L'implementazione di un nuovo sistema ERP può rappresentare un'impresa enorme per un'azienda di qualsiasi dimensione. L'intero processo può richiedere molti mesi, i costi iniziali sono significativi e comporta una serie di rischi dell'implementazione di un ERP.
Ma il fatto che quasi la metà di tutte le aziende a livello globale utilizzi una qualche forma di soluzione ERP dimostra che, se si riescono a gestire questi rischi, probabilmente ne vale la pena.
11 rischi dell'implementazione di un sistema ERP
Il primo passo per limitare l'impatto di questi fattori di rischio è comprenderli. Questo offre la migliore opportunità per evitarli del tutto o per sapere come affrontarli qualora si presentino:
1. Costi di implementazione
Non si può aggirare il problema: implementare un ERP è costoso.
Ciò rappresenta un rischio per ragioni piuttosto evidenti. Se gestito in modo scorretto, esiste la possibilità che il progetto superi il budget o che una grande quantità di capitale venga destinata a un'implementazione ERP che non garantisce un ROI sufficiente.
Perché
Questo rischio si verifica quando non esiste un ambito di implementazione chiaramente definito. Implementare un ERP sulla base di idee vaghe di “efficienza” può portare a un sistema non personalizzato per generare un ROI sufficiente per i casi d'uso specifici dell'azienda, oppure a un processo di implementazione disorganizzato che costa molto più del previsto. Nel peggiore dei casi, ciò può tradursi in un progetto “elefante bianco” che rappresenta un notevole spreco di risorse.
Chi è responsabile
- Responsabile di progetto
- Dirigente sponsor del progetto
- Partner di implementazione
Come evitarlo
Definire chiaramente in che modo il nuovo sistema migliorerà l'efficienza e favorirà la crescita consentirà personalizzazioni più mirate e contribuirà a evitare l'ampliamento incontrollato dell'ambito e gli sforamenti dei costi.
Per evitare che un ERP diventi un enorme spreco di risorse, è necessario assicurarsi che il progetto abbia un ambito e una stima dei costi ben definiti prima dell'inizio dell'implementazione.
Come risolverlo
Se i costi iniziano a superare il budget, i responsabili di progetto devono intervenire. Ciò potrebbe significare rivalutare l'ambito del progetto, rinegoziare con il fornitore del software ERP oppure passare a un rilascio graduale distribuito su un periodo più lungo.
2. Tempistiche di implementazione
Sebbene i costi di implementazione debbano essere gestiti con attenzione, le tempistiche sono altrettanto importanti. Le piccole e medie imprese impiegano in genere 3–9 mesi per un'implementazione ERP, mentre le aziende multinazionali possono impiegare diversi anni per completarla.
Non solo i costi aumentano quanto più a lungo dura il processo, ma aumentano anche le probabilità che il progetto si blocchi, che il sostegno dei dirigenti venga meno o che l'implementazione fallisca del tutto.
Perché
Analogamente al rischio di superamento dei costi, anche gli sforamenti delle tempistiche derivano da lacune nell'ambito iniziale del progetto e nella gestione continua del progetto stesso.
Chi è responsabile
- Responsabile di progetto
- Partner di implementazione
Come evitarlo
Per evitare questo rischio, la tabella di marcia iniziale dell'implementazione deve essere dettagliata e ben pianificata. È necessario organizzare riunioni frequenti per verificare i progressi rispetto al piano, inserendo nella tabella di marcia diversi obiettivi intermedi.
Come risolverlo
Se le tappe fondamentali non vengono raggiunte, i responsabili di progetto e i membri del team di progetto devono decidere le priorità.
- È accettabile aumentare le tempistiche?
- Se sì, qual è la tolleranza e qual è la durata massima che il progetto può richiedere?
- Se no, quali modifiche devono essere apportate all'implementazione per riportarla in linea con le tempistiche originali?
3. Ampliamento incontrollato dell'ambito di personalizzazione
Una delle componenti fondamentali di un ERP è la possibilità di personalizzare il sistema in base alle esigenze specifiche di un'azienda. È facile lasciarsi trasportare nella creazione di una piattaforma software completamente su misura, ma questo può essere un importante catalizzatore per i primi due rischi che abbiamo elencato.
Chi è responsabile
- Team di implementazione
- Responsabili di progetto
- Responsabili della gestione del cambiamento
Have an account? Log In
Come evitarlo
Gli ERP includono moduli preconfigurati dotati di processi propri. I responsabili delle decisioni devono valutare attentamente se una personalizzazione sia necessaria al 100% o se, a lungo termine, abbia più senso adeguare il processo aziendale all'ERP.
Limitare le personalizzazioni contribuirà a ridurre sia i costi iniziali sia quelli continuativi.
Come risolverlo
Un eccesso di personalizzazione può essere una delle cause principali degli sforamenti di costi e tempistiche. Se viene individuato, il team di progetto dovrebbe rivalutare se sia possibile sostituire alcune personalizzazioni pianificate con moduli ERP preconfigurati.
Potrebbe persino valere la pena prendere in considerazione la sostituzione dei moduli già personalizzati con opzioni preconfigurate, in base ai costi continuativi previsti per la manutenzione e il supporto delle personalizzazioni.
4. Sottovalutazione dei costi continuativi
I problemi che si verificano in modo continuativo spesso derivano dal modo in cui un ERP è stato implementato inizialmente. Il costo totale è uno di questi potenziali problemi, poiché i costi di implementazione sono solo una componente del costo totale di un ERP.
I costi continuativi medi di un ERP nell'arco di cinque anni possono aggirarsi intorno a $9,000 per utente. Si tratta di una somma considerevole su base continuativa, e non pianificare adeguatamente questo costo durante la fase di implementazione può creare un onere a lungo termine per le finanze aziendali.
Perché
Anche se un progetto di implementazione ERP è gestito in modo eccellente dal punto di vista del budget e delle tempistiche, è facile trascurare i costi continuativi.
Ad esempio, alcune implementazioni possono richiedere il supporto continuativo di consulenti esterni, mentre i sistemi altamente personalizzati possono generare una quantità significativa di debito tecnico che dovrà essere gestita con costanza.
Chi è responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
- Partner di implementazione
- Team di implementazione
Come evitarlo
I responsabili del progetto devono considerare il costo totale del progetto. Questo non dovrebbe limitarsi ai costi iniziali di implementazione, ma dovrebbe includere anche il modo in cui le diverse opzioni influiranno sulla complessità e sul costo continuativo del sistema.
Come risolverlo
Se i costi continuativi dell'ERP stanno diventando insostenibili, sarà necessario apportare delle modifiche. Ciò potrebbe comportare il trasferimento dei moduli personalizzati a moduli preconfigurati, la rimozione delle integrazioni utilizzate raramente o la rinegoziazione dei contratti con il fornitore dell'ERP.
5. Problemi di migrazione dei dati
Uno dei principali vantaggi dell'implementazione di un ERP è la possibilità di consolidare diversi software su un'unica piattaforma; ciò comporta la necessità di migrare i dati da un sistema all'altro. Questo processo di migrazione introduce il rischio di perdita o danneggiamento dei dati o di non conformità involontaria alle normative sui dati (ad es. CCPA, GDPR).
Perché
Ogni volta che i dati vengono trasferiti da un luogo all'altro, esiste la possibilità che i parametri utilizzati nel set di dati originale non corrispondano al nuovo database. Ciò può causare problemi come dati incompleti o dati archiviati non differenziati (ad esempio, i dati degli ex dipendenti).
Chi è responsabile
- Fornitore ERP
- Consulenti terzi
Come evitarlo
È necessario dedicare tempo fin dall'inizio alla pulizia dei dati nella fonte originale. Rimuovere i dati ridondanti, uniformare le categorie e unire i duplicati può migliorare la qualità complessiva dei dati aziendali, rendendo al contempo più semplice abbinare il nuovo sistema ai dati da migrare.
Molte aziende utilizzano inoltre l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per contribuire ad automatizzare la mappatura dei dati e prevedere i potenziali problemi di trasferimento dei dati prima che si verifichino.
Come risolverlo
Se un trasferimento di dati non va a buon fine o richiede un intervento manuale eccessivo per essere corretto, potrebbe essere necessario riavviare il processo. Lo so, è frustrante, ma una volta evidenziato il problema, i gruppi di implementazione possono tornare alla fonte dati originale e migliorarla in modo che rispetti i requisiti per una migrazione dei dati senza intoppi.
6. Dipendenza dal fornitore
L'utilizzo di più piattaforme software all'interno di un'azienda comporta inefficienze rispetto all'utilizzo di un unico ERP. Tuttavia, questa diversificazione significa anche che un guasto del fornitore o un calo della qualità influirà soltanto sull'unità aziendale o sull'area che utilizza quel software.
Con un ERP, un'azienda diventa dipendente da quel fornitore per la propria pianificazione aziendale. Ciò rappresenta un rischio qualora il fornitore non riesca a fornire quanto previsto, ed è particolarmente rilevante per gli ERP basati sul cloud privi di una copia di sicurezza locale.
Perché
La dipendenza dal fornitore è diversa dagli altri rischi presenti in questo elenco: è una caratteristica, non un difetto. Consolidare le piattaforme software su un'unica piattaforma può offrire notevoli efficienze, e una conseguenza di questo è una maggiore dipendenza dal fornitore.
Chi è responsabile
- Promotore esecutivo del progetto
- Comitato direttivo
Come evitarlo
Non è possibile evitarlo del tutto, ma il rischio che ne deriva può essere ridotto al minimo. I dirigenti senior e i responsabili di progetto dovrebbero effettuare un'accurata verifica preliminare prima di impegnarsi con un fornitore, per assicurarsi di scegliere il partner software giusto.
La ricerca dovrebbe prendere in considerazione la stabilità finanziaria del fornitore, la sua struttura aziendale, la sua posizione sul mercato e gli SLA contrattuali relativi alla fornitura continuativa del prodotto e dell'assistenza.
Come risolverlo
Se sussistono preoccupazioni riguardo al rapporto con il fornitore, è essenziale adottare un approccio proattivo. È necessario effettuare revisioni periodiche del fornitore e i gruppi di gestione del rischio dovrebbero predisporre piani per proteggere i dati aziendali e garantire la continuità del servizio qualora emergessero problemi gravi nella capacità del fornitore di erogare il servizio.
I migliori sistemi ERP che abbiamo trovato
Il nostro team analizza sistemi finanziari per professione. Nel corso di questo processo, questi sono i sistemi ERP che si sono distinti:
7. Resistenza ai cambiamenti dei processi
Un'implementazione ERP non riguarda solo il software. Riguarda anche le persone. Anche una transizione impeccabile dal punto di vista tecnico può fallire se gli utenti finali non accolgono il cambiamento. Un nuovo ERP comporta probabilmente un nuovo insieme di processi e flussi di lavoro, e sussiste il rischio di opposizione da parte dei dipendenti, oltre a errori effettivi mentre acquisiscono familiarità con i nuovi metodi.
Perché
Il cambiamento organizzativo è sempre una sfida. L'utilizzo di un nuovo software può creare inefficienze nel breve periodo, poiché a volte i dipendenti impiegano più tempo o commettono più errori rispetto al vecchio sistema. Naturalmente, con il tempo questo problema può essere superato, ma è prevedibile che alcuni membri del personale possano opporsi al cambiamento nelle fasi iniziali.
Chi è responsabile
- Gruppo di gestione del cambiamento
Come evitarlo
Il gruppo di gestione del cambiamento esiste per contribuire a limitare l'impatto di questo rischio. Mettere in atto un piano completo di gestione del cambiamento (combinato con elevati livelli di comunicazione, formazione e supporto) può aiutare a evidenziare i vantaggi a lungo termine del nuovo ERP e a rendere più fluido il processo di transizione.
Come risolverlo
In caso di resistenza al cambiamento, i gruppi di gestione del cambiamento devono valutare da dove provenga tale resistenza. È dovuta alla mancanza di formazione sul nuovo sistema, che rende difficile la navigazione per gli utenti? Si tratta di una mancata comprensione dei vantaggi a lungo termine del nuovo ERP? Individuare la causa principale del problema può consentire di affrontarlo in modo chiaro e trasparente.
8. Mancanza di adesione da parte della dirigenza
Un'implementazione ERP di successo richiede la collaborazione di molteplici parti interessate in tutta l'azienda. Le esigenze delle risorse umane, dell'ingegneria, della finanza, della logistica, delle vendite, del marketing e di ogni altro ambito aziendale devono essere prese in considerazione per garantire che l'ERP sia il più possibile allineato alle esigenze dell'azienda.
Per ottenere questo risultato, il progetto deve avere il sostegno dei dirigenti responsabili di ciascuna funzione. Senza tale impegno, il progetto può scivolare verso il fondo dell'elenco delle priorità della rispettiva unità aziendale, bloccando o compromettendo l'implementazione dell'ERP.
Perché
I dirigenti non sono immuni alla resistenza al cambiamento. Potrebbero avere priorità concorrenti e richieste che gravano sul loro tempo, non riuscire a vedere i vantaggi per il proprio reparto oppure non comprendere perché l'implementazione stia avendo luogo.
Chi è responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
Come evitarlo
Il sostegno dell'alta dirigenza dovrebbe essere assicurato prima dell'inizio del progetto. Lo sponsor del progetto è nella posizione migliore per raggiungere questo obiettivo, insieme al supporto del resto del gruppo di gestione del progetto.
Evidenziare i vantaggi a lungo termine per l'azienda nel suo complesso — spiegando al contempo i vantaggi per ciascun reparto specifico — può contribuire a ottenere il sostegno alla visione. Questo dovrebbe essere accompagnato da una discussione onesta sul potenziale disagio a breve termine che potrebbe derivare dal periodo di transizione.
Come risolverlo
Se il progetto dovesse iniziare a perdere il sostegno dei dirigenti di alto livello, gli sponsor del progetto e il gruppo di gestione del progetto dovrebbero adottare un approccio trasparente nel comunicare con loro.
Ascoltate le loro preoccupazioni, discutete i piani per affrontarle e create una tabella di marcia per raggiungere gli obiettivi originari dell'implementazione ERP. Dopotutto, se chi detiene il potere dice di no, non può accadere.
9. Rischi di conformità e normativi
La sicurezza dei dati ha ricevuto molta più attenzione negli ultimi anni, dando origine a un'ampia gamma di quadri legislativi e normativi che le aziende devono rispettare. Quando si migrano i dati da un sistema a un altro, esiste il rischio che alcuni di questi dati vengano gestiti in modo non conforme a tali normative.
Perché
Un ERP può sostituire un'ampia varietà di sistemi. Ciò significa che la piattaforma unica deve essere conforme alle normative che disciplinano diverse unità aziendali, nonché a differenti giurisdizioni legali.
Ad esempio, una multinazionale potrebbe aver bisogno che il nuovo ERP sia conforme sia al GDPR sia al CCPA, sostituendo singoli software che dovevano rispettare soltanto l'uno o l'altro.
Chi è responsabile
- Fornitore ERP
- Responsabili del progetto
- Responsabili di alto livello del rischio e della conformità
Come evitarlo
Durante il processo di valutazione dell'ERP dovrebbe essere adottato un approccio mirato alla conformità e al rischio normativo. Le aziende dovrebbero avere una panoramica completa dei propri obblighi di conformità e collaborare con il fornitore ERP per garantire che il suo sistema disponga delle funzionalità necessarie a soddisfarli.
Come risolverlo
Qualsiasi problema che si presenti dovrebbe essere sottoposto al gruppo interno di conformità, che applicherà le migliori pratiche in relazione alle specificità del problema. Dovrebbe continuare a esserci un confronto proattivo tra il gruppo di gestione del progetto e il fornitore ERP, per eliminare la possibilità di problemi futuri.
10. Gestione inefficace del progetto
La maggior parte dei rischi illustrati in questo articolo può essere attenuata o ridotta al minimo attraverso una gestione efficace del progetto. Naturalmente, questo crea di per sé un rischio, poiché una gestione inadeguata del progetto porterà quasi certamente a risultati negativi nell'implementazione dell'ERP.
Perché
Per mantenere l'implementazione di un ERP in linea con i piani ed evitare sforamenti del budget sono necessarie competenze di gestione dei progetti di alto livello. Non si tratta solo di aiutare tutte le parti interessate a rispettare il piano originale, ma anche di guidare il processo quando sorgono problemi.
In assenza di una guida chiara del progetto ERP, le probabilità di fallimento sono elevate.
Chi è responsabile
- Sponsor esecutivo del progetto
- Comitato direttivo
More Articles
Come evitarlo
I responsabili delle decisioni ai livelli più elevati devono garantire che il responsabile di progetto e il suo gruppo abbiano buone probabilità di successo. Ciò significa selezionare un gruppo con esperienza nella realizzazione di progetti di portata simile e fornirgli risorse sufficienti per poter replicare tale successo.
Come risolverlo
Lo sponsor del progetto e il comitato direttivo devono garantire un'ampia supervisione durante tutto il progetto.
Se è evidente che una gestione inadeguata del progetto sta causando problemi di implementazione, è necessario discutere in modo aperto e onesto su come porre rimedio alla situazione. Potrebbero essere necessari aggiornamenti sullo stato di avanzamento più frequenti, KPI più dettagliati e persino, potenzialmente, la riallocazione del progetto ad altri dipendenti.
11. Aumento della complessità complessiva
L'ultimo rischio fondamentale su cui voglio richiamare l'attenzione è la possibilità che tutti gli sforzi e il denaro investiti nell'implementazione di un ERP finiscano semplicemente per complicare eccessivamente le operazioni. Lo scenario peggiore è un nuovo sistema ERP che viene semplicemente utilizzato insieme a tutte le piattaforme preesistenti, aumentando il carico di lavoro e i costi senza apportare alcun beneficio tangibile.
Perché
I reparti possono mantenere i processi e i sistemi esistenti per diversi motivi. Potrebbero essere l'esperienza utente, le capacità di analisi, l'integrità dei dati o semplicemente la resistenza al cambiamento. Questo può rendere difficile abbandonare i vecchi sistemi e adottare pienamente un ERP.
Chi è responsabile
- Gruppo di gestione del cambiamento
- Responsabile di progetto
Come evitarlo
È necessario un piano chiaro e specifico per l'introduzione del nuovo ERP. I gruppi devono aderire al cambiamento, comprenderne le ragioni e disporre di un calendario dettagliato relativo all'attuazione del cambiamento. Ciò stabilisce lo standard di ciò che ci si deve aspettare, indicando in modo specifico che i sistemi esistenti verranno dismessi in una data precisa.
Come risolverlo
I gruppi o i responsabili riluttanti al cambiamento devono fornire una motivazione chiara. Da quel momento, i responsabili di progetto e i responsabili della gestione del cambiamento possono valutare se sia necessario colmare una lacuna formativa o se servano ulteriori personalizzazioni per consentire all'ERP di soddisfare le loro esigenze.
Iscriviti per ricevere ulteriori approfondimenti sugli ERP
Il processo di implementazione di un ERP può sembrare piuttosto impegnativo, con molti potenziali rischi lungo il percorso. Tuttavia, con una pianificazione preventiva adeguata e una gestione efficace del progetto, tutti questi rischi possono essere evitati o ridotti al minimo.
Una pianificazione accurata non solo contribuisce a ridurre la possibilità che si verifichino problemi lungo il percorso, ma prepara l'azienda a massimizzare i miglioramenti dell'efficienza e il potenziale di crescita che un ERP può offrire a un'organizzazione.
Vuoi saperne di più sull'integrazione delle tecnologie più recenti nella tua funzione finanziaria? Iscriviti alla nostra newsletter gratuita per ricevere consigli, guide e approfondimenti dai leader finanziari che stanno plasmando il settore tecnologico.
