Slik velger du regnskapsprogramvare

Det kan være utfordrende å velge riktig regnskapsprogramvare. Alt i alt er det en strategisk beslutning som kan bidra til teamets suksess. 

Med den ideelle løsningen kan du øke avkastningen på investeringen, sikre nøyaktighet og overholde regelverket. Men hvis du velger feil, risikerer du ineffektivitet og feil som hemmer produktiviteten og selskapets økonomiske helse.

Hvis du ser etter regnskapsprogramvare, men ikke er helt sikker på hvor du skal begynne, er denne veiledningen for deg. Den er laget for CFO-er og økonomiledere som ønsker å velge programvare som samsvarer med målene deres og overvinner utfordringer. Slik kan du oppnå det. 

9 ting du bør se etter når du velger regnskapsprogramvare

Når du ser etter ny regnskapsprogramvare, er det viktig å først vurdere hvert alternativ ved å fokusere på de viktigste faktorene som samsvarer med virksomhetens behov og mål. Vurder disse aspektene for å sikre at du velger riktig verktøy for teamet ditt:

1. Fleksible abonnementer

Fleksible abonnementer lar deg tilpasse programvareabonnementet etter hvert som virksomheten vokser eller endres. Dette er verdifullt for virksomheter av alle størrelser, men særlig for oppstartsbedrifter, småbedriftseiere og frilansere (les mer om fordelene med regnskapsprogramvare for frilansere her).

Den beste regnskapsprogramvaren lar deg enkelt oppgradere eller nedgradere uten negative konsekvenser for kontantstrømmen. Ikke glem å spørre leverandørene om avtalevilkårene deres og hvordan de håndterer endringer i abonnementet ditt. 

2. Datatilgang og rapportering

Datatilgang og rapportering er avgjørende for å ta informerte beslutninger. Som CFO trenger du et regnskapssystem som gir deg sanntidsdata og tilpassbare rapporter for økonomisk rapportering. 

Undersøk om programvaren lar deg eksportere data i ulike formater. Sørg også for å spørre om den støtter instrumentpaneler, og hvilke rapporteringsfunksjoner som er tilgjengelige. Dette vil ikke bare gjøre FP&A-oppgaver enklere, men også vanlig bokføring og prosjektstyring.

3. Integrasjon med teknologistakken din

Integrasjon med den eksisterende teknologistakken sikrer sømløse prosesser. Regnskapsprogramvaren bør kobles til andre verktøy som CRM-systemer, systemer for leverandør- og kundefordringer eller lønnsløsninger. Dette sparer tid og reduserer feil. 

Kontroller alltid om programvaren har API-er eller ferdigbygde integrasjoner. Hvis du prøver programvaren gjennom en demonstrasjon, bør du teste hvordan den kan kobles til verktøyene du allerede bruker, slik at du unngår komplikasjoner senere.

4. Implementering og brukerstøtte

Implementering og kundestøtte kan være avgjørende for opplevelsen din med ny programvare. Når en leverandør tilbyr god hjelp med implementeringen, får teamet ditt raskt den nødvendige opplæringen. 

Se etter leverandører som tilbyr opplæringsressurser og rask brukerstøtte, og spør om åpningstidene og kanalene for brukerstøtte via kontaktsiden deres. 

5. Rollebaserte tillatelser

Rollebaserte tillatelser styrer hvem som har tilgang til hva i programvareløsningen. Dette er viktig for å opprettholde sikkerhet og personvern, særlig når det gjelder økonomiske data og personlige bankkontoer. 

Sørg for at programvaren lar deg tildele roller og angi tillatelser på en enkel måte. Når du snakker med en representant, bør du spørre hvor detaljert denne kontrollen er, og hvordan den kan endres for å passe bedre til virksomhetens behov.

6. Bransjespesifikk etterlevelse

Bransjespesifikk etterlevelse sikrer at programvaren oppfyller juridiske og regulatoriske krav. Dette er avgjørende for å unngå bøter og opprettholde tillit. Sjekk om programvaren støtter etterlevelsesstandardene som er relevante for din bransje, særlig hvis du opererer i mer regulerte sektorer, som helsevesen eller finans. 

7. Tilpasningsmuligheter

Tilpasningsmuligheter lar deg tilpasse programvaren til virksomhetens behov. Dette kan forbedre effektiviteten og brukertilfredsheten. Hvis du for eksempel driver innen detaljhandel, kan du ha behov for regnskapsprogramvare som også tilbyr lagerstyring og funksjoner for lagersporing. 

Se etter programvare som lar deg tilpasse felt, arbeidsflyter og grensesnitt. Husk at tilpasning kan medføre ekstra kostnader. Spør alltid om tilpasningsmuligheter og kostnader per bruker på forhånd under den innledende konsultasjonen med en leverandør.

8. Automatiseringsfunksjoner

Automatiseringsfunksjoner kan spare teamet ditt for tid ved å redusere manuelle regnskapsoppgaver. Se etter programvare som automatiserer gjentakende prosesser som fakturering, utgiftssporing eller manuell dataregistrering. Dette frigjør tid slik at teamet kan fokusere på mer strategiske oppgaver som bidrar til å forbedre virksomhetens drift. 

9. Støtte for mobil eller flere lokasjoner

Støtte for mobil eller flere lokasjoner er viktig hvis teamet ditt jobber eksternt eller på ulike steder. Sørg for at programvaren har en mobilapp eller en internettilkobling som fungerer godt på ulike enheter, slik at teamet kan holde kontakten og være produktivt. 

Vurder også å se nærmere på begrensningene og tilgjengelighetsfunksjonene når du tester den valgte regnskapsløsningen. 

Slik velger du regnskapsprogramvare: en ramme i 5 trinn

Å velge riktig regnskapsprogramvare for virksomheten innebærer mer enn bare å sammenligne grunnleggende regnskapsfunksjoner – du må også tilpasse programvaren til virksomhetens mål og teamets behov. 

Følg denne trinnvise veiledningen når du skal velge din neste regnskapsprogramvare, slik at du finner den ideelle løsningen som dekker alle behovene dine:

Trinn 1: Identifiser behovene dine

Du kan ikke velge en løsning uten å vite hva du trenger at den skal gjøre. Enten det gjelder skatteforberedelser, håndtering av økonomisk informasjon eller bare brukervennlighet, bør du begynne med å definere teamets krav for å veilede søket etter regnskapsprogramvare:

Innhent innspill fra interessenter

Involver viktige interessenter som økonomi, HR, IT og ledelsen tidlig, ettersom hver avdeling vil ha ulike perspektiver og regnskapsbehov. 

Vurder å holde møter eller sende ut spørreundersøkelser for å innhente innspill, og spør om aktuelle utfordringer og ønskede forbedringer. På denne måten kan du sikre at programvaren oppfyller alles spesifikke behov.

Kartlegge og prioritere smertepunkter

Deretter identifiserer du eventuelle funksjonalitetsproblemer med det nåværende systemet. Lag en liste over smertepunkter eller hindringer teamet ditt møter, for eksempel vedlikehold av økonomiske registre, overholdelse av skatteregler og tidsregistrering. Prioriter deretter disse basert på hvilken innvirkning de har på driften og virksomhetens økonomi. 

Fokuser på å finne en løsning som først kan bidra til å løse de viktigste smertepunktene, slik at effektiviteten og tilfredsheten forbedres.

Tilpasse til retningslinjer og mål

Det er like viktig å sørge for at programvaren er i tråd med de interne retningslinjene og målene dine. Ta hensyn til leverandørpreferanser, sikkerhetsprotokoller og regulatoriske krav. Dette innebærer blant annet å sikre datasikkerhet og samsvar med bransjestandarder i de økonomiske rapportene dine. 

Skille mellom nødvendige og nyttige funksjoner

Når du vurderer regnskapsprogramvare, bør du alltid skille viktige regnskapsfunksjoner fra valgfrie funksjoner. 

Nødvendige funksjoner dekker de viktigste smertepunktene og behovene knyttet til samsvar, mens nyttige funksjoner tilfører verdi, men ikke er avgjørende. Dette hjelper deg med å fokusere på programvare som først dekker de grunnleggende behovene, samtidig som du unngår at omfanget gradvis utvides.

Still disse spørsmålene:

• Hvilke klager eller hindringer dukker oftest opp?
• Hvilke behov blir ikke dekket i dag?
• Hvilke funksjoner vil løse de tre viktigste smertepunktene deres?
• Hvilken avkastning på investeringen forventer dere?
• Hvor godt er programvaren i tråd med sikkerhetsprotokollene våre?

Trinn 2: Undersøk leverandører av regnskapsprogramvare

Etter at du har samlet innspill fra teamet, bør du undersøke og sammenligne leverandører av regnskapsprogramvare for å finne den løsningen som passer best til behovene dine. 

Husk at det finnes flere typer regnskapsprogramvare. Slik kan du snevre inn valgene dine og holde deg innenfor budsjettet:

Gjennomføre leverandørundersøkelser

Start med overordnede undersøkelser ved hjelp av anmeldelsessider, rangeringer og casestudier. Disse ressursene gir innsikt i leverandørenes omdømme og brukererfaringer. Se etter mønstre i anmeldelsene for å identifisere vanlige positive eller negative tilbakemeldinger, slik at du kan lage en kortliste over leverandører som er verdt å undersøke nærmere.

Sammenligne verktøy

Sammenlign verktøyene basert på virksomhetens behov, for eksempel størrelse, skalerbarhet og integrasjonsmuligheter. Det er også verdt å vurdere om du trenger en løsning for utkontraktering eller foretrekker en intern modell, særlig hvis du ser på regnskapsprogramvare for små bedrifter (les om fordelene med regnskapsprogramvare for oppstartsbedrifter her). 

Deretter bør du se etter programvare som passer inn i den eksisterende teknologistakken din og er brukervennlig. Dette sikrer en smidig integrasjon og minimale forstyrrelser.

Identifisere viktige forskjeller

Identifiser hva som skiller hver leverandør fra de andre. Fokuser på aspekter som støtte ved implementering, brukeropplevelse og fleksibilitet for spesialiserte bruksområder. Noen leverandører, som QuickBooks Online og FreshBooks, tilbyr for eksempel personlig oppfølging eller unike funksjoner. Når du kjenner til disse forskjellene, blir det enklere å ta en mer intuitiv og velinformert beslutning.

Dokumentere funn

Dokumenter funnene fra undersøkelsen for å gjøre sammenligningen enklere. Opprett et regneark for å holde oversikt over funksjoner, priser samt fordeler og ulemper ved hver leverandør. Med denne organiserte tilnærmingen kan du forenkle beslutningsprosessen. Det gjør det også enklere å presentere funnene for interessenter.

Still disse spørsmålene:

• Hva er hvert verktøy best på?
• Passer det til teamets størrelse, budsjett og teknologistakk?
• Hvilken støtte og dokumentasjon er tilgjengelig?
• Hvor fleksibel er programvaren for spesialiserte bruksområder?
• Hvilke positive eller negative tilbakemeldinger er vanlige blant brukerne?

Steg 3: Lag en kortliste over regnskapsprogrammer og ta kontakt

Deretter bør du begrense leverandøralternativene dine og begynne samtaler med potensielle samarbeidspartnere. Slik gjør du det:

Velge ut leverandører

Velg ut 2–4 leverandører basert på den tidligere undersøkelsen din. Fokuser på dem som best samsvarer med behovene og prioriteringene dine. Vurder faktorer som funksjoner, priser og tilbakemeldinger fra brukere i gjennomgangen. Dette hjelper deg med å konsentrere innsatsen om de mest lovende alternativene.

Sende en RFI eller RFP

Send en forespørsel om informasjon (RFI) eller en RFP for regnskapsprogramvare for å innhente detaljert informasjon. Denne formelle prosessen hjelper deg med å forstå hver leverandørs tilbud og fremgangsmåte, og er spesielt nyttig for komplekse behov eller store team. Bruk den til å avklare spørsmål eller bekymringer du har. 

Bestille demonstrasjoner

Bestill demonstrasjoner med de utvalgte leverandørene av regnskapsprogrammer. Still fokuserte spørsmål om integrasjoner, tilleggsmuligheter, sikkerhet og mer. Du kan også benytte denne muligheten til å se programvaren i bruk og vurdere hvor brukervennlig den er. 

Forbered spørsmål om spesifikke funksjoner eller scenarioer som er relevante for teamet ditt. Dette hjelper deg med å vurdere hvor godt programvaren dekker behovene dine.

Bruke ensartede vurderingskriterier

Bruk ensartede vurderingskriterier på tvers av leverandørene. Lag en sjekkliste eller et vurderingsskjema for å rangere hvert alternativ basert på viktige faktorer, slik at du sikrer en rettferdig sammenligning. Ha teamets prioriteringer i tankene gjennom hele prosessen.

Still disse spørsmålene:

• Kan du gå gjennom en kundeopplevelse fra en ekte kunde som ligner på oss?
• Hvilke ressurser tilbyr dere for brukerstøtte eller innføring?
• Hvilke funksjoner krever en oppgradering?
• Hvordan håndterer programvaren deres datamigrering?
• Hva er den typiske tidsplanen for implementering?

Steg 4: Utarbeid beslutningsgrunnlaget

Nå er det på tide å omgjøre leverandørundersøkelsen til et beslutningsgrunnlag som ledergruppen forstår og støtter:

Oppsummere utfordringene

Oppsummer utfordringene teamet ditt står overfor, og resultatene du forventer fra ny programvare. Fremhev hvordan programvaren vil løse konkrete problemer og forbedre driften. Bruk punktlister til å beskrive utfordringene og forventede fordeler. Dette bidrar til å tydelig vise verdien av investeringen.

Presentere kostnadsestimater

Finn frem til og presenter grunnleggende kostnadsestimater og tidsplaner for implementering. Bruk tilbud fra leverandører og undersøkelser for å oppgi nøyaktige tall. Ta hensyn til både kostnader på forhånd og løpende utgifter, og se på priser på regnskapsprogrammer for et mer detaljert bilde. Presenter deretter disse opplysningene på en enkel måte, for eksempel i en tabell eller et diagram, slik at de er lette å få oversikt over.

Beskrive avkastning og risiko

Beskriv avkastningen på investeringen, effektivitetsgevinstene og risikoene ved å ikke gjøre noe for å understreke poengene dine. Forklar hvordan programvaren vil spare tid, effektivisere prosesser, redusere feil eller øke produktiviteten. 

Husk også å fremheve de økonomiske og driftsmessige fordelene, samt de mulige ulempene ved å ikke implementere programvaren, som vedvarende ineffektivitet eller risiko for manglende etterlevelse.

Still disse spørsmålene:

• Hvilket forretningsproblem vil dette løse?
• Hvilke risikoer innebærer det å ikke gjøre noe?
• Hvilke økonomiske og operasjonelle fordeler gir dette?
• Hvor snart kan vi forvente å se ROI?
• Hva er de estimerte totalkostnadene og tidsplanene?

Trinn 5: Implementer regnskapsprogramvaren din og gi brukerne opplæring

Når du har fått godkjenning, kan du begynne å planlegge en smidig introduksjonsprosess. Her er noen tips som kan bidra til at den blir vellykket:

Kommunisere utrullingsplanen

Kommuniser utrullingsplanen tydelig til alle brukere. Del tidsplaner, viktige milepæler og hva hvert teammedlem må gjøre, via e-post, møter eller interne plattformer. Det er også viktig å holde kommunikasjonslinjene åpne for å sikre at alle forstår prosessen og andre forventninger.

Utpeke interne ansvarlige

Utpek interne ansvarlige og kontaktpersoner for implementeringen. Disse personene håndterer spørsmål og koordinerer med leverandøren. Velg personer som kjenner programvaren og kan feilsøke problemer, slik at overgangen blir enklere og brukerne får støtte.

Sikre opplæring og bruk

Sørg for at teamet ditt fullfører opplæringen og tar verktøyet konsekvent i bruk. Planlegg opplæringsøkter og gi tilgang til ressurser som webinarer eller veiledninger. 

Du bør også oppmuntre til regelmessige oppfølgingssamtaler for å besvare spørsmål og følge med på fremdriften. Husk at konsekvent bruk av verktøyet bidrar til økt effektivitet og tilfredshet hos sluttbrukerne.

Opprette tilbakemeldingssløyfer

Opprett tilbakemeldingssløyfer under utrullingen, inkludert bruk av leverandørens ressurser. De fleste nye programvarer har en læringskurve. Oppmuntre brukerne til å dele erfaringene sine og eventuelle problemer de støter på, og bruk deretter disse tilbakemeldingene til å gjøre justeringer og forbedre prosessen. 

Samarbeid i tillegg med leverandøren for å løse tekniske problemer eller optimalisere funksjoner for bedre brukstilfeller.

Still disse spørsmålene:

• Hva er planen for endringsledelse?
• Hvem har ansvaret for utrullingen?
• Hvordan vil dere følge med på tidlige resultater?
• Hvilke opplæringsressurser er tilgjengelige?
• Hvordan vil dere samle inn tilbakemeldinger fra brukerne?

Hva skjer videre:

Hvis du er i gang med å undersøke regnskapsprogramvare, kan du ta kontakt med en SoftwareSelect-rådgiver for gratis anbefalinger.

Du fyller ut et skjema og tar en kort prat der de går gjennom behovene dine i detalj. Deretter får du en kortliste over programvare du kan vurdere. De støtter deg til og med gjennom hele kjøpsprosessen, inkludert prisforhandlinger.