Audit dei processi aziendali: guida in 5 passaggi per i direttori finanziari
In qualità di CFO, sei abituato a essere responsabile degli audit, il che ti rende la persona più adatta a guidare anche l’audit dei processi aziendali della tua azienda.
Che tu scelga di svolgere gli audit personalmente o di investire nella formazione dei tuoi dipendenti, gli studi hanno dimostrato che otterrai un chiaro ritorno sul tempo e sul denaro investiti. Infatti, le aziende che investono in una solida formazione dei dipendenti per i programmi di gestione dei processi aziendali (BPM) hanno 2,1 volte più probabilità di aumentare il proprio ROI rispetto a quelle che non formano adeguatamente i dipendenti.
Ecco come funzionano gli audit dei processi aziendali, come configurarli e cosa dovresti aspettarti al termine.
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Comprendere l’importanza degli audit dei processi aziendali
Un audit dei processi aziendali è essenzialmente un’analisi approfondita dello stato di salute della tua azienda. Esamina ogni operazione, attività e processo, valorizzando ciò che funziona e segnalando ciò che potrebbe aver bisogno di una modifica.
Analizzando in profondità il cuore pulsante della tua azienda, l’audit mette in evidenza le potenziali aree di miglioramento per aumentare le prestazioni e garantire che la tua azienda e i tuoi team funzionino come una macchina ben oliata.
Hai mai notato come la soluzione più immediata per un reparto sembri spesso essere l’assunzione di una persona nuova? Certo, potrebbe essere utile. Ma il più delle volte ciò di cui c’è realmente bisogno è semplicemente un nuovo punto di vista.
Questa revisione non consiste soltanto nel mettere una spunta a un’altra casella. Si tratta di avere conversazioni autentiche con i membri del tuo team, esaminare i documenti guida e osservare le operazioni quotidiane. È come fermarsi e allontanare lo sguardo per assicurarsi che il quadro generale sia tanto valido quanto i dettagli.
Questo esercizio può offrire chiarezza sui punti di forza dell’azienda e sulle aree di miglioramento. Queste informazioni utili possono guidarti verso strategie più intelligenti, cambiamenti più fluidi, dipendenti più soddisfatti e, di conseguenza, clienti ancora più soddisfatti.
Ecco alcuni dei principali vantaggi degli audit regolari:
- Affronta direttamente irregolarità ed errori, migliorando il flusso di cassa e garantendo una raccolta accurata dei dati.
- Promuove una mentalità in continua evoluzione, stimolando i team a perfezionare i flussi di lavoro invece di accontentarsi semplicemente dello status quo.
- Garantisce che ogni attività e funzione sia in linea con gli obiettivi fondamentali dell’azienda.
- Operazioni semplificate e maggiore efficienza.
- Migliora la gestione dei rischi mettendo in evidenza i potenziali ostacoli nelle funzioni e nei flussi di lavoro.
- Individua i processi aziendali fondamentali che devono essere in condizioni ottimali per garantire la solvibilità dell’azienda.
- I nuovi dipendenti si inseriscono in flussi di lavoro più intuitivi e semplificati, accelerando la curva di apprendimento.
- Fornisce ai dirigenti una conoscenza operativa approfondita, indicando dove indirizzare risorse e investimenti.
- Migliora la comprensione e la fiducia tra i vari reparti, favorendo una migliore collaborazione.
- Aiuta a mettere in luce le lacune relative al personale, alle procedure o alla tecnologia.
La necessità di sottoporre ad audit i processi interni
Nel moderno panorama aziendale, essere compiacenti equivale a un biglietto di sola andata verso la bancarotta; le aziende devono adattarsi e trovare il modo di crescere in un contesto economico e tecnologico in continua evoluzione. Tuttavia, con così tante incertezze, elaborare nuovi piani può spesso sembrare come attraversare un labirinto dalle pareti in movimento.
Gli audit dei processi aziendali fungono da bussola, fornendoti le informazioni necessarie per proteggere gli asset, la reputazione e il denaro della tua azienda. Audit efficienti ti aiuteranno a identificare e sostituire le attività manuali lente con attività automatizzate, consentendo ai team di concentrarsi su compiti importanti come comprendere ed evitare i rischi.
Considera il percorso del colosso delle calzature Skechers. Nel pieno di una crescita vertiginosa, con la valutazione dell’azienda passata da 815 milioni di dollari a ben 4,5 miliardi di dollari, Ashwat Panchal, Vicepresidente dell’Audit interno, ha ottenuto risultati impressionanti. Non solo ha fatto risparmiare tempo prezioso ai dipendenti e ridotto i costi garantendo al contempo la conformità a livello locale, ma ha fatto tutto questo aumentando il team di audit interno di appena due membri. È stato il processo ben definito, non un numero maggiore di persone, a rendere possibile tutto ciò.
Ma, oltre a questo, un adeguato processo di audit interno può aiutare i CFO, come te, e gli altri dirigenti tuoi pari nei seguenti modi:
- Proteggere l’azienda: gli audit regolari dei processi aziendali valutano la struttura portante della tua organizzazione, esaminando elementi chiave come le catene di approvvigionamento e le finanze.
- Rispettare le normative finanziarie: è fondamentale che le politiche della tua azienda, soprattutto in ambiti come i debiti verso i fornitori, siano allineate ai controlli finanziari interni. In base al Sarbanes-Oxley (SOX) Act, tu e gli altri dirigenti di alto livello siete legalmente obbligati a garantire l’accuratezza dei report finanziari. Gli audit interni ti offrono questa tranquillità, assicurando che la rendicontazione finanziaria sia accurata.
- Sostenere una strategia chiara: gli audit offrono una valutazione chiara e basata sui fatti di come le sfide e i rischi influenzino diverse aree della tua azienda, dalle operazioni e dall'IT alle finanze e alla cybersicurezza. Questa chiarezza apre la strada a un processo decisionale basato sui dati.
- Garantire buoni rendimenti: quantificare i vantaggi finanziari degli audit dei processi aziendali può essere complicato, ma considerali come una protezione a lungo termine contro i rischi. Deloitte ha sottolineato che gli audit interni solitamente costano tra lo 0.026% e lo 0.126% dei ricavi per le aziende Fortune 500. Considerando che è stato dimostrato che sono più efficaci nell'aumentare i profitti, questo è un piccolo prezzo da pagare.
La metodologia dell'audit dei processi aziendali
Considera un audit dei processi aziendali come una battuta di pesca nel vasto mare delle operazioni della tua azienda. Ogni cattura, grande o piccola che sia, racconta una storia, elogiando ciò che prospera e indicando ciò che potrebbe nuotare nella direzione sbagliata.
Proprio come un pescatore controlla la resistenza della sua rete, un audit si immerge nel cuore della tua azienda, nel suo battito. Non si tratta solo di ciò che accade nella contabilità e nella conformità, ma di ciò che avviene nelle acque più profonde dei costi, della qualità, della velocità e della produttività complessiva.
Quindi, cosa dovresti cercare nello specifico durante questi audit?
Struttura
Il processo e i suoi partecipanti sono sincronizzati? Valuta la possibilità di esaminare le descrizioni delle mansioni, gli organigrammi e i documenti relativi alle politiche. Senza una struttura chiara, esiste il rischio di confusione riguardo a ruoli, responsabilità e tempistiche.
Infrastruttura
Quali sistemi e apparecchiature IT supportano ciascun processo? Un'analisi approfondita dei loro punti di forza e di debolezza può evidenziare potenziali problemi o miglioramenti. Senza un'infrastruttura solida, rischi la confusione, con conseguente aumento dei costi dovuto agli errori.
Conoscenze
I tuoi dipendenti possiedono le competenze necessarie per svolgere il loro lavoro in modo efficiente? Gli audit dovrebbero valutare le pratiche di assunzione e formazione. Dopotutto, non puoi svolgere il lavoro se non ti è mai stato insegnato come farlo.
Metriche
Quali KPI monitorano il successo del processo nel tempo? È essenziale conoscere gli obiettivi del processo e il modo in cui viene supervisionato. Una disconnessione tra le attività e i loro scopi finali potrebbe portare a inefficienze inosservate.
Responsabilità
Chi è il tuo principale referente? È necessario che un membro del team garantisca il rispetto dei protocolli e affronti efficacemente eventuali problemi durante l'audit. L'assenza di questa persona potrebbe portare a errori e alla mancanza di una direzione chiara.
Componenti chiave di un audit efficace dei processi aziendali
Un audit approfondito dei processi aziendali non individua soltanto le inefficienze, ma evidenzia anche le potenziali aree di crescita. Ecco alcuni componenti chiave alla base di un audit efficace.
- Collaborazione attiva: l'efficacia di un audit dipende in larga misura dalla collaborazione tra i team di audit, i responsabili dei processi e i membri del team. I team di audit apportano competenze nella valutazione e nell'analisi, mentre i responsabili dei processi possiedono conoscenze sulle operazioni quotidiane. I membri del team, in quanto esecutori di questi processi, offrono preziose informazioni dal campo. Insieme, coprono l'intero spettro della tua azienda, assicurandosi che nulla sfugga.
- Utilizzo di strumenti e modelli: i modelli offrono un formato strutturato per la raccolta dei dati, assicurando che nessun dettaglio venga trascurato. I sistemi informativi, d'altra parte, forniscono una traccia digitale delle transazioni e delle operazioni, rendendo gli audit più basati sui dati e obiettivi. Integrare gli standard di settore aggiunge un ulteriore livello di credibilità e rilevanza al tuo audit.
- Influenza dell'ISO e di altri sistemi di gestione: l'Organizzazione internazionale per la normazione (ISO) e altri sistemi di gestione simili offrono una serie di criteri e buone pratiche per diversi processi aziendali. Un audit influenzato dagli standard ISO non solo valuta l'organizzazione rispetto a queste buone pratiche, ma la prepara anche a potenziali audit o certificazioni esterni. Inoltre, seguire sistemi riconosciuti di questo tipo infonde fiducia nelle parti interessate, rassicurandole sul fatto che le operazioni aziendali soddisfano gli standard globali.
Tipi di audit e loro importanza
Gli audit dei processi possono essere condotti in vari modi, ciascuno con un obiettivo specifico. Ecco i tipi più comuni quando si parla di audit dei processi aziendali:
Gestione dei processi aziendali (BPM)
BPM è la tua lente panoramica sul panorama aziendale. Il BPM non è utile solo per individuare i problemi; serve anche a capire cosa funziona, comprendere il perché e migliorare i processi sulla base di queste informazioni. In questo modo, il BPM è una forma di audit che offre una “visione d’insieme”.
Miglioramento dei processi aziendali (BPI)
Il BPI si concentra sul perfezionamento dei processi già in corso. Il suo obiettivo è aumentare l’efficienza, ridurre i costi e potenziare le prestazioni complessive. Che si tratti di sfruttare meglio la tecnologia o di ridurre il lavoro manuale, il BPI consiste nell’ottenere di più con meno.
Ottimizzazione dei processi aziendali (BPO)
Questo audit esamina nel dettaglio l’esecuzione delle attività nei vari reparti dell’azienda. Il BPO ti fornisce una lente d’ingrandimento per identificare potenziali punti critici di inefficienza. Ad esempio, se un reparto è gravato da un carico di lavoro sproporzionato, ciò potrebbe rivelare delle inefficienze, come personale impegnato in attività ridondanti, che ostacolano l’intervento proprio dove è più necessario.
I 5 passaggi per un audit dei processi aziendali efficace
Se vuoi condurre un audit dei processi aziendali efficace, dovrai seguire questi cinque passaggi:
Passaggio 1: definisci gli obiettivi
Esistono diversi obiettivi per un audit dei processi aziendali; tra i principali ci sono:
- Allinearsi alla visione e agli obiettivi dell’alta dirigenza.
- Gestire i rischi in modo efficace.
- Fornire ai responsabili dati più utili per prendere decisioni.
- Facilitare una formazione completa dei dipendenti.
- Valutare l’utilizzo delle risorse IT.
- Aumentare la produttività complessiva.
Passaggio 2: pianifica il tuo audit
Per svolgere con successo un audit, è fondamentale avere un piano solido.
Inizia scegliendo i processi principali da sottoporre ad audit, concentrandoti su importanti obiettivi aziendali come la soddisfazione dei clienti o i ricavi. Ad esempio, un negozio di commercio elettronico potrebbe concentrarsi sul processo di evasione degli ordini, perché influisce direttamente sui clienti.
Dopo aver definito l’obiettivo, inizia a raccogliere i documenti necessari, come le mappe dei processi, gli indicatori delle prestazioni e le procedure standard. Questi documenti offrono informazioni sullo stato attuale dei processi e sulle aree che potrebbero richiedere miglioramenti.
È importante coinvolgere gli stakeholder che conoscono bene i processi scelti. Coinvolgere i responsabili di diversi team garantisce che nulla venga trascurato. Ad esempio, durante l’audit degli approvvigionamenti, coinvolgi esperti degli acquisti, della finanza e della gestione delle scorte. Definisci chiaramente l’ambito dell’audit, stabilisci tempistiche realistiche e decidi come raccoglierai i dati, tramite sondaggi, osservazioni o strumenti di valutazione continua.
Passaggio 3: raccogli i dati
La raccolta dei dati è fondamentale in un audit dei processi aziendali. Inizia determinando quali informazioni ti servono. Potrebbero essere indicatori, tempistiche, errori o persino feedback, a seconda dell’obiettivo dell’audit.
Ad esempio, se stai verificando il servizio clienti, vorrai raccogliere dati sulla rapidità delle risposte e sul grado di soddisfazione dei clienti. È inoltre importante assicurarsi che i dati siano corretti. L’utilizzo di modelli standard può aiutare a raccogliere i dati sempre nello stesso modo, mentre la verifica dei dati consente di evitare errori.
Infine, organizzare in modo intelligente i dati raccolti, tramite fogli di calcolo o software per la gestione degli audit, rende molto più semplice analizzarli in seguito.
Passaggio 4: analizza i risultati
Dopo aver raccolto i dati di un audit dei processi aziendali, è il momento di esaminarli attentamente. Questo passaggio ti aiuta a comprendere i dati, individuare gli schemi ricorrenti e verificare se ci sono problemi nei processi. Cerca gli elementi che si ripetono o che rallentano le attività. Ad esempio, potrebbe esserci un numero eccessivo di errori in una fase oppure alcune attività potrebbero richiedere troppo tempo nei periodi di maggiore affluenza.
Confronta i tuoi dati con gli standard di settore disponibili per verificare se i processi funzionano bene, quindi confrontali con i tuoi obiettivi. Puoi utilizzare metodi statistici per ottenere maggiori dettagli e individuare schemi ricorrenti o risultati insoliti. Esaminando aspetti come il tempo normalmente necessario per completare un’attività, puoi individuare ritardi imprevisti. Dopo aver studiato tutti i dati, individua le aree che devono essere migliorate. Concentrati su quelle che incidono maggiormente sull’azienda o che sono più facili da migliorare.
Passaggio 5: presenta i risultati
Al termine di un audit dei processi aziendali, è importante condividere i risultati dell’audit e le altre informazioni pertinenti con gli altri dirigenti e con il tuo team. Riassumi i principali risultati, evidenziando eventuali problemi e le aree che possono essere migliorate. Indica eventuali rallentamenti, errori o altri problemi e spiega come influiscono su aspetti quali costi, velocità del lavoro o soddisfazione dei clienti.
Potresti usare elementi visivi come i grafici per mostrare i tuoi risultati, poiché rendono più facili da comprendere i dati complessi. In seguito, fornisci suggerimenti chiari su come risolvere i problemi. Elencali in ordine di importanza e di facilità di attuazione. Spiega perché ogni suggerimento è necessario e in che modo contribuisce agli obiettivi dell'azienda. In questo modo, tutti comprendono e approvano i prossimi passi da compiere per migliorare.
Adottare l'automazione nella gestione dei processi aziendali (BPM)
Uno strumento BPM come Signavio o Appian ti offre un approccio moderno e automatizzato agli audit, al perfezionamento dei flussi di lavoro e alla gestione efficiente di attività come gli avvisi e l'acquisizione dei dati. Automatizzando queste attività fondamentali, i processi aziendali diventano più fluidi ed efficienti. Senza richiedere molto tempo manuale, questi strumenti:
- Individuano i processi che consumano risorse considerevoli, segnalando potenziali colli di bottiglia.
- Eseguono analisi complete, individuando le inefficienze senza compromettere la qualità o i costi.
- Aiutano a riconoscere i colli di bottiglia e suggeriscono miglioramenti significativi dell'efficienza.
- Aiutano a valutare le prestazioni dell'Accordo sul livello di servizio (SLA), analizzandone l'impatto sulla soddisfazione dei clienti e fornendo informazioni sui ritardi.
- Generano report istantanei, offrendo informazioni sulla qualità operativa e sulle aree di miglioramento.
Adottare misure correttive e implementare nuovi processi
Ricorda: nulla di tutto questo ha valore se non fai qualcosa al riguardo.
Oltre a condurre semplicemente gli audit dei processi, devi assicurarti che vengano intraprese azioni chiare e decisive per migliorare i risultati che hai individuato, tra cui:
- Automatizzare le attività ripetitive per aumentare l'efficienza e riallocare il tempo dei dipendenti.
- Adottare strumenti per la produttività e aggiungere (o eliminare) riunioni periodiche del team per rafforzare la comunicazione tra i reparti.
- Rivalutare e allocare giudiziosamente le risorse per massimizzare la produttività.
- Definire procedure operative coerenti e documentare tutto scrupolosamente.
- Colmare le lacune nelle competenze con una formazione specializzata, promuovendo un ambiente di apprendimento orientato alle prestazioni.
Il ruolo del CFO nel miglioramento dei processi
Il CFO, in qualità sia di responsabile della rendicontazione sia di revisore imparziale dell'azienda, ha il privilegio specifico di conoscere le prestazioni dell'azienda e l'opportunità di esaminarne in profondità le diverse componenti. Cogliendo questa opportunità e portandola avanti, sarai ancora più vicino a dimostrare di essere un CFO strategico nella tua azienda, consolidando il tuo valore oggi e in futuro.
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