Rapports ERP : comment se concentrer sur les données les plus utiles

Ces rapports sont conçus pour présenter les principales données ERP liées aux indicateurs clés de performance (KPI) et aux autres tendances importantes identifiées au moyen de vos solutions ERP. Par exemple, les directeurs financiers (CFO) utilisent souvent les rapports ERP pour identifier les tendances financières qui vont au-delà des informations générales fournies par un compte de résultat ou un bilan. 

Le reporting ERP peut fournir des informations plus détaillées sur les tendances récentes liées aux revenus ou aux dépenses, et peut être utilisé par le directeur financier pour établir des prévisions financières fondées sur les conditions actuelles de l’entreprise.

Avantages d’un reporting ERP approprié

Disposer de davantage d’informations est toujours une bonne chose. Mais la manière dont vous utilisez ces informations peut faire toute la différence.

Les informations tirées des données par une stratégie de reporting ERP bien conçue peuvent aider votre entreprise à réduire les coûts inutiles et autres inefficacités qui passeraient autrement inaperçus au sein de votre organisation. Voici quatre façons dont l’ERP peut bénéficier à toute entreprise :

1. Des données centralisées constituant une source unique de vérité

Lorsqu’un système ERP est correctement mis en œuvre, il centralise toutes les données de l’organisation dans un référentiel centralisé. Le reporting ERP peut alors utiliser ces informations pour créer des rapports à partir de données exactes, offrant ainsi un reporting complet qui n’est pas perturbé par des silos de données ou des données contradictoires provenant de différents services.

Plutôt que de trier des montagnes de données, un directeur financier pourrait utiliser les informations ERP pour évaluer rapidement et précisément les dépenses, les informations relatives à la génération de revenus et d’autres points de données financières dans l’ensemble de l’organisation.

2. Audit et reporting automatisés de la conformité

À mesure que les organisations se développent, garantir leur conformité peut devenir extrêmement chronophage. Si vous disposez d’un système solide de reporting ERP, cette charge est considérablement réduite.

Les systèmes de reporting ERP peuvent utiliser des enregistrements vérifiables et un reporting automatisé fondé sur des règles pour veiller à ce que la conformité soit étroitement surveillée et contrôlée. 

Dans un secteur tel que l’industrie manufacturière ou l’aviation, où la gestion de la main-d’œuvre peut être strictement réglementée pour des raisons de sécurité, le reporting ERP peut générer des journaux d’activité automatisés qui documentent cette activité et alertent l’organisation d’éventuels cas de non-conformité.

3. Des informations en temps réel

Les données générées par un système ERP peuvent être recueillies dans un emplacement centralisé et traitées en temps réel au moyen de tableaux de bord de reporting. Les niveaux de stock, la consommation d’énergie et la production manufacturière ne sont que quelques exemples de domaines dans lesquels les organisations peuvent utiliser des informations à jour pour orienter leurs décisions commerciales.

Une consommation d’énergie élevée peut inciter l’organisation à réduire son activité et à rechercher la cause possible de cette augmentation, mais, bien entendu, vous ne changerez rien si personne n’en est informé.

4. Des économies à long terme

Les rapports ERP peuvent générer des informations et soutenir des prévisions stratégiques qui aident les dirigeants à mieux utiliser et gérer leurs ressources internes. 

La main-d’œuvre, la consommation d’énergie, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et les flux de travail peuvent tous bénéficier d’une meilleure gestion et d’une optimisation rendues possibles par le reporting ERP. Les dirigeants peuvent examiner l’ensemble de l’organisation afin d’identifier et de résoudre les opérations inefficaces, les dépenses disproportionnées et les autres formes de gaspillage.

Au fil du temps, le reporting ERP peut aider votre organisation à réaliser des dépenses plus rentables, à améliorer ses marges bénéficiaires et à assurer la pérennité de ses opérations.

Qui participe au processus de reporting ERP ?

Du personnel chargé des rapports aux décideurs, un système de reporting ERP performant nécessite la participation et l’adhésion de plusieurs rôles clés.

Voici l’équipe que vous devez réunir pour tirer pleinement parti du reporting ERP au sein de votre organisation :

Responsable du reporting ERP (cadre dirigeant)

Cette personne — qui est souvent le CFO, mais peut également être un chef de projet spécial désigné par le CFO — est le principal responsable du système de reporting ERP. La personne qui occupe ce rôle définit les objectifs stratégiques du système de reporting, supervise directement les analystes et communique avec les dirigeants afin de les guider dans l’interprétation des rapports. 

Au fil du temps, cette personne sera également chargée d’adapter la stratégie de reporting ERP en fonction des besoins de l’organisation.

Rejoignez notre communauté

Rejoignez le collectif de CFO tech le plus innovant d'Amérique du Nord.

Get Free Access

Have an account? Log In

Direction générale (comité exécutif)

Les dirigeants du comité exécutif participeront directement à l’évaluation des rapports ERP et intégreront ces informations à leurs prises de décision stratégiques. Ils collaboreront également avec le responsable du système de reporting pour définir les KPI et préciser l’objectif des rapports ERP. 

Analyste de données ERP

Les analystes travaillent au cœur du reporting ERP, en veillant à ce que les données soient correctement partagées avec les outils de reporting, puis converties en rapports lisibles. Ce rôle participe activement à la création des rapports utilisés par les dirigeants et les autres parties prenantes.

Ces analystes doivent comprendre les objectifs du reporting ERP, en commençant par les points de données qui sont prioritaires au sein de votre organisation.

Support informatique

Selon les besoins liés aux logiciels, à la sécurité et aux autres aspects informatiques, plusieurs membres du personnel informatique peuvent participer à la mise en place et à la maintenance du système de reporting ERP. Ces personnes joueront un rôle plus important dans la mise en place du système de reporting et la configuration de tous les logiciels et outils afin d’extraire et de traiter correctement les données ERP. 

Utilisateurs finaux

Si les dirigeants utilisent les rapports ERP pour orienter les prises de décision stratégiques, de nombreux rôles au sein d’une organisation peuvent consulter régulièrement ces rapports afin d’éclairer leurs activités quotidiennes.

• Les professionnels de la chaîne d’approvisionnement peuvent utiliser les rapports ERP pour surveiller et gérer les chaînes d’approvisionnement de l’entreprise. 
• Les responsables de production peuvent utiliser les rapports pour surveiller les conditions de travail, notamment la consommation d’énergie et la sécurité sur le lieu de travail. 
• Les professionnels de la conformité, y compris les organismes de réglementation externes, peuvent consulter les audits afin d’évaluer la conformité à différentes réglementations.

Comment élaborer une stratégie de reporting ERP

Vous comprenez les objectifs et avez identifié les rôles clés nécessaires à votre stratégie de reporting. Il est maintenant temps d’examiner des conseils pratiques pour mettre en place un processus de reporting ERP efficace.

Voici ce que vous devez faire :

1. Définir les KPI et autres objectifs

Un périmètre restreint produira les meilleurs résultats, surtout lorsque vous commencez à mettre en place votre stratégie de reporting ERP. 

Identifiez clairement les KPI et les autres objectifs que vous souhaitez viser grâce à vos rapports ERP, et assurez-vous de bien comprendre comment ces indicateurs s’intégreront à votre stratégie globale d’entreprise.

Orienter votre organisation vers une meilleure maîtrise des coûts

Supposons que votre organisation souhaite améliorer sa maîtrise des coûts, en particulier face à une conjoncture économique de plus en plus difficile. Le reporting ERP constitue un excellent moyen d’y parvenir, à condition que cet objectif guide votre stratégie. 

Communiquez avec toutes les parties prenantes afin de garantir leur alignement sur cet objectif, et concentrez-vous sur l’extraction de données et de tendances pertinentes pour l’atteindre.

2. Définir les attentes en matière de participation des parties prenantes

Donnez à vos parties prenantes les moyens de réussir — et assurez-vous que chacun comprend l’importance de son rôle. Chaque partie prenante doit comprendre clairement comment elle contribue à la réussite du système de reporting et savoir exactement ce qu’elle doit faire.

Devenir le chef d’orchestre

Travaillez directement avec chaque partie prenante afin de définir des attentes claires concernant le calendrier de ses obligations et la fréquence des communications. 

Dans la plupart des cas, ces attentes devront également être conciliées avec les responsabilités existantes. Il est donc important de définir des attentes réalistes tout au long du processus.

3. Choisir et intégrer un outil de reporting ERP

Certaines plateformes ERP proposent déjà les outils dont vous avez besoin pour créer un système de reporting ERP. Dans d'autres cas, vous pouvez choisir un outil de reporting externe.

Garantir une intégration logicielle fluide

Si vous souhaitez connecter un outil de reporting à votre ERP existant, votre personnel informatique devra s'assurer que cet outil est correctement intégré et configuré avec votre plateforme ERP actuelle. Travaillez avec votre personnel informatique pour valider cette intégration avant d'aller plus loin dans le processus.

4. Valider les données et votre processus d'extraction des données

Des données de qualité constituent le fondement d'une solide stratégie d'analyse ERP. Vos analystes chargés du reporting doivent soumettre le système de reporting à une batterie de tests — c'est-à-dire un processus de validation et de nettoyage des données, ainsi que d'autres tests pertinents — afin de s'assurer que votre système est configuré pour collecter et traiter correctement les données ERP.

Mettre de l'ordre dans la gouvernance et la propriété des données

Le processus de validation peut faire apparaître des problèmes liés à la propriété et à la gouvernance des données qui doivent être résolus avant la mise en service du système de reporting ERP. Travaillez avec l'équipe d'analyse pour identifier ces problèmes et clarifier au préalable toute question de propriété, afin de garantir que toutes vos données ERP  sont validées, exactes et fiables.

5. Élaborer des modèles de rapports

Accélérez le rendu et la diffusion des rapports en créant des modèles dans lesquels les données ERP extraites peuvent être facilement importées et présentées sous un format visuel. Cela sera particulièrement utile lors de la création de rapports devant être consultés en temps réel ou générés par un déclencheur automatisé.

Visualisation des données pour les prévisions financières

Un modèle de rapport peut être un excellent moyen d'intégrer les données les plus récentes sur les performances financières dans un rapport de prévisions alimenté par l'ERP. Ce modèle peut continuer à être mis à jour au fil du temps, à mesure que de nouveaux chiffres deviennent disponibles. 

6. Prévoir des itérations et une optimisation au fil du temps

Les objectifs et les besoins en matière de reporting ERP évolueront presque certainement à mesure que votre entreprise se développera. De même, les parties prenantes peuvent identifier de meilleures approches pour évaluer l'ERP en fonction de vos objectifs de reporting établis. 

Prévoir une amélioration continue

Dans l'un ou l'autre des scénarios mentionnés ci-dessus, les entreprises doivent pouvoir adapter leur système de reporting au fil du temps en fonction de l'évolution de leurs besoins et de leurs objectifs. 

En intégrant ce principe à votre stratégie dès le départ, vous pouvez expliquer aux parties prenantes que le reporting ERP n'est jamais un produit fini. Surveillez l'utilité de vos rapports ERP et travaillez avec les parties prenantes pour optimiser continuellement votre stratégie de reporting.

Quand modifier votre stratégie de reporting

Les petits ajustements de votre stratégie de reporting sont faciles à mettre en œuvre. Mais compte tenu des efforts nécessaires pour modifier les objectifs de reporting, ajuster les priorités en matière de données, reconfigurer les intégrations de reporting et modifier les modèles de rapports… les changements majeurs apportés à votre stratégie de reporting ERP sont souvent exigeants et chronophages.

Si vous essayez de définir précisément le processus de reporting avant la mise en place de votre système…

1. Bravo à vous. Vous êtes bien plus organisé que la plupart des gens !
2. Trouvez un partenaire de mise en œuvre ERP qui puisse vous aider à établir une bonne stratégie de reporting dès le départ.

Si vous avez déjà configuré votre système, un consultant ERP peut vous aider à déterminer si des modifications de la stratégie de reporting sont nécessaires et vous aider à les mettre en œuvre de la manière la plus efficace possible en termes de coûts et de temps. En général, il convient d'envisager des modifications de la stratégie de reporting si un ou plusieurs des événements suivants se produisent :

• Vous modifiez l’objectif organisationnel de votre stratégie de reporting ERP ;
• Votre entreprise connaît des changements importants au niveau des technologies métier, des canaux de reporting des données et/ou des exigences en matière de reporting ;
• Vous êtes soumis à de nouvelles exigences réglementaires en matière de reporting ;
• Votre entreprise fait l’objet d’une restructuration organisationnelle.

Les principales erreurs de reporting ERP à éviter

Avant de vous lancer dans la création d’une stratégie de reporting ERP pour votre entreprise, voici un aperçu rapide des pièges les plus courants à éviter au cours de ce processus :

1. Voir trop grand

La grande quantité de données proposée par les systèmes ERP oblige les organisations à faire preuve de sélectivité lorsqu’elles déterminent les données à prioriser dans leur reporting. Si vous essayez de couvrir un périmètre trop large, vous risquez de produire un reporting de données trop volumineux et trop varié, qui manquerait de direction et ne serait pas viable.

Utilisez vos objectifs de reporting pour limiter votre champ d’action aux données les plus pertinentes possible. À mesure que votre stratégie de reporting mûrit et que toutes les parties prenantes se familiarisent avec ce processus, vous pourrez réévaluer l’opportunité d’étendre votre reporting afin d’intégrer des sources de données supplémentaires.

2. Créer des rapports à partir de données de mauvaise qualité

Le processus de validation des données est essentiel pour garantir que les données ERP sont exactes et utiles. Les incohérences, les lacunes dans les données et les autres problèmes de qualité limiteront fortement la valeur de vos rapports. Il est donc impératif de tout mettre en place correctement dès le départ.

3. Ne pas former les parties prenantes à leurs rôles

Les bonnes parties prenantes doivent être identifiées, mais elles doivent également être correctement formées à l’exercice de leurs rôles. 

Pour les dirigeants, cela signifie leur expliquer comment définir des objectifs et utiliser les données pour éclairer la prise de décision. Pour les utilisateurs finaux, cela signifie fournir une formation adéquate sur tout logiciel ERP, d’Acumatica à Sage, qu’ils sont censés utiliser lorsqu’ils intègrent le reporting à leurs tâches. 

4. Créer des rapports à partir de données qui n’appartiennent pas à votre entreprise

Si vos données ERP contiennent des données appartenant à une autre entité, vous pourriez engager la responsabilité de l’entreprise en les incluant dans vos propres rapports. 

Un solide programme de gouvernance des données peut contribuer à clarifier les questions de propriété des données et à éviter ce problème.

Bien démarrer le reporting ERP

La réussite d’une stratégie de reporting ERP dépend largement des efforts consacrés à l’élaboration d’une stratégie et à la mise en œuvre d’un cadre de reporting continu au sein de votre organisation. 

Les directeurs financiers doivent faire preuve de rigueur tout au long du processus d’élaboration de ce programme. Faites vos recherches avant de lancer cette initiative afin de garantir un démarrage solide. Si vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement expert, faites appel à un consultant ERP pour vous aider à mettre en œuvre ce programme.

Abonnez-vous pour recevoir davantage d’informations sur les ERP

Prêt à renforcer vos compétences de responsable financier et d’expert ERP ? Abonnez-vous à notre newsletter pour recevoir les conseils, guides et analyses d’experts de la part de dirigeants financiers qui façonnent le secteur technologique.