ERP-rapportage: Hoe u zich richt op de nuttigste gegevens
Enterprise resource planning-systemen bevatten enorme hoeveelheden waardevolle gegevens die zijn verzameld binnen een breed scala aan bedrijfsfuncties en afdelingen, waaronder financiën, bedrijfsvoering, marketing, human resources en meer. Maar deze bedrijfsinformatie is alleen nuttig wanneer je een sterk ERP-rapportageproces hebt om deze gegevens te extraheren, te organiseren en te presenteren, zodat je besluitvormingsprocessen worden geïnformeerd en verbeterd.
Van best practices tot veelvoorkomende valkuilen die je moet vermijden: lees verder om meer te leren over het ontwikkelen van een sterke ERP-rapportagestrategie.
Wat is ERP-rapportage?
ERP-rapportage is een proces waarbij gegevens uit de ERP-database van je organisatie worden geëxtraheerd, verwerkt en gepresenteerd via diagrammen, grafieken en andere rapportagetools die gemakkelijk te begrijpen zijn voor de belangrijkste besluitvormers en belanghebbenden binnen je organisatie.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Deze rapporten zijn bedoeld om belangrijke ERP-gegevens te presenteren met betrekking tot belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) en andere belangrijke trends die via je ERP-oplossingen zijn vastgesteld. Financieel directeuren (CFO's) gebruiken bijvoorbeeld vaak ERP-rapporten om financiële trends te identificeren die verder gaan dan de inzichten op hoofdlijnen uit een winst-en-verliesrekening of balans.
ERP-rapportage kan meer gedetailleerde inzichten bieden in recente trends met betrekking tot inkomsten of uitgaven en kan door de CFO worden gebruikt om financiële prognoses op te stellen op basis van de huidige bedrijfsomstandigheden.
Voordelen van goede ERP-rapportage
Meer informatie is altijd goed. Maar hoe je die informatie gebruikt, kan het verschil maken.
De data-inzichten die een goed ontworpen ERP-rapportagestrategie biedt, kunnen je bedrijf helpen onnodige kosten en andere inefficiënties te verminderen die anders onopgemerkt zouden blijven binnen je organisatie. Hier zijn vier manieren waarop ERP voordelen kan bieden aan elke onderneming:
1. Gecentraliseerde gegevens als één betrouwbare bron
Wanneer een ERP-systeem correct is geïmplementeerd, centraliseert het alle organisatiegegevens in één centrale opslagplaats. ERP-rapportage kan deze informatie vervolgens gebruiken om rapporten op te stellen op basis van nauwkeurige gegevens, waardoor uitgebreide rapportage mogelijk wordt die niet wordt verstoord door datasilo's of conflicterende gegevens van verschillende afdelingen.
In plaats van door bergen gegevens te moeten zoeken, kan een CFO ERP-informatie gebruiken om snel en nauwkeurig uitgaven te evalueren, inzichten in inkomsten te verkrijgen en andere financiële datapunten binnen een hele organisatie te analyseren.
2. Geautomatiseerde nalevingscontrole en rapportage
Naarmate organisaties groeien, kan de uitdaging om naleving te waarborgen ongelooflijk veel tijd kosten. Als je een sterk ERP-rapportagesysteem hebt, wordt deze belasting aanzienlijk verminderd.
ERP-rapportagesystemen kunnen controleerbare registraties en geautomatiseerde rapportage op basis van regels gebruiken om ervoor te zorgen dat naleving nauwlettend wordt gecontroleerd en beheerd.
In een sector zoals de productie of luchtvaart, waar het beheer van arbeidskrachten om veiligheidsredenen streng gereguleerd kan zijn, kan ERP-rapportage geautomatiseerde activiteitenlogboeken genereren die deze activiteiten documenteren en de organisatie waarschuwen voor mogelijke gevallen van niet-naleving.
3. Realtime-inzichten
Gegevens die door een ERP-systeem worden gegenereerd, kunnen op een centrale locatie worden verzameld en in realtime via rapportagedashboards worden verwerkt. Voorraadniveaus, energieverbruik en productie-output zijn slechts enkele voorbeelden waarbij organisaties actuele informatie kunnen gebruiken om hun zakelijke beslissingen te sturen.
Een hoog energieverbruik kan de organisatie ertoe aanzetten activiteiten te verminderen en de mogelijke oorzaak van deze toename te onderzoeken, maar je verandert natuurlijk niets als niemand ervan op de hoogte is.
4. Kostenbesparingen op lange termijn
ERP-rapporten kunnen inzichten genereren en strategische prognoses ondersteunen, waardoor bedrijfsleiders hun interne middelen beter kunnen inzetten en beheren.
Arbeidskrachten, energieverbruik, beheer van de toeleveringsketen en procesworkflows kunnen allemaal profiteren van beter beheer en optimalisatie die mogelijk worden gemaakt door ERP-rapportage. Leidinggevenden kunnen de hele organisatie overzien om inefficiënte bedrijfsvoering, buitensporige uitgaven en andere vormen van verspilling te identificeren en aan te pakken.
Na verloop van tijd kan ERP-rapportage je organisatie helpen kostenefficiënter uit te geven, waardoor winstmarges verbeteren en duurzame bedrijfsvoering mogelijk wordt.
Wie zijn betrokken bij het ERP-rapportageproces?
Van medewerkers die de rapportages opstellen tot besluitvormers: een sterk ERP-rapportagesysteem vereist de deelname en steun van een aantal belangrijke functies.
Dit is het team dat je moet samenbrengen om de volledige waarde van ERP-rapportage binnen je organisatie te realiseren:
Verantwoordelijke voor ERP-rapportage (leidinggevende)
Deze persoon—vaak de CFO, maar mogelijk ook een speciale projectmanager die door de CFO is aangewezen—is de hoofdverantwoordelijke voor het ERP-rapportagesysteem. De persoon in deze functie bepaalt de strategische doelstellingen van het rapportagesysteem, houdt rechtstreeks toezicht op analisten en communiceert met leidinggevenden om advies te geven over het interpreteren van rapportages.
Na verloop van tijd is deze persoon ook verantwoordelijk voor het aanpassen van de ERP-rapportagestrategie aan de behoeften van de organisatie.
Leidinggevenden (C-suite)
Leidinggevenden uit de C-suite zijn rechtstreeks betrokken bij het beoordelen van ERP-rapportages en het verwerken van deze inzichten in hun strategische besluitvorming. Deze leidinggevenden werken ook samen met de manager van het rapportagesysteem aan het vaststellen van KPI's en het bepalen van het doel van ERP-rapportages.
ERP-data-analist
Analisten werken in de frontlinie van ERP-rapportage en zorgen ervoor dat gegevens correct worden gedeeld met rapportagetools en vervolgens worden vertaald naar leesbare rapportages. Deze functie speelt een praktische rol bij het maken van de rapportages die door leidinggevenden en andere belanghebbenden worden gebruikt.
Deze analisten moeten de doelstellingen van ERP-rapportage begrijpen, te beginnen met de gegevenspunten die binnen jouw organisatie de hoogste prioriteit hebben.
IT-ondersteuning
Afhankelijk van de software-, beveiligings- en andere IT-gerelateerde behoeften kunnen meerdere IT-medewerkers betrokken zijn bij het opzetten en onderhouden van het ERP-rapportagesysteem. Deze personen spelen een grotere rol bij het helpen opzetten van het rapportagesysteem en het configureren van alle software en tools om ERP-gegevens correct te extraheren en te verwerken.
Eindgebruikers
Hoewel leidinggevenden ERP-rapportages gebruiken om strategische besluitvorming te sturen, kunnen verschillende functies binnen een organisatie deze rapportages regelmatig raadplegen ter ondersteuning van hun dagelijkse werkzaamheden.
- Professionals in de toeleveringsketen kunnen ERP-rapportages gebruiken om de toeleveringsketens van het bedrijf te bewaken en te beheren.
- Productieleidinggevenden kunnen rapportages gebruiken om werkomstandigheden te bewaken, waaronder energieverbruik en veiligheid op de werkplek.
- Complianceprofessionals, waaronder externe toezichthouders, kunnen audits raadplegen om de naleving van verschillende regelgeving te beoordelen.
Een ERP-rapportagestrategie opstellen
Je begrijpt de doelstellingen en hebt de belangrijkste functies vastgesteld die nodig zijn voor je rapportagestrategie. Nu is het tijd voor praktische richtlijnen om je ERP-rapportageproces succesvol op te zetten.
Dit moet je doen:
1. Bepaal KPI's en andere doelstellingen
Een beperkte reikwijdte levert de beste resultaten op—vooral wanneer je nog maar net begint met je ERP-rapportagestrategie.
Stel duidelijke KPI's en andere doelstellingen vast die je met je ERP-rapportages wilt bereiken, en zorg dat je goed begrijpt hoe deze meetgegevens zich vertalen naar je bredere bedrijfsstrategie.
Je organisatie naar een hogere kostenefficiëntie sturen
Stel dat je organisatie kostenefficiënter wil worden, vooral gezien de steeds uitdagendere economische omstandigheden. ERP-rapportage is een uitstekende manier om dit te bereiken, zolang deze doelstelling als leidraad voor je strategie wordt gebruikt.
Communiceer met alle belanghebbenden om ervoor te zorgen dat iedereen deze doelstelling onderschrijft, en richt je op het verzamelen van gegevens en trends die relevant zijn voor dat doel.
2. Stel verwachtingen vast voor de betrokkenheid van belanghebbenden
Bereid je belanghebbenden voor op succes—en zorg ervoor dat iedereen het belang van zijn of haar rol kent. Elke belanghebbende moet duidelijk begrijpen hoe diegene bijdraagt aan het succes van het rapportagesysteem en precies weten wat er van hem of haar wordt verwacht.
Word de dirigent
Werk rechtstreeks samen met elke belanghebbende om duidelijke verwachtingen vast te stellen over het tijdstip van hun verplichtingen en de frequentie van communicatie.
In de meeste gevallen moeten deze verwachtingen ook worden afgestemd op bestaande verantwoordelijkheden. Daarom is het belangrijk om gaandeweg realistische verwachtingen vast te stellen.
3. Kies en integreer een ERP-rapportagetool
Sommige ERP-platforms bieden al de tools die u nodig hebt om een ERP-rapportagesysteem te creëren. In andere gevallen wilt u misschien een externe rapportagetool kiezen.
Zorg voor een soepele software-integratie
Als u een rapportagetool wilt koppelen aan uw bestaande ERP-systeem, moet uw IT-personeel ervoor zorgen dat deze tool correct wordt geïntegreerd en geconfigureerd met uw bestaande ERP-platform. Werk samen met uw IT-personeel om deze integratie te valideren voordat u verdergaat met het proces.
4. Valideer gegevens en uw gegevensextractieproces
Kwalitatieve gegevens vormen de basis van een sterke ERP-analyse-strategie. Uw rapportageanalisten moeten het rapportagesysteem grondig testen—oftewel een proces van gegevensvalidatie, gegevensopschoning en andere relevante testprocessen—om ervoor te zorgen dat uw systeem correct is geconfigureerd om ERP-gegevens te verzamelen en te verwerken.
Gegevensbeheer en gegevenseigenaarschap opschonen
Het validatieproces kan problemen met betrekking tot gegevenseigenaarschap en gegevensbeheer aan het licht brengen die moeten worden aangepakt voordat het ERP-rapportagesysteem live kan gaan. Werk samen met het analyseteam om deze problemen te identificeren en eventuele zorgen over eigenaarschap vooraf weg te nemen, zodat al uw ERP-gegevens zijn gevalideerd en accuraat en betrouwbaar zijn.
5. Ontwikkel rapportagesjablonen
Stroomlijn het weergeven en leveren van rapporten door rapportagesjablonen te maken waarin geëxtraheerde ERP-gegevens eenvoudig kunnen worden geïmporteerd en in een visuele indeling kunnen worden weergegeven. Dit is vooral waardevol bij het maken van rapporten die in realtime toegankelijk zijn of via een geautomatiseerde trigger worden gegenereerd.
Gegevensvisualisatie voor financiële prognoses
Een rapportagesjabloon kan een uitstekende manier zijn om de meest recente financiële prestatiegegevens te verwerken in een door ERP aangestuurd prognoserapport. Dit sjabloon kan in de loop der tijd blijven worden bijgewerkt naarmate nieuwe cijfers beschikbaar komen.
6. Plan om in de loop der tijd te herhalen en te optimaliseren
De doelen en behoeften op het gebied van ERP-rapportage zullen vrijwel zeker veranderen naarmate uw bedrijf groeit. Belanghebbenden kunnen eveneens betere manieren identificeren om ERP te evalueren in overeenstemming met uw vastgestelde rapportagedoelen.
Creëer een verwachting van voortdurende verfijning
In beide hierboven genoemde scenario's hebben bedrijven de flexibiliteit nodig om hun rapportagesysteem in de loop der tijd aan te passen aan veranderende behoeften en doelen.
Door dit vanaf het begin in uw strategie op te nemen, kunt u belanghebbenden duidelijk maken dat ERP-rapportage nooit een voltooid product is. Houd de bruikbaarheid van uw ERP-rapporten in de gaten en werk samen met belanghebbenden om uw rapportagestrategie voortdurend te optimaliseren.
Wanneer u uw rapportagestrategie moet wijzigen
Kleine verfijningen aan uw rapportagestrategie zijn eenvoudig door te voeren. Maar gezien de inspanning die nodig is om rapportagedoelstellingen te wijzigen, gegevensprioriteiten aan te passen, rapportage-integraties opnieuw in te stellen en rapportagesjablonen te wijzigen… zijn ingrijpende veranderingen in uw ERP-rapportagestrategie vaak belastend en tijdrovend.
Als u het rapportageproces probeert vast te leggen voordat uw systeem is geïmplementeerd...
- Goed bezig. Dat is veel georganiseerder dan de meeste mensen!
- Zoek een ERP-implementatiepartner die u vanaf het begin kan helpen bij het opzetten van een goede rapportagestrategie.
Als u uw systeem al hebt ingericht, kan een ERP-consultant u helpen bepalen of wijzigingen in de rapportagestrategie noodzakelijk zijn en u helpen deze wijzigingen op de meest kosten- en tijdefficiënte manier aan te pakken. Over het algemeen moeten wijzigingen in de rapportagestrategie worden overwogen als een of meer van de volgende situaties zich voordoen:
- U wijzigt het organiserende doel van uw ERP-rapportagestrategie;
- Uw bedrijf ondergaat aanzienlijke veranderingen op het gebied van bedrijfstechnologie, gegevensrapportagekanalen en/of rapportagevereisten;
- U krijgt te maken met nieuwe wettelijke rapportagevereisten;
- Uw bedrijf ondergaat een organisatorische herstructurering.
De grootste fouten in ERP-rapportage die u moet vermijden
Voordat u aan de slag gaat met het opstellen van een ERP-rapportagestrategie voor uw bedrijf, volgt hier een kort overzicht van de meest voorkomende valkuilen die u in dit proces moet vermijden:
1. Meer hooi op uw vork nemen dan u kunt verwerken
De enorme hoeveelheid gegevens die ERP-systemen bieden, dwingt organisaties om selectief te zijn bij het bepalen van de gegevens die ze in rapportages willen prioriteren. Als u te breed probeert te gaan, loopt u het risico op een ongerichte en niet-duurzame hoeveelheid en verscheidenheid aan gegevensrapportages.
Gebruik uw rapportagedoelen om uw focus te beperken tot alleen de meest relevante gegevens. Naarmate uw rapportagestrategie volwassener wordt en alle belanghebbenden vertrouwd raken met dit proces, kunt u opnieuw overwegen of u uw rapportages wilt uitbreiden met aanvullende gegevensbronnen.
2. Rapportages opstellen op basis van gegevens van lage kwaliteit
Het gegevensvalidatieproces is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat ERP-gegevens nauwkeurig en waardevol zijn. Inconsistenties, hiaten in de gegevens en andere kwaliteitsproblemen beperken de waarde van uw rapportages aanzienlijk. Daarom is het van essentieel belang dat u alles vanaf het begin goed instelt.
3. Belanghebbenden niet voorlichten over hun rollen
De juiste belanghebbenden moeten worden geïdentificeerd, maar ze moeten ook goed worden voorgelicht over de manier waarop ze hun rollen moeten vervullen.
Voor leidinggevenden betekent dit dat ze moeten leren hoe ze doelstellingen moeten formuleren en hoe ze gegevens kunnen gebruiken om besluitvorming te onderbouwen. Voor eindgebruikers betekent dit dat ze voldoende training krijgen in ERP-software—van Acumatica tot Sage—die ze geacht worden te gebruiken bij het integreren van rapportages in hun werkzaamheden.
4. Rapportages opstellen met gegevens die niet het eigendom van uw bedrijf zijn
Als uw ERP-gegevens gegevens bevatten die eigendom zijn van een andere entiteit, kunt u aansprakelijkheid voor het bedrijf creëren door die gegevens in uw eigen rapportages op te nemen.
Een sterk programma voor gegevensbeheer kan helpen om kwesties rond gegevenseigendom op te helderen en dit probleem te voorkomen.
Begin goed met ERP-rapportage
Het succes van een ERP-rapportagestrategie wordt sterk beïnvloed door de inspanning die wordt geleverd om binnen uw organisatie een strategie te ontwikkelen en een kader voor doorlopende rapportages te implementeren.
Financieel directeuren moeten dit proces voor de ontwikkeling van het programma nauwgezet doorlopen. Doe uw huiswerk voordat u dit initiatief lanceert, zodat u goed voorbereid bent op een sterke start. Als u deskundige ondersteuning wilt, kunt u een ERP-consultant inschakelen om u te helpen dit programma te implementeren.
Abonneer u voor meer ERP-inzichten
Klaar om uw vaardigheden als financieel leider en ERP-expert verder te ontwikkelen? Abonneer u op onze nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologie-industrie vormgeven.
