ERP-analyse: Hva systemet ditt kan lære deg

ERP-analyse omformer systemets rå finansielle og operasjonelle data til handlingsrettet innsikt i sanntid. I stedet for å lete gjennom usammenhengende rapporter eller stole på magefølelsen får du en samlet oversikt som støtter resultatstyring, årsaksanalyse og langsiktig planlegging.

Jeg har sett hvordan ERP-analyse flytter beslutningstaking fra reaktiv til strategisk. I denne artikkelen viser jeg deg hvordan du kan gå utover overfladisk rapportering og utnytte hele potensialet i ERP-systemet ditt, se hva som skjer i virksomheten, forstå hvorfor det skjer, hva som sannsynligvis vil skje videre, og hva du bør gjøre.

Hva er ERP-analyse?

ERP-analyse viser til prosessen med å samle inn, studere og omsette sanntidsdata fra ERP-systemet ditt til strategisk innsikt for virksomheten.

Det er to hovedfordeler ved å bruke ERP-analysen din:

• Oppdag mangler i virksomhetens drift tidlig—enten de finnes innen regnskap, forsyningskjedestyring eller andre områder—og håndter dem før de blir et problem.
• Finn skjulte muligheter til å forbedre virksomheten din, identifisert av ERP-programvaren din.

Hvis du ikke forsto hva en rumlende mage betydde, ville du ikke vite hva du skulle gjøre med det. Derfor må du forstå ERP-analysen din.

Det finnes bestemte funksjoner i en virksomhet som er avhengige av ERP-analyse, blant annet dataforberedelse, analyse og kommunikasjon. Selv om jeg gjerne skulle knyttet dem til en sulten person, skal jeg spare deg for plagen og bare forklare hva de er:

Dataforberedelse

Dataforberedelse, på folkemunne kjent som datarensing eller datasanering, er prosessen med å skaffe effektiv og velfungerende ERP-analyse. 

Dataforberedelse er i praksis akkurat det det høres ut som: Sørg for at dataene som leveres, er nøyaktige og nyttige, ved å fjerne alt som ikke er det.

Tenk på dataforberedelse som å rydde i bildene på telefonen din—det finnes selvfølgelig noen skatter der, men du trenger definitivt ikke de 50 skjermbildene du tok ved et uhell forrige måned.

Amazon brukte ERP-analysen sin til å ta beslutninger som øker kundelojaliteten og oppmuntrer til mersalg. Slik gjør de det: 

• Samle kundedata fra ulike arbeidsflyter i ERP-systemet ditt
• Hent ut kundeopplysninger og klager
• Gi en salgsrepresentant hovedpunktene fra disse dataene, slik at vedkommende kan ha en personlig samtale med den aktuelle kunden
• Bygg sterkere—og mer lønnsomme—kundeforhold

Men forberedelse er selvfølgelig bare det første steget. For å få dette til å skje går Amazon videre med dataene ved å gjennomføre datautvinning, spørringer, statistisk analyse og til slutt visualisering.

Datautvinning

Datautvinning er prosessen med å trekke ut nyttig informasjon fra et stort datasett, vanligvis ved hjelp av maskinlæringsalgoritmer, kunstig intelligens eller en hær av praktikanter fra handelshøyskolen.

Gruvedrift er prosessen med å lete etter skjulte skatter i datamengdene dine. Du ser på all informasjonen som finnes, finner trender og bruker dem deretter i virksomhetsanalysen din.

Dataforespørsler

Dataforespørsler er prosessen med å hente ut spesifikk informasjon gjennom beregninger og programmering; det er som å stille datasettet ditt 20 spørsmål for å finne ut hvem det er forelsket i. Du formulerer hypoteser, lager måter å «spørre» dataene dine om disse spørsmålene på, og får deretter svar. 

Ved å spørre ERP-data kan du hente ut verdifull innsikt fra én enkelt datakilde for å legge grunnlaget for informerte beslutninger. Men det er selvfølgelig vanskelig å få alle til å tro på rå tall, og derfor trenger du …

Statistisk analyse

Statistisk analyse innebærer å samle inn store datamengder, bruke formler på dem og deretter identifisere trendene, mønstrene og innsikten som kommer frem.

To grener av statistisk analyse er særlig nyttige innen ERP-analyse:

• Deskriptiv statistikk: Dette er prosessen med å oppsummere de viktigste «punktene» i dataene dine. Du begrenser analysen til det som ligger foran deg, og finner deretter ut hva det forteller deg. Du kan for eksempel se at når du tilbyr B2B-kunder 5 % rabatt ved tidlig betaling, er det bare en liten andel av dem som benytter seg av den.

• Inferensiell statistikk: Dette er «hva så?»-delen av analysen din, der du bruker dataene fra den deskriptive statistikken du har funnet, til å trekke konklusjoner og gjøre ytterligere forutsigelser. Det er som å si at hvis en liten andel av kundene betalte tidlig for å få 5 % rabatt, ville en større andel betalt tidlig hvis de ble tilbudt 10 % rabatt, noe som forbedrer kontantstrømmen etter transaksjonen.

Datavisualisering

Datavisualisering er, slik navnet antyder, prosessen med å fremstille dataene dine visuelt for å gjøre dem enklere å forstå. Data vises oftest i grafer, diagrammer, animasjoner og mer – for hvem synes vel ikke at en bildebok er nyttig? 

Visualiseringen gjør det enklere å formidle funnene dine til andre som kjenner nyansene i data mindre godt, slik at alle får en felles forståelse. Den bidrar til bedre kommunikasjon og forståelse av data i ERP-systemer.

Du kan visualisere ERP-data på to forskjellige måter:

• Statisk visualisering: Et bilde som viser data på et bestemt tidspunkt. Dette er den vanligste formen for datavisualisering vi ser, og kan enkelt vises gjennom grafer, slik Sparktoro gjorde da de delte følgende data:

• Dynamisk visualisering: Mer innholdsrike medieformer, som animasjoner og GIF-er, som viser hvordan data utvikler seg over tid, samt annen viktig informasjon. Tenk på et kart som lyser opp etter hvert som tiden går, og viser den økte virksomhetstilstedeværelsen din i ulike geografiske regioner. Det er absolutt vanskeligere å sette sammen, men likevel nyttig.

Sammenlignbare resultatmålinger

Som navnet antyder, sammenligner sammenlignbare resultatmålinger aktuelle resultatdata med historiske data. 

Å følge med på sammenlignbare resultatmålinger gjennom ERP-systemet ditt er en av de beste måtene en CFO eller annen økonomileder kan bidra med verdi på, ettersom det lar teamet ditt vite om taktikkene du har tatt i bruk, har fungert eller ikke. 

Fordeler med ERP-analyse

Mer enn halvparten av alle organisasjoner som implementerer ERP-systemer, oppnår avkastning på investeringen fra systemet, takket være de omfattende fordelene det gir. Her er noen måter du kan dra nytte av ERP-analysene dine på:

1. Bedre risikostyring

En av de største fordelene ved å ta seg tid til å gå gjennom ERP-analysene dine er økt synlighet i, og muligheten til å redusere, organisatoriske risikoer som ellers ville gått ubemerket hen. 

Hvis du for eksempel har gått gjennom ERP-analysene dine og oppdaget at sommersalget koster deg mer i ekstra arbeidskraft enn det øker inntektene dine, kan du avslutte det før neste sommer kommer.

Hvis du tenker «Vel, jeg ville sannsynligvis ha oppdaget det uansett», kan det hende du har rett. Men jeg vil vedde på at du går glipp av inntekter på måter du ikke er klar over – særlig når det gjelder ERP-prognoser som maksimerer marginene.

2. Prosessoptimalisering

ERP-systemet ditt kommer til å levere data som er nyttige på flere måter enn bare beslutninger om å «beholde eller forkaste». Tenk deg at du har gått gjennom ERP-analysene fra fjorårets Black Friday-kampanje og oppdaget at fra et bestemt punkt i betalingsprosessen økte andelen forlatte handlekurver kraftig.

Når du ser det, må du undersøke det nærmere, ikke sant? Når du gjør det, oppdager du kanskje at kundene blir videresendt til en betalingsportal som bruker evigheter på å laste inn.

I stedet for å avskrive salget som mislykket kan du få noen til å optimalisere betalingsprosessen og prøve igjen, ved å behandle det som et løpende eksperiment med potensielt svært gode resultater.

3. Gapanalyse av kundesegmenter

La oss si at du driver et SaaS-selskap som har implementert et ERP-system som leverer analyser av høy kvalitet om kundene dine. Du oppdager at følgende segmenter er de vanligste besøkende i nettbutikken din:

• Småbedriftseiere
• Enkeltpersonforetakere
• Avdelingsledere i store virksomheter

Flott! Bortsett fra at produkttilbudet ditt er fullstendig tilpasset de to første målgruppene. Du har basert driften på hypotesen om at store virksomheter er vanskeligere å markedsføre til, og derfor ikke verdt innsatsen foreløpig.

Men ved å gå gjennom ERP-analysene dine har du oppdaget at et tilstrekkelig stort antall personer fra store virksomheter har begynt å undersøke deg, noe som bekrefter at det er på tide å arbeide med tilbudet ditt til bedriftsmarkedet.

4. Salgsstøtte 

Salgsstøtte er prosessen med å gi selgere det de trenger for å avslutte flere avtaler. Én av disse tingene er tydelige, analyserte data.

ERP-analysene dine gir salgsteamet ditt bedre forutsetninger med relevante rapporter, dashbord og kundeinnsikt, noe som fører til økt produktivitet hos salgsrepresentantene. Tross alt er kunnskap én av de viktigste ressursene du kan tilby.

5. Bedre lagerprognoser

Lagerprognoser hjelper virksomheter med å planlegge for fremtiden ved å evaluere historiske data og mønstre i trender, slik at du kan bruke tilpasset informasjon som grunnlag for innkjøpsbeslutningene dine. Dette minimerer lagerholdskostnadene samtidig som du sikrer at du har nok til å tilfredsstille kundene dine.

Selv om et ERP-system ville vært overdimensjonert for lagerstyringen i én enkelt fysisk butikk, har digitale butikker og selskaper med flere lokasjoner nytte av å ha en stor database med ERP-analyser å hente informasjon fra.

Skyggesiden ved ERP-analyser

Selv om ERP-analyser er kraftige, er de ingen mirakelkur. For å bruke dem effektivt må du sørge for at du har:

1. De riktige personene til å sette opp og føre tilsyn med systemet. Hvis du ikke vet noe om hvordan ERP-systemer fungerer, er det en god idé å engasjere en ERP-konsulent.
2. Riktig dataforberedelse og analyse. Hvis du ikke har interne ressurser til å analysere dataene, må du sørge for å sette opp et omfattende dashbord fra starten av.

Selv om det finnes utallige fordeler ved å sette opp og bruke ERP-systemet ditt, er det en kostbar prosess som ikke bør gjennomføres uten en tydelig plan for hvordan det skal integreres.

Abonner på mer ERP-innsikt

Ved å forstå hvordan du bruker og tolker ERP-analyser, avdekker du den virkelige verdien av ERP-investeringer og går fra «Jeg tror» til «Jeg vet».

Er du klar til å videreutvikle evnene dine som finansleder? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra finansledere som former teknologibransjen.