Drievoudige matching in de crediteurenadministratie: een complete gids
Wil je iets geks weten?
Bedrijven verliezen gemiddeld 5% van hun jaarlijkse omzet door fraude. Als je bedenkt hoeveel tijd we allemaal besteden aan het verkrijgen van de beste voorwaarden in onze contracten, is een algemene korting van 5% op de omzet van je bedrijf in ruil voor helemaal niets belachelijk.
Een van de makkelijkste doelwitten voor fraudeurs is de crediteurenadministratie.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
In dit artikel leg ik uit wat factuurmatching in drie richtingen inhoudt, wat erbij komt kijken en hoe je dit efficiënt en effectief kunt implementeren.
Wat is matching in drie richtingen?
Matching in drie richtingen is het proces waarbij de factuur wordt vergeleken met de inkooporder en de goederenontvangstbon (GRN) om de factuurgegevens te verifiëren.
Bij deze aanpak worden verschillende aspecten, waaronder het factuurbedrag, het factuurnummer en de bestelde hoeveelheden, vergeleken met de bijbehorende inkooporder (PO) en GRN.
Door gegevens in drie documenten te vergelijken, kunnen fouten en frauduleuze facturen worden geïdentificeerd. Natuurlijk bevatten facturen vaak kleine fouten door afrondingen of andere legitieme redenen. Zolang de factuurfouten binnen een aanvaardbaar tolerantieniveau vallen, kun je ze goedkeuren.
Waarom is matching in drie richtingen belangrijk?
Matching in drie richtingen helpt je drie belangrijke doelstellingen te behalen:
- Fraude minimaliseren: Fraude kan een groot probleem vormen dat, als het niet wordt aangepakt, een enorme impact op het bedrijfsresultaat kan hebben. Controle in drie richtingen helpt het risico op frauduleuze facturen te minimaliseren door elke factuur twee keer te verifiëren. Eerst met de PO en vervolgens met de GRN.
- Kasstromen beheren: Het tijdig betalen van facturen is essentieel voor effectief kasstroombeheer. Door betalingen op tijd of eerder te verwerken, kun je profiteren van kortingen voor vroegtijdige betaling.
- Voldoen aan vereisten voor interne beheersing: Hoewel matching in drie richtingen geen wettelijke verplichting is, helpt het om te voldoen aan relevante financiële en belastingregelgeving en om nauwkeurige financiële administratie bij te houden. Sectie 404 van de Sarbanes-Oxley Act vereist dat de effectiviteit van de interne beheersing over de financiële verslaggeving (ICFR) van het bedrijf wordt beoordeeld en gerapporteerd. Deze interne beheersingsmaatregelen moeten de nauwkeurigheid van financiële transacties waarborgen, waaronder het verifiëren van facturen. Hoewel factuurmatching dus geen directe vereiste is, helpt het wel om aan regelgeving te voldoen.
Overweldigen handmatige systemen je team? Overweeg bots te laten helpen. Software voor de crediteurenadministratie bestaat om je te helpen matching in drie richtingen te implementeren, facturen beter te betalen en meer — zonder dat dit de aandacht van meer medewerkers vereist.
Dit zijn de beste tools voor de crediteurenadministratie die we hebben gevonden:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Wat is matching in twee en vier richtingen in de crediteurenadministratie?
Bij matching in twee richtingen worden de regelitems op de PO en de factuur vergeleken, maar niet de GRN. De medewerker van de crediteurenadministratie controleert de hoeveelheid en prijs op de PO en verifieert of de factuur van de leverancier dezelfde hoeveelheid en prijs vermeldt. In essentie wordt bij matching in twee richtingen niet gecontroleerd of het product daadwerkelijk is geleverd.
Matching in vier richtingen gaat een stap verder dan matching in drie richtingen door facturen te vergelijken met inspectiebonnen. Een inspectiebon toont de hoeveelheid goederen die na inspectie is geaccepteerd. Je moet de leverancier informeren over producten die in een onaanvaardbare staat zijn geleverd, zodat deze een nieuwe levering kan sturen of het totaalbedrag op de factuur kan aanpassen.
Hier volgt een samenvatting van de verschillen tussen de drie matchingprocessen:
| Document | Inkooporder | GRN | Factuur van leverancier | Inspectiebon |
| Matching in 2 richtingen | ✓ | - | ✓ | - |
| Matching in 3 richtingen | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Matching in 4 richtingen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Wat is het verschil tussen matchen en afstemmen?
Bij matchen worden twee documenten vergeleken om overeenkomsten in de gegevens te vinden. Bij matching in drie richtingen worden bijvoorbeeld de factuur, de PO en de GRN met elkaar vergeleken om te controleren of alle gegevens overeenkomen.
Daarentegen is reconciliatie het proces waarbij twee gegevenssets worden gecontroleerd om te zien of ze overeenkomen. Een kasstroomoverzicht dat volgens de indirecte methode is opgesteld, is een uitstekend voorbeeld van een reconciliatie tussen de nettowinst en de kasstroom.
De drie componenten van drievoudige controle
Drievoudige controle draait om drie cruciale componenten: de PO, GRN en factuur. Door alle drie de documenten te controleren, kun je verifiëren of de bestelling volgens plan is uitgevoerd en of de factuurgegevens correct zijn.
Hier volgt wat meer informatie over elk van de drie documenten die je moet bekijken:
Inkooporder (PO)
Je collega’s van de inkoop- of inkoopafdeling geven de PO uit.
De PO geeft toestemming voor de aankoop van de vermelde artikelen en bevat specifieke gegevens, zoals de hoeveelheid en prijs (zoals overeengekomen met de leverancier) van de artikelen. Elke PO heeft een uniek nummer dat je kunt gebruiken om ernaar te verwijzen en de order te volgen.
Ontvangstbewijs van goederen (GRN)
De GRN, ook wel een ontvangstrapport of afleveringsbewijs genoemd, bevestigt dat de ontvangstafdeling de levering heeft ontvangen. Het document bevat informatie over de geleverde artikelen en vermeldt of de levering volledig of gedeeltelijk was.
Factuur
Doorgaans stuurt de leverancier een factuur zodra je de levering hebt ontvangen, maar dit kan variëren afhankelijk van je relatie met de leverancier. De factuur bevat gegevens zoals de contactgegevens van de leverancier, een uniek factuurnummer, toepasselijke tegoeden of kortingen, het totaal verschuldigde bedrag en beschikbare betaalmethoden.
Het proces van drievoudige controle
Drievoudige controle is een eenvoudig (maar enigszins tijdrovend) proces waarbij de medewerker van de crediteurenadministratie drie documenten — de PO, GRN en factuur — vergelijkt om afwijkingen en frauduleuze of dubbele facturen op te sporen.
Het verifiëren van leveranciersfacturen omvat drie stappen:
1. Verificatie van de PO
Controleer of de PO alle ordergegevens bevat die op het moment van de bestelling vereist zijn, waaronder de naam en het adres van de leverancier, de te bestellen artikelen en de hoeveelheid en prijs van die artikelen.
2. Verificatie van de levering
Bij aankomst van de zending controleert de ontvangstafdeling de staat van de goederen en vergelijkt ze de ontvangen hoeveelheid goederen met de hoeveelheid die in de PO is vermeld. Als alles klopt, geeft de afdeling een GRN uit ter bevestiging van de levering van de goederen en voert ze deze in de software voor voorraadbeheer in.
3. Factuurcontrole
Vergelijk de factuurgegevens met de PO en GRN.
- Komt het totaalbedrag op de factuur overeen met dat van de PO?
- Komt de gefactureerde hoeveelheid overeen met de ontvangen hoeveelheid volgens de GRN?
- Als de GRN schade aan bepaalde artikelen in de zending vermeldt, is de factuur van de leverancier dan dienovereenkomstig aangepast?
Een fluitje van een cent, toch? Dit eenvoudige proces kan echter snel overweldigend worden wanneer je elke maand duizenden leveringen ontvangt.
Je kunt altijd meer medewerkers aannemen, maar er is een slimmere en kosteneffectievere manier om drievoudige controle schaalbaar te maken: software voor automatisering van de crediteurenadministratie. Automatisering van de crediteurenadministratie helpt om drievoudige controle op te schalen en minimaliseert de kans op menselijke fouten.
Teams die betrokken zijn bij het proces van drievoudige controle
Drie afdelingen zijn betrokken bij het proces van drievoudige controle:
- Inkoopafdeling: De inkoopafdeling geeft de PO uit en zorgt ervoor dat deze alle noodzakelijke gegevens bevat, zoals het PO-nummer en de prijs en hoeveelheden van de artikelen.
- Ontvangstafdeling: De ontvangstafdeling ontvangt leveringen, registreert de nieuwe artikelen in de voorraadadministratie en geeft een GRN uit.
- Financiële of boekhoudafdeling: Het crediteurenteam ontvangt leveranciersfacturen en vergelijkt deze met de PO en GRN. Als alles klopt, keuren ze de factuur goed.
Voorbeeld van drievoudige controle
Laten we aan de hand van een voorbeeld bekijken hoe drievoudige controle werkt. Stel dat je softwarebedrijf 10 nieuwe monitoren nodig heeft. De inkoopafdeling heeft besloten een bestelling te plaatsen bij bedrijf A.
De PO vermeldt een totale waarde van $15,000 en bevat gegevens zoals de hoeveelheid en prijs van de bestelde monitoren, de verwachte leverdatum en interne boekhoudcodes.
Zodra bedrijf A de monitors levert en een factuur verstuurt, begint de medewerker van de crediteurenadministratie met het verificatieproces. De medewerker controleert of de aankoop via een PO is geautoriseerd en bekijkt de prijs, hoeveelheid en bedrijfsnaam om er zeker van te zijn dat het geen valse factuur is.
Vervolgens vergelijkt de medewerker van de crediteurenadministratie de GRN om te controleren of er inderdaad 10 monitors zijn geleverd. Zodra de medewerker tevreden is, autoriseert die de betaling.
Voordelen van 3-wegmatching
3-wegmatching biedt de volgende voordelen:
Fraude en overbetaling voorkomen
Ik heb deze al een paar keer genoemd, dus je begrijpt het. Door de gegevens in drie afzonderlijke documenten te verifiëren, kun je afwijkingen opsporen die tot overbetaling kunnen leiden en frauduleuze facturen identificeren. Het controleren van drie documenten resulteert in een efficiënt crediteurenproces dat je bedrijfsresultaat en kasstroom beschermt.
Snellere betalingen
3-wegmatching helpt legitieme betalingen aan leveranciers te stroomlijnen, vooral wanneer je een automatiseringstool voor de crediteurenadministratie gebruikt. Snellere betalingen helpen je sterkere relaties met leveranciers op te bouwen, waarbij 81% van de betalers gelooft dat directe betalingen gelijkstaan aan betere relaties met leveranciers.
Snellere betalingen kunnen mogelijk ook leiden tot gunstigere kredietvoorwaarden, prioriteit bij bestellingen en kortingen voor vroegtijdige betaling.
Een audittrail creëren
Voor 3-wegmatching moet je bedrijfsdocumenten opslaan (en ze kunnen terugvinden op een manier waardoor je niet meteen de haren uit je hoofd wilt trekken). Als je dit systeem eenmaal hebt ingericht, kun je tijdens een interne audit gemakkelijker documenten vinden, waardoor het hele proces sneller verloopt.
Nadelen van 3-wegmatching
Aan alles wat goed is, hangt een prijskaartje; dit zijn de nadelen van 3-wegmatching:
Arbeidsintensief
3-wegmatching kan een langdurig en vervelend proces zijn wanneer je het voor het eerst opzet. Langere verwerkingstijden in het begin kunnen leiden tot vertraagde betalingen en een goede relatie met de leverancier in de weg staan.
Automatisering van de crediteurenadministratie is een eenvoudige oplossing voor het aanpakken van het langdurige handmatige matchingproces. Het geautomatiseerde systeem regelt alles: van het koppelen van gegevens aan de bijbehorende PO en GRN tot het uitvoeren van de betaling. Voor het geval het nog niet duidelijk was: ik denk dat automatisering hier de beste aanpak is; je hoeft je tijd niet te besteden aan het leggen van een puzzel van je bedrijfsinformatie als dat niet nodig is.
Niet ideaal voor diensten
Je kunt geen GRN uitgeven voor diensten, omdat deze doorlopend worden verleend. Je hebt een teamlid nodig om de kwaliteit van de dienstverlening handmatig te controleren en het AP-team te informeren, zodat zij de betaling kunnen vrijgeven. Best een gedoe.
Niet bestand tegen alle fouten
3-wegmatching corrigeert fouten in de factuur. Er wordt geen rekening gehouden met andere fouten, zoals verkeerd opgeborgen papierwerk of verkeerd geïnterpreteerde voorwaarden van overeenkomsten.
Bovendien moet je, wanneer jij of je geautomatiseerde systeem fouten detecteert, de fout bespreken met de inkoop- en ontvangstafdeling(en). Dit kan het proces verder vertragen, vooral als teams op verschillende locaties werken.
Dat gezegd hebbende, is er ook een gedeeltelijk voordeel: door deze fouten vroegtijdig op te sporen, voorkom je grotere misverstanden later als ze onopgemerkt blijven.
3-wegmatching implementeren
Handmatige 3-wegmatching is arbeidsintensief; als je eraan begint zonder plan, kan dit de verwerkingstijd van facturen verlengen en een grote bottleneck vormen in je workflow voor de crediteurenadministratie. Zo implementeer je 3-wegmatching zonder dat je betalingsproces onnodig wordt vertraagd:
- Wijs een eigenaar aan: Wijs een persoon aan die toezicht houdt op het driewegmatchingsproces. Dit moet iemand van het AP-team zijn, bij voorkeur iemand die het AP-systeem kan configureren om facturen te matchen en de door het systeem gemarkeerde fouten op te lossen.
- Definieer een minimumbedrag voor facturen voor driewegmatching: Het heeft weinig zin om een factuur van $50 aan driewegmatching te onderwerpen. Reserveer driewegmatching voor facturen boven een bepaald bedrag, aangezien facturen met een hoge waarde over het algemeen een groter frauderisico met zich meebrengen.
- Automatiseer driewegmatching: Een geautomatiseerd systeem maakt het overbodig dat een AP-medewerker facturen van leveranciers handmatig controleert. Het systeem vergelijkt de drie documenten zonder handmatige inspanning. Als er afwijkingen zijn, stelt het systeem de AP-medewerker daarvan op de hoogte.
- Definieer een tolerantieniveau voor afwijkingen: Als je software gebruikt, raad ik aan een tolerantieniveau voor afwijkingen te definiëren, zodat het systeem betalingen met kleine afwijkingen kan goedkeuren zolang deze binnen een aanvaardbaar bereik vallen. Hierdoor is het niet nodig om kleine afwijkingen op facturen met een hoge waarde te onderzoeken. Een AP-medewerker zou bijvoorbeeld geen tijd moeten besteden aan het onderzoeken van een verschil van $10 op een factuur van $10,000.
- Voer de verandering geleidelijk door: Voer driewegmatching geleidelijk in door het AP-team uit te leggen hoe belangrijk driewegmatching is, wat de voordelen ervan zijn en welke rol het speelt binnen het bredere boekhoudproces.
De toekomst van driewegmatching
Als je bingokaart al voorzag in dat ik “AI” zou zeggen, kun je dat vakje afvinken!
Op dit moment is software de beste manier om driewegmatching uit te voeren; AI-technologieën zullen echter de toekomst bepalen. AI maakt softwareoplossingen in allerlei sectoren krachtiger en naarmate deze slimmer worden, zullen ze bedrijven veel geld besparen door nog meer efficiëntie, fraudevermindering en geautomatiseerde beslissingen.
In 2019 bijvoorbeeld heeft een medewerker van Honda het bedrijf voor $750,000 opgelicht door meerdere inkooporders aan te maken. Honda had dit kunnen voorkomen met een door AI aangedreven AP-systeem en $750,000 kunnen besparen.
Een door AI aangedreven AP-systeem kan meer doen dan alleen frauduleuze facturen identificeren. Zo kan anomaliedetectie op basis van ML het gedrag van medewerkers binnen het AP-proces monitoren. Het systeem markeert kwaadaardig gedrag, zodat je kunt ingrijpen voordat het te laat is.
Je kunt ook technologieën zoals benaderende matching gebruiken om facturen van fictieve bedrijven te detecteren.
“Benaderende matching omvat een verzameling statistische technieken die ongeveer gelijke tekenreeksen vergelijken en aan elkaar koppelen. Deze technieken gebruiken statistische regels om een relatieve mate van waarheidsgetrouwheid over de overeenkomst tussen twee tekenreeksen vast te stellen, in tegenstelling tot een Booleaanse benadering, die voor elke taak een afzonderlijk, hardgecodeerd formaat gebruikt om een ja/nee-antwoord te geven.”
Een systeem kan benaderende matching gebruiken om meerdere opslagplaatsen te doorzoeken, de bestaande leveranciersdatabase te raadplegen en verschillende documenten te vergelijken om valse documenten te identificeren.
Het resultaat? Fraude detecteren, zelfs in gevallen waarin een mens deze mogelijk over het hoofd had gezien.
Bereid je vandaag voor op de toekomst
Handmatige driewegcontrole is iets uit de jaren 90. Moderne bedrijven gebruiken software voor fout- en fraudedetectie. AI staat op het punt het AP-proces te transformeren, maar bespaar intussen tijd en verbeter de beveiliging door vandaag nog driewegcontrole in te voeren.
Als je deze post nuttig vond, abonneer je dan op de nieuwsbrief van The CFO Club om meer inzichten rechtstreeks in je inbox te ontvangen.
