Bedrijfskosten bijhouden (in 5 eenvoudige stappen)
Om zakelijke uitgaven bij te houden, moet je elke aankoop registreren, je uitgaven categoriseren en je transacties regelmatig controleren. Het gebruik van hulpmiddelen zoals spreadsheets of apps voor het bijhouden van uitgaven maakt dit proces eenvoudiger en houdt je financiën overzichtelijk. Als je je uitgaven goed bijhoudt, kun je slimme zakelijke beslissingen nemen en financiële verrassingen in de toekomst voorkomen.
Zo houd je zakelijke uitgaven bij (Dit zijn de 5 eenvoudige stappen)
We weten hoe belangrijk het is om zakelijke uitgaven bij te houden. Maar wat is de beste manier om dat te doen? Met deze vijf eenvoudige stappen help je je kleine onderneming met de boekhouding en het bijhouden van uitgaven, zodat je je nieuw gevonden tijd kunt gebruiken voor zaken met meer impact.
Stap 1: Implementeer een systeem voor het bijhouden van uitgaven
Als je al je bonnetjes in een oude schoenendoos bewaart, is dit een uitstekend moment om die weg te gooien — de schoenendoos, niet de bonnetjes — en een systeem voor het bijhouden van uitgaven te overwegen. Je kunt ook spreadsheetsoftware gebruiken, zoals Microsoft Excel of Google Spreadsheets.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Mijn professionele advies? Als het om uitgavenbeheer gaat, kun je het beste een centraal, robuust systeem voor het bijhouden van zakelijke uitgaven implementeren, omdat je daarmee toegang krijgt tot waardevolle functies zoals het scannen en digitaal opslaan van bonnetjes. Er zijn nog tal van andere voordelen, die ik zo zal bespreken.
Het systeem dat je kiest, hangt af van de omvang en complexiteit van je onderneming, de vaardigheden en mogelijkheden van je werknemers en je voorkeuren.
Belangrijke stappen voor selectie en implementatie:
- Breng de specifieke behoeften van je bedrijf in kaart (neem de tijd en zorg dat je dit goed vastlegt)
- Vraag offertes en demonstraties aan bij aanbieders van oplossingen
- Beoordeel de functies en mogelijkheden van het systeem
- Selecteer een gebruiksvriendelijk systeem dat aan deze behoeften voldoet
- Documenteer, test in een pilot, implementeer en test de oplossing
- Train gebruikers in het gebruik ervan
- Zorg dat er ondersteuning beschikbaar is
Onze favoriete hulpmiddelen voor het bijhouden van uitgaven
Het team van The CFO Club heeft duizenden opties voor financiële software geanalyseerd — dit zijn de opties die voor het bijhouden van uitgaven als beste uit de bus kwamen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Stap 2: Stel categorieën voor uitgaven in
Voordat je uitgaven invoert in je nieuwe systeem voor het bijhouden van uitgaven, moet je duidelijke uitgavencategorieën vaststellen voor consistentie en eenvoudig beheer.
Door je uitgaven onder te brengen in categorieën en subcategorieën die uniek zijn voor je bedrijf (of sector), kun je uitgavenpatronen snel identificeren en analyseren. Hierdoor kun je ook sneller gebieden opsporen waar je mogelijk kosten kunt verlagen of optimaliseren.
Dit zijn enkele brede classificaties die de meeste bedrijven gebruiken:
- Kantoorbenodigdheden
- Reiskosten
- Advertentiekosten
- Algemene en administratieve kosten
Stap 3: Gebruik een systeem voor bonnenbeheer
Een van de uitdagingen bij het bijhouden van zakelijke uitgaven is het opslaan en beheren van bonnetjes. Fysieke archiveringssystemen zijn niet ideaal en kunnen problemen veroorzaken tijdens natuurrampen of andere ongelukkige gebeurtenissen.
Maar zoals ik eerder al zei, beschikken de meeste systemen voor het bijhouden van uitgaven over ingebouwd bonnenbeheer om je te helpen die lastige kleine dingen centraal te digitaliseren, op te slaan en te beheren. Zo zijn ze gemakkelijk toegankelijk en overzichtelijk, zodat je ze efficiënt kunt terugvinden; overal en altijd.
Zo werkt bonnenbeheer:
- Scan papieren bonnetjes (of ontvang ze elektronisch)
- Sla bonnetjes digitaal op
- Deel het type uitgave in
- Laat het systeem zijn werk doen
- Klik op een uitgavenregel om een kopie van een bon op te halen, te bekijken of te delen
Stap 4: Leg uitgaven regelmatig vast en deel ze in
Consistentie is essentieel bij het bijhouden van zakelijke uitgaven. Ik gebruik meestal een checklist van boekhoudkundige transacties aan het einde van de maand om georganiseerd te blijven. Wat staat er op die checklist? Leg je uitgaven waar mogelijk vast zodra ze plaatsvinden. Zo zorg je voor tijdige en nauwkeurige rapportage, doordat je voorkomt dat niet-geregistreerde uitgaven zich opstapelen — in de medische wereld ook wel “ik-vergeet-hetitis” genoemd.
Neem aan het begin de tijd om elke uitgave aan de juiste categorie toe te wijzen, zodat je ze later niet opnieuw hoeft in te delen. Voer alle uitgaven in onder de meest relevante categorie voor nauwkeurige financiële overzichten, rapportages, belastingaangiften en naleving van regelgeving.
Red de stagiairs!
Bij mijn eerste baan na de universiteit liet mijn baas me \u003cem\u003eelke bon afzonderlijk\u003c/em\u003e organiseren en classificeren, omdat hij dat niet meteen had gedaan. Ik kan bevestigen: hierdoor zal je jonge, beïnvloedbare nieuwe medewerker een hekel aan je krijgen.
Stap 5: Stem uitgaven af en controleer ze
Omdat ik in de boekhouding en financiële rapportage werk, weet ik dat het verleidelijk kan zijn om gewoon verder te gaan nadat je de stappen in je boekhoudcyclus hebt voltooid. Toch helpt het controleren en analyseren van je maandelijkse uitgaven je om:
- Uitgavenpatronen te analyseren
- Eventuele afwijkingen of fouten te identificeren
- Gebieden met te hoge uitgaven afzonderlijk te bekijken
- Mogelijkheden voor kostenbesparing te ontdekken
- Potentiële frauduleuze activiteiten of ongeautoriseerde afschrijvingen te identificeren
- Meer controle te krijgen om concurrerend te blijven
Beheers je uitgaven beter dan je concurrentie. Hier vind je altijd het concurrentievoordeel.
Sam Walton
Zo ziet het afstemmen van uitgaven eruit wanneer het is voltooid:
- Wanneer je je winst-en-verliesrekening opstelt, zou je snel moeten kunnen zien welke uitgavencategorie afwijkt van wat gebruikelijk was in de voorgaande maanden.
- Vervolgens moet je de uitgaven analyseren om te bepalen of de hogere uitgaven terecht zijn of dat sommige uitgaven in de verkeerde categorie staan.
- Staat een uitgave in de verkeerde categorie? Deel deze dan opnieuw in (verplaats haar) naar de juiste categorie.
- Voer het winst-en-verliesrapport opnieuw uit en analyseer en valideer de resultaten nogmaals.
- Vóór het afsluiten van de maand zijn alle uitgaven van hetzelfde type gegroepeerd onder de meest geschikte categorie.
Ik weet dat het ontzettend saai klinkt, maar weet je wat er gebeurt als je niet de tijd neemt om de details te controleren? Je nieuwe, opvallende CFO verschijnt in een limousine die hij zich onmogelijk kan veroorloven. Naar verluidt.
Wanneer boekhoudsoftware noodzakelijk wordt
Of je bedrijf nu groot of klein is, handmatige onkostentracking kan nog steeds omslachtig en inefficiënt zijn. Boekhoudsoftware kan een enorme verbetering betekenen.
De meeste boekhoudsoftware biedt allerlei functies die het proces van onkostentracking in bedrijven van elke omvang vereenvoudigen en automatiseren. Deze tools kunnen automatisch transacties uit zakelijke bankrekeningen en zakelijke creditcards importeren, uitgaven categoriseren, onkostendeclaraties genereren en realtime inzicht bieden in het financiële beheer en de financiële gezondheid van je bedrijf. Dit bespaart je aanzienlijk veel tijd en moeite en stelt je in staat je te richten op wat je liever zou doen — je bedrijf runnen.
Wanneer je boekhoudsoftware evalueert, zoek dan naar oplossingen die aansluiten bij de behoeften en omvang van je bedrijf. Factoren om rekening mee te houden zijn onder meer:
- Gebruiksgemak
- Schaalbaarheid
- Het type boekhoudsoftware dat je zoekt
- Integratie met andere software
- Prijs (Software-as-a-Service- of SaaS-abonnementen zijn zeer betaalbare opties)
- Het type platform (lokaal geïnstalleerd of cloudgebaseerd)
Of, weet je, laat ons ze voor je bekijken.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
| 💡Tip: Veel aanbieders van boekhoudsoftware bieden demo's en gratis proefversies aan. Maak hier gebruik van om functies en mogelijkheden te testen voordat je tot een aankoop overgaat. |
Wanneer is een boekhoudsysteem overbodig?
Misschien houd je je zakelijke uitgaven handmatig bij en gaat dat prima — maar is 'prima' echt alles wat je wilt? Ik heb gewerkt bij bedrijven van allerlei omvang en in verschillende sectoren en heb verschillende kleine bedrijven gehad, en ik kan je vertellen dat het bijhouden van uitgaven nooit tijdverspilling is, ongeacht de omvang van het bedrijf. Zelfs freelancers moeten bijhouden waaraan ze geld uitgeven en waar.
Waarom? Twee redenen:
- Als je eigenaar bent van een klein bedrijf — tijd en geld zijn schaars en je kunt het je niet veroorloven om een van beide te verspillen. Je moet elke euro en minuut juist extra goed in de gaten houden om concurrerend en winstgevend te blijven.
- Boekhoudsystemen zijn zeer betaalbaar en eenvoudig te implementeren.
Wat is een zakelijke uitgave?
Zakelijke uitgaven zijn alle dingen waar je geld aan uitgeeft om je bedrijf soepel te laten draaien — denk aan huur, werknemerssalarissen, software, kantoorbenodigdheden, advertenties of zelfs reizen. Als het je helpt om zaken te doen, telt het waarschijnlijk mee.
Deze kosten vallen meestal in twee categorieën: bedrijfskosten (zoals marketing- of internetrekeningen) en kostprijs van de omzet (zoals de materialen of arbeid die nodig zijn om je product of dienst te leveren).
Je kunt zakelijke uitgaven bijhouden met behulp van twee methoden — kasboekhouding of boekhouding op transactiebasis.
Voordelen van het nauwkeurig bijhouden van zakelijke uitgaven
Het efficiënt bijhouden van je zakelijke uitgaven biedt allerlei voordelen die verder gaan dan alleen georganiseerd zijn. Hier zijn enkele waardevolle voordelen die ik door de jaren heen heb gezien:
Meer financiële duidelijkheid
Door nauwkeurige administratie bij te houden, vooral als eigenaar van een klein bedrijf, krijg je inzicht in de werkelijke financiële gezondheid van je bedrijf. Als eigenaar van een klein bedrijf heeft deze duidelijkheid me bij het volgende geholpen:
- Slimmere, zorgvuldiger beslissingen nemen
- Gebieden voor verbetering identificeren
- Plannen voor de korte en lange termijn
Betere kostenoptimalisatie
Door uitgaven regelmatig te beoordelen, heb ik gebieden geïdentificeerd waar kosten moeten worden verlaagd of geëlimineerd. Door uitgavenpatronen te analyseren en het rendement op investeringen voor verschillende uitgaven te evalueren, heb ik betere strategische beslissingen genomen die de winstgevendheid verhogen.
Dit is vooral belangrijk als je bedrijf klein is en de financiële middelen zeer beperkt zijn.
Verbeterd kasstroombeheer
Je richt je misschien op je winst-en-verliesrekening, maar het is belangrijk om het belang te erkennen van aandacht besteden aan je kasstroomoverzicht. Door uitgaven bij te houden, kon ik:
- De kasstroom vaker controleren
- Ervoor zorgen dat ik voldoende middelen heb voor de dagelijkse en wekelijkse bedrijfsvoering
Door je bedrijfskosten nauwlettend bij te houden, kun je vol vertrouwen een kasstroomoverzicht opstellen, weten hoe goed je bedrijf presteert en zien waar de kosten moeten worden teruggedrongen (of volledig geschrapt).
We richtten ons altijd op onze winst-en-verliesrekening. Maar kasstroom was geen onderwerp dat regelmatig werd besproken. Het was alsof we aan het rijden waren en alleen naar de snelheidsmeter keken, terwijl we in werkelijkheid zonder benzine kwamen te zitten.
Michael Dell
Betere naleving van belastingregels
De belastingdienst heeft je geld niet nodig — maar ze nemen het wel aan als je het ze gemakkelijk maakt. – Ik
Een goede registratie van uitgaven heeft me geholpen om gemakkelijker aan de belastingregels te voldoen, waardoor het risico op boetes of controles tot een minimum werd beperkt. Het zorgde er ook voor dat mijn bedrijf in staat was om:
- In aanmerking komende belastingaftrekposten en -kortingen te claimen
- Meer geld beschikbaar te houden
Neem het van mij aan: tijdens het belastingseizoen zul je opgelucht zijn dat je over een oplossing voor het bijhouden van bedrijfskosten beschikt.
Geslaagde controles en financiële rapportage
Als je bedrijf aandeelhouders heeft en beursgenoteerd is, is reputatie essentieel. Consequent goed gedocumenteerde uitgavenregistraties zorgen voor transparantie en geloofwaardigheid in het geval van een controle of een vereiste voor financiële rapportage. Daarmee help je je bedrijf boetes te voorkomen en vertrouwensvolle relaties op te bouwen.
Vertrouwen is de lijm van het leven. Het is het belangrijkste ingrediënt van effectieve communicatie. Het is het fundamentele principe dat alle relaties bijeenhoudt.
Stephen Covey
Heb ik al genoemd dat een van de grootste voordelen van het implementeren van software voor het bijhouden van bedrijfskosten is dat deze je processen stroomlijnt en tijdrovend handmatig werk aanzienlijk vermindert?
Beste werkwijzen voor het bijhouden van uitgaven
Om mijn proces voor het bijhouden van uitgaven naar een hoger niveau te tillen, heb ik deze beste werkwijzen geïmplementeerd:
1. Open een rekening uitsluitend voor zakelijke doeleinden
Het openen van een zakelijke betaalrekening om je bedrijfsinkomsten en -uitgaven bij te houden, kan je helpen je kasstroomsituatie op elk moment te begrijpen. Zakelijke rekeningen zorgen er ook voor dat je alleen rekening houdt met je zakelijke transacties en niet met je persoonlijke transacties.
2. Stel duidelijke uitgavenbeleidsregels op
Ik ontwikkel duidelijke beleidsregels voor uitgaven en communiceer deze naar alle medewerkers. Deze beleidsregels moeten het volgende beschrijven:
- Je verwachtingen over hun gebruik van bedrijfsmiddelen
- Welke uitgaven in aanmerking komen voor vergoeding
- De vereiste documentatie
- Het goedkeuringsproces
3. Werk je uitgavencategorieën regelmatig bij
Naarmate mijn bedrijf zich ontwikkelde, veranderden ook mijn uitgavencategorieën. Telkens wanneer er een betekenisvolle operationele verandering plaatsvond, bekeek en actualiseerde ik de categorieën om de veranderende behoeften van mijn bedrijf nauwkeurig weer te geven.
4. Maak een back-up van alle gegevens
Nauwkeurige en betrouwbare gegevens zijn essentieel voor toekomstige beslissingen. Ik geloof in het regelmatig maken van back-ups van gegevens om mogelijk verlies of beschadiging te voorkomen. Cloudgebaseerde opslagoplossingen bieden een veilige, handige en kosteneffectieve manier om gegevens altijd en overal in realtime op te slaan.
5. Analyseer rapporten regelmatig
Ik zou mijn maandelijkse rapporten over bedrijfskosten beoordelen om te zoeken naar trends, afwijkingen of gebieden waarop kosten konden worden verlaagd. Deze analyse hielp me om datagestuurde beslissingen te nemen en mijn toekomstige beslissingen te verbeteren.
6. Stem financiële gegevens regelmatig af
Ik stemde mijn creditcard- en bankafschriften elke maand af om de nauwkeurigheid te waarborgen, eventuele afwijkingen of fouten te identificeren en deze indien nodig snel te corrigeren. Hierdoor kon ik uitgavenpatronen beoordelen en gebieden voor kostenbesparing identificeren.
7. Leid je team op
Als je werknemers of freelancers hebt, ga dan die schriftelijke, formele processen opstellen — en zorg ervoor dat zij ze ook lezen.
Fouten om te vermijden
Net als iedere andere bedrijfseigenaar heb ik mijn aandeel kleine fouten gemaakt… Oké, ja, ook enkele grotere blunders. Ik ben ook maar een mens, goed?
Het is jouw taak om van mijn fouten — en die van andere mensen — te leren, zodat je niet voorbestemd bent om ze te herhalen. Hier zijn enkele van de meest voorkomende, hardnekkige fouten:
Kleine uitgaven verwaarlozen
Pas op voor kleine uitgaven. Een klein lek kan een groot schip doen zinken.
Benjamin Franklin
Een veelgemaakte fout van bedrijven is dat ze nalaten kleine uitgaven bij te houden. Zelfs als je een groot bedrijf hebt en de uitgaven individueel onbeduidend lijken, kunnen ze zich na verloop van tijd opstapelen en je algehele financiële gezondheid beïnvloeden.
Ik zorg ervoor dat ik zelfs de kleinste uitgaven vastleg om een volledig en nauwkeurig beeld van de financiële positie van mijn bedrijf te krijgen.
Privé- en zakelijke uitgaven vermengen
Hoewel je bedrijf misschien een werk van liefde is, moet je proberen je zakelijke uitgaven nooit met je privé-uitgaven te vermengen. Het is een zeer veelgemaakte fout, vooral bij zelfstandige eenmanszaken.
Ik houd zakelijke uitgaven gescheiden om duidelijkheid te creëren. Dit is vooral belangrijk bij belastingaangiften en aftrekposten.
Inconsistente categorisering
Als jij of je team uitgaven inconsistent categoriseert, kan dat leiden tot verwarring over je financiële analyse en rapportage. Zorg ervoor dat je duidelijke richtlijnen opstelt en documenteert over de soorten uitgaven en waar deze in je rekeningschema moeten worden gecodeerd.
Correct geclassificeerde uitgaven maken rekeninganalyses sneller en eenvoudiger voor budgetterings- en kostenbeheersingsdoeleinden.
Onvolledige administratie
Het niet bijhouden van volledige gegevens over uitgaven is een grote fout. Een onvolledige administratie kan leiden tot deze en andere ernstige problemen:
- Minder inzicht
- Gemiste betalingen
- Slechte relaties met leveranciers
- Kasstroomproblemen
- Gemiste aftrekposten
- Minder vertrouwen van investeerders
- Financieel wanbeheer
- Mislukte audits
Als er één ding is dat ik heb geleerd van het implementeren van boekhoudsystemen, dan is het dat het bijhouden van een volledige administratie goed ontworpen technologie vereist die kan worden geïntegreerd met andere gebruikte systemen.
Onregelmatige rekeningafstemmingen
Het nalaten om uitgavengegevens regelmatig af te stemmen kan leiden tot afwijkingen, fouten en een beperkt beeld van de financiële situatie van je bedrijf.
Na het einde van elke maand reserveer ik tijd om zakelijke uitgaven af te stemmen met bank- en creditcardafschriften, om afwijkingen te identificeren en ervoor te zorgen dat alle uitgaven nauwkeurig zijn verwerkt. Het is de moeite waard.
Door efficiënte stappen voor het bijhouden van uitgaven te implementeren, best practices te volgen en veelgemaakte fouten te vermijden, kun je weloverwogen financiële beslissingen nemen, de winstgevendheid verhogen en je kasstroom beheren.
Abonneer je voor meer inzichten in zakelijke uitgaven
Klaar om je vaardigheden als financiële professional verder uit te bouwen? Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrief met deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologie-industrie vormgeven.
