Se non l'hai ancora implementata, l'automazione dei crediti è il prossimo passo per gestire un'attività finanziaria più efficiente ed efficace.
Riduci i costi generali, riscuoti i tuoi crediti in modo più efficiente e risparmia ai tuoi dipendenti la morte per mille tagli — o meglio, per mille e-mail di sollecito — grazie a questo processo.
Che cos'è l'automazione dei crediti?
L'automazione dei crediti consiste nell'utilizzo della tecnologia per semplificare la fatturazione, la riscossione dei pagamenti e il monitoraggio, riducendo il lavoro manuale e migliorando l'efficienza nella riscossione dei pagamenti dei clienti.
Supponiamo, ad esempio, che il saldo dei tuoi crediti fosse di $20,000 per tutto il mese di gennaio. Avresti potuto investire quei $20,000 in un deposito bancario e guadagnare $50 di interessi. Inoltre, hai speso $1,500 per gestire e riscuotere i crediti. In questo caso, il tuo costo di mantenimento sarebbe stato di $1,550.
Come funziona l'automazione dell'AR
Il processo AR comprende generalmente quattro componenti chiave:
Ecco come le soluzioni di automazione dell'AR rendono più semplici tutte queste attività:
1. Fatturazione
Per creare una fattura, potresti calcolare manualmente i canoni di abbonamento, le imposte e l'importo totale. Oppure potresti affidare la generazione delle fatture a un sistema di automazione dell'AR.
I sistemi AR possono generare automaticamente fatture elettroniche che includono informazioni specifiche del cliente, come i termini di pagamento.
Il cliente deve inserire i dati una sola volta, al momento del primo pagamento. I sistemi AR basati sul cloud archiviano tutti i dati nell'account del cliente, quindi da quel momento in poi la fatturazione è essenzialmente automatica.
2. Riscossione dei pagamenti
Molti sistemi di automazione dell'AR si integrano con le più diffuse soluzioni per l'elaborazione dei pagamenti. Questo aiuta a ricevere e monitorare i pagamenti online. I migliori software di automazione dell'AR offrono la possibilità di incentivare i pagamenti anticipati con sconti o altri incentivi.
Un sistema AR può monitorare le diverse opzioni di pagamento che offri, come ACH, carte di credito e altro, e avvisarti ogni volta che ricevi un pagamento.
Sfrutta tutti i vantaggi del sistema
Puoi configurare il sistema affinché invii un’e-mail automatica contenente dettagli come la data di scadenza e l’importo da pagare quando i pagamenti diventano scaduti.
Il team AR potrebbe comunque dover contattare i clienti per sollecitare il pagamento delle fatture quando non rispondono, ma l’e-mail automatica è un ottimo strumento per risparmiare tempo e avviare il processo.
Una volta che il cliente paga, il sistema AR può aggiornare automaticamente il sistema contabile o il sistema ERP in tempo reale.
3. Riconciliazione
I sistemi AR possono occuparsi di attività ripetitive come l'abbinamento delle fatture: il sistema abbina automaticamente le ricevute agli ordini di vendita. In questo modo non è più necessario applicare manualmente gli incassi.
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4. Reportistica
Il software AR può anche generare report utili basati sui dati raccolti nel tempo. Ad esempio, la reportistica finanziaria automatizzata può aiutare a ottimizzare il ciclo dall'ordine all'incasso e a monitorare metriche essenziali come i giorni medi di incasso (DSO).
Le soluzioni basate sull'IA possono aiutare a prevedere i flussi di cassa e a determinare i motivi più comuni per cui i clienti pagano oltre la data di scadenza.
I migliori strumenti di automazione dell'AR
Il nostro team ha analizzato i migliori strumenti per portare a termine il lavoro: ecco le nostre scelte migliori:
Le principali sfide dei crediti
Gestire i crediti verso clienti (AR) va oltre il semplice invio delle fatture: significa assicurarsi che ogni fattura sia corretta e che ogni pagamento venga ricevuto puntualmente. Questo processo è pieno di difficoltà che possono influire sul flusso di cassa della tua azienda e sull'efficienza operativa. Ecco le principali difficoltà che i professionisti dell'AR devono affrontare oggi, insieme alle strategie per gestirle.
1. Accuratezza e chiarezza delle fatture
Uno degli aspetti più importanti dell'AR consiste nell'assicurarsi che ogni fattura sia emessa correttamente e in modo chiaro, in linea con i termini del contratto. Gli errori di fatturazione, come importi errati, destinatari sbagliati o termini poco chiari, possono causare controversie e ritardare i pagamenti.
Stai rilevando solo il 75% dei tuoi errori
Secondo uno \u003ca href=\u0022https://qvalia.com/app/uploads/2021/03/Hidden-cost-of-invoice-errors-2020-report.pdf\u0022 target=\u0022_blank\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022\u003estudio\u003c/a\u003e sui costi nascosti degli errori di fatturazione nelle aziende nordiche, la correzione delle fatture errate può richiedere fino a 31 giorni e il 25% degli errori di fatturazione passa inosservato.
Un sistema AR automatizzato può contribuire a ridurre questi problemi utilizzando l'IA per semplificare i processi di fatturazione e ridurre gli errori umani. L'automazione garantisce che le fatture vengano generate correttamente e inviate tempestivamente, riducendo al minimo il rischio di controversie e accelerando il ciclo di pagamento.
2. Gestione inefficiente degli incassi
Ottenere pagamenti puntuali dai clienti può essere difficile e spesso richiede un approccio strutturato e coerente. Una gestione efficace degli incassi implica più del semplice invio di promemoria: richiede una strategia chiara. Un processo in quattro fasi può fare una differenza significativa:
- Confermare la ricezione della fattura: Assicurarsi che il cliente abbia ricevuto la fattura e comprenda i termini di pagamento.
- Identificare e risolvere tempestivamente le controversie: Determinare rapidamente se ci sono problemi o controversie con la fattura che potrebbero ritardare il pagamento.
- Concordare una data di pagamento: Collaborare con il cliente per concordare una data di pagamento realistica.
- Sollecito costante: Contattare regolarmente il cliente fino alla ricezione del pagamento.
L'automazione di queste fasi può aiutare i team AR a mantenere coerenza ed efficacia nella gestione degli incassi, riducendo il tempo dedicato ai follow-up manuali e permettendo loro di concentrarsi su attività di maggior valore.
3. Perdita di tempo in attività prive di valore aggiunto
I processi AR manuali spesso comportano attività noiose e ripetitive, come trasferire dati tra fogli di calcolo o inviare manualmente e-mail ai clienti per richiedere i pagamenti. Queste attività consumano tempo e risorse preziose, dagli stipendi dei dipendenti ai costi di archiviazione cloud, e possono portare a una scarsa esperienza del cliente. Immagina di chiamare un'azienda e di dover aspettare un'eternità mentre cerca la tua fattura e i dettagli del pagamento: è frustrante per tutte le persone coinvolte.
I sistemi AR automatizzati possono alleviare questo onere gestendo attività ripetitive come la gestione dei crediti, degli incassi e l'elaborazione delle fatture. Sebbene l'implementazione di questi sistemi e la formazione dei dipendenti comportino un costo iniziale, i vantaggi a lungo termine dell'automazione dell'AR, come la riduzione degli errori, una maggiore efficienza e una migliore esperienza del cliente, superano di gran lunga questi investimenti.
4. Mancanza di scalabilità
Man mano che la tua azienda cresce, aumentano anche il volume delle fatture e quello dei pagamenti. Con i processi AR manuali, questa crescita richiede personale aggiuntivo, aumentando i costi e limitando la scalabilità. Al contrario, un sistema AR automatizzato si adatta perfettamente alla crescita della tua azienda, gestendo carichi di lavoro maggiori senza la necessità di assumere altro personale. Attività come fatturazione, incassi, riconciliazione e reportistica vengono automatizzate, lasciando al tuo team più tempo per concentrarsi su attività strategiche e a valore aggiunto.
Superare le difficoltà dell'AR con l'automazione
Le difficoltà dell'AR, dalla necessità di garantire l'accuratezza alla gestione efficace degli incassi, possono sembrare scoraggianti. Tuttavia, con le strategie e gli strumenti giusti, queste difficoltà diventano opportunità di crescita. Automatizzare i processi AR non solo riduce gli errori e fa risparmiare tempo, ma consente anche alla tua azienda di crescere in modo efficiente e migliorare i propri risultati.
Adottando l'automazione, il tuo team AR può spostare l'attenzione dalle attività banali a iniziative più strategiche, migliorando la solidità finanziaria e favorendo relazioni più solide con i clienti.
Perché i leader del settore stanno adottando l'automazione dell'AR
Il software di automazione della gestione dei crediti protegge i tuoi ricavi e, di conseguenza, i tuoi profitti — ma soprattutto può ridurre il lavoro manuale e contribuire a preservare la fiducia nei rapporti professionali.
Ad esempio, se un cliente non vede una notifica relativa a un pagamento con carta di credito non riuscito perché la sua casella di posta è intasata dalle fatture di sollecito, ciò si traduce direttamente in una perdita di ricavi. E diciamocelo, non vuoi perdere tempo a rincorrere i clienti più piccoli, quando potresti impiegare meglio i tuoi sforzi altrove.
Le aziende che presentano un saldo elevato di crediti commerciali sostengono anche costi di mantenimento più alti. Il costo di mantenimento dei crediti commerciali è il costo opportunità del fatto di non disporre del denaro che hai già guadagnato, oltre al costo della gestione dei crediti commerciali.
Utilizzare l'automazione della gestione dei crediti per generare automaticamente le fatture, inviare promemoria di pagamento ai clienti, raccogliere i dati di pagamento per addebitare automaticamente le carte registrate e semplificare il processo di riscossione può tradursi in significativi risparmi sui costi e in una riduzione dei crediti inesigibili. Inoltre, in questo modo puoi concentrare le tue energie sui veri clienti problematici.
Vantaggi dell'automazione dei crediti commerciali
Ho già accennato a molte ragioni, ma veniamo al punto. Questi sono i principali vantaggi dell'implementazione di sistemi automatizzati per la gestione dei crediti:
Velocità, efficienza e praticità
L'automazione della gestione dei crediti migliora la velocità, l'efficienza e la precisione, poiché il sistema può generare automaticamente le fatture e inviarle ai clienti.
Le fatture automatizzate possono velocizzare in particolare il processo di fatturazione per le aziende che addebitano i costi in base ad altri fattori, come il consumo. Un sistema automatizzato per la gestione dei crediti può calcolare il consumo più rapidamente e con maggiore precisione.
La generazione e la consegna automatica delle fatture garantiscono che queste arrivino più rapidamente ai tuoi clienti. Ciò contribuisce a ridurre il DSO e ti fa fare una buona impressione, poiché il consiglio di amministrazione e il CEO vedranno più capitale circolante nello stato patrimoniale.
Non si tratta solo della tua praticità
L'automazione della gestione dei crediti offre vantaggi anche ai tuoi clienti. Non solo la gestione dei crediti commerciali amplia le opzioni di pagamento, consentendo ai clienti di pagare a rate, ma permette anche di utilizzare i metodi preferiti, come la carta di credito e i bonifici bancari ACH.
Sebbene richiedano un po' più di impegno per la configurazione, poiché necessitano di alcuni dati bancari, i bonifici ACH ti consentono anche di risparmiare sulle transazioni, dato che i fornitori di servizi di pagamento generalmente applicano costi inferiori per questo tipo di operazione.
Una volta configurati i dati tramite ACH o carta di credito, i clienti possono impostare il pagamento e dimenticarsene, senza dover inserire manualmente i dati della carta di credito o dell'ACH per ogni pagamento rateale — in altre parole... pagamenti ricevuti automaticamente e puntualmente. Fantastico, vero?
Riduce il rischio di errore umano
Gli errori di fatturazione possono essere imbarazzanti. Detto questo, la fatturazione è un processo ripetitivo, soggetto a errori come refusi, duplicazioni e omissioni.
I sistemi per la gestione dei crediti riducono al minimo il rischio di errore umano, perché recuperano le informazioni dai database per compilare le fatture con i dettagli relativi ai prodotti e ai prezzi. Il sistema abbina inoltre automaticamente le fatture agli ordini di acquisto.
Queste funzionalità contribuiscono a prevenire interazioni imbarazzanti con i clienti.
Previsione del flusso di cassa
La gestione del flusso di cassa è una delle principali priorità per i CFO, soprattutto nelle aziende SaaS in fase iniziale e in forte crescita.
I sistemi di automazione della gestione dei crediti velocizzano il processo dalla fattura all'incasso. Pagamenti più rapidi si traducono in una maggiore disponibilità di cassa. Inoltre, aiutano i CFO a prevedere i flussi di cassa, consentendo loro di mantenere un capitale circolante ottimale e ottenere una migliore gestione del credito.
Ad esempio, secondo la EXIM Bank of the US, i clienti del Sudafrica, del Messico e dell'Australia pagano in media con 26 giorni di ritardo, mentre i clienti statunitensi pagano le fatture in media con sette giorni di ritardo. Dovrai quindi prestare maggiore attenzione a questi clienti per ottimizzare il flusso di cassa. Il software di automazione della gestione dei crediti può aiutarti a monitorare il flusso di cassa e i pagamenti dei clienti in base al Paese.
Potrai analizzare i modelli di riscossione e individuare in anticipo un'eventuale carenza di liquidità, così da poter adottare misure per prevenirla.
Rapporti e pannelli di controllo ricchi di informazioni
I sistemi per la gestione dei crediti generano rapporti e forniscono pannelli di controllo che riepilogano le informazioni chiave sui tuoi crediti. In base alle tue preferenze, rapporti e pannelli di controllo possono riassumere i dettagli fondamentali del processo dalla fattura all'incasso.
Ad esempio, il pannello di controllo può aiutare a monitorare i rapporti sull'anzianità dei crediti, la rotazione dei crediti commerciali e il DSO. I rapporti possono includere informazioni più dettagliate sui modelli di riscossione, sui motivi dei pagamenti in ritardo e sui tassi di errore.
Maggiore sicurezza e conformità
La sicurezza è fondamentale quando si gestiscono dati riservati dei clienti e si elaborano pagamenti. Le fatture cartacee e le e-mail sono vulnerabili a violazioni della sicurezza e frodi. Ancora di più nel caso dei team distribuiti.
È inoltre necessario archiviare i dati per i futuri controlli e per rispettare le normative locali, come quelle relative all'imposta sulle vendite e alla fatturazione elettronica. Inoltre, il tuo Stato potrebbe avere normative specifiche sui dati che devi rispettare.
L'automazione dell'AR garantisce che i dati dei clienti e gli altri dati siano crittografati end-to-end quando vengono trasmessi a un altro membro del team. Inoltre, i sistemi di automazione dell'AR utilizzano un processo standardizzato in cui i dati vengono archiviati e conservati in modo sicuro per i futuri controlli.
Implementare una soluzione di automazione dei crediti
Di seguito sono riportate alcune domande da porsi sulle esigenze del proprio team, oltre ad alcuni suggerimenti per iniziare.
Procedure consigliate e suggerimenti pratici
- Valuta le tue esigenze: individua i punti critici del processo AR attuale per determinare le funzionalità di cui hai più bisogno negli strumenti di automazione.
- Scegli il software giusto: valuta le soluzioni di automazione dell'AR in base alle capacità di integrazione, alla scalabilità e alla facilità d'uso.
- Garantisci l'accuratezza dei dati: ripulisci i dati dei clienti e assicurati che tutti i record siano aggiornati prima dell'implementazione.
- Forma il tuo team: fornisci una formazione completa ai dipendenti per garantire un'adozione agevole e ridurre la resistenza.
- Monitora e ottimizza: esamina regolarmente le metriche dell'AR per individuare le aree di miglioramento e ottimizzare i processi di conseguenza.
- Sfrutta l'IA e l'apprendimento automatico: utilizza l'IA per l'analisi predittiva e una valutazione più efficace del rischio di credito. Ad esempio, l'IA può aiutare a rilevare anomalie nei processi AR sulla base dei dati storici, così non dovrai monitorare costantemente le frodi.
- Alternative agli strumenti di automazione: se non sei pronto a investire in uno strumento di automazione completo e sei disposto a dedicare del tempo alla configurazione dei flussi di lavoro, puoi automatizzare i crediti utilizzando strumenti di automazione senza codice come Zapier. Tuttavia, le integrazioni possono rappresentare un problema: Zapier potrebbe non integrarsi con tutti gli strumenti aziendali, impedendoti di automatizzare alcuni processi. Se non disponi di un team tecnico solido o non vuoi che il tuo team tecnico dedichi tempo alla configurazione dei flussi di lavoro di Zapier, un sistema di automazione dell'AR è la scelta migliore.
L'implementazione di queste procedure consigliate aiuterà il tuo team a massimizzare i vantaggi dell'automazione dell'AR, migliorare il flusso di cassa e ridurre gli errori, garantendo al contempo la transizione più agevole possibile.
Potenzia il tuo team e configura i crediti automatizzati
Riduci i costi, aumenta i ricavi realizzati e gestisci automaticamente attività ripetitive come la fatturazione e l'invio di promemoria di pagamento implementando oggi stesso l'automazione dei crediti.
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