Conosci i tuoi nemici ERP: Comprendere i rischi associati all’implementazione ERP può aiutare le organizzazioni a minimizzare il loro impatto e a navigare più efficacemente tra potenziali insidie.
La preparazione è fondamentale: Pianificare attentamente il lancio dell’ERP e la consapevolezza dei possibili problemi offrono la migliore possibilità di successo.
Implementare un nuovo sistema ERP può essere un'impresa titanica per un'azienda di qualsiasi dimensione. L'intero processo può richiedere molti mesi, i costi iniziali sono significativi e ci sono diversi rischi di implementazione ERP che fanno parte del percorso.
Ma il fatto che quasi la metà di tutte le aziende a livello globale utilizzi una qualche forma di soluzione ERP è la prova che, se riesci a gestire questi rischi, probabilmente ne varrà la pena.
11 Rischi dell’Implementazione di un Sistema ERP
Il primo passo per limitare l'impatto di questi fattori di rischio è comprenderli. Questo offre la miglior opportunità per evitarli del tutto, oppure per sapere come affrontarli se dovessero verificarsi:
Want more from The CFO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
1. Costi di Implementazione
Non c’è modo di evitarlo: implementare un ERP è costoso.
Questo rappresenta un rischio per motivi abbastanza ovvi. Se gestito in modo scorretto, c’è la possibilità che il progetto sfori il budget, oppure che una grande quantità di capitale venga destinata a una implementazione ERP che non fornisce un ROI sufficiente.
Perché
Questo rischio si presenta quando non esiste un ambito chiaramente definito per l'implementazione. Implementare un ERP solo per idee vaghe sull’“efficienza” può portare a un sistema non personalizzato per generare un ROI sufficiente per i casi d’uso specifici di un’azienda, oppure a un processo di implementazione disorganizzato che costa molto più del preventivato. Nel peggiore dei casi, questo può portare a un progetto “elefante bianco” che rappresenta un enorme spreco di risorse.
Chi è Responsabile
- Project manager
- Sponsor esecutivo del progetto
- Partner di implementazione
Come Evitarlo
Creare uno schema chiaro di come il nuovo sistema andrà a migliorare l’efficienza e favorire la crescita permetterà personalizzazioni più mirate e aiuterà ad evitare l'espansione incontrollata dell’ambito e sforamenti di costo.
Per evitare che l’ERP diventi un enorme spreco di risorse, è necessario assicurarsi che il progetto sia ben definito e ben preventivato prima che l’implementazione inizi.
Come Risolverlo
Se i costi iniziano a superare il budget, i project manager devono intervenire. Questo può significare rivalutare l’ambito del progetto, rinegoziare con il fornitore del software ERP, o passare a un rilascio graduale in un periodo più lungo.
2. Tempi di Realizzazione
Sebbene i costi di implementazione debbano essere gestiti con attenzione, anche le tempistiche sono altrettanto importanti. Le piccole e medie imprese solitamente impiegano 3-9 mesi per un’implementazione ERP, mentre le aziende multinazionali possono impiegare anche diversi anni per completare l’implementazione.
Non solo i costi aumentano quanto più si allunga questo processo, ma aumentano anche le probabilità che il progetto si blocchi, il supporto degli executive venga meno o che l’implementazione fallisca del tutto.
Perché
Così come per il rischio di sforamento dei costi, anche i ritardi nei tempi di implementazione derivano da errori nella definizione iniziale del progetto e nella gestione continua dello stesso.
Chi è Responsabile
- Project manager
- Partner di implementazione
Come Evitarlo
Per evitare questo rischio, il piano di implementazione iniziale deve essere dettagliato e ben strutturato. Devono essere previsti incontri frequenti per verificare l’avanzamento rispetto al piano, con molteplici traguardi intermedi inclusi nella roadmap.
Come Risolverlo
Se non vengono raggiunti gli obiettivi chiave, i project manager e i membri del team di progetto devono prendere decisioni sulle priorità.
- È accettabile aumentare la tempistica?
- Se sì, qual è la tolleranza e qual è la durata massima che il progetto può raggiungere?
- Se no, quali modifiche devono essere apportate all’implementazione per rispettare la tempistica originale?
3. Estensione eccessiva della personalizzazione
Uno dei componenti fondamentali di un ERP è la capacità di personalizzare il sistema in base alle esigenze specifiche dell’azienda. È facile lasciarsi prendere dall’idea di creare una piattaforma software completamente su misura, ma questo può essere un fattore scatenante principale per i primi due rischi che abbiamo elencato.
Chi è responsabile
- Team di implementazione
- Project manager
- Change manager
Come evitarlo
Gli ERP offrono moduli pre-costruiti che hanno processi già integrati. I decisori devono valutare attentamente se una personalizzazione è davvero necessaria al 100%, o se in prospettiva sia meglio adattare il processo aziendale per conformarsi all’ERP.
Limitare le personalizzazioni aiuterà a ridurre sia i costi iniziali che quelli futuri.
Come risolverlo
Un’eccessiva personalizzazione può essere la causa principale di sforamenti di costi e tempi. Se viene identificata questa criticità, i team di progetto dovrebbero rivalutare se ci sono personalizzazioni previste che possono essere sostituite da moduli ERP pre-costruiti.
Potrebbe anche valere la pena valutare l’abbandono di moduli già personalizzati in favore di opzioni pre-configurate, a seconda del costo previsto per la manutenzione e il supporto delle personalizzazioni.
4. Sottovalutazione dei costi ricorrenti
I problemi che si manifestano nel tempo spesso derivano dal modo in cui l’ERP è stato implementato inizialmente. Il costo totale è uno di questi potenziali problemi, poiché i costi di implementazione sono solo una delle componenti del costo complessivo di un ERP.
I costi medi di mantenimento di un ERP su un periodo di cinque anni possono aggirarsi intorno a $9.000 per utente. È una cifra consistente su base continuativa e la mancata pianificazione di questa voce durante la fase di implementazione può rappresentare un peso a lungo termine per la situazione finanziaria dell’azienda.
Perché
Anche se un progetto di implementazione ERP è gestito in modo impeccabile sotto il profilo del budget e delle tempistiche, è facile trascurare i costi ricorrenti.
Ad esempio, alcune implementazioni possono richiedere un supporto continuativo da parte di consulenti esterni, e sistemi fortemente personalizzati possono portare a un significativo "debito tecnico" che dovrà essere gestito in modo costante.
Chi è responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
- Partner di implementazione
- Team di implementazione
Come evitarlo
I leader di progetto devono considerare il costo totale del progetto. Questo non dovrebbe limitarsi ai costi iniziali di implementazione, ma anche a come le diverse opzioni impatteranno la complessità e i costi del sistema nel tempo.
Come risolverlo
Se i costi ricorrenti dell’ERP diventano ingestibili, saranno necessarie delle modifiche. Ciò potrebbe avvenire trasferendo i moduli personalizzati su moduli pre-costruiti, rimuovendo integrazioni poco utilizzate o rinegoziando i contratti con il fornitore ERP.
5. Problemi di migrazione dei dati
Uno dei principali benefici nell’implementare un ERP è la possibilità di consolidare diversi software su un’unica piattaforma; ciò comporta la necessità di migrare i dati da un sistema all’altro. Questo processo di migrazione introduce il rischio di perdita di dati, corruzione o involontaria non conformità alle normative sulla protezione dei dati (ad esempio CCPA, GDPR).
Perché
Ogni volta che i dati vengono trasferiti da un luogo all’altro, c’è la possibilità che i parametri utilizzati nel dataset originale non coincidano con quelli del nuovo database. Questo può portare a problemi come dati incompleti o archiviati in modo non differenziato (per esempio dati di ex dipendenti).
Chi è responsabile
- Fornitore ERP
- Consulenti esterni (third party consultant)
Come evitarlo
Bisognerebbe dedicare tempo fin dall’inizio per pulire i dati direttamente dalla fonte originale. Rimuovere i dati ridondanti, normalizzare le categorie e unire i duplicati può migliorare la qualità complessiva dei dati aziendali, rendendo anche più semplice l’abbinamento del nuovo sistema durante la migrazione dei dati.
Molte aziende ora stanno anche utilizzando l’IA e il machine learning per automatizzare la mappatura dei dati e prevedere potenziali problemi di trasferimento dati prima che si verifichino.
Come risolvere
Se un trasferimento di dati fallisce o richiede troppi interventi manuali per essere corretto, potrebbe essere necessario riavviare il processo. Lo so, è frustrante, ma una volta individuato il problema, i team di implementazione possono tornare alla fonte dei dati originale e migliorarla per allinearla ai requisiti necessari per una migrazione dei dati senza intoppi.
6. Dipendenza dal fornitore
Utilizzare più piattaforme software in azienda presenta delle inefficienze rispetto all’impiego di un unico ERP. Tuttavia, questa diversificazione significa anche che un fallimento di un fornitore o un calo della qualità avrà un impatto solo sull’unità aziendale o l’area che usa quel software.
Con un ERP, l’azienda diventa dipendente da quel fornitore per la propria pianificazione aziendale. Questo rappresenta un rischio qualora il fornitore non dovesse fornire quanto atteso, ed è particolarmente rilevante per gli ERP basati su cloud senza backup locali.
Perché
La dipendenza dal fornitore è diversa dagli altri rischi presenti in questo elenco; è una caratteristica, non un difetto. Unificare le piattaforme software su un’unica soluzione può offrire notevoli efficienze, e uno dei compromessi è proprio l’aumento della dipendenza da quel fornitore.
Chi è responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
- Comitato direttivo
Come evitarlo
Non si può evitare del tutto, ma il rischio può essere ridotto al minimo. I leader senior e i responsabili di progetto dovrebbero effettuare una due diligence approfondita prima di impegnarsi con un fornitore, assicurandosi di scegliere il partner software giusto.
La ricerca dovrebbe considerare la solidità finanziaria del fornitore, la sua struttura societaria, la posizione nel mercato e i livelli di servizio contrattuali (SLA) relativi all’erogazione continua del prodotto e del supporto.
Come risolverlo
Se sorgono dubbi sul rapporto con il fornitore, è essenziale un approccio proattivo. Occorre effettuare regolari revisioni del fornitore e il team di gestione dei rischi dovrebbe predisporre piani per mettere in sicurezza i dati aziendali e garantire la continuità del servizio nel caso emergano seri problemi con la capacità del fornitore di erogare i servizi.
I migliori sistemi ERP che abbiamo trovato
Il nostro team analizza letteralmente sistemi finanziari ogni giorno. In questo processo, questi sono gli ERP che si sono distinti:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
7. Resistenza al cambiamento dei processi
L’implementazione di un ERP non riguarda solo il software, ma anche le persone. Anche una transizione perfetta dal punto di vista tecnico può fallire se gli utenti finali non abbracciano il cambiamento. Un nuovo ERP comporta spesso nuovi processi e flussi di lavoro, e c’è il rischio di resistenza da parte dei dipendenti — così come errori reali mentre prendono confidenza con i nuovi metodi.
Perché
Il cambiamento organizzativo è sempre una sfida. L’adozione di un nuovo software può creare inefficienze nel breve termine, poiché i dipendenti possono impiegare più tempo o commettere più errori rispetto al vecchio sistema. Naturalmente, col tempo ciò verrà superato, ma è normale aspettarsi che alcuni membri dello staff mostrino resistenza nelle fasi iniziali.
Chi è responsabile
- Team di change management
Come evitarlo
Il team di change management esiste proprio per minimizzare l’impatto di questo rischio. Implementare un piano di gestione del cambiamento completo (abbinato a un elevato livello di comunicazione, formazione e supporto) può aiutare a mettere in luce i benefici a lungo termine del nuovo ERP e a rendere più agevole il processo di transizione.
Come risolverlo
Se si incontra resistenza al cambiamento, i team di gestione del cambiamento devono valutare da dove proviene tale resistenza. Si tratta di una mancanza di formazione con il nuovo sistema, che rende difficile la navigazione per gli utenti? Oppure di una mancata comprensione dei benefici a lungo termine del nuovo ERP? Individuare la causa principale del problema consente di affrontarlo in modo chiaro e trasparente.
8. Mancanza di Supporto da parte della Direzione
Una implementazione ERP di successo richiede la cooperazione di molteplici stakeholder in tutta l’azienda. Le esigenze di HR, ingegneria, finanza, logistica, vendite, marketing e ogni altro aspetto dell’impresa devono essere considerate per assicurarsi che l’ERP sia davvero allineato con le necessità aziendali.
Per ottenere ciò, il progetto necessita del sostegno degli executive responsabili di ciascuna funzione. Senza questo impegno, il progetto può scendere nella lista delle priorità all’interno della loro unità di business, rallentando o ostacolando l’implementazione dell’ERP.
Perché
Neanche gli executive sono immuni alla resistenza al cambiamento. Potrebbero esserci priorità e richieste concorrenti sul loro tempo, potrebbero non cogliere i vantaggi per il proprio dipartimento o non comprendere le ragioni della messa in opera dell’implementazione.
Chi è Responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
Come Evitarlo
Il supporto della direzione dovrebbe essere assicurato prima che il progetto abbia inizio. Lo sponsor del progetto è nella posizione migliore per raggiungere questo obiettivo, insieme al supporto del resto del team di project management.
Mettere in evidenza i benefici a lungo termine per l’azienda nel suo insieme — ma anche spiegare i vantaggi per ogni specifico dipartimento — può aiutare a ottenere l’approvazione per la visione del progetto. Questo dovrebbe essere accompagnato da una discussione onesta sul possibile disagio a breve termine che potrebbe derivare dalla fase di transizione.
Come Risolverlo
Se il progetto dovesse iniziare a perdere il sostegno dei senior leader, gli sponsor del progetto e il team di project management dovrebbero adottare un approccio trasparente nella comunicazione con loro.
Ascoltate le loro preoccupazioni, discutete i piani per affrontarle e create una roadmap per raggiungere gli obiettivi originali dell’implementazione ERP. D’altronde, se chi decide dice no, il progetto non può andare avanti.
9. Rischi Normativi e di Conformità
La sicurezza dei dati ha ricevuto molta più attenzione negli ultimi anni, portando a un’ampia gamma di norme legislative e regolatorie con cui le aziende devono conformarsi. Quando si migra dati da un sistema all’altro, esiste il rischio che parte di questi dati venga gestita in modo non conforme a queste normative.
Perché
Un ERP può sostituire una vasta gamma di sistemi. Ciò significa che la piattaforma unica deve rispettare tutte le normative che regolano vari reparti aziendali, così come le diverse giurisdizioni legali.
Ad esempio, una multinazionale può aver bisogno che il nuovo ERP sia conforme sia al GDPR che al CCPA, andando a sostituire software individuali che dovevano rispettare solo una delle due normative.
Chi è Responsabile
- Fornitore ERP
- Project manager
- Senior risk e compliance
Come Evitarlo
Durante il processo di selezione dell’ERP deve esserci un approccio mirato alla gestione dei rischi normativi e di conformità. Le aziende dovrebbero avere una panoramica completa degli obblighi di conformità e collaborare con il fornitore ERP per assicurarsi che il sistema abbia le capacità necessarie a soddisfarli.
Come Risolverlo
Eventuali problemi che emergono devono essere segnalati al team interno di compliance, che seguirà le migliori pratiche in relazione alle specificità del caso. Questo deve continuare come discussione proattiva tra il team di project management e il fornitore ERP, per eliminare potenziali problematiche future.
10. Gestione di Progetto Inefficace
La maggior parte dei rischi illustrati in questo articolo può essere mitigata o minimizzata tramite una gestione di progetto efficace. Naturalmente, questo costituisce un rischio a sé stante, dato che una cattiva gestione di progetto porta quasi sicuramente a una cattiva implementazione dell’ERP.
Perché
Sono necessarie competenze di project management di alto livello per mantenere un’implementazione ERP sulla buona strada ed evitare sforamenti di budget. Non si tratta solo di aiutare tutti gli stakeholder a seguire il piano originale, ma anche di guidare il processo quando sorgono problemi.
Senza un chiaro promotore del progetto ERP, è altamente probabile che fallisca.
Chi è Responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
- Comitato di direzione
Come evitarlo
I decisori senior devono assicurarsi che il project manager (e il suo team) abbia elevate possibilità di successo. Questo implica selezionare un team con esperienza nella realizzazione di progetti di portata simile e fornire loro risorse sufficienti per poter replicare questo successo.
Come risolverlo
Lo sponsor del progetto e il comitato di direzione devono garantire un ampio controllo durante tutto il progetto.
Se è evidente che una cattiva gestione del progetto sta causando problemi di implementazione, è necessario avviare una discussione aperta e onesta su come rimediare alla situazione. Ciò può richiedere aggiornamenti sullo stato più frequenti, KPI più dettagliati e, potenzialmente, anche la riallocazione del progetto ad altri dipendenti.
11. Complessità complessiva aumentata
L'ultimo rischio chiave che voglio evidenziare è che è possibile che tutti gli sforzi e il denaro investiti nell'implementazione di un ERP finiscano per complicare eccessivamente le operazioni. Lo scenario peggiore è un nuovo sistema ERP utilizzato insieme a tutte le piattaforme legacy, con conseguente aumento del carico di lavoro e dei costi senza portare alcun beneficio tangibile.
Perché
I dipartimenti possono mantenere i propri processi e sistemi esistenti per varie ragioni. Potrebbe trattarsi di esperienza dell’utente, capacità di analisi, integrità dei dati o semplicemente resistenza al cambiamento. Questo può portare a difficoltà nell’abbandonare i vecchi sistemi e nel passare completamente all’ERP.
Chi è responsabile
- Team di gestione del cambiamento
- Project manager
Come evitarlo
Deve esserci un piano chiaro e specifico per il rollout del nuovo ERP. I team devono essere coinvolti nel cambiamento, capire il motivo del cambiamento e avere una timeline dettagliata su quando verrà implementato. Questo stabilisce lo standard su cosa aspettarsi, indicando esplicitamente che i sistemi esistenti verranno dismessi in una data precisa.
Come risolverlo
I team o i responsabili che sono riluttanti al cambiamento devono argomentare chiaramente il perché. Da lì, i project manager e i manager del cambiamento possono valutare se è necessario fornire formazione aggiuntiva oppure se servono ulteriori personalizzazioni per consentire all’ERP di soddisfare le loro esigenze.
Iscriviti per ulteriori approfondimenti sull'ERP
Il processo di implementazione di un ERP può sembrare piuttosto complesso, con molti possibili rischi lungo il percorso. Ma con una pianificazione anticipata e una gestione efficace del progetto, tutti questi rischi possono essere evitati o ridotti al minimo.
Una buona pianificazione non solo aiuta a ridurre il rischio di problemi durante il percorso, ma prepara anche l’azienda a massimizzare i guadagni in termini di efficienza e le opportunità di crescita che un ERP può offrire a un'organizzazione.
Pronto a saperne di più su come integrare le tecnologie più recenti nella tua funzione finance? Iscriviti alla nostra newsletter gratuita per ricevere consigli, guide e approfondimenti da leader finanziari che stanno plasmando il settore tecnologico.
