une transition parfaitement réussie d’un point de vue technique peut échouer si les utilisateurs finaux n’adhèrent pas au changement. Un nouvel ERP implique souvent de nouveaux processus et workflows, et il existe un risque de résistance de la part des employés — ainsi que de réelles erreurs le temps qu’ils s’habituent aux nouvelles méthodes.
Pourquoi
Le changement organisationnel est toujours un défi. Utiliser un nouveau logiciel peut générer de l’inefficacité à court terme, les employés mettant parfois plus de temps ou commettant plus d’erreurs qu’avec l’ancien système. Bien sûr, cela s’estompe avec le temps, mais il faut s’attendre à ce que certains membres du personnel résistent au changement lors des premières étapes.
Qui est responsable
- Équipe de gestion du changement
Comment l’éviter
L’équipe de gestion du changement existe précisément pour limiter l’impact de ce risque. Mettre en place un plan de gestion du changement complet (associé à une communication intensive, de la formation et du support) peut aider à mettre en avant les bénéfices à long terme du nouvel ERP et à faciliter la transition.
Comment y remédier
En cas de résistance au changement, les équipes de gestion du changement doivent évaluer d’où elle provient. Est-ce par manque de formation sur le nouveau système, rendant la navigation difficile ? Provient-elle d’une incompréhension des avantages à long terme du nouvel ERP ? Identifier la cause profonde du problème permet de le traiter clairement et en toute transparence.
8. Manque d’adhésion de la direction
Une mise en œuvre ERP réussie nécessite la coopération de multiples parties prenantes dans l’entreprise. Les besoins des RH, de l’ingénierie, de la finance, de la logistique, des ventes, du marketing, et de tous les autres services doivent être pris en compte pour garantir que l’ERP soit aligné sur les besoins métiers.
Pour cela, le projet doit obtenir l’adhésion des cadres responsables de chaque fonction. Sans cet engagement, le projet peut être relégué au second plan dans leur unité, ralentissant ou faisant dérailler l’implémentation.
Pourquoi
Les dirigeants ne sont pas immunisés contre la résistance au changement. Ils peuvent avoir d’autres priorités ou contraintes, ne pas percevoir les bénéfices pour leur service, ou mal comprendre les raisons de la mise en place.
Qui est responsable
- Parrain exécutif du projet
Comment l’éviter
L’adhésion de la direction doit être obtenue avant le début du projet. Le parrain du projet est le mieux placé pour cela, avec le soutien de l’équipe de gestion de projet.
Mettre en avant les avantages à long terme pour l’ensemble de l’entreprise — tout en expliquant aussi les bénéfices pour chaque service — aide à faire adhérer à la vision. Cela doit être accompagné d’une discussion honnête sur les difficultés à court terme lors de la période de transition.
Comment y remédier
Si le projet commence à perdre le soutien de la direction, les parrains et l’équipe gestion de projet doivent communiquer ouvertement avec eux.
Écoutez leurs inquiétudes, discutez des solutions envisagées et élaborez une feuille de route pour atteindre les objectifs initiaux de l’ERP. Après tout, si les décideurs disent non, le projet ne verra pas le jour.
9. Risques de conformité et réglementaires
La sécurité des données a fait l’objet d’une attention bien plus forte ces dernières années, menant à une large gamme de cadres juridiques et réglementaires auxquelles les entreprises doivent se conformer. Lors de la migration de données d’un système à un autre, il existe un risque que certaines données soient traitées d’une manière non conforme à ces règlements.
Pourquoi
Un ERP peut remplacer une grande variété de systèmes. Cela signifie que la plateforme unique doit être conforme aux règlements encadrant différents services de l’entreprise, mais aussi différents territoires juridiques.
Par exemple, une multinationale peut avoir besoin que le nouvel ERP soit conforme à la fois au RGPD et au CCPA, là où les logiciels individuels n’avaient qu’à respecter l’un ou l’autre.
Qui est responsable
- Fournisseur ERP
- Chefs de projet
- Direction risques et conformité
Comment l’éviter
Il doit y avoir une approche ciblée sur la conformité et les risques réglementaires lors de la sélection de l’ERP. Les entreprises doivent avoir une vue d’ensemble de leurs obligations réglementaires, et collaborer avec le fournisseur afin de s’assurer que le système a bien les capacités requises pour être conforme.
Comment y remédier
Toute problématique doit être remontée à l’équipe conformité interne, qui appliquera les bonnes pratiques en fonction de la situation spécifique. Il doit s’agir d’un dialogue proactif entre l’équipe de gestion de projet et le fournisseur ERP pour éliminer tout risque futur.
10. Gestion de projet inefficace
La plupart des risques évoqués dans cet article peuvent être atténués ou minimisés par une gestion de projet efficace. Bien évidemment, cela crée aussi un risque : une mauvaise gestion de projet mène presque assurément à un échec de l’implémentation ERP.
Pourquoi
Des compétences de gestion de projet de haut niveau sont nécessaires pour garder une implantation ERP sur les rails et éviter les dépassements de budget. Il ne s’agit pas simplement d’amener les parties prenantes à suivre le plan initial, mais aussi de guider le processus lorsqu’un problème survient.
Sans chef de projet clairement identifié, un projet ERP a de grandes chances d’échouer.
Qui est responsable
- Parrain exécutif du projet
- Comité de pilotage
Comment l’éviter
Les décideurs doivent s’assurer que le chef de projet (et son équipe) dispose d’un maximum de chances de succès. Cela implique de sélectionner une équipe ayant de l’expérience dans la conduite de projets d’ampleur similaire, et de lui allouer assez de ressources pour pouvoir reproduire ce succès.
Comment y remédier
Le parrain du projet et le comité de pilotage doivent garantir une supervision large tout au long du projet.
Si une mauvaise gestion de projet entraîne des problèmes d’implantation, il faut engager un dialogue ouvert et honnête pour y remédier. Cela peut nécessiter des rapports plus fréquents, des indicateurs de performance plus détaillés, voire une réaffectation du projet à d’autres collaborateurs.
11. Complexité globale accrue
Le dernier risque clé que je souhaite souligner est qu’il est possible que tous les efforts et l’argent investis dans la mise en place d’un ERP ne fassent qu’alourdir les opérations. Le pire scénario étant un ERP utilisé en parallèle des anciennes solutions, augmentant la charge de travail et le coût sans bénéfices tangibles.
Pourquoi
Les départements peuvent conserver leurs processus et systèmes existants pour diverses raisons. Cela peut être lié à l'expérience utilisateur, aux capacités d'analyse, à l'intégrité des données ou simplement à une résistance au changement. Cela peut entraîner des difficultés à passer des anciens systèmes à une adoption complète d'un ERP.
Qui est responsable
- Équipe de gestion du changement
- Chefs de projet
Comment l'éviter
Il doit y avoir un plan clair et précis pour le déploiement du nouvel ERP. Les équipes doivent adhérer au changement, comprendre pourquoi il est mis en place, et disposer d'un calendrier détaillé pour la mise en œuvre. Cela définit les attentes, en indiquant spécifiquement que les systèmes existants seront arrêtés à une date précise.
Comment le corriger
Les équipes ou les dirigeants réticents au changement doivent exposer clairement les raisons de leur position. À partir de là, les chefs de projet et les responsables du changement peuvent évaluer s'il y a un besoin de formation à combler, ou si une personnalisation supplémentaire de l'ERP est nécessaire pour répondre à leurs besoins.
Abonnez-vous pour plus d'informations sur les ERP
Le processus de mise en œuvre d'un ERP peut sembler assez intimidant, avec de nombreux risques potentiels en cours de route. Mais avec une planification en amont et une gestion de projet efficace, tous ces risques peuvent être évités ou minimisés.
Une bonne planification permet non seulement de réduire les problèmes potentiels en cours de route, mais elle prépare également l'entreprise à maximiser les gains d'efficacité et le potentiel de croissance qu'un ERP peut offrir à une organisation.
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