Boekhouding op transactiebasis betekent dat je inkomsten en uitgaven registreert wanneer ze worden verdiend of ontstaan, en niet wanneer het geld daadwerkelijk wordt overgemaakt.
Dit geeft je een duidelijk, actueel beeld van de financiële gezondheid van je bedrijf, zodat je winsten en verplichtingen kunt zien wanneer ze zich voordoen, en niet pas wanneer het geld op je bankrekening staat. Als je een nauwkeurigere manier wilt om je financiën bij te houden, is boekhouding op transactiebasis de aangewezen methode.
Wat is boekhouding op transactiebasis?
Boekhouding op transactiebasis is een boekhoudmethode die voorschrijft dat inkomsten en uitgaven worden geregistreerd wanneer ze zich voordoen; niet wanneer geld wordt uitgewisseld.
Dus als je in maart geld verdient, maar in april wordt betaald, telt het nog steeds mee voor maart. Hetzelfde geldt voor uitgaven: als goederen vandaag aankomen, maar de betaling pas over 30 dagen verschuldigd is, worden de kosten nu geregistreerd.
Dit geeft een waarheidsgetrouwer beeld van de prestaties van je bedrijf en de algehele kasstroom. Voor financiële professionals betekent dit overzichtelijkere rapportages, betere planning en naleving van standaarden zoals GAAP—erg nuttig bij het omgaan met investeerders of kredietverstrekkers.
Hoe werkt boekhouding op transactiebasis?
Boekhouding op transactiebasis wordt gebruikt voor debiteuren en crediteuren en omvat een systeem van dubbel boekhouden. Dit betekent dat elke transactie meerdere boekingen in het grootboek of journaal omvat, zodat de boekhouding in evenwicht blijft en een duidelijk financieel beeld zichtbaar is op balansen en andere financiële rapportages.
Om te begrijpen hoe de transactiemethode werkt, bekijken we twee voorbeelden. Eerst kijken we hoe opbrengsten worden geregistreerd in een boekhouding op transactiebasis. Daarna bekijken we hoe deze methode omgaat met uitgaven, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf goederen of diensten aanschaft.
Als je niet bekend bent met journaalposten of dubbel boekhouden, kun je ons artikel over dubbel boekhouden doornemen voordat je verdergaat. Voor meer diepgaande inzichten in boekhoudprincipes kun je de essentiële boekhoudboeken raadplegen die deze basisprincipes behandelen.
Have an account? Log In
Boekhouding op transactiebasis voor opbrengsten
Pete’s Tire World sluit een overeenkomst met Truckers, een bedrijf met een wagenpark. De bedrijven spreken de volgende deal af: Pete’s Tire World levert banden aan Truckers op verzoek. Het bedrijf factureert Truckers op de eerste dag van de maand voor alle banden die in de voorgaande maand zijn geleverd, en Truckers hanteert een betalingstermijn van 15 dagen.
Truckers bestelde op 19 maart banden ter waarde van $2,000. Pete’s Tire World stuurt op 1 april een factuur van $2,000. Het bedrijf betaalt de factuur op 10 april.
Op 19 maart, wanneer Truckers de banden bestelt, wordt de opbrengst gerealiseerd. De boekhoudafdeling maakt de volgende journaalposten:
- Een debitering van $2,000 op debiteuren, specifiek de rekening van Truckers
- Een creditering van $2,000 op opbrengsten
Op 1 april worden er geen journaalposten gemaakt. Hoewel de factuur pas dan is verzonden, werd de opbrengst op 19 maart gerealiseerd, toen de verkoop plaatsvond.
Op 10 april, wanneer het bedrijf de factuur betaalt, maakt de boekhoudafdeling nieuwe journaalposten om de financiële overzichten bij te werken:
- Een creditering van $2,000 op debiteuren (de rekening van Truckers), omdat het geld is ontvangen en niet langer als debiteur openstaat
- Een debitering van $2,000 op liquide middelen
Als Pete’s Tire World boekhouding op kasbasis zou voeren, zouden ze de opbrengst uit deze verkoop in het tweede kwartaal verantwoorden (ervan uitgaande dat hun boekjaar gelijkloopt met een kalenderjaar), omdat de betaling in april binnenkwam.
Bij boekhouding op transactiebasis valt deze opbrengst in het eerste kwartaal, omdat de verkoop in maart plaatsvond. Dit onderscheid helpt een bedrijf het verschil te zien tussen wanneer het geld wordt verdiend en wanneer het wordt ontvangen.
Boekhouding op transactiebasis voor uitgaven
De methode is vergelijkbaar wanneer het geld in de andere richting stroomt. Laten we een voorbeeld bekijken waarin Pete’s Tire World het bedrijf is dat de uitgave maakt. In dit geval valt een van de vrachtwagens voor bandenleveringen uit en kost het $1,500 om deze te repareren.
De garage repareerde de vrachtwagen en factureerde Pete’s Tire World op 20 mei. Pete’s betaalt de factuur op 2 juni.
Het boekhoudteam van Pete’s Tire World moet op 20 mei de volgende journaalposten voor de boekhouding op transactiebasis maken:
- Een debitering van $1,500 op een rekening voor reparatie- en onderhoudskosten
- Een creditering van $1,500 op crediteuren
Op 2 juni, wanneer de factuur wordt voldaan, worden de volgende journaalposten geregistreerd:
- Een debet van $1,500 op crediteuren, omdat de $1,500 niet langer openstaat
- Een credit van $1,500 op liquide middelen ter compensatie van het eerdere debet
Kasstelsel tegenover het baten-en-lastenstelsel
Uiteraard moeten we ook de andere primaire boekhoudmethode bespreken: het kasstelsel. Hoewel deze methode niet dezelfde transparantie en algehele nauwkeurige financiële weergave biedt als boekhouden volgens het baten-en-lastenstelsel, kan boekhouden volgens het kasstelsel eenvoudiger zijn. Daarom is het vaak de keuze van eenmanszaken, zelfstandige opdrachtnemers en zeer kleine bedrijven met een beperkt aantal exploitanten, investeerders en schuldeisers.
Wat is het kasstelsel en hoe werkt het?
Ondanks de naam heeft boekhouden volgens het kasstelsel niets te maken met de vraag of een bedrijf contante betalingen accepteert of daaraan de voorkeur geeft. Het verwijst naar het moment waarop opbrengsten en kosten worden geregistreerd en hoe journaalposten voor die posten worden opgesteld.
Het belangrijkste verschil tussen boekhouden volgens het baten-en-lastenstelsel en het kasstelsel is dat transacties bij het kasstelsel pas worden geregistreerd wanneer het geld daadwerkelijk wordt overgemaakt. Daarom maakt boekhouden volgens het kasstelsel geen gebruik van dezelfde methode voor dubbele boekhouding als boekhouden volgens het baten-en-lastenstelsel.
Laten we teruggaan naar Pete’s Tire World en ervan uitgaan dat Pete’s op 15 maart voor $3,000 aan banden heeft verkocht. De klant betaalde de banden pas op 10 april. Als het bedrijf het kasstelsel gebruikte, zou Pete’s pas op 10 april opbrengsten opnemen.
De boekingen zouden dan het volgende omvatten:
- Een debet van $3,000 waaruit blijkt dat Pete’s op 15 maart geld tegoed had
- Een credit van $3,000 waaruit blijkt dat de factuur op 10 april is betaald
In tegenstelling tot het baten-en-lastenstelsel zou de opbrengst in het tweede kwartaal worden opgenomen.
Belangrijkste verschillen tussen boekhouden volgens het kasstelsel en het baten-en-lastenstelsel
| Boekhouden volgens het baten-en-lastenstelsel | Boekhouden volgens het kasstelsel |
|---|---|
| Boekhouden volgens het baten-en-lastenstelselOpbrengsten worden opgenomen wanneer goederen van eigenaar wisselen | Boekhouden volgens het kasstelselOpbrengsten worden opgenomen wanneer contant geld of de betaling van eigenaar wisselt |
| Boekhouden volgens het baten-en-lastenstelselMaakt gebruik van een systeem van dubbele boekhouding | Boekhouden volgens het kasstelselMaakt geen gebruik van een systeem van dubbele boekhouding |
| Boekhouden volgens het baten-en-lastenstelselHeeft de voorkeur volgens de Algemeen aanvaarde boekhoudkundige grondslagen (GAAP) | Boekhouden volgens het kasstelselHeeft volgens GAAP niet de voorkeur |
| Boekhouden volgens het baten-en-lastenstelselMoet worden gebruikt door de meeste ondernemingen en middelgrote of grotere bedrijven | Boekhouden volgens het kasstelselKan worden gebruikt door opdrachtnemers, zelfstandige ondernemers en kleine bedrijven met minder dan $25 million aan jaarlijkse bruto-ontvangsten in de voorgaande 3 jaar. |
More Articles
Voordelen van boekhouden volgens het baten-en-lastenstelsel
Je denkt misschien dat boekhouden volgens het kasstelsel financiële overzichten eenvoudiger maakt, maar er zijn tal van redenen om in plaats daarvan voor boekhouden volgens het baten-en-lastenstelsel te kiezen. We hebben een lijst met voordelen van deze methode samengesteld:
- Boekhouden volgens het baten-en-lastenstelsel is toegestaan volgens de Algemeen aanvaarde boekhoudkundige grondslagen, oftewel GAAP. Boekhouden volgens het kasstelsel is dat niet. Deze boekhoudkundige standaarden kunnen van belang zijn voor investeerders, kredietverstrekkers en anderen. Als je van plan bent je bedrijf aanzienlijk te laten groeien, uiteindelijk een beursgang na te streven of in de toekomst op een andere manier met investeerders samen te werken, biedt boekhouden volgens het baten-en-lastenstelsel je meer voordelen dan boekhouden volgens het kasstelsel.
- De IRS kan je verplichten om boekhouden volgens het baten-en-lastenstelsel te gebruiken. Zoals in de bovenstaande tabel wordt vermeld, kunnen alleen belastingplichtigen van kleine bedrijven die binnen bepaalde omzetdrempels vallen, kiezen voor boekhouden volgens het kasstelsel.
- Boekhouden volgens het baten-en-lastenstelsel helpt bij het opstellen van nauwkeurigere financiële rapporten. Door opbrengsten en kosten te registreren wanneer ze zich voordoen, krijgen bedrijfsleiders en financiële besluitvormers een beter inzicht in het verwachte inkomen en de schuldpositie van een bedrijf.
- Een grotere nauwkeurigheid maakt strategische planning eenvoudiger. Wanneer je de verwachte toekomstige kasstroom kunt zien en in realtime begrijpt hoe je bedrijf ervoor staat met betrekking tot schulden en inkomsten, kun je realistischere groeiplannen maken.
Natuurlijk heeft de transactieboekhouding ook enkele nadelen. Het is vooral wat tijdrovender en uitdagender dan de eenvoudigere kasbasisboekhouding. Daarom is het belangrijk om samen te werken met CPAs of andere professionals en te investeren in de juiste boekhoudsoftware, die veel werk rond journaalposten en terugboekingen kan automatiseren.
Je moet er ook voor zorgen dat je je boekhouding begrijpt wanneer je deze controleert. Hoewel transactieboekhouding een GAAP-beste praktijk is en zeker helpt om de puzzelstukjes goed op hun plaats te leggen, kunnen onvoldoende toezicht en een gebrek aan controles elk bedrijf blootstellen aan fraude of kostbare fouten.
Wil je software dit laten doen?
De tijd nemen om deze materie te leren is belangrijk. Goede hulpmiddelen hebben om dit te doen wanneer het druk wordt? Net zo belangrijk. Dit zijn de beste boekhoudsoftwareopties die we op de markt hebben gevonden:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Is transactieboekhouding geschikt voor jouw bedrijf?
Als je een bedrijfseigenaar bent die, ongeacht de omvang van je bedrijf, een nauwkeuriger beeld wil krijgen van de financiële gezondheid van je onderneming, is de transactieboekhouding misschien geschikt voor jou. Als je een grote organisatie of een groeiende start-up bent die van plan is externe financiering aan te trekken, kan transactieboekhouding noodzakelijk zijn voor belastingdoeleinden of om ervoor te zorgen dat je toegang krijgt tot de financiële mogelijkheden die je wilt. Bovendien heb je misschien geen keuze als je in de afgelopen drie jaar meer dan $25 miljoen aan bruto-inkomsten hebt ontvangen.
Heb je vragen of opmerkingen over de juiste boekhoudmethode voor je bedrijf? Laat hieronder van je horen in de reacties of bezoek onze profielen op sociale media om contact te leggen met onze community en feedback te krijgen.
