Det er avgjørende å vite hvordan man justerer ferieopptjeningen. Selv om amerikanske arbeidstakere ønsker muligheten til betalt fri (PTO), er det mange som ikke bruker opp feriedagene sine.
I en undersøkelse fra Pew Research Center i 2023 sa 62 % av de ansatte at PTO var svært viktig for dem, noe som gjør dette til et av de mest ettertraktede personalgodene. 46 % av disse ansatte bruker imidlertid ikke opp all PTO-en sin.
I denne artikkelen forklarer jeg trinn for trinn hvordan man justerer ferieopptjeningen. Jeg forklarer også hvordan lønnsøkninger og sabbatspermisjoner påvirker opptjente feriepenger.
Regnskapsføring av opptjent ferie
Ansatte kan bruke ferietid til ferie, sykefravær eller andre formål, basert på ferieordningen. Når ansatte ikke bruker ferietiden sin, blir de imidlertid berettiget til å motta betaling for denne tiden. Derfor vises opptjent ferie i balansen frem til den er utbetalt.
Ifølge ASC 710 må arbeidsgivere balanseføre en forpliktelse for fremtidig fravær (regnskapstermen for ferie som ennå ikke er brukt) dersom følgende vilkår er oppfylt:
- Den ansatte har allerede utført tjenestene som er nødvendige for å opptjene godtgjørelse for fremtidig fravær.
- Forpliktelsen gjelder rettigheter som opptjenes eller akkumuleres. De opptjente rettighetene må fortsatt gjelde selv om en ansatt slutter – rettighetene må ikke være avhengige av fremtidig tjeneste. Enkelt sagt må arbeidsgiveren ikke ha en ordning der ferien må brukes, ellers går den tapt, og opptjente feriepenger må kunne overføres til påfølgende år.
- Det må være sannsynlig at godtgjørelsen blir utbetalt.
- Beløpet kan beregnes med rimelig sikkerhet.
Beløpet som skyldes ansatte for ubrukt ferie, vises som en forpliktelse i balansen frem til det er utbetalt. Beløpet vises også i resultatregnskapet som en kostnad i perioden det forfalt.
Når beløpet er utbetalt, forsvinner forpliktelsen fra balansen, og det opptjente feriebeløpet vises i kontantstrømoppstillingen som en kontantutbetaling.
Det finnes selvfølgelig tilfeller der du ikke trenger å betale for opptjent ferie. Du trenger for eksempel ikke å periodisere feriepenger dersom du har en ordning der ferien må brukes, ellers går den tapt.
Ordning der ferien må brukes, ellers går den tapt
En ordning der ferien må brukes, ellers går den tapt, krever at ansatte gir avkall på ubrukt ferietid etter en fastsatt dato.
Anta at Fred, en av de ansatte dine, har 30 timer opptjent ferietid. Ordningen din kan kreve at Fred bruker disse 30 timene innen utgangen av første kvartal i det påfølgende kalenderåret, ellers mister han ferietiden.
Men det finnes en hake: Ikke alle virksomheter kan ha en ordning der ferien må brukes, ellers går den tapt.
Delstatslovene avgjør om du kan frata en ansatt ferietid etter at den er opptjent.
Virksomheter i Nebraska kan for eksempel ikke endre ferieordningen sin slik at ansatte mister ferietid etter at de har utført tjenestene som gir rett til ferietid. Det betyr at virksomheter i Nebraska ikke kan ha en ordning der ferien må brukes, ellers går den tapt.
Når skal en feriepost føres i periodiseringsregnskapet?
De fleste virksomheter registrerer ferieopptjening én gang per kalenderår. Andre vanlige tidspunkter for å registrere ubrukt ferie er én gang per regnskapsår eller på den ansattes ansettelsesdato. Utbetalinger registreres når de foretas.
De to typene posteringer du må føre for hver ansatt med opptjent ferietid, er:
- En postering for å registrere det skyldige feriepengebeløpet
- En postering for å registrere utbetalingen
Have an account? Log In
Slik beregner du opptjent ferie
Før du fører en journalpost, må du beregne det opptjente feriebeløpet for hver ansatt som har ubrukte feriedager.
Her er formelen for å beregne opptjent ferie:
Opptjent ferie = (Opptjent ferietid i timer x Den ansattes timelønn)
Følg denne trinnvise prosessen for å samle inn den nødvendige informasjonen og beregne opptjent ferie:
- Fastslå den ubenyttede ferietiden for den forrige lønnsperioden ved å trekke antallet brukte ferietimer fra det totale antallet opptjente ferietimer for perioden.
- Multipliser antallet opptjente ferietimer med den ansattes totale timelønn.
- Legg dette beløpet til det opptjente feriepengebeløpet som er videreført fra tidligere perioder.
De vanligste programvareverktøyene for opptjent ferie
De to programvareverktøyene som vanligvis brukes til å beregne og registrere opptjent ferie, er lønns- og regnskapsprogramvare.
Lønnsprogramvare bidrar til å beregne opptjent ferietid i løpet av en bestemt regnskapsperiode. Alternativt kan du be lønnsleverandøren din om å dele data om de ansattes ferietid for en bestemt periode.
Når du har dataene som trengs for å beregne opptjent ferie, kan du bruke regnskapsprogramvare til å registrere posteringer. Regnskapsprogramvaren oppdaterer automatisk resultatregnskapet, balansen og kontantstrømmen.
De beste regnskapsprogramvareløsningene tilbyr innebygde funksjoner for ferieopptjening. Når du legger inn saldoen for fravær, opptjeningssatsen og den ansattes timelønn, oppdaterer programvaren automatisk saldoene for ferieopptjening.
Eksempel på justering av ferieopptjening
Anta at John Smith allerede har opptjent 40 ferietimer. I henhold til ferieordningen din får John Smith fem ferietimer per måned, totalt 60 timer per år.
I løpet av den forrige regnskapsperioden brukte John Smith 40 ferietimer. Ved utgangen av regnskapsperioden vil John Smith ha 60 opptjente ferietimer igjen, beregnet slik:
[40 opptjente ferietimer + (60 ferietimer for foregående år - 40 brukte ferietimer)] = 60 timer
John Smith tjener $30 per time.
Dette er hva John Smiths opptjente ferie vil utgjøre ved utgangen av regnskapsperioden:
60 timer x $30 per time = $1,800
Merk at $1,800 skal være saldoen på John Smiths konto for opptjent ferie, ikke det økte beløpet som skal brukes i posteringen. Beløpet i posteringen skal være:
($1,800 - utgående saldo på kontoen for den forrige regnskapsperioden)
Siden John Smith hadde 40 opptjente ferietimer, kan den utgående saldoen for den forrige regnskapsperioden beregnes slik:
(40 timer x $30 per time) = $1,200
Beløpet i posteringen blir:
($1,800 - $1,200) = $600
Relevante posteringer
Nå som du kjenner beregningene som kreves for å registrere posteringer for opptjent ferie, kan vi bruke de samme eksemplene for å se hvilke posteringer som skal gjøres.
Legge til mer ferieopptjening
Det økte beløpet i eksempelet vårt er $600. Enkelt forklart har John Smith $600 i ytterligere ubenyttet ferietid som er overført fra foregående år.
Slik vil posteringen se ut:
| Konto | Debet | Kredit | Merknader |
|---|---|---|---|
| KontoFerieutgift | Debet$600 | Kredit- | MerknaderRegistrering av opptjente ferietimer som en utgift. Dette tallet vises i resultatregnskapet. |
| KontoSkyldig feriepenger | Debet- | Kredit$600 | MerknaderRegistrering av ferieforpliktelsen. Dette tallet vises i balansen frem til den ansatte bruker ferietiden eller beløpet blir utbetalt. |
Ferie som brukes av ansatte
Anta at John Smith ønsker å bruke 50 ferietimer i begynnelsen av neste regnskapsår. Han har for øyeblikket 60 opptjente ferietimer.
Når John Smith bruker 50 ferietimer, oppretter du følgende postering for å justere ferieopptjeningen:
| Konto | Debet | Kredit | Merknader |
|---|---|---|---|
| KontoSkyldig feriepenger | Debet$600 | Kredit- | MerknaderReduserer saldoen for skyldige beløp. |
| KontoKontanter | Debet- | Kredit$600 | MerknaderReduserer kontantbeholdningen med beløpet for opptjente feriepenger som er utbetalt til den ansatte. |
Hvordan lønnsøkninger påvirker opptjente feriepenger
Lønnsøkninger øker feriepengeforpliktelsen din.
Feriepenger beregnes ut fra den ansattes nyeste lønnssats. Når du øker lønnen til en ansatt, må du legge det økte feriepengebeløpet til den opptjente feriepengeforpliktelsen.
For eksempel kan vi anta at John Smith har 60 timer med opptjent ferietid. Timelønnen hans øker fra $30 til $35.
Beløpet for den opptjente ferietiden hans vil øke med $300 (60 timer x $5 per time) etter lønnsøkningen. Her er konteringsposten for å justere ferieavsetningen:
| Konto | Debet | Kredit | Merknader |
|---|---|---|---|
| KontoFeriekostnad | Debet$300 | Kredit- | MerknaderØker feriekostnaden |
| KontoSkyldige feriepenger | Debet- | Kredit$300 | MerknaderØker den opptjente feriepengeforpliktelsen |
More Articles
Sabbatspermisjoner og deres innvirkning
EITF Abstract 06-02 tar for seg forvirringen rundt regnskapsføringen av sabbatspermisjon. Ifølge sammendraget:
- Sabbatspermisjon avsettes ikke når den gjelder forskning eller samfunnstjeneste som styrker arbeidsgiverens omdømme eller på annen måte er til fordel for arbeidsgiveren. Den ansatte utfører i realiteten tjenester for selskapet som vedkommende får kompensasjon for.
- Sabbatspermisjon avsettes når sabbatsperioden er ubegrenset fri og gis som kompensasjon for tjenester som tidligere er utført.
Kan opptjent ferietid eller feriebeløp være negativt?
Ja, opptjent ferietid eller feriebeløp for en bestemt ansatt kan være negativt.
Negative feriesaldoer oppstår når arbeidsgivere utbetaler mer i feriepenger eller lar ansatte ta ut mer ferietid enn de har opptjent.
Den opptjente feriesaldoen vil etter hvert bli positiv når ferietimene fortsetter å opptjenes.
Enkelt å justere ferieavsetningen
Det er enkelt å justere ferieavsetningen når du først forstår hvordan du beregner trinnvis ferieopptjening og konteringsposter. I de fleste tilfeller trenger du bare å gjøre to posteringer: legge til ubrukt ferietid og betale ansatte for uttak av ferietid.
For å motta ukentlige artikler om emner som hjelper økonomidirektører i SaaS-selskaper med å lede et økonomiteam effektivt i et teknologiselskap, kan du abonnere på nyhetsbrevet fra The CFO.
