Come scegliere il software ERP

1. Flessibilità dei piani

La flessibilità dei piani ti permette di adattare la soluzione ERP all'evoluzione della tua azienda. Tuttavia, se non presti attenzione, può comportare costi aggiuntivi. Cerca fornitori che offrano condizioni chiare e semplici per modificare i piani senza penali. 

Assicurati di chiedere se forniscono aggiornamenti temporanei durante i periodi di punta per evitare costi imprevisti. Esamina i termini del contratto e parla con gli utenti attuali delle loro esperienze con le modifiche ai piani per ottenere maggiori informazioni. 

2. Accesso ai dati e reportistica

L'accesso ai dati e la reportistica determinano la qualità del monitoraggio e dell'analisi delle metriche aziendali. Cerca soluzioni ERP con strumenti di reportistica personalizzabili o opzioni di visualizzazione. Se la tua azienda richiede un'accessibilità ai dati più avanzata, valuta i sistemi ERP BI. 

Durante la dimostrazione, prova tutte le funzionalità di reportistica disponibili e chiedi come si integrano con le fonti di dati esistenti, per assicurarti che nulla venga trascurato durante l'implementazione.

3. Integrazione con il tuo insieme di tecnologie

La maggior parte dei software ERP offre diverse integrazioni per funzionare senza problemi con i sistemi esistenti. Tuttavia, non tutti gli ERP si integrano con tutte le soluzioni software.

Quando valuti i fornitori, verifica se l'ERP supporta API o integrazioni preconfigurate con il tuo attuale insieme di tecnologie. Questo include software di contabilità, strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e altre soluzioni. 

4. Avvio e supporto

L'avvio e il supporto continuo sono essenziali per una transizione fluida al nuovo software, per te e per il tuo team. Idealmente, vorrai un fornitore che offra una formazione avanzata e un supporto reattivo. 

Per questo motivo, assicurati di informarti sul processo di avvio e sui canali di supporto disponibili. Valuta anche la possibilità di contattare ulteriori referenti per valutare la qualità del servizio clienti dal punto di vista dell'esperienza utente.

5. Permessi basati sui ruoli

I permessi basati sui ruoli controllano chi può accedere a cosa all'interno del sistema ERP. Questo è importante per mantenere la sicurezza e la conformità, soprattutto se operi in settori più regolamentati, come quello sanitario o della cybersicurezza.  

Assicurati sempre che il software consenta di impostare livelli di accesso dettagliati per ruoli diversi. Il modo migliore per verificarlo è chiedere una dimostrazione delle impostazioni delle autorizzazioni durante una prova. In questo modo, puoi vedere in azione l'accesso alle autorizzazioni. 

6. Conformità specifica del settore

La conformità alle normative di settore è imprescindibile, indipendentemente dal settore in cui operi. Scegli un ERP conforme agli standard del tuo settore, siano essi HIPAA, GAAP o IFRS. 

Chiedi poi ai fornitori come gestiscono gli aggiornamenti relativi alla conformità e quali certificazioni possiedono. Verifica queste informazioni controllando se hanno clienti nel tuo settore e come affrontano i cambiamenti normativi.

7. Opzioni di personalizzazione

La personalizzazione consente di adattare l'ERP ai tuoi processi specifici. Tuttavia, sebbene sia vantaggioso avere un sistema flessibile che si adatti alle tue esigenze, la personalizzazione può comportare rapidamente costi aggiuntivi.

Cerca un software che offra flussi di lavoro e interfacce utente configurabili. Durante la valutazione, chiedi esempi di personalizzazioni implementate da altri clienti e se i moduli aggiuntivi o le modifiche incidono sul costo complessivo.

8. Funzionalità di automazione

Le funzionalità di automazione possono far risparmiare tempo riducendo le attività manuali, favorendo operazioni più snelle e una maggiore efficienza. 

Cerca soluzioni software aziendali con funzionalità di automazione avanzate, come flussi di lavoro e avvisi automatizzati. Durante la prova, configura un semplice processo automatizzato per vedere come funziona.

9. Supporto mobile o per più sedi

Il supporto mobile e per più sedi è fondamentale se il tuo team lavora da remoto o in sedi diverse. Per ottenere questo risultato, prendi in considerazione soluzioni che offrano un accesso mobile affidabile e supportino la collaborazione. 

Verifica la presenza di funzionalità come un'app mobile ed esamina come gestisce la sincronizzazione dei dati tra le sedi. Durante una dimostrazione, prova le funzionalità per assicurarti che siano intuitive ed efficaci.

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Come scegliere un software ERP: un framework in 5 passaggi

La scelta del fornitore ERP giusto richiede una strategia chiara. È importante allineare il software agli obiettivi aziendali e alle esigenze operative. In caso contrario, potresti dover affrontare sostituzioni costose e errori in futuro. 

Ecco come evitare queste difficoltà e trovare la soluzione giusta fin dal primo tentativo:

Passaggio 1: identifica le tue esigenze

Non puoi scegliere una soluzione ERP senza sapere quale impatto avrà sul tuo team e sulle altre aree funzionali. Prima di iniziare la ricerca, devi raccogliere i requisiti. Ecco i passaggi da seguire:

Raccogli il contributo degli stakeholder

Coinvolgi gli stakeholder principali, come le risorse umane, la finanza e l'IT, per ottenere una visione completa delle esigenze dei diversi reparti. Ad esempio, l'IT potrebbe richiedere una gestione dei progetti migliore, mentre la finanza potrebbe aver bisogno di report più chiari. 

Valuta la possibilità di organizzare riunioni o workshop per discutere dei miglioramenti desiderati e di come definiscono il successo. Questa collaborazione contribuisce ad assicurare che la soluzione soddisfi le aspettative di tutti.

Elencare e stabilire la priorità dei punti critici

Dopo aver parlato con il tuo team, crea un elenco dei punti critici e degli ostacoli condivisi che influiscono sulla produttività, come l'elaborazione lenta dei pagamenti o l'aumento del volume di dati. Stabilisci la loro priorità in base all'impatto e alla frequenza, concentrandoti su quelli che ostacolano maggiormente le operazioni quotidiane.

Allinearsi alle politiche interne

Oltre a raccogliere i feedback, è importante anche assicurarsi che i requisiti del tuo ERP siano in linea con le politiche aziendali e gli obiettivi normativi. Verifica sempre in anticipo le preferenze dei fornitori e i protocolli di sicurezza per assicurarti che rispettino gli standard di conformità. 

È altrettanto fondamentale confermare che il tuo sistema ERP sia in grado di adattarsi a eventuali modifiche normative. Questo allineamento evita conflitti futuri e garantisce un processo di integrazione più fluido.

Distinguere le funzionalità indispensabili

Una volta raccolte tutte le informazioni necessarie, devi restringere le opzioni. Inizia distinguendo tra funzionalità essenziali e funzionalità semplicemente utili da avere. 

Le funzionalità essenziali possono includere l'accesso ai dati in tempo reale o l'integrazione con gli strumenti esistenti. Le funzionalità utili da avere, invece, potrebbero essere portali self-service e pannelli di controllo o modelli personalizzabili. 

Considera quali funzionalità risolvono direttamente le principali difficoltà del tuo team e parti da lì. 

Poniti queste domande:

• Quali reclami o ostacoli si presentano più spesso?
• Quali esigenze non vengono soddisfatte oggi?
• Quali funzionalità risolverebbero i tuoi 3 principali punti critici?
• Quale ROI ti aspetti da questo investimento?
• In che modo il software è in linea con i nostri protocolli di sicurezza?

Passaggio 2: cercare fornitori di software ERP

Successivamente, cerca e confronta i principali fornitori di software ERP per trovare la soluzione migliore, in grado di soddisfare le esigenze del tuo team e della tua azienda. Ecco come restringere le tue scelte:

Effettuare una valutazione generale dei fornitori

Inizia consultando siti di recensioni, classifiche e casi di studio per avere una panoramica delle opzioni ERP disponibili. Questo ti aiuta a individuare rapidamente i potenziali fornitori e a comprenderne la reputazione sul mercato. 

Cerca degli schemi ricorrenti nelle recensioni, come punti di forza o debolezze comuni, per orientare il processo decisionale.

Confrontare in base alle esigenze aziendali

Valuta gli strumenti in base a fattori come le dimensioni dell'azienda e le capacità di integrazione. Durante questo passaggio, è importante anche decidere il tipo di implementazione del tuo progetto ERP: basato sul cloud, locale, ibrido o a due livelli. Considera in che modo ogni opzione supporta l'insieme tecnologico esistente e gli obiettivi di scalabilità.

Individuare gli elementi distintivi principali

Da lì, concentrati su aspetti unici come il supporto all'implementazione o l'esperienza utente. Determina quali fornitori offrono flessibilità per casi d'uso di nicchia che la tua azienda potrebbe incontrare. Questo ti aiuta a trovare la soluzione più adatta, in grado di soddisfare i requisiti specifici della tua azienda.

Documentare i risultati

Conserva sempre un resoconto dettagliato della tua ricerca per poter confrontare facilmente i fornitori in un secondo momento. Annota elementi chiave come prezzi, funzionalità e limitazioni. Questa documentazione fungerà da prezioso riferimento al momento della decisione finale.

Poniti queste domande:

• Qual è il punto di forza di ciascuno strumento?
• È adatto alle dimensioni del tuo team, al tuo budget e al tuo insieme tecnologico?
• Quale supporto e quale documentazione sono disponibili?
• In che modo il fornitore gestisce gli aggiornamenti e la manutenzione?
• Ci sono costi o commissioni nascosti?

I migliori software ERP da prendere in considerazione

Ecco il mio elenco delle migliori opzioni di software ERP disponibili, per aiutarti a iniziare la tua ricerca:

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1. 1. MRPeasy — Ideale per garantire visibilità ai piccoli produttori
2. 2. Cetec ERP — Ideale per strumenti di tracciamento della produzione
3. 3. Striven — Il migliore con strumenti di reportistica personalizzabili
4. 4. DualEntry — Miglior ERP nativo AI
5. 5. VOGSY — Ideale per gestire le finanze globali
6. 6. Wrike — Ideale per la pianificazione dei progetti basata sull'IA
7. 7. Microsoft Dynamics 365 — Ideale per le integrazioni
8. 8. NetSuite — Ideale per team in crescita
9. 9. Acumatica — Ideale per flussi di lavoro cloud based
10. 10. TallyPrime — Ideale per organizzazioni non profit

Passaggio 3: crea un elenco ristretto di software ERP e contatta i fornitori

A questo punto dovresti sapere quale tipo di soluzione ERP desideri e quali funzionalità ti servono. Ora è il momento di iniziare a parlare con i potenziali partner:

Seleziona i fornitori

Seleziona 2-4 fornitori sulla base delle ricerche precedenti. Concentrati su quelli che soddisfano le tue esigenze e godono di una solida reputazione, come Oracle NetSuite o Sage. Questo elenco gestibile consente di approfondire l'analisi senza sovraccaricare il tuo team.

Invia una RFI o una RFP

Valuta la possibilità di inviare una Richiesta di informazioni (RFI) o una RFP per un software ERP per raccogliere informazioni più dettagliate. Questo ti aiuta a comprendere le offerte di ciascun fornitore e il modo in cui soddisfano i tuoi requisiti. Usa questo passaggio per chiarire eventuali dubbi e ottenere una panoramica dettagliata delle loro capacità.

Prenota dimostrazioni e fai domande

Programma dimostrazioni con i fornitori selezionati e prepara domande mirate. Chiedi informazioni sulle funzionalità principali, sull'assistenza e sui requisiti di conformità importanti per i tuoi processi aziendali. Inoltre, assicurati di informarti sulle dimostrazioni e sui periodi di prova, così potrai vedere il software in azione e valutarne l'esperienza utente. 

Utilizza criteri di valutazione coerenti

Durante il processo di valutazione, assicurati di applicare gli stessi criteri a tutti i fornitori. Questo garantisce un confronto equo e ti aiuta a prendere una decisione informata. Considera fattori come funzionalità, assistenza e costi per orientare la valutazione.

Fai queste domande:

• Puoi raccontarmi la storia di un cliente reale simile a noi?
• Quali risorse di assistenza o di avvio offrite?
• Quali funzionalità richiedono un passaggio a un piano superiore?
• Come gestite la migrazione dei dati?
• Qual è la vostra tempistica abituale per l'implementazione?

Passaggio 4: prepara il caso aziendale

Il processo di implementazione dell'ERP non è economico. Pertanto, dovrai trasformare la ricerca sul tuo team e sui fornitori in un caso aziendale convincente per aumentare il consenso dei dirigenti. Ecco come:

Riassumi i problemi e i risultati attesi

Inizia delineando chiaramente i problemi attuali e i risultati attesi dall'implementazione del software ERP. Mostra come il software affronta problemi specifici, come imprecisioni nei dati o flussi di lavoro inefficienti. Utilizza elenchi puntati per evidenziare i principali vantaggi del software ERP e i miglioramenti che il tuo team può aspettarsi.

Presenta stime dei costi e tempistiche

Raccogli stime di base dei costi e delle tempistiche di implementazione durante i colloqui con i fornitori, quindi presenta queste informazioni in modo conciso per offrire un quadro finanziario chiaro.

Consulta le risorse sui prezzi dei software ERP per informazioni dettagliate sui costi di implementazione. Assicurati di includere i potenziali costi nascosti e di spiegare come rientrano nel tuo budget.

Illustrare ROI e rischi

Spiega il ritorno sull'investimento, il costo totale di proprietà, i guadagni in termini di efficienza e i rischi finanziari o operativi derivanti dal mancato intervento. Utilizza esempi concreti per illustrare i potenziali risparmi sui costi o gli incrementi di produttività. 

Assicurati inoltre di evidenziare gli svantaggi del mantenimento dello status quo, come le opportunità perse o le inefficienze persistenti.

Poni queste domande:

• Quale problema aziendale risolverà?
• Quali sono i rischi del non fare nulla?
• Quali sono i vantaggi finanziari e operativi?
• In che modo questo investimento sarà in linea con i nostri obiettivi strategici?
• Quali metriche utilizzeremo per misurare il successo?

Passaggio 5: implementa il software ERP e inserisci i tuoi utenti

Per garantire un processo di inserimento senza intoppi dopo aver scelto il software ERP, dovrai seguire questi passaggi:

Comunica il piano di implementazione

Comunica chiaramente il piano di implementazione a tutti gli utenti per definire aspettative e tempistiche. Utilizza riunioni o e-mail per illustrare le date chiave, le responsabilità e ciò che ogni membro del team deve fare. Questa trasparenza aiuta a prevenire la confusione e garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

Assegna i responsabili interni

Assegna i responsabili interni e i referenti per l'implementazione dell'ERP. Queste persone coordineranno le attività con il fornitore e gestiranno le domande interne. Assicurati che abbiano l'autorità e le risorse necessarie per affrontare i problemi e mantenere il progetto in linea con i piani.

Garantisci la formazione e l'adozione

Assicurati che i tuoi team completino la formazione e adottino lo strumento in modo coerente. Pianifica sessioni di formazione e ricontatta gli utenti per monitorare i progressi. Fornisci risorse come manuali o accesso ai materiali di formazione del fornitore per supportare l'apprendimento.

Crea cicli di feedback

Stabilisci cicli di feedback durante l'implementazione per raccogliere i contributi degli utenti e affrontare tempestivamente le loro preoccupazioni. Utilizza le risorse del fornitore per la risoluzione dei problemi e il supporto, ed esegui controlli regolari per aiutarti a identificare gli ostacoli all'adozione e migliorare la soddisfazione degli utenti prima del lancio. 

Poni queste domande:

• Qual è il piano di gestione del cambiamento?
• Chi è responsabile dell'implementazione?
• Come monitorerai i primi risultati?
• Quali risorse formative sono disponibili?
• Come verranno raccolti i feedback e quali azioni verranno intraprese in base a essi?

Prossimi passi:

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