11 risico’s van ERP-implementatie: hoe u ze kunt voorkomen & oplossen
Het implementeren van een nieuw ERP-systeem kan voor een bedrijf van elke omvang een enorme onderneming zijn. Het hele proces kan vele maanden duren, de kosten vooraf zijn aanzienlijk en er zijn een aantal risico's bij de implementatie van een ERP-systeem die daarbij komen kijken.
Maar het feit dat bijna de helft van alle bedrijven wereldwijd een vorm van een ERP-oplossing gebruikt, bewijst dat het waarschijnlijk de moeite waard is als je die risico's kunt beheersen.
11 risico's van het implementeren van een ERP-systeem
De eerste stap om de impact van deze risicofactoren te beperken, is ze begrijpen. Dit biedt de beste mogelijkheid om ze helemaal te vermijden of om te weten hoe je ermee moet omgaan als ze zich toch voordoen:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Implementatiekosten
Je kunt er niet omheen; het implementeren van een ERP-systeem is duur.
Dat vormt om vrij voor de hand liggende redenen een risico. Als het niet goed wordt aangepakt, bestaat de kans dat het project het budget overschrijdt of dat er een groot bedrag aan kapitaal wordt toegewezen aan een ERP-implementatie die onvoldoende ROI oplevert.
Waarom
Dit risico doet zich voor wanneer er geen duidelijk afgebakende scope voor de implementatie is. Een ERP-systeem implementeren op basis van vage ideeën over 'efficiëntie' kan leiden tot een systeem dat niet is aangepast om voldoende ROI te creëren voor de specifieke gebruikssituaties van een bedrijf, of tot een lukraak implementatieproces dat veel meer kost dan gepland. In het slechtste geval kan dit resulteren in een 'witte olifant'-project dat een aanzienlijke verspilling van middelen vormt.
Wie is verantwoordelijk
- Projectmanagers
- Projectsponsor
- Implementatiepartners
Hoe je dit voorkomt
Door duidelijk uiteen te zetten hoe het nieuwe systeem de efficiëntie zal verbeteren en groei zal stimuleren, zijn meer doelgerichte aanpassingen mogelijk en kun je scope-uitbreiding en kostenoverschrijdingen voorkomen.
Om te voorkomen dat een ERP-systeem een enorme verspilling van middelen wordt, moet je ervoor zorgen dat het project goed is afgebakend en de kosten goed zijn berekend voordat de implementatie begint.
Hoe je dit oplost
Als de kosten het budget dreigen te overschrijden, moeten projectmanagers ingrijpen. Dit kan betekenen dat de scope van het project opnieuw wordt beoordeeld, dat er opnieuw wordt onderhandeld met de leverancier van de ERP-software of dat wordt overgeschakeld op een gefaseerde uitrol over een langere periode.
2. Implementatieduur
Hoewel de implementatiekosten zorgvuldig moeten worden beheerd, is de doorlooptijd net zo belangrijk. Kleine tot middelgrote bedrijven doen er doorgaans 3–9 maanden over om een ERP-systeem te implementeren, terwijl multinationals meerdere jaren kunnen besteden aan het voltooien van de implementatie.
Niet alleen stijgen de kosten naarmate dit proces langer duurt, maar ook de kans dat het project stilvalt, de steun van de directie afneemt of de implementatie volledig mislukt.
Waarom
Net als het risico op kostenoverschrijdingen ontstaan ook uitlopende doorlooptijden door tekortkomingen in de oorspronkelijke projectscope en het voortdurende projectbeheer.
Wie is verantwoordelijk
- Projectmanagers
- Implementatiepartners
Hoe je dit voorkomt
De oorspronkelijke implementatieroadmap moet gedetailleerd en goed gepland zijn om dit risico te voorkomen. Er moeten regelmatig vergaderingen plaatsvinden om de voortgang ten opzichte van het plan te beoordelen, waarbij meerdere mijlpalen in de roadmap worden opgenomen.
Hoe je dit oplost
Als belangrijke mijlpalen niet worden gehaald, moeten projectmanagers en projectteamleden een beslissing nemen over de prioriteiten.
- Is het aanvaardbaar om de tijdschaal te verlengen?
- Zo ja, wat is de toegestane marge en de maximale duur die het project in beslag mag nemen?
- Zo niet, welke wijzigingen moeten er aan de implementatie worden aangebracht om deze in overeenstemming te brengen met de oorspronkelijke tijdschaal?
3. Ongecontroleerde uitbreiding van het aanpassingsbereik
Een van de fundamentele onderdelen van een ERP is de mogelijkheid om het systeem aan te passen aan de specifieke behoeften van een bedrijf. Het kan gemakkelijk gebeuren dat men te ver gaat in het creëren van een volledig op maat gemaakt softwareplatform, maar dit kan een belangrijke katalysator zijn voor de eerste twee risico's die we hebben genoemd.
Wie is verantwoordelijk?
- Implementatieteam
- Projectmanagers
- Verandermanagers
Hoe voorkom je dit?
ERP's worden geleverd met vooraf gebouwde modules die hun eigen processen hebben. Besluitvormers moeten zorgvuldig overwegen of een aanpassing 100% noodzakelijk is, of dat het op de lange termijn verstandiger is om het bedrijfsproces aan te passen aan het ERP.
Het beperken van aanpassingen helpt zowel de initiële als de doorlopende kosten te verlagen.
Hoe los je dit op?
Te veel aanpassingen kunnen een belangrijke oorzaak zijn van kosten- en tijdsoverschrijdingen. Als dit wordt vastgesteld, moeten projectteams opnieuw beoordelen of geplande aanpassingen kunnen worden vervangen door vooraf gebouwde ERP-modules.
Afhankelijk van de verwachte doorlopende kosten voor het onderhoud en de ondersteuning van de aanpassingen, kan het zelfs de moeite waard zijn om reeds aangepaste modules te vervangen door vooraf gebouwde opties.
4. Onderschatting van doorlopende kosten
Problemen die zich doorlopend voordoen, komen vaak voort uit de manier waarop een ERP oorspronkelijk is geïmplementeerd. De totale kosten vormen een mogelijk probleem, aangezien implementatiekosten slechts één onderdeel zijn van de totale kosten van een ERP.
De gemiddelde doorlopende kosten van een ERP over een periode van vijf jaar kunnen ongeveer $9,000 per gebruiker bedragen. Dat is een aanzienlijk bedrag op doorlopende basis, en als er tijdens de implementatiefase onvoldoende wordt gepland voor deze kosten, kan dit de bedrijfsfinanciën op lange termijn belasten.
Waarom?
Zelfs als een ERP-implementatieproject vanuit het oogpunt van budget en tijdschaal zeer goed wordt beheerd, kunnen de doorlopende kosten gemakkelijk over het hoofd worden gezien.
Bepaalde implementaties kunnen bijvoorbeeld doorlopende ondersteuning van externe consultants vereisen, en sterk aangepaste systemen kunnen leiden tot een aanzienlijke hoeveelheid technische schuld die voortdurend moet worden beheerd.
Wie is verantwoordelijk?
- Uitvoerend projectsponsor
- Implementatiepartners
- Implementatieteam
Hoe voorkom je dit?
Projectleiders moeten rekening houden met de totale kosten van het project. Dit mag niet beperkt blijven tot de initiële implementatiekosten, maar moet ook omvatten hoe verschillende opties de complexiteit en kosten van het systeem op doorlopende basis zullen beïnvloeden.
Hoe los je dit op?
Als de doorlopende ERP-kosten onbeheersbaar worden, moeten er wijzigingen worden aangebracht. Dit kan de vorm aannemen van het verplaatsen van aangepaste modules naar vooraf gebouwde modules, het verwijderen van weinig gebruikte integraties of het opnieuw onderhandelen over contracten met de ERP-leverancier.
5. Problemen met gegevensmigratie
Een van de belangrijkste voordelen van de implementatie van een ERP is de mogelijkheid om verschillende softwareoplossingen op één platform te consolideren; daarmee ontstaat de noodzaak om de gegevens van het ene systeem naar het andere te migreren. Dit migratieproces brengt het risico met zich mee van gegevensverlies, beschadiging of onbedoelde niet-naleving van gegevensregelgeving (bijv. CCPA, GDPR).
Waarom?
Wanneer gegevens van de ene plaats naar de andere worden overgebracht, bestaat de kans dat de parameters die in de oorspronkelijke dataset zijn gebruikt, niet overeenkomen met die van de nieuwe database. Dit kan leiden tot problemen zoals onvolledige gegevens of gearchiveerde gegevens die niet van elkaar zijn onderscheiden (bijvoorbeeld gegevens van voormalige werknemers).
Wie is verantwoordelijk?
- ERP-leverancier
- Externe consultants
Hoe u dit voorkomt
Er moet vooraf tijd worden besteed aan het opschonen van de gegevens bij de oorspronkelijke bron. Het verwijderen van overtollige gegevens, het normaliseren van categorieën en het samenvoegen van duplicaten kan de algehele kwaliteit van bedrijfsgegevens verbeteren en het tegelijkertijd eenvoudiger maken om het nieuwe systeem af te stemmen op de gegevensmigratie.
Veel bedrijven gebruiken inmiddels ook AI en machinaal leren om het toewijzen van gegevens te helpen automatiseren en mogelijke problemen met gegevensoverdracht te voorspellen voordat ze zich voordoen.
Hoe u dit oplost
Als een gegevensoverdracht mislukt of te veel handmatige tussenkomst vereist om het probleem op te lossen, kan het nodig zijn om het proces opnieuw te starten. Ik weet het, dat is vervelend, maar nu het probleem aan het licht is gebracht, kunnen implementatieteams teruggaan naar hun oorspronkelijke gegevensbron en deze verbeteren zodat die aansluit op de vereisten voor een soepele gegevensmigratie.
6. Afhankelijkheid van de leverancier
Het gebruik van meerdere softwareplatforms binnen een bedrijf leidt tot inefficiënties in vergelijking met het gebruik van één ERP-systeem. Die diversificatie betekent echter ook dat een storing bij een leverancier of een daling van de kwaliteit alleen gevolgen heeft voor de bedrijfseenheid of het gebied dat die software gebruikt.
Met een ERP-systeem wordt een bedrijf afhankelijk van die leverancier voor zijn bedrijfsplanning. Dit vormt een risico als de leverancier niet naar verwachting presteert en is met name relevant voor cloudgebaseerde ERP-systemen zonder lokale back-up.
Waarom
Afhankelijkheid van de leverancier verschilt van de andere risico's op deze lijst; het is een functie, geen fout. Het consolideren van softwareplatforms op één platform kan aanzienlijke efficiëntievoordelen opleveren, en een wisselwerking daarvan is een grotere afhankelijkheid van die leverancier.
Wie is verantwoordelijk?
- Uitvoerend projectsponsor
- Stuurgroep
Hoe u dit voorkomt
Dit kan niet echt worden voorkomen, maar het risico dat eruit voortvloeit kan wel worden beperkt. Hogere leidinggevenden en projectmanagers moeten grondig onderzoek uitvoeren voordat zij zich aan een leverancier verbinden, om er zeker van te zijn dat ze de juiste softwarepartner kiezen.
Bij het onderzoek moet worden gekeken naar de financiële stabiliteit van de leverancier, de bedrijfsstructuur, de positie op de markt en de contractuele SLA's met betrekking tot de voortdurende levering van het product en de ondersteuning.
Hoe u dit oplost
Als er zorgen zijn over de relatie met de leverancier, is een proactieve aanpak van cruciaal belang. Er moeten regelmatig evaluaties van de leverancier worden uitgevoerd en risicobeheerteams moeten plannen hebben om bedrijfsgegevens te beveiligen en de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen als er ernstige problemen ontstaan met het vermogen van de leverancier om te leveren.
De beste ERP-systemen die we hebben gevonden
Ons team analyseert letterlijk financiële systemen voor zijn werk. In dat proces zijn dit de ERP-systemen die als beste uit de bus zijn gekomen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
7. Weerstand tegen proceswijzigingen
Een ERP-implementatie draait niet alleen om software. Het gaat ook om mensen. Zelfs een vlekkeloze overgang vanuit technisch oogpunt kan mislukken als de eindgebruikers de verandering niet omarmen. Een nieuw ERP-systeem betekent waarschijnlijk een nieuwe reeks processen en werkstromen, en er bestaat een risico op tegenstand van medewerkers — evenals op echte fouten terwijl zij vertrouwd raken met de nieuwe werkwijzen.
Waarom
Organisatorische verandering is altijd een uitdaging. Het gebruik van nieuwe software kan op korte termijn inefficiëntie veroorzaken, omdat medewerkers soms meer tijd nodig hebben of meer fouten maken dan met het oude systeem. Na verloop van tijd kan dit natuurlijk worden overwonnen, maar er moet rekening mee worden gehouden dat sommige medewerkers in de beginfase weerstand kunnen bieden aan de verandering.
Wie is verantwoordelijk?
- Team voor verandermanagement
Hoe u dit kunt voorkomen
Het verandermanagementteam bestaat om de impact van dit risico te helpen beperken. Het opstellen van een uitgebreid verandermanagementplan (in combinatie met veel communicatie, training en ondersteuning) kan helpen de langetermijnvoordelen van het nieuwe ERP-systeem te benadrukken en het overgangsproces soepeler te laten verlopen.
Hoe u dit kunt oplossen
Wanneer er weerstand tegen verandering ontstaat, moeten verandermanagementteams beoordelen waar die weerstand vandaan komt. Is er sprake van een gebrek aan training in het nieuwe systeem, waardoor het voor gebruikers moeilijk is om hun weg te vinden? Is er sprake van een misverstand over de langetermijnvoordelen van het nieuwe ERP-systeem? Door de hoofdoorzaak van het probleem te achterhalen, kan dit duidelijk en transparant worden aangepakt.
8. Gebrek aan steun van het management
Een succesvolle ERP-implementatie vereist samenwerking van meerdere belanghebbenden binnen de organisatie. Er moet rekening worden gehouden met de behoeften van HR, engineering, financiën, logistiek, verkoop, marketing en elk ander onderdeel van de organisatie, om ervoor te zorgen dat het ERP-systeem zo goed mogelijk aansluit op de bedrijfsbehoeften.
Om dat te bereiken, heeft het project steun nodig van de leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor elke functie. Zonder die toezegging kan het project binnen hun bedrijfsonderdeel op de prioriteitenlijst zakken, waardoor de ERP-implementatie wordt vertraagd of ontspoort.
Waarom
Leidinggevenden zijn niet immuun voor weerstand tegen verandering. Er kunnen concurrerende prioriteiten en eisen aan hun tijd zijn, ze zien de voordelen voor hun afdeling mogelijk niet, of er kan sprake zijn van een misverstand over de reden van de implementatie.
Wie is verantwoordelijk
- Uitvoerend projectsponsor
Hoe u dit kunt voorkomen
De steun van het senior management moet worden verkregen voordat het project begint. De projectsponsor verkeert in de beste positie om dit te bereiken, samen met de steun van de rest van het projectmanagementteam.
Het benadrukken van de langetermijnvoordelen voor het bedrijf als geheel — en tegelijkertijd het uitleggen van de voordelen voor elke specifieke afdeling — kan helpen steun te verkrijgen voor de visie. Dit moet gepaard gaan met een eerlijke bespreking van het mogelijke kortetermijngemak dat de overgangsperiode met zich mee kan brengen.
Hoe u dit kunt oplossen
Als het project de steun van senior leiders begint te verliezen, moeten projectsponsors en het projectmanagementteam een transparante aanpak hanteren in hun communicatie met hen.
Luister naar hun zorgen, bespreek plannen om deze aan te pakken en maak een routekaart om de oorspronkelijke doelstellingen van de ERP-implementatie te realiseren. Uiteindelijk geldt: als de machthebbers nee zeggen, kan het niet gebeuren.
9. Compliance- en regelgevingsrisico's
Gegevensbeveiliging heeft de afgelopen jaren veel meer aandacht gekregen, wat heeft geleid tot een breed scala aan wettelijke en regelgevende kaders waaraan bedrijven moeten voldoen. Bij het migreren van gegevens van het ene systeem naar het andere bestaat het risico dat sommige van deze gegevens worden verwerkt op een manier die niet aan deze regelgeving voldoet.
Waarom
Een ERP-systeem kan een grote verscheidenheid aan systemen vervangen. Dit betekent dat het ene platform moet voldoen aan de regelgeving voor verschillende bedrijfsonderdelen en verschillende rechtsgebieden.
Een multinationale onderneming kan bijvoorbeeld nodig hebben dat het nieuwe ERP-systeem voldoet aan zowel de GDPR als de CCPA, ter vervanging van afzonderlijke software die slechts aan één van beide hoefde te voldoen.
Wie is verantwoordelijk
- ERP-leverancier
- Projectmanagers
- Senior verantwoordelijken voor risico's en compliance
Hoe u dit kunt voorkomen
Tijdens het selectieproces van het ERP-systeem moet er gericht aandacht zijn voor compliance- en regelgevingsrisico's. Bedrijven moeten een uitgebreid overzicht hebben van hun complianceverplichtingen en samenwerken met de ERP-leverancier om ervoor te zorgen dat diens systeem over de mogelijkheden beschikt om hieraan te voldoen.
Hoe u dit kunt oplossen
Eventuele problemen die zich voordoen, moeten worden geëscaleerd naar het interne complianceteam, dat de beste werkwijze met betrekking tot de specifieke kenmerken van het probleem zal volgen. Dit moet een proactieve bespreking tussen het projectmanagementteam en de ERP-leverancier blijven, om de kans op toekomstige problemen weg te nemen.
10. Ineffectief projectmanagement
De meeste risico's die in dit artikel worden beschreven, kunnen worden beperkt of geminimaliseerd door effectief projectmanagement. Natuurlijk brengt dat op zichzelf ook een risico met zich mee, aangezien slecht projectmanagement vrijwel zeker leidt tot slechte resultaten bij de ERP-implementatie.
Waarom
Er zijn projectmanagementvaardigheden van hoog niveau nodig om een ERP-implementatie op schema te houden en budgetoverschrijdingen te voorkomen. Het gaat er niet alleen om alle belanghebbenden te helpen zich aan het oorspronkelijke plan te houden, maar ook om het proces te begeleiden wanneer zich problemen voordoen.
Zonder een duidelijke aansturing van het ERP-project is de kans groot dat het mislukt.
Wie is verantwoordelijk
- Uitvoerend projectsponsor
- Stuurgroep
Zo voorkomt u dit
Senior besluitvormers moeten ervoor zorgen dat de projectmanager (en diens team) een grote kans van slagen heeft. Dit houdt in dat er een team wordt samengesteld met ervaring in het uitvoeren van projecten met een vergelijkbare omvang en dat dit team voldoende middelen krijgt om dit succes te herhalen.
Zo lost u dit op
De projectsponsor en de stuurgroep moeten ervoor zorgen dat ze gedurende het hele project breed toezicht houden.
Als duidelijk wordt dat slecht projectmanagement tot implementatieproblemen leidt, moet er een open en eerlijk gesprek plaatsvinden over hoe de situatie kan worden opgelost. Dit kan vaker bijgewerkte statusrapportages, meer gedetailleerde KPI's en mogelijk zelfs het toewijzen van het project aan andere medewerkers vereisen.
11. Toegenomen algehele complexiteit
Het laatste belangrijke risico waar ik de aandacht op wil vestigen, is dat alle inspanningen en het geld die u aan een ERP-implementatie besteedt, de bedrijfsvoering eenvoudigweg onnodig complex kunnen maken. In het slechtste geval wordt een nieuw ERP-systeem simpelweg naast alle oude platforms gebruikt, waardoor de werkdruk en kosten toenemen zonder tastbare voordelen op te leveren.
Waarom
Afdelingen kunnen om verschillende redenen vasthouden aan hun bestaande processen en systemen. Dit kan te maken hebben met de gebruikerservaring, analysemogelijkheden, gegevensintegriteit of simpelweg weerstand tegen verandering. Dit kan ertoe leiden dat het moeilijk wordt om de oude systemen achter u te laten en volledig over te stappen op een ERP-systeem.
Wie is verantwoordelijk
- Team voor verandermanagement
- Projectmanagers
Zo voorkomt u dit
Er moet een duidelijk en specifiek plan zijn voor de uitrol van het nieuwe ERP-systeem. Teams moeten draagvlak hebben voor de verandering, begrijpen waarom deze plaatsvindt en beschikken over een gedetailleerde planning voor wanneer de verandering wordt doorgevoerd. Hiermee wordt duidelijk wat men kan verwachten, waarbij specifiek wordt aangegeven dat bestaande systemen op een bepaalde datum worden uitgeschakeld.
Zo lost u dit op
Teams of leidinggevenden die terughoudend zijn ten aanzien van verandering, moeten duidelijk onderbouwen waarom dat zo is. Vervolgens kunnen projectmanagers en verandermanagers beoordelen of er in een opleidingsbehoefte moet worden voorzien of dat aanvullende aanpassingen nodig zijn om het ERP-systeem aan hun behoeften te laten voldoen.
Abonneer u voor meer ERP-inzichten
Het ERP-implementatieproces kan behoorlijk ontmoedigend lijken, met onderweg veel potentiële risico's. Maar met de juiste voorbereiding en effectief projectmanagement kunnen al die risico's worden vermeden of geminimaliseerd.
Een goede planning helpt niet alleen om de kans op problemen onderweg te verkleinen, maar stelt het bedrijf ook in staat de efficiëntiewinst en het groeipotentieel die een ERP-systeem een organisatie kan bieden, optimaal te benutten.
Klaar om meer te leren over het integreren van de nieuwste technologie in uw financiële functie? Abonneer u op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
