Wat is een onkostendeclaratie? Een complete gids
Een onkostendeclaratie bevat een lijst met uitgaven die je werknemers namens jou hebben betaald. Het is een eenvoudig document waarin de uitgaven van een werknemer worden opgesomd, maar het goedkeuringsproces kan omslachtig en duur zijn.
Een gestroomlijnd proces voor onkostendeclaraties kan je veel geld besparen (en ook een paar kopzorgen). Hier zijn de basisprincipes van een onkostendeclaratie en enkele van mijn tips voor het op grote schaal beheren van onkostendeclaraties.
De basisprincipes van een onkostendeclaratie
Onkostendeclaraties opstellen is niet ingewikkeld—het is een lijst met uitgaven.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Het moeilijke gedeelte is het controleren op schendingen van het vergoedingsbeleid, het op grote schaal controleren en goedkeuren van uitgaven en het versnellen van de verwerking van onkostendeclaraties.
Voordat we deze kwesties bespreken, zetten we eerst snel de basis op een rij.
Wat is een onkostendeclaratie?
Een onkostendeclaratie is een overzicht van vergoedbare uitgaven die je werknemers hebben gemaakt en die ten laste komen van je onkostenrekeningen.
Geld dat werknemers hebben uitgegeven aan een maaltijd tijdens een zakenreis, brandstof bij het rijden in de bedrijfsauto of kantoorbenodigdheden staat op een onkostendeclaratie.
Uiteraard bepaalt je beleid voor onkostenvergoedingen welke uitgaven vergoedbaar zijn.
Financiële teams vragen werknemers om onkostendeclaraties voor:
- Uitgaven bijhouden: Onkostendeclaraties maken het eenvoudiger om uitgaven bij te houden, vooral als je toegang hebt tot software voor het bijhouden van uitgaven die OCR (optische tekenherkenning) gebruikt. OCR kan onkostendeclaraties scannen en deze gegevens invoeren in je boekhoudsysteem, waardoor je veel tijd bespaart.
- Goedgekeurde uitgaven vergoeden: Controleer of alle opgenomen uitgaven volgens je beleid vergoedbaar zijn. Je moet nog steeds controleren op overtredingen.
- Financiële controle: Systemen voor onkostendeclaraties met ingebouwde analyses kunnen helpen uitgavenpatronen te analyseren en afwijkingen te signaleren. Als een werknemer tijdens een zakenreis geld heeft uitgegeven aan buitensporig dure diners, wil je dat liever eerder dan later ontdekken.
Onderdelen van een onkostendeclaratie
Dit staat doorgaans in een onkostendeclaratie:
- Datum: De datum van de uitgave.
- Beschrijving van de uitgave: Beschrijving van waaraan het geld is besteed.
- Uitgavencategorie: Uitgavencategorieën kunnen onder meer reizen, maaltijden en brandstof omvatten. Bereken een subtotaal per categorie en een totaal voor alle uitgaven.
- Leverancier: De naam van de leverancier. Dit gedeelte is nog belangrijker als je bedrijfsbeleid vereist dat je bij specifieke leveranciers koopt.
- Bedrag: Het bedrag van de uitgave.
- Klant of project: De klant of het project waarvoor de uitgave is gedaan.
- Ondersteunende documenten: Bon, factuur of creditcardafschrift ter onderbouwing van de uitgave.
- Notities: Hier kun je aanvullende informatie opnemen.
Let bij het verwerken van onkostendeclaraties op de regels van de IRS voor aftrekbaarheid.
Zo bepaalt Section 1.274-5(c)(2)(iii)(B) dat de IRS documentair bewijs alleen toereikend acht als het informatie bevat over het bedrag, de datum, de plaats en de beschrijving van de uitgave.
Als je dus een hotelbon gebruikt om een belastingaftrek te claimen, moet deze de naam, locatie en datum bevatten, evenals afzonderlijke bedragen voor kosten zoals overnachtingen, maaltijden of andere uitgaven.
Belang in de technologiesector
Onkostendeclaraties gaan niet alleen over vergoedingen. Ze bieden inzicht in het uitgavenpatroon van je bedrijf en helpen je datagestuurde beslissingen te nemen—of de gegevens nu in boekhoudsoftware zijn opgenomen of in een Excel-spreadsheet staan.
Laten we wat dieper ingaan op de manier waarop onkostendeclaraties waarde bieden naast hun primaire doel.
Rol bij het volgen van financiën
Onkostenrapporten laten zien hoeveel uw werknemers uitgeven, waaraan ze dit uitgeven en welke van uw uitgavencategorieën meer controle nodig heeft.
U kunt gegevens uit onkostenrapporten gebruiken als realtime input voor budgettering en uitgavencategorisering om slimmere beslissingen te nemen.
Budgettering
Bij budgettering worden uitgaven voor toekomstige perioden geraamd. Als uw softwareteam tijdens hun reis naar het jaarlijkse SaaStr-evenement $10,000 heeft uitgegeven, zou u voor het volgende jaar $15,000 kunnen begroten (ervan uitgaande dat uw team iets zal groeien en inflatie de prijzen zal doen stijgen).
Als ze slechts $7,000 hebben uitgegeven, maar u $10,000 had begroot, zou u een deel van die middelen elders kunnen inzetten.
Gegevens uit onkostenrapporten helpen ook afwijkingen te identificeren. Als u een budget van $10,000 voor het verkoopteam had en zij een uitgave van $16,000 hebben gedaan, is er sprake van een ongunstige afwijking van $6,000 die onderzoek verdient.
Uitgavencategorisering
Waaraan geven werknemers tijdens zakenreizen het meeste uit? Hoe hoog zijn de mobiele telefoonrekeningen van het verkoopteam en zou overstappen op VoIP-software goedkoper zijn?
Deze informatie is alleen beschikbaar wanneer u een uitsplitsing van de werknemersuitgaven per categorie hebt.
Werknemers kunnen categorieën selecteren bij het opstellen van een onkostenrapport, en software voor onkostenrapportage kan automatisch een overzicht maken waarin de uitgaven per categorie worden weergegeven.
Zelfs als u een eigenaar van een klein bedrijf bent, heeft software waarde. De software kan het proces automatiseren, zodat u uw menselijke middelen (oftewel tijd en energie) kunt inzetten voor andere, belangrijkere taken zonder extra operationele hefboomwerking.
Realtime rapportage
Realtime rapportage biedt uw team op meerdere manieren waarde, vooral wanneer u een start-up in een vroeg stadium of een krap bij kas zittend klein bedrijf bent. Hier volgen voorbeelden van hoe realtime rapportage helpt:
- Grotere financiële zichtbaarheid: Realtime rapportage geeft u direct inzicht in uitgavenpatronen. U kunt hiermee controleren hoeveel geld elke afdeling uitgeeft en waaraan.
- Budgetcontrole: U kunt bestedingslimieten bewaken. Als een werknemer op het punt staat de bestedingsdrempel voor een specifieke categorie te bereiken, kunt u proactief stappen ondernemen om hen te helpen binnen het budget te blijven.
- Optimaliseer de kasstroom: Als te hoge uitgaven onvermijdelijk lijken, zorgt realtime rapportage ervoor dat u voldoende tijd heeft om meer geld te regelen voordat het op is.
- Efficiënt onkostenbeheer: Realtime rapportage helpt fouten te beperken en vergoedingen sneller uit te betalen doordat de tijd tussen het ontstaan en het rapporteren van een uitgave wordt verkort.
De gids van de CFO voor effectieve onkostenrapportage
Een gestandaardiseerde procedure stroomlijnt uw workflow voor onkostenrapportage. U moet drie elementen van de workflow voor onkostenrapportage standaardiseren om deze effectiever te maken: indiening, beoordeling en uitbetaling.
Binnen deze drie elementen zijn er verschillende andere factoren om rekening mee te houden. U kunt indiening bijvoorbeeld eenvoudiger maken door te investeren in software voor het bijhouden van uitgaven. U moet rapporten echter nog steeds beoordelen om ervoor te zorgen dat ze aan uw onkostenbeleid voldoen voordat u vergoedingen kunt goedkeuren.
We bespreken hoe u een effectieve workflow voor onkostenrapportage kunt opzetten.
Een workflow voor onkostenrapportage opzetten
Hier volgt een proces in vier stappen om een workflow voor onkostenrapportage op te zetten:
Stap 1: Communiceer het onkostenbeleid
Door uw onkostenbeleid te communiceren, kunt u alle onderdelen van uw workflow eenvoudiger maken.
Beantwoord alle mogelijke vragen die uw werknemers kunnen hebben over vergoedbare uitgaven, goedgekeurde leveranciers, bestedingslimieten, de manier van besteden en andere relevante aspecten van uw beleid.
Nadat u een duidelijk proces heeft opgesteld en dit heeft bijgewerkt om vragen van werknemers te beantwoorden, moet u het ergens opslaan waar het toegankelijk is en nieuwe werknemers erop wijzen dat ze het moeten doornemen. Als er in de toekomst meer vragen ontstaan, hoeft u alleen uw beleidsdocument bij te werken om deze te beantwoorden.
Wanneer iedereen duidelijkheid heeft over het beleid, zult u minder fouten en overtredingen in onkostenrapporten zien, waardoor u op uw beurt onkostenrapporten sneller kunt beoordelen.
Stap 2: Maak een sjabloon voor een onkostenrapport
Sjablonen maken het voor werknemers eenvoudiger om een vergoeding aan te vragen.
Je hoeft niet per se handmatig een sjabloon te maken. Veel softwareoplossingen voor onkostenbeheer bevatten ingebouwde sjablonen en je kunt er online meer vinden. Werknemers hoeven alleen de gegevens in te vullen en op de verzendknop te klikken.
Wanneer een werknemer een rapport indient, stelt de software de persoon die verantwoordelijk is voor de beoordeling ervan op de hoogte.
Je kunt ook handmatig een sjabloon maken met Microsoft Excel. Voeg kolommen toe voor alle gegevens die je in onkostendeclaraties wilt opnemen: datum, tijd, bedrag, categorie, noem maar op.
Sommige oplossingen voor onkostenbeheer hebben als voordeel dat de noodzaak om überhaupt rapporten te maken vervalt. Grote ondernemingen hanteren deze aanpak voor onkostenbeheer.
Mark Hawkins, operationeel directeur bij Puma, vertelt in een klantcase van Zoho dat hij het geweldig vindt dat Zoho Expense bonnetjes kan scannen en onkostendeclaraties automatisch kan invullen.
“Het feit dat de mobiele app een gescand bonnetje kan verwerken, relevante gegevens kan verzamelen en alle of de meeste velden die je moet invullen automatisch kan invullen, bespaart enorm veel tijd.”
Stap 3: Bepaal de goedkeuringshiërarchie en -volgorde
Definieer goedkeuringsniveaus op basis van het bedrag en de soorten uitgaven.
Het is prima als de directe leidinggevende kleine uitgaven goedkeurt. Grotere uitgaven moeten echter ter goedkeuring worden voorgelegd aan het hoofd van de afdeling of het hogere management.
Je moet hier twee zaken definiëren:
- Uitgaven waarvoor afzonderlijke goedkeuring nodig is: Definieer de criteria voor uitgaven die de directe leidinggevende niet mag goedkeuren. Je kunt speciale goedkeuring vereisen voor uitgaven die een bepaald bedrag overschrijden, tot een specifieke categorie behoren of aan een nieuwe leverancier worden betaald.
- Goedkeuringsvolgorde: Wie moet de directe leidinggevende inschakelen voor beoordeling als deze een uitgave niet mag goedkeuren? Bepaal de goedkeurders op basis van de hiërarchie binnen de organisatie en geef jezelf de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid.
Stap 4: Automatiseer vergoedingen
Handmatige vergoedingen kunnen veel tijd kosten.
Ze zijn ook onpraktisch als je maandelijks duizenden facturen verwerkt. Kun je jezelf voorstellen dat je de vergoedingsbedragen berekent en op duizend facturen controleert op beleidsovertredingen? Waarschijnlijk niet.
Configureer de software voor onkostenbeheer zo dat betalingen automatisch worden uitbetaald zodra ze zijn goedgekeurd. Als je een systeem voor het automatiseren van crediteurenadministratie gebruikt, kijk dan of je dit kunt integreren met de oplossing voor onkostenbeheer. Je bespaart tijd en je werknemers zullen snelle uitbetalingen waarderen.
Beste werkwijzen voor het goedkeuren van uitgaven
Het implementeren van een geautomatiseerde werkstroom voor onkostendeclaraties is slechts de helft van het werk. Het volgen van deze beste werkwijzen is essentieel voor het succes van je werkstroom:
- Duidelijk onkostenbeleid: Zorg ervoor dat je onkostenbeleid uitgebreid en duidelijk is. Beschrijf welke uitgaven vergoed kunnen worden, wat de bestedingslimiet is voor elke uitgavencategorie, welke documenten als bewijs vereist zijn, hoe het goedkeuringsproces verloopt en wat de doorlooptijd is van indiening tot goedkeuring.
- Tijdige indiening en goedkeuring: Moedig werknemers aan om onkostendeclaraties direct na het maken van de uitgaven in te dienen. Op dezelfde manier moet je team uitgaven zo snel mogelijk beoordelen en goedkeuren en werknemers vergoeden.
- Documentatie: Vereis ondersteunende documentatie voor alle uitgaven. Er moeten controles zijn om de geldigheid van het document te verifiëren.
- Mobielvriendelijke software: Gebruik mobielvriendelijke apps voor het bijhouden van uitgaven, zodat werknemers onderweg uitgaven aan een onkostendeclaratie kunnen toevoegen. Met de meeste software kunnen werknemers declaraties zelfs via de mobiele app indienen en binnen enkele minuten laten goedkeuren.
- Scheiding van taken: Scheid de taken voor het goedkeuren en controleren van onkostendeclaraties tussen twee werknemers. Dit is een cruciale interne controle die fraude helpt voorkomen.
Geavanceerde tips voor groeiende bedrijven
Naarmate je bedrijf groeit en je meer mensen aanneemt, verwerk je meer declaraties. Het op grote schaal beheren en goedkeuren van declaraties kan al snel overweldigend worden voor de financiële afdeling.
Als je je in een vergelijkbare situatie bevindt of daar naartoe gaat, heb ik enkele tips voor je.
Automatiseer declaraties
Logisch, toch? Laat de software gewoon de declaraties afhandelen.
Oplossingen zoals SAP Concur geven je meer controle en inzicht in uitgaven en stroomlijnen tegelijkertijd je werkstroom—je kunt uitgavenbeleid afdwingen en aanpassen, documentatie automatisch vastleggen en de oplossing integreren met je boekhoudsysteem.
Natuurlijk zijn er genoeg opties om uit te kiezen, zoals Pleo, Expensify en Fyle.
AI heeft het beheren van declaraties veel minder tijdrovend gemaakt. AI-systemen kunnen uitgaven automatisch categoriseren en overtredingen signaleren.
Toch moet je uit zorgvuldigheid af en toe automatisch goedgekeurde declaraties controleren.
Fraude vormt een groot probleem. Ik heb gehoord van werknemers die de meest absurde uitgaven claimden—mijn favoriet is het kippenstandbeeld met hoge hoed. Zelfs Jim Harrick heeft bonnetjes vervalst in zijn declaraties.
Het goede nieuws: AI-software kan afwijkingen in declaraties detecteren.
Neem bijvoorbeeld Yokoy. Deze tool op basis van AI automatiseert vrijwel alle onderdelen van je werkstroom voor uitgavenbeheer en helpt fraude voorkomen door je individuele uitgavenlimieten te laten instellen, kaartbetalingen aan uitgaven te koppelen om dubbele declaraties te vinden en overtredingen van het uitgavenbeleid in realtime te detecteren.
Geautomatiseerde systemen zorgen voor een flinke productiviteitsimpuls, maar er zijn enkele zaken om rekening mee te houden:
- Menselijk toezicht is belangrijk. Geautomatiseerde systemen zijn niet 100% effectief in het detecteren van afwijkingen en daarom moet je zaken soms handmatig controleren. Streef naar een balans tussen automatisering en menselijk toezicht—plan periodieke controles in om er zeker van te zijn dat werknemers geen niet-zakelijke uitgaven in hun declaraties verstoppen.
- Complexe oplossingen zijn geen oplossing. Softwareoplossingen met een complexe interface krijgen weinig draagvlak. Niet alleen zullen je werknemers terughoudend zijn om deze oplossingen te gebruiken, je betaalt er ook een hoge prijs voor. En dan hebben we het nog niet eens over de mogelijkheid dat werknemers fouten maken wanneer ze de oplossing verkeerd gebruiken.
- Integratie met verouderde systemen is lastig. Moderne oplossingen integreren al dan niet met verouderde systemen, wat kan leiden tot datasilo's. Als je software voor uitgavenbeheer niet integreert met je boekhoudsoftware, moet je de gegevens over declaraties handmatig naar je boekhoudsysteem migreren. En dat zou gewoon waardeloos zijn.
Gebruik data-analyse
Software voor AI-ondersteund uitgavenbeheer genereert ook realtime inzichtelijke rapporten om je te helpen slimmere beslissingen te nemen. Je kunt deze analyseren om knelpunten en ruimte voor verbetering te identificeren.
Hier zijn enkele analysetechnieken die je kunt gebruiken om inzichten uit gegevens in declaraties af te leiden:
- Voorspellende modellen: Dit is een model dat historische gegevens gebruikt om toekomstige uitgaven te voorspellen met behulp van algoritmen voor machinaal leren en regressieanalyse. Zo kan een voorspellend model toekomstige reiskosten voorspellen aan de hand van gegevens over de reisduur, locatie, vervoerswijze, het type evenement en eerdere uitgaven.
- Detectie van afwijkingen: Bij het detecteren van afwijkingen worden uitschieters in uitgavenpatronen geïdentificeerd. Statistische modellen of algoritmen voor machinaal leren, zoals clustering of isolatiebossen, helpen bij het bouwen van systemen voor afwijkingsdetectie die rapporten scannen zodra ze binnenkomen. Wanneer een gegevenspunt in het rapport de drempelwaarden en parameters van het model overschrijdt, wordt je team gewaarschuwd.
- Scenarioplanning: Het is precies wat de naam zegt—bij scenarioplanning worden waarschijnlijke uitgavenscenario's gesimuleerd om de impact ervan op je budget en bedrijfsresultaat te beoordelen. Als je bijvoorbeeld overweegt om samen te werken met een hotelketen om accommodatiekosten te verlagen, kun je een simulatie uitvoeren met de kortingsgegevens van het hotel voor de bestemmingen die je het vaakst bezoekt.
CFO-FAQ's: Duik dieper in onkostendeclaraties
Wat zijn de fiscale gevolgen van onjuist ingediende onkostendeclaraties?
Onjuist ingediende kosten kunnen leiden tot geweigerde aftrekposten en een hoger belastbaar inkomen. Het kan ook leiden tot fouten bij het berekenen van af te dragen omzetbelasting. Autoriteiten kunnen boetes opleggen of besluiten je bedrijf te controleren op meer fouten, naleving van de omzetbelastingregels en belastingontduiking.
Hoe kan ik onkostendeclaraties integreren in mijn bredere financiële strategie?
Zo kun je onkostendeclaraties integreren in je overkoepelende financiële strategie:
- Bekijk de uitgaven en analyseer of ze je bedrijf helpen meer omzet te genereren, kosten te verlagen of de winstgevendheid te verhogen.
- Gebruik onkostendeclaraties om uitgaven te voorspellen bij het opstellen van de begroting voor de volgende periode.
- Bestudeer onkostendeclaraties om gebieden te vinden waar werknemers te veel hebben uitgegeven en ontwikkel een strategie om deze kosten te beheersen.
- Gebruik onkostendeclaraties om inzicht te krijgen in de impact van verschillende kostencategorieën op je bedrijf en neem beslissingen op basis van gegevens.
- De informatie in de onkostendeclaratie kan aangeven of je beleid moet worden aangepast. Gebruik gegevens uit onkostendeclaraties om te bepalen of je bestedingslimieten moeten worden herzien of dat je betere voorwaarden kunt bedingen bij een andere leverancier.
Het rapport goedkeuren
Door je workflow voor onkostendeclaraties te stroomlijnen, boek je grote vooruitgang: werknemers krijgen hun geld sneller terug en je team bespaart veel tijd. Bovendien zijn onkostendeclaraties een goudmijn aan informatie. Door maandelijkse onkostendeclaraties te analyseren, kun je kostendrijvers en mogelijkheden om de kasuitstroom te verminderen vinden.
Wil je meer van dergelijke inzichten? Abonneer je op onze wekelijkse nieuwsbrief voor financiële professionals in de technologiesector om deze inzichten rechtstreeks in je inbox te ontvangen.
