Reportistica ERP: come concentrarsi sui dati più utili
I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali contengono grandi quantità di dati preziosi raccolti in un'ampia gamma di funzioni e reparti aziendali, tra cui finanza, attività operative, marketing, risorse umane e altro ancora. Ma questa intelligence aziendale è utile solo quando si dispone di un solido processo di rendicontazione ERP per estrarre, organizzare e presentare questi dati al fine di supportare e migliorare i processi decisionali.
Dalle migliori pratiche alle insidie più comuni da evitare, continua a leggere per saperne di più su come sviluppare una solida strategia di rendicontazione ERP.
Che cos'è la rendicontazione ERP?
La rendicontazione ERP è un processo in cui i dati dal database ERP della propria organizzazione vengono estratti, elaborati e presentati attraverso diagrammi, grafici e altri strumenti di rendicontazione dei dati facilmente comprensibili dai principali responsabili delle decisioni e dagli stakeholder dell'organizzazione.
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Questi report sono progettati per presentare i principali dati ERP relativi agli indicatori chiave di prestazione (KPI) e ad altre tendenze importanti individuate attraverso le soluzioni ERP. Ad esempio, i direttori finanziari (CFO) utilizzano spesso i report ERP per individuare le tendenze finanziarie che vanno oltre le informazioni di alto livello di un conto economico o di uno stato patrimoniale.
La rendicontazione ERP può fornire informazioni più dettagliate sulle tendenze recenti relative ai ricavi o alle spese e può essere utilizzata dal CFO per produrre previsioni finanziarie basate sulle condizioni aziendali attuali.
Vantaggi di una corretta rendicontazione ERP
Avere più informazioni è sempre un vantaggio. Ma il modo in cui si utilizzano queste informazioni può fare la differenza.
Le informazioni ricavate dai dati offerte da una strategia di rendicontazione ERP ben progettata possono aiutare l'azienda a ridurre i costi non necessari e altre inefficienze che altrimenti rimarrebbero inosservate nell'organizzazione. Ecco quattro modi in cui l'ERP può essere vantaggioso per qualsiasi impresa:
1. Dati centralizzati provenienti da un'unica fonte attendibile
Quando un sistema ERP è implementato correttamente, centralizza tutti i dati organizzativi in un archivio centralizzato. La rendicontazione ERP può quindi utilizzare queste informazioni per creare report basati su dati accurati, fornendo una rendicontazione completa che non viene compromessa da silos di dati o da dati in conflitto provenienti da reparti diversi.
Anziché analizzare montagne di dati, un CFO potrebbe utilizzare le informazioni ERP per valutare rapidamente e accuratamente le spese, le informazioni sulla generazione dei ricavi e altri dati finanziari relativi all'intera organizzazione.
2. Verifica e rendicontazione automatizzate della conformità
Con la crescita delle organizzazioni, garantire la conformità può diventare estremamente dispendioso in termini di tempo. Se si dispone di un solido sistema di rendicontazione ERP, questo onere si riduce notevolmente.
I sistemi di rendicontazione ERP possono utilizzare registri verificabili e una rendicontazione automatizzata basata su regole per garantire che la conformità sia monitorata e controllata attentamente.
In un settore come quello manifatturiero o dell'aviazione, in cui la gestione del lavoro umano può essere strettamente regolamentata per motivi di sicurezza, la rendicontazione ERP può generare registri automatizzati delle attività che documentano tali attività e segnalano all'organizzazione possibili casi di non conformità.
3. Informazioni in tempo reale
I dati generati da un sistema ERP possono essere raccolti in una posizione centralizzata ed elaborati in tempo reale attraverso cruscotti di rendicontazione. I livelli delle scorte, il consumo energetico e la produzione manifatturiera sono solo alcuni esempi in cui le organizzazioni possono utilizzare informazioni aggiornate per orientare le proprie decisioni aziendali.
Un consumo energetico elevato può spingere l'organizzazione a ridurre l'attività e a verificare la possibile causa di questo aumento ma, naturalmente, non si cambierà nulla se nessuno ne è a conoscenza.
4. Risparmi sui costi a lungo termine
I report ERP possono generare informazioni e supportare previsioni strategiche che aiutano i leader aziendali a utilizzare e gestire meglio le risorse interne.
Il lavoro umano, il consumo energetico, la gestione della catena di approvvigionamento e i flussi di lavoro dei processi possono tutti beneficiare di una gestione e di un'ottimizzazione migliori rese possibili dalla rendicontazione ERP. I dirigenti possono esaminare l'intera organizzazione per individuare e affrontare operazioni inefficienti, spese eccessive e altre forme di spreco.
Nel tempo, la rendicontazione ERP può aiutare l'organizzazione a ottenere una spesa più efficiente sotto il profilo dei costi, migliorando i margini di profitto e consentendo operazioni sostenibili.
Chi è coinvolto nel processo di reportistica ERP?
Dal personale addetto alla reportistica ai responsabili delle decisioni, un solido sistema di reportistica ERP richiede la partecipazione e il consenso di alcuni ruoli chiave.
Ecco il team che devi riunire per sfruttare appieno il valore della reportistica ERP all’interno della tua organizzazione:
Responsabile della reportistica ERP (dirigente responsabile)
Questa persona—che è spesso il CFO, ma può anche essere un responsabile di progetto incaricato dal CFO per un progetto specifico—è il responsabile principale del sistema di reportistica ERP. La persona che ricopre questo ruolo definisce gli obiettivi strategici del sistema di reportistica, supervisiona direttamente gli analisti e comunica con i dirigenti per fornire indicazioni sull’interpretazione dei rapporti.
Nel tempo, questa persona sarà anche responsabile dell’adattamento della strategia di reportistica ERP in risposta alle esigenze dell’organizzazione.
Dirigenza aziendale (C-Suite)
I dirigenti della C-Suite saranno direttamente coinvolti nella valutazione dei rapporti ERP e nell’integrazione di questi dati nelle loro decisioni strategiche. Questi dirigenti collaboreranno inoltre con il responsabile del sistema di reportistica per definire i KPI e lo scopo dei rapporti ERP.
Analista dei dati ERP
Gli analisti lavorano in prima linea nella reportistica ERP, assicurandosi che i dati siano condivisi correttamente con gli strumenti di reportistica e successivamente trasformati in rapporti di facile lettura. Questo ruolo partecipa attivamente alla creazione dei rapporti utilizzati dai dirigenti e dagli altri portatori di interesse.
Questi analisti devono comprendere gli obiettivi della reportistica ERP, a partire dai dati che hanno la massima priorità all’interno della tua organizzazione.
Supporto IT
A seconda delle esigenze relative a software, sicurezza e altri aspetti IT, diversi membri del personale IT possono essere coinvolti nella configurazione e nella manutenzione del sistema di reportistica ERP. Queste persone svolgeranno un ruolo più importante nell’installazione del sistema di reportistica e nella configurazione di tutti i software e gli strumenti necessari per estrarre ed elaborare correttamente i dati ERP.
Utenti finali
Sebbene i dirigenti utilizzeranno i rapporti ERP per orientare le decisioni strategiche, numerosi ruoli all’interno di un’organizzazione possono consultare regolarmente questi rapporti per guidare le proprie attività quotidiane.
- I professionisti della catena di approvvigionamento possono utilizzare i rapporti ERP per monitorare e gestire le catene di approvvigionamento dell’azienda.
- I supervisori della produzione possono utilizzare i rapporti per monitorare le condizioni di lavoro, compresi il consumo energetico e la sicurezza sul posto di lavoro.
- I professionisti della conformità, compresi i responsabili degli enti di regolamentazione esterni, possono consultare le verifiche per valutare la conformità a varie normative.
Come creare una strategia di reportistica ERP
Hai compreso gli obiettivi e individuato i ruoli chiave necessari per la tua strategia di reportistica. Ora è il momento di esaminare alcuni suggerimenti pratici su come impostare il processo di reportistica ERP affinché abbia successo.
Ecco cosa devi fare:
1. Definisci i KPI e gli altri obiettivi
Un ambito ristretto garantisce i risultati migliori, soprattutto quando stai avviando la tua strategia di reportistica ERP.
Individua KPI chiari e altri obiettivi che desideri raggiungere attraverso i tuoi rapporti ERP, e assicurati di comprendere chiaramente come queste metriche si tradurranno nella strategia aziendale più ampia.
Guidare l’organizzazione verso una maggiore efficienza dei costi
Supponiamo che la tua organizzazione voglia diventare più efficiente in termini di costi, soprattutto in un periodo caratterizzato da condizioni economiche sempre più difficili. La reportistica ERP è un ottimo modo per raggiungere questo obiettivo, a condizione che tale obiettivo venga utilizzato per orientare la strategia.
Comunica con tutti i portatori di interesse per garantire l’allineamento su questo obiettivo e concentrati sull’estrazione di dati e tendenze pertinenti.
2. Definisci le aspettative per il coinvolgimento dei portatori di interesse
Metti i portatori di interesse nelle condizioni di avere successo e assicurati che tutti conoscano l’importanza del proprio ruolo. Ogni portatore di interesse deve comprendere chiaramente in che modo contribuisce al successo del sistema di reportistica e sapere esattamente cosa deve fare.
Diventa il direttore d’orchestra
Collabora direttamente con ogni portatore di interesse per definire aspettative chiare riguardo alle tempistiche dei suoi obblighi e alla frequenza delle comunicazioni.
Nella maggior parte dei casi, queste aspettative dovranno anche essere bilanciate con le responsabilità esistenti, quindi è importante definire aspettative realistiche lungo il percorso.
3. Scegli e integra uno strumento di reporting ERP
Alcune piattaforme ERP offrono già gli strumenti necessari per creare un sistema di reporting ERP. In altri casi, potresti voler scegliere uno strumento di reporting esterno.
Assicurati che l'integrazione del software avvenga senza problemi
Se vuoi collegare uno strumento di reporting al tuo ERP esistente, dovrai chiedere al personale IT di assicurarti che questo strumento sia correttamente integrato e configurato con la piattaforma ERP esistente. Collabora con il personale IT per convalidare questa integrazione prima di procedere ulteriormente.
4. Convalida i dati e il processo di estrazione dei dati
Dati di qualità sono la base di una solida strategia di analisi ERP. I tuoi analisti di reporting dovrebbero sottoporre il sistema di reporting a test approfonditi, ovvero a un processo di convalida dei dati, pulizia dei dati e altri processi di verifica pertinenti, per assicurarsi che il sistema sia configurato per raccogliere ed elaborare correttamente i dati ERP.
Risolvi i problemi di governance e titolarità dei dati
Il processo di convalida potrebbe individuare problemi relativi alla titolarità e alla governance dei dati che devono essere risolti prima che il sistema di reporting ERP possa diventare operativo. Collabora con il team di analisi per identificare questi problemi e chiarire in anticipo qualsiasi questione relativa alla titolarità, assicurandoti che tutti i tuoi dati ERP siano convalidati, accurati e affidabili.
5. Sviluppa modelli di report
Semplifica la generazione e la distribuzione dei report creando modelli in cui i dati ERP estratti possano essere importati e visualizzati facilmente in formato grafico. Questo sarà particolarmente utile quando crei report a cui accedere in tempo reale o da generare tramite un'attivazione automatizzata.
Visualizzazione dei dati per le previsioni finanziarie
Un modello di report può essere un ottimo modo per inserire i dati più recenti sulle prestazioni finanziarie in un report di previsione basato sull'ERP. Questo modello può continuare a essere aggiornato nel tempo man mano che diventano disponibili nuovi numeri.
6. Pianifica di iterare e ottimizzare nel tempo
Gli obiettivi e le esigenze di reporting ERP cambieranno quasi certamente con la crescita della tua azienda. Allo stesso modo, gli stakeholder potrebbero individuare approcci migliori per valutare l'ERP in linea con gli obiettivi di reporting dichiarati.
Crea un'aspettativa di perfezionamento continuo
In entrambi gli scenari menzionati sopra, le aziende hanno bisogno della flessibilità necessaria per adattare nel tempo il proprio sistema di reporting in risposta all'evoluzione delle esigenze e degli obiettivi.
Integrando questo principio nella tua strategia fin dall'inizio, puoi comunicare agli stakeholder che il reporting ERP non è mai un prodotto finito. Monitora l'utilità dei tuoi report ERP e collabora con gli stakeholder per ottimizzare continuamente la tua strategia di reporting.
Quando cambiare la strategia di reporting
Le piccole modifiche alla strategia di reporting sono facili da implementare. Tuttavia, considerando l'impegno necessario per modificare gli obiettivi di reporting, adeguare le priorità dei dati, reimpostare le integrazioni di reporting e modificare i modelli di report, cambiamenti radicali alla strategia di reporting ERP sono spesso onerosi e richiedono molto tempo.
Se stai cercando di definire accuratamente il processo di reporting prima che il tuo sistema sia operativo...
- Ben fatto. È molto più organizzato rispetto alla maggior parte delle persone!
- Trova un partner per l'implementazione ERP che possa aiutarti a stabilire una buona strategia di reporting fin dall'inizio.
Se hai già configurato il sistema, un consulente ERP può aiutarti a determinare se sono necessarie modifiche alla strategia di reporting e ad affrontarle nel modo più efficiente in termini di costi e tempi. In generale, le modifiche alla strategia di reporting dovrebbero essere prese in considerazione se si verifica una o più delle seguenti situazioni:
- Modifichi l’obiettivo organizzativo della tua strategia di reporting ERP;
- La tua azienda subisce cambiamenti significativi nella tecnologia aziendale, nei canali di reporting dei dati e/o nei requisiti di reporting;
- Sei soggetto a nuovi requisiti normativi di reporting;
- La tua azienda attraversa una ristrutturazione organizzativa.
I principali errori di reporting ERP da evitare
Prima di passare all’azione e creare una strategia di reporting ERP per la tua azienda, ecco una breve panoramica delle insidie più comuni da evitare durante questo processo:
1. Fare il passo più lungo della gamba
La grande quantità di dati offerta dai sistemi ERP costringe le organizzazioni a essere selettive nell’identificare i dati da privilegiare nel reporting. Se cerchi di includere un ambito troppo ampio, rischi di produrre un volume e una varietà di report sui dati privi di focalizzazione e insostenibili.
Utilizza gli obiettivi di reporting per restringere il focus ai dati più rilevanti possibile. Man mano che la tua strategia di reporting matura e tutti gli stakeholder acquisiscono familiarità con questo processo, potrai valutare nuovamente se ampliare il reporting per incorporare ulteriori fonti di dati.
2. Creare report a partire da dati di bassa qualità
Il processo di convalida dei dati è fondamentale per garantire che i dati ERP siano accurati e utili. Incoerenze, lacune nei dati e altri problemi di qualità limiteranno gravemente il valore dei tuoi report, quindi è essenziale che tu configuri tutto correttamente fin dall’inizio.
3. Non informare adeguatamente gli stakeholder sui loro ruoli
È necessario identificare gli stakeholder giusti, ma anche istruirli adeguatamente su come svolgere i propri ruoli.
Per i dirigenti, ciò significa spiegare loro come definire gli obiettivi e come utilizzare i dati per orientare il processo decisionale. Per gli utenti finali, significa fornire una formazione adeguata su qualsiasi software ERP—da Acumatica a Sage—che sono tenuti a utilizzare quando integrano il reporting nelle proprie attività lavorative.
4. Creare report a partire da dati che la tua azienda non possiede
Se i tuoi dati ERP includono dati di proprietà di un’altra entità, includerli nei tuoi report potrebbe creare una responsabilità per l’azienda.
Un solido programma di governance dei dati può aiutare a chiarire i problemi relativi alla proprietà dei dati e a evitare questo problema.
Inizia il reporting ERP con il piede giusto
Il successo di una strategia di reporting ERP è fortemente influenzato dall’impegno profuso nello sviluppo di una strategia e nell’implementazione di un framework per il reporting continuo all’interno della tua organizzazione.
I CFO devono essere diligenti nel portare avanti questo processo di sviluppo del programma. Fai le dovute verifiche prima di lanciare questa iniziativa, per assicurarti di porre solide basi per il suo avvio. Se desideri un supporto esperto, rivolgiti a un consulente ERP che ti aiuti a implementare questo programma.
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