Een onkostendeclaratie maken: de 4-stappengids van een CMA
Gemiddeld duurt het 20 minuten om handmatig een onkostendeclaratie in te vullen. Vermenigvuldig dat met het aantal onkostendeclaraties dat je elke maand goedkeurt en... je besteedt heel wat tijd inefficiënt.
Zo maak je snel en eenvoudig een onkostendeclaratie, met zo min mogelijk tijdverlies.
De basis van onkostendeclaraties
Een onkostendeclaratie is een overzicht van uitgaven die zijn gecategoriseerd op basis van verschillende criteria, zoals project, afdeling of werknemer.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Stel bijvoorbeeld dat je werknemer vanuit je kantoor in San Francisco naar Chicago reist. Tijdens de zakenreis zal de werknemer waarschijnlijk verschillende geplande of onverwachte uitgaven doen, zoals taxiritten of een maaltijd met een zakenrelatie.
Je moet de werknemer een onkostendeclaratie laten maken waarin de uitgaven van de zakenreis worden samengevat, zodat je ze kunt controleren, goedkeuren en de betreffende werknemer kunt terugbetalen.
Het is een goede gewoonte om deze reiskosten in software vast te leggen, zodat je ze goed kunt bijhouden en hun impact op je bedrijfsresultaat kunt meten. Als je vastzit aan handmatige rapporten, verspil je enorm veel tijd en overtreed je mogelijk de aftrekbaarheidsregels van de IRS.
De juiste tool voor onkostendeclaraties kiezen
Ik raad niet aan om de “traditionele aanpak” te volgen en zakelijke uitgaven in een Excel-sheet te verzamelen, maar als dit je voorkeursmethode is, heb je nog enkele opties.
Bij Excel-sheets moet je uitgaven handmatig invoeren zodra ze worden gedaan. Het is langzaam en omslachtig, maar je hoeft in ieder geval niet te betalen voor software voor het bijhouden van uitgaven. Als je voor deze methode kiest, kunnen goede sjablonen helpen om tijd te besparen. Dit zijn enkele sjablonen die ik heb gevonden:
- Microsoft Excel-sjablonen
- Sjablonen voor onkostendeclaraties van Smartsheet
- Sjabloon voor een onkostendeclaratie van Vertex42
- Sjablonen voor onkostendeclaraties van ClickTime
Als je te veel onkostendeclaraties moet verwerken of je systemen gewoon naar een hoger niveau wilt tillen, kan investeren in software voor onkostendeclaraties helpen. Hier zijn enkele goede opties om te overwegen:
Stapsgewijze handleiding voor het maken van onkostendeclaraties
Hoewel ze mogelijk tijdrovend zijn, zouden onkostendeclaraties heel eenvoudig moeten zijn. Dit is een proces in vier stappen voor het maken van onkostendeclaraties:
Stap 1: Bonnetjes verzamelen
De persoon die de uitgave doet, moet een bonnetje verzamelen. Naast het intern controleren van gerapporteerde uitgaven zijn bonnetjes ook nodig om belastingaftrek te claimen.
De IRS vereist bijvoorbeeld dat bedrijven gegevens bijhouden van alle uitgaven die worden gedaan tijdens reizen buiten de woonplaats, met uitzondering van uitgaven van minder dan $75 of uitgaven voor accommodatie, volgens Section 1.274-5(c)(2)(iii).
Stap 2: Uitgaven specificeren en datums en andere details toevoegen
De werknemer moet een gespecificeerde lijst van uitgaven maken en deze op datum sorteren. Voor elke gespecificeerde uitgave moeten kolommen worden toegevoegd voor de omschrijving, code en andere details.
In sommige gevallen moeten er specifieke details over de uitgave worden toegevoegd. Als de werknemer bijvoorbeeld tijdens een reis een bedrijfsauto gebruikt, moet diegene naast de brandstofkosten de begin- en eindstand vermelden.
Stap 3: Uitgaven categoriseren
Het categoriseren van uitgaven maakt het eenvoudiger wanneer het tijd is om je belastingaangifte in te dienen. Je kunt werknemers verplichten om uitgaven in verschillende categorieën te sorteren, zoals:
- Verzekeringen
- Adverteren
- Kantoorkosten
- Reizen
- Huur
- Lonen
Het onkostendeclaratieoverzicht moet de subtotalen voor elke onkostencategorie tonen, evenals het totale bedrag voor alle soorten kosten.
Stap 4: Verstuur het overzicht
Adviseer medewerkers om de totalen nogmaals te controleren voordat ze het onkostendeclaratieoverzicht definitief maken. Vraag hen om bonnetjes aan het overzicht toe te voegen, zodat je deze als referentie kunt gebruiken bij het beoordelen van het onkostendeclaratieoverzicht.
De bonnetjes kunnen afgedrukt of gescande kopieën zijn. Zodra alles in orde is, kunnen medewerkers het onkostendeclaratieoverzicht indienen, e-mailen of afdrukken en persoonlijk overhandigen, overeenkomstig de beste werkwijzen binnen je organisatie.
Een onkostendeclaratieoverzicht indienen
Als je software gebruikt, hoort er een duidelijk proces te zijn dat je automatisch op de hoogte brengt wanneer een medewerker een onkostendeclaratieoverzicht indient.
Als je geen software gebruikt, kan je team onkostendeclaratieoverzichten indienen als Excel- of Google Sheets-bestand. Pdf- en Word-documenten worden soms gebruikt, maar zijn veel minder populair (& met goede reden).
Teamleden kunnen deze onkostendeclaratieoverzichten e-mailen naar de relevante persoon, het relevante Slack-kanaal gebruiken of een fysieke kopie indienen, overeenkomstig het bedrijfsbeleid.
Het onkostendeclaratieoverzicht controleren
Bij het controleren van kosten in een onkostendeclaratieoverzicht komen de volgende twee stappen kijken:
- Kosteninformatie controleren: Hierbij worden bedragen, belastinggegevens en andere details gecontroleerd. Dit is mogelijk niet haalbaar wanneer je honderden onkostendeclaratieoverzichten per week goedkeurt. Geef daarom prioriteit aan de overzichten waarbij de kans op overtredingen van het onkostenbeleid groter is, zoals reiskosten. Als een medewerker geld wil uitgeven aan een zakendiner, vraag dan om een gastenlijst, bij voorkeur vóór het diner.
- Goedkeuring door een manager: De manager bepaalt de rechtmatigheid van het onkostendeclaratieoverzicht door te controleren of de kosten onderdeel waren van de functie van de medewerker. Het is echter niet ongebruikelijk dat een eigenaar van een klein bedrijf onkostendeclaratieoverzichten rechtstreeks goedkeurt wanneer teams klein zijn.
5 veelgemaakte fouten bij het indienen van onkostendeclaratieoverzichten
Het maken van onkostendeclaratieoverzichten is eenvoudig, maar er kunnen gemakkelijk fouten ontstaan. Je kunt veel van deze fouten voorkomen door het proces te automatiseren. Houd rekening met de volgende veelgemaakte fouten:
1. Een kostenpost niet declareren
Het is gemakkelijk om kosten tijdens een reis te vergeten. Dit kan gebeuren wanneer de medewerker het te druk heeft, kosten contant heeft betaald of simpelweg niet wist dat de kosten konden worden vergoed.
Software voor onkostenbeheer kan het bijhouden van je kosten eenvoudiger maken. Medewerkers kunnen onderweg een foto maken om een kostenpost vast te leggen. De software herinnert hen er ook aan om onkostendeclaratieoverzichten in te dienen.
2. Het onkostenbeleid van het bedrijf niet naleven
Het is essentieel om het volledige onkostenbeleid te lezen en een kopie bij de hand te hebben. Wanneer een medewerker fouten maakt, kan de software dit aanmerken als frauduleuze activiteit.
De software van je bedrijf verstuurt ook meldingen wanneer iemand kosten indient die niet binnen het beleid vallen. Idealiter worden dergelijke kosten daarom met de reismanager of het hoofd van de afdeling besproken voordat de betaling wordt gedaan.
3. Bonnetjes kwijtraken
We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Het kwijtraken van bonnetjes voor contant betaalde kosten kan ertoe leiden dat de medewerker geld verliest, omdat je kosten pas kunt goedkeuren nadat een bonnetje of kostendocument is ingediend.
Als je bedrijf een mobielvriendelijke oplossing voor onkostenbeheer gebruikt, kunnen medewerkers foto's maken van bonnetjes terwijl ze deze verzamelen. Zelfs als ze de fysieke kopie kwijtraken, kunnen ze de kopie in de software als bewijs gebruiken.
4. Privé- en zakelijke kosten vermengen
Stel dat een medewerker een goede bespreking met een klant had in een restaurant. Na de bespreking bleef de medewerker met vrienden eten, maar verzuimde eerst de rekening te laten afsluiten. Dit betekent dat het bonnetje van de medewerker voor het restaurant alles bevat wat deze heeft besteld, waardoor privé- en zakelijke kosten door elkaar lopen.
Hoewel dit misschien een klein probleem lijkt, kan het uitmonden in een puinhoop wanneer de werknemer om terugbetaling wil vragen. Dergelijke handelingen kunnen als onzorgvuldig of zelfs bedrieglijk worden beschouwd.
Het gebruik van afzonderlijke betaalmethoden is een goede manier om privé- en zakelijke uitgaven niet door elkaar te laten lopen. Zo kunnen zakelijke betaalkaarten voorkomen dat werknemers geld uit eigen zak uitgeven, waardoor het gemakkelijker wordt om uitgaven gescheiden te houden.
5. Dubbele uitgaven
Dubbele uitgaven kunnen tegenstrijdigheden veroorzaken in de financiële overzichten van het bedrijf. Het bedrijf kan dit zelfs als frauduleus gedrag beschouwen en in het ergste geval kan het bedrijf een boete krijgen.
Een van de belangrijkste voordelen van software voor onkostenbeheer is dat deze dubbele uitgaven tot op zekere hoogte kan helpen voorkomen. Veel oplossingen voor onkostenbeheer kunnen dubbele uitgaven detecteren op basis van vooraf gedefinieerde regels of met behulp van AI. Ze geven een waarschuwing zodra er sprake is van een dubbele uitgave, zodat je die uitgave kunt bevestigen of verwijderen.
Zo houd je controleketens van onkostendeclaraties bij
Het bijhouden van een controleketen helpt je fraude te voorkomen, aan de regelgeving te blijven voldoen en de gegevens te verzamelen die nodig zijn voor interne audits. Zo houd je controleketens van onkostendeclaraties bij:
1. Maak het indienen van bewijs eenvoudiger
Stel de mensen die bij de transactie betrokken zijn in staat om eenvoudig bewijs in te dienen.
Je kunt werknemers bijvoorbeeld toestaan digitale kopieën in te dienen of gegevens rechtstreeks in software in te voeren, in plaats van fysieke facturen te eisen. Veel bedrijven verstrekken zakelijke creditcards, zodat ze alle uitgaven op één overzicht kunnen bijhouden (en daarvoor beloningen kunnen ontvangen die specifiek aan creditcards zijn gekoppeld).
Je kunt dit proces verder vereenvoudigen door het te automatiseren met software voor onkostendeclaraties die met je bank integreert en uitgaven automatisch registreert.
2. Digitaliseer de controleketen
Het digitaliseren van controleketens maakt het gemakkelijker voor zowel de mensen die onkostendeclaraties indienen als de mensen die ze goedkeuren.
Bij het goedkeuren van onkostendeclaraties betekent digitale opslag dat je filters kunt toepassen en eenvoudig naar informatie kunt zoeken, in plaats van een stapel papier door te nemen. Hierdoor kun je onkostendeclaraties sneller verwerken en ben je er zekerder van dat er niets over het hoofd is gezien.
3. Maak het proces foutloos
Het handmatig vastleggen van uitgaven in een onkostendeclaratie is foutgevoelig. Een werknemer kan een getal verkeerd overtypen of een regel vergeten.
Geautomatiseerde oplossingen voor onkostenbeheer kunnen veel van deze problemen aanpakken. Zo kan een oplossing voor het bijhouden van uitgaven met OCR (optische tekenherkenning) fysieke bonnen scannen en de details van de uitgaven automatisch in de software invullen.
4. Gebruik één oplossing
Het gebruik van één oplossing om bonnen te verzamelen, uitgaven vast te leggen en factuurafstemmingen uit te voeren, helpt om volledige controleketens op één plek te bewaren.
Door alle gegevens die nodig zijn voor een audit op één plek te bewaren, hoef je niet ver te zoeken naar informatie wanneer je die nodig hebt.
Hoewel lage prijzen voor taakgerichte software aantrekkelijk kunnen zijn, moet je proberen te anticiperen op je toekomstige behoeften wanneer je software voor onkostenbeheer of auditbeheersoftware beoordeelt, zodat alles eenvoudig blijft.
Vereenvoudig onkostendeclaraties
De meest succesvolle moderne bedrijven richten zich op het automatiseren van de routinematige onderdelen van hun werkproces, van boekhouding tot onkostendeclaraties.
Wanneer je dit automatiseert, zul je merken dat goedkeuringen nog steeds enig handmatig werk vereisen, maar dat je aanzienlijk meer werk - en nauwkeuriger - in veel minder tijd voltooit.
Klaar om je vaardigheden als financieel leider verder te ontwikkelen? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en aanbevelingen van de financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
