Automatisering av kundefordringer: En komplett guide for bedre kontantstrøm

Hvis du ikke allerede har implementert det, er automatisering av kundefordringer ditt neste steg mot å drive en mer effektiv og velfungerende økonomimaskin.

Reduser kostnadene til administrasjon, krev inn utestående beløp mer effektivt, og spar medarbeiderne dine for døden av tusen små kutt — eh, oppfølgings-e-poster — med denne prosessen.

Hva er automatisering av kundefordringer?

Automatisering av kundefordringer er bruk av teknologi for å effektivisere fakturering, innkreving av betalinger og sporing — noe som reduserer manuelt arbeid og forbedrer effektiviteten ved innkreving av kundebetalinger.

La oss for eksempel anta at saldoen for kundefordringer var $20,000 for hele januar. Du kunne ha investert disse $20,000 i et bankinnskudd og tjent $50 i renter. I tillegg brukte du $1,500 på å administrere og kreve inn kundefordringer. I dette tilfellet ville kostnaden ved å ha kapital bundet opp vært $1,550.

Slik fungerer automatisering av kundefordringer

AR-prosessen omfatter vanligvis fire hovedkomponenter:

1. Fakturering
2. Innkreving av betalinger
3. Avstemming
4. Rapportering

Slik gjør løsninger for automatisering av kundefordringer alle disse oppgavene enklere:

1. Fakturering

For å opprette en faktura kan du beregne abonnementsavgifter, skatter og totalbeløpet manuelt. Eller du kan overlate fakturagenereringen til et system for automatisering av kundefordringer.

AR-systemer kan automatisk generere elektroniske fakturaer som inneholder kundespesifikk informasjon, for eksempel betalingsbetingelser.

Kunden trenger bare å legge inn data én gang — når den første betalingen gjennomføres. Skybaserte AR-systemer lagrer alle dataene i kundens konto, slik at faktureringen i praksis går automatisk etter dette.

2. Innkreving av betalinger

Mange systemer for automatisering av kundefordringer integreres med populære løsninger for betalingsbehandling. Dette gjør det enklere å motta og spore betalinger på nett. De beste programvarene for automatisering av kundefordringer gjør det mulig å stimulere til tidlige betalinger med rabatter eller andre insentiver.

Et AR-system kan overvåke de ulike betalingsalternativene du tilbyr (for eksempel ACH, kredittkort og mer) og varsle deg hver gang du mottar en betaling.

Dra full nytte av systemets fordeler

Du kan konfigurere systemet til å utløse en automatisert e-post med detaljer som forfallsdato og betalingsbeløp når betalinger blir forsinket.

 

AR-teamet kan fortsatt måtte følge opp kundefakturaer når kundene ikke svarer, men den automatiserte e-posten er en flott tidsbesparelse for å komme i gang.

Når kunden betaler, kan AR-systemet automatisk oppdatere regnskaps- eller ERP-systemet i sanntid.

3. Avstemming

AR-systemer kan ta seg av kjedelige oppgaver som fakturamatching — systemet matcher automatisk kvitteringer med salgsordrer. Dette eliminerer behovet for manuelt arbeid med bokføring av innbetalinger.

4. Rapportering

Programvare for kundefordringer kan også generere innsiktsfulle rapporter basert på dataene den samler inn over tid. For eksempel kan automatisert økonomirapportering bidra til å optimalisere ordre-til-betaling-syklusen og spore viktige nøkkeltall som utestående salgsdager (DSO).

KI-drevne løsninger kan bidra til å prognostisere kontantstrømmer og fastslå de vanligste årsakene til at kunder betaler senere enn forfallsdatoen.

De største utfordringene med kundefordringer

Håndtering av kundefordringer (AR) handler om mer enn bare å sende ut fakturaer – det handler om å sikre at hver faktura er korrekt, og at hver betaling mottas i tide. Denne prosessen er full av utfordringer som kan påvirke selskapets kontantstrøm og operasjonelle effektivitet. Her er de viktigste utfordringene AR-fagfolk står overfor i dag, sammen med strategier for å håndtere dem.

1. Fakturanøyaktighet og tydelighet

Et av de mest kritiske aspektene ved AR er å sikre at hver faktura er korrekt og tydelig, i tråd med avtalevilkårene. Feil i faktureringen, som feil beløp, feil mottakere eller uklare vilkår, kan føre til tvister og forsinke betalinger.

Du oppdager bare 75 % av feilene dine

Ifølge en studie av de skjulte kostnadene ved fakturafeil i nordiske selskaper kan det ta opptil 31 dager å korrigere feilaktige fakturaer, og 25 % av fakturafeilene blir ikke oppdaget.

Et automatisert AR-system kan bidra til å redusere disse problemene ved å bruke kunstig intelligens til å effektivisere faktureringsprosessene og redusere menneskelige feil. Automatisering sikrer at fakturaer opprettes korrekt og sendes raskt, noe som minimerer risikoen for tvister og fremskynder betalingssyklusen.

2. Ineffektiv innfordringshåndtering

Det kan være utfordrende å få kunder til å betale i tide, og det krever ofte en strukturert og konsekvent tilnærming. Effektiv innfordringshåndtering innebærer mer enn å sende påminnelser; det krever en tydelig strategi. En prosess i fire trinn kan utgjøre en betydelig forskjell:

• Bekreft mottak av fakturaen: Sørg for at kunden har mottatt fakturaen og forstår betalingsvilkårene.
• Identifiser og løs tvister tidlig: Finn raskt ut om det finnes problemer eller tvister knyttet til fakturaen som kan forsinke betalingen.
• Avtal en betalingsdato: Samarbeid med kunden om å avtale en realistisk betalingsdato.
• Konsekvent oppfølging: Følg regelmessig opp kunden til betalingen er gjennomført.

Automatisering av disse trinnene kan hjelpe AR-team med å opprettholde konsekvens og effektivitet i innfordringen, redusere tiden som brukes på manuell oppfølging og gjøre det mulig å fokusere på oppgaver med høyere verdi.

3. Tidstap på oppgaver som ikke skaper verdi

Manuelle AR-prosesser innebærer ofte tidkrevende, repetitive oppgaver, som å flytte data mellom regneark eller manuelt sende e-post til kunder for å be om betaling. Disse oppgavene bruker verdifull tid og ressurser, fra ansattes lønn til kostnader for skylagring, og kan føre til en dårlig kundeopplevelse. Tenk deg å ringe en bedrift og måtte vente i evigheter mens de leter frem fakturaen og betalingsopplysningene dine – det er frustrerende for alle involverte.

Automatiserte AR-systemer kan lette denne byrden ved å håndtere repetitive oppgaver som håndtering av kundefordringer, innfordring og fakturabehandling. Selv om det koster å implementere disse systemene og lære opp ansatte, vil de langsiktige fordelene ved å automatisere AR – som færre feil, bedre effektivitet og en bedre kundeopplevelse – langt oppveie disse investeringene.

4. Manglende skalerbarhet

Etter hvert som virksomheten vokser, øker også mengden fakturaer og betalinger. Med manuelle AR-prosesser krever denne veksten flere ansatte, noe som øker kostnadene og begrenser skalerbarheten. Et automatisert AR-system skalerer derimot sømløst med virksomheten og håndterer økt arbeidsmengde uten behov for å ansette flere medarbeidere. Oppgaver som fakturering, innfordring, avstemming og rapportering automatiseres, slik at teamet kan fokusere på strategiske aktiviteter som skaper verdi.

Overvinn AR-utfordringer med automatisering

Utfordringene innen AR, fra å sikre nøyaktighet til å håndtere innfordring effektivt, kan virke overveldende. Med de riktige strategiene og verktøyene blir disse utfordringene imidlertid til muligheter for vekst. Automatisering av AR-prosessene reduserer ikke bare feil og sparer tid, men gjør det også mulig for virksomheten å skalere effektivt og forbedre lønnsomheten.

Ved å ta i bruk automatisering kan AR-teamet flytte fokuset fra trivielle oppgaver til mer strategiske aktiviteter, noe som gir bedre økonomisk helse og sterkere kunderelasjoner.

Hvorfor bransjeledere tar i bruk AR-automatisering

Automatiseringsprogramvare for kundefordringer beskytter inntektene dine og dermed også bunnlinjen din – men fremfor alt kan den spare manuelt arbeid og bidra til å bevare gode profesjonelle relasjoner.

Hvis en kunde for eksempel ikke ser et varsel om en mislykket kredittkortbetaling fordi innboksen er full av oppfølgingsfakturaer, fører dette direkte til tapte inntekter. Og la oss være ærlige: Du vil ikke kaste bort tiden din på å følge opp små kunder når innsatsen din egentlig kan brukes bedre andre steder.

Virksomheter med store utestående kundefordringer får også høyere kostnader ved kapitalbinding. Kostnaden ved kundefordringer er alternativkostnaden ved å ikke ha kontantene du allerede har tjent, samt kostnadene ved å administrere kundefordringene.

Ved å bruke automatisering av kundefordringer til å automatisk generere fakturaer, sende betalingspåminnelser til kunder, samle inn betalingsinformasjon for automatisk belastning av lagrede betalingsmidler og effektivisere innfordringsprosessen, kan du oppnå betydelige kostnadsbesparelser og færre tap på fordringer. I tillegg kan du rette innsatsen mot de virkelig problematiske kundene på denne måten.

Fordeler med automatisering av kundefordringer

Jeg har vært inne på mange grunner, men la oss kutte ut overflødighetene. Dette er de største fordelene ved å implementere automatiserte systemer for kundefordringer:

Hastighet, effektivitet og bekvemmelighet

Automatisering av kundefordringer forbedrer hastigheten, effektiviteten og nøyaktigheten siden systemet kan generere fakturaer automatisk og sende dem til kundene.

Automatiserte fakturaer kan særlig gjøre faktureringsprosessen raskere for virksomheter som fakturerer basert på andre faktorer, for eksempel forbruk. Et automatisert system for kundefordringer kan beregne forbruk raskere og med større nøyaktighet.

Automatisk generering og levering av fakturaer sørger for at fakturaene når kundene raskere. Dette bidrar til å redusere DSO og får deg til å fremstå godt, ettersom styret og administrerende direktør vil se mer arbeidskapital i balansen.

Det handler ikke bare om din bekvemmelighet

Automatisering av kundefordringer gir også fordeler for kundene dine. Å tilby kundefordringer gir ikke bare kundene flere betalingsalternativer, slik at de kan betale i avdrag, men også muligheten til å bruke foretrukne metoder som kredittkort og ACH-bankoverføringer.

Selv om det krever litt mer arbeid å sette opp fordi det innebærer noen bankopplysninger, gjør ACH-overføringer det også mulig å spare mer på transaksjonene, siden betalingstilbydere vanligvis tar mindre betalt for denne typen transaksjon.

Når kundene har satt opp opplysningene via ACH eller kredittkort, kan de konfigurere det én gang og glemme det, slik at de ikke trenger å gå inn og manuelt taste inn kredittkort- eller ACH-opplysningene for hvert avdrag – med andre ord ... betalinger som kommer inn automatisk og i tide. Herlig, ikke sant?

Reduserer risikoen for menneskelige feil

Feil på fakturaer kan være pinlig. Når det er sagt, er fakturering en repeterende prosess som er utsatt for feil som skrivefeil, duplikater og utelatelser.

Systemer for kundefordringer minimerer risikoen for menneskelige feil fordi de henter informasjon fra databaser for å fylle ut fakturaene med produkt- og prisopplysninger. Systemet kobler også automatisk fakturaer mot innkjøpsordrer.

Disse funksjonene bidrar til å forhindre pinlige møter med kunder.

Prognoser for kontantstrøm

Kontantstrømstyring er en av de viktigste prioriteringene for økonomidirektører, særlig i SaaS-selskaper i tidlig fase og selskaper med høy vekst.

Systemer for automatisering av kundefordringer fremskynder prosessen fra faktura til betaling. Raskere betalinger betyr mer kontanter. De hjelper også økonomidirektører med å prognostisere kontantstrømmer, slik at de kan opprettholde optimal arbeidskapital og oppnå bedre kredittstyring.

Ifølge EXIM Bank of the US betaler kunder fra Sør-Afrika, Mexico og Australia i gjennomsnitt 26 dager for sent, mens amerikanske kunder i gjennomsnitt betaler fakturaer syv dager for sent. Derfor bør du følge ekstra godt med på disse kundene for å optimalisere kontantstrømmen. Programvaren for automatisering av kundefordringer kan hjelpe deg med å følge kontantstrøm og betalinger fra kunder etter land.

Du vil kunne analysere mønstrene for innbetalinger og identifisere et kontantunderskudd på forhånd, slik at du kan iverksette tiltak for å forhindre det.

Innsiktsfulle rapporter og dashbord

Systemer for kundefordringer genererer rapporter og tilbyr dashbord som oppsummerer viktig informasjon om kundefordringene dine. Basert på preferansene dine kan rapporter og dashbord oppsummere kritiske detaljer om prosessen fra faktura til betaling.

Dashbordet kan for eksempel hjelpe med å følge opp aldersfordelingsrapporter, omløpshastigheten for kundefordringer og DSO. Rapportene kan inneholde mer omfattende informasjon om mønstre for innbetalinger, årsaker til forsinkede betalinger og feilrater.

Bedre sikkerhet og overholdelse av regelverk

Sikkerhet er avgjørende ved håndtering av konfidensielle kundedata og behandling av betalinger. Papirfakturaer og e-poster er sårbare for sikkerhetsbrudd og svindel. Dette gjelder i enda større grad for distribuerte team.

Du må også lagre data for fremtidige revisjoner og for å overholde lokale regler, som salgsskatt og elektronisk fakturering. I tillegg kan delstaten din ha spesifikke datakrav du må overholde.

AR-automatisering sørger for at kunde- og andre data er ende-til-ende-kryptert når de overføres til et annet teammedlem. AR-automatiseringssystemer bruker dessuten en standardisert prosess der dataene arkiveres og lagres på en sikker måte for fremtidige revisjoner.

Implementering av en løsning for automatisering av kundefordringer

Nedenfor finner du noen spørsmål du kan stille deg om teamets behov, samt noen tips som kan hjelpe deg med å komme i gang.

Beste praksis og praktiske tips

1. Vurder behovene dine: Identifiser utfordringene i den nåværende AR-prosessen for å finne ut hvilke funksjoner du trenger mest fra automatiseringsverktøy.
2. Velg riktig programvare: Evaluer AR-automatiseringsløsninger basert på integrasjonsmuligheter, skalerbarhet og brukervennlighet.
3. Sørg for nøyaktige data: Rydd opp i kundedataene og sørg for at alle oppføringer er oppdaterte før implementeringen.
4. Opplær teamet ditt: Gi de ansatte grundig opplæring for å sikre en smidig innføring og redusere motstand.
5. Overvåk og optimaliser: Gjennomgå AR-måltall regelmessig for å identifisere forbedringsområder og optimalisere prosessene deretter.
6. Utnytt kunstig intelligens og maskinlæring: Bruk kunstig intelligens til prediktiv analyse og forbedret vurdering av kredittrisiko. Kunstig intelligens kan for eksempel bidra til å oppdage avvik i AR-prosessene dine basert på historiske data, slik at du ikke trenger å overvåke dem kontinuerlig for svindel.
7. Alternativer til automatiseringsverktøy: Hvis du ikke er klar til å investere i et komplett automatiseringsverktøy, men er villig til å bruke tid på å sette opp arbeidsflyter, kan du automatisere kundefordringer ved hjelp av kodefrie automatiseringsverktøy som Zapier. Integrasjoner kan imidlertid være et problem — Zapier integreres kanskje ikke med alle virksomhetsverktøyene dine, noe som betyr at du ikke kan automatisere enkelte prosesser. Hvis du ikke har et sterkt teknologiteam, eller ikke ønsker at teknologiteamet ditt skal bruke tid på å sette opp arbeidsflyter i Zapier, er et AR-automatiseringssystem det beste alternativet.

Ved å implementere denne beste praksisen kan teamet ditt maksimere fordelene med AR-automatisering, forbedre kontantstrømmen og redusere feil, samtidig som overgangen blir så smidig som mulig.

Styrk teamet ditt & sett opp automatiserte kundefordringer

Reduser kostnadene, øk de realiserte inntektene og håndter automatisk kjedelige oppgaver som fakturering og utsending av betalingspåminnelser ved å implementere automatisering av kundefordringer i dag.

Er du klar til å videreutvikle ferdighetene dine som økonomifaglig? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.