Een onkostendeclaratie maken: de 4-stappengids van een CMA
Gemiddeld duurt het 20 minuten om handmatig een onkostendeclaratie in te vullen. Vermenigvuldig dat met het aantal onkostendeclaraties dat je elke maand goedkeurt en... dan besteed je veel tijd inefficiënt.
Zo maak je snel en eenvoudig een onkostendeclaratie, met weinig verspilde tijd.
De basis van onkostendeclaraties
Een onkostendeclaratie is een overzicht van uitgaven die zijn gecategoriseerd op basis van verschillende criteria, zoals project, afdeling of medewerker.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Stel bijvoorbeeld dat je medewerker vanuit je kantoor in San Francisco naar Chicago reist. Tijdens de zakenreis zal de medewerker waarschijnlijk verschillende geplande of onvoorziene kosten maken—dit kunnen taxiritten of een maaltijd met een zakenrelatie zijn.
Je moet de medewerker een onkostendeclaratie laten maken waarin de kosten van de zakenreis worden samengevat, zodat je deze kunt controleren, goedkeuren en de betreffende medewerker kunt terugbetalen.
Het is een goede gewoonte om deze reiskosten in software vast te leggen, zodat je ze goed kunt bijhouden en hun impact op je bedrijfsresultaat kunt meten. Als je vastzit aan handmatige rapporten, verspil je enorm veel tijd en overtreed je mogelijk de regels van de IRS voor aftrekbaarheid.
De juiste tool voor onkostendeclaraties kiezen
Ik raad niet aan om de “traditionele aanpak” te volgen en zakelijke uitgaven in een Excel-bestand te verzamelen, maar als dit je voorkeur heeft, heb je nog enkele opties.
In Excel-bestanden moet je uitgaven handmatig invoeren zodra ze worden gemaakt. Het is traag en vervelend, maar je hoeft in ieder geval niet te betalen voor software voor het bijhouden van uitgaven. Als je voor deze methode kiest, kunnen goede sjablonen helpen om tijd te besparen—dit zijn enkele sjablonen die ik heb gevonden:
- Microsoft Excel-sjablonen
- Sjablonen voor onkostendeclaraties van Smartsheet
- Sjabloon voor een onkostendeclaratie van Vertex42
- Sjablonen voor onkostendeclaraties van ClickTime
Als je te maken hebt met te veel onkostendeclaraties of je systemen gewoon naar een hoger niveau wilt tillen, kan investeren in software voor onkostendeclaraties helpen. Hier zijn enkele goede opties om te overwegen:
Stapsgewijze handleiding voor het maken van onkostendeclaraties
Hoewel onkostendeclaraties mogelijk tijdrovend zijn, zouden ze heel eenvoudig moeten zijn. Hier is een proces in vier stappen voor het maken van onkostendeclaraties:
Stap 1: Bonnetjes verzamelen
De persoon die de uitgave doet, moet een bonnetje verzamelen. Naast het intern controleren van gerapporteerde uitgaven zijn bonnetjes ook nodig om belastingaftrek te claimen.
De IRS vereist bijvoorbeeld dat bedrijven gegevens bijhouden van alle uitgaven die worden gedaan tijdens reizen buiten de woonplaats, behalve uitgaven van minder dan $75 of uitgaven voor accommodatie, volgens Section 1.274-5(c)(2)(iii).
Stap 2: Uitgaven specificeren en datums en andere gegevens toevoegen
De medewerker moet een gespecificeerde lijst van uitgaven maken en deze op datum sorteren. Voor elke gespecificeerde uitgave moeten kolommen voor de omschrijving, code en andere gegevens worden toegevoegd.
In sommige gevallen moeten mogelijk uitgavespecifieke gegevens worden toegevoegd. Als de medewerker bijvoorbeeld met een bedrijfsauto reist, moet diegene de begin- en eindstand naast de brandstofkosten vermelden.
Stap 3: Uitgaven categoriseren
Het categoriseren van uitgaven maakt het eenvoudiger wanneer het tijd is om je belastingaangifte in te dienen. Je kunt medewerkers verplichten om uitgaven in verschillende categorieën in te delen, zoals:
- Verzekeringen
- Reclame
- Kantoorkosten
- Reizen
- Huur
- Lonen
Het onkostendeclaratieoverzicht moet de subtotalen voor elke uitgavencategorie en het totale bedrag voor alle soorten uitgaven weergeven.
Stap 4: Dien het overzicht in
Adviseer medewerkers om de totalen nogmaals te controleren voordat ze het onkostendeclaratieoverzicht definitief maken. Vraag hen om bonnetjes aan het overzicht toe te voegen, zodat je deze als referentie kunt gebruiken bij het beoordelen van het onkostendeclaratieoverzicht.
De bonnetjes kunnen zowel afgedrukte als gescande kopieën zijn. Zodra alles in orde is, kunnen medewerkers het onkostendeclaratieoverzicht indienen, e-mailen of afdrukken en persoonlijk overhandigen volgens de beste werkwijzen van je organisatie.
Een onkostendeclaratieoverzicht indienen
Als je software gebruikt, hoort er een vrij duidelijk proces te zijn dat je automatisch op de hoogte brengt wanneer een medewerker een onkostendeclaratieoverzicht indient.
Als je geen software gebruikt, kan je team onkostendeclaratieoverzichten indienen in de vorm van een Excel- of Google Sheets-bestand. Pdf- en Word-documenten worden soms gebruikt, maar zijn veel minder populair (& om een goede reden).
Teamleden kunnen deze onkostendeclaratieoverzichten e-mailen naar de betreffende persoon, het relevante Slack-kanaal gebruiken of een fysieke kopie indienen volgens het bedrijfsbeleid.
Het onkostendeclaratieoverzicht controleren
Bij het controleren van uitgaven in een onkostendeclaratieoverzicht zijn twee stappen betrokken:
- De uitgavendata controleren: Dit houdt in dat bedragen, belastinggegevens en andere details worden geverifieerd. Dit is mogelijk niet haalbaar wanneer je honderden onkostendeclaratieoverzichten per week goedkeurt, dus geef prioriteit aan de overzichten waarbij de kans op overtredingen van het uitgavenbeleid groter is, zoals reisuitgaven. Als een medewerker geld wil uitgeven aan een zakendiner, vraag dan om een gastenlijst, bij voorkeur vóór het diner.
- Goedkeuring door een manager: De manager bepaalt of het onkostendeclaratieoverzicht legitiem is door te controleren of de uitgaven onderdeel waren van de functie. Het is echter niet ongebruikelijk dat een eigenaar van een klein bedrijf onkostendeclaratieoverzichten rechtstreeks goedkeurt wanneer de teams klein zijn.
5 veelgemaakte fouten bij het indienen van onkostendeclaratieoverzichten
Het maken van onkostendeclaratieoverzichten is eenvoudig, maar er kunnen veel fouten bij worden gemaakt. Je kunt veel van deze fouten voorkomen door het proces te automatiseren. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten om rekening mee te houden:
1. Een uitgave niet declareren
Het is gemakkelijk om uitgaven tijdens het reizen te vergeten—dit kan gebeuren als de medewerker het te druk heeft, uitgaven contant heeft betaald of gewoon niet wist dat de uitgave vergoed kon worden.
Software voor onkostenbeheer kan het bijhouden van je uitgaven eenvoudiger maken. Medewerkers kunnen onderweg een foto maken om een uitgave vast te leggen. De software herinnert hen er ook aan om onkostendeclaratieoverzichten in te dienen.
2. Geen aandacht besteden aan het uitgavenbeleid van het bedrijf
Het is essentieel om het volledige uitgavenbeleid te lezen en een exemplaar bij de hand te hebben. Wanneer een medewerker fouten maakt, kan de software dit detecteren als frauduleuze activiteit.
De software van je bedrijf verstuurt ook meldingen wanneer iemand uitgaven indient die niet binnen het beleid vallen. Idealiter worden dergelijke uitgaven daarom met de reismanager of het afdelingshoofd besproken voordat de betaling wordt gedaan.
3. Bonnetjes kwijtraken
We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Het kwijtraken van bonnetjes voor contant betaalde uitgaven kan ertoe leiden dat de medewerker geld verliest, omdat je uitgaven niet kunt goedkeuren totdat diegene een bonnetje of uitgavendocument indient.
Als je bedrijf een mobielvriendelijke oplossing voor onkostenbeheer gebruikt, kunnen medewerkers foto's maken van bonnetjes zodra ze deze ontvangen. Zelfs als ze de fysieke kopie kwijtraken, kunnen ze de kopie in de software als bewijs gebruiken.
4. Persoonlijke en zakelijke uitgaven door elkaar halen
Stel dat een werknemer een geweldige bespreking met een klant in een restaurant had. Na de bespreking bleven ze om tijdens het diner enkele vrienden te ontmoeten, maar ze sloten de rekening niet eerst af. Dit betekent dat het restaurantbonnetje van de werknemer alles bevatte wat ze hadden besteld, waarbij persoonlijke en zakelijke uitgaven door elkaar waren gemengd.
Hoewel dit misschien een klein probleem lijkt, kan het een rommeltje worden wanneer de werknemer een vergoeding wil aanvragen. Dergelijke handelingen kunnen als onzorgvuldig of zelfs misleidend worden beschouwd.
Het gebruik van afzonderlijke betaalmethoden is een uitstekende manier om persoonlijke en zakelijke uitgaven niet door elkaar te laten lopen. Zakelijke slimme kaarten kunnen bijvoorbeeld voorkomen dat werknemers geld uit eigen zak uitgeven, waardoor het gemakkelijker wordt om uitgaven gescheiden te houden.
5. Dubbele uitgaven
Dubbele uitgaven kunnen afwijkingen in de financiële overzichten van het bedrijf veroorzaken. Het bedrijf kan dit zelfs als frauduleus gedrag beschouwen en in het ergste geval kan het bedrijf een boete krijgen.
Een van de belangrijkste voordelen van software voor uitgavenbeheer is dat deze dubbele uitgaven tot op zekere hoogte kan helpen voorkomen. Veel oplossingen voor uitgavenbeheer kunnen dubbele uitgaven detecteren op basis van vooraf gedefinieerde regels of met behulp van AI. Ze geven een waarschuwing zodra er sprake is van een dubbele uitgave, zodat je die uitgave kunt bevestigen of verwijderen.
Zo houd je audittrail voor onkostendeclaraties bij
Het bijhouden van een audittrail helpt je fraude te voorkomen, aan de regels te blijven voldoen en de gegevens te verzamelen die nodig zijn voor interne audits. Zo houd je audittrails voor onkostendeclaraties bij:
1. Maak het indienen van bewijs eenvoudiger
Geef de mensen die bij de transactie betrokken zijn de mogelijkheid om eenvoudig bewijs in te dienen.
Je kunt werknemers bijvoorbeeld toestaan digitale kopieën in te leveren of gegevens rechtstreeks in software in te voeren, in plaats van fysieke facturen te eisen. Veel bedrijven verstrekken zakelijke creditcards, zodat ze alle uitgaven op één overzicht kunnen bijhouden (en daarvoor specifieke creditcardbeloningen kunnen ontvangen).
Je kunt het proces verder vereenvoudigen door het te automatiseren met software voor onkostendeclaraties die met je bank integreert en uitgaven automatisch registreert.
2. Digitaliseer de audittrail
Het digitaliseren van audittrails maakt het eenvoudiger voor zowel mensen die onkostendeclaraties indienen als voor de mensen die ze goedkeuren.
Bij het goedkeuren van onkostendeclaraties betekent digitale opslag dat je filters kunt toepassen en gemakkelijk naar informatie kunt zoeken, in plaats van door een stapel papier te moeten bladeren. Hierdoor kun je onkostendeclaraties sneller verwerken en ben je er zekerder van dat er niets over het hoofd is gezien.
3. Maak het proces foutloos
Het handmatig registreren van uitgaven in een onkostendeclaratie is foutgevoelig. Een werknemer kan een getal verkeerd overtypen of een regel vergeten.
Geautomatiseerde oplossingen voor uitgavenbeheer kunnen veel van deze problemen aanpakken. Een oplossing voor het bijhouden van uitgaven met OCR (Optische tekenherkenning) kan bijvoorbeeld fysieke bonnetjes scannen en de details van de uitgaven automatisch invullen in de software.
4. Gebruik één oplossing
Het gebruik van één oplossing om bonnetjes te verzamelen, uitgaven te registreren en facturen af te stemmen helpt om volledige audittrails op één plek bij te houden.
Door alle gegevens die nodig zijn voor een audit op één plek te bewaren, hoef je niet ver te zoeken naar informatie wanneer je die nodig hebt.
Hoewel lage prijzen voor taakgerichte software aantrekkelijk kunnen zijn, moet je bij het evalueren van software voor uitgavenbeheer of software voor auditbeheer proberen te anticiperen op je toekomstige behoeften om het eenvoudig te houden.
Vereenvoudig het indienen van onkostendeclaraties
De meest succesvolle moderne bedrijven richten zich op het automatiseren van de routinematige onderdelen van hun werkproces, van boekhouding tot onkostendeclaraties.
Wanneer je dit automatiseert, zul je merken dat goedkeuringen nog steeds enig handmatig werk vereisen, maar dat je aanzienlijk meer werk - en nauwkeuriger - in veel minder tijd uitvoert.
Klaar om je vaardigheden als financieel leider verder te ontwikkelen? Abonneer je op onze nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en aanbevelingen van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
