Prepararsi all’ERP: La tua lista di controllo pre-implementazione
Congratulazioni per aver deciso di ottimizzare le operazioni aziendali con un sistema di pianificazione delle risorse d'impresa: è un ottimo primo passo. Ora è il momento di assicurarsi che la tua azienda sia pronta per l’ERP.
Ecco cosa c’è da sapere per prepararsi all’implementazione di un sistema ERP, completa di una checklist per verificare la propria preparazione.
Cosa significa essere pronti per l’ERP?
Quando si è “pronti per l’ERP”, significa che si è completamente preparati per installare e utilizzare un sistema ERP nella propria organizzazione. In particolare, essere pronti per l’ERP significa aver completato una valutazione di preparazione ERP e stabilito di essere pronti per l’implementazione del sistema.
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Una valutazione di preparazione ERP analizza lo stato attuale della tua azienda, aiutandoti a identificare i cambiamenti da apportare prima di implementare un sistema ERP. Una valutazione di preparazione prende in considerazione:
- Le sfide che la tua azienda sta affrontando
- Se un sistema ERP aiuterà ad affrontare queste sfide
- Se la tua azienda è pronta a implementare un sistema ERP; in caso contrario, cosa è necessario cambiare per essere pronti
I sistemi ERP sono ottimi per aumentare l’efficienza di un’organizzazione, ma è necessario assicurarsi che la propria azienda abbia le risorse umane, finanziarie e tecnologiche adatte per accogliere questo nuovo sistema ERP.
Come disse il famoso inventore del telefono: “Prima di tutto, la preparazione è la chiave del successo”.
Perché è importante la preparazione all’ERP?
Ci sono diversi vantaggi nel effettuare una valutazione di preparazione ERP. Infatti, la preparazione all’ERP dovrebbe essere il primo passo della tua strategia ERP se vuoi superare il processo senza sprecare tempo, energia e—soprattutto—denaro.
Quando si dà priorità a una valutazione di preparazione ERP, si eliminano le difficoltà che il 75% delle aziende impreparate affronta, facendo chiarezza sui seguenti aspetti:
- Le sfide che ti aspetti di risolvere con un sistema ERP
- Quali sistemi diventeranno obsoleti
- Se disponi di un’infrastruttura tecnologica adeguata
- Ruoli e responsabilità dei dipendenti
- Costo totale e ROI atteso
- Possibili cause di resistenza al cambiamento
Soprattutto, una valutazione di preparazione ti aiuta a capire cosa devi cambiare per essere pronto per l’ERP prima di sprecare risorse preziose in una implementazione ERP inefficace.
Checklist per la preparazione all’ERP
È il momento di passare ai fatti: utilizza questa checklist per capire se sei pronto per implementare l’ERP, oppure se è meglio prendersi ancora un attimo.
Ecco una panoramica della checklist:
- Sfide aziendali attuali
- Obiettivi e finalità dell’implementazione
- Risorse organizzative
- Preparazione del team
- Preparazione alla migrazione dei dati
- Se coinvolgere un consulente ERP
1. Comprendere le sfide attuali della tua azienda
Prima di tutto, è fondamentale capire se stai cercando di risolvere i giusti problemi implementando una soluzione ERP. Così come una macchina sportiva (di solito) non risolve una crisi di mezza età, anche i sistemi ERP non sono soluzioni miracolose.
Alcuni dei problemi più comuni che i sistemi ERP possono aiutare a risolvere includono:
- Gestione finanziaria inefficace
- Mancanza di dati adeguati per prendere decisioni
- Troppo lavoro manuale
- Spostamento inefficace delle forniture nella tua catena di approvvigionamento
- Poca coordinazione tra i vari reparti
- Incapacità di espandere le operazioni aziendali
- Funzionalità insoddisfacente dei sistemi esistenti
- Ritardi nella reportistica in tempo reale
- Gestione incoerente delle relazioni con i clienti
2. Definisci i tuoi obiettivi e traguardi
Se vuoi che la tua strategia di implementazione ERP abbia successo, devi definire chiaramente gli obiettivi e le finalità aziendali.
Se hai dedicato del tempo per comprendere davvero le sfide che la tua azienda potrebbe risolvere con un sistema ERP—come suggerito nel primo passo—hai già concluso la tua parte.
La realtà, però, è che: questo passaggio non può essere eseguito in isolamento. Tutti i decisori rilevanti devono partecipare alla definizione degli obiettivi e dei traguardi del tuo sistema ERP, per ridurre al minimo il tempo dedicato a discussioni e modifiche successive.
Per semplificare le cose, chiedi alle parti interessate di compilare il seguente questionario:
| Assegnazione | Risposta |
| Quali sono i principali obiettivi e traguardi che vuoi raggiungere con un sistema ERP? | |
| Quali sono i principali risultati che vuoi ottenere dall'implementazione dell'ERP? | |
| Tutti gli stakeholder sono consapevoli delle aspettative della strategia di implementazione ERP? | |
| Tutti gli stakeholder comprendono e concordano con gli obiettivi e i risultati attesi? | |
| Quanto tempo richiederà la strategia? |
Quando tutti avranno svolto i loro compiti, riunitevi per discutere gli obiettivi. Quando tutti saranno allineati, potrai determinare il tipo di sistema ERP più adatto a te, per poi procedere allo step successivo.
3. Considera il tuo budget e le risorse
Valuta se hai risorse adeguate per supportare questo progetto ERP.
Ad esempio, se nel team di implementazione ci sono solo 1 o 2 persone, potrebbero non riuscire a rispettare le scadenze per mancanza di tempo, e dovresti assegnare altri membri al gruppo.
E naturalmente devi anche considerare le risorse finanziarie necessarie per realizzare il progetto. Se non sei sicuro di avere, o non hai la possibilità di impegnare, abbastanza denaro per portarlo a termine, l’implementazione fallirà già in partenza.
4. Valuta la preparazione del tuo team
A questo punto, la leadership dovrebbe già essere coinvolta, quindi il tuo ruolo sarà assicurarti che tutti gli altri team e operatori interessati siano pronti ad accogliere questa nuova tecnologia.
Questo non significa che devi chiedere individualmente a ogni dipendente se è entusiasta di ricevere un nuovo sistema (puoi immaginare se davvero fosse questo il mio consiglio?).
Significa invece considerare le persone e i processi che saranno influenzati dall’implementazione e valutare come adattarsi al meglio a questi cambiamenti.
Ad esempio:
- Se utilizzi lavoratori autonomi per molte attività, considera quali documenti o video formativi dovrai preparare per metterli al passo, e chi si occuperà di produrre queste risorse.
- Se molti dipendenti saranno utenti finali del sistema ERP, valuta di organizzare un workshop di formazione formale per aggiornarli.
5. Preparati alla migrazione dei dati
Prima di installare un ERP, preparati a migrare i dati da diversi sistemi a quello nuovo.
Dovresti assegnare una persona del tuo team di implementazione ERP al ruolo di responsabile della migrazione dei dati e fargli contattare i referenti dei sistemi attuali… perché può essere una sfida.
Per evitare ritardi lato fornitore, incarica il responsabile di prendere accordi preventivi e ottenere il coinvolgimento dei fornitori in anticipo.
Per rendere la migrazione dei dati efficace, chiarisci questi punti:
- Come verranno migrati i dati—più complesso di quanto sembri, questo passaggio richiede un’attenta valutazione.
- I potenziali rischi che la tua azienda potrebbe correre a causa della migrazione, e come minimizzare la probabilità che si presentino e gestirli se si verificano.
6. Valuta se coinvolgere un consulente ERP
Se non puoi permetterti di dedicare risorse interne per garantire che l’implementazione avvenga nel modo giusto, cerca l’assistenza di un consulente ERP.
Un consulente ERP è un professionista con una conoscenza approfondita dei sistemi ERP, ed è perfettamente in grado di gestire la maggior parte di questi processi noiosi al posto tuo.
Sono una persona che preferisce fare da sé, ma persino io prenderei in considerazione di far gestire la cosa da un esperto, considerando quanti soldi (e quanta possibilità di mal di testa) ci sono in ballo qui.
Problemi da Risolvere Prima dell’Implementazione di un ERP
Alcune cose sembrano universali: la paura di aver lasciato il forno acceso, la gioia di innamorarsi, e il fatto che le aziende sembrano davvero avere difficoltà con l’implementazione dei sistemi ERP.
Questi sono 5 dei problemi più comuni che si affrontano nell’implementare un ERP che, per tua fortuna, caro lettore, sono praticamente tutti affrontati dalla checklist qui sopra.
1. Selezionare il Fornitore ERP Giusto
Prima di procedere con l’implementazione di un sistema ERP, devi scegliere un fornitore affidabile. Ma, dato che il settore ERP è molto competitivo, molti imprenditori faticano a selezionare il fornitore adatto.
Puoi risolvere questa sfida lavorando con un consulente ERP e ascoltando la sua opinione, oppure trovando un elenco dei migliori sistemi ERP sul mercato, confrontando i loro vantaggi con i tuoi obiettivi e parlando con un consulente software.
Utile, vero?
2. Budgeting Inadeguato
Secondo ERP Focus, il costo medio di implementazione di un sistema ERP è di $7200. Tuttavia, come per qualsiasi altra cosa, questa cifra può variare a seconda della dimensione della tua organizzazione.
La maggior parte delle aziende non riesce a implementare completamente i sistemi ERP dopo aver avviato il processo di implementazione. Il motivo più comune? Pianificazione del budget insufficiente.
- Passa attraverso la checklist di preparazione
- Ottieni preventivi dai fornitori
- Assicurati di aver pensato bene a ciascun passaggio del processo, e
- Metti da parte un margine per spese impreviste
3. Gestione del Progetto Inefficace
Nell’implementare un ERP, il progetto va seguito in diverse fasi. Queste fasi includono:
- Scoperta e pianificazione
- Design
- Sviluppo
- Migrazione dei dati
- Test
- Aggiornamenti post-lancio
Per portare a termine con successo le attività richieste in ogni fase, hai bisogno di un team di implementazione forte e competente—idealmente, con almeno un buon project manager all’interno.
4. Scarso Coinvolgimento dei Dipendenti nel Progetto
Un errore fondamentale che molti imprenditori commettono è non informare e coinvolgere i dipendenti durante l’implementazione dell’ERP.
In particolare, aggiorna i dipendenti rilevanti sulle funzionalità e sui benefici del nuovo sistema ERP durante il processo di pre-implementazione, e poi aiutali nella transizione e nell’adattamento al nuovo sistema.
5. Pensare che l’Implementazione sia una Questione di una Sola Volta
Pensavi di impostare il sistema e poi essere a posto per sempre? Quanto vorrei fosse così, ma la vita non è così semplice.
Come per ogni sistema, sarà necessario manutenerlo. Quando il sistema è grande come questo, serve qualcuno che si prenda davvero la responsabilità del compito.
Nomina un responsabile di prodotto per il tuo sistema ERP, poi aiutalo a collaborare con il tuo team di progetto e pianifica audit periodici per risolvere eventuali problemi e integrare nuovi moduli mentre la tua azienda si sviluppa.
Dopotutto, se non pianifichi… stai pianificando il fallimento.
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