ERP-systemer kan være nøkkelen til å drive en bedre virksomhet … men bare hvis du vet hvordan alt henger sammen. Dette er de 6 vanligste ERP-komponentene og hvordan de fungerer sammen for å hjelpe deg med å administrere organisasjonen din.
Hva er komponentene i et ERP-system?
ERP-systemkomponenter er de ulike delene – kjent som moduler – som utgjør programvare for virksomhetsressursplanlegging (ERP), der hver modul er utviklet for å håndtere et bestemt aspekt ved virksomhetens drift, for eksempel regnskap eller personalressurser.
Du kan tenke på hver modul som en digital medarbeider med sin egen stillingsbeskrivelse. De fungerer uavhengig av hverandre for å håndtere sitt eget virksomhetsområde, men samarbeider til syvende og sist for å tilby verktøy og funksjoner som effektiviserer prosesser, samler inn data og støtter beslutningstaking.
De 6 vanligste komponentene i et ERP-system
De følgende 6 komponentene omtales noen ganger som «kjernekomponentene», siden de er de som oftest finnes i alle typer ERP-systemer.
1. Kunderelasjonshåndtering (CRM)
Alle virksomheters overlevelse avhenger av å håndtere potensielle og eksisterende kunder. CRM er en hovedkomponent i ERP-systemet som samler inn og analyserer viktige kundedata, for eksempel stillingsdetaljer, geografisk informasjon og kontakt- og atferdsdetaljer.
Med CRM-komponenten i et ERP-system kan salgs- og markedsføringsteamene dine få tilgang til kundedata i sanntid, noe som gir en bedre forståelse av kundeatferd og salgstrender.
Data fra CRM-komponenten i ERP-systemet kan overføres til andre komponenter – for eksempel økonomistyring og salgsordrebehandling – slik at du kan bruke ett sentralt knutepunkt til å se all relevant informasjon, for eksempel om kundene betaler i tide eller bestiller mer av produktene dine enn vanlig.
Have an account? Log In
2. Lagerstyring
Lagerstyring i et ERP-system hjelper virksomheter med å spore alle eksisterende aktiviteter som inngår i produksjon og levering av ferdige produkter. Alle produksjonsprosesser har to ting til felles:
- De begynner med innhenting av råvarer fra leverandører og ender med endelig levering til kunder eller distribusjonspartnere, og
- Når alle aktivitetene i leverandørkjeden ikke håndteres tilstrekkelig, kan ordreoppfyllelse ikke finne sted.
Jeg forenkler imidlertid ting litt her. ERP-systemer har ofte omfattende moduler for styring av leverandørkjeden (SCM), produksjons- og logistikkstyring og lagerstyring … men siden de fleste av leserne mine driver teknologiselskaper, kan vi samle alt dette i én kategori.
Lagerstyringskomponenten hjelper virksomheter med å samle inn data i sanntid, tilpasse tilbudet til kundenes etterspørsel, redusere driftskostnadene og reagere raskt på endrede forretningsforhold. Siden ERP-systemer lagrer alle virksomhetsdata i én enkelt database, får du en samlet oversikt over all produktbasert drift, sammen med all relevant økonomisk og prosedyremessig informasjon.
I stedet for å være avhengig av at medarbeiderne dine holder oversikt over lagerbeholdning og innkjøp, automatiserer lagerstyringskomponenten trivielle aktiviteter som ordrebehandling ved at den kan konfigureres til å bestille forsyninger automatisk når bestemte mengder nås.
3. Regnskap og økonomistyring
Regnskaps- og økonomistyringskomponenten i et ERP-system anses å være den viktigste modulen – og jeg lover, jeg sier ikke bare det fordi dette er et økonomifokusert nettsted.
Denne komponenten sikrer at økonomiske data er nøyaktige og pålitelige, slik at man kan ta informerte beslutninger og overholde lovpålagte krav. Den består av verktøyene virksomheter bruker til å overvåke, registrere og analysere ulike økonomiske variabler, for eksempel:
- Hovedboken
- Leverandørgjeld (AP)
- Kundefordringer (AR)
- Budsjetter
- Prognoser
Denne komponenten har også en tendens til å ha avansert funksjonalitet, blant annet skattehåndtering, håndtering av anleggsmidler og avstemming av flere valutaer, selv om dette kanskje er litt mindre vanlig.
4. Forretningsintelligens (BI)
BI-komponenten forenkler prosessen med å samle inn og analysere data i ERP-systemet, slik at du kan ta datadrevne beslutninger i virksomheten. I tillegg til de analytiske funksjonene hjelper BI deg med å forstå data ved å forenkle dem til tall, tabeller og visuelle rapporter.
Ved å integrere data på tvers av avdelinger bryter BI ned informasjonssiloer, gir et helhetlig bilde av organisasjonen og hjelper deg med å ta raskere og bedre beslutninger for virksomheten.
Etter hvert som KI-funksjonalitet blir stadig mer vanlig, vil mange systemer la deg ganske enkelt be ERP-verktøyet om å forutsi de mest sannsynlige scenarioene virksomheten din vil møte, basert på historiske data. Selv om du selvsagt bør ta denne informasjonen med en klype salt, kan den gi deg en upartisk vurdering av hva som kommer, basert på det som allerede har skjedd.
5. Personalforvaltning
Modulen for personalforvaltning i ERP-systemet hjelper med å håndtere kritiske funksjoner som rekruttering, introduksjon, avslutning av arbeidsforhold, tidsregistrering og prestasjonsevaluering.
I enkelte ERP-programvarer kan denne modulen også fungere som lønnssystem ved å automatisere direkte innbetalinger til ansatte, basert på lønnsinformasjonen din, noe som er fordelaktig for deg på mer enn én måte:
- Færre administrative feil, som en ekstra null på slutten av en lønnsutbetaling
- Tidsbesparelser for deg og de ansatte
HR-moduler gjør også bemanningsstyringen langt mer effektiv. På samme måte som et arkadespill viser poengsummene til alle som har spilt det, kan HR-modulen generere automatiske rapporter om de ansattes prestasjoner, komplett med visuelle hjelpemidler som grafer og diagrammer. Dette gjør det mulig å oppdage prestasjonsproblemer tidlig og gripe inn raskere.
Til slutt registrerer denne komponenten også arbeidstimer, betalt fri og sykefravær, noe som sikrer nøyaktighet og forenkler administrative oppgaver.
6. Prosjektstyring
Prosjektstyringskomponentene (PM) i et ERP-system brukes til å hjelpe prosjektledere med å planlegge, gjennomføre og overvåke prosjekter. Typisk prosjektstyringsprogramvare gir team verktøy for å fordele ressurser, følge fremdriften og samarbeide med andre systembrukere uten tilbakevendende møter.
PM-komponenten hjelper virksomheter med å styre prosjekter effektivt og sikrer at de fullføres innenfor tildelte budsjetter og ressurser, samtidig som den gir bedre oversikt over prosjektene og bidrar til vellykkede prosjektresultater.
De vanligste sekundære komponentene i ERP-systemer
Her er noen ERP-komponenter som fortsatt brukes ofte, men som ikke tilbys i alle systemer:
Risikostyring
Risikostyringskomponenten i ERP-systemer identifiserer risikoer for virksomheten din og kan til og med foreslå beredskapsplaner (BCP-er) for nødsituasjoner.
Den vil ikke fortelle deg at det er en dårlig idé å gjøre alle tilgjengelige kontanter om til kryptovaluta, men hvis den gjorde det – hva skulle du ellers ha en økonomidirektør til?
Lagerstyring
Hvis du har mange produkter å holde oversikt over, er dette noe for deg. I et ERP-system er lagerstyringsmodulen utformet for å optimalisere organisering, lagring og flytting av produkter på lageret eller lagrene dine.
Dette omfatter håndtering av nøkkelfaktorer som lagerets utforming, prosesser for materialhåndtering og arbeidskraftens produktivitet.
Hvis dette er alt du trenger systemet til, bør du heller vurdere et WMS.
Markedsressursstyring (MRM)
Denne ERP-løsningen samordner mennesker, prosesser og verktøy for å styrke markedsføringsarbeidet og levere målrettede kampanjer. Hvis du investerer i merkevarekjennskap, er dette en god løsning å undersøke nærmere.
Salgsordrebehandling
Salgsordrebehandling effektiviserer hele livssyklusen til salgsordrer, fra opprettelse til fakturering, og reduserer risikoen for at informasjon faller mellom stolene i kommunikasjonsprosessen.
Lær mer om ERP-systemer
Hvis du nettopp har begynt å lære om ERP-systemer, bør du følge med videre. Jeg har skrevet omfattende om programvaren for å lære deg alt du trenger å vite før du kjøper. Dette inkluderer:
- 75 % av selskapene mislykkes – slik bruker du ERP-programvare på en vellykket måte
- Hva gjør en ERP-konsulent (& hvordan får du best mulig utbytte av dem)?
- SaaS-ERP kontra skybasert ERP: Er det noen reell forskjell?
Klar for å videreutvikle ferdighetene dine som finansleder? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra finansledere som former teknologibransjen.