ERP-rapportage: hoe je focust op de meest nuttige gegevens
Enterprise resource planning-systemen bevatten enorme hoeveelheden waardevolle gegevens die zijn verzameld binnen een breed scala aan bedrijfsfuncties en afdelingen, waaronder financiën, operations, marketing, human resources en meer. Maar deze bedrijfsinformatie is alleen nuttig wanneer je een sterk ERP-rapportageproces hebt ingericht om deze gegevens te extraheren, te organiseren en te presenteren ter ondersteuning en verbetering van je besluitvormingsprocessen.
Van best practices tot veelvoorkomende valkuilen die je moet vermijden: lees verder om meer te leren over het ontwikkelen van een sterke ERP-rapportagestrategie.
Wat is ERP-rapportage?
ERP-rapportage is een proces waarbij gegevens uit de ERP-database van je organisatie worden geëxtraheerd, verwerkt en gepresenteerd via diagrammen, grafieken en andere rapportagetools die gemakkelijk kunnen worden begrepen door de belangrijkste besluitvormers en belanghebbenden binnen je organisatie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Deze rapporten zijn ontworpen om belangrijke ERP-gegevens te presenteren met betrekking tot belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) en andere belangrijke trends die via je ERP-oplossingen zijn geïdentificeerd. Financieel directeuren (CFO's) gebruiken ERP-rapporten bijvoorbeeld vaak om financiële trends te identificeren die verder gaan dan de inzichten op hoofdlijnen uit een winst-en-verliesrekening of balans.
ERP-rapportage kan gedetailleerdere inzichten bieden in recente trends met betrekking tot omzet of uitgaven en kan door de CFO worden gebruikt om financiële prognoses op te stellen op basis van de huidige bedrijfsomstandigheden.
Voordelen van goede ERP-rapportage
Meer informatie is altijd een goede zaak. Maar hoe je die informatie gebruikt, kan het verschil maken.
De data-inzichten die een goed ontworpen ERP-rapportagestrategie oplevert, kunnen je bedrijf helpen onnodige kosten en andere inefficiënties te verminderen die anders onopgemerkt zouden blijven binnen je organisatie. Hier zijn vier manieren waarop ERP voordelen kan bieden aan elke onderneming:
1. Gecentraliseerde gegevens als enige bron van waarheid
Wanneer een ERP-systeem correct is geïmplementeerd, centraliseert het alle organisatiegegevens in één centrale opslagplaats. ERP-rapportage kan deze informatie vervolgens gebruiken om rapporten op te stellen op basis van nauwkeurige gegevens, waardoor uitgebreide rapportage mogelijk wordt die niet wordt verstoord door datasilo's of tegenstrijdige gegevens uit verschillende afdelingen.
In plaats van door enorme hoeveelheden gegevens te moeten zoeken, kan een CFO ERP-informatie gebruiken om snel en nauwkeurig uitgaven te evalueren, inzicht te krijgen in omzetgeneratie en andere financiële gegevenspunten binnen de gehele organisatie te analyseren.
2. Geautomatiseerde nalevingscontrole en rapportage
Naarmate organisaties groeien, kan de uitdaging om naleving te waarborgen ongelooflijk veel tijd kosten. Als je een sterk ERP-rapportagesysteem hebt ingericht, wordt deze belasting aanzienlijk verminderd.
ERP-rapportagesystemen kunnen controleerbare gegevens en geautomatiseerde rapportage op basis van regels gebruiken om ervoor te zorgen dat naleving nauwlettend wordt gemonitord en beheerst.
In een sector zoals de productie of luchtvaart, waar het beheer van menselijke arbeid om veiligheidsredenen streng gereguleerd kan zijn, kan ERP-rapportage geautomatiseerde activiteitenlogboeken genereren die deze activiteiten documenteren en de organisatie waarschuwen voor mogelijke gevallen van niet-naleving.
3. Inzichten in realtime
Gegevens die door een ERP-systeem worden gegenereerd, kunnen op een centrale locatie worden verzameld en in realtime via rapportagedashboards worden verwerkt. Voorraadniveaus, energieverbruik en productie zijn slechts enkele voorbeelden waarbij organisaties actuele informatie kunnen gebruiken om hun zakelijke beslissingen te sturen.
Een hoog energieverbruik kan de organisatie ertoe aanzetten de activiteiten te verminderen en de mogelijke oorzaak van deze toename te onderzoeken, maar je verandert natuurlijk niets als niemand ervan op de hoogte is.
4. Kostenbesparingen op lange termijn
ERP-rapporten kunnen inzichten genereren en strategische prognoses ondersteunen die bedrijfsleiders helpen hun interne middelen beter te benutten en te beheren.
Menselijke arbeid, energieverbruik, beheer van de toeleveringsketen en processtromen kunnen allemaal profiteren van beter beheer en optimalisatie die mogelijk worden gemaakt door ERP-rapportage. Leidinggevenden kunnen de gehele organisatie overzien om inefficiënte activiteiten, buitensporige uitgaven en andere vormen van verspilling te identificeren en aan te pakken.
Na verloop van tijd kan ERP-rapportage je organisatie helpen kostenefficiënter uit te geven, waardoor de winstmarges verbeteren en duurzame bedrijfsvoering mogelijk wordt.
Wie zijn betrokken bij het ERP-rapportageproces?
Van rapportagemedewerkers die praktisch werk verrichten tot besluitvormers: een sterk ERP-rapportagesysteem heeft de betrokkenheid en steun nodig van een aantal belangrijke functies.
Dit is het team dat u moet samenbrengen om de volledige waarde van ERP-rapportage binnen uw organisatie te benutten:
ERP-rapportageleider (leidinggevende)
Deze persoon—die vaak de CFO is, maar ook een door de CFO aangewezen projectmanager voor een specifiek project kan zijn—is de hoofdverantwoordelijke voor het ERP-rapportagesysteem. De persoon in deze functie bepaalt de strategische doelstellingen van het rapportagesysteem, houdt rechtstreeks toezicht op analisten en communiceert met leidinggevenden om begeleiding te bieden bij het interpreteren van rapporten.
Na verloop van tijd is deze persoon ook verantwoordelijk voor het aanpassen van de ERP-rapportagestrategie aan de behoeften van de organisatie.
Leiding van het topmanagement
Leidinggevenden uit het topmanagement zijn rechtstreeks betrokken bij het evalueren van ERP-rapporten en het verwerken van deze inzichten in hun strategische besluitvorming. Deze leidinggevenden werken ook samen met de manager van het rapportagesysteem aan het vaststellen van KPI's en het bepalen van het doel van ERP-rapporten.
ERP-data-analist
Analisten voeren hun werkzaamheden in de frontlinie van ERP-rapportage uit en zorgen ervoor dat gegevens op de juiste manier met rapportagetools worden gedeeld en vervolgens worden vertaald naar leesbare rapporten. Deze functie speelt een praktische rol bij het opstellen van de rapporten die door leidinggevenden en andere belanghebbenden worden gebruikt.
Deze analisten moeten de doelstellingen van ERP-rapportage begrijpen, te beginnen met de gegevenspunten die binnen uw organisatie de hoogste prioriteit hebben.
IT-ondersteuning
Afhankelijk van de software-, beveiligings- en andere IT-gerelateerde behoeften kunnen meerdere IT-medewerkers betrokken zijn bij het opzetten en onderhouden van het ERP-rapportagesysteem. Deze personen spelen een grotere rol bij het helpen opzetten van het rapportagesysteem en het configureren van alle software en tools om ERP-gegevens op de juiste manier te extraheren en te verwerken.
Eindgebruikers
Hoewel leidinggevenden ERP-rapporten gebruiken om strategische besluitvorming te sturen, kunnen verschillende functies binnen een organisatie deze rapporten regelmatig raadplegen om hun dagelijkse werkzaamheden richting te geven.
- Professionals in de toeleveringsketen kunnen ERP-rapporten gebruiken om de toeleveringsketens van het bedrijf te bewaken en te beheren.
- Productiesupervisors kunnen rapporten gebruiken om de werkomstandigheden te bewaken, waaronder energieverbruik en veiligheid op de werkplek.
- Complianceprofessionals, waaronder externe toezichthouders, kunnen audits raadplegen om de naleving van verschillende voorschriften te beoordelen.
Een ERP-rapportagestrategie opstellen
U begrijpt de doelstellingen en hebt de belangrijkste functies vastgesteld die nodig zijn voor uw rapportagestrategie. Nu is het tijd voor praktische richtlijnen om uw ERP-rapportageproces succesvol op te zetten.
Dit is wat u moet doen:
1. Bepaal KPI's en andere doelstellingen
Een beperkte reikwijdte levert de beste resultaten op—vooral wanneer u net begint met uw ERP-rapportagestrategie.
Identificeer duidelijke KPI's en andere doelstellingen die u met uw ERP-rapporten wilt bereiken, en zorg ervoor dat u goed begrijpt hoe deze meetwaarden zich vertalen naar uw bredere bedrijfsstrategie.
Uw organisatie sturen naar een grotere kostenefficiëntie
Stel dat uw organisatie kostenefficiënter wil worden, vooral nu de economische omstandigheden uitdagender worden. ERP-rapportage is een uitstekende manier om dit te bereiken, zolang deze doelstelling uw strategie richting geeft.
Communiceer met alle belanghebbenden om ervoor te zorgen dat iedereen zich achter deze doelstelling schaart en richt u op het extraheren van gegevens en trends die voor dat doel relevant zijn.
2. Stel verwachtingen vast voor de betrokkenheid van belanghebbenden
Bereid uw belanghebbenden voor op succes en zorg ervoor dat iedereen het belang van zijn of haar rol kent. Elke belanghebbende moet duidelijk begrijpen hoe diegene bijdraagt aan het succes van het rapportagesysteem en precies weten wat er van hem of haar wordt verwacht.
Word de dirigent
Werk rechtstreeks met elke belanghebbende samen om duidelijke verwachtingen vast te stellen rond het tijdstip van hun verplichtingen en de frequentie van de communicatie.
In de meeste gevallen zullen deze verwachtingen ook moeten worden afgestemd op bestaande verantwoordelijkheden. Daarom is het belangrijk om gaandeweg realistische verwachtingen te scheppen.
3. Kies en integreer een ERP-rapportagetool
Sommige ERP-platforms bieden al de tools die je nodig hebt om een ERP-rapportagesysteem te creëren. In andere gevallen wil je misschien een externe rapportagetool kiezen.
Zorg voor een soepele software-integratie
Als je een rapportagetool wilt koppelen aan je bestaande ERP-systeem, moet je IT-personeel ervoor zorgen dat deze tool correct wordt geïntegreerd en geconfigureerd met je bestaande ERP-platform. Werk samen met je IT-personeel om deze integratie te valideren voordat je verdergaat met het proces.
4. Valideer gegevens en je gegevensextractieproces
Gegevens van hoge kwaliteit vormen de basis van een sterke ERP-analyse-strategie. Je rapportageanalisten moeten het rapportagesysteem grondig testen—oftewel een proces van gegevensvalidatie, gegevensopschoning en andere relevante testprocessen—om ervoor te zorgen dat je systeem correct is geconfigureerd om ERP-gegevens te verzamelen en te verwerken.
Gegevensbeheer en gegevenseigenaarschap op orde brengen
Het validatieproces kan problemen met betrekking tot gegevenseigenaarschap en gegevensbeheer aan het licht brengen die moeten worden aangepakt voordat het ERP-rapportagesysteem live kan gaan. Werk samen met het analyseteam om deze problemen te identificeren en eventuele zorgen over eigenaarschap vooraf weg te nemen. Zo zorg je ervoor dat al je ERP-gegevens zijn gevalideerd, nauwkeurig en betrouwbaar.
5. Ontwikkel rapportagesjablonen
Stroomlijn het weergeven en leveren van rapporten door rapportagesjablonen te maken waarin geëxtraheerde ERP-gegevens eenvoudig kunnen worden geïmporteerd en visueel weergegeven. Dit is vooral waardevol bij het maken van rapporten die in realtime toegankelijk moeten zijn of via een geautomatiseerde trigger worden gegenereerd.
Gegevensvisualisatie voor financiële prognoses
Een rapportagesjabloon kan een uitstekende manier zijn om de meest recente financiële prestatiegegevens te verwerken in een door ERP aangestuurd prognoserapport. Dit sjabloon kan in de loop van de tijd blijven worden bijgewerkt wanneer nieuwe cijfers beschikbaar komen.
6. Plan om in de loop van de tijd te herhalen en optimaliseren
De doelen en behoeften rondom ERP-rapportage zullen vrijwel zeker veranderen naarmate je bedrijf groeit. Ook kunnen belanghebbenden betere manieren identificeren om ERP te evalueren in overeenstemming met je vastgestelde rapportagedoelen.
Creëer de verwachting van voortdurende verfijning
In beide hierboven genoemde scenario’s hebben bedrijven de flexibiliteit nodig om hun rapportagesysteem in de loop van de tijd aan te passen aan veranderende behoeften en doelen.
Door dit vanaf het begin in je strategie op te nemen, kun je belanghebbenden duidelijk maken dat ERP-rapportage nooit een eindproduct is. Houd in de gaten hoe nuttig je ERP-rapporten zijn en werk samen met belanghebbenden om je rapportagestrategie voortdurend te optimaliseren.
Wanneer je rapportagestrategie moet veranderen
Kleine verfijningen aan je rapportagestrategie zijn eenvoudig door te voeren. Maar gezien de inspanning die nodig is om rapportagedoelstellingen te wijzigen, gegevensprioriteiten aan te passen, rapportage-integraties opnieuw in te stellen en rapportagesjablonen te wijzigen… zijn ingrijpende veranderingen aan je ERP-rapportagestrategie vaak belastend en tijdrovend.
Als je probeert het rapportageproces vast te leggen voordat je systeem is geïmplementeerd...
- Goed bezig. Dat is een stuk georganiseerder dan de meeste mensen!
- Zoek een ERP-implementatiepartner die kan helpen om vanaf het begin een goede rapportagestrategie op te zetten.
Als je je systeem al hebt ingericht, kan een ERP-consultant je helpen bepalen of veranderingen in de rapportagestrategie nodig zijn en je helpen deze veranderingen op de meest kosten- en tijdefficiënte manier aan te pakken. Over het algemeen moet je veranderingen in de rapportagestrategie overwegen als een of meer van de volgende situaties zich voordoen:
- U verandert de organisatiedoelstelling van uw ERP-rapportagestrategie;
- Uw bedrijf ondergaat aanzienlijke veranderingen op het gebied van bedrijfstechnologie, gegevensrapportagekanalen en/of rapportagevereisten;
- U krijgt te maken met nieuwe wettelijke rapportagevereisten;
- Uw bedrijf ondergaat een organisatorische herstructurering.
De grootste ERP-rapportagefouten die u moet vermijden
Voordat u actie onderneemt om een ERP-rapportagestrategie voor uw bedrijf op te stellen, volgt hier een kort overzicht van de meest voorkomende valkuilen die u in dit proces moet vermijden:
1. Meer hooi op uw vork nemen dan u aankunt
De enorme hoeveelheid gegevens die ERP-systemen bieden, dwingt organisaties om selectief te zijn bij het bepalen aan welke gegevens ze prioriteit willen geven in rapportages. Als u te breed probeert te werk te gaan, loopt u het risico op een hoeveelheid en verscheidenheid aan gegevensrapportages die onsamenhangend en onhoudbaar zijn.
Gebruik uw rapportagedoelstellingen om uw focus te beperken tot uitsluitend de meest relevante gegevens. Naarmate uw rapportagestrategie volwassener wordt en alle belanghebbenden vertrouwd raken met dit proces, kunt u opnieuw overwegen of u uw rapportages wilt uitbreiden met aanvullende gegevensbronnen.
2. Rapporten opstellen op basis van gegevens van lage kwaliteit
Het gegevensvalidatieproces is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat ERP-gegevens accuraat en waardevol zijn. Inconsistenties, hiaten in de gegevens en andere kwaliteitsproblemen zullen de waarde van uw rapporten sterk beperken. Daarom is het essentieel dat u alles vanaf het begin goed instelt.
3. Belanghebbenden niet informeren over hun rollen
De juiste belanghebbenden moeten worden geïdentificeerd, maar ze moeten ook goed worden geïnformeerd over hoe ze hun rollen moeten vervullen.
Voor leidinggevenden betekent dit dat u hen instrueert over hoe ze doelstellingen moeten bepalen en hoe ze gegevens kunnen gebruiken om besluitvorming te onderbouwen. Voor eindgebruikers betekent dit dat u voldoende training biedt in ERP-software—van Acumatica tot Sage—die ze geacht worden te gebruiken bij het integreren van rapportages in hun werkzaamheden.
4. Rapporten opstellen op basis van gegevens die uw bedrijf niet bezit
Als uw ERP-gegevens gegevens bevatten die eigendom zijn van een andere entiteit, kunt u een aansprakelijkheidsrisico voor het bedrijf creëren door die gegevens in uw eigen rapporten op te nemen.
Een sterk programma voor gegevensbeheer kan helpen om kwesties rond gegevenseigendom op te helderen en dit probleem te voorkomen.
Begin goed met ERP-rapportage
Het succes van een ERP-rapportagestrategie wordt sterk beïnvloed door de inspanningen die worden geleverd om een strategie te ontwikkelen en een raamwerk voor doorlopende rapportages binnen uw organisatie te implementeren.
CFO's moeten dit programmaontwikkelingsproces zorgvuldig doorlopen. Doe uw huiswerk voordat u dit initiatief lanceert, zodat u goed voorbereid aan de start gaat. Als u deskundige ondersteuning wilt, schakel dan een ERP-consultant in om u te helpen dit programma te implementeren.
Abonneer u voor meer ERP-inzichten
Klaar om uw vaardigheden als financieel leider en ERP-expert verder te ontwikkelen? Abonneer u op onze nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
