Hva er en utgiftsrapport? En komplett veiledning

En utgiftsrapport inneholder en liste over varer og tjenester de ansatte har betalt for på dine vegne. Det er et enkelt dokument som viser en ansatts utgifter, men godkjenningsprosessen kan være tungvint og kostbar.

En strømlinjeformet prosess for utgiftsrapportering kan spare deg for mye penger (og et par hodepiner også). Her er det grunnleggende om utgiftsrapporter, samt noen av mine tips for å håndtere utgiftsrapporter i stor skala.

Det grunnleggende om en utgiftsrapport

Det er ikke komplisert å skrive utgiftsrapporter – det er en liste over utgifter.

Det vanskelige er å overvåke brudd på refusjonspolicyen, kontrollere og godkjenne utgifter i stor skala og få fart på behandlingen av utgiftsrapporter.

Før vi tar for oss disse problemstillingene, skal vi raskt få det grunnleggende unna.

Hva er en utgiftsrapport?

En utgiftsrapport er en oppsummering av refunderbare utgifter som de ansatte har hatt på vegne av virksomhetens utgiftskontoer.

Penger ansatte har brukt på et måltid under en forretningsreise, drivstoff når de kjører firmabilen, eller kontorrekvisita vises i en utgiftsrapport.

Refusjonspolicyen for utgifter avgjør naturligvis hvilke utgifter som kan refunderes.

Økonomiavdelinger ber ansatte om utgiftsrapporter for å:

• Følge utgifter: Utgiftsrapporter gjør det enklere å følge med på utgifter, spesielt hvis du har tilgang til programvare for utgiftssporing som bruker OCR (optisk tegngjenkjenning). OCR kan skanne utgiftsrapporter og legge inn disse dataene i regnskapssystemet ditt, slik at du sparer masse tid.
• Refundere godkjente utgifter: Kontroller at alle de inkluderte utgiftene kan refunderes i henhold til policyen din. Du må likevel kontrollere om det finnes brudd.
• Økonomisk kontroll: Systemer for utgiftsrapportering med innebygd analyse kan bidra til å analysere forbruksmønstre og flagge avvik. Hvis en ansatt har brukt penger på overdådige middager under forretningsreiser, vil du gjerne oppdage det så snart som mulig.

Elementer i en utgiftsrapport

Dette inneholder en typisk utgiftsrapport:

• Dato: Datoen for utgiften.
• Beskrivelse av utgiften: Beskrivelse av hva pengene ble brukt på.
• Utgiftskategori: Utgiftskategorier kan omfatte reise, måltider, drivstoff og mer. Beregn en delsum for hver kategori og en totalsum for alle utgiftene.
• Leverandør: Navnet på leverandøren. Denne delen er enda viktigere hvis virksomhetens policy krever kjøp fra bestemte leverandører.
• Beløp: Utgiftens beløp.
• Kunde eller prosjekt: Kunden eller prosjektet som utgiften ble pådratt for.
• Vedleggsdokumentasjon: Kvittering, faktura eller kredittkortutskrift som bekrefter utgiften.
• Merknader: All annen relevant informasjon føres her.

Ved behandling av utgiftsrapporter må du være oppmerksom på IRS-regler for fradragsrett.

For eksempel fastslår avsnitt 1.274-5(c)(2)(iii)(B) at IRS bare anser dokumentasjon som tilstrekkelig når den inneholder informasjon om beløpet, datoen, stedet og beskrivelsen av utgiften.

Når du bruker en hotellkvittering for å kreve skattefradrag, bør den derfor inneholde navn, sted, dato og separate beløp for kostnader som overnatting, måltider eller annet.

Betydningen i teknologibransjen

Utgiftsrapporter handler ikke bare om refusjoner. De gir et innblikk i virksomhetens forbruksmønster som hjelper deg med å ta datadrevne beslutninger – enten informasjonen er innebygd i regnskapsprogramvare eller ligger i et Excel-regneark.

La oss se litt nærmere på hvordan utgiftsrapporter gir verdi utover hovedformålet.

Rollen i økonomisk oppfølging

Utgiftsrapporter forteller deg hvor mye de ansatte bruker, hva de bruker penger på, og hvilke av utgiftskategoriene dine som trenger bedre kontroll. 

Du kan bruke data fra utgiftsrapporter som sanntidsgrunnlag for budsjettering og utgiftskategorisering, slik at du kan ta bedre beslutninger.

Budsjettering

Budsjettering innebærer å anslå utgifter for fremtidige perioder. Hvis programvareteamet ditt brukte 10 000 dollar under turen til SaaStrs årlige arrangement, kan du budsjettere med 15 000 dollar for det følgende året (forutsatt at teamet ditt vil vokse litt, og at inflasjonen vil føre til høyere priser).

Hvis de bare brukte 7 000 dollar, men du hadde budsjettert med 10 000 dollar, kan du omdisponere noen av disse midlene.

Data fra utgiftsrapporter bidrar også til å identifisere avvik. Hvis du hadde et budsjett på 10 000 dollar for salgsteamet, og de pådro seg en utgift på 16 000 dollar, har du et negativt avvik på 6 000 dollar som det er verdt å undersøke.

Kategorisering av utgifter

Hva bruker de ansatte mest penger på under jobbreiser? Hvor store er mobilregningene til salgsteamet, og ville det vært billigere å bytte til VoIP-programvare?

Denne informasjonen er bare tilgjengelig når du har en kategorivis oversikt over de ansattes utgifter.

De ansatte kan velge kategorier når de oppretter en utgiftsrapport, og programvare for utgiftsrapportering kan automatisk opprette en visning som viser kategoriserte utgifter.

Selv om du er eier av en liten bedrift, har programvare verdi. Den kan automatisere prosessen, slik at du kan bruke de menneskelige ressursene dine (det vil si tid og energi) på andre, viktigere oppgaver uten ytterligere driftsmessig belastning.

Sanntidsrapportering

Sanntidsrapportering gir teamet ditt verdi på flere måter, særlig når du driver en nystartet virksomhet i en tidlig fase eller en liten bedrift med begrensede midler. Her er eksempler på hvordan sanntidsrapportering hjelper:

• Større økonomisk oversikt: Sanntidsrapportering gir deg umiddelbar innsikt i utgiftsmønstre. Det lar deg overvåke hvor mye penger hver avdeling bruker, og hva pengene brukes på.
• Budsjettkontroll: Du kan overvåke utgiftsgrenser. Hvis en ansatt nærmer seg utgiftsgrensen for en bestemt kategori, kan du proaktivt iverksette tiltak for å hjelpe dem med å holde seg innenfor budsjettet.
• Optimaliser kontantstrømmen: Hvis overforbruk virker uunngåelig, vil sanntidsrapportering sikre at du har nok tid til å skaffe mer likviditet før pengene tar slutt.
• Effektiv utgiftsstyring: Sanntidsrapportering bidrar til å minimere feil og fremskynde refusjoner ved å redusere tiden mellom en utgift oppstår og den rapporteres.

CFO-ens guide til effektiv utgiftsrapportering

En standardisert prosedyre effektiviserer arbeidsflyten for utgiftsrapporter. Du må standardisere tre elementer i arbeidsflyten for utgiftsrapportering for å gjøre den mer effektiv: innsending, gjennomgang og utbetaling.

Innenfor disse tre elementene finnes det flere andre faktorer å ta hensyn til. Du kan for eksempel gjøre innsendingen enklere ved å investere i programvare for utgiftssporing. Du må imidlertid fortsatt gjennomgå rapportene for å sikre at de er i samsvar med utgiftspolicyen din før du kan godkjenne refusjoner.

La oss se på hvordan du kan sette opp en effektiv arbeidsflyt for utgiftsrapporter. 

Slik setter du opp en arbeidsflyt for utgiftsrapporter

Her er en prosess i fire trinn for å sette opp en arbeidsflyt for utgiftsrapporter:

Trinn 1: Kommuniser utgiftspolicyen

Ved å kommunisere utgiftspolicyen din kan du gjøre alle deler av arbeidsflyten enklere.

Ta opp alle potensielle spørsmål de ansatte kan ha om utgifter som kan refunderes, godkjente leverandører, utgiftsgrenser, fremgangsmåten for bruk av penger og andre relevante aspekter ved policyen din.

Når du har skrevet ned en tydelig prosess og oppdatert den for å besvare spørsmål de ansatte har hatt, bør du lagre den et tilgjengelig sted og sørge for at nye ansatte blir kjent med den. Hvis det oppstår flere spørsmål i fremtiden, trenger du bare å oppdatere policydokumentet for å besvare dem.

Når alle har en klar forståelse av policyen, vil du se færre feil og brudd i utgiftsrapportene, noe som igjen gjør det mulig for deg å gjennomgå utgiftsrapportene raskere.

Trinn 2: Opprett en mal for utgiftsrapporter

Maler gjør det enklere for ansatte å be om refusjon.

Du trenger ikke nødvendigvis å opprette en mal manuelt. Mange programvareløsninger for utgiftsstyring inkluderer innebygde maler, og du kan finne flere på nettet. De ansatte trenger bare å fylle ut opplysningene og klikke på send inn-knappen.

Når en ansatt sender inn en rapport, varsler programvaren personen som har ansvar for å gjennomgå den.

Alternativt kan du opprette en mal manuelt ved hjelp av Microsoft Excel. Legg til kolonner for alle opplysningene du ønsker i utgiftsrapporter – dato, klokkeslett, beløp, kategori og lignende.

Noen løsninger for utgiftsstyring har fordelen av å eliminere behovet for å opprette rapporter helt. Det er faktisk denne tilnærmingen store virksomheter bruker for utgiftsstyring.

Mark Hawkins, driftsdirektør i Puma, forteller i en kundehistorie fra Zoho hvor fornøyd han er med at Zoho Expense kan skanne kvitteringer og automatisk fylle ut utgiftsrapporter.

«Det at mobilappen kan ta imot en skannet kvittering, hente inn relevante data og fylle ut alle eller de fleste feltene du trenger å fylle ut, sparer enormt med tid.»

Author's Tip

Hvis du velger den manuelle fremgangsmåten, kan \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/financial-planning-analysis/how-to-make-an-expense-report/\u0022\u003e min veiledning i hvordan du oppretter utgiftsrapporter\u003c/a\u003e hjelpe deg i gang.

Trinn 3: Fastsett godkjenningshierarkiet og -rekkefølgen

Definer godkjenningsnivåer basert på beløpet og typen utgifter.

Det er greit at nærmeste leder godkjenner små utgifter. Større utgifter bør imidlertid sendes til avdelingslederen eller den øverste ledelsen for godkjenning.

Det er to konkrete ting du må definere her:

• Utgifter som krever separat godkjenning: Definer kriteriene for utgifter som nærmeste leder ikke kan godkjenne. Du kan kreve særskilt godkjenning for utgifter som overstiger et bestemt beløp, tilhører en bestemt kategori eller betales til en ny leverandør.
• Godkjenningsrekkefølge: Hvem bør nærmeste leder involvere for gjennomgang hvis vedkommende ikke kan godkjenne en utgift? Fastsett godkjennerne basert på organisasjonens hierarki, og gi deg selv den endelige beslutningsmyndigheten.

Trinn 4: Automatiser refusjoner

Manuelle refusjoner kan være tidkrevende.

De er også upraktiske hvis du behandler tusenvis av fakturaer hver måned – kan du se for deg at du skal beregne refusjonsbeløp og lete etter brudd på retningslinjene i tusen fakturaer? Sannsynligvis ikke.

Konfigurer programvaren for utgiftsstyring slik at betalinger automatisk utbetales når de er godkjent. Hvis du bruker et automatiseringssystem for leverandørgjeld, bør du undersøke om du kan integrere det med løsningen for utgiftsstyring. Du sparer tid, og de ansatte vil sette pris på raske utbetalinger.

Beste praksis for godkjenning av utgifter

Å implementere en automatisert arbeidsflyt for utgiftsrapportering er bare halve jobben. Det er avgjørende for at arbeidsflyten skal lykkes at du følger denne beste praksisen:

• Tydelig utgiftspolicy: Sørg for at utgiftspolicyen din er omfattende og tydelig. Beskriv hvilke utgifter som kan refunderes, hva beløpsgrensen er for hver utgiftskategori, hvilke dokumenter som kreves som dokumentasjon, godkjenningsprosessen og tidsrammen fra innsending til godkjenning.
• Rask innsending og godkjenning: Oppfordre de ansatte til å sende inn utgiftsrapporter raskt etter at utgiftene er pådratt. På samme måte bør teamet ditt gjennomgå og godkjenne utgifter og refundere de ansatte så raskt som mulig.
• Dokumentasjon: Krev dokumentasjon som underbygger alle utgifter. Det bør finnes kontroller for å bekrefte at dokumentet er gyldig.
• Mobilvennlig programvare: Bruk mobilvennlige apper for utgiftssporing, slik at de ansatte kan legge til utgifter i en utgiftsrapport mens de er på farten. Med de fleste programvareløsninger kan de ansatte også sende inn rapporter via mobilappen og få dem godkjent i løpet av få minutter.
• Arbeidsdeling: Del oppgavene med å godkjenne og kontrollere utgiftsrapporter mellom to ansatte. Dette er en viktig internkontroll som bidrar til å forhindre svindel.

Avanserte tips for virksomheter i vekst

Etter hvert som selskapet vokser og du ansetter flere personer, vil du behandle flere utleggsrapporter. Det kan raskt bli overveldende for økonomiavdelingen å administrere og godkjenne utleggsrapporter i stor skala.

Hvis du er i en lignende situasjon eller er på vei dit, har jeg noen tips til deg.

Automatiser utleggsrapporteringen

Enkelt, ikke sant? La programvaren ta seg av utleggsrapportene.

Løsninger som SAP Concur gir deg bedre kontroll over og oversikt over utgiftene, samtidig som arbeidsflyten effektiviseres – du kan håndheve og endre retningslinjer for pengebruk, registrere dokumentasjon automatisk og integrere løsningen med regnskapssystemet ditt.

Det finnes selvfølgelig mange alternativer å velge mellom, som Pleo, Expensify og Fyle.

AI har gjort administreringen av utleggsrapporter langt mindre tidkrevende. AI-systemer kan automatisk kategorisere utgifter og flagge brudd på retningslinjene.

Du må imidlertid fortsatt kontrollere automatisk godkjente utleggsrapporter fra tid til annen for å utvise tilbørlig aktsomhet.

Svindel er et stort problem. Jeg har hørt om ansatte som krever de mest absurde utgiftene refundert – min favoritt er en kyllingstatue med flosshatt. Selv Jim Harrick har forfalsket kvitteringer i utleggsrapportene sine.

Den gode nyheten er at AI-programvare kan oppdage avvik i utleggsrapporter.

Ta for eksempel Yokoy. Det AI-drevne verktøyet automatiserer nesten alle deler av arbeidsflyten for utgiftshåndteringen din og bidrar til å forhindre svindel ved at du kan angi individuelle utgiftsgrenser, sammenligne kortbetalinger med utgifter for å finne duplikater og oppdage brudd på utgiftspolicyen i sanntid.

Automatiserte systemer gir et stort produktivitetsløft, men det er noen ting du bør være oppmerksom på:

• Menneskelig oppfølging er viktig. Automatiserte systemer er ikke 100 % effektive når det gjelder å oppdage avvik, og derfor må du noen ganger gjennomgå ting manuelt. Sikt mot å finne en balanse mellom automatisering og menneskelig oppfølging – planlegg regelmessige gjennomganger for å sikre at ansatte ikke sniker inn utgifter som ikke er knyttet til virksomheten, i utleggsrapportene sine.
• Komplekse løsninger er ingen løsning. Programvareløsninger med et komplisert grensesnitt får liten oppslutning. Ansatte vil ikke bare være motvillige til å bruke disse løsningene, du må også betale en høyere pris for dem. I tillegg kommer muligheten for at ansatte gjør feil når de bruker løsningen på feil måte.
• Det er vanskelig å integrere med eldre systemer. Moderne løsninger kan være kompatible med eldre systemer, men det er ikke sikkert, noe som kan føre til datasiloer. Hvis programvaren for utgiftshåndtering ikke integreres med regnskapsprogramvaren din, må du manuelt overføre utgiftsdata til regnskapssystemet. Og det hadde vært skikkelig kjipt.

Bruk dataanalyse

AI-programvare for utgiftshåndtering genererer også innsiktsfulle rapporter i sanntid for å hjelpe deg med å ta smartere beslutninger. Disse kan du analysere for å identifisere flaskehalser og områder med forbedringspotensial.

Her er noen analyseteknikker du kan bruke for å hente ut innsikt fra data i utleggsrapporter:

• Prediktiv modellering: Dette er en modell som bruker historiske data til å forutsi fremtidige utgifter ved hjelp av maskinlæringsalgoritmer og regresjonsanalyse. En prediktiv modell kan for eksempel forutsi fremtidige reisekostnader ved hjelp av data om reisens varighet, reisemål, reisemåte, arrangementstype og tidligere utgifter.
• Avviksdeteksjon: Avviksdeteksjon innebærer å identifisere uteliggere i forbruksmønstre. Statistiske modeller eller maskinlæringsalgoritmer som klynging eller isoleringsskoger bidrar til å bygge avviksdetektorer som skanner rapportene etter hvert som de kommer inn. Når et datapunkt i rapporten overskrider modellens terskler og parametere, varsler den teamet ditt.
• Scenarioplanlegging: Det er akkurat det det høres ut som – scenarioplanlegging innebærer å simulere sannsynlige utgiftsscenarioer for å vurdere hvilken innvirkning de har på budsjettet og resultatet. Hvis du for eksempel vurderer å inngå et samarbeid med en hotellkjede for å redusere overnattingskostnadene, kan du kjøre en simulering ved hjelp av hotellets rabatterte priser på reisemålene dere besøker oftest.

Godkjenne rapporten

En mer effektiv arbeidsflyt for utgiftsrapporter gjør en stor forskjell – den hjelper de ansatte med å få pengene sine raskt tilbake og sparer teamet ditt for mye tid. I tillegg er utgiftsrapporter en gullgruve av informasjon. Ved å analysere månedlige utgiftsrapporter kan du finne kostnadsdrivere og muligheter for å redusere kontantutbetalingene.

Vil du ha flere slike innsikter? Abonner på vårt ukentlige nyhetsbrev for økonomiprofesjonelle i teknologibransjen for å få disse innsiktene direkte i innboksen din.