Prepararsi all’ERP: La tua checklist pre-implementazione
Congratulazioni per aver deciso di ottimizzare le operazioni aziendali con un sistema di pianificazione delle risorse d'impresa: è un ottimo primo passo. Ora è il momento di assicurarti che la tua azienda sia pronta per l’ERP.
Ecco cosa devi sapere per prepararti all’implementazione di un sistema ERP, con tanto di checklist per verificare il tuo livello di preparazione.
Cosa significa essere ERP Ready?
Quando si è “ERP ready”, significa che si è completamente pronti per installare e utilizzare un sistema ERP nella propria organizzazione. Più precisamente, essere ERP ready vuol dire aver completato una valutazione di preparazione all’ERP e aver determinato di essere pronti per l’implementazione del sistema.
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Una valutazione di preparazione ERP analizza lo stato attuale della tua azienda, aiutandoti ad identificare i cambiamenti da apportare prima dell’implementazione. Una valutazione di preparazione prende in considerazione:
- Le sfide che la tua azienda sta affrontando
- Se un sistema ERP può aiutare a risolvere queste sfide
- Se la tua azienda è pronta a implementare un sistema ERP; in caso contrario, cosa occorre cambiare per prepararsi
I sistemi ERP sono ottimi per rendere più efficiente un'organizzazione, ma devi assicurarti che la tua azienda abbia le risorse umane, finanziarie e tecnologiche adeguate per accogliere questo nuovo sistema ERP.
Come disse il famoso inventore del telefono, “Prima di ogni altra cosa, la preparazione è la chiave del successo”.
Perché la preparazione all’ERP è importante?
Ci sono diversi vantaggi nel condurre una valutazione di preparazione ERP. In realtà, la preparazione all’ERP dovrebbe essere il primo passo nella tua strategia ERP se vuoi affrontare il processo senza sprecare tempo, energie e — forse più importante — denaro.
Quando dai priorità a una valutazione di preparazione ERP, elimini le sfide che il 75% delle aziende impreparate si trova ad affrontare, chiarendo i seguenti elementi:
- Le criticità che intendi risolvere con un sistema ERP
- Quali sistemi diventeranno obsoleti
- Se possiedi un’infrastruttura tecnologica adeguata
- Ruoli e responsabilità dei dipendenti
- Costo totale e ROI atteso
- Possibili cause di resistenza
La cosa più importante è che una valutazione di preparazione ti aiuta a stabilire ciò che devi cambiare per essere ERP ready prima di sprecare preziose risorse arenandoti con l’implementazione ERP.
Checklist di preparazione ERP
È il momento di passare all’azione: verifica con questa checklist se sei pronto per implementare o se conviene fermarsi un attimo.
Ecco un’anteprima della checklist:
- Sfide aziendali attuali
- Obiettivi e finalità dell’implementazione
- Risorse organizzative
- Preparazione del team
- Preparazione alla migrazione dei dati
- Se coinvolgere un consulente ERP
1. Comprendere le sfide attuali della tua azienda
Prima di tutto, devi capire se stai cercando di risolvere i giusti problemi implementando una soluzione ERP. Così come le auto sportive (di solito) non risolvono le crisi di mezza età, anche i sistemi ERP non sono bacchette magiche.
Alcuni dei problemi più comuni che i sistemi ERP possono aiutare a risolvere sono:
- Gestione finanziaria inefficace
- Mancanza di dati adeguati per il processo decisionale
- Troppo lavoro manuale
- Spostamento inefficiente delle forniture all'interno della catena di approvvigionamento
- Poor coordinamento tra i vari reparti
- Incapacità di scalare le operazioni aziendali
- Funzionalità carente dei sistemi esistenti
- Ritardi nella reportistica in tempo reale
- Gestione incoerente delle relazioni con i clienti
2. Definisci i tuoi obiettivi e traguardi
Per far sì che la strategia di implementazione ERP abbia successo, devi definire chiaramente gli obiettivi e i traguardi della tua azienda.
Se hai dedicato del tempo a comprendere veramente le sfide che la tua azienda potrebbe risolvere con un sistema ERP—come suggerito nel passo 1—hai già svolto la tua parte.
Ma la questione è: questo passaggio non può essere fatto da solo. Tutti i decisori rilevanti devono partecipare alla definizione degli obiettivi e dei traguardi del sistema ERP, per ridurre al minimo il tempo speso in discussioni e modifiche in futuro.
Per semplificare, chiedi ai tuoi stakeholder coinvolti di compilare il seguente questionario:
| Considerazione | Risposta |
| Quali sono i principali obiettivi e traguardi che intendi raggiungere con un sistema ERP? | |
| Quali sono i risultati principali da ottenere con l'implementazione dell'ERP? | |
| Tutti gli stakeholder sono a conoscenza delle aspettative della strategia di implementazione ERP? | |
| Tutti gli stakeholder comprendono e concordano con gli obiettivi e i risultati attesi? | |
| Quanto tempo richiederà la strategia? |
Una volta che tutti avranno svolto il loro compito, riunitevi e discutete sugli obiettivi. Quando c'è allineamento tra tutti, potrai determinare il tipo di sistema ERP più adatto a te e poi passare allo step successivo.
3. Considera il tuo budget e le tue risorse
Valuta se hai risorse adeguate a supportare questo progetto ERP.
Ad esempio, se hai solo 1 o 2 persone nel tuo team di implementazione, potrebbero non riuscire a rispettare le scadenze per mancanza di tempo, costringendoti ad assegnare altri membri al gruppo.
E, ovviamente, devi considerare le risorse finanziarie necessarie per far funzionare tutto. Se non sei sicuro di avere—o di poter impegnare—fondi sufficienti per portare a termine il progetto, l'implementazione sarebbe destinata a fallire.
4. Valuta la preparazione del tuo team
La leadership dovrebbe già essere coinvolta a questo punto, quindi il tuo compito è assicurarti che tutti gli altri team e futuri operatori siano pronti per questa nuova tecnologia.
Questo non significa che devi chiedere individualmente a ciascun collaboratore se è entusiasta di ricevere un nuovo sistema (immagina se questo fosse davvero il mio consiglio?).
Significa che devi considerare le persone e i processi che sarebbero coinvolti nell’implementazione e come adattarti al meglio a questi cambiamenti.
Ad esempio:
- Se utilizzi collaboratori esterni per molti processi, dovresti considerare i documenti/video di formazione che dovrai preparare per metterli al passo, oltre a chi li produrrà.
- Se molti dipendenti saranno utenti finali del sistema ERP, valuta di organizzare un workshop di formazione formale per metterli al passo.
5. Prepara la migrazione dei dati
Prima di installare un ERP, preparati a migrare i dati da vari sistemi a quello nuovo.
Dovresti assegnare una persona del tuo team di implementazione ERP per la gestione della migrazione dei dati e contattare i referenti dei sistemi attuali... perché può essere una bella sfida.
Per evitare ritardi dal lato fornitore, chiedi alla persona responsabile di prendere accordi in anticipo e ottenere l’appoggio dei fornitori prima del tempo.
Per rendere il processo di migrazione dei dati efficace, è importante chiarire quanto segue:
- Come avverrà la migrazione dei dati—più complicato di quanto sembri, questo passaggio richiede un’attenta valutazione.
- I potenziali rischi che l’azienda potrebbe affrontare a causa della migrazione dei dati, oltre alle modalità per ridurne la probabilità e le azioni da intraprendere nel caso si verifichino.
6. Valuta se coinvolgere un consulente ERP
Se non puoi permetterti di dedicare il personale necessario per seguire l’implementazione nel modo giusto, cerca assistenza professionale da un consulente ERP.
Un consulente ERP è un professionista con un’ampia conoscenza dei sistemi ERP, ed è ben preparato per gestire la maggior parte di questi processi tediosi al posto tuo.
Sono una persona che tende a fare tutto da solo, ma persino io valuterei di affidare tutto a un esperto, considerando quanto denaro (e quanto mal di testa potenziale) è in gioco qui.
Problemi da risolvere prima dell’implementazione dell’ERP
Alcune cose sembrano universali: la paura di lasciare il forno acceso, la gioia di innamorarsi e il fatto che le aziende sembrano davvero faticare con l’implementazione dei sistemi ERP.
Questi sono 5 dei problemi più comuni che le persone affrontano durante l’implementazione di un ERP i quali, fortunatamente per te caro lettore, sono praticamente tutti affrontati dalla checklist sopra.
1. Selezionare il fornitore ERP giusto
Prima di procedere con l’implementazione di un sistema ERP, devi scegliere un fornitore affidabile. Tuttavia, poiché l’ambito ERP è molto competitivo, molti imprenditori faticano a selezionare il fornitore giusto.
Puoi risolvere questa sfida collaborando con un consulente ERP e raccogliendo la sua opinione, oppure trovando una lista dei migliori sistemi ERP sul mercato, confrontando i loro vantaggi con i tuoi obiettivi e consultando un consulente software.
Utile, vero?
2. Budgeting inadeguato
Secondo ERP Focus, la media del costo d’implementazione di un sistema ERP è di $7200. Tuttavia, come per qualsiasi altra cosa, questa cifra può variare a seconda delle dimensioni della tua azienda.
La maggior parte delle aziende non riesce a completare l’implementazione dei sistemi ERP dopo aver avviato il processo. Il motivo più comune? Una pianificazione del budget inadeguata.
- Passa attraverso la checklist di preparazione
- Richiedi preventivi ai fornitori
- Assicurati di aver considerato ogni fase del processo, e
- Metti da parte una riserva per spese impreviste
3. Cattiva gestione del progetto
Quando implementi un ERP, devi suddividere il progetto in diverse fasi. Queste fasi includono:
- Scoperta e pianificazione
- Progettazione
- Sviluppo
- Migrazione dei dati
- Test
- Aggiornamenti post-lancio
Per portare a termine con successo le attività richieste in ogni fase, serve un team di implementazione forte e competente — auspicabilmente con almeno un buon project manager nel gruppo.
4. Scarso coinvolgimento dei dipendenti nel progetto
Un errore fondamentale che molti imprenditori commettono è non aggiornare e coinvolgere i dipendenti durante l’implementazione dell’ERP.
In particolare, informa i dipendenti interessati sulle funzionalità e sui vantaggi del nuovo sistema ERP durante la fase pre-implementazione, poi aiutali nella transizione e nell’adattamento al nuovo sistema.
5. Pensare che l’implementazione sia una tantum
Pensavi di configurare il sistema una volta per tutte e dimenticartene? Per quanto mi piacerebbe che fosse così, la realtà non è così semplice.
Come per qualsiasi sistema, vorrai mantenerlo vivo. Quando il sistema è di queste dimensioni, serve qualcuno che si prenda davvero la responsabilità.
Nomina un responsabile di prodotto per il tuo sistema ERP, poi aiutalo a collaborare con il team di progetto e pianificate audit periodici per risolvere eventuali problemi e integrare nuovi moduli man mano che la tua azienda cresce.
Dopotutto, se non pianifichi... pianifichi il fallimento.
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