11 rischi dell’implementazione di un ERP: come evitarli & risolverli
L'implementazione di un nuovo sistema ERP può rappresentare un'impresa enorme per un'azienda di qualsiasi dimensione. L'intero processo può richiedere molti mesi, i costi iniziali sono significativi e comporta una serie di rischi dell'implementazione ERP.
Ma il fatto che quasi la metà di tutte le aziende a livello globale utilizzi una qualche forma di soluzione ERP dimostra che, se si riescono a gestire tali rischi, è probabile che ne valga la pena.
11 rischi dell'implementazione di un sistema ERP
Il primo passo per limitare l'impatto di questi fattori di rischio consiste nel comprenderli. Questo offre la migliore opportunità per evitarli del tutto o per sapere come gestirli qualora si verifichino:
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1. Costi di implementazione
Non si può girarci intorno: implementare un ERP è costoso.
Ciò rappresenta un rischio per ragioni piuttosto ovvie. Se gestito in modo errato, esiste la possibilità che il progetto superi il budget o che una grande quantità di capitale venga destinata a un'implementazione ERP che non garantisce un ROI sufficiente.
Perché
Questo rischio si verifica quando non esiste un ambito chiaramente definito per l'implementazione. Implementare un ERP sulla base di idee vaghe di «efficienza» può portare a un sistema non personalizzato per creare un ROI sufficiente per i casi d'uso specifici di un'azienda oppure a un processo di implementazione disorganizzato che costa molto più del previsto. Nel peggiore dei casi, ciò può portare a un progetto «cattedrale nel deserto» che rappresenta un notevole spreco di risorse.
Chi è responsabile
- Responsabili del progetto
- Dirigente sponsor del progetto
- Partner di implementazione
Come evitarlo
Creare una descrizione chiara di come il nuovo sistema migliorerà l'efficienza e favorirà la crescita consentirà personalizzazioni più mirate e contribuirà a evitare l'ampliamento incontrollato dell'ambito e gli sforamenti dei costi.
Per evitare che un ERP diventi un enorme spreco di risorse, è necessario assicurarsi che l'ambito del progetto sia ben definito e che i costi siano stimati correttamente prima dell'inizio dell'implementazione.
Come risolverlo
Se i costi iniziano a superare il budget, i responsabili del progetto devono intervenire. Ciò potrebbe significare rivalutare l'ambito del progetto, rinegoziare con il fornitore del software ERP o passare a un'implementazione per fasi distribuita su un periodo più lungo.
2. Tempistiche dell'implementazione
Sebbene i costi di implementazione debbano essere gestiti con attenzione, le tempistiche sono altrettanto importanti. Le piccole e medie imprese impiegano in genere 3–9 mesi per un'implementazione ERP, mentre le aziende multinazionali possono impiegare diversi anni per completarla.
Non solo i costi aumentano quanto più a lungo si protrae questo processo, ma aumentano anche le probabilità che il progetto si blocchi, che venga meno il sostegno dei dirigenti o che l'implementazione fallisca completamente.
Perché
Analogamente al rischio di sforamento dei costi, anche il superamento delle tempistiche deriva da lacune nella definizione iniziale dell'ambito del progetto e nella gestione continuativa del progetto.
Chi è responsabile
- Responsabili del progetto
- Partner di implementazione
Come evitarlo
La roadmap iniziale dell'implementazione deve essere dettagliata e ben pianificata per evitare questo rischio. Dovrebbero essere organizzate riunioni frequenti per verificare i progressi rispetto al piano, inserendo nella roadmap diversi obiettivi intermedi.
Come risolverlo
Se non vengono raggiunte le tappe fondamentali, i responsabili del progetto e i membri del team di progetto devono prendere una decisione sulle priorità.
- È accettabile aumentare la tempistica?
- In tal caso, qual è la tolleranza e qual è la durata massima che il progetto può raggiungere?
- In caso contrario, quali modifiche devono essere apportate all'implementazione per allinearla alla tempistica originale?
3. Ampliamento incontrollato dell'ambito della personalizzazione
Una delle componenti fondamentali di un ERP è la possibilità di personalizzare il sistema in base alle esigenze specifiche di un'azienda. È facile lasciarsi trasportare dalla creazione di una piattaforma software completamente personalizzata, ma questo può costituire un importante catalizzatore per i primi due rischi che abbiamo elencato.
Chi è responsabile
- Team di implementazione
- Project manager
- Responsabili della gestione del cambiamento
Come evitarlo
Gli ERP includono moduli preconfigurati dotati di processi propri. I responsabili delle decisioni devono valutare attentamente se una personalizzazione sia necessaria al 100% o se, nel lungo periodo, abbia più senso adattare il processo aziendale all'ERP.
Limitare le personalizzazioni contribuirà a ridurre sia i costi iniziali sia quelli ricorrenti.
Come risolverlo
Un eccesso di personalizzazioni può essere una delle cause principali degli sforamenti di costi e tempistiche. Se viene individuato, il team di progetto dovrebbe rivalutare se alcune personalizzazioni previste possano essere sostituite con moduli ERP preconfigurati.
Potrebbe persino valere la pena considerare la sostituzione dei moduli già personalizzati con opzioni preconfigurate, in base ai costi ricorrenti previsti per la manutenzione e il supporto delle personalizzazioni.
4. Sottovalutazione dei costi ricorrenti
I problemi che si verificano in modo continuativo spesso derivano dal modo in cui un ERP è stato implementato inizialmente. Il costo totale è uno di questi potenziali problemi, poiché i costi di implementazione rappresentano solo una componente del costo totale di un ERP.
I costi ricorrenti medi di un ERP nell'arco di cinque anni possono ammontare a circa $9,000 per utente. Si tratta di una somma considerevole su base continuativa e non pianificare adeguatamente questo costo durante la fase di implementazione può creare un onere a lungo termine per le finanze aziendali.
Perché
Anche se un progetto di implementazione ERP è gestito in modo eccellente dal punto di vista del budget e delle tempistiche, è facile trascurare i costi ricorrenti.
Ad esempio, alcune implementazioni possono richiedere un supporto continuativo da parte di consulenti esterni e i sistemi altamente personalizzati possono generare una quantità significativa di debito tecnico che dovrà essere gestita con costanza.
Chi è responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
- Partner di implementazione
- Team di implementazione
Come evitarlo
I responsabili del progetto devono considerare il costo totale del progetto. Questo non dovrebbe limitarsi ai costi iniziali di implementazione, ma dovrebbe includere anche il modo in cui le diverse opzioni influiranno sulla complessità e sui costi del sistema nel tempo.
Come risolverlo
Se i costi ricorrenti dell'ERP stanno diventando ingestibili, sarà necessario apportare delle modifiche. Queste potrebbero consistere nel trasferimento dei moduli personalizzati a moduli preconfigurati, nella rimozione delle integrazioni utilizzate poco o nella rinegoziazione dei contratti con il fornitore dell'ERP.
5. Problemi di migrazione dei dati
Uno dei principali vantaggi dell'implementazione di un ERP è la possibilità di consolidare diversi software su un'unica piattaforma; ciò comporta la necessità di migrare i dati da un sistema all'altro. Questo processo di migrazione introduce il rischio di perdita o danneggiamento dei dati oppure di non conformità accidentale alle normative in materia di dati (ad es. CCPA, GDPR).
Perché
Ogni volta che i dati vengono trasferiti da un luogo a un altro, esiste la possibilità che i parametri utilizzati nel set di dati originale non corrispondano a quelli del nuovo database. Ciò può causare problemi come dati incompleti o dati archiviati non differenziati (ad esempio, dati di ex dipendenti).
Chi è responsabile
- Fornitore dell'ERP
- Consulenti di terze parti
Come evitarlo
Il tempo dovrebbe essere dedicato inizialmente alla pulizia dei dati alla fonte originale. La rimozione dei dati ridondanti, la normalizzazione delle categorie e l'unione dei duplicati possono migliorare la qualità complessiva dei dati aziendali, rendendo al contempo più semplice abbinare il nuovo sistema ai dati da migrare.
Molte aziende utilizzano ormai anche l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per contribuire ad automatizzare la mappatura dei dati e prevedere i potenziali problemi di trasferimento dei dati prima che si verifichino.
Come risolvere il problema
Se un trasferimento di dati non va a buon fine o richiede un intervento manuale eccessivo per essere corretto, potrebbe essere necessario riavviare il processo. Lo so, è frustrante, ma una volta evidenziato il problema, i team responsabili dell'implementazione possono tornare alla fonte originale dei dati e migliorarla per allinearla ai requisiti necessari a una migrazione dei dati senza intoppi.
6. Dipendenza dal fornitore
L'utilizzo di più piattaforme software all'interno di un'azienda comporta inefficienze rispetto all'utilizzo di un unico ERP. Tuttavia, questa diversificazione significa anche che un problema del fornitore o un calo della qualità avrà un impatto solo sull'unità aziendale o sull'area che utilizza quel software.
Con un ERP, un'azienda diventerà dipendente da quel fornitore per la pianificazione aziendale. Ciò rappresenta un rischio qualora il fornitore non riuscisse a mantenere le aspettative ed è particolarmente rilevante per gli ERP basati sul cloud privi di un backup locale.
Perché
La dipendenza dal fornitore è diversa dagli altri rischi presenti in questo elenco: è una caratteristica, non un difetto. Consolidare le piattaforme software in un'unica piattaforma può offrire notevoli efficienze, e uno dei compromessi consiste nell'aumento della dipendenza da quel fornitore.
Chi è responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
- Comitato direttivo
Come evitarlo
Questo rischio non può essere realmente evitato, ma è possibile ridurlo al minimo. Prima di impegnarsi con un fornitore, i dirigenti e i responsabili di progetto dovrebbero svolgere un'approfondita due diligence, per assicurarsi di scegliere il partner software giusto.
La ricerca dovrebbe prendere in considerazione la stabilità finanziaria del fornitore, la sua struttura societaria, la sua posizione sul mercato e gli SLA contrattuali relativi alla fornitura continuativa del prodotto e dell'assistenza.
Come risolvere il problema
Se sussistono dubbi sul rapporto con il fornitore, è fondamentale adottare un approccio proattivo. È necessario effettuare revisioni periodiche del fornitore e i team di gestione del rischio dovrebbero predisporre piani per proteggere i dati aziendali e garantire la continuità del servizio qualora emergessero problemi gravi nella capacità del fornitore di erogare il servizio.
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7. Resistenza ai cambiamenti dei processi
Un'implementazione ERP non riguarda solo il software. Riguarda anche le persone. Anche una transizione tecnicamente impeccabile può fallire se gli utenti finali non accettano il cambiamento. Un nuovo ERP comporta probabilmente un nuovo insieme di processi e flussi di lavoro, e sussiste il rischio di opposizione da parte dei dipendenti, oltre a errori effettivi mentre acquisiscono familiarità con i nuovi metodi.
Perché
Il cambiamento organizzativo è sempre una sfida. L'utilizzo di un nuovo software può creare inefficienze nel breve periodo, poiché a volte i dipendenti impiegano più tempo o commettono più errori rispetto a quando utilizzavano il vecchio sistema. Naturalmente, con il tempo questo problema può essere superato, ma è prevedibile che alcuni membri del personale possano opporsi al cambiamento nelle fasi iniziali.
Chi è responsabile
- Team di gestione del cambiamento
Come evitarlo
Il team di gestione del cambiamento esiste per contribuire a limitare l'impatto di questo rischio. Predisporre un piano completo di gestione del cambiamento, combinato con un alto livello di comunicazione, formazione e supporto, può aiutare a mettere in evidenza i vantaggi a lungo termine del nuovo ERP e a rendere più fluido il processo di transizione.
Come risolvere il problema
Quando si incontra resistenza al cambiamento, i team di gestione del cambiamento devono valutare da dove provenga tale resistenza. È dovuta a una mancanza di formazione sul nuovo sistema, che rende difficile la navigazione agli utenti? Oppure a un fraintendimento dei vantaggi a lungo termine del nuovo ERP? Arrivare alla causa principale del problema può consentire di affrontarlo in modo chiaro e trasparente.
8. Mancanza del sostegno della dirigenza
Un'implementazione ERP di successo richiede la collaborazione di molteplici parti interessate in tutta l'azienda. È necessario considerare le esigenze delle risorse umane, dell'ingegneria, della finanza, della logistica, delle vendite, del marketing e di ogni altro ambito aziendale, per garantire che l'ERP sia il più possibile in linea con le esigenze dell'azienda.
Per ottenere questo risultato, il progetto deve avere il sostegno dei dirigenti responsabili di ciascuna funzione. Senza tale impegno, il progetto può scendere nell'elenco delle priorità della rispettiva unità aziendale, rallentando o facendo deragliare l'implementazione dell'ERP.
Perché
I dirigenti non sono immuni alla resistenza al cambiamento. Potrebbero esserci priorità concorrenti e richieste sul loro tempo, potrebbero non riuscire a vedere i vantaggi per il proprio reparto oppure potrebbe esserci un fraintendimento sul motivo per cui l'implementazione viene effettuata.
Chi è responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
Come evitarlo
Il sostegno dell'alta dirigenza dovrebbe essere assicurato prima dell'inizio del progetto. Lo sponsor del progetto si trova nella posizione migliore per ottenerlo, insieme al supporto del resto del team di gestione del progetto.
Evidenziare i vantaggi a lungo termine per l'azienda nel suo complesso — spiegando al contempo i vantaggi per ciascun reparto specifico — può aiutare a ottenere il sostegno alla visione. Questo dovrebbe essere accompagnato da una discussione onesta sul potenziale disagio a breve termine che potrebbe derivare dal periodo di transizione.
Come risolverlo
Se il progetto dovesse iniziare a perdere il sostegno dei dirigenti senior, gli sponsor del progetto e il team di gestione del progetto dovrebbero adottare un approccio trasparente nella comunicazione con loro.
Ascoltate le loro preoccupazioni, discutete i piani per affrontarle e create una roadmap per raggiungere gli obiettivi originari dell'implementazione dell'ERP. Dopotutto, se chi detiene il potere dice di no, non si può fare.
9. Rischi di conformità e normativi
La sicurezza dei dati ha ricevuto molta più attenzione negli ultimi anni, portando a un'ampia gamma di quadri legislativi e normativi a cui le aziende devono conformarsi. Quando si migrano i dati da un sistema a un altro, esiste il rischio che alcuni di questi dati vengano gestiti in modo non conforme a tali normative.
Perché
Un ERP potrebbe sostituire un'ampia varietà di sistemi. Ciò significa che la piattaforma unica deve essere conforme alle normative che regolano diverse unità aziendali, nonché alle diverse giurisdizioni legali.
Ad esempio, una multinazionale potrebbe aver bisogno che il nuovo ERP sia conforme sia al GDPR sia al CCPA, sostituendo singoli software che dovevano essere conformi soltanto all'uno o all'altro.
Chi è responsabile
- Fornitore dell'ERP
- Responsabili di progetto
- Responsabili senior di rischio e conformità
Come evitarlo
Durante il processo di valutazione dell'ERP dovrebbe essere adottato un approccio mirato ai rischi di conformità e normativi. Le aziende dovrebbero avere una panoramica completa dei propri obblighi di conformità e collaborare con il fornitore dell'ERP per garantire che il sistema disponga delle funzionalità necessarie a soddisfarli.
Come risolverlo
Qualsiasi problema che si presenti dovrebbe essere sottoposto al team interno di conformità, che seguirà le migliori pratiche in relazione alle specificità del problema. Dovrebbe continuare a esserci un confronto proattivo tra il team di gestione del progetto e il fornitore dell'ERP, per eliminare la possibilità di problemi futuri.
10. Gestione inefficace del progetto
La maggior parte dei rischi descritti in questo articolo può essere mitigata o ridotta al minimo attraverso una gestione efficace del progetto. Naturalmente, ciò crea di per sé un rischio, poiché una gestione inadeguata del progetto porterà quasi certamente a risultati insoddisfacenti nell'implementazione dell'ERP.
Perché
Per mantenere l'implementazione di un ERP nei tempi previsti ed evitare sforamenti del budget sono necessarie competenze di gestione del progetto di alto livello. Non si tratta soltanto di aiutare tutte le parti interessate a rispettare il piano originale, ma anche di guidare il processo quando sorgono problemi.
Senza una guida chiara del progetto ERP, le probabilità di fallimento sono elevate.
Chi è responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
- Comitato direttivo
Come evitarlo
Chi prende decisioni a livello dirigenziale deve assicurarsi che il responsabile del progetto (e il suo gruppo) abbia elevate probabilità di successo. Ciò implica selezionare un gruppo con esperienza nella realizzazione di progetti di portata simile e fornirgli risorse sufficienti per poter replicare questo successo.
Come risolverlo
Lo sponsor del progetto e il comitato direttivo devono assicurarsi di esercitare un'ampia supervisione durante tutto il progetto.
Se è evidente che una cattiva gestione del progetto sta causando problemi di implementazione, è necessario discutere in modo aperto e onesto su come porre rimedio alla situazione. Ciò potrebbe richiedere aggiornamenti sullo stato più frequenti, KPI più dettagliati e potenzialmente persino la riassegnazione del progetto ad altri dipendenti.
11. Aumento della complessità complessiva
L'ultimo rischio fondamentale su cui voglio richiamare l'attenzione è la possibilità che tutto l'impegno e il denaro investiti nell'implementazione di un ERP possano semplicemente complicare eccessivamente le operazioni. Lo scenario peggiore è un nuovo sistema ERP che viene semplicemente utilizzato insieme a tutte le piattaforme preesistenti, aumentando il carico di lavoro e i costi senza apportare alcun beneficio tangibile.
Perché
I reparti possono mantenere i processi e i sistemi esistenti per diversi motivi. Potrebbero essere l'esperienza utente, le capacità di analisi, l'integrità dei dati o semplicemente la resistenza al cambiamento. Ciò può rendere difficile abbandonare i vecchi sistemi per adottare pienamente un ERP.
Chi è responsabile
- Gruppo di gestione del cambiamento
- Responsabile del progetto
Come evitarlo
È necessario disporre di un piano chiaro e specifico per l'introduzione del nuovo ERP. I gruppi devono aderire al cambiamento, comprendere perché viene attuato e disporre di una tempistica dettagliata per la sua implementazione. In questo modo si stabiliscono le aspettative, specificando chiaramente che i sistemi esistenti verranno dismessi in una data precisa.
Come risolverlo
I gruppi o i responsabili restii al cambiamento devono elaborare una motivazione chiara che spieghi il perché. Dopodiché, i responsabili del progetto e i responsabili della gestione del cambiamento possono valutare se sia necessario colmare un'esigenza formativa o se occorra un'ulteriore personalizzazione per consentire all'ERP di soddisfare le loro esigenze.
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Il processo di implementazione di un ERP può sembrare piuttosto impegnativo, con molti rischi potenziali lungo il percorso. Tuttavia, con un'adeguata pianificazione preventiva e una gestione efficace del progetto, tutti questi rischi possono essere evitati o ridotti al minimo.
Una pianificazione adeguata non solo contribuisce a ridurre la probabilità di problemi lungo il percorso, ma prepara l'azienda a massimizzare i guadagni in termini di efficienza e il potenziale di crescita che un ERP può offrire a un'organizzazione.
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