Reportistica ERP: Come Concentrarsi Sui Dati Più Utili
I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) contengono enormi quantità di dati preziosi raccolti dalle varie funzioni aziendali, tra cui finanza, operazioni, marketing, risorse umane e altro ancora. Tuttavia, questa intelligenza aziendale è utile solo se si dispone di un solido processo di reportistica ERP per estrarre, organizzare e presentare questi dati con lo scopo di informare e migliorare i processi decisionali.
Dalle migliori pratiche agli errori comuni da evitare, continua a leggere per saperne di più su come sviluppare una strategia efficace di reportistica ERP.
Se vuoi andare direttamente alla parte pratica del processo, ecco i passaggi fondamentali per la reportistica ERP:
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- Definire i KPI
- Stabilire le aspettative
- Scegliere uno strumento di reportistica
- Validare i dati
- Sviluppare modelli di report
- Iterare
Che cos'è la reportistica ERP?
La reportistica ERP è un processo tramite il quale i dati presenti nel database ERP dell’organizzazione vengono estratti, elaborati e presentati sotto forma di grafici, diagrammi e altri strumenti di analisi dei dati, così da essere facilmente compresi dai principali decisori e stakeholder dell’organizzazione.
Tali report sono progettati per presentare i dati principali legati agli indicatori chiave di performance (KPI) e ad altre tendenze rilevanti identificate tramite la soluzione ERP. Ad esempio, i Chief Financial Officer (CFO) utilizzano spesso i report ERP per individuare trend finanziari che vanno oltre le analisi generali di un conto economico o di uno stato patrimoniale.
La reportistica ERP può fornire insight più dettagliati sulle tendenze recenti relative a ricavi o costi e può essere utilizzata dal CFO per produrre previsioni finanziarie basate sulle condizioni attuali dell'azienda.
Vantaggi di una corretta reportistica ERP
Avere più informazioni è sempre un vantaggio. Ma è il modo in cui le usi che fa la differenza.
Le analisi offerte da una strategia di reportistica ERP ben strutturata possono aiutare l’azienda a ridurre i costi inutili e altre inefficienze che altrimenti passerebbero inosservate. Ecco quattro modi in cui l’ERP può portare benefici a qualsiasi organizzazione di grandi dimensioni:
1. Dati centralizzati: una sola fonte di verità
Quando un sistema ERP è implementato correttamente, centralizza tutti i dati organizzativi in un unico repository. La reportistica ERP può così sfruttare queste informazioni per costruire report accurati e completi, senza essere ostacolata da silos informativi o da dati contrastanti tra diversi dipartimenti.
Invece di dover analizzare enormi quantità di dati, un CFO può utilizzare le informazioni ERP per valutare rapidamente e accuratamente le spese, le informazioni sui ricavi e altri parametri finanziari dell’intera organizzazione.
2. Audit e reportistica per la conformità automatizzati
Man mano che un’organizzazione cresce, garantire la conformità può diventare estremamente dispendioso in termini di tempo. Con un sistema di reportistica ERP ben strutturato, questo onere si riduce drasticamente.
I sistemi di reportistica ERP possono utilizzare registri sottoposti ad audit e reportistica automatizzata basata su regole per assicurare che la conformità sia monitorata e controllata in modo rigoroso.
In settori come la manifattura o l’aviazione, dove la gestione delle risorse umane è spesso regolamentata per motivi di sicurezza, la reportistica ERP può generare registri automatici delle attività che documentano tali attività e avvisano l’organizzazione in caso di possibili episodi di non conformità.
3. Analisi in tempo reale
I dati generati da un sistema ERP vengono raccolti in un'unica posizione e possono essere elaborati da dashboard di reportistica in tempo reale. Livelli di inventario, consumo energetico e produzione manifatturiera sono solo alcuni esempi in cui le organizzazioni possono utilizzare informazioni aggiornate per guidare le proprie decisioni aziendali.
Un consumo energetico elevato può spingere l’organizzazione a ridurre l’attività e indagare sulle possibili cause di tale aumento ma, ovviamente, non cambierai nulla se nessuno ne è a conoscenza.
4. Risparmio sui costi a lungo termine
I report ERP possono generare insight e supportare previsioni strategiche che aiutano i leader aziendali a utilizzare e gestire meglio le risorse interne.
Il lavoro umano, il consumo di energia, la gestione della catena di fornitura e i flussi di lavoro possono tutti beneficiare di una migliore gestione e ottimizzazione resa possibile dalla reportistica ERP. I dirigenti possono esaminare l’intera organizzazione per individuare e affrontare operazioni inefficienti, spese eccessive e altre forme di spreco.
Nel tempo, la reportistica ERP può aiutare la tua organizzazione a ottenere una spesa più efficiente che migliora i margini di profitto e favorisce operazioni sostenibili.
Chi è coinvolto nel processo di reportistica ERP?
Dal personale operativo addetto alla reportistica fino ai decisori, un sistema di reportistica ERP solido necessita della partecipazione e del coinvolgimento di alcune figure chiave.
Ecco il team che devi unire per ottenere il massimo valore dalla reportistica ERP all’interno della tua organizzazione:
Responsabile della Reportistica ERP (Dirigente Responsabile)
Questa figura—che spesso è il CFO, ma può anche essere un project manager speciale nominato dal CFO—è il responsabile della gestione della reportistica ERP. Il ruolo prevede la definizione degli obiettivi strategici del sistema di reportistica, la supervisione diretta degli analisti e la comunicazione con i dirigenti per fornire indicazioni sull’interpretazione dei report.
Nel tempo, questa persona sarà anche responsabile dell’adattamento della strategia ERP in funzione delle esigenze dell’organizzazione.
Dirigenza Esecutiva (C-Suite)
I dirigenti C-Suite saranno direttamente coinvolti nella valutazione dei report ERP e nell’incorporare questi approfondimenti nei processi decisionali strategici. Questi leader collaboreranno anche con il responsabile della reportistica nella definizione degli indicatori chiave di performance (KPI) e degli obiettivi dei report ERP.
Analista Dati ERP
Gli analisti lavorano in prima linea nella reportistica ERP, assicurandosi che i dati siano condivisi correttamente con gli strumenti di reportistica e successivamente trasformati in report facilmente leggibili. Questo ruolo svolge un’attività pratica nella creazione dei report utilizzati da dirigenti e altri stakeholder.
Questi analisti devono comprendere gli obiettivi della reportistica ERP, a partire dai dati che hanno la massima priorità nella tua organizzazione.
Supporto IT
A seconda del software, della sicurezza e di altre necessità IT, diversi addetti IT possono essere coinvolti nell’implementazione e nella manutenzione del sistema di reportistica ERP. Questi individui avranno un ruolo importante nell’impostazione del sistema, configurando tutti i software e gli strumenti necessari per acquisire ed elaborare correttamente i dati ERP.
Utenti Finali
Sebbene i dirigenti utilizzeranno i report ERP per guidare le decisioni strategiche, numerose figure in azienda possono consultare regolarmente questi report per supportare le attività quotidiane.
- Gli specialisti della catena di fornitura possono usare i report ERP per monitorare e gestire le catene di approvvigionamento aziendali.
- I supervisori della produzione possono utilizzare i report per monitorare le condizioni di lavoro, compreso il consumo energetico e la sicurezza.
- I responsabili della conformità, inclusi gli enti regolatori esterni, possono consultare i report di audit per verificare la conformità alle varie normative.
Come creare una strategia di reportistica ERP
Hai compreso gli obiettivi e individuato i ruoli chiave per la tua strategia di reportistica. Ora è il momento di un po’ di consigli pratici su come impostare il processo ERP per il successo.
Ecco cosa devi fare:
1. Definisci KPI e altri obiettivi
Un ambito ristretto porterà i migliori risultati—soprattutto quando si sta appena avviando la strategia di reportistica ERP.
Individua chiaramente gli indicatori chiave di performance (KPI) e altri obiettivi che vuoi raggiungere tramite i tuoi report ERP, e assicurati di capire come questi indicatori si tradurranno nella strategia aziendale più ampia.
Guida la tua organizzazione verso una maggiore efficienza dei costi
Supponiamo che la tua organizzazione voglia diventare più efficiente dal punto di vista dei costi, in particolare in tempi economicamente difficili. La reportistica ERP è uno strumento eccellente per raggiungere questo obiettivo, purché sia questo a guidare la tua strategia.
Comunica con tutti gli stakeholder per garantire l’allineamento su questo obiettivo e concentrati sull’estrazione di dati e tendenze pertinenti a tale scopo.
2. Definisci aspettative per il coinvolgimento degli stakeholder
Metti i tuoi stakeholder nelle condizioni di avere successo—e assicurati che tutti conoscano l’importanza del loro ruolo. Ogni parte coinvolta deve sapere chiaramente come contribuisce al successo del sistema di reportistica e cosa deve fare esattamente.
Diventa il direttore d’orchestra
Collabora direttamente con ogni stakeholder per definire aspettative chiare in relazione ai tempi delle loro responsabilità e alla frequenza delle comunicazioni.
Nella maggior parte dei casi, queste aspettative dovranno essere bilanciate con le responsabilità esistenti, quindi è importante essere realistici sin dall’inizio.
3. Scegli e integra uno strumento di reportistica ERP
Alcune piattaforme ERP offrono già gli strumenti necessari per creare un sistema di reportistica ERP. In altri casi, potresti voler scegliere uno strumento di reportistica esterno.
Assicurati di integrare correttamente i software
Se vuoi collegare uno strumento di reportistica al tuo ERP esistente, sarà necessario che il tuo personale IT verifichi che questo strumento sia correttamente integrato e configurato con la tua piattaforma ERP attuale. Collabora con il tuo personale IT per validare questa integrazione prima di procedere oltre nel processo.
4. Valida i dati e il processo di estrazione
Dati di qualità sono la base di una solida strategia di analisi ERP. I tuoi analisti di reportistica dovrebbero mettere il sistema di reportistica alla prova—cioè attraverso un processo di validazione dei dati, pulizia dei dati e altri processi di test rilevanti—per assicurarsi che il sistema sia configurato per raccogliere e processare correttamente i dati ERP.
Migliorare la governance e la proprietà dei dati
Il processo di validazione potrebbe individuare problemi relativi alla proprietà e alla governance dei dati che devono essere risolti prima che il sistema di reportistica ERP possa essere messo in funzione. Collabora con gli analisti per individuare questi problemi e risolvere in anticipo eventuali dubbi sulla proprietà, assicurando che tutti i tuoi dati ERP siano validati, accurati e affidabili.
5. Sviluppa modelli di report
Semplifica la generazione e la consegna dei report creando modelli in cui i dati ERP estratti possano essere facilmente importati e resi in formato visuale. Questo sarà particolarmente utile quando si creano report da visualizzare in tempo reale o generati tramite un trigger automatico.
Visualizzazione dei dati per le previsioni finanziarie
Un modello di report può essere un ottimo modo per inserire gli ultimi dati relativi alla performance finanziaria in un report di previsione basato su ERP. Questo modello può essere aggiornato nel tempo man mano che nuovi dati diventano disponibili.
6. Pianifica di iterare e ottimizzare nel tempo
Gli obiettivi e le esigenze di reportistica ERP cambieranno quasi certamente man mano che la tua azienda cresce. Allo stesso modo, gli stakeholder potrebbero individuare approcci migliori per valutare l'ERP in linea con gli obiettivi di reportistica dichiarati.
Crea un’aspettativa di miglioramento continuo
In entrambi gli scenari sopra menzionati, le aziende hanno bisogno della flessibilità necessaria per adattare il sistema di reportistica nel tempo in risposta a esigenze e obiettivi in evoluzione.
Prevedendo questa esigenza già in fase di strategia iniziale, puoi comunicare agli stakeholder che la reportistica ERP non è mai un prodotto finito. Monitora l’utilità dei report ERP e collabora con gli stakeholder per ottimizzare continuamente la tua strategia di reportistica.
Quando cambiare la strategia di reportistica
Piccole modifiche alla tua strategia di reportistica sono facili da implementare. Ma considerando lo sforzo necessario per cambiare gli obiettivi di reportistica, modificare le priorità sui dati, reimpostare le integrazioni e modificare i modelli di report... cambiamenti radicali nella tua strategia di reportistica ERP sono spesso impegnativi e richiedono molto tempo.
Se stai cercando di definire il processo di reportistica prima che il sistema sia pronto...
- Bene! Sei molto più organizzato della maggior parte delle persone!
- Trova un partner di implementazione ERP che possa aiutarti a stabilire una buona strategia di reportistica sin dall’inizio.
Se hai già configurato il sistema, un consulente ERP può aiutarti a determinare se sia necessario modificare la strategia di reportistica ed aiutarti ad affrontare queste modifiche nel modo più efficiente in termini di costi e tempi. In generale, si dovrebbero considerare cambiamenti alla strategia di reportistica se si verificano uno o più dei seguenti scenari:
- Cambi l’obiettivo organizzativo della strategia di reportistica ERP;
- La tua azienda affronta cambiamenti significativi nelle tecnologie di business, nei canali di reportistica dei dati e/o nei requisiti di reportistica;
- Sei soggetto a nuovi requisiti normativi per la reportistica;
- L’azienda subisce una ristrutturazione organizzativa.
I più grandi errori nella reportistica ERP da evitare
Prima di lanciarti a creare una strategia di reportistica ERP per la tua azienda, ecco un rapido riassunto delle insidie più comuni da evitare in questo processo:
1. Prendere più di quanto si possa gestire
I vasti dati offerti dai sistemi ERP costringono le organizzazioni a essere selettive nell'identificare quali dati prioritizzare nei report. Se si tenta di essere troppo ampi, si rischia di ottenere un volume e una varietà di reportistica sui dati che risulteranno poco focalizzati e insostenibili.
Utilizza i tuoi obiettivi di reportistica per restringere il focus solo ai dati più rilevanti possibili. Man mano che la tua strategia di reporting matura e tutte le parti interessate diventano familiari con questo processo, puoi valutare se espandere la reportistica per includere fonti dati aggiuntive.
2. Creare report da dati di bassa qualità
Il processo di validazione dei dati è fondamentale per garantire che i dati dell’ERP siano accurati e rilevanti. Incoerenze, lacune nei dati e altri problemi di qualità limiteranno fortemente il valore dei report, quindi è essenziale impostare tutto correttamente fin dall’inizio.
3. Non istruire le parti interessate sui loro ruoli
Le giuste parti interessate non solo devono essere identificate, ma anche adeguatamente istruite su come svolgere i propri ruoli.
Per i dirigenti, ciò significa istruirli su come affrontare la definizione degli obiettivi e utilizzare i dati per guidare il processo decisionale. Per gli utenti finali, significa fornire una formazione adeguata su qualsiasi software ERP—da Acumatica a Sage—che si prevede che utilizzino quando integrano la reportistica nelle proprie mansioni.
4. Creare report da dati che la tua azienda non possiede
Se i dati del tuo ERP includono dati di proprietà di un’altra entità, potresti creare una responsabilità legale per l’azienda includendo tali dati nei tuoi report.
Un solido programma di governo dei dati può aiutare a chiarire le questioni di proprietà dei dati ed evitare questo problema.
Inizia la reportistica ERP con il piede giusto
Il successo di una strategia di reportistica ERP è fortemente influenzato dall’impegno investito nello sviluppo di una strategia e nell’implementazione di un framework per la reportistica continuativa all’interno dell’organizzazione.
I CFO devono essere scrupolosi nell’affrontare questo processo di sviluppo del programma. Informati adeguatamente prima di lanciare questa iniziativa per assicurarti di essere pronto per una partenza solida. Se desideri un supporto esperto, contatta un consulente ERP che ti aiuti a implementare questo programma.
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