Slik skriver du en tilbudsforespørsel for regnskapsprogramvare

En RFP, eller en forespørsel om tilbud, er et dokument du bruker til å innhente tilbud fra leverandører når du ønsker å kjøpe noe komplekst, for eksempel regnskapsprogramvare. Det er veikartet ditt for å finne den riktige løsningen.

Ved å utforme en RFP kan du tydelig definere behovene dine og effektivisere prosessen med å evaluere leverandører. Alt i alt bidrar den til å sikre at du velger en løsning som samsvarer med målene dine. Med riktig RFP for regnskapsprogramvare kan du unngå tidkrevende og kostbare feil fra første stund. Slik kommer du i gang.

Trenger du faktisk en RFP?

En RFP er avgjørende når teamet ditt står overfor komplekse krav og du trenger en strukturert tilnærming til å evaluere regnskapsprogramvare. Den er spesielt viktig i bransjer med spesifikke krav til etterlevelse, eller når løsningen skal integreres med eksisterende systemer. 

Hvis du navigerer i et konkurransepreget marked eller trenger en detaljert analyse for å unngå kostbare feil, kan en RFP være uvurderlig. Her er viktige situasjoner der du trenger en:

• Kompleks integrasjon med eksisterende systemer
• Bransjespesifikke krav til etterlevelse
• Viktige økonomiske beslutninger
• Omfattende implementering på tvers av flere avdelinger
• Konkurransepreget leverandørmarked

Når en RFP kan være unødvendig omfattende

Hvis behovene dine er enkle eller organisasjonen din er liten, er det ikke sikkert at du trenger en RFP. Når teamet ditt har tydelige preferanser eller det er få leverandører å velge mellom, kan du hoppe over den langvarige prosessen og sammenligne alternativene på en mer uformell måte. 

Regnskapsprogramvare du bør vurdere

Her er noen av mine beste anbefalinger for å hjelpe deg i gang:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Best for fast-growing businesses
2. 2. Dext — Best for pre-accounting data extraction
3. 3. QuickBooks Online — Best for small businesses
4. 4. Striven — Best for all-in-one business management
5. 5. Ramp — Best for automated expense management
6. 6. Patriot Accounting — Best for flexible accounting methods
7. 7. InvoiceBerry — Best for quick invoice creation
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Best for mid-sized businesses
10. 10. ZipBooks — Best for nonprofits

RFI vs. RFP vs. RFQ: Hva er forskjellen?

Ikke alle innkjøpsdokumenter er like. I noen tilfeller trenger du kanskje ikke en RFP, mens du gjør det i andre. Å velge riktig dokument kan spare teamet ditt for tid og redusere friksjon. Slik vet du hvilken type du skal bruke, og når:

Vanlige RFP-feil du bør unngå

Hvis du haster gjennom en RFP eller hopper over viktige detaljer, kan det føre til forvirring, bortkastet tid eller at du tiltrekker deg leverandører som ikke passer. Ved å unngå vanlige fallgruver kan teamet ditt gjøre prosessen med å velge regnskapsprogramvare enklere. Dette er de viktigste feilene du bør være oppmerksom på:

Utilstrekkelig bakgrunn eller kontekst

Uten tilstrekkelig bakgrunnsinformasjon kan ikke leverandørene tilpasse tilbudene sine til behovene dine. Gi tydelig kontekst om organisasjonen din og målene dens, og del eventuelle relevante bransjespesifikke forhold eller utfordringer du står overfor. 

Noen eksempler kan være innkjøpsordrer, leverandørgjeld, kundefordringer og så videre. Dette hjelper leverandørene med å forstå miljøet ditt og foreslå egnede løsninger.

Manglende eller uklart budsjett

Når du ikke spesifiserer et budsjett, risikerer du å motta forslag som ikke samsvarer med dine økonomiske rammer. Beskriv alltid budsjettforventningene dine tydelig, slik at leverandørene bedre kan imøtekomme behovene dine. 

For veiledning om priser på regnskapsprogramvare, må du sørge for at du vet hva du har råd til, og kommunisere dette på forhånd. På denne måten kan du unngå å sløse med tid og penger.

Vage krav eller juridisk sjargong

Vage krav fører til forslag som ikke oppfyller behovene dine. Vær spesifikk om hva du forventer av regnskapssystemet – for eksempel bestemte moduler – og unngå å bruke for mye juridisk sjargong. Oppgi de tekniske og funksjonelle kravene dine tydelig for å få bedre svar på forslagene.

Ingen evalueringskriterier er oppgitt

Uten evalueringskriterier vet ikke programvareleverandørene hvordan du vil vurdere forslagene deres. Del kriteriene dine for å hjelpe dem med å fokusere på det som er viktig for deg. Denne åpenheten fører til mer relevante svar og hjelper teamet ditt med å ta informerte beslutninger.

Ingen standardformat for leverandørsvar

Uten et standardformat for leverandørsvar blir det vanskelig å sammenligne forslag, med flere endringer. 

Før du begynner å utarbeide dokumentet, må du angi et format for svarene, inkludert delene og detaljene du trenger. Denne konsekvente strukturen gjør det enklere å evaluere forslag side om side og velge det som passer best for organisasjonen din.

Sett sammen RFP-teamet for regnskapsprogramvaren

Å utarbeide en god RFP er ikke en jobb for én person alene; det krever innsikt fra og behovene til et tverrfunksjonelt team. Ved å involvere de rette personene tidlig kan du redusere risikoen og unngå potensielt kostbart omarbeid. Her er hvem du bør inkludere, når og hvorfor:

Prosjektsponsor

Prosjektsponsoren gir ledelse og sikrer nødvendige ressurser for RFP-prosessen. Vedkommende sørger for samsvar med organisasjonens mål og har myndighet til å ta viktige beslutninger. 

Samlet sett bidrar involveringen deres til å holde prosjektet på rett spor og prioritert. Vanligvis fylles denne rollen av en CFO eller en senior økonomileder.

Funksjonelle eksperter

Funksjonelle eksperter har inngående kunnskap om de spesifikke kravene og utfordringene programvaren må håndtere. De sørger for at RFP-en gjenspeiler reelle behov og tekniske spesifikasjoner. 

Ved å involvere dem kan du utforme et dokument som nøyaktig representerer organisasjonens behov. Disse ekspertene kan for eksempel være økonomisjefer eller IT-spesialister.

Innkjøpsansvarlige eller RFP-skribenter

Innkjøpsfagfolk eller RFP-skribenter har ekspertisen som trengs for å strukturere dokumentet klart og konsist. De sørger for at innkjøpsreglene følges, og bidrar til å navigere i leverandørforhandlinger. 

Rollen deres er avgjørende for å utarbeide en effektiv RFP og kan omfatte innkjøpsansvarlige eller kontraktsspesialister.

Sluttbrukere og interessenter

Sluttbrukere og interessenter bidrar med innsikt i daglige driftsbehov og utfordringer. Deres innspill sikrer at den valgte programvaren blir brukervennlig og effektiv. 

Med dem på laget oppnår du høyere adopsjonsgrad og større tilfredshet med den valgte programvaren. Denne gruppen omfatter sannsynligvis regnskapsførere, finansanalytikere eller avdelingsledere.

Definer nødvendige funksjoner & mål

Før du sender en RFP, må teamet ditt tydelig definere hva den nye løsningen må gjøre – og hvorfor. Når dere samler dere om utfordringer, mål og ufravikelige krav, blir det enklere for leverandørene å svare mer presist, og prosessen med å evaluere forslag blir enklere. 

Når du utarbeider RFP-en for regnskapsprogramvaren, bør du vurdere å inkludere følgende:

• Utfordringer med det nåværende systemet: Hva frustrerer teamet ditt med det nåværende oppsettet? Kanskje det er manuell dataregistrering eller manglende integrasjon med andre verktøy. Ved å identifisere disse områdene kan du fokusere på løsninger som løser problemene.
• Nødvendige forbedringer og ønskede resultater: Hvilke forbedringer er ufravikelige for teamet ditt? Trenger dere raskere rapportering eller bedre prognoser? Bedre føring av revisjonsspor eller enklere kontraktshåndtering? Definer hvordan suksess ser ut, slik at du sikrer at den nye programvaren oppfyller disse målene.
• Funksjonelle, tekniske og regulatoriske behov: Hvilke spesifikke funksjoner og krav til etterlevelse må oppfylles? Tenk på bransjereguleringer eller tekniske integrasjoner som er nødvendige. Dette bidrar til å snevre inn utvalget til leverandører som kan oppfylle disse behovene.
• Brukerroller, bruksnivåer og arbeidsflyter: Hvem skal bruke programvaren, og hvor ofte? Ta hensyn til ulike brukerroller, som regnskapsførere eller ledere, og deres spesifikke arbeidsflyter. Dette sikrer at programvaren støtter alle nødvendige funksjoner.
• Preferanser for implementering: Foretrekker dere en skybasert løsning, et hybridalternativ eller et lokalt programvaresystem? Ta hensyn til teamets tekniske ferdigheter og infrastruktur. Denne beslutningen påvirker implementeringen og den løpende støtten.

Skriv forespørselen om regnskapsprogramvare (RFP)

Nå er det på tide å samle alt i et tydelig og strukturert RFP-dokument. En velorganisert og komplett RFP gjør det enklere for leverandører å svare nøyaktig. Det gjør det også enklere for teamet ditt å evaluere svarene effektivt. 

Dette er hovedkomponentene du bør fokusere på når du utarbeider RFP-en:

1. Sammendrag

Sammendraget gir en oversikt over behovene og målene dine. Beskriv tydelig hva teamet ditt håper å oppnå med den nye programvareløsningen. Dette gir leverandørene et utgangspunkt og hjelper dem med å raskt forstå de viktigste målene dine. 

Sørg for at det er kortfattet, men informativt, og fremhev viktige punkter som vil danne grunnlaget for resten av dokumentet.

2. Arbeidsomfang

Definer arbeidsomfanget for å beskrive nøyaktig hvilke oppgaver leverandøren skal utføre. Vær spesifikk når det gjelder leveranser, tidsfrister og ansvarsområder. 

Denne tydeligheten hjelper leverandørene med å forstå prosjektets størrelse og kompleksitet, slik at de kan levere nøyaktige tilbud. Prøv også å inkludere eventuelle unntak eller begrensninger for å unngå misforståelser.

3. Tekniske krav

List opp de tekniske kravene for å sikre at programvaren integreres med de eksisterende systemene dine. Angi nødvendige funksjoner, kompatibilitetsbehov og ytelseskrav, for eksempel bankavstemming, økonomirapportering eller hovedbokføring.

Denne delen hindrer deg i å motta tilbud som ikke oppfyller standardene dine, og sikrer at du får en programvareapplikasjon som passer inn i den nåværende systemporteføljen din. Vær så detaljert som mulig for å unngå gjentatte avklaringer senere.

4. Leverandørens kvalifikasjoner

Beskriv kvalifikasjonene du forventer av potensielle leverandører. Ta med forhold som erfaring, tidligere prosjekter og spesifikk kompetanse knyttet til bransjen din. 

Dette hjelper deg med å vurdere om en leverandør er i stand til å levere løsningen du trenger. Be i tillegg om referanser eller kundehistorier som underbygger påstandene deres.

5. Krav til sikkerhet og etterlevelse

Beskriv kravene til sikkerhet og etterlevelse for å beskytte sensitive økonomiske data. Angi eventuelle bransjespesifikke reguleringer eller rapporteringsfunksjoner som programvaren må oppfylle. 

For virksomheter i strengt regulerte bransjer, som helsevesen og finans, sikrer dette at leverandørene kan oppfylle sikkerhetsstandardene dine og reduserer risikoen for problemer med etterlevelse. Det er avgjørende å være tydelig og unngå fremtidige sårbarheter.

6. Forventninger til implementering og opplæring

Beskriv implementeringsplanen på forhånd, samt forventningene dine til implementeringsprosessen og ytterligere støtte. Inkluder tidslinjer og frister, nødvendige ressurser og eventuelle spesifikke opplæringsprogrammer. 

På denne måten kan leverandørene planlegge fremgangsmåten sin og sikre at teamet ditt får nødvendig hjelp til en smidig overgang. Sørg også for å avklare hvem som har ansvar for de ulike delene av implementeringen, enten det er IT-avdelingen, økonomiledere eller en tredjepart.

7. Priser og lisensiering

Be om detaljert informasjon om priser og lisensiering for å forstå de totale eierkostnadene. Spesifiser hva som skal inkluderes i kostnaden, for eksempel kundestøtte eller oppdateringer, samt eventuell annen tilleggsinformasjon. Be også alltid om en fullstendig kostnadsoversikt for å unngå skjulte gebyrer.

8. Kontraktsvilkår

Sørg for å inkludere alle viktige kontraktsvilkår du krever. Fremhev sentrale klausuler om oppsigelse, garantier eller tjenestenivåer. 

Dette hjelper leverandørene med å forstå dine juridiske forventninger og reduserer forhandlingstiden senere. Vær tydelig på hvilke vilkår som kan forhandles, og hvilke som ligger fast.

9. Instruksjoner for innsending

Gi tydelige instruksjoner for innsending, slik at leverandørene vet hvordan de skal svare. Inkluder frister, foretrukne formater og kontaktinformasjon for spørsmål. 

Dette effektiviserer innsendingsprosessen og hjelper deg med å håndtere svarene på en effektiv måte. Spesifiser eventuelle sanksjoner ved for sen innsending for å oppmuntre til svar innen fristen.

Definer evalueringskriteriene dine

Tydelig definerte evalueringskriterier bidrar til å holde beslutningsprosessen din objektiv, transparent og i tråd med virksomhetens mål. 

Ved å fastsette disse kriteriene før du gjennomgår forslagene, unngår du skjevheter og kan fokusere på det som er viktig. Slik definerer og bruker du evalueringskriteriene dine:

Hva betyr mest?

Teamet ditt bør velge 3–5 vektede kategorier som samsvarer med målene og prioriteringene deres. Vanlige poengkategorier i en RFP for regnskapsprogramvare omfatter:

• Funksjonalitet
• Brukervennlighet
• Totale kostnader
• Leverandørerfaring
• Kundestøtte og opplæring

Ved å velge de riktige kategoriene sikrer du at evalueringen gjenspeiler organisasjonens behov og mål.

Bruk en poengmatrise

Ved å bruke en poengmatrise kan du sammenligne forslagene på en objektiv måte. Det er best å tildele hver kategori en vekt basert på hvor viktig den er. Hvis funksjonalitet for eksempel er avgjørende, kan den utgjøre 40 % av totalpoengsummen, mens kostnad kan utgjøre 20 %. 

Gi hvert kriterium en poengsum på en skala fra 1–5 eller 1–10 for å tallfeste hvor godt hvert forslag oppfyller behovene dine. Deretter justerer du vektingen slik at den gjenspeiler de interne prioriteringene dine, og sikrer at den er i tråd med virksomhetens mål og regnskapsstandarder.

Avklar poenggivingsprosessen

Definer hvem som skal gi poeng til forslagene, og hvordan de skal gjøre det. Bruk en standardisert vurderingsmal for å sikre samsvar mellom evaluatorene, og planlegg et møte for å samkjøre vurdererne før poenggivningen begynner. På denne måten forstår alle kriteriene og poenggivingsprosessen på forhånd. 

Send ut RFP-en for regnskapsprogramvare

Å sende ut RFP-en handler ikke bare om å distribuere den – det handler om å gi leverandørene riktig tilgang, tidsfrister og instruksjoner, slik at de kan svare effektivt. En smidig distribusjonsprosess legger grunnlaget for kvaliteten på forslagene du mottar. Her er trinnene du bør følge for å sikre et godt resultat:

Velg riktig distribusjonsmetode

Vanlige alternativer for distribusjon av en RFP er e-post, programvareplattformer for RFP-er eller innkjøpsportaler. Ved å bruke et sentralisert system kan du spore svar og håndtere innsendinger effektivt. 

Vurder også å inkludere en kontaktliste for leverandører eller bruke en rollebasert innboks for tydelighetens skyld. Denne fremgangsmåten sikrer at leverandørene vet hvor de skal sende tilbudene sine, og hvordan de skal kommunisere med teamet ditt.

Fastsett tydelige forventninger til tidslinjen

Beskriv en standard tidslinje for RFP-en, og del den i selve RFP-en. Dette hjelper leverandørene med å planlegge og disponere tiden sin effektivt. En typisk tidslinje kan inneholde:

• Dato for publisering av RFP-en
• Periode for spørsmål og svar fra leverandører
• Frist for endelig innsending
• Periode for evaluering og valg

Ved å være tydelig på disse datoene sikrer du at alle er samkjørte, og bidrar til å unngå forvirring i siste liten.

Definer kravene til innsending

Forklar tydelig hva leverandørene trenger å vite for å sende inn tilbudene sine på riktig måte. Oppgi godkjente filformater, for eksempel PDF-, Word- eller Excel-maler, og spesifiser den foretrukne leveringsmetoden, for eksempel en opplastingsportal eller en innboks for svar. 

Det er også best å angi om leverandørene må bruke bestemte maler eller skjemaer, og avklare om forsinkede innsendinger vil bli akseptert. Ved å gi denne informasjonen hjelper du leverandørene med å holde seg på rett spor, samtidig som du sikrer at du mottar enhetlige og fullstendige tilbud.

Evaluer og lag en kortliste over leverandørsvar

Dette er punktet i prosessen der struktur gir resultater – når teamet ditt med trygghet omdanner leverandørsvarene til en kortliste. Konsistens, objektivitet og samarbeid er avgjørende for alle som deltar i evalueringen. 

Slik evaluerer du leverandører og lager en kortliste på en effektiv måte:

• Organisere og formatere tilbud for gjennomgang: Organiser tilbudene i et enhetlig format for å gjøre sammenligninger enklere. Bruk et regneark til å følge opp viktige punkter, eller opprett et sammendragsdokument for hvert tilbud. Dette hjelper teamet ditt med raskt å identifisere fremtredende funksjoner eller problemer.
• Bruke en poengmatrise: Bruk poengmatrisen din til å evaluere hvert tilbud objektivt. Gi poeng basert på de forhåndsdefinerte kriteriene og vektene. Dette gjør prosessen rettferdig og holder oppmerksomheten rettet mot det som er viktigst for teamet ditt.
• Planlegge demonstrasjoner og intervjuer: Inviter de beste leverandørene til å presentere demonstrasjoner eller delta i intervjuer. Dette gir deg mulighet til å se programvaren i bruk og stille spørsmål direkte. Hvordan fungerer programvaren i virkelige situasjoner?
• Kontrollere referanser: Kontakt referansene leverandørene har oppgitt for å bekrefte påstandene deres. Spør om erfaringene deres og eventuelle utfordringer de møtte. Dette hjelper deg med å vurdere leverandørens pålitelighet og kvaliteten på brukerstøtten.
• Avklare alt som er uklart i tilbudene: Ta kontakt med leverandørene for å avklare eventuelle uklarheter i tilbudene deres. Ved å håndtere usikkerheter på et tidlig tidspunkt forebygger du misforståelser senere. Hvilke spørsmål trenger du svar på for å kunne ta en informert beslutning?
  

Velg og varsle leverandører

Når teamet ditt har valgt en leverandør, er de siste trinnene like viktige som evalueringsprosessen. Tydelig og profesjonell kommunikasjon med alle leverandører – både de som er valgt og de som ikke er valgt – er avgjørende, og det er viktig å sikre intern enighet før kontrakten settes ut i livet.

Slik går du best frem:

Varsle valgte og ikke-valgte leverandører

Rask og respektfull kommunikasjon med leverandørene gjenspeiler organisasjonen din på en god måte og opprettholder positive relasjoner. Send en kort takkemelding eller gi overordnet tilbakemelding der det er hensiktsmessig. Denne fremgangsmåten understreker profesjonaliteten din og kan være nyttig i fremtidige samhandlinger med leverandørene.

Forbered deg til de avsluttende forhandlingene

Vanlige forhandlingstemaer omfatter priser, tjenestenivåavtaler (SLAs) og kontraktsvilkår. Det er viktig å definere på forhånd hvilke punkter teamet ditt ikke kan gå med på, slik at dere kjenner grensene deres. 

Bruk også en sjekkliste eller agenda for å holde fokus under diskusjonene, slik at du dekker alle kritiske punkter uten å bli avsporet.

Sikre intern enighet før signering

Før signering må du sørge for å innhente de nødvendige godkjenningene. Vanligvis trenger du godkjenning fra ledelsen eller økonomiavdelingen, i tillegg til en juridisk gjennomgang eller en gjennomgang fra innkjøpsavdelingen. Oppsummer deretter de viktigste faktorene bak beslutningen, slik at interne gjennomgåere raskt kan komme videre og forstå begrunnelsen for valget.

Hva skjer nå:

Hvis du holder på å undersøke regnskapsprogramvare, ta kontakt med en SoftwareSelect-rådgiver for gratis anbefalinger.

Du fyller ut et skjema og tar en kort prat der de går nærmere inn på behovene dine. Deretter får du en kortliste over programvare du kan vurdere. De støtter deg også gjennom hele kjøpsprosessen, inkludert prisforhandlinger.