Klaar voor ERP: uw checklist vóór de implementatie
Gefeliciteerd met je beslissing om je bedrijfsactiviteiten te stroomlijnen met een enterprise resource planning-systeem—dat is een geweldige eerste stap. Nu is het tijd om ervoor te zorgen dat je bedrijf klaar is voor ERP.
Dit moet je weten om je voor te bereiden op de implementatie van een ERP-systeem, inclusief een checklist om te controleren of je er klaar voor bent.
Wat betekent klaar zijn voor ERP?
Als je “klaar bent voor ERP”, betekent dit dat je volledig voorbereid bent om een ERP-systeem in je organisatie te installeren en te gebruiken. Meer specifiek betekent klaar zijn voor ERP dat je een ERP-gereedheidsbeoordeling hebt uitgevoerd en hebt vastgesteld dat je klaar bent voor de implementatie van het systeem.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Een ERP-gereedheidsbeoordeling onderzoekt de huidige toestand van je bedrijf en helpt je de veranderingen vast te stellen die je moet doorvoeren voordat je een ERP-systeem implementeert. Bij een gereedheidsbeoordeling wordt gekeken naar:
- De uitdagingen waar je bedrijf mee te maken heeft
- Of een ERP-systeem kan helpen deze uitdagingen aan te pakken
- Of je bedrijf klaar is om een ERP-systeem te implementeren; zo niet, wat je moet veranderen om je voor te bereiden
ERP-systemen zijn uitstekend geschikt om als organisatie efficiënter te worden, maar je moet ervoor zorgen dat je bedrijf over voldoende personele, financiële en technologische capaciteiten beschikt om dit nieuwe ERP-systeem te ondersteunen.
Zoals de uitvinder van de telefoon beroemd zei: “Voor al het andere is voorbereiding de sleutel tot succes”.
Waarom is klaar zijn voor ERP belangrijk?
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het uitvoeren van een ERP-gereedheidsbeoordeling. Klaar zijn voor ERP moet zelfs de eerste stap in je ERP-strategie zijn als je het proces wilt doorlopen zonder tijd, energie en—misschien wel het belangrijkst—geld te verspillen.
Wanneer je prioriteit geeft aan een ERP-gereedheidsbeoordeling, neem je uitdagingen weg waar 75% van de onvoorbereide bedrijven mee te maken krijgt, doordat je duidelijkheid creëert over de volgende zaken:
- De uitdagingen die je met een ERP-systeem verwacht op te lossen
- Welke systemen verouderd zullen raken
- Of je over voldoende technologische infrastructuur beschikt
- Rollen en verantwoordelijkheden van medewerkers
- Totale kosten en verwachte ROI
- Mogelijke oorzaken van weerstand
Het belangrijkst is dat een gereedheidsbeoordeling je helpt bepalen wat je moet veranderen om klaar te zijn voor ERP voordat je kostbare euro’s verspilt aan het aanklooien met de implementatie van ERP.
Checklist: klaar voor ERP
Nu wordt het menens—loop deze checklist door om te bepalen of je klaar bent om te implementeren, of dat het beter is om even pas op de plaats te maken.
Dit is de checklist in één oogopslag:
- Huidige bedrijfsuitdagingen
- Implementatiedoelen en -doelstellingen
- Organisatorische middelen
- Gereedheid van het team
- Gereedheid voor datamigratie
- Of je een ERP-consultant inschakelt
1. Begrijp de huidige uitdagingen waarmee je bedrijf te maken heeft
Allereerst moet je nagaan of je met de implementatie van een ERP-oplossing de juiste problemen probeert op te lossen. Net zoals sportwagens (meestal) geen midlifecrisis oplossen, zijn ERP-systemen geen wondermiddelen.
Enkele van de meest voorkomende problemen die ERP-systemen kunnen helpen oplossen, zijn:
- Slecht financieel beheer
- Gebrek aan voldoende gegevens voor besluitvorming
- Te veel handmatig werk
- Slechte verplaatsing van voorraden binnen uw toeleveringsketen
- Slechte coördinatie tussen verschillende afdelingen
- Onvermogen om uw bedrijfsactiviteiten op te schalen
- Beperkte functionaliteit van bestaande systemen
- Vertraagde realtime rapportage
- Inconsistent beheer van klantrelaties
2. Definieer uw doelen en doelstellingen
Als u wilt dat uw ERP-implementatiestrategie slaagt, moet u uw bedrijfsdoelen en doelstellingen duidelijk definiëren.
Als u de tijd heeft genomen om de uitdagingen die uw bedrijf met een ERP-systeem zou kunnen oplossen echt te begrijpen—zoals stap 1 van u verlangde—dan heeft u uw deel al gedaan.
Maar het punt is: Deze stap kan niet afzonderlijk worden uitgevoerd. Alle relevante besluitvormers moeten deelnemen aan het definiëren van de doelen en doelstellingen van uw ERP-systeem, om de hoeveelheid tijd die later wordt besteed aan discussiëren en wijzigingen aanbrengen tot een minimum te beperken.
Om het eenvoudiger te maken, laat u uw relevante belanghebbenden de volgende vragenlijst invullen:
| Overweging | Antwoord |
| Wat zijn de belangrijkste doelen en doelstellingen die u met een ERP-systeem wilt bereiken? | |
| Wat zijn de belangrijkste resultaten die met de ERP-implementatie moeten worden bereikt? | |
| Zijn alle belanghebbenden op de hoogte van de verwachtingen van de ERP-implementatiestrategie? | |
| Begrijpen en onderschrijven alle belanghebbenden de doelen en verwachte resultaten? | |
| Hoe lang zal de strategie duren? |
Wanneer iedereen zijn huiswerk heeft gedaan, komt u weer bij elkaar om de doelen te bespreken. Als iedereen op één lijn zit, kunt u bepalen welk type ERP-systeem het beste bij u past en vervolgens doorgaan naar de volgende stap.
3. Houd rekening met uw budget en middelen
Ga na of u over geschikte middelen beschikt om dit ERP-project te ondersteunen.
Als u bijvoorbeeld slechts 1 of 2 leden in uw implementatieteam heeft, kunnen zij door tijdgebrek hun deadlines niet halen, waardoor u meer leden aan het team moet toevoegen.
En natuurlijk moet u rekening houden met de financiële middelen die nodig zijn om dit te laten slagen. Als u niet zeker weet of u genoeg geld heeft—of als u niet in staat bent zich daaraan te verbinden—om dit tot een goed einde te brengen, is uw implementatie bij voorbaat kansloos.
4. Begrijp hoe klaar uw team ervoor is
De leiding zou inmiddels al achter het project moeten staan, dus het is uw taak om ervoor te zorgen dat alle andere teams en toekomstige gebruikers klaar zijn voor deze nieuwe technologie.
Dat betekent niet dat u elke werknemer afzonderlijk moet vragen of die enthousiast is over een nieuw systeem (kunt u zich voorstellen dat dat echt mijn advies was?).
Het betekent dat u rekening moet houden met de mensen en processen die door de implementatie zouden worden beïnvloed en met de beste manier om u aan deze veranderingen aan te passen.
Bijvoorbeeld:
- Als u voor veel van uw processen zelfstandige opdrachtnemers gebruikt, moet u rekening houden met de trainingsdocumenten en video's die u moet maken om hen op weg te helpen, evenals met de vraag wie deze hulpmiddelen zal maken.
- Als veel werknemers als eindgebruikers van uw ERP-systeem zullen fungeren, overweeg dan een formele trainingsworkshop te organiseren om hen op weg te helpen.
5. Bereid u voor op gegevensmigratie
Voordat u een ERP-systeem installeert, moet u voorbereid zijn om gegevens te migreren van verschillende systemen naar het nieuwe systeem.
U moet iemand uit uw ERP-implementatieteam aanwijzen als verantwoordelijke voor gegevensmigratie en contact opnemen met uw huidige systeemcontactpersonen… want dit kan een hele klus zijn.
Om vertragingen aan de kant van de leverancier te voorkomen, moet u de verantwoordelijke vooraf regelingen laten treffen en ervoor zorgen dat leveranciers vooraf instemmen.
Om het gegevensmigratieproces succesvol te laten verlopen, moet u het volgende begrijpen:
- Hoe u de gegevens gaat migreren—deze stap is ingewikkelder dan het klinkt en vereist zorgvuldige overweging.
- De potentiële risico's waarmee uw bedrijf door gegevensmigratie te maken kan krijgen, evenals hoe u de kans dat deze zich voordoen tot een minimum beperkt en hoe u reageert als ze zich voordoen.
6. Bepaal of u een ERP-consultant nodig heeft
Als je niet de mankracht kunt vrijmaken om de implementatie op de juiste manier af te ronden, schakel dan professionele hulp in van een ERP-consultant.
Een ERP-consultant is een professional met uitgebreide kennis van ERP-systemen en is uitstekend uitgerust om de meeste van deze vervelende processen namens jou af te handelen.
Ik ben het type dat alles zelf doet tot ik erbij neerval, maar zelfs ik zou overwegen een expert in te schakelen om dit over te nemen, gezien de hoeveelheid geld (en het potentiële gedoe) die hier op het spel staat.
Problemen die je vóór de ERP-implementatie moet oplossen
Sommige dingen lijken universeel: de angst dat je de oven hebt laten aanstaan, de vreugde van verliefd worden en het feit dat bedrijven blijkbaar echt moeite hebben met de implementatie van ERP-systemen.
Dit zijn 5 van de meest voorkomende problemen waarmee mensen te maken krijgen bij het implementeren van ERP en die, gelukkig voor jou, beste lezer, vrijwel allemaal worden aangepakt in de bovenstaande checklist.
1. De juiste ERP-leverancier selecteren
Voordat je een ERP-systeem gaat implementeren, moet je een betrouwbare leverancier kiezen. Maar omdat de ERP-sector zeer concurrerend is, hebben de meeste bedrijfsleiders moeite om de juiste leverancier te selecteren.
Je kunt deze uitdaging oplossen door samen te werken met een ERP-consultant en hun mening te vragen, of door een lijst te vinden van de beste ERP-systemen op de markt, de voordelen ervan af te zetten tegen je doelstellingen en met een softwareadviseur te praten.
Handig, toch?
2. Ontoereikende budgettering
Volgens ERP Focus bedragen de gemiddelde kosten voor het implementeren van een ERP-systeem $7200. Maar net als bij al het andere kan dit bedrag variëren afhankelijk van de omvang van je organisatie.
De meeste bedrijven slagen er niet in ERP-systemen volledig te implementeren nadat ze met het implementatieproces zijn begonnen. De meest voorkomende reden? Slechte budgettering.
- Doorloop de checklist voor gereedheid
- Vraag offertes op bij leveranciers
- Zorg ervoor dat je elke stap in het proces goed hebt doordacht, en
- Reserveer een buffer voor onvoorziene kosten
3. Slecht projectmanagement
Bij het implementeren van een ERP-systeem moet je het project in verschillende fasen uitvoeren. Deze fasen omvatten:
- Verkenning en planning
- Ontwerp
- Ontwikkeling
- Datamigratie
- Testen
- Updates na de lancering
Om de activiteiten die in elke fase nodig zijn succesvol uit te voeren, heb je een sterk en bekwaam implementatieteam nodig—hopelijk met ten minste één goede projectmanager erbij.
4. Weinig betrokkenheid van medewerkers bij het project
Een fundamentele fout die de meeste bedrijfseigenaren maken, is dat ze medewerkers tijdens de ERP-implementatie niet op de hoogte houden en niet betrekken.
Breng relevante medewerkers tijdens het pre-implementatieproces specifiek op de hoogte van de functies en voordelen van het nieuwe ERP-systeem en help hen vervolgens bij de overstap naar en aanpassing aan het nieuwe systeem.
5. Denken dat implementatie eenmalig is
Dacht je dat je het systeem zou instellen en er vervolgens voor de rest van je leven klaar mee zou zijn? Hoe graag ik ook zou willen dat dat zo was, het leven is niet zo eenvoudig.
Zoals bij elk systeem zul je het moeten onderhouden. En bij een systeem dat zo omvangrijk is als dit, heb je iemand nodig die deze taak echt op zich neemt.
Wijs een producteigenaar aan voor je ERP-systeem, help die persoon vervolgens samen te werken met je projectteam en plan periodieke audits om problemen op te lossen en nieuwe modules te integreren naarmate je bedrijf zich ontwikkelt.
Want als je er niet in slaagt te plannen… plan je om te falen.
Abonneer je om je financiële leiderschapsvaardigheden te ontwikkelen
Klaar om je vaardigheden als financieel leider verder te ontwikkelen? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologie-industrie vormgeven.
