11 risques lors de la mise en œuvre d’un ERP : comment les éviter et les corriger
Mettre en place un nouveau système ERP peut être une tâche colossale pour une entreprise de toute taille. L’ensemble du processus peut prendre de nombreux mois, les coûts initiaux sont importants, et il existe un certain nombre de risques liés à la mise en œuvre d’un ERP qu’il faut prendre en considération.
Mais le fait que près de la moitié des entreprises à travers le monde utilisent une forme de solution ERP prouve que, si vous pouvez gérer ces risques, cela vaut probablement l’investissement.
11 risques liés à la mise en œuvre d'un système ERP
La première étape pour limiter l’impact de ces facteurs de risque est de les comprendre. Cela offre la meilleure opportunité de les éviter totalement, ou de savoir comment les gérer s’ils surviennent :
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1. Coûts de mise en œuvre
Impossible d'y échapper : mettre en place un ERP est coûteux.
Cela représente un risque pour des raisons assez évidentes. Si le projet est mal géré, il y a un risque de dépassement de budget ou qu’une grande partie du capital soit allouée à une mise en œuvre ERP qui n’offre pas un retour sur investissement suffisant.
Pourquoi
Ce risque se présente lorsqu’il n’y a pas de définition claire du périmètre de l’implémentation. Mettre en place un ERP pour des « idées vagues » d’efficacité peut aboutir à un système pas assez personnalisé pour rentabiliser les cas d’utilisation spécifiques de l’entreprise, ou à une implémentation désordonnée qui coûte bien plus cher que prévu. Dans le pire des cas, on peut se retrouver avec un « éléphant blanc » représentant un important gaspillage de ressources.
Qui est responsable
- Chefs de projet
- Cadre sponsor du projet
- Partenaires d’implémentation
Comment l’éviter
Élaborer clairement comment le nouveau système va améliorer l’efficacité et favoriser la croissance permet des personnalisations sur-mesure et évite les débordements du projet et les explosions de coûts.
Pour éviter que l’ERP ne devienne un énorme gaspillage de ressources, il faut veiller à ce que le projet soit bien cadré et bien budgété avant le début de la mise en œuvre.
Comment y remédier
Si les coûts commencent à dépasser le budget, les chefs de projet doivent intervenir. Cela peut signifier de réévaluer le périmètre du projet, de renégocier avec le fournisseur du logiciel ERP, ou d’opter pour un déploiement progressif sur une période plus longue.
2. Délais de mise en œuvre
Si les coûts de mise en œuvre doivent être soigneusement contrôlés, les délais sont tout aussi importants. Les PME prennent généralement 3 à 9 mois pour implémenter un ERP, alors que les multinationales peuvent mettre plusieurs années à finaliser leur implémentation.
Non seulement les coûts augmentent avec la durée du processus, mais les risques de voir le projet bloqué, l’adhésion des dirigeants s'essouffler, ou que l’implémentation échoue tout simplement, grandissent également.
Pourquoi
Tout comme le risque de dépassement de coûts, les débordements de planning découlent également d’un manque de cadrage initial et d’une gestion du projet insuffisante.
Qui est responsable
- Chefs de projet
- Partenaires d’implémentation
Comment l’éviter
Le plan directeur de la mise en œuvre doit être précis et soigneusement préparé pour éviter ce risque. Il doit y avoir des réunions fréquentes pour évaluer l’avancement du projet par rapport au plan initial, avec de nombreux jalons intégrés à la feuille de route.
Comment y remédier
Si les étapes clés ne sont pas atteintes, les chefs de projet et les membres de l’équipe doivent revoir les priorités.
- Est-il acceptable d'augmenter le délai ?
- Si oui, quelle est la tolérance et la durée maximale que le projet peut prendre ?
- Sinon, quels changements doivent être apportés à la mise en œuvre pour la ramener dans les délais initiaux ?
3. Dérive des personnalisations
L'une des composantes fondamentales d'un ERP est la capacité de personnaliser le système selon les besoins spécifiques d'une entreprise. Il est facile de se laisser emporter par la création d'une plateforme logicielle entièrement sur-mesure, mais cela peut grandement favoriser les deux premiers risques que nous avons listés.
Qui est responsable
- Équipe de mise en œuvre
- Chefs de projet
- Responsables de la conduite du changement
Comment l'éviter
Les ERP disposent de modules pré-configurés avec leurs propres processus. Les décideurs doivent se demander si une personnalisation est réellement indispensable, ou s'il serait préférable à long terme d'adapter les processus de l'entreprise à l'ERP.
Limiter les personnalisations permettra de réduire les coûts initiaux, mais aussi les coûts continus.
Comment le corriger
Trop de personnalisation peut être une cause majeure de dépassement de coûts et de retard. Si cela est constaté, les équipes projet devraient réévaluer si certaines personnalisations prévues pourraient être remplacées par des modules ERP préexistants.
Il peut même être envisageable d'abandonner des modules déjà personnalisés au profit de modules standards, selon le coût de maintenance et de support attendu des personnalisations.
4. Sous-estimation des coûts récurrents
Les problèmes qui surviennent de façon continue sont souvent liés à la manière dont l’ERP a été initialement mis en place. Le coût total est l’un de ces problèmes potentiels, car les coûts d’implémentation ne sont qu’un aspect du coût total d’un ERP.
Le coût moyen sur cinq ans d’un ERP peut se situer autour de 9 000 $ par utilisateur. Cela représente une somme non négligeable sur la durée, et ne pas planifier suffisamment ce coût lors de la phase de mise en œuvre peut avoir un impact durable sur la santé financière de l’entreprise.
Pourquoi
Même si un projet d’implémentation ERP est géré de façon exemplaire en termes de budget et de délais, il est facile de négliger les coûts continus.
Par exemple, certaines implémentations nécessitent un support continu de consultants externes, et des systèmes très personnalisés peuvent engendrer une dette technique conséquente qui devra être gérée sur la durée.
Qui est responsable
- Responsable exécutif du projet
- Partenaires d’implémentation
- Équipe de mise en œuvre
Comment l'éviter
Les responsables de projet doivent tenir compte du coût total du projet. Il ne s’agit pas seulement des coûts d’implémentation initiaux, mais aussi de l’impact des différentes options sur la complexité et les coûts futurs du système.
Comment le corriger
Si les coûts récurrents de l’ERP deviennent ingérables, des changements devront être envisagés. Cela peut passer par la migration de modules personnalisés vers des modules standards, la suppression d’intégrations peu utilisées ou la renégociation des contrats avec l’éditeur ERP.
5. Problèmes de migration de données
L’un des principaux avantages de la mise en œuvre d’un ERP est la capacité à regrouper divers logiciels sur une plateforme unique ; cela implique de devoir migrer les données d’un système à l’autre. Ce processus de migration présente des risques de perte de données, de corruption ou de non-conformité accidentelle aux réglementations sur les données (exemple : CCPA, RGPD).
Pourquoi
Dès qu’une donnée est transférée d’un système à un autre, il existe un risque que les paramètres utilisés dans le jeu de données d’origine ne correspondent pas à la nouvelle base de données. Cela peut engendrer des problèmes tels que des données incomplètes ou des archives non différenciées (par exemple, données d’anciens employés).
Qui est responsable
- Fournisseur de l’ERP
- Consultants tiers spécialisés
Comment l'éviter
Il est essentiel de consacrer du temps dès le départ pour nettoyer les données à la source d'origine. Supprimer les données redondantes, normaliser les catégories et fusionner les doublons peut améliorer la qualité globale des données de l'entreprise, tout en facilitant la correspondance du nouveau système avec la migration des données.
De nombreuses entreprises utilisent désormais également l’IA et l’apprentissage automatique pour automatiser la cartographie des données et prédire les éventuels problèmes de transfert de données avant qu’ils ne surviennent.
Comment le corriger
Si un transfert de données échoue ou nécessite trop d’interventions manuelles pour être corrigé, il peut être nécessaire de recommencer le processus. Je sais, ce n’est pas idéal, mais une fois le problème identifié, les équipes de mise en œuvre peuvent revenir à la source initiale des données et l’améliorer pour l’aligner sur les exigences d’une migration de données fluide.
6. Dépendance vis-à-vis du fournisseur
Utiliser plusieurs plateformes logicielles au sein d’une entreprise entraîne certaines inefficacités par rapport à l’utilisation d’un seul ERP. Cependant, cette diversification signifie également qu’une défaillance ou une baisse de qualité d’un fournisseur n’affectera que l’unité ou la zone de l’entreprise qui utilise ce logiciel.
Avec un ERP, une entreprise devient dépendante de ce fournisseur pour sa planification d’entreprise. Cela représente un risque si le fournisseur ne répond pas aux attentes, et cela est particulièrement important pour les ERP basés sur le cloud sans sauvegarde locale.
Pourquoi
La dépendance vis-à-vis du fournisseur est différente des autres risques cités sur cette liste ; c’est une caractéristique, pas un défaut. Consolider les plateformes logicielles sur une seule plateforme peut générer des gains d’efficacité substantiels, et l’un des compromis est une dépendance accrue à ce fournisseur.
Qui est responsable
- Parrain de projet exécutif
- Comité de pilotage
Comment l’éviter
Il est difficile d'échapper complètement à ce risque, mais il peut être minimisé. Les dirigeants et chefs de projet doivent effectuer une due diligence approfondie avant de s’engager avec un fournisseur, afin de s’assurer qu’ils choisissent le bon partenaire logiciel.
Cette analyse doit prendre en compte la stabilité financière du fournisseur, sa structure d’entreprise, sa position sur le marché, ainsi que les SLAs contractuels concernant la livraison continue du produit et le support.
Comment le corriger
Si des inquiétudes existent concernant la relation avec le fournisseur, il est crucial d'adopter une approche proactive. Des revues régulières du fournisseur doivent être menées, et les équipes de gestion des risques doivent prévoir des plans pour sécuriser les données de l’entreprise et garantir la continuité du service en cas de problème grave de la part du fournisseur.
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7. Résistance aux changements de processus
La mise en place d’un ERP ne concerne pas que le logiciel. Il s’agit aussi des personnes. Même une transition parfaite d’un point de vue technique peut échouer si les utilisateurs finaux n’adoptent pas le changement. Un nouvel ERP implique probablement de nouveaux processus et flux de travail, ce qui comporte un risque de résistance de la part des employés – ainsi que des erreurs réelles, le temps qu’ils s’habituent aux nouvelles méthodes.
Pourquoi
Le changement organisationnel est toujours un défi. L’utilisation de nouveaux logiciels peut entraîner une inefficacité à court terme, car les employés prennent parfois plus de temps ou font plus d’erreurs qu’avec l’ancien système. Bien sûr, cette situation peut être dépassée avec le temps, mais il faut s’attendre à ce que certains membres du personnel résistent au changement lors des premières étapes.
Qui est responsable
- Équipe de gestion du changement
Comment l’éviter
L’équipe de gestion du changement est là pour aider à limiter l’impact de ce risque. La mise en place d’un plan de gestion du changement complet (combinée à une communication intensive, à la formation et à l’accompagnement) peut mettre en avant les bénéfices à long terme du nouvel ERP et faciliter la transition.
Comment le corriger
En cas de résistance au changement, les équipes de gestion du changement doivent évaluer d'où provient cette résistance. S'agit-il d'un manque de formation sur le nouveau système, rendant la navigation difficile pour les utilisateurs ? S'agit-il d'une mauvaise compréhension des avantages à long terme du nouvel ERP ? Aller à la racine du problème permet de le résoudre de manière claire et transparente.
8. Manque d’adhésion de la direction
Une implémentation ERP réussie nécessite la coopération de multiples parties prenantes dans l’entreprise. Les besoins des ressources humaines, de l’ingénierie, de la finance, de la logistique, des ventes, du marketing, et de chaque autre secteur de l’entreprise doivent être pris en compte afin de garantir que l’ERP soit en adéquation avec les besoins métiers.
Pour cela, le projet doit bénéficier du soutien des cadres responsables de chaque fonction. Sans cet engagement, le projet risque de perdre sa priorité au sein de leur unité d'affaires, ce qui peut retarder ou faire dérailler la mise en place de l’ERP.
Pourquoi
Les dirigeants ne sont pas à l’abri de la résistance au changement. Il peut y avoir des priorités concurrentes et des contraintes de temps, ils peuvent ne pas percevoir les bénéfices pour leur département, ou il peut y avoir une mauvaise compréhension des raisons de la mise en œuvre.
Qui est responsable
- Sponsor exécutif du projet
Comment l’éviter
L’adhésion de la direction supérieure doit être obtenue avant le lancement du projet. Le sponsor du projet est le mieux placé pour y parvenir, avec le soutien de l’équipe de gestion de projet.
Mettre en avant les bénéfices à long terme pour l’entreprise dans son ensemble — tout en expliquant aussi les avantages pour chaque service — peut contribuer à obtenir l’adhésion à la vision. Cela doit s'accompagner d'une discussion honnête concernant les éventuels désagréments à court terme liés à la période de transition.
Comment le corriger
Si le projet commence à perdre le soutien des cadres supérieurs, le sponsor du projet et l’équipe de gestion de projet doivent adopter une approche transparente dans leur communication avec eux.
Écoutez leurs préoccupations, discutez des plans pour les résoudre et élaborez une feuille de route pour atteindre les objectifs initiaux de la mise en place de l’ERP. Après tout, si les décideurs disent non, rien ne pourra se concrétiser.
9. Risques de conformité et réglementaires
La sécurité des données a pris une importance beaucoup plus grande ces dernières années, entraînant l’apparition d’un large éventail de cadres législatifs et réglementaires auxquels les entreprises doivent se conformer. Lors de la migration de données d’un système à un autre, il existe un risque que certaines de ces données ne soient pas traitées conformément à ces réglementations.
Pourquoi
Un ERP peut remplacer une grande variété de systèmes. Cela signifie que la plateforme unique doit répondre aux exigences réglementaires de plusieurs entités commerciales, ainsi qu’à différents cadres juridiques.
Par exemple, une société multinationale peut avoir besoin que le nouvel ERP soit conforme à la fois au RGPD et au CCPA, alors que les logiciels individuels à remplacer ne se conformaient qu’à l’un ou à l’autre.
Qui est responsable
- Fournisseur ERP
- Chefs de projet
- Responsables senior des risques et de la conformité
Comment l’éviter
Une attention particulière doit être portée aux risques de conformité et de réglementation lors du processus de sélection de l’ERP. Les entreprises doivent disposer d’une vision complète de leurs obligations de conformité, et travailler avec le fournisseur ERP pour s’assurer que leur système possède les fonctionnalités nécessaires pour y répondre.
Comment le corriger
Toute problématique qui survient doit être signalée à l’équipe de conformité interne, qui appliquera les meilleures pratiques en fonction des spécificités du problème. Cette discussion proactive doit se poursuivre entre l’équipe de gestion de projet et le fournisseur ERP, afin d’éliminer les risques potentiels pour l’avenir.
10. Gestion de projet inefficace
La plupart des risques mentionnés dans cet article peuvent être atténués ou minimisés grâce à une gestion de projet efficace. Bien sûr, cela constitue un risque en soi, car une mauvaise gestion de projet entraînera presque à coup sûr de mauvaises issues pour la mise en œuvre de l’ERP.
Pourquoi
Il faut d’excellentes compétences en gestion de projet pour maintenir une mise en œuvre ERP sur les rails et éviter les dépassements de budget. Cela ne consiste pas seulement à aider toutes les parties prenantes à respecter le plan initial, mais aussi à orienter le processus lorsque des problèmes surviennent.
Sans un chef de projet clairement défini, tout projet ERP a de fortes chances d’échouer.
Qui est responsable
- Sponsor exécutif du projet
- Comité de pilotage
Comment l'éviter
Les décideurs seniors doivent s'assurer que le chef de projet (et son équipe) dispose des meilleures chances de réussite. Cela implique de sélectionner une équipe ayant l'expérience de la réalisation de projets d'une envergure similaire, et de lui fournir suffisamment de ressources pour pouvoir reproduire ce succès.
Comment le résoudre
Le sponsor du projet et le comité de pilotage doivent veiller à assurer une supervision globale tout au long du projet.
Si une mauvaise gestion de projet engendre des problèmes d'implémentation, il est important de publier ouvertement et honnêtement sur les façons de remédier à la situation. Cela peut nécessiter des rapports d’avancement plus fréquents, des indicateurs de performance clés (KPI) plus détaillés, et potentiellement même une réaffectation du projet à d'autres employés.
11. Complexité générale accrue
Le dernier risque clé dont je souhaite parler est que l'ensemble des efforts et des fonds investis dans la mise en œuvre d'un ERP pourrait simplement compliquer les opérations. Le pire scénario serait un nouveau système ERP utilisé en parallèle de toutes les plateformes héritées, ce qui accroîtrait la charge de travail et les coûts sans réellement apporter de bénéfices tangibles.
Pourquoi
Les départements peuvent conserver leurs processus et systèmes existants pour diverses raisons. Il peut s'agir de l’expérience utilisateur, des capacités d’analyse, de l'intégrité des données, ou tout simplement d'une résistance au changement. Cela peut rendre difficile l’abandon complet des anciens systèmes au profit de l’ERP.
Qui est responsable
- Équipe de gestion du changement
- Chefs de projet
Comment l'éviter
Il est indispensable d’élaborer un plan clair et précis pour le déploiement du nouvel ERP. Les équipes doivent adhérer au changement, comprendre pourquoi il a lieu, et disposer d’un calendrier détaillé de sa mise en œuvre. Cela permet de fixer des attentes concrètes, notamment en indiquant explicitement que les anciens systèmes seront désactivés à une date donnée.
Comment le résoudre
Les équipes ou dirigeants réticents au changement doivent exposer clairement leurs raisons. À partir de là, les chefs de projet et gestionnaires du changement peuvent déterminer s’il existe un besoin de formation ou si une personnalisation supplémentaire est nécessaire pour adapter l’ERP à leurs besoins.
Abonnez-vous pour plus d’informations sur les ERP
La mise en œuvre d’un ERP peut sembler intimidante et comporter de nombreux risques potentiels. Mais avec une planification adéquate et une gestion de projet efficace, tous ces risques peuvent être évités ou minimisés.
Une planification adéquate ne permet pas seulement de réduire la probabilité de rencontrer des problèmes, mais prépare également l’entreprise à maximiser les gains d’efficacité et le potentiel de croissance qu’un ERP peut apporter à une organisation.
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