Weten hoe je de opbouw van vakantiedagen aanpast, is van cruciaal belang; hoewel werknemers in de VS de mogelijkheid van betaald verlof (PTO) willen, maken velen hun vakantiedagen niet op.
In een onderzoek uit 2023 van het Pew Research Center zei 62% van de werknemers dat PTO buitengewoon belangrijk voor hen was, waardoor het een van de meest gewilde arbeidsvoorwaarden is. Toch maakt 46% van deze werknemers niet al hun PTO op.
In dit artikel leg ik stap voor stap uit hoe je de opbouw van vakantiedagen aanpast. Ik leg ook uit hoe salarisverhogingen en sabbaticals van invloed zijn op opgebouwd vakantiegeld.
Boekhouding voor opgebouwde vakantiedagen
Werknemers kunnen vakantietijd gebruiken voor vakanties, ziekteverlof of andere redenen, afhankelijk van het vakantiebeleid. Wanneer werknemers hun vakantietijd echter niet gebruiken, komen ze in aanmerking voor een betaling voor die tijd. Daarom verschijnen opgebouwde vakantiedagen op je balans totdat ze worden uitbetaald.
Volgens ASC 710 moeten werkgevers een verplichting voor toekomstige afwezigheid (de boekhoudkundige term voor nog niet opgenomen vakantie) opbouwen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De werknemer heeft de diensten al geleverd die nodig zijn om een vergoeding voor toekomstige afwezigheid te verdienen.
- De verplichting heeft betrekking op rechten die definitief zijn verworven of worden opgebouwd. De verworven rechten moeten blijven gelden, zelfs als een werknemer uit dienst gaat — de rechten mogen niet afhankelijk zijn van toekomstige dienstverlening. Simpel gezegd: de werkgever mag geen opmaken-of-vervallenbeleid hanteren en het opgebouwde vakantiegeld moet naar volgende jaren kunnen worden overgedragen.
- Het is waarschijnlijk dat de vergoeding wordt betaald.
- Het bedrag kan redelijkerwijs worden geschat.
Het bedrag dat werknemers verschuldigd is voor niet-opgenomen vakantie verschijnt als een verplichting op je balans totdat het wordt betaald. Het bedrag verschijnt ook op je winst-en-verliesrekening als een kostenpost in de periode waarin het verschuldigd werd.
Zodra het bedrag is betaald, verdwijnt de verplichting van de balans en verschijnt het opgebouwde vakantiegeld in het kasstroomoverzicht als een kasuitstroom.
Natuurlijk zijn er situaties waarin je opgebouwd vakantiegeld niet hoeft te betalen. Je hoeft bijvoorbeeld geen vakantiegeld op te bouwen als je een opmaken-of-vervallenbeleid hanteert.
Opmaken-of-vervallenbeleid
Een opmaken-of-vervallenbeleid verplicht werknemers om niet-opgenomen vakantietijd na een vooraf bepaalde datum te laten vervallen.
Stel dat Fred, een van je werknemers, 30 uur aan opgebouwde vakantietijd heeft. Je opmaken-of-vervallenbeleid kan bepalen dat Fred deze 30 uur vóór het einde van het eerste kwartaal van het volgende kalenderjaar moet opnemen, anders vervalt de vakantietijd.
Maar er is een addertje onder het gras: niet alle bedrijven mogen een opmaken-of-vervallenbeleid hanteren.
Wetgeving op staatsniveau bepaalt of je vakantietijd van een werknemer mag afnemen nadat die werknemer deze heeft verdiend.
Bedrijven in Nebraska mogen hun vakantiebeleid bijvoorbeeld niet wijzigen om vakantietijd van werknemers af te nemen nadat zij de diensten hebben geleverd waarmee ze die vakantietijd hebben verdiend. Dit betekent dat bedrijven in Nebraska geen opmaken-of-vervallenbeleid mogen hanteren.
Wanneer je een vakantieboeking in de overlopende boekhouding vastlegt
De meeste bedrijven leggen verlofopbouw eenmaal per kalenderjaar vast. Andere veelvoorkomende momenten om niet-opgenomen vakantiedagen vast te leggen zijn eenmaal per boekjaar of op de indiensttredingsdatum van de werknemer. Betalingen worden vastgelegd wanneer je ze doet.
De twee soorten boekingen die je moet maken voor elke werknemer met opgebouwde vakantietijd zijn:
- Een boeking om het verschuldigde bedrag aan vakantiegeld vast te leggen
- Een boeking om de betaling vast te leggen
Have an account? Log In
Hoe je opgebouwd vakantiegeld berekent
Voordat je een journaalpost maakt, moet je het opgebouwde vakantiegeld berekenen voor elke werknemer die niet-opgenomen vakantiedagen heeft.
Dit is de formule om opgebouwd vakantiegeld te berekenen:
Opgebouwd vakantiegeld = (Opgebouwde vakantietijd in uren x Uurloon van de werknemer)
Volg dit stapsgewijze proces om de benodigde informatie te verzamelen en het opgebouwde vakantiegeld te berekenen:
- Bepaal de niet-opgenomen vakantietijd voor de vorige loonperiode door het aantal opgenomen vakantie-uren af te trekken van het totale aantal verdiende vakantie-uren voor die periode.
- Vermenigvuldig het aantal opgebouwde vakantie-uren met het totale uurloon van de werknemer.
- Tel dit bedrag op bij het opgebouwde vakantiegeld dat uit eerdere perioden is meegenomen.
Meest gebruikte softwaretools voor opgebouwde vakantietijd
De twee softwaretools die doorgaans worden gebruikt om opgebouwde vakantietijd te berekenen en vast te leggen, zijn salarisadministratie- en boekhoudsoftware.
Salarisadministratiesoftware helpt bij het berekenen van verdiende vakantietijd gedurende een specifieke boekhoudperiode. Je kunt ook je aanbieder van salarisadministratiediensten vragen om gegevens over de vakantietijd van werknemers voor een specifieke periode te delen.
Zodra je de gegevens hebt die nodig zijn om de opgebouwde vakantietijd te berekenen, gebruik je boekhoudsoftware om journaalposten vast te leggen. Je boekhoudsoftware werkt automatisch de winst-en-verliesrekening, balans en kasstroom bij.
Toonaangevende boekhoudsoftwareoplossingen bieden ingebouwde functies voor het opbouwen van vakantietijd. Zodra je het verlofsaldo, het opbouwpercentage en het uurloon van de werknemer invoert, werkt de software de saldi van de opgebouwde vakantietijd automatisch bij.
Voorbeeld van het aanpassen van de opbouw van vakantietijd
Stel dat John Smith al 40 uur aan opgebouwde vakantietijd heeft verdiend. Volgens je vakantiebeleid ontvangt John Smith vijf uur vakantietijd per maand, in totaal 60 uur per jaar.
Tijdens de vorige boekhoudperiode nam John Smith 40 uur vakantietijd op. Aan het einde van de boekhoudperiode heeft John Smith nog 60 uur opgebouwde vakantietijd, als volgt berekend:
[40 uur opgebouwde vakantietijd + (60 uur vakantietijd voor het vorige jaar - 40 uur opgenomen vakantietijd)] = 60 uur
John Smith verdient $30 per uur.
Dit is de opgebouwde vakantietijd van John Smith aan het einde van de boekhoudperiode:
60 uur x $30 per uur = $1,800
Let op: $1,800 moet het saldo van de rekening voor opgebouwde vakantietijd van John Smith zijn, niet het incrementele bedrag dat in de journaalpost moet worden gebruikt. Het bedrag in de post moet zijn:
($1,800 - Eindsaldo van de rekening voor de vorige boekhoudperiode)
Omdat John Smith 40 uur opgebouwde vakantietijd had, kan het eindsaldo voor de vorige boekhoudperiode als volgt worden berekend:
(40 uur x $30 per uur) = $1,200
Het bedrag in de journaalpost zou zijn:
($1,800 - $1,200) = $600
Relevante journaalposten
Nu je weet welke berekeningen nodig zijn om journaalposten voor opgebouwde vakantietijd vast te leggen, gebruiken we dezelfde voorbeelden om te bekijken welke journaalposten moeten worden geboekt.
Meer vakantietijd opbouwen
Het incrementele bedrag in ons voorbeeld is $600. Eenvoudig gezegd heeft John Smith $600 aan extra niet-opgenomen vakantietijd, meegenomen uit het vorige jaar.
De journaalpost ziet er als volgt uit:
| Rekening | Debet | Credit | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
| RekeningVakantiekosten | Debet$600 | Credit- | OpmerkingenHet vastleggen van opgebouwde vakantietijd als kosten. Dit bedrag verschijnt in de winst-en-verliesrekening. |
| RekeningTe betalen vakantiegeld | Debet- | Credit$600 | OpmerkingenHet vastleggen van de verplichting voor opgebouwde vakantietijd. Dit bedrag verschijnt op de balans totdat de werknemer vakantietijd opneemt of het bedrag wordt uitbetaald. |
Vakantietijd die door werknemers wordt opgenomen
Stel dat John Smith aan het begin van het volgende boekjaar 50 uur vakantietijd wil opnemen. Hij heeft momenteel 60 uur opgebouwde vakantietijd.
Wanneer John Smith 50 uur vakantietijd opneemt, maak je de volgende journaalpost om het bedrag aan opgebouwde vakantietijd aan te passen:
| Rekening | Debet | Credit | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
| RekeningTe betalen vakantiegeld | Debet$600 | Credit- | OpmerkingenHet verlagen van het saldo van de te betalen bedragen. |
| RekeningContanten | Debet- | Credit$600 | OpmerkingenHet verlagen van het kassaldo met het bedrag aan opgebouwde vakantietijd dat aan de werknemer is uitbetaald. |
Hoe salarisverhogingen het opgebouwde vakantiegeld beïnvloeden
Salarisverhogingen verhogen je verplichting voor opgebouwd vakantiegeld.
Vakantiegeld wordt berekend op basis van het meest recente loon van een werknemer. Wanneer je het loon van een werknemer verhoogt, moet je het incrementele bedrag aan vakantiegeld toevoegen aan de verplichting voor opgebouwd vakantiegeld.
Stel bijvoorbeeld dat John Smith 60 uur aan opgebouwde vakantietijd heeft. Zijn uurloon stijgt van $30 naar $35.
Zijn opgebouwde vakantiegeld stijgt na de loonsverhoging met $300 (60 uur x $5 per uur). Dit is de journaalpost om de opgebouwde vakantie aan te passen:
| Rekening | Debet | Credit | Toelichting |
|---|---|---|---|
| RekeningVakantiekosten | Debet$300 | Credit- | ToelichtingVerhoging van de vakantiekosten |
| RekeningTe betalen vakantiegeld | Debet- | Credit$300 | ToelichtingVerhoging van de verplichting voor opgebouwde vakantie |
More Articles
Sabbatsverlof en de invloed ervan
EITF Abstract 06-02 behandelt de verwarring rond de boekhoudkundige verwerking van sabbatsverlof. Volgens het abstract:
- Sabbatsverlof wordt niet opgebouwd wanneer het bedoeld is voor onderzoek of openbare dienstverlening die de reputatie van de werkgever verbetert of de werkgever op een andere manier ten goede komt. De werknemer verricht in wezen diensten voor het bedrijf, waarvoor hij of zij wordt gecompenseerd.
- Sabbatsverlof wordt wel opgebouwd wanneer het gaat om onbeperkte vrije tijd die wordt toegekend als compensatie voor eerder verrichte diensten.
Kunnen de opgebouwde vakantietijd of -bedragen negatief zijn?
Ja, de opgebouwde vakantietijd of -bedragen voor een specifieke werknemer kunnen negatief zijn.
Negatieve verlofsaldi ontstaan wanneer werkgevers meer vakantiegeld uitbetalen of werknemers meer vakantietijd laten opnemen dan zij hebben opgebouwd.
Het saldo van de opgebouwde vakantie wordt uiteindelijk positief naarmate er meer vakantie-uren worden opgebouwd.
Opgebouwde vakantie eenvoudig aanpassen
Het aanpassen van de opgebouwde vakantie is eenvoudig zodra je begrijpt hoe je de incrementele opbouw en journaalposten berekent. In de meeste gevallen hoef je slechts twee boekingen te doen: ongebruikte vakantietijd toevoegen en werknemers betalen voor opgenomen vakantietijd.
Wil je wekelijks artikelen ontvangen over onderwerpen die SaaS-CFO's helpen een financieel team in een technologiebedrijf efficiënt te managen? Abonneer je dan op de nieuwsbrief van The CFO.
