11 Rischi dell’Implementazione ERP: Come Evitarli e Risolverli
Implementare un nuovo sistema ERP può essere un’impresa colossale per un’azienda di qualsiasi dimensione. L’intero processo può richiedere molti mesi, i costi iniziali sono significativi e ci sono numerosi rischi legati all’implementazione ERP che bisogna considerare.
Ma il fatto che quasi la metà di tutte le aziende a livello globale utilizzi una qualche forma di soluzione ERP è la prova che, se si riesce a gestire tali rischi, il gioco può valere la candela.
11 Rischi nell’Implementazione di un Sistema ERP
Il primo passo per limitare l’impatto di questi fattori di rischio è comprenderli. Questo offre la migliore opportunità per evitarli del tutto o sapere come affrontarli se dovessero verificarsi:
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1. Costi di Implementazione
Non c’è modo di girarci attorno: implementare un ERP è costoso.
Questo rappresenta un rischio per motivi piuttosto ovvi. Se non gestito correttamente, c’è la possibilità che il progetto superi il budget oppure che una grande quantità di capitale venga destinata a un’implementazione ERP che non offre un sufficiente ritorno sull’investimento.
Perché
Questo rischio si verifica quando manca un ambito chiaramente definito per l’implementazione. Implementare un ERP con idee vaghe sull’“efficienza” può portare a un sistema che non è personalizzato per creare un ritorno sull’investimento sufficiente rispetto agli specifici casi d’uso di un’azienda, oppure a un processo di implementazione disordinato che costa molto più del previsto. Nel peggiore dei casi, ciò può tradursi in un progetto “elefante bianco” che rappresenta un notevole spreco di risorse.
Chi è Responsabile
- Project manager
- Executive sponsor del progetto
- Partner di implementazione
Come Evitarlo
Creare una chiara descrizione di come il nuovo sistema permetterà di migliorare l’efficienza e favorire la crescita consentirà personalizzazioni più mirate e aiuterà a evitare aumento dell’ambito e sforamenti di costi.
Per evitare che un ERP diventi un enorme spreco di risorse, bisogna assicurarsi che il progetto sia ben definito e ben preventivato prima che ne inizi l’implementazione.
Come Risolverlo
Se i costi iniziano a superare il budget, i project manager devono intervenire. Questo potrebbe significare rivedere l’ambito del progetto, rinegoziare con il fornitore del software ERP, o passare a un rilascio a fasi su un periodo più lungo.
2. Tempistiche di Implementazione
Se da un lato i costi di implementazione devono essere gestiti con attenzione, anche le tempistiche sono altrettanto importanti. Le piccole e medie imprese normalmente richiedono da 3 a 9 mesi per implementare un ERP, mentre le aziende multinazionali possono impiegare anche diversi anni per completare il processo.
Non solo i costi aumentano quanto più si prolunga il processo, ma crescono anche le possibilità che il progetto si arresti, che venga meno l’appoggio dei dirigenti, o che l’implementazione fallisca completamente.
Perché
Così come per il rischio di sforamento dei costi, anche quello legato alle tempistiche deriva da errori nella definizione iniziale dell’ambito di progetto e dalla scarsa gestione continua.
Chi è Responsabile
- Project manager
- Partner di implementazione
Come Evitarlo
Per evitare questo rischio, il piano iniziale di implementazione deve essere dettagliato e ben studiato. È necessario organizzare incontri frequenti per monitorare i progressi rispetto al piano, introducendo numerosi obiettivi intermedi nella roadmap.
Come Risolverlo
Se non vengono raggiunti i traguardi chiave, i project manager e i membri del team di progetto devono prendere decisioni sulle priorità.
- È accettabile aumentare i tempi di realizzazione?
- Se sì, qual è la tolleranza e la durata massima che il progetto può avere?
- Se no, quali modifiche devono essere apportate all’implementazione per rispettare i tempi originali?
3. Eccesso di personalizzazione
Uno dei componenti fondamentali di un ERP è la possibilità di personalizzare il sistema in base alle specifiche esigenze di un’azienda. Può essere facile lasciarsi trasportare nel creare una piattaforma software completamente su misura, ma ciò può essere un importante catalizzatore per i primi due rischi che abbiamo elencato.
Chi è responsabile
- Team di implementazione
- Project manager
- Change manager
Come evitarlo
Gli ERP dispongono di moduli pre-costruiti che hanno i propri processi. I decisori devono valutare attentamente se una personalizzazione sia davvero necessaria al 100% o se, a lungo termine, abbia più senso adeguare il processo aziendale per adattarsi all’ERP.
Limitare le personalizzazioni aiuta a ridurre sia i costi iniziali sia quelli ricorrenti.
Come risolverlo
Un’eccessiva personalizzazione può essere una delle cause principali di sforamenti di costi e tempi. Se si riscontra questa problematica, i team di progetto dovrebbero rivalutare se tra le personalizzazioni programmate ce ne siano che potrebbero essere sostituite dai moduli preesistenti dell’ERP.
Potrebbe persino valere la pena prendere in considerazione l’eliminazione di moduli già personalizzati in favore delle opzioni pre-costruite, a seconda dei costi attesi per la manutenzione e il supporto delle personalizzazioni.
4. Sottovalutazione dei costi ricorrenti
I problemi che si manifestano nel tempo dipendono spesso dalle modalità con cui un ERP è stato inizialmente implementato. Il costo totale è uno di questi potenziali problemi, poiché i costi di implementazione rappresentano solo una componente del costo totale dell’ERP.
I costi ricorrenti medi di un ERP su un periodo di cinque anni possono aggirarsi intorno a $9.000 per utente. È una cifra importante, e non pianificare adeguatamente tali costi nella fase di implementazione può rappresentare un peso a lungo termine per le finanze aziendali.
Perché
Anche se un progetto di implementazione ERP è gestito in modo eccellente dal punto di vista di budget e tempi, può essere facile trascurare i costi ricorrenti.
Ad esempio, alcune implementazioni possono richiedere supporto continuativo da parte di consulenti esterni, e i sistemi altamente personalizzati possono generare un notevole debito tecnico che andrà gestito costantemente.
Chi è responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
- Partner di implementazione
- Team di implementazione
Come evitarlo
I responsabili del progetto devono considerare il costo totale del progetto. Questo non dovrebbe limitarsi ai costi iniziali di implementazione, ma anche valutare come le diverse opzioni influenzeranno la complessità e il costo del sistema nel tempo.
Come risolverlo
Se i costi ERP ricorrenti diventano ingestibili, occorrerà intervenire. Questo può avvenire sostituendo moduli personalizzati con moduli pre-installati, eliminando integrazioni poco utilizzate o rinegoziando i contratti con il fornitore dell’ERP.
5. Problemi di migrazione dei dati
Uno dei principali vantaggi nell’implementazione di un ERP è la possibilità di consolidare diversi software su un’unica piattaforma; ciò implica la necessità di migrare i dati da un sistema all’altro. Questo processo di migrazione introduce il rischio di perdita di dati, corruzione o inavvertita non conformità con le normative sui dati (ad esempio, CCPA, GDPR).
Perché
Ogni volta che i dati vengono trasferiti da un sistema a un altro, c’è la possibilità che i parametri utilizzati nell’insieme di dati originale non corrispondano esattamente a quelli del nuovo database. Questo può generare problemi come dati incompleti o dati archiviati non distinti (ad esempio, dati di ex dipendenti).
Chi è responsabile
- Fornitore ERP
- Consulenti esterni
Come evitarlo
Si dovrebbe investire tempo inizialmente per pulire i dati alla fonte originale. Rimuovere dati ridondanti, normalizzare le categorie e unire i duplicati può migliorare la qualità complessiva dei dati aziendali, oltre a rendere più facile l'allineamento del nuovo sistema con la migrazione dei dati.
Molte aziende stanno anche utilizzando l'IA e il machine learning per automatizzare la mappatura dei dati e prevedere potenziali problemi di trasferimento prima che si verifichino.
Come risolverlo
Se un trasferimento dati fallisce o richiede troppa attività manuale per essere sistemato, potrebbe essere necessario ricominciare il processo dall'inizio. Lo so, è frustrante, ma una volta individuato il problema, i team di implementazione possono tornare alla fonte originale dei dati e migliorarla per allinearsi ai requisiti necessari per una migrazione dei dati senza intoppi.
6. Dipendenza dal Fornitore
Utilizzare più piattaforme software all'interno di un'azienda comporta alcune inefficienze, rispetto all'adozione di un unico ERP. Tuttavia, questa diversificazione implica anche che un eventuale fallimento del fornitore o una diminuzione della qualità impatterà solo sull'unità aziendale o l'area che utilizza quel software.
Con un ERP, un'azienda diventa dipendente da quel fornitore per la propria pianificazione aziendale. Questo rappresenta un rischio nel caso in cui il fornitore non riesca a soddisfare le aspettative, ed è particolarmente rilevante per gli ERP basati su cloud senza un backup locale.
Perché
La dipendenza dal fornitore è diversa dagli altri rischi presenti in questo elenco; è una caratteristica, non un difetto. La consolidazione delle piattaforme software in un'unica soluzione può portare a notevoli efficienze, e uno dei compromessi è proprio l'aumentata dipendenza dal fornitore stesso.
Responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
- Comitato direttivo
Come evitarlo
Non è davvero possibile evitarlo, ma il rischio può essere ridotto al minimo. I leader senior e i project manager dovrebbero effettuare una rigorosa due diligence prima di impegnarsi con un fornitore, per assicurarsi di scegliere il partner software giusto.
La ricerca dovrebbe prendere in considerazione la stabilità finanziaria del fornitore, la sua struttura societaria, la posizione nel mercato e gli SLA contrattuali relativi all'erogazione continua del prodotto e dell'assistenza.
Come risolverlo
Se emergono dubbi sulla relazione con il fornitore, è fondamentale adottare un approccio proattivo. Si dovrebbero effettuare revisioni regolari del fornitore e i team di gestione del rischio dovrebbero avere piani per mettere in sicurezza i dati aziendali ed assicurare la continuità del servizio qualora dovessero insorgere criticità gravi nella capacità del fornitore di erogare il servizio.
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7. Resistenza al cambiamento dei processi
L’implementazione di un ERP non riguarda solo il software. Riguarda anche le persone. Anche una transizione tecnicamente perfetta può fallire se gli utenti finali non accolgono il cambiamento. Un nuovo ERP spesso comporta nuovi processi e flussi di lavoro, con il rischio di resistenze da parte dei dipendenti — così come errori involontari mentre si abituano ai nuovi metodi.
Perché
Il cambiamento organizzativo è sempre una sfida. Usare un nuovo software può generare inefficienze nel breve periodo, poiché i dipendenti a volte impiegano più tempo o commettono più errori rispetto al vecchio sistema. Ovviamente, col tempo questo può essere superato, ma è naturale aspettarsi una certa resistenza nelle fasi iniziali da parte di alcuni membri del personale.
Responsabile
- Team di change management
Come evitarlo
Il team di change management esiste proprio per limitare l’impatto di questo rischio. Predisporre un piano di gestione del cambiamento completo (insieme a una comunicazione costante, formazione e supporto) può aiutare a evidenziare i vantaggi a lungo termine del nuovo ERP e a rendere più agevole il processo di transizione.
Come risolverlo
Se si incontra resistenza al cambiamento, i team di gestione del cambiamento devono valutare da dove proviene tale resistenza. È una mancanza di formazione con il nuovo sistema, che rende difficile per gli utenti orientarsi? Si tratta di un'incomprensione dei benefici a lungo termine del nuovo ERP? Individuare la causa principale del problema consente di affrontarlo in modo chiaro e trasparente.
8. Mancanza di Coinvolgimento della Direzione
Una implementazione ERP di successo richiede la cooperazione di molteplici stakeholder in tutta l'azienda. Le esigenze di HR, ingegneria, finanza, logistica, vendite, marketing e di ogni altro aspetto aziendale devono essere considerate per garantire che l’ERP sia in linea con le esigenze reali dell’organizzazione.
Per ottenere ciò, il progetto necessita del coinvolgimento da parte dei dirigenti responsabili di ciascuna funzione. Senza tale impegno, il progetto potrebbe perdere priorità all’interno della loro unità aziendale, rallentando o compromettendo l’implementazione dell’ERP.
Perché
I dirigenti non sono immuni alla resistenza al cambiamento. Potrebbero avere priorità e richieste concorrenti sul proprio tempo, non vedere i benefici per il loro reparto o non comprendere appieno le motivazioni dell’implementazione.
Chi è Responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
Come Evitarlo
Il coinvolgimento del management di alto livello dovrebbe essere assicurato prima dell’inizio del progetto. Lo sponsor del progetto è nella posizione migliore per raggiungere questo obiettivo, insieme al supporto del resto del team di project management.
Mettere in evidenza i benefici a lungo termine per l’azienda nel suo complesso — spiegando al contempo i vantaggi specifici per ciascun reparto — può favorire l’adesione alla visione proposta. Questo dovrebbe essere accompagnato da una discussione onesta riguardo i possibili disagi a breve termine che potrebbero insorgere durante il periodo di transizione.
Come Risolverlo
Se il progetto dovesse iniziare a perdere il supporto dei dirigenti, gli sponsor del progetto e il team di project management dovrebbero adottare un approccio trasparente nella comunicazione con loro.
È necessario ascoltare le loro preoccupazioni, discutere i piani per affrontarle e creare una roadmap per raggiungere gli obiettivi originali dell’implementazione ERP. Dopotutto, se chi ha il potere decisionale dice di no, non si potrà andare avanti.
9. Rischi di Conformità e Normativi
La sicurezza dei dati ha ricevuto molta più attenzione negli ultimi anni, portando ad un’ampia gamma di quadri normativi e legislativi con cui le aziende devono conformarsi. Durante la migrazione dei dati da un sistema all’altro, esiste il rischio che alcuni di questi dati vengano gestiti in modo non conforme a tali regolamenti.
Perché
Un ERP può sostituire una grande varietà di sistemi. Questo significa che la piattaforma unica deve rispettare regolamenti che disciplinano differenti unità aziendali, così come diverse giurisdizioni legali.
Per esempio, una multinazionale potrebbe avere la necessità che il nuovo ERP sia conforme sia al GDPR che al CCPA, andando a sostituire software specifici che in precedenza dovevano rispettare solo una o l’altra normativa.
Chi è Responsabile
- Fornitore ERP
- Project manager
- Responsabili senior di rischio e compliance
Come Evitarlo
Durante il processo di selezione dell’ERP, dovrebbe esserci un approccio focalizzato sui rischi di conformità e normativa. Le aziende dovrebbero avere una visione chiara degli obblighi di compliance e collaborare con il fornitore dell’ERP per assicurarsi che il sistema sia in grado di soddisfarli pienamente.
Come Risolverlo
Eventuali problemi che dovessero sorgere devono essere segnalati al team interno di compliance, che seguirà le migliori pratiche in base alle specificità del problema. Questa collaborazione proattiva tra il team di project management e il fornitore dell’ERP dovrebbe continuare, per eliminare il rischio di problemi futuri.
10. Project Management Inefficace
La maggior parte dei rischi illustrati in questo articolo può essere mitigata o ridotta attraverso un project management efficace. Ovviamente, questo stesso aspetto rappresenta un rischio: una gestione di progetto carente è quasi certamente destinata a condurre a risultati negativi nell’implementazione dell’ERP.
Perché
Per mantenere un’implementazione ERP sulla giusta rotta ed evitare sforamenti di budget sono necessarie competenze di project management di alto livello. Ciò non riguarda solo il contributo a seguire il piano originale da parte di tutti gli stakeholder, ma anche la capacità di guidare il processo quando sorgono dei problemi.
Senza una guida chiara nel progetto ERP, la possibilità di fallimento è molto elevata.
Chi è Responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
- Comitato direttivo
Come evitarlo
I decisori senior devono assicurarsi che il project manager (e il suo team) abbia un'alta probabilità di successo. Questo comporta la selezione di un team con esperienza nella realizzazione di progetti di portata simile, fornendo loro risorse sufficienti per poter ripetere questo successo.
Come risolverlo
Lo sponsor del progetto e il comitato direttivo devono assicurarsi di condurre un'ampia supervisione durante tutto il progetto.
Se appare evidente che una cattiva gestione del progetto sta portando a problemi di implementazione, bisogna avviare una discussione aperta e onesta su come rimediare alla situazione. Questo potrebbe richiedere aggiornamenti di stato più frequenti, KPI più dettagliati e, potenzialmente, anche la riallocazione del progetto ad altri dipendenti.
11. Aumento della Complessità Complessiva
L’ultimo rischio chiave su cui voglio attirare l’attenzione è che è possibile che tutto lo sforzo e il denaro spesi per l’implementazione di un ERP possano semplicemente complicare eccessivamente le operazioni. Lo scenario peggiore è un nuovo sistema ERP che viene semplicemente utilizzato insieme a tutte le piattaforme legacy, aumentando il carico di lavoro e i costi senza portare alcun beneficio tangibile.
Perché
I dipartimenti possono mantenere i processi e i sistemi esistenti per una varietà di motivi. Questo può essere l’esperienza utente, le capacità di analisi, l'integrità dei dati o semplicemente una resistenza al cambiamento. Può portare a una difficoltà ad abbandonare i vecchi sistemi per abbracciare pienamente un ERP.
Chi è responsabile
- Team di gestione del cambiamento
- Project manager
Come evitarlo
Deve esserci un piano chiaro e specifico per il rollout del nuovo ERP. I team devono essere coinvolti nel cambiamento, capire perché sta avvenendo e avere una tempistica dettagliata per quando il cambiamento verrà implementato. Questo stabilisce lo standard di ciò che ci si può aspettare, specificando chiaramente che i sistemi esistenti verranno disattivati in una data precisa.
Come risolverlo
I team o i leader riluttanti al cambiamento devono presentare una motivazione chiara sul perché. Da lì, project manager e change manager possono valutare se c’è un bisogno di formazione da colmare, o se è necessaria un’ulteriore personalizzazione per consentire all’ERP di soddisfare le loro esigenze.
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Il processo di implementazione di un ERP può sembrare piuttosto impegnativo, con molti potenziali rischi lungo il percorso. Ma con la giusta pianificazione e una gestione efficace del progetto, tutti questi rischi possono essere evitati o ridotti al minimo.
Una pianificazione appropriata non solo aiuta a ridurre il potenziale di problemi lungo il percorso, ma prepara l’azienda a massimizzare i guadagni di efficienza e il potenziale di crescita che un ERP può offrire a un’organizzazione.
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