Si vous ne l’avez pas encore mise en œuvre, l’automatisation des comptes clients est votre prochaine étape pour gérer une fonction financière plus efficace et performante.
Réduisez les frais généraux, recouvrez vos créances plus efficacement et épargnez à vos employés une mort à petit feu — enfin, des e-mails de relance à n’en plus finir — grâce à ce processus.
Qu’est-ce que l’automatisation des comptes clients ?
L’automatisation des comptes clients consiste à utiliser la technologie pour rationaliser la facturation, le recouvrement des paiements et le suivi, afin de réduire le travail manuel et d’améliorer l’efficacité de la collecte des paiements clients.
Par exemple, supposons que le solde de vos comptes clients ait été de $20,000 pendant tout le mois de janvier. Vous auriez pu investir ces $20,000 dans un dépôt bancaire et gagner $50 d’intérêts. De plus, vous avez dépensé $1,500 pour gérer et recouvrer vos créances. Votre coût de détention dans ce cas serait de $1,550.
Comment fonctionne l’automatisation des comptes clients
Le processus des comptes clients comprend généralement quatre éléments clés :
Voici comment les solutions d’automatisation des comptes clients facilitent chacune de ces tâches :
1. Facturation
Pour créer une facture, vous pourriez calculer manuellement les frais d’abonnement, les taxes et le montant total. Ou vous pourriez confier la génération des factures à un système d’automatisation des comptes clients.
Les systèmes de comptes clients peuvent générer automatiquement des factures électroniques contenant des informations propres au client, telles que les conditions de paiement.
Le client doit uniquement saisir ses données une fois, au moment du premier paiement. Les systèmes de comptes clients basés dans le cloud stockent toutes les données dans le compte du client, de sorte que la facturation fonctionne essentiellement en pilote automatique par la suite.
2. Recouvrement des paiements
De nombreux systèmes d’automatisation des comptes clients s’intègrent à des solutions populaires de traitement des paiements. Cela permet de recevoir et de suivre les paiements en ligne. Les meilleurs logiciels d’automatisation des comptes clients permettent d’encourager les paiements anticipés au moyen de remises ou d’autres avantages.
Un système de comptes clients peut surveiller les différentes options de paiement que vous proposez, comme les virements ACH, les cartes de crédit et autres, et vous avertir chaque fois que vous recevez un paiement.
Tirez pleinement parti des avantages du système
Vous pouvez configurer le système pour qu’il déclenche l’envoi d’un e-mail automatisé contenant des informations telles que la date d’échéance et le montant à payer lorsque les paiements sont en retard.
L’équipe chargée des comptes clients devra peut-être toujours relancer les clients au sujet de leurs factures lorsque ceux-ci ne répondent pas, mais l’e-mail automatisé permet de gagner beaucoup de temps pour commencer.
Une fois que le client a payé, le système de comptes clients peut automatiquement mettre à jour le système comptable ou le système ERP en temps réel.
3. Rapprochement
Les systèmes de comptes clients peuvent prendre en charge des tâches routinières telles que le rapprochement des factures : le système associe automatiquement les reçus aux commandes clients. Cela évite d’avoir à effectuer manuellement l’imputation des encaissements.
Have an account? Log In
4. Rapports
Les logiciels de comptes clients peuvent également générer des rapports pertinents à partir des données qu’ils collectent au fil du temps. Par exemple, l’automatisation des rapports financiers peut contribuer à optimiser le cycle commande-encaissement et à suivre des indicateurs essentiels tels que le délai moyen de recouvrement (DSO).
Les solutions alimentées par l’IA peuvent aider à prévoir les flux de trésorerie et à déterminer les raisons les plus fréquentes pour lesquelles les clients paient après la date d’échéance.
Meilleurs outils d’automatisation des comptes clients
Notre équipe a analysé les meilleurs outils pour accomplir cette tâche — voici nos meilleurs choix :
Les principaux défis des comptes clients
La gestion des comptes clients (AR) va au-delà de la simple émission de factures : il s'agit de garantir que chaque facture est exacte et que chaque paiement est reçu à temps. Ce processus comporte de nombreux défis susceptibles d'avoir un impact sur la trésorerie de votre entreprise et son efficacité opérationnelle. Voici les principaux défis auxquels les professionnels de l'AR sont confrontés aujourd'hui, ainsi que des stratégies pour y répondre.
1. Exactitude et clarté des factures
L'un des aspects les plus importants de l'AR consiste à s'assurer que chaque facture est établie correctement et clairement, conformément aux conditions du contrat. Les erreurs de facturation, telles que des montants incorrects, des destinataires erronés ou des conditions peu claires, peuvent provoquer des litiges et retarder les paiements.
Vous ne détectez que 75 % de vos erreurs
Selon une étude sur le coût caché des erreurs de facturation dans les entreprises nordiques, la correction des factures erronées peut prendre jusqu’à 31 jours et 25 % des erreurs de facturation passent inaperçues.
Un système d'AR automatisé peut contribuer à atténuer ces problèmes en utilisant l'IA pour rationaliser les processus de facturation et réduire les erreurs humaines. L'automatisation garantit que les factures sont générées avec précision et envoyées rapidement, réduisant ainsi le risque de litiges et accélérant le cycle de paiement.
2. Gestion inefficace du recouvrement
Obtenir des clients qu'ils paient à temps peut être difficile et nécessite souvent une approche structurée et cohérente. Une gestion efficace du recouvrement ne se limite pas à l'envoi de rappels : elle nécessite une stratégie claire. Un processus en quatre étapes peut faire une grande différence :
- Confirmer la réception de la facture : S'assurer que le client a reçu la facture et qu'il comprend les conditions de paiement.
- Identifier et résoudre rapidement les litiges : Déterminer rapidement s'il existe des problèmes ou des litiges liés à la facture susceptibles de retarder le paiement.
- Convenir d'une date de paiement : Collaborer avec le client afin de convenir d'une date de paiement réaliste.
- Relances régulières : Relancer régulièrement le client jusqu'à réception du paiement.
L'automatisation de ces étapes peut aider les équipes AR à maintenir leur cohérence et leur efficacité en matière de recouvrement, en réduisant le temps consacré aux relances manuelles et en leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
3. Perte de temps due aux tâches sans valeur ajoutée
Les processus AR manuels impliquent souvent des tâches fastidieuses et répétitives, comme la migration de données entre des feuilles de calcul ou l'envoi manuel d'e-mails aux clients pour demander des paiements. Ces tâches consomment un temps et des ressources précieux, des salaires des employés aux coûts de stockage dans le cloud, et peuvent entraîner une mauvaise expérience client. Imaginez appeler une entreprise et devoir attendre une éternité pour qu'elle retrouve votre facture et vos informations de paiement : c'est frustrant pour tout le monde.
Les systèmes AR automatisés peuvent alléger cette charge en prenant en charge les tâches répétitives telles que la gestion des créances, le recouvrement et le traitement des factures. Bien que la mise en œuvre de ces systèmes et la formation des employés représentent un coût initial, les avantages à long terme de l'automatisation de l'AR — tels que la réduction des erreurs, l'amélioration de l'efficacité et une meilleure expérience client — dépassent largement ces investissements.
4. Manque d'évolutivité
À mesure que votre entreprise se développe, le volume des factures et des paiements augmente lui aussi. Avec des processus AR manuels, cette croissance nécessite du personnel supplémentaire, ce qui accroît les coûts et limite l'évolutivité. À l'inverse, un système AR automatisé évolue naturellement avec votre entreprise et traite des charges de travail accrues sans qu'il soit nécessaire d'embaucher davantage de personnel. Des tâches telles que la facturation, le recouvrement, le rapprochement et la génération de rapports sont automatisées, ce qui libère votre équipe pour qu'elle puisse se concentrer sur des activités stratégiques à valeur ajoutée.
Surmonter les défis de l'AR grâce à l'automatisation
Les défis liés à l'AR, qu'il s'agisse de garantir l'exactitude des données ou de gérer efficacement le recouvrement, peuvent sembler intimidants. Cependant, avec les bonnes stratégies et les bons outils, ces défis deviennent des opportunités de croissance. L'automatisation de vos processus AR permet non seulement de réduire les erreurs et de gagner du temps, mais aussi de faire évoluer efficacement votre entreprise et d'améliorer ses résultats.
En adoptant l'automatisation, votre équipe AR peut délaisser les tâches monotones pour se consacrer à des activités plus stratégiques, améliorer la santé financière de l'entreprise et renforcer les relations avec les clients.
Pourquoi les leaders du secteur adoptent l'automatisation de l'AR
Les logiciels d’automatisation des créances clients protègent vos revenus et, par la même occasion, vos résultats — mais surtout, ils peuvent vous épargner un travail manuel et contribuer à préserver la confiance dans vos relations professionnelles.
Par exemple, le fait qu’un client ne voie pas la notification d’un paiement par carte bancaire refusé parce que sa boîte de réception est encombrée de factures de relance se traduit directement par une perte de revenus. Et soyons réalistes : vous ne voulez pas perdre votre temps à relancer de petits comptes alors que vos efforts seraient bien mieux employés ailleurs.
Les entreprises qui affichent un solde important de créances clients supportent également des coûts de détention plus élevés. Le coût de détention des créances clients correspond au coût d’opportunité lié au fait de ne pas disposer des liquidités que vous avez déjà gagnées, ainsi qu’au coût de gestion des créances clients.
Utiliser l’automatisation des créances clients pour générer automatiquement des factures, envoyer des rappels de paiement aux clients, recueillir les informations de paiement afin de débiter automatiquement les moyens de paiement enregistrés et rationaliser le processus de recouvrement peut se traduire par des économies significatives et une réduction des créances irrécouvrables. De plus, cela vous permet de concentrer vos efforts sur les véritables mauvais payeurs.
Avantages de l’automatisation des créances clients
J’ai abordé de nombreuses raisons, mais allons à l’essentiel. Voici les principaux avantages de la mise en place de systèmes automatisés de gestion des créances clients :
Rapidité, efficacité et praticité
L’automatisation des créances clients améliore la rapidité, l’efficacité et la précision, car le système peut générer automatiquement les factures et les envoyer aux clients.
Les factures automatisées peuvent notamment accélérer le processus de facturation pour les entreprises qui facturent en fonction d’autres facteurs, comme la consommation. Un système automatisé de gestion des créances clients peut calculer la consommation plus rapidement et avec une plus grande précision.
La génération et l’envoi automatiques des factures garantissent qu’elles parviennent plus rapidement à vos clients. Cela contribue à réduire le DSO et vous met en valeur, car votre conseil d’administration et votre directeur général verront davantage de fonds de roulement au bilan.
Ce n’est pas seulement votre confort
L’automatisation des créances clients est également avantageuse pour vos clients. Proposer la gestion des créances clients ne permet pas seulement d’élargir les possibilités de paiement en leur permettant de payer en plusieurs fois, mais aussi d’utiliser leurs méthodes préférées, comme la carte bancaire et les virements bancaires ACH.
Bien qu’ils nécessitent un peu plus d’efforts de mise en place, puisqu’ils requièrent quelques informations bancaires, les virements ACH vous permettent également d’économiser davantage sur vos transactions, car les prestataires de paiement facturent généralement moins ce type d’opération.
Une fois les informations configurées par ACH ou par carte bancaire, vos clients peuvent les enregistrer et ne plus s’en soucier : ils n’ont plus besoin de saisir manuellement les informations de leur carte bancaire ou de leur compte ACH pour chaque paiement échelonné — autrement dit… les paiements arrivent automatiquement, à temps. Idéal, non ?
Réduit le risque d’erreur humaine
Les erreurs de facturation peuvent être embarrassantes. Cela dit, la facturation est un processus répétitif sujet à des erreurs telles que les fautes de frappe, les doublons et les omissions.
Les systèmes de gestion des créances clients réduisent le risque d’erreur humaine, car ils extraient les informations des bases de données pour renseigner les factures avec les détails des produits et des prix. Le système rapproche également automatiquement les factures des bons de commande.
Ces fonctionnalités contribuent à éviter des échanges embarrassants avec les clients.
Prévision des flux de trésorerie
La gestion des flux de trésorerie figure parmi les principales priorités des directeurs financiers, en particulier dans les entreprises SaaS en phase de démarrage et à forte croissance.
Les systèmes d’automatisation des créances clients accélèrent le processus allant de la facture à l’encaissement. Des paiements plus rapides se traduisent par davantage de liquidités. Ils aident également les directeurs financiers à prévoir les flux de trésorerie, ce qui leur permet de maintenir un niveau optimal de fonds de roulement et d’améliorer la gestion du crédit.
Par exemple, selon l’Banque EXIM des États-Unis, les clients d’Afrique du Sud, du Mexique et d’Australie paient en moyenne avec 26 jours de retard, tandis que les clients américains paient leurs factures avec sept jours de retard en moyenne. Vous devrez donc accorder davantage d’attention à ces clients afin d’optimiser vos flux de trésorerie. Votre logiciel d’automatisation des créances clients peut vous aider à suivre les flux de trésorerie et les paiements des clients par pays.
Vous pourrez analyser les habitudes d’encaissement et identifier à l’avance une insuffisance de trésorerie, afin de prendre les mesures nécessaires pour l’éviter.
Rapports et tableaux de bord pertinents
Les systèmes de gestion des créances clients génèrent des rapports et fournissent des tableaux de bord qui synthétisent les informations clés concernant vos créances clients. Selon vos préférences, les rapports et les tableaux de bord peuvent résumer les détails essentiels du processus allant de la facture à l’encaissement.
Par exemple, le tableau de bord peut aider à suivre les rapports d’ancienneté des créances, la rotation des créances clients et le DSO. Les rapports peuvent contenir des informations plus détaillées sur les habitudes de recouvrement des paiements, les raisons des retards de paiement et les taux d’erreur.
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Une meilleure sécurité et conformité
La sécurité est essentielle lors du traitement des données clients confidentielles et de la gestion des paiements. Les factures papier et les e-mails sont vulnérables aux failles de sécurité et à la fraude. C'est encore plus vrai pour les équipes distribuées.
Vous devez également conserver les données pour les audits futurs et vous conformer aux réglementations locales, telles que celles relatives à la taxe de vente et à la facturation électronique. Par ailleurs, votre État peut avoir mis en place des réglementations spécifiques en matière de données auxquelles vous devez vous conformer.
L'automatisation de l'AR garantit le chiffrement de bout en bout des données des clients et des autres données lorsqu'elles sont transmises à un autre membre de l'équipe. De plus, les systèmes d'automatisation de l'AR utilisent un processus standardisé dans lequel les données sont archivées et stockées en toute sécurité pour les audits futurs.
Mettre en œuvre une solution d'automatisation des comptes clients
Voici quelques questions à vous poser sur les besoins de votre équipe, ainsi que quelques conseils pour vous aider à démarrer.
Bonnes pratiques et conseils pratiques
- Évaluez vos besoins : identifiez les points faibles de votre processus actuel d'AR afin de déterminer les fonctionnalités dont vous avez le plus besoin dans les outils d'automatisation.
- Choisissez le logiciel adapté : évaluez les solutions d'automatisation de l'AR en fonction de leurs capacités d'intégration, de leur évolutivité et de leur convivialité.
- Garantissez l'exactitude des données : nettoyez les données clients et assurez-vous que tous les dossiers sont à jour avant la mise en œuvre.
- Formez votre équipe : dispensez une formation approfondie aux employés afin de garantir une adoption fluide et de réduire les résistances.
- Surveillez et optimisez : examinez régulièrement les indicateurs de l'AR afin d'identifier les points à améliorer et d'optimiser les processus en conséquence.
- Tirez parti de l'IA et de l'apprentissage automatique : utilisez l'IA pour l'analyse prédictive et l'amélioration de l'évaluation du risque de crédit. Par exemple, l'IA peut aider à détecter les anomalies dans vos processus d'AR sur la base de données historiques, afin que vous n'ayez pas à surveiller constamment les fraudes.
- Alternatives aux outils d'automatisation : si vous n'êtes pas prêt à investir dans un outil d'automatisation complet et que vous êtes prêt à consacrer du temps à la configuration de flux de travail, vous pouvez automatiser les comptes clients à l'aide d'outils d'automatisation sans code tels que Zapier. Les intégrations peuvent toutefois poser problème : Zapier peut ne pas s'intégrer à tous vos outils professionnels, ce qui signifie que vous ne pourrez pas automatiser certains processus. Si vous ne disposez pas d'une équipe technique solide ou si vous ne souhaitez pas que votre équipe technique consacre du temps à la configuration de flux de travail Zapier, un système d'automatisation de l'AR est votre meilleure option.
La mise en œuvre de ces bonnes pratiques aidera votre équipe à maximiser les avantages de l'automatisation de l'AR, à améliorer les flux de trésorerie et à réduire les erreurs, tout en garantissant la transition la plus fluide possible.
Donnez les moyens d'agir à votre équipe et mettez en place l'automatisation des comptes clients
Réduisez les coûts, augmentez vos revenus réalisés et gérez automatiquement les tâches fastidieuses comme la facturation et l'envoi de rappels de paiement en mettant dès aujourd'hui en place l'automatisation des comptes clients.
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