Comment choisir un logiciel ERP

1. Flexibilité des formules

La flexibilité des formules permet d’adapter votre solution ERP au fil de l’évolution de l’entreprise. Cela peut cependant générer des coûts supplémentaires si l’on n’y prête pas attention. Privilégiez les fournisseurs affichant des conditions claires et simples pour changer de formule sans pénalités. 

Pensez à demander s’ils proposent des mises à niveau temporaires en période de pointe afin d’éviter des frais inattendus. Examinez les conditions du contrat et discutez avec des clients actuels de leur expérience sur la gestion des changements de forfait, afin d’obtenir plus de perspectives. 

2. Accès aux données et rapports

L’accès aux données et les capacités de reporting déterminent votre capacité à suivre et analyser vos indicateurs métier. Recherchez des solutions ERP dotées d’outils de reporting personnalisables ou d’options de visualisation. Si votre entreprise exige une accessibilité plus avancée aux données, orientez-vous vers des ERP dotés de fonctionnalités de business intelligence (BI). 

Lors de votre démonstration, testez toutes les fonctionnalités de reporting proposées et renseignez-vous sur l’intégration de ces fonctionnalités avec vos sources de données existantes, afin de ne rien laisser au hasard lors de la mise en œuvre.

3. Intégration à votre environnement technologique

La plupart des logiciels ERP proposent de nombreuses intégrations pour fonctionner de manière fluide avec vos systèmes existants. Toutefois, tous ne s’intègrent pas avec toutes les solutions logicielles.

Lors de la sélection, vérifiez si l’ERP supporte les API ou dispose d’intégrations préconstruites pour votre environnement technologique actuel. Ceci inclut les logiciels de comptabilité, les outils de gestion de la relation client (CRM) et d’autres solutions. 

4. Accompagnement et service client

L’accompagnement lors de l’implémentation et le support continu sont essentiels pour une transition en douceur, pour vous comme pour votre équipe. L’idéal est de choisir un fournisseur offrant des formations avancées et une assistance réactive. 

Pensez donc à vous renseigner sur le processus d’intégration et sur les canaux de support proposés. N’hésitez pas à contacter d’autres clients pour évaluer la qualité du service client d’un point de vue expérience utilisateur.

5. Droits d’accès selon les rôles

Les droits d’accès selon les rôles contrôlent qui peut accéder à quoi au sein du système ERP. Cela est essentiel pour garantir la sécurité et la conformité, en particulier si vous opérez dans des secteurs fortement réglementés, comme la santé ou la cybersécurité.  

Assurez-vous toujours que le logiciel permet d’attribuer différents niveaux d’accès selon les fonctions. Le meilleur moyen de vérifier cette fonctionnalité est de demander une démonstration des droits d’accès lors d’un essai. Ainsi, vous pourrez voir concrètement leur fonctionnement. 

6. Conformité sectorielle spécifique

Le respect des réglementations sectorielles est incontournable, quel que soit votre domaine d’activité. Choisissez un ERP qui répond aux normes de conformité de votre secteur, qu’il s’agisse de la HIPAA, des PCGR ou des IFRS. 

Demandez ensuite aux fournisseurs comment ils gèrent les mises à jour de conformité et quelles certifications ils possèdent. Vérifiez cela en regardant s’ils comptent des clients dans votre secteur et comment ils s’adaptent aux évolutions réglementaires.

7. Options de personnalisation

La personnalisation vous permet d’adapter l’ERP à vos processus spécifiques. Cependant, bien qu’il soit avantageux de disposer d’un système flexible pouvant s’adapter à vos besoins, la personnalisation peut rapidement engendrer des coûts supplémentaires.

Optez pour un logiciel qui propose des flux de travail et des interfaces utilisateurs configurables. Lors de l’évaluation, demandez des exemples de personnalisations mises en œuvre par d’autres clients, et vérifiez si l’ajout de modules ou de modifications impacte le coût global.

8. Fonctionnalités d’automatisation

Les fonctionnalités d’automatisation permettent d’économiser du temps en réduisant les tâches manuelles, ce qui conduit à des opérations rationalisées et à une efficacité accrue. 

Choisissez des solutions logicielles d’entreprise dotées de puissantes capacités d’automatisation telles que des flux de travail automatisés et des alertes. Pendant votre période d’essai, configurez un processus automatisé simple pour observer son fonctionnement.

9. Prise en charge mobile ou multi-sites

La prise en charge de la mobilité et du multi-sites est essentielle si votre équipe travaille à distance ou sur plusieurs sites. Pour cela, privilégiez des solutions offrant un accès mobile fiable et favorisant la collaboration. 

Vérifiez la présence d’une application mobile, et analysez comment elle gère la synchronisation des données entre sites. Lors d’une démonstration, testez ces fonctionnalités pour vous assurer qu’elles sont conviviales et efficaces.

Faites une pause dans vos recherches.

Nous simplifions la démarche :

1. Décrivez vos besoins
2. Discutez des options avec un conseiller
3. Recevez une présélection sur mesure
4. Bénéficiez d’un accompagnement à l’achat

 

Décrivez vos besoins

Comment choisir un logiciel ERP : une méthode en 5 étapes

Choisir le bon fournisseur ERP nécessite une stratégie claire. Il est essentiel d’aligner le logiciel sur vos objectifs et besoins opérationnels. Dans le cas contraire, vous risquez des remplacements coûteux et des erreurs à terme. 

Voici comment éviter ces écueils et trouver dès la première fois la solution la mieux adaptée :

Étape 1 : Identifiez vos besoins

Impossible de choisir une solution ERP sans savoir quel impact elle aura sur votre équipe et les différents services. Avant de commencer vos recherches, procédez à une analyse des besoins. Voici les étapes à suivre :

Recueillez l’avis des parties prenantes

Impliquez des acteurs clés comme les RH, la finance ou l’informatique afin d’obtenir une vision globale des besoins des services. Par exemple, l’informatique pourrait exiger une meilleure gestion de projet, alors que la finance souhaitera des rapports plus clairs. 

Envisagez d’organiser des réunions ou des ateliers pour discuter des axes d’amélioration souhaités et définir ce que signifie la réussite pour eux. Cette collaboration garantit que la solution répond aux attentes de tous.

Lister et prioriser les points de blocage

Après vos échanges avec l’équipe, dressez la liste des principales difficultés et obstacles à la productivité (traitement lent des paiements, augmentation du volume de données, etc.). Classez-les selon leur fréquence et leur impact, en mettant l’accent sur ceux qui freinent le plus les opérations quotidiennes.

Alignez-vous sur les politiques internes

Outre les retours, il est aussi important de veiller à ce que les exigences ERP soient en phase avec les politiques internes et les objectifs de conformité réglementaire. Vérifiez toujours en amont les préférences vis-à-vis des fournisseurs et les protocoles de sécurité afin qu’ils répondent aux standards requis. 

Il est tout aussi crucial de confirmer que votre système ERP peut s’adapter à toute évolution réglementaire. Cet alignement permet d’éviter les conflits futurs et garantit un processus d’intégration plus fluide.

Distinguer les Fonctionnalités Indispensables

Une fois que vous disposez de toutes les informations nécessaires, il vous faut réduire vos options. Commencez par différencier les fonctionnalités essentielles de celles qui sont simplement souhaitables. 

Les fonctionnalités indispensables pourraient inclure l’accès aux données en temps réel ou l’intégration aux outils existants. Les fonctionnalités « bonus », quant à elles, pourraient être des portails en libre-service ou des tableaux de bord et modèles personnalisables. 

Identifiez les fonctionnalités qui répondent directement aux principaux défis de votre équipe, et partez de là. 

Posez-vous ces questions :

• Quelles plaintes ou quels obstacles reviennent le plus souvent ?
• Quels besoins ne sont pas satisfaits aujourd’hui ?
• Quelles fonctionnalités pourraient résoudre vos trois principaux points de douleur ?
• Quel retour sur investissement attendez-vous de cet investissement ?
• Comment le logiciel s’aligne-t-il avec nos protocoles de sécurité ?

Étape 2 : Recherchez des Fournisseurs de Logiciels ERP

Ensuite, recherchez et comparez les principaux fournisseurs de logiciels ERP afin de trouver la meilleure solution adaptée à votre équipe et à vos besoins métiers. Voici comment affiner votre sélection :

Effectuez des Recherches Générales sur les Fournisseurs

Commencez par les sites d’avis, les classements et les études de cas pour obtenir une vue d’ensemble des ERP disponibles. Cela vous aide à repérer rapidement les fournisseurs potentiels et à comprendre leur réputation sur le marché. 

Cherchez des motifs récurrents dans les avis, tels que les forces ou faiblesses communes, pour guider votre décision.

Comparez Selon Vos Besoins Métier

Évaluez les outils selon des facteurs comme la taille de l’entreprise et les capacités d’intégration. À cette étape, il est également important de choisir le mode de déploiement de votre projet ERP : cloud, sur site, hybride ou à deux niveaux. Réfléchissez à la manière dont chaque option s’intègre à votre stack technologique actuelle et répond à vos objectifs d’évolutivité.

Identifiez les Éléments Différenciateurs Clés

Puis, concentrez-vous sur les aspects uniques tels que l’accompagnement à la mise en œuvre ou l’expérience utilisateur. Déterminez quels fournisseurs offrent une flexibilité pour les cas d’usage spécifiques auxquels votre entreprise pourrait être confrontée. Cela vous permet de trouver l’éditeur le plus adapté à vos besoins spécifiques.

Consignez Vos Conclusions

Tenez toujours un dossier détaillé de vos recherches pour comparer facilement les fournisseurs par la suite. Notez-y les aspects clés comme les tarifs, les fonctionnalités et les limites de chaque solution. Cette documentation vous servira de référence précieuse au moment de la décision finale.

Posez-vous ces questions :

• Dans quel domaine chaque outil excelle-t-il ?
• Correspond-il à la taille de votre équipe, à votre budget et à votre stack ?
• Quels supports et documentations sont proposés ?
• Comment le fournisseur gère-t-il les mises à jour et la maintenance ?
• Y a-t-il des coûts ou frais cachés ?

Meilleurs logiciels ERP à considérer

Voici ma sélection des meilleures options de logiciels ERP pour vous aider à démarrer vos recherches :

1. 1. MRPeasy — Idéal pour la visibilité des petits fabricants
2. 2. NetSuite — Idéal pour les équipes en croissance
3. 3. Microsoft Dynamics 365 — Idéal pour les intégrations
4. 4. Acumatica — Meilleur logiciel ERP pour les flux de travail basés sur le cloud
5. 5. TallyPrime — Idéal pour les organisations à but non lucratif
6. 6. ERPNext — Meilleur logiciel ERP open-source
7. 7. WhereFour — Idéal pour la production grâce à la traçabilité
8. 8. Infor — Idéal pour les chaînes d'approvisionnement complexes
9. 9. Xledger — Idéal pour les équipes comptables et financières
10. 10. Odoo ERP — Meilleure UX

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Étape 3 : Établir une Shortlist d’ERP et Prendre Contact

À ce stade, vous devriez savoir quel type d’ERP vous recherchez, ainsi que les fonctionnalités nécessaires. Il est maintenant temps d’entamer les discussions avec vos partenaires potentiels :

Sélectionner les Fournisseurs

Sélectionnez 2 à 4 fournisseurs en vous appuyant sur vos recherches précédentes. Concentrez-vous sur ceux qui répondent à vos besoins et jouissent d'une solide réputation, tels qu'Oracle NetSuite ou Sage. Cette liste restreinte permet une exploration approfondie sans submerger votre équipe.

Envoyez une demande d'informations (RFI) ou une demande de propositions (RFP)

Envisagez d'envoyer une demande d'informations (RFI) ou une demande de propositions (RFP) pour un logiciel ERP afin de recueillir des informations plus détaillées. Cette étape vous aide à comprendre les offres de chaque fournisseur et leur adéquation avec vos besoins. Profitez-en pour clarifier tous les points d'incertitude et obtenir un aperçu détaillé de leurs capacités.

Réservez des démonstrations et posez des questions

Planifiez des démonstrations avec les fournisseurs présélectionnés et préparez des questions ciblées. Demandez des précisions sur les fonctionnalités clés, le support et les exigences de conformité qui sont importantes pour vos processus métier. Vérifiez également les possibilités de démonstrations et de périodes d’essai afin de voir le logiciel en action et d’évaluer l’expérience utilisateur. 

Utilisez des critères d'évaluation cohérents

Lors de votre processus d’évaluation, veillez à appliquer les mêmes critères pour tous les fournisseurs. Cela garantit une comparaison équitable et vous aide à prendre une décision éclairée. Considérez des éléments comme la fonctionnalité, le support et le coût pour guider votre analyse.

Posez ces questions :

• Pouvez-vous me présenter le cas réel d’un client ayant un profil similaire au nôtre ?
• Quels sont les supports ou ressources d'intégration que vous proposez ?
• Quelles fonctionnalités nécessitent une mise à niveau ?
• Comment gérez-vous la migration des données ?
• Quel est votre calendrier type de mise en œuvre ?

Étape 4 : Préparez le dossier de justification

Le déploiement d'un ERP n'est pas bon marché. Vous devrez donc transformer vos recherches d’équipe et de fournisseurs en un argumentaire solide pour convaincre la direction de l'intérêt du projet. Voici comment :

Résumez les difficultés et les résultats attendus

Commencez par présenter clairement les difficultés actuelles et les résultats attendus suite à l’implémentation du logiciel ERP. Montrez en quoi la solution traite des problèmes spécifiques tels que les inexactitudes de données ou les processus inefficaces. Utilisez des points clés pour mettre en avant les avantages et améliorations prévus pour votre équipe.

Présentez les estimations de coûts et les échéanciers

Rassemblez les estimations de coûts de base et les échéanciers de mise en œuvre à partir de vos échanges avec les fournisseurs, puis présentez ces informations de manière concise pour offrir une vision claire sur le plan financier.

Consultez des ressources sur les prix des logiciels ERP pour des informations détaillées sur les coûts de mise en œuvre. N'oubliez pas d'inclure les coûts cachés potentiels et leur impact sur votre budget.

Définissez le ROI et les risques

Expliquez le retour sur investissement, le coût total de possession, les gains d'efficacité, ainsi que les risques financiers ou opérationnels en cas d’inaction. Appuyez-vous sur des exemples concrets pour illustrer les économies potentielles ou l’amélioration de la productivité. 

Pensez également à mettre en avant les inconvénients du statu quo, tels que les opportunités manquées ou la persistance des inefficacités.

Posez ces questions :

• Quel problème métier ce projet résout-il ?
• Quels sont les risques à ne rien faire ?
• Quels sont les bénéfices financiers et opérationnels ?
• Comment cet investissement s’inscrit-il dans nos objectifs stratégiques ?
• Quels indicateurs utiliserons-nous pour mesurer le succès ?

Étape 5 : Déployez votre logiciel ERP et accompagnez vos utilisateurs

Pour garantir un processus d’intégration fluide après le choix de votre solution ERP, il convient de suivre les étapes suivantes :

Communiquez le plan de déploiement

Communiquez clairement le plan de déploiement à l’ensemble des utilisateurs afin de définir les attentes et les échéances. Utilisez des réunions ou des emails pour détailler les dates clés, les responsabilités et les actions attendues de chaque membre. Cette transparence permet d’éviter la confusion et de s’assurer que tout le monde est bien informé.

Désignez des responsables internes

Désignez des responsables internes et des points de contact pour la mise en œuvre de l’ERP. Ces personnes coordonneront les actions avec le prestataire et géreront les questions internes. Veillez à ce qu’elles disposent de l’autorité et des moyens nécessaires pour résoudre les problèmes et maintenir l’avancement du projet.

Assurez la formation et l’adoption

Veillez à ce que vos équipes suivent la formation proposée et adoptent l’outil de façon homogène. Planifiez des sessions de formation et effectuez un suivi auprès des utilisateurs pour vérifier leur progression. Fournissez des ressources telles que des manuels ou l’accès à des supports de formation du fournisseur pour faciliter l’apprentissage.

Créer des boucles de rétroaction

Établissez des boucles de rétroaction lors du déploiement pour recueillir les avis des utilisateurs et traiter rapidement leurs préoccupations. Utilisez les ressources du fournisseur pour le dépannage et l’assistance, et effectuez des points de contrôle réguliers afin d’identifier les obstacles à l’adoption et d’améliorer la satisfaction des utilisateurs avant le lancement. 

Posez ces questions :

• Quel est le plan de gestion du changement ?
• Qui est responsable du déploiement ?
• Comment allez-vous suivre les premiers succès ?
• Quelles ressources de formation sont disponibles ?
• Comment les retours seront-ils recueillis et pris en compte ?

Prochaine étape :

Si vous êtes en train de rechercher un logiciel ERP, contactez gratuitement un conseiller SoftwareSelect pour obtenir des recommandations.

Vous remplissez un formulaire et discutez brièvement afin qu’ils comprennent vos besoins spécifiques. Ensuite, vous recevrez une liste restreinte de logiciels à examiner. Ils vous accompagneront même tout au long du processus d’achat, y compris lors des négociations tarifaires.