Checklist per la chiusura contabile di fine mese: guida in 3 passaggi (+ download gratuito)
Avere una lista di controllo per la chiusura di fine mese mi ha aiutato molto più di quanto pensassi. Il processo di chiusura di fine mese garantisce risultati finanziari puntuali e accurati, aiuta a individuare le aree di miglioramento nella spesa dell'azienda e mantiene tutti concentrati su ciò che è importante per l'attività.
In questo articolo ho trattato il processo di chiusura dalla A alla Z e ti ho fornito la lista di controllo per la chiusura di fine mese che attualmente utilizzo come modello, così che tu possa applicarla alla tua attività.
La tua lista di controllo gratuita per la chiusura di fine mese
Cominciamo dall'inizio: ecco la lista di controllo, pronta per essere scaricata e utilizzata.
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Più avanti nell'articolo spiegherò le mie ipotesi e le esigenze specifiche della mia attività, quindi continua a scorrere se vuoi poter personalizzare questo modello affinché si adatti perfettamente alla tua azienda.
L'importanza della chiusura di fine mese
Il processo di chiusura di fine mese ha un'importanza inaspettata. Ti permette di fare un passo indietro rispetto alle attività quotidiane e valutare l'impatto dell'ultimo mese sulla tua attività, aiutandoti a:
- Gettare le basi per la pianificazione finanziaria futura
- Mettere in evidenza tempestivamente le discrepanze finanziarie
- Ridurre i futuri problemi operativi e legali
Esaminare la situazione riduce drasticamente la possibilità di errori e inesattezze nella rendicontazione finanziaria.
Una chiusura di fine mese precisa costruisce una narrazione attraverso cifre, saldi e rendiconti finanziari, formando le basi per decisioni aziendali strategiche. Introduce una revisione pianificata del tuo sistema contabile, offrendoti un'ottima occasione per valutare le prestazioni complessive.
Indipendentemente da ciò che pensi della contabilità, spero che al termine della lettura di questo articolo riconoscerai il valore di un solido processo di chiusura di fine mese.
Prepararsi alla chiusura di fine mese
Il successo nella chiusura di fine mese inizia prima della fine del periodo contabile. Richiede lungimiranza, pianificazione e l'attivazione dei meccanismi giusti per un processo di chiusura fluido, accurato ed efficiente.
Ecco cosa devi fare:
1. Definisci obiettivi chiari
Obiettivi e politiche chiari guidano il processo di chiusura di fine mese, garantendo che ogni azione sia in linea con gli obiettivi finanziari dell'azienda.
Gli obiettivi potrebbero variare da "garantire l'accuratezza nella rendicontazione del conto economico" a "semplificare il processo di chiusura mensile".
Definire obiettivi chiari semplifica il processo e fornisce un punto di riferimento per misurare le prestazioni del tuo reparto contabilità.
2. Individua le metriche chiave
Individuare le metriche chiave da monitorare durante la chiusura di fine mese è il modo migliore per migliorare il flusso di lavoro. Queste metriche potrebbero includere:
- Accuratezza finanziaria
- Efficienza dei processi
- Tasso di conformità
- Tempo necessario per completare le procedure di chiusura
- Numero di riconciliazioni contabili da eseguire
- Media della cassa contanti presente nei conti bancari a ogni chiusura
Le metriche chiave valutano l'efficacia e l'accuratezza del processo di chiusura di fine mese, assicurando che tu e il tuo team lo miglioriate costantemente.
3. Stabilire una tempistica
Il tempo è fondamentale per la chiusura di fine mese. Elaborare una tempistica chiara e realistica per ogni attività è essenziale, poiché guida il processo e ne garantisce il completamento puntuale.
Ad esempio, stabilisco una tempistica per completare la chiusura di fine mese 10 giorni lavorativi prima della fine del mese.
Altre aziende potrebbero dover completare più processi (o meno!), a seconda delle loro funzioni e dei loro conti. Ad esempio, se:
- Detieni inventario, probabilmente registrerai le movimentazioni mensili dell'inventario per garantirne il corretto valore.
- Hai un processo di gestione dei pagamenti più strutturato, gestirai i debiti verso i fornitori (ovvero pagheremo le fatture entro 30 giorni).
- Per offrire pagamenti delle ferie non utilizzate, crea una rettifica dell'accantonamento ferie. mensile
- Paghi gli stipendi bisettimanalmente, avrai bisogno di una rettifica aggiuntiva dell'accantonamento paghe a ogni chiusura mensile.
Esecuzione del processo di chiusura di fine mese
È il momento di portare a termine le attività.
Ecco la checklist per la chiusura di fine mese che utilizzo; sentiti libero di scaricarla e adattarla alla tua azienda.
Chiusura dei conti
- Documentare tutte le registrazioni delle carte di credito (CC) statunitensi
- Documentare tutte le registrazioni delle CC canadesi
- Documentare tutte le registrazioni delle CC in valuta alternativa
- Documentare tutte le registrazioni di cassa statunitensi
- Documentare tutte le registrazioni di cassa in CAD
Registrazioni di fine mese
- Pagare la rata fiscale mensile
- Aggiornare il registro delle immobilizzazioni
- Rettificare la registrazione mensile delle immobilizzazioni
- Aggiornare il registro dei risconti attivi
- Rettificare la registrazione del registro dei risconti attivi
- Aggiornare il registro degli accantonamenti mensili
- Rettificare la registrazione degli accantonamenti mensili
- Contabilizzare tutti i pagamenti non monetari a terze parti relativi al mese corrente (ad es., debiti verso fornitori, servizi acquisiti ma non fatturati, ecc.)
- Rettificare le registrazioni mensili delle paghe nelle categorie di costo e nelle divisioni
- Stornare l'accantonamento per i bonus (se applicabile)
- Inserire la rettifica dell'accantonamento mensile per i bonus
Reportistica
- Finanziare il conto EOR
- Approvare il pagamento EOR
- Aggiornare il documento del flusso di cassa
- Riconciliare i fornitori di servizi di pagamento esterni, ad es. PayPal, Wise, Bill.com, ecc.
- Riconciliare la cassa in USD
- Riconciliare la cassa in CAD
- Riconciliare le CC in USD
- Riconciliare le CC in CAD
- Riconciliare le CC in valuta alternativa
- Inserire le informazioni finanziarie nel documento di reportistica interna (inclusi i risultati mensili, il confronto tra budget e dati effettivi e qualsiasi altra informazione rilevante per gli stakeholder).
- Rettificare il documento di reportistica interna (secondo necessità)
Comunicazioni
- Comunicare in merito alle attività richieste dagli altri dipartimenti
- Inviare l'e-mail con i risultati del flusso di cassa alle parti interessate
- Inviare l'e-mail con i risultati finanziari alle parti interessate
- Bilanci del [mese corrente] chiusi
Considerazioni sulle migliori pratiche
Ho alcune note sulla checklist per la chiusura di fine mese riportata sopra.
Innanzitutto, lavoro all'interno di un'azienda canadese operante nel settore dei media e della tecnologia, BWZ, con attività globali. Potresti voler modificare la checklist per adattarla a conti basati negli Stati Uniti.
Consiglierei di aggiungere a questo elenco alcune altre migliori pratiche:
- Assegna scadenze a ogni elemento dell'elenco per sistematizzare il processo e completare la chiusura nei tempi previsti. Inizialmente, queste date potrebbero aiutarti a ricordare l'ordine delle attività e a mantenere i progressi.
- Man mano che il team cresce e i processi diventano più complessi, assegna le attività a più membri del team. Le scadenze prevengono i colli di bottiglia e mantengono coerente la reportistica.
- Assegna un responsabile a ogni attività. Invece di limitarti a scrivere il nome della persona, consiglio di creare la checklist all'interno di un software per la gestione delle attività per garantire una risposta in tempo reale.
Cos'altro includere
È probabile che tu debba includere altri elementi che io non ho considerato, come:
- Valori di ammortamento delle immobilizzazioni,
- Riconciliazioni dei conti,
- Scritture contabili,
- Variazioni delle scorte fisiche,
- Consolidamento dei conti della capogruppo e delle controllate,
- Rettifiche per differenze di cambio,
- E qualsiasi altra procedura contabile adottata.
Ricorda che questa checklist è per te; non esitare a dettagliare le attività in modo da adattarle alla tua azienda.
Commenti sulle variazioni
Ciò che è incluso nell'elenco nello spirito, ma non esplicitamente, sono i commenti sulle variazioni.
Ogni mese inserisco commenti sui conti che presentano variazioni significative mese su mese o differenze rilevanti tra budget e consuntivo (e sulle relative motivazioni). Questo viene fatto sia per la reportistica sul flusso di cassa sia per quella sui risultati finanziari.
Ad esempio, se hai ricevuto finanziamenti da investitori di venture capital e non sei ancora redditizio, il tuo tasso di consumo di cassa diventa un indicatore fondamentale monitorato dagli investitori. Dovrai includere un'analisi del consumo di cassa del mese corrente rispetto al budget, una previsione del consumo di cassa e un'analisi di sensibilità su tale previsione (tra le altre cose).
Documentazione dei processi
In un'azienda più grande, potresti voler documentare ciascuno dei processi di chiusura di fine mese, ad esempio la suddivisione tra collaboratori esterni e buste paga.
Calcolo e svolgo personalmente queste attività, ma un'azienda più grande potrebbe voler conservare un registro completamente separato che le documenti oppure prendere in considerazione servizi di contabilità offshore per le attività specialistiche.
Separazione dei compiti
Le aziende di grandi dimensioni possono includere le evidenze relative a chi ha predisposto e a chi ha revisionato i documenti. Questa separazione dei compiti è piuttosto comune nelle aziende più grandi; tra un anno circa, probabilmente trasferirò i processi di chiusura di fine mese a un altro membro del team, assumendo il ruolo di revisore per consentire maggiori controlli e una maggiore sicurezza sul fatto che il lavoro sia privo di errori.
Accuratezza della reportistica
Un'accuratezza del 100% nella reportistica finanziaria è ovviamente l'obiettivo; tuttavia, concentrati su ciò che è rilevante per la tua azienda.
Se la tua situazione finanziaria è sana e trovi piccole discrepanze, come un conto con una differenza di 30 $, non rifarai da capo l'intero modello per trovarle. Sebbene l'obiettivo sia la precisione assoluta, concentrati sull'ottenere un quadro chiaro per i tuoi stakeholder più importanti e sul comunicare tempestivamente.
Sei più prezioso quando fornisci ai responsabili delle decisioni informazioni accurate e pertinenti per prendere le decisioni migliori per l'azienda.
Conformità e standard
Rispettare gli standard contabili e i requisiti normativi è fondamentale. La conformità sostiene la legge e i principi di integrità e trasparenza finanziaria.
Che si tratti degli US GAAP, degli IFRS, degli ASPE o di qualsiasi standard contabile locale adottato dalla tua azienda, il rispetto di tali standard garantisce una rendicontazione finanziaria trasparente, coerente e comparabile.
Utilizzo della tecnologia
Utilizzare la tecnologia giusta può semplificare il processo di chiusura contabile di fine mese.
Che si tratti di strumenti per la gestione automatizzata dei crediti o per la gestione automatizzata dei debiti, oppure di software di contabilità che garantisca conformità e accuratezza nella rendicontazione, la tecnologia svolge un ruolo fondamentale.
Si tratta di trovare gli strumenti giusti per la tua azienda, così da semplificarti la vita senza sacrificare la qualità. Sei il segnapunti della tua azienda: devi assicurarti che i punti siano corretti.
Se stai ancora valutando un software di contabilità, lascia che ti aiuti. Secondo il nostro team di analisti tecnologici, queste sono attualmente le migliori soluzioni di contabilità sul mercato:
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Analisi dei risultati
Dopo la chiusura contabile di fine mese, è il momento di riflettere e analizzare i risultati.
I dati finanziari presenti nei tuoi rendiconti raccontano una storia composta dai seguenti elementi:
Informazioni finanziarie
La chiusura contabile di fine mese è più di un'attività ordinaria; può essere una miniera di informazioni finanziarie.
Si tratta di analizzare i numeri, comprendere le tendenze e identificare gli schemi. Le informazioni finanziarie derivanti dalla chiusura contabile di fine mese aiutano a valutare la salute finanziaria, il flusso di cassa, la redditività e la solvibilità della tua azienda.
Queste informazioni non servono solo a comprendere il presente; servono anche a prevedere il futuro, indipendentemente dal fatto che tu inserisca o meno questi numeri in un modello previsionale.
Aiutano nella definizione del budget, nella pianificazione finanziaria e nelle previsioni, consentendo alla tua azienda di prendere decisioni finanziarie consapevoli. Inoltre, questi numeri forniscono un parametro di riferimento per misurare la futura performance finanziaria della tua azienda.
A chi non piacciono i record di fatturato?
Metriche delle performance
Metriche chiave delle performance come il ciclo di conversione del contante, l'efficienza del capitale circolante e l'efficienza nella gestione dei costi offrono una valutazione chiara e obiettiva delle performance della tua azienda. Presta particolare attenzione a queste metriche mentre chiudi i libri contabili ogni mese.
Le metriche delle performance aiutano a identificare le aree di miglioramento. Mettono in evidenza colli di bottiglia, inefficienze e aree da ottimizzare.
Per eccellere come CFO strategico e creare valore per il vertice aziendale, devi misurare le performance rispetto ai parametri di riferimento, comprendere le lacune e puntare al miglioramento continuo.
Miglioramento continuo
Il settore finanziario cambia rapidamente e anche il processo di chiusura di fine mese dovrebbe farlo. Il miglioramento continuo non è un'attività una tantum; è una cultura, un impegno verso l'eccellenza, l'efficienza e l'efficacia nel processo di chiusura di fine mese.
Valutazione del processo
Utilizza la lista di controllo che ho fornito come punto di partenza, aggiungendo e sostituendo le attività man mano che individui quelle più importanti per la crescita della tua organizzazione.
C'è sempre spazio per migliorare. Il tuo compito è fare un passo indietro, valutare il processo da una prospettiva d'insieme e comprendere il quadro generale.
La valutazione del processo e dei risultati della chiusura contribuirà a comprendere l'efficacia dei processi esistenti, l'accuratezza della rendicontazione finanziaria e l'efficienza tecnologica. Ciò fornirà indicazioni concrete per semplificare il processo, migliorare l'accuratezza e aumentare l'efficienza.
Adozione di nuove tecnologie
Non esitare a provare cose nuove in questo processo. L'adozione di nuove tecnologie può migliorare l'efficienza, l'accuratezza e la conformità. Che si tratti di strumenti di automazione contabile per riscuotere il denaro più rapidamente o di strumenti di gestione delle prestazioni aziendali per il monitoraggio e l'analisi in tempo reale, adottare nuove tecnologie può rappresentare una svolta decisiva.
Le nuove tecnologie possono ridurre il tempo e lo sforzo necessari per la chiusura di fine mese, lasciando a te e al team finanziario più tempo per concentrarvi su attività più strategiche e a maggior valore aggiunto.
Per sicurezza, controlla semplicemente il lavoro completato dai tuoi nuovi strumenti.
È ora di chiudere i libri contabili
Padroneggiare il processo di fine mese è un percorso continuo fatto di diligenza, analisi e miglioramento. Monitora i progressi e stabilisci gli obiettivi per ciò che deve essere migliorato in seguito, aiutando la tua azienda a diventare migliore, ogni singolo mese.
Una chiusura di fine mese efficace si basa sulla preparazione, sull'esecuzione e sull'analisi. Si tratta di gettare le basi giuste, garantire un processo fluido e imparare dall'esperienza per migliorare i risultati futuri.
Il prossimo appuntamento? La grande revisione: la chiusura di fine anno.
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