10 tips voor crediteurenadministratie om de liquiditeit in 2026 te vergroten
Liquiditeit beheren is niet onderhandelbaar; als dat verkeerd wordt gedaan, komt het voortbestaan van je bedrijf in gevaar. En als die liquiditeitsproblemen niet worden aangepakt, kun je ernstig in de problemen komen — vooral in een markt waar kortetermijnkapitaal moeilijk te vinden is.
Er zijn meerdere manieren om liquiditeit te beheren. In deze gids richt ik me op best practices voor crediteurenadministratie — een van de meest onderbelichte gebieden van financieel management.
Liquiditeit meten
Liquiditeitsratio’s zijn de snelste manier om inzicht te krijgen in de liquiditeit van je bedrijf. Hier zijn enkele veelgebruikte liquiditeitsratio’s:
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
- Algemene liquiditeitsratio: De algemene liquiditeitsratio is de soepelste liquiditeitsratio, omdat deze de liquiditeit over een volledig jaar meet. De ratio geeft de verhouding weer tussen de vlottende activa en de kortlopende verplichtingen. Hoewel de ideale algemene liquiditeitsratio voor elk bedrijf verschilt, geeft een ratio hoger dan één aan dat je voldoende liquiditeit hebt om de kortlopende verplichtingen te dekken. Dit is de formule:
Algemene liquiditeitsratio = Vlottende activa ÷ Kortlopende verplichtingen
- Snelle liquiditeitsratio: De snelle liquiditeitsratio is iets strenger dan de algemene liquiditeitsratio, omdat deze zich alleen richt op debiteuren, kortetermijnbeleggingen en geldmiddelen en kasequivalenten. Voorraden en andere vlottende activa worden uitgesloten. De gedachte hierachter is dat het omzetten van voorraad in geld moeilijker is dan het omzetten van andere vlottende activa. De formule voor het berekenen van de snelle liquiditeitsratio is:
Snelle liquiditeitsratio = [Debiteuren + Kortetermijnbeleggingen + Geldmiddelen en kasequivalenten] ÷ Kortlopende verplichtingen
- Kasratio: De kasratio is de meest conservatieve van alle liquiditeitsratio’s. Deze sluit alle vlottende activa uit, behalve geldmiddelen en kasequivalenten. Zie het als een beoordeling van de liquiditeit tijdens een noodsituatie. Als je alle kortlopende verplichtingen onmiddellijk zou moeten aflossen, heb je daar dan voldoende geld voor? Dit is de formule:
Kasratio = Geldmiddelen en kasequivalenten ÷ Kortlopende verplichtingen
Deze kengetallen helpen bij het bepalen van een startpunt en het volgen van de voortgang wanneer je de liquiditeit probeert te verbeteren. Met die basis gaan we nu in op de best practices voor crediteurenadministratie die je moet volgen om de liquiditeit te maximaliseren.
10 best practices voor crediteurenadministratie
Sommige van deze werkwijzen kunnen automatisch worden uitgevoerd; voor andere is wat heen-en-weercommunicatie nodig. Hoe dan ook helpen ze je kaspositie te verbeteren, zodat je uit de knel komt.
1. Geef prioriteit aan facturen
Geef facturen prioriteit op basis van de volgende factoren:
- Opportuniteitskosten (rendement op verhandelbare effecten of andere kasequivalenten)
- Beschikbaarheid van kortingen voor vroegtijdige betaling
Facturen vóór de vervaldatum betalen brengt opportuniteitskosten met zich mee. Het geld dat je eerder hebt betaald, had je kunnen beleggen in verhandelbare effecten tegen een bepaald rendement.
Stel dat een factuur ter waarde van $50,000 over vier maanden moet worden betaald. Een maand later besluit je de factuur te betalen. Als je niet vroeg betaalt, kun je het geld in verhandelbare effecten beleggen en gedurende drie maanden bijvoorbeeld een rendement van 4% behalen. Dit betekent dat je $500 verliest door vroeg te betalen, berekend als volgt:
Verloren geld = [Bedrag x rendement (%) x (3 maanden/12 maanden)]
$500 = [$50,000 x 4% x 3 maanden/12 maanden]
Maar voordat je besluit de factuur pas op de vervaldatum te betalen, moet je kijken naar mogelijkheden voor korting. Als de verkoper 5% korting biedt voor vroegtijdige betaling, bespaar je $2,500 — dit verbetert niet alleen je kasstroom, maar verhoogt ook je winst.
Wanneer je honderden facturen ontvangt, zijn handmatige factuurgoedkeuring en besluitvorming onpraktisch. Daar kan automatisering van de crediteurenadministratie uitkomst bieden — vind een goede oplossing voor software voor automatisering van de crediteurenadministratie om je crediteurenadministratie en factuurgoedkeuringsprocessen te automatiseren. Zo kun je op grote schaal financieel verstandige beslissingen nemen.
De beste AP-automatiseringstools
Ons team heeft duizenden financiële softwaretools beoordeeld — dit zijn de beste voor AP-automatisering:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Vereenvoudig je AP-werkstroom
Vereenvoudig je processen om het voor de AP-afdeling gemakkelijker te maken om de openstaande schulden te monitoren en strategieën te ontwikkelen om de liquiditeit te maximaliseren. Hier zijn enkele manieren om het crediteurenproces te stroomlijnen en je AP-team te helpen:
- Standaardiseer je AP-werkstromen.
- Identificeer knelpunten in het proces en verwijder ze.
- Automatiseer je AP-proces. Een van de voordelen van crediteurensoftware is dat deze kan helpen om de meeste AP-taken te automatiseren, zoals het verwerken van betalingen, het automatisch goedkeuren van betalingen onder een bepaalde drempel en het afstemmen van betalingen met facturen.
- Betaal geen onjuiste facturen. Stuur ze terug naar de leverancier.
- Verwerk facturen op tijd en voorzie ze van een datumstempel. Voltooi het proces volgens interne serviceniveauovereenkomsten.
- Betaal facturen op de vervaldatum. Vermijd te late betalingen, omdat die je relaties met leveranciers in gevaar brengen en kunnen leiden tot boetes voor te late betaling.
- Ontwikkel kanalen en processen voor het rapporteren en afhandelen van uitzonderingen.
- Vervang papieren facturen door een systeem voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI), waarmee leveranciers facturen elektronisch kunnen indienen. Facturen op basis van EDI zijn gemakkelijker te volgen en kunnen je helpen betalingen automatisch goed te keuren en vast te leggen.
3. Formaliseer je AP-werkstroom
Het formaliseren van de AP-werkstroom helpt efficiëntie, nauwkeurigheid en naleving te waarborgen. Creëer een gestructureerde en gedocumenteerde werkstroom met richtlijnen voor specifieke gebieden. Hieronder staan voorbeelden van zaken die je in een geformaliseerde AP-werkstroom kunt opnemen.
- Stel toegangsbeheer in: Beperk de toegang tot AP-gegevens tot de personen die deze nodig hebben. Crediteurensoftware kan je helpen gebruikers toestemming te geven om toegang te krijgen tot gegevens met verschillende machtigingsniveaus op basis van hun rol.
- Interne controles: Implementeer interne controles om fraude en afwijkingen te voorkomen en voer regelmatig audits uit om de effectiviteit van deze controles te waarborgen. Robuuste interne controles voorkomen fraude en menselijke fouten, wat helpt tijd te besparen. Zo is driedubbele factuurmatching een uitstekende manier om AP-fraude en fouten te voorkomen.
- KPI's: Definieer KPI's om verantwoordelijkheid vast te leggen. KPI's helpen het AP-team te beoordelen of hun strategieën werken. Bij het maximaliseren van de liquiditeit helpt het volgen van liquiditeitsratio's je AP-team om de effectiviteit van hun strategieën te beoordelen.
4. Heronderhandel betalingsvoorwaarden
Betalingsvoorwaarden liggen niet vast. Als je de liquiditeit probeert te maximaliseren, is het de moeite waard om met leveranciers te praten, vooral met leveranciers met wie je een sterke relatie hebt, over mogelijke wijzigingen in de betalingsvoorwaarden.
De meeste facturen hebben betalingstermijnen van netto 30, 60 of 90 dagen. Bespreek met de leverancier de mogelijkheid van een langere kredietperiode of kortingen bij vroegtijdige betaling. Als de huidige betaalmethode duur is, bespreek dan een alternatieve betaalmethode met leveranciers. Zelfs als je slechts enkele leveranciers zover krijgt om akkoord te gaan, kan dat een aanzienlijke impact op je liquiditeit hebben.
5. Zoek naar kortingen
Kortingen zijn vaak voordeliger dan een langere kredietperiode, op voorwaarde dat je geen tekort aan liquide middelen hebt. Kortingen leiden echter ook tot een lager gemiddeld kassaldo — dit betekent dat kortingen de liquiditeit op korte termijn niet verhogen, maar op lange termijn de kasuitstroom aanzienlijk verlagen en de liquiditeit verbeteren.
6. Automatiseer je AP-processen
Door AP-processen te automatiseren komt tijd van je team vrij en worden de complexiteit en inefficiënties van AP-processen geëlimineerd. Zoek een AP-automatiseringsoplossing die meer kan doen dan alleen eenvoudige gegevensinvoer.
De software moet bijvoorbeeld facturen automatisch kunnen scannen en deze in realtime kunnen koppelen aan de bijbehorende betalingen en inkooporders (dit is ook een voordeel van inkoopordersoftware). Software met geautomatiseerde rapportage speelt een belangrijke rol bij het helpen volgen van uw liquiditeit. Rapporten die periodiek een overzicht bieden van liquiditeitsratio's en uitgavenanalyses, stellen uw team in staat slimmere beslissingen te nemen over AP-processen om de liquiditeit te maximaliseren.
7. Controleer op dubbele betalingen
Dubbele betalingen kunnen uitgroeien tot een groot probleem met lekkage van de kasstroom als ze niet worden gecontroleerd. Zelfs met geautomatiseerde factuurverwerking moet u facturen en betalingen regelmatig controleren om er zeker van te zijn dat er geen dubbele exemplaren zijn.
U kunt het proces ook automatiseren met crediteurenadministratiesystemen die een ingebouwde functie voor het detecteren van dubbele betalingen bieden.
Beste overkoepelende AP-software
Als u een tool wilt die het volledige AP-proces afhandelt, zijn dit uw beste opties:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
8. Controleer contracten periodiek
Controleer contracten periodiek om:
- Mogelijkheden voor financiële voordelen te vinden: Gebruik leveranciersscorekaarten om prestatie-indicatoren te monitoren en naleving van serviceovereenkomsten (SLA's) te waarborgen. Niet-naleving van SLA's kan een goede mogelijkheid bieden voor financiële voordelen.
- Betalingsvoorwaarden te optimaliseren: Bekijk contracten en ga na of u betalingsvoorwaarden moet aanpassen en optimaliseren op basis van veranderingen in factoren zoals marktomstandigheden. Het verlengen van betalingsvoorwaarden kan het aantal openstaande dagen crediteuren (DPO) verhogen en de algehele liquiditeit verbeteren.
- Kostenbesparingen te identificeren en automatische verlengingen te voorkomen: Contractbeoordelingen kunnen u helpen gebieden te vinden waarop u kosten kunt verlagen, bijvoorbeeld door ongebruikte diensten te beëindigen of vanwege marktveranderingen opnieuw over een lager tarief te onderhandelen. Ze kunnen ook helpen bij het identificeren en voorkomen van automatische contractverlengingen voor diensten die u niet langer nodig hebt.
9. Werk met vooraf goedgekeurde leveranciers
Sommige beste praktijken voor de crediteurenadministratie beginnen al voordat het werk daadwerkelijk start — leveranciersselectie is daar een goed voorbeeld van.
Werken met vooraf goedgekeurde leveranciers is een goede interne controle om fraude te voorkomen. Keur leveranciers vooraf goed door factoren zoals de volgende te beoordelen:
- Beschikbaarheid van producten
- Prijsstelling
- Levertijden
- Betrouwbaarheid
Zodra u een lijst met vooraf goedgekeurde leveranciers hebt, maakt u een hoofdbestand van de leveranciers aan en geeft u alleen specifieke teamleden toegang tot dit leveranciersbestand en de mogelijkheid om het te bewerken.
Voeg alle gegevens aan de lijst toe, inclusief de goedgekeurde prijzen en de onderling overeengekomen levertijden. Zo voorkomt u dat uw medewerkers simpelweg fictieve leveranciers aanmaken in het AP-systeem en geld naar hun eigen rekeningen overmaken, of de prijs op de factuur manipuleren om met de leverancier samen te spannen.
Het geld dat u niet verliest, loopt op en verbetert uw liquiditeit.
10. Neem fraudebestrijdingsmaatregelen op
Volgens een rapport van de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) verliezen Amerikaanse bedrijven gemiddeld 5% van hun bruto-inkomsten aan fraude, en vindt 12% van deze fraudegevallen plaats op de boekhoudafdeling.
Het implementeren van sterke fraudedetectiemaatregelen kan helpen de financiële integriteit te waarborgen. Interne controles zoals functiescheiding, geavanceerde software die afwijkingen kan detecteren en regelmatige audits zijn essentieel om fraude te voorkomen. Samen helpen ze ook een controlespoor te creëren waarmee u achteraf inconsistenties kunt vinden die op fraude kunnen wijzen.
Liquiditeit heeft grote financiële gevolgen
Langdurig te weinig liquiditeit kan onrust veroorzaken onder investeerders en kredietverstrekkers. Het kan ook de kosten voor het lenen van kortlopend kapitaal verhogen en op de lange termijn leiden tot een tekort aan kasmiddelen.
AP-processen zijn een krachtig instrument voor het beheren van liquiditeit; het volgen van beste praktijken voor de crediteurenadministratie kan u helpen alles beter onder controle te houden.
Wil je meer financiële inzichten lezen? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief om elke week deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders te ontvangen.
