11 risico’s van ERP-implementatie: hoe je ze voorkomt & oplost
Het implementeren van een nieuw ERP-systeem kan een enorme onderneming zijn voor een bedrijf van elke omvang. Het hele proces kan vele maanden duren, de aanloopkosten zijn aanzienlijk en er zijn een aantal risico's bij ERP-implementatie die daarbij horen.
Maar het feit dat bijna de helft van alle bedrijven wereldwijd een bepaalde vorm van een ERP-oplossing gebruikt, bewijst dat het waarschijnlijk de moeite waard is als je die risico's kunt beheersen.
11 risico's van het implementeren van een ERP-systeem
De eerste stap om de impact van deze risicofactoren te beperken, is ze begrijpen. Dit biedt de beste mogelijkheid om ze helemaal te vermijden of om te weten hoe je ermee moet omgaan als ze zich toch voordoen:
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
1. Implementatiekosten
Je kunt er niet omheen: het implementeren van een ERP is duur.
Dat vormt om voor de hand liggende redenen een risico. Als het project verkeerd wordt aangepakt, bestaat de kans dat het budget wordt overschreden of dat een groot bedrag aan kapitaal wordt toegewezen aan een ERP-implementatie die onvoldoende ROI oplevert.
Waarom
Dit risico doet zich voor wanneer er geen duidelijk gedefinieerde scope voor de implementatie is. Een ERP implementeren op basis van vage ideeën over 'efficiëntie' kan resulteren in een systeem dat niet is aangepast om voldoende ROI te creëren voor de specifieke gebruikssituaties van een bedrijf, of in een lukraak implementatieproces dat veel meer kost dan gepland. In het slechtste geval kan dit leiden tot een 'witteolifantproject' dat een aanzienlijke verspilling van middelen vormt.
Wie is verantwoordelijk
- Projectmanagers
- Uitvoerend projectsponsor
- Implementatiepartners
Hoe je dit voorkomt
Door duidelijk uiteen te zetten hoe het nieuwe systeem de efficiëntie zal verbeteren en groei zal stimuleren, zijn meer gerichte aanpassingen mogelijk en help je scope-uitbreiding en budgetoverschrijdingen te voorkomen.
Om te voorkomen dat een ERP een enorme verspilling van middelen wordt, moet je ervoor zorgen dat het project goed is afgebakend en begroot voordat de implementatie begint.
Hoe je dit oplost
Als de kosten het budget dreigen te overschrijden, moeten projectmanagers ingrijpen. Dit kan betekenen dat de scope van het project opnieuw wordt beoordeeld, dat er opnieuw wordt onderhandeld met de ERP-softwareleverancier of dat er wordt overgestapt op een gefaseerde uitrol over een langere periode.
2. Implementatietermijnen
Hoewel implementatiekosten zorgvuldig moeten worden beheerd, zijn termijnen net zo belangrijk. Kleine en middelgrote bedrijven hebben doorgaans 3–9 maanden nodig voor een ERP-implementatie, terwijl multinationals meerdere jaren kunnen besteden aan het voltooien van de implementatie.
Niet alleen nemen de kosten toe naarmate dit proces langer duurt, maar ook de kans dat het project stilvalt, de steun van het management afneemt of de implementatie volledig mislukt.
Waarom
Net als het risico op kostenoverschrijdingen ontstaan ook termijnoverschrijdingen door tekortkomingen in de initiële projectscope en het voortdurende projectmanagement.
Wie is verantwoordelijk
- Projectmanagers
- Implementatiepartners
Hoe je dit voorkomt
De aanvankelijke implementatieroutekaart moet gedetailleerd en goed gepland zijn om dit risico te voorkomen. Er moeten regelmatig bijeenkomsten plaatsvinden om de voortgang ten opzichte van het plan te beoordelen, waarbij meerdere mijlpalen in de routekaart zijn opgenomen.
Hoe je dit oplost
Als belangrijke mijlpalen niet worden gehaald, moeten projectmanagers en projectteamleden een beslissing nemen over de prioriteiten.
- Is het aanvaardbaar om de tijdlijn te verlengen?
- Zo ja, wat is de tolerantie en wat is de maximale duur die het project in beslag mag nemen?
- Zo nee, welke wijzigingen moeten er in de implementatie worden aangebracht om deze in overeenstemming te brengen met de oorspronkelijke tijdlijn?
3. Uitbreiding van de aanpassingsscope
Een van de fundamentele onderdelen van een ERP is de mogelijkheid om het systeem aan te passen aan de specifieke behoeften van een bedrijf. Het kan gemakkelijk gebeuren dat men zich laat meeslepen bij het creëren van een volledig op maat gemaakt softwareplatform, maar dit kan een belangrijke katalysator zijn voor de eerste twee risico's die we hebben genoemd.
Wie is verantwoordelijk?
- Implementatieteam
- Projectmanagers
- Verandermanagers
Hoe voorkomt u dit?
ERP's worden geleverd met vooraf gebouwde modules die hun eigen processen hebben. Besluitvormers moeten zorgvuldig overwegen of een aanpassing 100% noodzakelijk is, of dat het op de lange termijn verstandiger is om het bedrijfsproces aan te passen aan het ERP-systeem.
Het beperken van aanpassingen helpt zowel de initiële als de doorlopende kosten te verlagen.
Hoe lost u dit op?
Te veel aanpassingen kunnen een belangrijke oorzaak zijn van kosten- en tijdsoverschrijdingen. Als dit wordt vastgesteld, moeten projectteams opnieuw beoordelen of geplande aanpassingen kunnen worden vervangen door vooraf gebouwde ERP-modules.
Afhankelijk van de verwachte doorlopende kosten voor onderhoud en ondersteuning van de aanpassingen kan het zelfs de moeite waard zijn om al aangepaste modules te vervangen door vooraf gebouwde opties.
4. Onderschatting van doorlopende kosten
Problemen die zich doorlopend voordoen, vloeien vaak voort uit de manier waarop een ERP-systeem oorspronkelijk is geïmplementeerd. De totale kosten vormen een dergelijk potentieel probleem, omdat implementatiekosten slechts één onderdeel zijn van de totale kosten van een ERP-systeem.
De gemiddelde doorlopende kosten van een ERP-systeem over een periode van vijf jaar kunnen ongeveer $9,000 per gebruiker bedragen. Dat is een aanzienlijk bedrag op doorlopende basis, en als er tijdens de implementatiefase onvoldoende rekening wordt gehouden met deze kosten, kan dit op de lange termijn een last vormen voor de financiële positie van het bedrijf.
Waarom?
Zelfs als een ERP-implementatieproject vanuit budget- en tijdlijnperspectief uitstekend wordt beheerd, kunnen de doorlopende kosten gemakkelijk over het hoofd worden gezien.
Bepaalde implementaties kunnen bijvoorbeeld doorlopende ondersteuning van externe consultants vereisen, en sterk aangepaste systemen kunnen leiden tot een aanzienlijke hoeveelheid technische schuld die consistent moet worden beheerd.
Wie is verantwoordelijk?
- Uitvoerend projectsponsor
- Implementatiepartners
- Implementatieteam
Hoe voorkomt u dit?
Projectleiders moeten rekening houden met de totale kosten van het project. Dit mag niet beperkt blijven tot de initiële implementatiekosten, maar moet ook omvatten hoe verschillende opties de complexiteit en kosten van het systeem op doorlopende basis zullen beïnvloeden.
Hoe lost u dit op?
Als de doorlopende ERP-kosten onbeheersbaar worden, moeten er wijzigingen worden aangebracht. Dit kan de vorm aannemen van het vervangen van aangepaste modules door vooraf gebouwde modules, het verwijderen van weinig gebruikte integraties of het opnieuw onderhandelen over contracten met de ERP-leverancier.
5. Problemen met datamigratie
Een van de belangrijkste voordelen van de implementatie van een ERP is de mogelijkheid om verschillende softwareprogramma's op één platform te consolideren; daarmee ontstaat de noodzaak om de gegevens van het ene systeem naar het andere te migreren. Dit migratieproces brengt het risico met zich mee op gegevensverlies, beschadiging of onbedoelde niet-naleving van gegevensregelgeving (bijv. CCPA, GDPR).
Waarom?
Wanneer gegevens van de ene locatie naar de andere worden overgebracht, bestaat de kans dat de parameters die in de oorspronkelijke dataset zijn gebruikt, niet overeenkomen met de nieuwe database. Dit kan leiden tot problemen zoals onvolledige gegevens of gearchiveerde gegevens die niet van elkaar zijn onderscheiden (bijvoorbeeld gegevens van voormalige werknemers).
Wie is verantwoordelijk?
- ERP-leverancier
- Externe consultants
Hoe voorkomt u dit?
Er moet vooraf tijd worden besteed aan het opschonen van de gegevens bij de oorspronkelijke bron. Het verwijderen van overbodige gegevens, het normaliseren van categorieën en het samenvoegen van duplicaten kan de algehele kwaliteit van bedrijfsgegevens verbeteren en het tegelijkertijd eenvoudiger maken om het nieuwe systeem op elkaar af te stemmen met het oog op de gegevensmigratie.
Veel bedrijven gebruiken nu ook AI en machine learning om het toewijzen van gegevens te helpen automatiseren en mogelijke problemen met de gegevensoverdracht te voorspellen voordat ze zich voordoen.
Hoe dit op te lossen
Als een gegevensoverdracht mislukt of te veel handmatige interventie vereist om het probleem op te lossen, kan het nodig zijn om het proces opnieuw te starten. Ik weet het, dat is vervelend, maar nu het probleem duidelijk is, kunnen implementatieteams teruggaan naar hun oorspronkelijke gegevensbron en deze verbeteren zodat die voldoet aan de vereisten voor een soepele gegevensmigratie.
6. Afhankelijkheid van leveranciers
Het gebruik van meerdere softwareplatforms binnen een bedrijf brengt inefficiënties met zich mee in vergelijking met het gebruik van één ERP-systeem. Die diversificatie betekent echter ook dat een storing bij een leverancier of een afname van de kwaliteit alleen gevolgen heeft voor de bedrijfseenheid of het gebied dat die software gebruikt.
Met een ERP-systeem wordt een bedrijf afhankelijk van die leverancier voor zijn bedrijfsplanning. Dit vormt een risico als de leverancier niet naar verwachting kan leveren, en is met name relevant voor cloudgebaseerde ERP-systemen zonder lokale back-up.
Waarom
Afhankelijkheid van een leverancier verschilt van de andere risico's op deze lijst; het is een functie, geen fout. Het consolideren van softwareplatforms op één platform kan aanzienlijke efficiëntievoordelen opleveren, en een wisselwerking daarvan is een grotere afhankelijkheid van die leverancier.
Wie is verantwoordelijk
- Uitvoerend projectsponsor
- Stuurgroep
Hoe dit te voorkomen
Dit kan niet echt worden voorkomen, maar het risico dat hieruit voortkomt kan wel worden beperkt. Senior leiders en projectmanagers moeten voorafgaand aan een verbintenis met een leverancier grondig onderzoek uitvoeren om ervoor te zorgen dat ze de juiste softwarepartner kiezen.
Bij het onderzoek moet worden gekeken naar de financiële stabiliteit van de leverancier, de bedrijfsstructuur, de positie op de markt en de contractuele SLA's met betrekking tot de voortdurende levering van het product en de ondersteuning.
Hoe dit op te lossen
Als er zorgen zijn over de relatie met de leverancier, is een proactieve aanpak van cruciaal belang. Er moeten regelmatig evaluaties van de leverancier worden uitgevoerd en risicobeheerteams moeten plannen klaar hebben om bedrijfsgegevens te beveiligen en de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen als zich ernstige problemen voordoen met het vermogen van de leverancier om te leveren.
De beste ERP-systemen die we hebben gevonden
Ons team analyseert letterlijk financiële systemen voor zijn werk. Tijdens dat proces zijn dit de ERP-systemen die als beste uit de bus zijn gekomen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
7. Weerstand tegen proceswijzigingen
Een ERP-implementatie draait niet alleen om software. Het gaat ook om mensen. Zelfs een vlekkeloze overgang vanuit technisch oogpunt kan mislukken als de eindgebruikers de verandering niet omarmen. Een nieuw ERP-systeem betekent waarschijnlijk een nieuwe reeks processen en workflows, en er bestaat een risico op weerstand van medewerkers — evenals op echte fouten terwijl ze vertrouwd raken met de nieuwe werkwijzen.
Waarom
Organisatorische verandering is altijd een uitdaging. Het gebruik van nieuwe software kan op korte termijn inefficiëntie veroorzaken, omdat medewerkers soms meer tijd nodig hebben of meer fouten maken dan met het oude systeem. Natuurlijk kan dit na verloop van tijd worden overwonnen, maar er moet rekening mee worden gehouden dat sommige medewerkers in de beginfase weerstand kunnen bieden aan de verandering.
Wie is verantwoordelijk
- Team voor verandermanagement
Hoe dit te voorkomen
Het team voor verandermanagement bestaat om de impact van dit risico te helpen beperken. Het opstellen van een uitgebreid verandermanagementplan (in combinatie met veel communicatie, training en ondersteuning) kan helpen de langetermijnvoordelen van het nieuwe ERP-systeem duidelijk te maken en het overgangsproces soepeler te laten verlopen.
Hoe dit op te lossen
Bij weerstand tegen verandering moeten veranderingsmanagementteams beoordelen waar die weerstand vandaan komt. Is er sprake van een gebrek aan training in het nieuwe systeem, waardoor gebruikers moeilijk hun weg kunnen vinden? Is er sprake van een misverstand over de langetermijnvoordelen van het nieuwe ERP-systeem? Door de oorzaak van het probleem te achterhalen, kan dit duidelijk en transparant worden aangepakt.
8. Gebrek aan draagvlak bij het management
Een succesvolle ERP-implementatie vereist samenwerking van meerdere belanghebbenden binnen de organisatie. Er moet rekening worden gehouden met de behoeften van HR, engineering, financiën, logistiek, verkoop, marketing en elk ander onderdeel van de organisatie, om ervoor te zorgen dat het ERP-systeem zo goed mogelijk aansluit op de bedrijfsbehoeften.
Daarvoor is draagvlak nodig van de leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor elke functie. Zonder die betrokkenheid kan het project binnen hun bedrijfsonderdeel lager op de prioriteitenlijst komen te staan, waardoor de ERP-implementatie vertraging oploopt of ontspoort.
Waarom
Leidinggevenden zijn niet immuun voor weerstand tegen verandering. Er kunnen concurrerende prioriteiten en tijdseisen zijn, ze zien mogelijk de voordelen voor hun afdeling niet, of er kan sprake zijn van een misverstand over de reden voor de implementatie.
Wie is verantwoordelijk?
- Uitvoerend projectsponsor
Hoe voorkom je dit?
Het draagvlak van het senior management moet worden gewaarborgd voordat het project begint. De projectsponsor verkeert in de beste positie om dit te bereiken, samen met de steun van de rest van het projectmanagementteam.
Door de langetermijnvoordelen voor de organisatie als geheel te benadrukken — en tegelijkertijd de voordelen voor elke afzonderlijke afdeling toe te lichten — kan draagvlak voor de visie worden gecreëerd. Dit moet gepaard gaan met een eerlijk gesprek over het mogelijke ongemak op korte termijn dat met de overgangsperiode kan komen.
Hoe los je dit op?
Als het project de steun van senior leidinggevenden dreigt te verliezen, moeten projectsponsors en het projectmanagementteam een transparante aanpak hanteren in hun communicatie met hen.
Luister naar hun zorgen, bespreek plannen om deze aan te pakken en maak een routekaart om de oorspronkelijke doelen van de ERP-implementatie te bereiken. Als de machthebbers uiteindelijk nee zeggen, kan het immers niet doorgaan.
9. Compliance- en regelgevingsrisico's
Gegevensbeveiliging heeft de afgelopen jaren veel meer aandacht gekregen, wat heeft geleid tot een breed scala aan wetgevende en regelgevende kaders waaraan bedrijven moeten voldoen. Bij het migreren van gegevens van het ene systeem naar het andere bestaat het risico dat sommige gegevens worden verwerkt op een manier die niet aan deze regelgeving voldoet.
Waarom
Een ERP-systeem kan een grote verscheidenheid aan systemen vervangen. Dit betekent dat het ene platform moet voldoen aan regelgeving die verschillende bedrijfsonderdelen beheerst, evenals aan regelgeving in verschillende rechtsgebieden.
Een multinationale onderneming kan bijvoorbeeld behoefte hebben aan een nieuw ERP-systeem dat zowel aan de GDPR als aan de CCPA voldoet, ter vervanging van afzonderlijke software die slechts aan een van beide hoefde te voldoen.
Wie is verantwoordelijk?
- ERP-leverancier
- Projectmanagers
- Senior verantwoordelijken voor risico en compliance
Hoe voorkom je dit?
Tijdens het selectieproces van het ERP-systeem moet er gericht aandacht zijn voor compliance- en regelgevingsrisico's. Bedrijven moeten een volledig overzicht hebben van hun complianceverplichtingen en samenwerken met de ERP-leverancier om ervoor te zorgen dat het systeem over de mogelijkheden beschikt om hieraan te voldoen.
Hoe los je dit op?
Eventuele problemen moeten worden geëscaleerd naar het interne compliance-team, dat de beste werkwijze zal volgen met betrekking tot de specifieke kenmerken van het probleem. Dit moet een proactieve dialoog blijven tussen het projectmanagementteam en de ERP-leverancier, om de kans op toekomstige problemen weg te nemen.
10. Ineffectief projectmanagement
De meeste risico's die in dit artikel worden beschreven, kunnen door effectief projectmanagement worden beperkt of geminimaliseerd. Dat brengt uiteraard op zichzelf ook een risico met zich mee, aangezien slecht projectmanagement vrijwel zeker leidt tot slechte resultaten bij de ERP-implementatie.
Waarom
Er zijn projectmanagementvaardigheden van hoog niveau nodig om een ERP-implementatie op koers te houden en budgetoverschrijdingen te voorkomen. Het gaat hierbij niet alleen om het helpen van alle belanghebbenden om zich aan het oorspronkelijke plan te houden, maar ook om het begeleiden van het proces wanneer zich problemen voordoen.
Zonder een duidelijke aansturing van het ERP-project is de kans groot dat het mislukt.
Wie is verantwoordelijk?
- Sponsor van het project vanuit de directie
- Stuurgroep
Hoe u dit voorkomt
Senior besluitvormers moeten ervoor zorgen dat de projectmanager (en diens team) een grote kans op succes heeft. Dit houdt in dat zij een team selecteren met ervaring in het uitvoeren van projecten met een vergelijkbare omvang en het team voldoende middelen ter beschikking stellen om dit succes te kunnen herhalen.
Hoe u dit oplost
De projectsponsor en de stuurgroep moeten ervoor zorgen dat zij gedurende het hele project breed toezicht houden.
Als duidelijk wordt dat slecht projectmanagement tot implementatieproblemen leidt, moet er een open en eerlijk gesprek plaatsvinden over hoe de situatie kan worden opgelost. Hiervoor zijn mogelijk frequentere voortgangsrapportages, gedetailleerdere KPI's en misschien zelfs het opnieuw toewijzen van het project aan andere medewerkers nodig.
11. Toegenomen algehele complexiteit
Het laatste belangrijke risico waar ik aandacht voor wil vragen, is dat alle inspanningen en het geld die u aan een ERP-implementatie besteedt, de bedrijfsvoering simpelweg te ingewikkeld kunnen maken. In het slechtste geval wordt een nieuw ERP-systeem simpelweg naast alle bestaande platforms gebruikt, waardoor de werkdruk en kosten toenemen zonder enig tastbaar voordeel op te leveren.
Waarom
Afdelingen kunnen om verschillende redenen vasthouden aan hun bestaande processen en systemen. Dit kan te maken hebben met de gebruikerservaring, analysemogelijkheden, gegevensintegriteit of simpelweg weerstand tegen verandering. Hierdoor kan het moeilijk zijn om de oude systemen achter u te laten en een ERP volledig te omarmen.
Wie is verantwoordelijk
- Team voor verandermanagement
- Projectmanagers
Hoe u dit voorkomt
Er moet een duidelijk en specifiek plan zijn voor de uitrol van het nieuwe ERP-systeem. Teams moeten zich achter de verandering scharen, begrijpen waarom deze plaatsvindt en beschikken over een gedetailleerde planning voor de implementatie van de verandering. Hiermee wordt duidelijk wat men kan verwachten, waarbij specifiek wordt aangegeven dat bestaande systemen op een bepaalde datum buiten gebruik worden gesteld.
Hoe u dit oplost
Teams of leidinggevenden die terughoudend zijn ten opzichte van verandering, moeten duidelijk onderbouwen waarom. Vervolgens kunnen projectmanagers en verandermanagers beoordelen of er in een opleidingsbehoefte moet worden voorzien of dat er extra maatwerk nodig is om het ERP-systeem aan hun behoeften te laten voldoen.
Abonneer u voor meer ERP-inzichten
Het ERP-implementatieproces kan behoorlijk ontmoedigend lijken, met onderweg veel potentiële risico's. Maar met de juiste voorbereiding en effectief projectmanagement kunnen al deze risico's worden vermeden of beperkt.
Een goede planning helpt niet alleen de kans op problemen onderweg te verkleinen, maar stelt het bedrijf ook in staat de efficiëntiewinst en het groeipotentieel die een ERP-systeem een organisatie kan bieden, optimaal te benutten.
Klaar om meer te leren over het integreren van de nieuwste technologie in uw financiële functie? Abonneer u op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
