Slik setter du opp automatisert fakturabehandling (rimelig)

Leverandørgjeld føles kanskje ikke spennende. Men å forvandle tidkrevende og kjedelige prosesser for leverandørgjeld kostnadseffektivt, samtidig som du forbedrer oversikten fra start til slutt? Det høres ut som en ganske spennende bonus som venter rett rundt hjørnet.

Hvordan og når du bør automatisere AP, komplett med tips om automatisering og lærdom fra virkeligheten.

Hva er fakturaautomatisering?

Fakturaautomatisering er en prosess som bruker teknologi som kunstig intelligens (AI) og maskinlæring (ML) til å effektivisere og automatisere manuelle oppgaver knyttet til leverandørgjeld.

Verktøy for fakturabehandling registrerer, behandler, digitaliserer og administrerer fakturaer elektronisk, noe som reduserer behovet for manuell dataregistrering og papirbaserte prosesser.

Hvordan fungerer automatisert fakturabehandling?

Automatisert fakturabehandling krever noen viktige elementer for at alt skal fungere problemfritt. Her er en kort gjennomgang av hvordan AP-automatisering fungerer generelt:

• Registrering av fakturaer: Automatisert fakturabehandling registrerer fakturaene elektronisk ved å skanne papirfakturaer eller motta fakturaer direkte fra leverandører via e-post eller elektronisk datautveksling (EDI).
• Datauttrekking: Automatiseringsprogramvaren bruker deretter optisk tegngjenkjenning (OCR) til å hente ut relevante data, for eksempel fakturanummer, dato, leverandøropplysninger og informasjon om linjeelementer.
• Fakturasammenligning: Systemet sammenligner og avstemmer fakturadata med tilsvarende innkjøpsordrer og leveringskvitteringer. Automatisk avstemming sikrer at alle fakturaer er korrekte og i samsvar med kontraktsvilkårene. Dette er også én av mange fordeler med programvare for innkjøpsordrer.
• Validering og verifisering: Programvaren validerer de uttrekte dataene mot forhåndsdefinerte regler og ser etter avvik, manglende informasjon og mulige feil.  
• Godkjenningsflyt: Fakturaer sendes til godkjenning basert på forhåndsdefinerte arbeidsflyter. Dette gjør det mulig for godkjennere å gjennomgå fakturaen elektronisk, legge til kommentarer eller notater ved behov og raskt godkjenne eller avvise fakturaen.  
• Integrasjon med andre moduler eller regnskapsprogramvare: Etter godkjenning overføres fakturadataene automatisk til selskapets regnskapssystem for videre behandling. Dette sikrer en smidig overgang fra fakturabehandling til betalingsbehandling.
• Rapportering og analyse: Automatisert fakturabehandling bruker analysefunksjoner til å gi verdifull innsikt som hjelper virksomheten med å følge fakturastatus, overvåke betalingssykluser og identifisere flaskehalser eller ineffektivitet.  

La oss nå se på prosessen for å automatisere fakturabehandlingen for AP.

8 trinn for å sette opp automatisert fakturabehandling

1. Evaluer den nåværende AP-prosessen

Før du implementerer automatisert fakturabehandling, må du vurdere prosessene for leverandørgjeld og identifisere smertepunkter, flaskehalser og områder der automatisering kan gi størst fordel.

Dette hjelper deg med å velge riktig programvare og sette realistiske mål for implementeringen.

2. Undersøk og velg programvare

Det finnes mange programvareløsninger for fakturaautomatisering på markedet, og flere vil dukke opp hvert år. 

Å finne den beste programvaren for AP-automatisering innebærer å undersøke og sammenligne alternativer basert på virksomhetens behov, budsjett og skalerbarhet. Se etter funksjoner som OCR-funksjonalitet, arbeidsflytautomatisering, integrasjonsmuligheter og rapporteringsfunksjoner. 

Vi har evaluert de beste programvareløsningene for AP-automatisering og sammenlignet disse faktorene:

Dette er verktøyene som skilte seg ut blant dem vi evaluerte:

3. Tilpass programvaren

Mange automatiseringsløsninger for leverandørgjeld tilbyr lignende og tilpassbare funksjoner som kan dekke virksomhetens behov. 

Ta utgangspunkt i den eksisterende prosessen for leverandørgjeld, og sett opp arbeidsflyter, valideringsregler og godkjenningshierarkier. Konfigurer programvaren slik at den sikrer sømløs integrasjon med regnskapsmodulene og andre systemer eller apper.

4. Klargjør dataene dine

Før du migrerer til det nye systemet, må du sørge for at de nåværende fakturadataene er rene og korrekte. Fjern duplikater og utdatert informasjon, og organiser dataene i et standardisert format. Dette vil gjøre overgangen enklere og minimere datarelaterte problemer.

5. Lær opp teamet ditt

Implementering av automatisert fakturabehandling krever god opplæring og endringsledelse. Lær opp teamet som arbeider med leverandørgjeld, samt andre brukere, i hvordan den nye programvaren skal brukes. Gjør dem kjent med de oppdaterte arbeidsflytene, og ta opp eventuelle bekymringer eller spørsmål de måtte ha.  

6. Gjennomfør pilottester

Før du tar systemet i full bruk, bør du gjennomføre pilottester med noen få fakturaer for å identifisere potensielle problemer eller områder som kan forbedres, før en fullstendig implementering. 

Tilbakemeldinger fra pilottestene bør brukes til å finjustere systemet og gjøre nødvendige justeringer.

7. Trinnvis implementering

Vurder å ta pilottilnærmingen et steg videre ved å velge en trinnvis implementering i stedet for å gjøre alt på én gang. 

Start med et utvalg leverandører eller fakturatyper, og utvid gradvis til å dekke hele prosessen for leverandørgjeld. Dette vil minimere forstyrrelser og legge til rette for bedre overvåking og feilsøking.

8. Overvåk og optimaliser

Når systemet er implementert, bør du kontinuerlig overvåke ytelsen og innhente tilbakemeldinger fra brukerne. Bruk programvarens funksjoner for rapportering og analyse til å identifisere områder for optimalisering og prosessforbedring.

Gå jevnlig gjennom og oppdater arbeidsflytene, reglene og konfigurasjonene for å tilpasse dem til endrede forretningsbehov.

Gjøre det riktig > gjøre det raskt

Jeg har jobbet med mange prosjekter innen regnskapsautomatisering – noen gode og noen … ikke fullt så gode. Å ta ting saktere i starten og velge en gjennomtenkt tilnærming kan spare teamene for mye tid på tilbakerullinger og omarbeiding senere.

Hva må gjøres etter at fakturabehandlingen er automatisert?

Automatisering av fakturabehandlingen er bare det første steget mot en mer effektiv prosess for leverandørgjeld. For å utnytte fordelene ved automatisering fullt ut, er det noen flere oppgaver som må utføres:

• Onboarding av leverandører: Du må lære opp leverandørene dine i den nye prosessen og informere dem om endringene.
  • Gi retningslinjer for hvordan fakturaer skal sendes inn elektronisk.
  • Besvar eventuelle spørsmål eller bekymringer de måtte ha.
  • Samarbeid med dem – hvis de tar opp bekymringer, må du ta dem på alvor.
• Sikkerhet og samsvar: Automatisering medfører behov for økt sikkerhet og tiltak for å sikre samsvar.
  • Sørg for at systemet for automatisert fakturabehandling overholder bransjeregler og krav til databeskyttelse. 
  • Implementer robuste sikkerhetsprotokoller for å beskytte sensitiv økonomisk informasjon og forhindre uautorisert tilgang.
• Integrasjon med andre systemer: Fakturabehandling er bare én del av det bredere økonomiske økosystemet. For å maksimere effektiviteten må du integrere systemet for automatisert fakturabehandling med andre relevante systemer, for eksempel innkjøp, lagerstyring og betalingsbehandling, slik at data kan flyte sømløst og manuell dataregistrering på tvers av ulike systemer elimineres.
• Kontinuerlig forbedring: Automatisering er ikke et engangstiltak. Det krever løpende overvåking, evaluering og kontinuerlig forbedring.
  • Gjennomgå ytelsesdataene regelmessig og identifiser flaskehalser eller ineffektivitet.
  • Gi et medlem av teknologiteamet ansvar for automatisering og prosessforbedring, slik at du alltid har noen å henvende deg til.
  • Gjør nødvendige justeringer for å optimalisere prosessen.
  • Oppmuntre brukerne til å gi tilbakemeldinger og implementer forslagene deres. 

Når bør du sette opp automatisering av fakturabehandlingen?

Det er avgjørende å vite når det er riktig å implementere automatisering av leverandørgjeld i virksomheten. Her er noen tegn på at tiden er inne:

• Stort fakturavolum: Manuell behandling kan være svært tidkrevende hvis virksomheten din regelmessig behandler et stort antall fakturaer. Automatisering av prosessen kan redusere behandlingstiden betydelig og frigjøre ressursene dine til oppgaver som skaper større verdi.
• Hyppige feil eller avvik: Hvis du ofte oppdager menneskelige feil eller avvik i den manuelle fakturabehandlingen, er løsningen enkel: Fjern (det meste av) det menneskelige elementet. Automatiserte systemers funksjoner for validering og verifisering sikrer nøyaktighet og samsvar, og minimerer feil som kan føre til økonomisk risiko.
• Manglende oversikt og rapportering: Manuell fakturabehandling reduserer ofte oversikten og muligheten til å rapportere i tide. Automatisering av utgiftssporing og fakturastatus gjør det enkelt å identifisere flaskehalser eller analysere betalingssykluser. Automatiserte systemer gir innsikt og analyser i sanntid, noe som muliggjør bedre økonomistyring og beslutningstaking.
• Hindringer for vekst og skalering: Manuell betalingsbehandling blir stadig mer ineffektiv, noe som gjør det utfordrende å skalere virksomheten. Automatiserte systemer er utviklet for å håndtere et økende antall fakturaer uten at det går på bekostning av nøyaktighet eller hastighet. De kan også tilpasses endrede forretningsbehov og håndtere nye leverandører eller fakturatyper.

Hvis noe av dette høres kjent ut, er automatisering av fakturabehandlingen sannsynligvis på sin plass.

Hvilke virksomheter bør sette opp automatisering av fakturabehandlingen?

Automatisering av fakturabehandlingen er ikke begrenset til virksomheter av en bestemt størrelse. Slik kan små selskaper og store organisasjoner med komplekse regnskapsstrukturer dra nytte av å sette opp automatisering av fakturabehandlingen:

• Små bedrifter: Hvis den lille bedriften din har begrensede ressurser og er svært avhengig av manuelle prosesser, er det innen rekkevidde å implementere automatisering av fakturabehandlingen, og det er ofte enda rimeligere enn de nåværende prosessene dine. Mange leverandører tilbyr automatisering av leverandørgjeld gjennom en skybasert modell for programvare som tjeneste (SaaS), noe som sparer den lille bedriften din for tid og behovet for startkapital.
• Mellomstore bedrifter: Mellomstore bedrifter møter utfordringer som ligner på små bedrifters, men i større skala. De håndterer et større antall leverandørfakturaer og har mer komplekse arbeidsflyter og godkjenningshierarkier. Hvis dette beskriver virksomheten din, kan automatisering av fakturabehandlingen forbedre effektiviteten betydelig, redusere kostnadene og forbedre kontantstrømmen og økonomistyringen.
• Store virksomheter: Hvis du jobber i en avdeling for leverandørgjeld i en stor virksomhet og mottar et stort antall fakturaer, kan manuell behandling virke nesten umulig å håndtere effektivt. Automatisert fakturabehandling gir skalerbarheten og fleksibiliteten som trengs for å sikre konsistens, nøyaktighet og samsvar på tvers av flere avdelinger og lokasjoner.

Uansett hvor stor virksomheten din er, kan automatisering av fakturabehandlingen gi betydelige fordeler for prosessen for leverandørgjeld.

For eksempel viser en referanserapport for effektivitet innen AP fra Institute of Finance and Management (IOFM) at automatisering reduserer den gjennomsnittlige kostnaden ved behandling av fakturaer betydelig, uavhengig av volum.

6 fordeler med automatisert fakturabehandling

Tro meg, jeg har jobbet med AP og ledet team; automatisert fakturabehandling letter alles arbeidsbelastning gjennom en lang rekke forretningsfordeler. Her er bare seks viktige gevinster:

1. Større tids- og kostnadsbesparelser: Med AP-automatisering reduseres arbeidsinnsatsen og tiden som brukes på behandlingen, og godkjenningsprosessen effektiviseres i sin helhet, slik at det frigjøres tid til å arbeide med oppgaver på et høyere nivå. 
2. Bedre nøyaktighet og etterlevelse: Automatiserte systemer bruker datavalidering og -verifisering for å sikre nøyaktighet og etterlevelse av virksomhetens retningslinjer og bransjeregler, noe som reduserer risikoen for økonomiske feil og sanksjoner.
3. Raskere godkjennings- og betalingssykluser: Automatisering eliminerer behovet for fysiske dokumenter og manuell videresending av fakturaer, fremskynder godkjenningsprosessen og sikrer rettidige betalinger til leverandører.
4. Bedre oversikt og rapportering: Analyseverktøy og sanntidsinnsikt i fakturastatus, betalingssykluser og leverandørprestasjoner muliggjør bedre økonomistyring, prognoser og beslutningstaking.
5. Bedre samarbeid med leverandører: Elektronisk fakturering forbedrer samarbeidet med leverandører ved å tilby en standardisert og effektivisert prosess for innsending, godkjenning og betaling av fakturaer. Dette reduserer tiden og innsatsen som kreves for å løse tvister, og styrker leverandørforholdene.
6. Skalerbarhet og tilpasningsevne: Automatiserte systemer for fakturabehandling gjør det mulig å skalere for å håndtere et økende fakturavolum og tilpasse seg endrede forretningsbehov. De bidrar også til å håndtere ulike fakturatyper, arbeidsflyter og godkjenningshierarkier, noe som sikrer konsistens og effektivitet når virksomheten din begir seg ut på digital transformasjon og ekspansjon.

Ulemper ved å etablere fakturabehandling

Greit, jeg innrømmer det – automatisert fakturabehandling kan også by på enkelte utfordringer. Her er noen av de vanligste:

• Motstand mot endring: Når du innfører automatisering, kan du regne med en viss motstand fra ansatte som foretrekker status quo, og som ikke ønsker arbeidet som kreves for å forbedre forretningsprosessene. 

Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange ganger jeg har sett dette på arbeidsplassen, særlig innen regnskap. Effektiv endringsledelse og riktig opplæring er avgjørende for å håndtere denne motstanden og sikre en smidig overgang.

• Integrasjonsproblemer: Det kan være komplekst å integrere det automatiserte systemet for fakturabehandling med AP-systemer i toppklasse (eller ERP-systemer), og integrasjonen kan noen ganger være beheftet med feil. Det krever grundig planlegging, koordinering og IT-støtte for å sikre en smidig dataflyt og kompatibilitet mellom systemene.
• Lav leverandøradopsjon: Det kan være utfordrende å få leverandørene med på den nye prosessen for elektronisk fakturering. Noen leverandører kan være like motvillige til endring som de ansatte. Det er avgjørende å kommunisere fordelene til leverandørene og tilby støtte og veiledning under overgangen.

Beste praksis for automatisering av fakturabehandling

Hold ut med meg gjennom én til nummerert liste. Det er tross alt denne som lar deg lære av feilene mine. Vær oppmerksom på disse områdene, så får du en langt smidigere overgang til det nye systemet:

1. Definere tydelige mål: Definer tydelig målene og ambisjonene du ønsker å oppnå med automatisert fakturabehandling. Dette vil hjelpe deg med å holde fokus og måle hvor vellykket implementeringen er.
2. Inkluder sentrale interessenter: Involver sentrale interessenter fra ulike avdelinger, inkludert økonomi, IT og innkjøp, i beslutnings- og implementeringsprosessen. Denne involveringen vil sikre oppslutningen og samarbeidet du trenger på tvers av virksomheten.
3. Standardiser fakturaformater: Oppfordre leverandørene til å sende inn fakturaer i standardiserte formater for å legge til rette for automatisert datauttrekking, ved å gi tydelige retningslinjer og veilede dem som ikke ser ut til å forstå det.
4. Gjennomgå og oppdater arbeidsflyter jevnlig: For å tilpasse deg endrede forretningsbehov bør du jevnlig gjennomgå og oppdatere arbeidsflytene, forretningsreglene og konfigurasjonene i systemet for automatisert fakturabehandling. Disse gjennomgangene vil støtte kontinuerlig optimalisering og effektivitet.
5. Sørg for kontinuerlig opplæring og støtte: Sørg for kontinuerlig opplæring og støtte til teamet ditt som arbeider med leverandørreskontro, slik at de føler seg komfortable og trygge når de bruker det nye systemet. Husk å ta opp eventuelle spørsmål eller bekymringer de måtte ha, og oppmuntre til tilbakemeldinger for å gjøre forbedringer.
6. Følg med på resultatmålinger: Følg jevnlig med på resultatmålinger som behandlingstid, feilrate og godkjenningssykluser. Disse målingene kan utnyttes videre til å identifisere andre forbedringsområder, som likviditetsstyring.

Uavhengig av størrelsen, nisjen eller strukturen til virksomheten din kan AP-automatisering forvandle alle de tidkrevende manuelle oppgavene dine og forbedre den overordnede oversikten over leverandørreskontroen på en kostnadseffektiv måte. Nøkkelen til å høste fordelene er å lære av dem som har gjort det før, og deretter tilpasse det til din egen virksomhet.

Abonner for mer innsikt om AP-automatisering

Er du klar til å videreutvikle ferdighetene dine som økonomifagperson? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.