Å ha en sjekkliste for månedsavslutningen hjalp meg mye mer enn jeg hadde trodd. Månedsavslutningsprosessen sørger for at du får rettidige og nøyaktige økonomiske resultater, hjelper deg med å finne forbedringsområder i virksomhetens utgifter og holder alle fokusert på det som er viktig for virksomheten.
I denne artikkelen har jeg gått gjennom månedsavslutningsprosessen fra A til Å og gitt deg sjekklisten for månedsavslutningen som jeg for tiden bruker som en mal du kan ta i bruk i din egen virksomhet.
Din gratis sjekkliste for månedsavslutningen
Det viktigste først: Her er sjekklisten, klar for nedlasting og bruk.
Have an account? Log In
Senere i denne artikkelen forklarer jeg forutsetningene mine og de spesifikke behovene i virksomheten min, så fortsett å lese hvis du vil kunne tilpasse denne malen slik at den passer perfekt til din virksomhet.
Betydningen av månedsavslutningen
Det ligger en uventet tyngde bak månedsavslutningsprosessen. Den lar deg ta et skritt tilbake fra de daglige aktivitetene dine og vurdere den siste månedens innvirkning på virksomheten din, slik at du kan:
- Legge grunnlaget for fremtidig økonomisk planlegging
- Avdekke økonomiske avvik så raskt som mulig
- Redusere fremtidige driftsmessige og juridiske problemer
En gjennomgang av situasjonen reduserer betydelig risikoen for feilrapportering og unøyaktigheter i regnskapet.
En nøyaktig månedsavslutning skaper en fortelling gjennom tall, balanser og økonomiske rapporter, og danner grunnlaget for strategiske forretningsbeslutninger. Den legger inn en planlagt gjennomgang av regnskapssystemet ditt og gir deg en god anledning til å evaluere den samlede ytelsen.
Uansett hva du føler om bokføring, håper jeg du vil se verdien av en god månedsavslutningsprosess når du er ferdig med å lese denne artikkelen.
Forberedelser til månedsavslutningen
Suksess med månedsavslutningen begynner før regnskapsperioden er over. Det krever fremsyn, planlegging og at de riktige mekanismene settes i gang for en smidig, nøyaktig og effektiv avslutningsprosess.
Her er det du må gjøre:
1. Sett tydelige mål
Tydelige mål og retningslinjer styrer månedsavslutningsprosessen og sørger for at alle handlinger samsvarer med virksomhetens økonomiske mål.
Målene kan variere fra «sikre nøyaktighet i rapporteringen av resultatregnskapet» til «effektivisere den månedlige avslutningsprosessen».
Veldefinerte mål forenkler prosessen og gir et referansepunkt for å måle regnskapsavdelingen din.
Tenk over hva som er viktig
Ønsker du en oversikt over balansekontoene så snart som mulig for investorer? Eller er det viktigere for teamet ditt å ha en ryddig hovedbok?
Vær tydelig på hva som betyr noe for virksomheten din, og kanaliser deretter teamets innsats i riktig retning for å få det til.
2. Identifiser viktige måltall
Å identifisere viktige måltall å følge med på under månedsavslutningen er den beste måten å forbedre arbeidsflyten på. Disse måltallene kan omfatte:
- Finansiell nøyaktighet
- Prosesseffektivitet
- Etterlevelsesgrad
- Tid det tar å fullføre avslutningsprosedyrene
- Antall kontoavstemminger du må utføre
- Gjennomsnittlig beløp i kontantbeholdningen på bankkontoene dine ved hver avslutning
Nøkkeltall vurderer effektiviteten og nøyaktigheten i prosessen for månedsslutt, slik at du og teamet ditt kontinuerlig forbedrer den.
3. Etabler en tidsplan
Tid er avgjørende for månedsslutten. Det er viktig å utarbeide en tydelig og realistisk tidsplan for hver oppgave, siden den styrer prosessen og sikrer at den fullføres i tide.
Jeg setter for eksempel en tidsplan for å fullføre månedsslutten 10 arbeidsdager før månedens slutt.
Andre selskaper kan ha behov for å fullføre flere (eller færre!) prosesser, avhengig av funksjonene og kontoene deres. Hvis dere for eksempel:
- Har lagerbeholdning, vil dere sannsynligvis føre månedlige lagerbeholdningsposteringer for å sikre korrekte verdier.
- Har en mer utviklet prosess for betalingsstyring, vil dere håndtere leverandørgjeld (dvs. at fakturaer betales innen 30 dager).
- Tilbyr utbetaling av ubrukt ferie, må dere opprette en månedlig justering av ferieavsetningen.
- Betaler lønn annenhver uke, trenger dere en ekstra justering av lønnsavsetningen ved hver månedsslutt.
Gjennomføring av prosessen for månedsslutt
På tide å få ting gjort.
Her er sjekklisten for månedsslutt som jeg bruker. Du kan gjerne laste den ned og tilpasse den til virksomheten din.
Avslutning av kontoer
- Dokumenter alle posteringer på amerikanske kredittkort (CC)
- Dokumenter alle kanadiske CC-posteringer
- Dokumenter alle CC-posteringer i alternative valutaer
- Dokumenter alle amerikanske kontantposteringer
- Dokumenter alle CAD-kontantposteringer
Posteringer ved månedsslutt
- Betal månedlig skatteforskudd
- Oppdater arbeidsboken for anleggsmidler
- Juster den månedlige posteringen for anleggsmidler
- Oppdater arbeidsboken for forskuddsbetalte kostnader
- Juster posteringen i arbeidsboken for forskuddsbetalte kostnader
- Oppdater arbeidsboken for månedlige avsetninger
- Juster den månedlige avsetningsposteringen
- Regnskapsfør eventuelle ikke-kontante betalinger til tredjeparter knyttet til inneværende måned (f.eks. leverandørgjeld, kjøpte tjenester som ikke er fakturert, osv.)
- Juster månedlige lønnsposteringer mot kostnadskategorier og divisjoner
- Reverser bonusavsetningen (hvis aktuelt)
- Registrer justeringen av den månedlige bonusavsetningen
Rapportering
- Sett inn penger på EOR-kontoen
- Godkjenn EOR-betalingen
- Oppdater kontantstrømdokumentet
- Avstem eksterne betalingstjenesteleverandører, f.eks. PayPal, Wise, Bill.com osv.
- Avstem kontantbeholdningen i USD
- Avstem kontantbeholdningen i CAD
- Avstem USD CC
- Avstem CAD CC
- Avstem CC i alternative valutaer
- Registrer finansiell informasjon i det interne rapporteringsdokumentet (inkludert månedlige resultater, budsjett mot faktiske tall og annen relevant informasjon for interessenter).
- Juster det interne rapporteringsdokumentet (ved behov)
Kommunikasjon
- Kommunisere om nødvendige oppgaver fra andre avdelinger
- Sende ut e-post med kontantstrømresultater til relevante interessenter
- Sende ut e-post med finansielle resultater til relevante interessenter
- [Inneværende måned] Regnskap avsluttet
Vurderinger av beste praksis
Jeg har noen merknader til sjekklisten for månedsavslutningen ovenfor.
Først og fremst arbeider jeg i et Canada-basert medie- og teknologiselskap, BWZ, med global virksomhet. Det kan være lurt å tilpasse den slik at den passer til USA-baserte regnskaper.
Jeg anbefaler å legge til noen andre beste praksiser på denne listen:
- Legg til forfallsdatoer for hvert eneste listepunkt for å systematisere arbeidet og fullføre avslutningen i tide. Til å begynne med kan disse datoene hjelpe deg med å huske rekkefølgen på oppgavene og holde fremdriften oppe.
- Etter hvert som teamet vokser og prosessene blir mer komplekse, kan du tildele oppgaver til flere teammedlemmer. Forfallsdatoer forhindrer flaskehalser og sørger for konsistent rapportering.
- Tilordne en ansvarlig person til hver oppgave. I stedet for bare å skrive personens navn anbefaler jeg å lage sjekklisten i programvare for oppgavehåndtering for å sikre respons i sanntid.
Hva annet bør inkluderes?
Det er sannsynligvis andre ting du må inkludere som jeg ikke har tatt med, for eksempel:
- Avskrivningstall for anleggsmidler,
- Avstemminger av kontoer,
- Bilag,
- Endringer i fysisk lagerbeholdning,
- Konsolidering av morselskapets og datterselskapets kontoer,
- Valutajusteringer,
- Og alle andre regnskapsprosedyrer dere har.
Husk at dette er for deg; ikke nøl med å være detaljert i oppgavene slik at de passer til virksomheten din.
Kommentarer til endringer
Det som er inkludert på listen i praksis, men ikke uttrykkelig formulert, er kommentarer til endringer.
Hver måned inkluderer jeg kommentarer til kontoer med betydelige MoM-endringer eller vesentlige forskjeller mellom budsjett og faktiske tall (og begrunnelsen for disse). Dette gjøres både for rapportering av kontantstrøm og finansielle resultater.
Viktig merknad om kommunikasjon
Det er avgjørende å tilpasse sjekklisten til din egen virksomhet, avhengig av hva som er viktigst for deg.
Hvis du for eksempel er finansiert av venturekapital og ennå ikke er lønnsom, blir kontantforbrenningsraten et kritisk nøkkeltall som investorene dine følger med på. Du må inkludere en analyse av inneværende måneds kontantforbruk sammenlignet med budsjettet, en prognose for kontantforbruket ditt og en sensitivitetsanalyse av denne prognosen (blant annet).
Dokumentasjon av prosesser
I et større selskap kan det være lurt å dokumentere hver av prosessene for månedsavslutningen, for eksempel fordeling av kontraktører og lønn.
Jeg beregner og utfører dette selv, men et større selskap kan ønske å føre en helt separat arbeidsbok med dette som dokumentasjon eller vurdere offshore-regnskapstjenester for spesialiserte oppgaver.
Arbeidsdeling
Store selskaper kan inkludere dokumentasjon på hvem som har utarbeidet og kontrollert arbeidet. Denne arbeidsdelingen er ganske vanlig i større selskaper. Om et års tid vil jeg sannsynligvis overføre prosessene for månedsavslutningen til et annet teammedlem og selv ha rollen som kontrollør, slik at vi får bedre kontroll og større trygghet for arbeid uten feil.
Nøyaktighet i rapporteringen
100 % nøyaktighet i finansiell rapportering er selvsagt målet. Fokuser imidlertid på det som er vesentlig for virksomheten din.
Hvis økonomien din er sunn og du oppdager små avvik, som at en konto mangler 30 dollar, vil du ikke bygge hele modellen på nytt for å finne det. Selv om målet er fullstendig nøyaktighet, bør du fokusere på å gi de viktigste interessentene dine et tydelig bilde og kommunisere raskt.
Fakta først; meninger etterpå
Jobben din er ikke å forutsi fremtiden eller pynte på tallene for å holde folk fornøyde; jobben din er å informere om fakta og trender uten å forskjønne.
Sørg for at informasjonen er faktabasert, aktuell og fri for rosenrøde briller.
Du er mest verdifull når du gir beslutningstakere nøyaktig og relevant informasjon, slik at de kan ta de beste beslutningene for selskapet.
Etterlevelse og standarder
Det er avgjørende å følge regnskapsstandarder og regulatoriske krav. Etterlevelse sikrer overholdelse av loven og prinsippene om finansiell integritet og åpenhet.
Enten det gjelder US GAAP, IFRS, ASPE eller en lokal regnskapsstandard som selskapet ditt bruker, sikrer etterlevelse konsekvent, åpen og sammenlignbar finansiell rapportering.
Teknologibruk
Ved å bruke riktig teknologi kan du effektivisere prosessen for avslutning ved månedsslutt.
Enten det gjelder verktøy for AR eller automatisering av AP, eller regnskapsprogramvare som sikrer etterlevelse og nøyaktighet i rapporteringen, spiller teknologien en avgjørende rolle.
Det handler om å finne de riktige verktøyene for virksomheten din, slik at du kan forenkle hverdagen uten å ofre kvalitet. Du er virksomhetens poengfører; du må sørge for at poengene er riktige.
Hvis du fortsatt ser på regnskapsprogramvare, kan jeg hjelpe deg. Dette er de beste regnskapsløsningene på markedet akkurat nå, ifølge teknologianalytikerteamet vårt:
- 8. Reckon One
Analyse av resultatene
Etter avslutningen ved månedsslutt er det tid for refleksjon og analyse.
De finansielle tallene i oppstillingene dine forteller en historie som består av følgende elementer:
Finansiell innsikt
Avslutningen ved månedsslutt er mer enn en rutineoppgave; den kan være en gullgruve av finansiell innsikt.
Det handler om å analysere tallene, forstå trender og identifisere mønstre. Finansiell innsikt fra avslutningen ved månedsslutt hjelper deg med å vurdere selskapets finansielle helse, kontantstrøm, lønnsomhet og soliditet.
Denne innsikten handler ikke bare om å forstå nåtiden; den handler også om å forutsi fremtiden, enten du legger disse tallene inn i en prognosemodell eller ikke.
Den hjelper med budsjettering, finansiell planlegging og prognostisering, slik at selskapet ditt kan ta velinformerte finansielle beslutninger. I tillegg gir disse tallene et sammenligningsgrunnlag for å måle selskapets fremtidige finansielle resultater.
Hvem elsker vel ikke rekordhøy omsetning?
Resultatmålinger
Viktige resultatmålinger som kontantkonverteringssyklusen, effektiviteten i arbeidskapitalen og effektiviteten i kostnadsstyringen gir en tydelig og objektiv vurdering av selskapets resultater. Følg spesielt nøye med på disse målingene når du avslutter regnskapet hver måned.
Resultatmålinger bidrar til å identifisere forbedringsområder. De synliggjør flaskehalser, ineffektivitet og områder som kan forbedres.
For å utmerke deg som strategisk CFO og skape verdi for toppledelsen må du måle resultatene mot sammenligningsgrunnlag, forstå avvik og strebe etter kontinuerlig forbedring.
More Articles
Kontinuerlig forbedring
Finansverdenen endrer seg raskt, og det bør også prosessen for månedsavslutningen gjøre. Kontinuerlig forbedring er ikke en engangsoppgave; det er en kultur og en forpliktelse til fremragende kvalitet, effektivitet og måloppnåelse i prosessen for månedsavslutningen.
Evaluering av prosessen
Bruk sjekklisten jeg har laget som et utgangspunkt, og legg til eller erstatt oppgaver etter hvert som du identifiserer hva som er viktigst for organisasjonens vekst.
Det er alltid rom for forbedring. Din oppgave er å ta et skritt tilbake, vurdere prosessen fra et fugleperspektiv og forstå helheten.
Ved å evaluere avslutningsprosessen og resultatene blir det enklere å forstå hvor effektive de eksisterende prosessene er, hvor nøyaktig den finansielle rapporteringen er, og hvor effektiv teknologien er. Dette vil gi handlingsrettet innsikt som kan effektivisere prosessen, forbedre nøyaktigheten og øke effektiviteten.
Ta i bruk ny teknologi
Ikke nøl med å prøve nye ting i denne prosessen. Å ta i bruk ny teknologi kan forbedre effektiviteten, nøyaktigheten og etterlevelsen av regelverk. Enten det gjelder verktøy for automatisering av regnskapsarbeid for raskere innkreving av kontantbetalinger eller verktøy for styring av virksomhetens resultater for overvåking og analyse i sanntid, kan det å ta i bruk ny teknologi bli en avgjørende faktor.
Ny teknologi kan redusere tiden og innsatsen som kreves for månedsavslutningen, slik at du og økonomiteamet får mer tid til å fokusere på mer strategiske oppgaver som skaper verdi.
Bare for din egen skyld bør du kontrollere arbeidet de nye verktøyene dine utfører.
På tide å avslutte regnskapet
Å mestre månedsprosessen er en kontinuerlig reise som krever grundighet, analyse og forbedring. Du følger med på fremgangen og setter mål for hva som skal forbedres neste gang, slik at virksomheten blir bedre hver eneste måned.
En vellykket månedsavslutning er avhengig av forberedelse, gjennomføring og analyse. Det handler om å etablere et godt grunnlag, sikre en smidig prosess og lære av erfaringene for å forbedre fremtidige resultater.
Neste steg? Den store gjennomgangen: årsavslutningen.
Abonner på nyhetsbrevet vårt for å få oppdateringer så snart jeg publiserer det, samt flere ekspertråd, veiledninger og innsikter fra økonomiledere som former teknologibransjen.
