Reportistica ERP: Come Concentrarsi Sui Dati Più Utili
I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) contengono enormi quantità di dati preziosi raccolti in una vasta gamma di funzioni e dipartimenti aziendali, tra cui finanza, operazioni, marketing, risorse umane e altro ancora. Tuttavia, questa business intelligence è utile solo se disponi di un solido processo di reporting ERP in grado di estrarre, organizzare e presentare questi dati per informare e migliorare i processi decisionali.
Da buone pratiche a errori comuni da evitare, continua a leggere per scoprire come sviluppare una solida strategia di reporting ERP.
Cos'è il reporting ERP?
Il reporting ERP è un processo in cui i dati provenienti dal database ERP dell’organizzazione vengono estratti, elaborati e presentati attraverso grafici, tabelle ed altri strumenti di reporting facilmente comprensibili dai principali decisori e stakeholder dell’organizzazione.
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Questi report sono progettati per presentare i dati chiave dell’ERP relativi agli indicatori chiave di performance (KPI) e ad altre tendenze importanti identificate tramite le soluzioni ERP. Ad esempio, i Chief Financial Officer (CFO) spesso utilizzano i report ERP per individuare tendenze finanziarie che vanno oltre gli approfondimenti di alto livello di un conto economico o di uno stato patrimoniale.
Il reporting ERP può fornire approfondimenti più dettagliati su tendenze recenti relative a ricavi o spese, ed essere utilizzato dal CFO per produrre previsioni finanziarie basate sulle condizioni aziendali attuali.
Vantaggi di un reporting ERP adeguato
Avere più informazioni è sempre positivo. Ma il modo in cui le utilizzi può fare davvero la differenza.
Le intuizioni fornite da una strategia di reporting ERP ben progettata possono aiutare la tua azienda a ridurre costi inutili e altre inefficienze che altrimenti passerebbero inosservate. Ecco quattro modi in cui l’ERP può portare vantaggi a qualsiasi organizzazione:
1. Fonte di dati centralizzata, unica e attendibile
Quando un sistema ERP è implementato correttamente, centralizza tutti i dati aziendali in un unico repository. Il reporting ERP può quindi utilizzare queste informazioni per costruire report basati su dati accurati, fornendo reportistica completa non ostacolata da silos informativi o dati contrastanti tra diversi dipartimenti.
Invece di dover cercare tra montagne di dati, un CFO può sfruttare le informazioni dell’ERP per valutare rapidamente e con precisione le spese, raccogliere informazioni sui ricavi e altri dati finanziari da tutta l’azienda.
2. Audit e reporting di conformità automatizzati
Con la crescita dell’azienda, garantire la conformità può diventare un’attività estremamente dispendiosa in termini di tempo. Se disponi di un solido sistema di reporting ERP, quest’onere si riduce in modo significativo.
I sistemi di reporting ERP possono sfruttare registrazioni verificabili e reporting automatico basato su regole per garantire che la conformità sia monitorata e controllata in modo rigoroso.
In settori come la produzione o l’aviazione, dove la gestione della forza lavoro può essere strettamente regolamentata per motivi di sicurezza, il reporting ERP può generare registri automatici di attività che documentano tali attività e avvisano l’organizzazione di possibili casi di non conformità.
3. Approfondimenti in tempo reale
I dati generati da un sistema ERP possono essere raccolti in una posizione centralizzata ed elaborati tramite dashboard di reporting in tempo reale. I livelli di inventario, il consumo energetico e la produzione manifatturiera sono solo alcuni esempi in cui le aziende possono utilizzare informazioni aggiornate per orientare le loro decisioni di business.
Un elevato consumo di energia può indurre l’azienda a ridurre l’attività e analizzare le possibili cause di tale aumento ma, ovviamente, non cambierà nulla se nessuno è a conoscenza della situazione.
4. Risparmi sui costi a lungo termine
I report ERP possono generare approfondimenti e supportare la pianificazione strategica che aiuta i leader aziendali a gestire e utilizzare meglio le risorse interne.
La forza lavoro, l’utilizzo dell’energia, la gestione della supply chain e i flussi di lavoro possono tutti beneficiare di una gestione e ottimizzazione migliori permessi dalla reportistica ERP. I leader possono analizzare l’intera azienda per individuare e affrontare inefficienze operative, spese eccessive e altre forme di spreco.
Nel tempo, il reporting ERP può aiutare la tua organizzazione a raggiungere una maggiore efficienza nei costi che migliora i margini di profitto e consente un’operatività sostenibile.
Chi è Coinvolto nel Processo di Reporting ERP?
Dal personale operativo addetto alla creazione dei report fino ai decisori, un sistema di reporting ERP efficace richiede il coinvolgimento e l’impegno di alcuni ruoli chiave.
Ecco il team da riunire per ottenere il massimo valore dal reporting ERP all’interno della tua organizzazione:
Responsabile del Reporting ERP (Dirigente Responsabile)
Questa figura—spesso il CFO, ma talvolta anche un project manager designato dal CFO stesso—è il responsabile della gestione del sistema di reporting ERP. Chi ricopre questo ruolo definisce gli obiettivi strategici del sistema di reporting, supervisiona direttamente gli analisti e comunica con i vertici aziendali per fornire linee guida sull’interpretazione dei report.
Nel tempo, questa persona sarà anche responsabile di adattare la strategia di reporting ERP in risposta alle esigenze dell'organizzazione.
Leadership Esecutiva (C-Suite)
I membri del C-Suite saranno coinvolti direttamente nella valutazione dei report ERP e nell’integrazione di questi dati nelle decisioni strategiche. Collaboreranno inoltre con il responsabile del sistema di reporting per definire i KPI e l’obiettivo dei report ERP.
Analista Dati ERP
Gli analisti lavorano in prima linea sul reporting ERP, assicurandosi che i dati vengano correttamente condivisi con gli strumenti di reporting e successivamente trasformati in report comprensibili. Questo ruolo si occupa concretamente della creazione dei report utilizzati dai dirigenti e dagli altri stakeholder.
Questi analisti devono comprendere gli obiettivi del reporting ERP, a partire dai dati ritenuti prioritari all’interno della tua organizzazione.
Supporto IT
A seconda delle necessità software, della sicurezza e di altri aspetti IT, più membri del reparto IT possono essere coinvolti nell’implementazione e nella manutenzione del sistema di reporting ERP. Queste figure avranno un ruolo importante nelle fasi iniziali di configurazione del sistema e nella gestione di tutto il software e degli strumenti necessari per estrarre e processare correttamente i dati ERP.
Utenti Finali
Se è vero che i vertici aziendali utilizzeranno i report ERP per guidare le decisioni strategiche, molti altri ruoli in azienda faranno regolarmente riferimento a questi report per orientare le attività quotidiane.
- I professionisti della supply chain possono utilizzare i report ERP per monitorare e gestire le catene di fornitura dell’azienda.
- I supervisori della produzione possono usare i report per monitorare le condizioni di lavoro, tra cui il consumo energetico e la sicurezza in fabbrica.
- I professionisti della compliance, inclusi i revisori esterni, possono consultare i report di audit per verificare la conformità a varie normative.
Come Creare una Strategia di Reporting ERP
Hai compreso gli obiettivi e identificato i ruoli chiave necessari per la tua strategia di reporting. Ora è il momento di alcuni consigli pratici su come impostare un processo di reporting ERP vincente.
Ecco cosa devi fare:
1. Definisci KPI e Altri Obiettivi
Un ambito ristretto ti garantirà i migliori risultati—soprattutto nella fase di avvio della strategia di reporting ERP.
Individua chiaramente i KPI e gli altri obiettivi che intendi perseguire con i tuoi report ERP, e assicurati di comprendere come queste metriche si inseriscono nella strategia aziendale complessiva.
Guidare l’Azienda Verso una Maggiore Efficienza dei Costi
Supponiamo che la tua organizzazione voglia diventare più efficiente dal punto di vista dei costi, specialmente in tempi economici difficili. Il reporting ERP è un ottimo strumento per raggiungere questo obiettivo, a patto che venga utilizzato per guidare la strategia.
Comunica con tutti gli stakeholder per assicurare l’allineamento su questo obiettivo e focalizzati sull’estrazione di dati e tendenze pertinenti.
2. Definisci le Aspettative per il Coinvolgimento degli Stakeholder
Metti gli stakeholder nelle condizioni di contribuire al successo—e assicurati che tutti conoscano l’importanza del loro ruolo. Ognuno deve avere chiaro come contribuisce all’efficacia del sistema di reporting, oltre a sapere esattamente quali sono le sue responsabilità.
Diventa il Direttore d’Orchestra
Collabora direttamente con ciascuno stakeholder per stabilire aspettative chiare in merito ai tempi delle loro attività e alla frequenza delle comunicazioni.
Nella maggior parte dei casi tali aspettative dovranno essere bilanciate con altri compiti già esistenti, quindi è fondamentale essere realistici e trasparenti durante il percorso.
3. Scegli e Integra uno Strumento di Reporting ERP
Alcune piattaforme ERP offrono già gli strumenti necessari per creare un sistema di reportistica ERP. In altri casi, potresti preferire scegliere uno strumento di reportistica esterno.
Garantire una corretta integrazione del software
Se desideri collegare uno strumento di reportistica al tuo ERP esistente, il tuo personale IT dovrà assicurarsi che questo strumento sia adeguatamente integrato e configurato con la piattaforma ERP già in uso. Collabora con il tuo team IT per validare questa integrazione prima di procedere oltre nel processo.
4. Valida i Dati e il Processo di Estrazione dei Dati
Dati di qualità sono la base di una solida strategia di analisi ERP. I tuoi analisti di reportistica dovrebbero mettere il sistema sotto stress—cioè attraverso un processo di validazione dei dati, pulizia dei dati e altri test rilevanti—per assicurarsi che il sistema sia configurato per raccogliere ed elaborare correttamente i dati ERP.
Governance e Proprietà dei Dati
Il processo di validazione potrebbe individuare problematiche legate alla proprietà e alla governance dei dati che devono essere risolte prima che il sistema di reportistica ERP possa andare in produzione. Collabora con il team di analytics per identificare queste criticità e chiarire eventuali dubbi sulla proprietà dei dati prima del rilascio, assicurando che tutti i dati ERP siano validati, accurati e affidabili.
5. Sviluppa Modelli di Report
Semplifica la creazione e la consegna dei report creando modelli in cui i dati ERP estratti possano essere facilmente importati e visualizzati in formato grafico. Questo sarà particolarmente utile nella creazione di report da consultare in tempo reale o generati tramite un trigger automatico.
Visualizzazione Dati per Previsioni Finanziarie
Un modello di report può essere un ottimo modo per inserire i dati più recenti sulle prestazioni finanziarie in un report previsionale alimentato da ERP. Questo modello potrà essere aggiornato nel tempo man mano che saranno disponibili nuovi numeri.
6. Pianifica l'Iterazione e l'Ottimizzazione nel Tempo
Gli obiettivi e le necessità di reportistica ERP quasi certamente cambieranno con la crescita dell'azienda. Allo stesso modo, gli stakeholder potrebbero individuare approcci migliori per valutare l’ERP in coerenza con i tuoi obiettivi dichiarati di reportistica.
Crea l'Aspettativa di un Miglioramento Continuo
In entrambi gli scenari sopra, le aziende devono poter adattare il proprio sistema di reportistica nel tempo in base all’evoluzione di esigenze e obiettivi.
Prevedendo questa esigenza già nella tua strategia iniziale, puoi comunicare agli stakeholder che la reportistica ERP non è mai un prodotto finito. Monitora costantemente l’utilità dei tuoi report ERP e collabora con gli stakeholder per ottimizzare continuamente la strategia di reportistica.
Quando Cambiare la Tua Strategia di Reportistica
Piccole ottimizzazioni alla tua strategia di reportistica sono facili da implementare. Ma dato lo sforzo richiesto per cambiare gli obiettivi di reportistica, modificare le priorità dei dati, reimpostare le integrazioni di report e aggiornare i modelli di report… cambiamenti radicali alla strategia di reportistica ERP richiedono spesso tempo ed energie considerevoli.
Se stai cercando di definire il processo di reportistica prima che il sistema sia in funzione...
- Bene per te. Sei decisamente più organizzato della maggior parte delle persone!
- Trova un partner per l'implementazione di ERP che possa aiutarti a impostare una buona strategia di reportistica fin dall’inizio.
Se hai già configurato il tuo sistema, un consulente ERP può aiutarti a capire se sono necessari cambiamenti alla strategia di reportistica e supportarti nell’affrontare questi cambiamenti nel modo più efficiente in termini di costi e tempi. In generale, dovresti valutare dei cambiamenti se si verifica una delle seguenti condizioni:
- Cambi l’obiettivo organizzativo della tua strategia di reportistica ERP;
- La tua azienda subisce cambiamenti significativi nella tecnologia, nei canali di reporting dei dati e/o nei requisiti di reportistica;
- Sei soggetto a nuovi requisiti normativi di reportistica;
- La tua azienda attraversa una ristrutturazione organizzativa.
Gli errori più grandi da evitare nella reportistica ERP
Prima di buttarti a capofitto nella creazione di una strategia di reportistica ERP per la tua azienda, ecco una rapida panoramica delle insidie più comuni da evitare in questo processo:
1. Fare il passo più lungo della gamba
I vasti dati offerti dai sistemi ERP costringono le organizzazioni a essere selettive nell’identificare quali dati prioritizzare nei report. Se si tenta di essere troppo ampi, si rischia di creare un volume e una varietà di reportistica che risultano poco focalizzati e insostenibili.
Utilizza i tuoi obiettivi di reportistica per affinare il focus solo sui dati più rilevanti possibile. Quando la strategia di reportistica si consolida e tutti gli stakeholder si sentono a proprio agio con questo processo, puoi valutare se ampliare i report per includere ulteriori fonti di dati.
2. Creazione di report da dati di bassa qualità
Il processo di validazione dei dati è fondamentale per garantire che i dati ERP siano accurati e preziosi. Incoerenze, lacune nei dati e altri problemi di qualità limiteranno gravemente il valore dei tuoi report, quindi è imperativo impostare tutto correttamente fin dall’inizio.
3. Mancanza di formazione agli stakeholder sui loro ruoli
È necessario identificare gli stakeholder giusti, ma anche formarli adeguatamente su come svolgere le proprie mansioni.
Per i dirigenti, ciò significa istruirli su come definire gli obiettivi e utilizzare i dati per prendere decisioni. Per gli utenti finali, significa fornire una formazione adeguata su qualsiasi software ERP—da Acumatica a Sage—che si prevede utilizzino quando incorporano la reportistica nelle proprie attività lavorative.
4. Creazione di report con dati non di proprietà dell’azienda
Se i tuoi dati ERP contengono dati appartenenti a un’altra entità, potresti creare una responsabilità per l’azienda includendo questi dati nei tuoi report.
Un solido programma di data governance può aiutare a chiarire le questioni relative alla proprietà dei dati ed evitare questo problema.
Inizia la reportistica ERP con il piede giusto
Il successo di una strategia di reportistica ERP è fortemente influenzato dall’impegno nel creare una strategia e implementare un framework per la reportistica continua all’interno della tua organizzazione.
I CFO devono essere scrupolosi nell’affrontare questo processo di sviluppo del programma. Prima di lanciare questa iniziativa, preparati adeguatamente per garantirne un avvio solido. Se desideri un supporto esperto, considera il supporto di un consulente ERP per aiutarti a implementare questo programma.
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