Det kan være utfordrende å velge riktig regnskapsprogramvare. Alt i alt er dette en strategisk beslutning som kan bidra til teamets suksess.
Med den ideelle løsningen kan du øke avkastningen på investeringen, sikre nøyaktighet og overholde gjeldende krav. Men hvis du velger dårlig, risikerer du ineffektivitet og feil som hemmer produktiviteten og bedriftens økonomiske helse.
Hvis du ser etter regnskapsprogramvare, men ikke er helt sikker på hvor du skal begynne, er denne veiledningen for deg. Den er laget for CFO-er og økonomiledere som ønsker å velge programvare som samsvarer med målene deres og løser utfordringene de står overfor. Slik kan du oppnå dette.
9 ting du bør se etter når du velger regnskapsprogramvare
Når du ser etter ny regnskapsprogramvare, er det viktig å først evaluere hvert alternativ ved å fokusere på de viktigste faktorene som samsvarer med virksomhetens behov og mål. Vurder disse aspektene for å sikre at du velger riktig verktøy for teamet ditt:
1. Fleksible abonnementer
Fleksible abonnementer lar deg tilpasse programvareabonnementet etter hvert som virksomheten vokser eller endrer seg. Dette er verdifullt for virksomheter av alle størrelser, men særlig for oppstartsbedrifter, småbedriftseiere og frilansere (les mer om fordelene med regnskapsprogramvare for frilansere her).
Den beste regnskapsprogramvaren lar deg enkelt oppgradere eller nedgradere uten at det påvirker kontantstrømmen negativt. Ikke glem å spørre leverandørene om avtalevilkårene deres og hvordan de håndterer endringer i abonnementet ditt.
2. Datatilgang og rapportering
Datatilgang og rapportering er avgjørende for å ta velinformerte beslutninger. Som CFO trenger du et regnskapssystem som tilbyr sanntidsdata og tilpassbare rapporter for økonomisk rapportering.
Kontroller om programvaren lar deg eksportere data i ulike formater. Sørg også for å spørre om den støtter instrumentbord, og hvilke rapporteringsfunksjoner som er tilgjengelige. Dette vil ikke bare gjøre FP&A-oppgaver enklere, men også vanlig bokføring og prosjektstyring.
3. Integrasjon med teknologistakken din
Integrasjon med den eksisterende teknologistakken sikrer sømløse arbeidsprosesser. Regnskapsprogramvaren bør kobles til andre verktøy som CRM-, leverandørgjelds- og kundefordringssystemer eller lønnsløsninger. Dette sparer tid og reduserer feil.
Kontroller alltid om programvaren har API-er eller ferdigbygde integrasjoner. Hvis du prøver programvaren gjennom en demo, bør du teste hvordan den kan kobles til verktøyene du allerede bruker, slik at du unngår komplikasjoner senere.
4. Implementering og brukerstøtte
Implementering og kundestøtte kan være avgjørende for opplevelsen din med ny programvare. Når en leverandør tilbyr god hjelp med implementeringen, kommer teamet ditt raskt i gang.
Se etter leverandører som tilbyr opplæringsressurser og rask brukerstøtte, og spør om åpningstidene og kanalene for brukerstøtte via kontaktsiden deres.
5. Rollebaserte tillatelser
Rollebaserte tillatelser styrer hvem som har tilgang til hva i programvareløsningen. Dette er viktig for å opprettholde sikkerhet og personvern, særlig når det gjelder økonomiske data og personlige bankkontoer.
Sørg for at programvaren lar deg tildele roller og angi tillatelser på en enkel måte. Når du snakker med en representant, bør du spørre hvor detaljert denne kontrollen er, og hvordan den kan endres for å passe bedre til virksomhetens behov.
6. Bransjespesifikk etterlevelse
Bransjespesifikk etterlevelse sikrer at programvaren oppfyller juridiske og regulatoriske standarder. Dette er avgjørende for å unngå bøter og opprettholde tillit. Sjekk om programvaren støtter standardene for etterlevelse som er relevante for bransjen din, særlig hvis du opererer i mer regulerte sektorer, som helsevesen eller finans.
7. Tilpasningsmuligheter
Tilpasningsmuligheter lar deg skreddersy programvaren etter virksomhetens behov. Dette kan forbedre effektiviteten og brukertilfredsheten. Hvis du for eksempel driver innen detaljhandel, kan du ha behov for et regnskapsprogram som også tilbyr lagerstyring og muligheter for lagersporing.
Se etter programvare som lar deg tilpasse felt, arbeidsflyter og grensesnitt. Husk at tilpasning kan medføre ekstra kostnader. Spør alltid om tilpasningsmuligheter og antall brukeravgifter på forhånd under den første konsultasjonen med en leverandør.
8. Automatiseringsfunksjoner
Automatiseringsfunksjoner kan spare teamet ditt for tid ved å redusere manuelle regnskapsoppgaver. Se etter programvare som automatiserer gjentakende prosesser som fakturering, utgiftssporing eller manuell dataregistrering. Dette frigjør tid slik at teamet kan fokusere på mer strategiske oppgaver som bidrar til å forbedre virksomhetens drift.
Have an account? Log In
9. Støtte for mobil eller flere lokasjoner
Støtte for mobil eller flere lokasjoner er viktig hvis teamet ditt arbeider eksternt eller på forskjellige steder. Sørg for at programvaren har en mobilapp eller en internettforbindelse som fungerer godt på ulike enheter, slik at teamet kan holde kontakten og være produktivt.
I tillegg bør du vurdere begrensningene og tilgjengelighetsfunksjonene når du tester den valgte regnskapsløsningen.
Slik velger du regnskapsprogramvare: En ramme i fem trinn
Å velge riktig regnskapsprogramvare for virksomheten innebærer mer enn å sammenligne grunnleggende regnskapsfunksjoner – du må også tilpasse programvaren til virksomhetens mål og teamets behov.
Følg denne trinnvise veiledningen når du skal velge ditt neste regnskapsprogram, slik at du finner den ideelle løsningen som oppfyller alle kravene dine:
Trinn 1: Identifiser behovene dine
Du kan ikke velge en løsning uten å vite hva du trenger at den skal gjøre. Enten det gjelder skatteforberedelser, håndtering av økonomisk informasjon eller bare brukervennlighet, bør du begynne med å definere teamets krav for å veilede søket etter regnskapsprogramvare:
Innhenting av innspill fra interessenter
Involver viktige interessenter som økonomi, HR, IT og ledelsen tidlig, ettersom hver avdeling vil ha ulike perspektiver og regnskapsbehov.
Vurder å holde møter eller sende ut spørreundersøkelser for å samle innspillene deres, og spør om aktuelle utfordringer og ønskede forbedringer. På denne måten kan du sikre at programvaren dekker alles spesifikke behov.
Kartlegging og prioritering av utfordringer
Deretter bør du identifisere eventuelle funksjonalitetsproblemer med det nåværende systemet. Lag en liste over utfordringer eller hindringer teamet ditt møter, for eksempel føring av økonomiske poster, overholdelse av skatteregler og tidsregistrering. Prioriter dem deretter basert på hvilken innvirkning de har på driften og virksomhetens økonomi.
Fokuser på å finne en løsning som først kan bidra til å løse de viktigste utfordringene, slik at effektiviteten og tilfredsheten forbedres.
Samsvar med retningslinjer og mål
Det er like viktig å sørge for at programvaren er i samsvar med de interne retningslinjene og målene dine. Ta hensyn til leverandørpreferanser, sikkerhetsprotokoller og regulatoriske krav. Dette innebærer blant annet å sikre datasikkerhet og samsvar med bransjestandarder i regnskapene.
Skille mellom nødvendige og fordelaktige funksjoner
Når du vurderer regnskapsprogramvare, bør du alltid skille mellom viktige regnskapsfunksjoner og valgfrie funksjoner.
Nødvendige funksjoner dekker de viktigste utfordringene og behovene for samsvar, mens fordelaktige funksjoner tilfører verdi uten å være avgjørende. Dette hjelper deg med å fokusere på programvare som først dekker kjernebehovene, samtidig som du unngår at prosjektets omfang gradvis utvides.
Still disse spørsmålene:
- Hvilke klager eller hindringer dukker oftest opp?
- Hvilke behov blir ikke dekket i dag?
- Hvilke funksjoner vil løse de tre viktigste utfordringene deres?
- Hvilken avkastning på investeringen forventer dere fra denne investeringen?
- Hvor godt samsvarer programvaren med sikkerhetsprotokollene våre?
Trinn 2: Undersøk leverandører av regnskapsprogramvare
Etter at du har samlet innspill fra teamet, bør du undersøke og sammenligne leverandører av regnskapsprogramvare for å finne det beste alternativet for behovene dine.
Husk at det finnes flere typer regnskapsprogramvare. Slik kan du begrense valgene dine og holde deg innenfor budsjettet:
Kartlegging av leverandører
Begynn med overordnede undersøkelser ved hjelp av anmeldelsessider, rangeringer og eksempler fra virkeligheten. Disse ressursene gir innsikt i leverandørenes omdømme og brukererfaringer. Se etter mønstre i anmeldelsene for å identifisere vanlige positive eller negative tilbakemeldinger, slik at du kan lage en kortliste over leverandører som er verdt å undersøke nærmere.
Sammenligning av verktøy
Sammenlign verktøyene basert på virksomhetens behov, for eksempel størrelse, skalerbarhet og integrasjonsmuligheter. Det er også verdt å vurdere om du trenger en løsning for å sette ut arbeidet eller foretrekker en intern modell, særlig hvis du ser etter regnskapsprogramvare for små bedrifter (les om fordelene med regnskapsprogramvare for oppstartsbedrifter her).
Deretter bør du se etter programvare som passer med den eksisterende teknologiske plattformen din og er brukervennlig. Dette sikrer smidig integrasjon og minimale forstyrrelser.
Identifisering av viktige forskjeller
Finn ut hva som skiller hver leverandør fra de andre. Fokuser på aspekter som støtte ved implementering, brukeropplevelse og fleksibilitet for spesifikke bruksområder. Noen leverandører, som QuickBooks Online og FreshBooks, tilbyr for eksempel personlig tilpasset støtte eller unike funksjoner. Når du kjenner til disse forskjellene, blir det enklere å ta en mer intuitiv og velinformert beslutning.
Dokumentering av funn
Dokumenter funnene fra undersøkelsen, slik at de blir enkle å sammenligne. Opprett et regneark for å holde oversikt over funksjoner, priser samt fordeler og ulemper ved hver leverandør. Med denne strukturerte tilnærmingen kan du forenkle beslutningsprosessen. Den gjør det også enklere å presentere funnene for interessenter.
Still disse spørsmålene:
- Hva gjør hvert verktøy best?
- Passer det med teamstørrelsen, budsjettet og den teknologiske plattformen deres?
- Hvilken støtte og dokumentasjon er tilgjengelig?
- Hvor fleksibel er programvaren for spesifikke bruksområder?
- Hvilke positive eller negative tilbakemeldinger er vanlige blant brukerne?
Topp 10 regnskapsprogrammer å vurdere
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Steg 3: Lag en kortliste over regnskapsprogrammer og ta kontakt
Deretter bør du begrense leverandøralternativene dine og begynne å snakke med potensielle samarbeidspartnere. Slik gjør du det:
Velg ut leverandører
Velg 2–4 leverandører basert på den tidligere undersøkelsen din. Fokuser på dem som best samsvarer med behovene og prioriteringene dine. Vurder faktorer som funksjoner, priser og tilbakemeldinger fra brukere i vurderingsprosessen. Dette hjelper deg med å konsentrere innsatsen om de mest lovende alternativene.
Sende en RFI eller RFP
Send en forespørsel om informasjon (RFI) eller en RFP for regnskapsprogramvare for å innhente detaljert informasjon. Denne formelle prosessen hjelper deg med å forstå hver leverandørs tilbud og fremgangsmåte, og er spesielt nyttig ved komplekse behov eller store team. Bruk den til å avklare spørsmål eller bekymringer du måtte ha.
Bestille demoer
Bestill demoer med leverandørene av regnskapsprogramvare du har valgt ut. Still fokuserte spørsmål om integrasjoner, tilleggsmuligheter, sikkerhet og mer. Du kan også benytte anledningen til å se programvaren i praksis og vurdere hvor brukervennlig den er.
Sørg for å forberede spørsmål om spesifikke funksjoner eller scenarier som er relevante for teamet ditt. Dette hjelper deg med å vurdere hvor godt programvaren oppfyller behovene dine.
Bruke konsekvente vurderingskriterier
Bruk konsekvente vurderingskriterier på tvers av leverandørene. Lag en sjekkliste eller et poengskjema for å vurdere hvert alternativ basert på viktige faktorer, slik at sammenligningen blir rettferdig. Ha teamets prioriteringer i tankene gjennom hele prosessen.
Still disse spørsmålene:
- Kan du fortelle om en reell kundehistorie som ligner på vår?
- Hvilken støtte eller hvilke ressurser for innføring tilbyr dere?
- Hvilke funksjoner krever en oppgradering?
- Hvordan håndterer programvaren deres datamigrering?
- Hva er den typiske tidslinjen for implementering?
Steg 4: Lag beslutningsgrunnlaget
Nå er det på tide å omforme leverandørundersøkelsen til et beslutningsgrunnlag som ledelsen forstår og støtter:
Oppsummere utfordringene
Oppsummer utfordringene teamet ditt står overfor, og resultatene du forventer fra ny programvare. Fremhev hvordan programvaren vil løse spesifikke problemer og forbedre driften. Bruk punktlister til å føre opp utfordringer og forventede fordeler. Dette bidrar til å tydelig vise verdien av investeringen.
Presentere kostnadsestimater
Finn og presenter grunnleggende kostnadsestimater og tidslinjer for implementeringen. Bruk leverandørtilbud og undersøkelser for å gi nøyaktige tall. Ta hensyn til både oppstartskostnader og løpende utgifter, og se på priser på regnskapsprogramvare for et mer detaljert bilde. Presenter deretter disse dataene på en enkel måte, for eksempel i en tabell eller et diagram, slik at de er lette å forstå.
Forklare ROI og risikoer
Forklar ROI, effektivitetsgevinster og risikoene ved å ikke gjøre noe for å underbygge poengene dine. Forklar hvordan programvaren vil spare tid, effektivisere prosesser, redusere feil eller øke produktiviteten.
Husk også å fremheve de økonomiske og driftsmessige fordelene, samt de potensielle ulempene ved å ikke implementere programvaren, for eksempel vedvarende ineffektivitet eller risikoer knyttet til etterlevelse.
Still disse spørsmålene:
- Hvilket forretningsproblem vil dette løse?
- Hvilke risikoer innebærer det å ikke gjøre noe?
- Hvilke økonomiske og driftsmessige fordeler finnes?
- Hvor snart kan vi forvente å se ROI?
- Hva er de estimerte totalkostnadene og tidsplanene?
Steg 5: Implementer regnskapsprogramvaren og lær opp brukerne
Når du har fått godkjenning, kan du begynne å planlegge en smidig opplærings- og innføringsprosess. Her er noen tips som kan bidra til at den blir vellykket:
Kommunisere utrullingsplanen
Kommuniser utrullingsplanen tydelig til alle brukerne. Del tidsplaner, viktige milepæler og hva hvert teammedlem må gjøre, via e-post, møter eller interne plattformer. Det er også viktig å holde kommunikasjonslinjene åpne for å sikre at alle forstår prosessen og de øvrige forventningene.
Utpeke interne ansvarlige
Utpek interne ansvarlige og kontaktpersoner for implementeringen. Disse personene skal håndtere spørsmål og samarbeide med leverandøren. Velg personer som kjenner programvaren og kan feilsøke problemer, slik at overgangen blir enklere og brukerne får støtte.
Sikre opplæring og bruk
Sørg for at teamet ditt fullfører opplæringen og tar verktøyet konsekvent i bruk. Planlegg opplæringsøkter og gi tilgang til ressurser som webinarer eller veiledninger.
Du bør også oppmuntre til regelmessige oppfølgingssamtaler for å håndtere spørsmål og følge med på fremdriften. Husk at konsekvent bruk av verktøyet bidrar til å øke effektiviteten og sluttbrukernes tilfredshet.
Opprette tilbakemeldingssløyfer
Opprett tilbakemeldingssløyfer under utrullingen, og inkluder leverandørens ressurser. Det følger vanligvis en læringskurve med ny programvare. Oppmuntre brukerne til å dele erfaringene sine og eventuelle problemer de opplever, og bruk deretter denne tilbakemeldingen til å gjøre justeringer og forbedre prosessen.
Samarbeid også med leverandøren for å løse tekniske problemer eller optimalisere funksjoner for bedre brukstilfeller.
Still disse spørsmålene:
- Hva er planen for endringshåndtering?
- Hvem har ansvaret for utrullingen?
- Hvordan vil dere følge med på tidlige resultater?
- Hvilke opplæringsressurser er tilgjengelige?
- Hvordan vil dere samle inn tilbakemeldinger fra brukerne?
Hva skjer nå:
Hvis du er i ferd med å undersøke regnskapsprogramvare, kan du ta kontakt med en SoftwareSelect-rådgiver for gratis anbefalinger.
Du fyller ut et skjema og tar en kort prat der de går gjennom detaljene i behovene dine. Deretter får du en kortliste over programvare du kan vurdere. De vil også støtte deg gjennom hele kjøpsprosessen, inkludert prisforhandlinger.
